Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 № 353

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

21.03.2008                    г. Тамбов                          N 353

            Об утверждении Инструкции по делопроизводству
                       в администрации области

      (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области
            от 22.01.2009 г. N 53; от 09.06.2009 г. N 680;
           от 09.10.2009 г. N 1209; от 18.03.2010 г. N 298;
 от 24.08.2010 г. N 1008; от 05.04.2011 г. N 343; Постановления Главы
администрации Тамбовской области от 27.06.2011 г. N 21; Постановлений
       Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494;
           от 09.09.2013 г. N 995; от 27.09.2013 г. N 1084;
           от 16.12.2013 г. N 1483; от 07.03.2014 г. N 256;
              от 20.05.2014 г. N 550; от 16.12.2014 № 1615;
              от 28.09.2015 № 1065; от 03.04.2017 № 290;
                         от 14.11.2017 № 1123)                        

     В целях   установления  в  администрации  области  единых  правил
документирования и организации работы с документами, совершенствования
информационного  обеспечения  управления  на  основе  использования  в
делопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологий
ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить   Инструкцию  по  делопроизводству  в  администрации
области согласно приложению.
     2. Рекомендовать     руководителям     исполнительных     органов
государственной власти области привести  в  соответствие  с  настоящим
постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.
     3. Признать  утратившим  силу постановление администрации области
от 04.10.2004 N 827 "Об утверждении Инструкции по работе с документами
в  администрации  области  и  исполнительных  органах  государственной
власти области".
     4. Контроль за выполнением настоящего  постановления возложить на
первого заместителя главы администрации области, руководителя аппарата
главы  администрации  области  О.О.Иванова.  (В редакции Постановления
Администрации Тамбовской области от 14.11.2017 № 1123)


     Глава администрации
     области          О.И.Бетин


                                               УТВЕРЖДЕНА
                                  постановлением администрации области
                                          от 21.03.2008 N 353

                              ИНСТРУКЦИЯ
             ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

      (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области
            от 22.01.2009 г. N 53; от 09.06.2009 г. N 680;
           от 09.10.2009 г. N 1209; от 18.03.2010 г. N 298;
от 24.08.2010 г. N 1008; Постановления Главы администрации Тамбовской
области от 27.06.2011 г. N 21; Постановлений Администрации Тамбовской
       области от 27.04.2012 г. N 494; от 09.09.2013 г. N 995;
          от 27.09.2013 г. N 1084; от 16.12.2013 г. N 1483;
           от 07.03.2014 г. N 256; от 20.05.2014 г. N 550;
             от 16.12.2014 № 1615; от 28.09.2015 № 1065;
              от 03.04.2017 № 290; от 14.11.2017 № 1123)         

                          I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Инструкция   по  делопроизводству  в  администрации  области
(далее - Инструкция) устанавливает единую систему  документирования  и
организации  работы с документами в администрации области,  определяет
порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения
обращений граждан.
     1.2. Делопроизводство  в  администрации  области  организуется  с
использованием информационной системы электронного документооборота.
     1.3. Инструкция разработана  в  соответствии  с  законодательными
актами Российской Федерации,  актами Президента Российской Федерации и
Правительства    Российской    Федерации,     нормативно-методическими
документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми
актами области.
     1.4. Правила   и  порядок  работы  с  документами,  установленные
настоящей   Инструкцией,   обязательны   для   всех    государственных
гражданских  служащих администрации области.  Все гражданские служащие
администрации   области   ответственны   за   выполнение    требований
Инструкции,   сохранность   служебных   документов   и   неразглашение
содержащейся в них информации.
     1.5.    Организация,    ведение   и   совершенствование   системы
документационного  обеспечения управления на основе единой технической
политики  и  применение  современных  программно-технических средств в
работе   с   документами,  организационно-методическое  руководство  и
контроль  за соблюдением установленного порядка работы с документами в
структурных   подразделениях   администрации   области  осуществляются
управлением   информационных   технологий,  связи  и  документооборота
администрации области. (В    редакции    Постановления   Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     1.6.   Внедрение  и  сопровождение  информационных  технологий  в
структурных    подразделениях   администрации   области   производится
разработчиками   автоматизированных   систем   во   взаимодействии   с
управлением   информационных   технологий,  связи  и  документооборота
администрации области. (В    редакции    Постановления   Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     1.7. Ответственность за организацию и состояние  делопроизводства
в  структурных  подразделениях  администрации  области,  за соблюдение
установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами  несут
руководители структурных подразделений администрации области.
     Непосредственное ведение    делопроизводства    возлагается    на
гражданских  служащих,  обязанности,  права  и ответственность которых
определяются их должностными регламентами.
     1.8. Ответственный     за    делопроизводство    в    структурном
подразделении администрации области  обеспечивает  его  организацию  и
ведение  в  соответствии  с  Инструкцией  и  знакомит всех гражданских
служащих подразделения с нормативными и методическими  документами  по
делопроизводству.
     1.9. Перед уходом в отпуск,  выездом в командировку, перемещением
или  увольнением гражданские служащие обязаны передать все находящиеся
у  них  на  исполнении  (контроле)  документы  и  дела   по   указанию
руководителя   соответствующего   структурного  подразделения  другому
гражданскому служащему.
     1.10.  В случае утраты документа гражданский служащий докладывает
об этом руководителю структурного подразделения администрации области.
(В    редакции    Постановления   Администрации   Тамбовской   области
от 27.04.2012 г. N 494)
     1.11. Переписка между структурными подразделениями  администрации
области по вопросам,  которые могут быть решены в оперативном порядке,
запрещается,  за исключением случаев,  определенных  указаниями  главы
администрации области и заместителей главы администрации области.
     1.12. При  работе  с  документами  в  администрации  области   не
разрешается вносить в них исправления,  делать пометки, за исключением
случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами
вне служебных помещений запрещается.
     Информация, содержащаяся  в  документах  и  их  проектах,   может
использоваться   только   в   служебных   целях  и  в  соответствии  с
полномочиями должностных  лиц,  работающих  или  знакомящихся  с  этой
информацией.
     1.13. Работа   с   секретными   документами   осуществляется    в
соответствии   со   специальной  Инструкцией  и  с  учетом  требований
настоящей Инструкции.
         
                2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

     2.1. При подготовке документов рекомендуется использовать форматы
электронных  документов: ODF - для подготовки электронных документов и
PDF  -  для  электронных  копий  документов и электронных презентаций,
применять  шрифты  Times  New  Roman  размером  N  14  (для оформления
табличных материалов N 12, 13, 14). (В      редакции     Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     2.2. Каждый   вид  документа  должен  иметь  определенный  формат
бланков,  цвет бумаги и краски,  комплекс реквизитов (приложение N 1),
стабильный порядок их расположения.
     2.3. При  оформлении   официальных   документов   устанавливаются
следующие  размеры  полей:  левое  поле - не менее 30 мм,  правое - не
менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
     2.4. При  оформлении  текста  документа на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны  быть  пронумерованы.  Порядковые
номера   страниц   проставляются  посередине  верхнего  поля  страницы
арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
     2.5.  Документы в администрации области оформляются, как правило,
на  бланках,  которые  имеют  обязательные  реквизиты, расположенные в
установленном   порядке.   Бланки  администрации  области  хранятся  в
компьютерной  системе  на  внутреннем  портале органов государственной
власти области. (В  редакции  Постановления  Администрации  Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)
     В администрации области применяются следующие бланки:
     общий бланк (приложение N 2);
     бланк письма главы администрации области (приложение N 3);
     бланки письма   администрации  области  (цветной  и  черно-белый,
приложения N 4, 5);
     бланк постановления главы администрации области (приложение N 6);
     бланк постановления администрации области (приложение N 7);
     бланк распоряжения главы администрации области (приложение N 8);
     бланк распоряжения администрации области (приложение N 9);
     бланк структурного     подразделения     администрации    области
(приложения N 10,  11). Размещение герба Тамбовской области на бланках
структурных подразделений администрации области не допускается.
     Бланки документов изготавливаются на  стандартных  листах  бумаги
форматов  А4  (210х297  мм),  А5 (148х210мм),  А6 (105х148 мм).  Выбор
формата бланка зависит от вида и объема документа.
     При переписке  между  подразделениями администрации области бланк
не используется.
     Бланк письма  главы администрации области и цветные бланки письма
администрации области  подлежат  учету,  изготавливаются  типографским
способом с проставлением порядковых номеров.
     При  подготовке  документов  в администрации области используются
электронные шаблоны бланков документов: (Дополнен    -   Постановление
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     шаблон распоряжения  администрации  области   о   направлении   в
командировку (приложение к Инструкции N 13); (Дополнен - Постановление
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     шаблон командировочного удостоверения (приложение к Инструкции  N
14); (Дополнен   -   Постановление  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     шаблон справки о предоставлении ежегодного оплачиваемого  отпуска
(приложение к Инструкции N 15); (Дополнен        -       Постановление
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     шаблон справки о подтверждении места работы, замещаемой должности
(приложение к Инструкции N 16). (Дополнен        -       Постановление
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Образцы  бланков  и  электронные   шаблоны   бланков   документов
утверждаются правовым актом администрации области. (Дополнен         -
Постановление Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     2.6. Требования   к   составлению   и   расположению    отдельных
реквизитов:
     2.6.1. Герб Тамбовской области
     Герб Тамбовской   области   помещают   на  бланках  документов  в
соответствии с Законом Тамбовской области от 27 марта 2003 г.  N 108-З
"О гербе Тамбовской области".
     2.6.2. Наименование организации
     Наименование организации (структурного подразделения),  в которой
подготовлен    документ,    должно    соответствовать    наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.
     2.6.3. Основной  государственный  регистрационный  номер   (ОГРН)
юридического лица
     Основной государственный     регистрационный     номер     (ОГРН)
юридического   лица   проставляют   в   соответствии   с  документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
     2.6.4. Идентификационный   номер   налогоплательщика/код  причины
постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)
     Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки
на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с  документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
     2.6.5. Справочные данные об организации
     Справочные данные об организации - авторе документа проставляются
на бланках писем и включают в себя:  почтовый адрес,  номер  телефона,
факса, адрес электронной почты.
     2.6.6. Наименование вида документа
     Наименование вида  документа  указывается  на всех,  кроме писем,
документах и должно соответствовать видам документов,  предусмотренным
ОКУД (класс 0200000).
     2.6.7. Дата документа
     На документах,  оформленных  на  бланках,  дата  проставляется  в
соответствии с расположением этого реквизита.
     На документах,  оформленных  на  стандартных листах бумаги,  дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,
и  печатается  от  левой  границы  текстового  поля  на расстоянии 2-3
межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для
протокола -  дата  заседания  (принятия  решения),  для  акта  -  дата
события.  Если  авторами документа являются несколько организаций,  то
датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
     Все служебные отметки на документе,  связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
     Дату документа  оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в
следующей последовательности:  день месяца,  месяц, год. День месяца и
месяц оформляются двумя парами арабских цифр,  разделенных точкой; год
- четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 05 апреля 2007 г. следует
оформлять 05.04.2007 (в конце точка не ставится,  сокращение слова год
- г. - не допускается).
     Допускается словесно-цифровой  способ оформления даты,  например,
05 апреля 2007 г.
     2.6.8. Регистрационный номер документа
     Регистрационный номер документа состоит из условного  обозначения
структурного  подразделения  администрации  области (приложение N 12),
где был подготовлен документ,  индекса дела по номенклатуре дел и  его
порядкового номера.
     Регистрационный номер документа,  составленного совместно двумя и
более  организациями,  состоит  из  регистрационных  номеров документа
каждой из этих организаций,  проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
     2.6.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
     Ссылка на  регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,  на который  должен  быть  дан
ответ.
     2.6.10. Место составления или издания документа
     Местом составления или издания документа указывают,  как правило,
г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте,
находящемся вне границ г.  Тамбова, в документе указывают наименование
соответствующего населенного пункта.
     2.6.11. Адресат
     Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа.
Документы   адресуют   организациям,  их  структурным  подразделениям,
должностным лицам или  физическим  лицам.  При  адресовании  документа
должностному  лицу  инициалы  указывают  перед фамилией.  Наименование
организации,  ее структурного подразделения указывают  в  именительном
падеже. Например:

                                           Министерство экономического
                                           развития и торговли
                                           Российской Федерации

                                           Управление делами

     Должность лица,   которому   адресован   документ,   указывают  в
дательном падеже, например:
                                              Председателю комитета
                                              по управлению имуществом
                                              области

                                              Г.И.Чулкову

     Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации,  то их  следует
указывать обобщенно, например:
  
                                            Исполнительные органы
                                        государственной власти области

     Допускается центрировать каждую  строку  реквизита  "Адресат"  по
отношению к самой длинной строке. Например:
                                                                   
                                          Главному врачу
                           государственного учреждения здравоохранения
                             "Тамбовская областная детская больница"
                                           А.И.Петрову

     При адресовании письма в организацию указывают  ее  наименование,
затем почтовый адрес, например:
                                                        
                                        Закрытое акционерное общество
                                        "Инвестиционная строительная
                                        компания "Тамбовинвестстрой"

                                        ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов,
                                        392002

     При адресовании  письма  физическому  лицу   указывают   инициалы
получателя  и  фамилию,  затем  почтовый адрес,  в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
                                                                                                       
                                            И.П.Калинину
                              ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск,
                                      Тамбовская обл., 393920
  
     Документ не  должен  содержать  более  четырех  адресатов.  Слово
"Копия"  перед вторым,  третьим и четвертым адресатами не указывается.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
     Если документ  является  ответным,  первым  (основным)  адресатом
указывается автор инициативного документа,  на который  дается  ответ,
вне значимости остальных адресатов.
     Документ печатается  в  количестве  экземпляров,  соответствующем
количеству  адресатов,  плюс  один  (последний  экземпляр  документа).
Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе  бумаги  (не
на  бланке),  визируется  в  установленном  порядке  и остается в деле
отправителя.
     2.6.12. Гриф утверждения документа
     Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или
специально изданным документом.
     На документах,   подлежащих   утверждению,    гриф    утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
     Гриф утверждения оформляется следующим образом:
                                                                                 
                                                УТВЕРЖДАЮ

                                           Начальник управления
                                           инвестиций области

                                           Личная подпись Н.П.Максимов
                                           17.04.2007

     При утверждении  документа  несколькими  должностными  лицами  их
подписи располагаются на одном уровне.
     Примерный перечень    утверждаемых     документов     прилагается
(приложение N 13).
     2.6.13. Резолюция
     Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило,
на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом
и  является неотъемлемой его частью.  Резолюция может проставляться на
самом документе между  адресатом  и  текстом  или  на  свободном  поле
документа.
     В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей),  содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Например:

                                                    И.В.Титковой

                                             Прошу подготовить проект
                                             распоряжения к 07.05.2007
                                                      (личная подпись)
                                             27.04.2007
           
     В случаях,  когда  поручение  дается  двум  или нескольким лицам,
равным по должности,  основным исполнителем является лицо, указанное в
поручении  первым.  Ему  предоставляется право созыва соисполнителей и
координация их работы.
     Основной исполнитель  и  соисполнитель  вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
     2.6.14. Наименование либо аннотация документа
     Наименование либо аннотация документа печатаются от левой границы
текстового  поля.  Они  должны  кратко  и  точно раскрывать содержание
документа и  отвечать  на  вопросы:  о  чем  (о  ком)?,  например:  "О
выделении...",    "Об   изменении...";   "чего   (кого)?",   например:
"Должностной регламент консультанта...".
     Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и  более
строк, печатаются через междустрочный интервал "точно" 12 пт. Точка  в
конце не ставится.
     Наименование либо   аннотация   документа   составляются   лицом,
готовящим проект документа.
     К текстам  документов,  оформленных  на   бланках   формата   А5,
наименование либо аннотацию документа допускается не указывать.
     (В   редакции   Постановления  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     2.6.15. Отметка о контроле
     Отметку о контроле за  исполнением  документа  обозначают  буквой
"К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
     2.6.16. Текст документа
     Текст документа   должен   быть   ясным,  кратким,  обоснованным,
обеспечивающим  точное  и  однозначное  восприятие  изложенной  в  нем
информации,  изложен  грамотно в соответствии с действующими правилами
орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
     Содержание и     структура    текста    документа    определяются
функциональным назначением документа.
     Терминология, употребляемая в документах,  должна соответствовать
терминологии,  установленной законодательными и  другими  нормативными
актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение
которых необходимо в тексте документа,  должны быть даны разъяснения в
скобках  или  сносках.  Следует  избегать  неоправданного употребления
иностранных слов.
     В тексте   документа   допускается   использование   общепринятых
сокращений,   установленных   действующими    правилами    орфографии,
стандартами.  Также  допускается использование сокращений наименований
федеральных органов  государственной  власти  и  субъектов  Российской
Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.
     Сокращение наименований  предприятий,   учреждений,   организаций
должно   соответствовать   сокращениям,  установленным  учредительными
документами  (положениями,  уставами)  этих  организаций.  В   текстах
правовых    актов    наименование    организаций-исполнителей   должно
приводиться полностью.
     Инициалы имени  и  отчества  располагаются перед фамилией,  как в
тексте документа,  так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем
должностным  лицам),  "Подпись".  При  перечислении  фамилий в порядке
алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
     Текст документа состоит,  как правило,  из двух частей.  В первой
части указывают причины,  основания и цели составления  документа,  во
второй  (заключительной)  -  решения,  выводы,  просьбы,  предложения,
рекомендации.
     Текст может   содержать   одну  заключительную  часть  (например,
распоряжения -  распорядительную  часть  без  констатирующей;  письма,
заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку
фактов, выводы).
     В тексте   документа,  подготовленного  на  основании  документов
других  организаций  или  ранее  изданных  документов,  указывают   их
реквизиты:  вид  документа,  наименование  организации,  подготовившей
документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к
тексту.
     Если текст содержит несколько решений,  выводов и т.  д.,  то его
следует  разбивать на разделы,  подразделы,  пункты,  которые нумеруют
арабскими цифрами.
     В постановлениях,   распоряжениях   главы  администрации  области
изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
     В постановлениях,   распоряжениях   распорядительных   документах
администрации области и  коллегиальных  органов  текст  излагается  от
третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т. п.).
     В совместных  распорядительных  документах  текст   излагают   от
первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т. п.).
     Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного  числа
("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").
     В документах,  устанавливающих права  и  обязанности  структурных
подразделений администрации области (положения,  инструкции),  а также
содержащих  описание,  оценку  фактов  или  выводы   (справки,   акты,
заключения),  используют  форму  изложения  текста  от  третьего  лица
единственного  или   множественного   числа   ("комитет   осуществляет
функции...",    "в    состав   управления   входят   ...",   "комиссия
установила...", "собрание считает...").
     В письмах используются следующие формы изложения:
     от первого  лица  множественного  числа  ("просим  направить...",
"направляем на рассмотрение...");
     от первого  лица  единственного  числа  ("прошу   подготовить...,
"прошу предоставить...");
     от третьего лица единственного числа ("комитет не  возражает...",
"администрация области направляет...").
     Текст печатается на  расстоянии  2-3  межстрочных  интервалов  от
заголовка в установленных границах полей.
     Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25  см  от  левой
границы текстового поля (5 печатных знаков).
     Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом,
печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4.
     Оформление рукописного текста документов  должно  соответствовать
установленным  требованиям  к  оформлению документов.  Такие документы
должны писаться четко и разборчиво на стандартных  листах  бумаги,  не
допускается   писать  карандашом,  очень  мелким  подчерком  и  делать
многочисленные вставки, сноски, исправления.
     2.6.17. Отметка о наличии приложения
     Отметку о наличии  приложения,  названного  в  тексте,  оформляют
следующим образом:
     Приложение: на 8 л. в 3 экз.
     Если приложения   не   названы   в  тексте,  то  их  наименования
перечисляются с указанием количества  листов  в  каждом  приложении  и
числа их экземпляров, например:
     Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
     2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
     Если приложения  сброшюрованы,  количество  листов   в   них   не
указывается.
     Если к  документу  прилагают  другой  документ,   также   имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
         
Приложение: Инструкция по делопроизводству в  администрации области  и
            приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.

     Если приложение  направляют  не  во  все  указанные  в  документе
адреса,   то  отметку  о  его  наличии  оформляют  следующим  образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
     Приложения к   распорядительным   документам  содержат  в  правом
верхнем углу первого  листа  отметку  "ПРИЛОЖЕНИЕ"  с  указанием  вида
документа, его даты и номера. Например:

                                             ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
                                 к постановлению администрации области
                                          от 21.01.2007 N 185

     2.6.18. Подпись
     Проекты документов представляются на  подпись  должностным  лицам
исходя   из   их  компетенции  полностью  оформленными,  проверенными,
согласованными,  вместе с приложениями  и  материалами,  на  основании
которых документы готовились.
     Документы информационно-справочного или аналитического  характера
могут  быть  подписаны  непосредственным составителем документа,  если
решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
     При массовой  рассылке копий документов подписывается только один
экземпляр документа,  оставляемый  в  деле  отправителя,  а  адресатам
рассылаются размноженные и заверенные его копии.
     В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица -
автора  документа"  (полное,  если  документ  оформлен  не  на  бланке
документа,  и  сокращенное  -  на  документе,  оформленном на бланке);
личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). (В   редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     При оформлении документа на бланке  должностного  лица  должность
этого лица в подписи не указывают.
     При подписании   документа   несколькими   лицами   их    подписи
располагают  одну  под  другой  в последовательности,  соответствующей
занимаемой должности.
     При подписании   документа   несколькими   лицами,   равными   по
должности,  но представляющими разные органы,  подписи располагают  на
одном уровне.
     В документе,  составленном комиссией,  указываются  не  должности
лиц,  подписывающих  документ,  а  их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением обязанностей.
     Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании
документов всех видов предлог "за" или косую черту.
     В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается
на   его   заместителя   или   другое   должностное   лицо,   издается
соответствующий  распорядительный  документ,  в  котором  определяются
сроки и причины возложения исполнения обязанностей.
     В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или
иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает  исполняемую  им
должность, свои инициалы и фамилию, например:
    
И. о. управляющего делами
администрации области              Личная подпись           М.В.Авдеев

     2.6.19. Гриф согласования документа
     Внешнее согласование    документа   оформляется   соответствующим
грифом.  Гриф  согласования  включает  в  себя  слово   "СОГЛАСОВАНО",
наименование   должности  лица,  с  которым  согласовывается  документ
(включая  наименование  организации),  личную   подпись,   расшифровку
подписи и дату согласования;  или название документа,  подтверждающего
согласование, его дату и индекс. Например:
      
СОГЛАСОВАНО
Министр образования
Российской Федерации

(личная подпись)       (инициалы, фамилия) 

30.04.2007

СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива 
от 30.01.2007 N 01-15/155-К

     Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица,
подписавшего документ, от края левого поля документа.
     Грифы согласования  могут  располагаться   на   отдельном   листе
согласования, если    содержание    документа   затрагивает   интересы
нескольких организаций.
     2.6.20. Визы согласования документа
     Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись
и должность   визирующего  документ,  расшифровку  подписи  (инициалы,
фамилию) и дату подписания. Например:
      
Начальник управления 
здравоохранения области                                  Н.Д.Горденков

21.03.2007
        
     При наличии   замечаний  к  документу  визу  оформляют  следующим
образом:

Замечания прилагаются.

Начальник управления
здравоохранения области                                  Н.Д.Горденков

21.03.2007

     Замечания излагаются   на   отдельном   листе,   подписываются  и
прилагаются к документу.
     Для документа,   подлинник   которого   остается   в  организации
(постановление,  распоряжение и т.  п.),  визы проставляются в  нижней
части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
     Для документа,  подлинник которого отправляется  из  организации,
визы  проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого
документа (письмо, справка, отчет и т. п.).
     Оформление виз   документа   возможно   и   на   отдельном  листе
согласования.
     Допускается полистное  визирование финансовых,  регистрационных и
иных особо важных документов.
     Согласование проекта   правового   акта   администрации   области
оформляют в соответствии с пунктом 3.17 настоящей Инструкции.
     2.6.21. Оттиск печати
     Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного  лица  на
документах,  удостоверяющих права лиц,  фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами,  а также на иных документах, предусматривающих
заверение подлинной подписи.
     Документы в   администрации   области   заверяются   печатью    в
соответствии  с  распоряжением  администрации  области от 07.02.2007 N
50-р.
     2.6.22. Отметка о заверении копии
     При заверении   соответствия   копии  документа  подлиннику  ниже
реквизита  "Подпись"  проставляют   заверительную   надпись   "Верно";
должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи
(инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения.
     Например:

Верно.

Консультант управления              
государственной службы        
и организационной работы         
администрации области         Личная подпись       Расшифровка подписи
Дата

     2.6.23. Отметка об исполнителе
     Отметка об  исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой
или оборотной стороны последнего листа документа.
     Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества,
фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

Л.М.Максимова
72 12 65
    
     На документе,  подготовленном  по  поручению руководителя группой
исполнителей,  в отметке об исполнителе указывается фамилия  основного
исполнителя.
     2.6.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
в  себя  следующие  данные:  ссылку  на  дату   и   номер   документа,
свидетельствующего   о  его  исполнении,  или  при  отсутствии  такого
документа краткие сведения об исполнении;  слова "В дело"; номер дела,
в котором будет храниться документ.
     Отметка об исполнении документа и направлении его в  дело  должна
быть  подписана  и  датирована руководителем администрации области или
руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
     2.6.25. Отметка о поступлении документа в организацию
     Отметка о поступлении документа в организацию содержит  номер  по
номенклатуре  дел,  очередной  порядковый  номер  и  дату  поступления
документа (при необходимости - часы и минуты).
     Отметку о  поступлении документа располагают в правом нижнем углу
первого листа документа.
     2.6.26. Идентификатор электронной копии документа
     Идентификатором электронной  копии  документа  является  отметка,
проставляемая  в  левом  нижнем  углу  страницы документа и содержащая
сведения о пользователе,  наименование  файла  на  машинном  носителе.
Проставление  отметки  производится  перед  печатью  с  использованием
команд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Полное имя файла. Дата и время
печати".
      
               3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ                
             ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ 
            АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

     3.1. Глава   администрации   области   издает   постановления   и
распоряжения   администрации   области;   в   случаях,   установленных
федеральными законами,  Уставом (Основным Законом) Тамбовской области,
законами  области,   издает   постановления   и   распоряжения   главы
администрации области.
     Постановлениями администрации  области  оформляются  предписания,
устанавливающие  правовые  нормы  (правила поведения) обязательные для
неопределенного круга лиц,  рассчитанные на  неоднократное  применение
(приложения  N  18  –  21).  (В  редакции  Постановления Администрации
Тамбовской области от 28.09.2015 № 1065)
     Решения, рассчитанные  на  однократное   применение,   содержащие
индивидуальные  предписания  и  адресованные одному лицу принимаются в
форме распоряжений и оформляются согласно приложению N 22. (В редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 28.09.2015 № 1065)
     Заместители  главы  администрации  области в пределах полномочий,
делегированных    им   главой   администрации   области,   подписывают
распоряжения   по  вопросам  организации  государственной  гражданской
службы  в  отношении  государственных гражданских служащих, замещающих
должности  государственной  гражданской службы в администрации области
главной  группы  категории  "руководители",  ведущей  группы категории
"помощники  (советники)",  главной,  ведущей,  старшей,  младшей групп
категорий  "специалисты",  "обеспечивающие  специалисты",  и  граждан,
поступающих  на  государственную  гражданскую  службу,  для  замещения
должностей  государственной гражданской службы в администрации области
вышеуказанных  категорий  и  групп,  а  так  же по кадровым вопросам в
отношении руководителей областных организаций. (В             редакции
Постановления         Администрации         Тамбовской         области
от 09.10.2009 г. N 1209)
     Управляющий делами администрации области подписывает распоряжения
администрации области в пределах полномочий, делегированных ему главой
администрации  области,  в  отношении работников, занимающих должности
служащих,  не  отнесенные  к  должностям  государственной  гражданской
службы области. (В  редакции  Постановлений  Администрации  Тамбовской
области от 09.10.2009 г. N 1209; от 18.03.2010 г. N 298)
     3.2. Проекты  правовых   актов   главы   администрации   области,
администрации области вправе вносить заместители  главы  администрации
области,     структурные    подразделения    администрации    области,
исполнительные органы государственной власти области.
     Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
     быть отредактированными,  иметь   краткое   и  четкое   изложение
существа вопроса, исключающее возможность двоякого толкования;
     содержать  конкретные   предложения,   обеспеченные   необходимой
материально-технической     базой,    финансированием,     исключающие
необходимость принятия правовых актов такого же  уровня  в  дополнение
или изменение основного;
     содержать поручения конкретным   исполнителям,   реальные   сроки
исполнения.
     Ответственность за качество подготовки,  правильность  оформления
проекта  правового акта несут заместители главы администрации области,
разработавшие   проект   правового   акта,   руководители  структурных
подразделений    администрации    области,    исполнительных   органов
государственной  власти  области, разработавших проект правового акта.
(Пункт 3.2 в редакции  Постановления  Администрации Тамбовской области
от 28.09.2015 № 1065)
     3.3. Правовые акты  главы  администрации  области,  администрации
области   издаются  на  соответствующих  бланках  установленной  формы
(приложения N 6-9).
     3.4. Учет    правовых    актов   главы   администрации   области,
администрации области и их проектов ведется в  информационной  системе
"Учет   постановлений  и  распоряжений  главы  администрации  области,
администрации области" (далее - Информационная система).
     Инструкция  по работе с Информационной системой разрабатывается и
сопровождается   управлением   информационных   технологий,   связи  и
документооборота  администрации  области  и  размещается на внутреннем
Интранет-сайте администрации области. (В     редакции    Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Ответственность за  ведение  учета  проектов правовых актов главы
администрации  области,  администрации  области  и  контроль   за   их
движением   возлагается  на  структурные  подразделения  администрации
области  и  исполнительные  органы  государственной  власти   области,
вносящие проект.
     Ответственность   за   ведение   учета   правовых   актов   главы
администрации области, администрации области возлагается на управление
информационных  технологий,  связи  и  документооборота  администрации
области. (В  редакции  Постановления  Администрации Тамбовской области
от 27.04.2012 г. N 494)
     3.5. К проекту правового акта прилагаются следующие документы:
     справка, подготовленная с использованием Информационной  системы,
содержащая, в том числе, информацию о согласовании  проекта  правового
акта, перечень лиц, которым рассылается принятый правовой акт;
     пояснительная  записка,  подписанная  руководителем  структурного
подразделения    администрации    области,    исполнительного   органа
государственной   власти   области,   вносящего   проект  (лицом,  его
заменяющим),  содержащая  обоснование  необходимости  и  правомерности
принятия  правового  акта;  развернутую  характеристику  предлагаемого
решения,  его  основных положений; финансово-экономическое обоснование
(в случаях, когда реализация предлагаемых решений потребует финансовых
и  иных  затрат); предложения по подготовке и принятию правовых актов,
необходимых   для   реализации   предлагаемых   решений.
     Информация, обосновывающая необходимость и правомерность принятия
правовых актов, может содержаться в прилагаемых  к  проектам  правовых
актов копиях служебных писем, правовых актов, иных документов.
     Одновременно  с  разработкой   проекта   правового   акта   главы
администрации области, администрации области должны быть  подготовлены
предложения об отмене,  изменении   или  признании   утратившими  силу
соответствующих ранее изданных  правовых  актов  или  их  частей.
(Пункт 3.5 в редакции Постановления Администрации  Тамбовской  области
от 28.09.2015 № 1065)
     3.6.  Подготовка  проектов правовых  актов  главы   администрации
области, администрации  области, разрабатываемых  во  исполнение  иных
нормативных правовых  актов, осуществляется в сроки не позднее 30 дней
со  дня   их  принятия,   если   действующим  законодательством   либо
поручением  не установлен  иной  срок. (Пункт в редакции Постановления
Администрации Тамбовской области от 28.09.2015 № 1065)
     3.7. Наименование правового акта  главы  администрации   области,
администрации области должно быть точным, правильно  отражать  предмет
правового регулирования с тем расчетом, чтобы по наименованию  правого
акта можно было определить его основное  содержание,  сферу  правового
регулирования.   (Абзац   дополнен   -   Постановление   Администрации
Тамбовской области от 28.09.2015 № 1065)
     Заголовок    правового    акта    главы   администрации  области,
администрации  области  печатается  от границы левого поля документа с
прописной  буквы  флаговым  способом  на  расстоянии  не менее 9 см от
верхнего  края  листа и отвечает на вопрос "О чем подготовлен правовой
акт?".  Заголовок,  состоящий  из двух и более строк, печатается через
межстрочный  интервал  "точно 12 пт" и продлевается до границы правого
поля документа. Точка в конце заголовка не ставится. (В       редакции
Постановления         Администрации         Тамбовской         области
от 24.08.2010 г. N 1008)
     3.8. Tекст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными  интервалами,
печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстового
поля и выравнивается по ширине.  Первая строка  абзаца  начинается  на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
     Текстовая часть может подразделяться на  констатирующую  часть  -
преамбулу  и  постановляющую  часть (в распоряжении - распорядительную
часть).
     Если содержание   постановления  (распоряжения)  не  нуждается  в
пояснении, то преамбула отсутствует.
     В констатирующей  части  кратко излагаются цели,  задачи,  факты,
события, послужившие основанием для издания правового акта.
     Если правовые   акты   принимаются  на  основе  (в  развитие,  во
исполнение)   правовых   актов   Президента   Российской    Федерации,
Правительства  Российской Федерации,  законов области,  правовых актов
главы администрации области,  администрации области,  то  в  преамбуле
пишется  во  исполнение  какого  правового  акта (его статьи,  пункта)
издается данный правовой акт, либо в целях реализации каких полномочий
он издается.  При ссылке указывается вид документа,  дата, номер и его
наименование.  В том случае,  если  в  указанные  правовые  акты  были
внесены  изменения,  то  после наименования в скобках указывается дата
последнего изменения, например:

     "В соответствии  со  статьей  13  Закона  Тамбовской  области  от
18.03.1997  N  101-З "О регулировании земельных отношений в Тамбовской
области" (в редакции от 20.07.2006) ...".

     Если в   преамбуле   необходимо   сделать   ссылку   на   решение
соответствующей   комиссии   или   другого  рабочего  органа,  то  она
оформляется следующим образом:

     "В соответствии с  решением  комиссии  по  назначению  и  выплате
социальной  помощи  гражданам  области  (протокол  от 21.12.2006 N 16)
администрация области постановляет: ...".

     Преамбула в проектах постановлений  главы  администрации  области
завершается    словом    "ПОСТАНОВЛЯЮ",   в   проектах   постановлений
администрации области - "администрация области постановляет".
     Распорядительная часть       должна       содержать       пункты,
предусматривающие:
     конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения;
     точное наименование исполнителей задания;
     порядок обеспечения  выполнения  заданий  материально-технической
базой и финансированием;
     поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных
пунктов  с  указанием,  на  кого  возложен контроль.  При отсутствии в
тексте указаний о лицах,  контролирующих отдельные  пункты  документа,
контроль  исполнения  этих  пунктов  возлагается  на разработчика этих
документов  либо  на  лицо,   указанное   в   резолюции   руководителя
администрации   области   по   конкретному   правовому  акту.  Фамилии
гражданских служащих,  на которых  возлагается  контроль  документа  в
целом и его отдельных пунктов,  указываются также в справке к проекту,
формируемой с помощью Информационной системы;
     указания о  снятии  с  контроля  ранее принятого правового акта в
случае его выполнения или принятия нового правового акта,  если  такое
указание необходимо;
     указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых
актов,   если   издаваемый   правовой  акт  отменяет  действующий  или
принимается в дополнение (изменение)  действующего  акта  (сведения  о
внесении  изменений  вносятся  также  в  электронную  форму  справки к
документу, хранящейся в Информационной системе).
     Каждый пункт  правового  акта должен начинаться с предписываемого
действия,  выраженного  глаголом  неопределенной   формы   (утвердить,
внести,   предложить,   указать,   считать   и  т.  д.).  Использовать
формулировки:  "решить вопрос", "обратить внимание" и т. п. в правовых
актах не допускается.
     Документы (программы,  положения,  планы, нормы и т. п.), которые
предлагается  утвердить подготавливаемым проектом правового акта главы
администрации области,  администрации области,  в обязательном порядке
прилагаются к данному проекту акта.
     Если проект  постановления  (распоряжения)  главы   администрации
области,  администрации  области  содержит  пункт о выделении денежных
средств, то к нему должна прилагаться утверждаемая смета расходов.
     При необходимости официального опубликования правового акта главы
администрации  области,  администрации области в нем предусматривается
отдельный  пункт  о  его  официальном  опубликовании  на  «Официальном
интернет-портале  правовой  информации»  (www.pravo.gov.ru),  в газете
«Тамбовская жизнь»,  на   сайте  сетевого  издания  «Тамбовская жизнь»
(www.tamlife.ru).  Дата  вступления  в  силу  правового   акта   главы
администрации  области,  администрации области указывается в отдельном
пункте  в  соответствии  со  статьей 29 Закона области от 23.06.2006 №
51-З  «О правовых актах Тамбовской области». (В редакции Постановления
Администрации Тамбовской области от 16.12.2014 № 1615)
     При подготовке  нормативных  правовых  актов  главы администрации
области,  администрации области в текстах документов  нельзя  отделять
арабские  и  римские  цифры  от  единицы  измерения и поясняющих слов,
например,  неправильно писать на одной строке "03",  а на следующей  -
"января 2007 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век".
     При переносе  с  одной  строки на другую нельзя отделять инициалы
имени и отчества от фамилии.
     Денежные выражения,   обозначающие   суммы  более  одной  тысячи,
пишутся в тексте цифрами и словами,  например, 5 (пять) тыс. рублей, 2
(два) млн. рублей.
     Если в  тексте  нормативного  правового  акта главы администрации
области,  администрации области необходимо изменить цифры, то делается
запись:

     "В пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38".

     Предписания, адресуемые подведомственным органам, формулируются в
категоричной форме.
     В отношении    организаций,    не    находящихся   в   подчинении
администрации   области,   но   расположенных   на    подведомственной
территории,  применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В
отдельных  случаях  возможна  и  категоричная  форма  обращения,  если
правовой  акт  (постановление,  распоряжение) издается по тем вопросам
компетенции главы администрации области,  по которым он вправе  давать
общеобязательные указания.
     Все изменения,   вносимые   в   ранее   принятое    постановление
(распоряжение),    должны    соответствовать    структуре    основного
нормативного акта.
     3.9. Содержание  издаваемых  правовых  актов  главы администрации
области,  администрации области не должно противоречить ранее принятым
актам  или  дублировать  их,  если при этом не изменяется (отменяется)
ранее изданный акт.
     3.10. Пункты  в  тексте  нумеруются  арабскими цифрами с точкой и
заголовков не имеют.
     Пункты могут   разделяться   на   подпункты,  которые  нумеруются
арабскими цифрами.
     При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на
них обязательно делается ссылка;
     Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о
структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается
контроль за исполнением правового акта.
     Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений  действующего
правового  акта  главы  администрации  области,  администрации области
строится по схеме:

     "Внести изменения  в  постановление  администрации   области   от
______________ N ___ "(наименование постановления)":
     пункт 3 изложить в следующей редакции:
     "3. ...(текст новой редакции пункта)";
     абзац пятый пункта 4 изложить в следующей редакции:
     " ..... (текст новой редакции абзаца".

     Пункт о  внесении  изменений  в  приложение к постановлению главы
администрации области,  администрации области  строится  по  следующей
схеме:

     "Внести в  приложение  к  постановлению  администрации области от
___________N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения:
     пункт 4 изложить в следующей редакции:
     "4. ...( текст новой редакции пункта)";
     в абзаце третьем пункта 8 слова "___________" исключить".
     Пункт о дополнении отдельного  положения  действующего  правового
акта  главы  администрации области,  администрации области строится по
схеме:
     "Пункт 4 постановления главы администрации области (администрации
области) от________ N __  "(наименование  постановления)"  после  слов
"_______." дополнить словами "_______________".
     3.11. Изменения в правовой  акт  главы   администрации   области,
администрации области всегда вносятся только в основной правовой  акт.
Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения  изменений  в
изменяющий его правовой акт не допускается.
     При  существенных  и  многочисленных   изменениях   (дополнениях)
действующего правового акта главы администрации области, администрации
области,  требующих  его  переработки  по  существу  и  не позволяющих
ограничиться  новой  редакцией  отдельных структурных единиц, правовой
акт  подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт,
в    который   включаются   все   необходимые   положения   из   ранее
действовавшего.
(Пункт 3.11 в редакции Постановления  Администрации Тамбовской области
от 28.09.2015 № 1065)
     3.12.  Пункт  о  признании  утратившими силу действующих правовых
актов  главы  администрации  области,  администрации  области  или  их