Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 № 353

документационного  обеспечения  управления  информационных технологий,
связи и документооборота оформляется на специальном бланке (приложение
N 25). (В  редакции  Постановления  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Документы,  изготовленные  с использованием компьютерной техники,
передаются    в   отдел   документационного   обеспечения   управления
информационных   технологий,   связи   и   документооборота  вместе  с
устройствами   со   съемными   носителями  с  записью  текста  или  по
электронной почте. (В  редакции Постановления Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)
     12.5. Печатание документов производится на бланках  установленной
формы  или  бумаге  формата  А4.  При печатании документов соблюдаются
установленный  порядок  расположения  текста,  правила  орфографии   и
пунктуации.
     Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.
     12.6. Отпечатанные   документы   с   пометкой   "Для   служебного
пользования" вместе с черновиком передаются  исполнителю,  оформившему
заказ.   Передача  отпечатанного  документа  другому  исполнителю  без
разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.
     12.7.  Выполнение копировально-множительных работ в администрации
области   производится  централизованно  в  управлении  информационных
технологий,   связи  и  документооборота,  а  также  на  копировальных
аппаратах,   установленных   в   других   структурных   подразделениях
администрации области. (В    редакции    Постановления   Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     На  размножение  в отдел документационного обеспечения управления
информационных  технологий,  связи  и  документооборота сдаются только
служебные   документы  и  материалы.  Объемные  материалы  (свыше  500
печатных  листов  формата  А4)  изготавливаются  по  заявке управления
делами администрации области в типографии. (В  редакции  Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных
аппаратах,  должны быть напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги
не более формата А3.
     12.9.  Размножение документов производится по заявке, подписанной
заместителем  начальника управления информационных технологий, связи и
документооборота,    начальника    отдела   делопроизводства.   Заявки
выполняются  в  порядке  очередности  их  поступления. Учет копируемых
документов  ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных
машин. (В  редакции  Постановления  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное
расходование бумаги и расходных материалов.
  
            13. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

                  13.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

     13.1.1. Номенклатура    дел    -   систематизированный   перечень
заголовков (наименований) дел,  заводимых в администрации  области,  с
указанием  сроков  их  хранения,  оформленный  в установленном порядке
(приложение N 26).
     Номенклатура дел   предназначена   для   организации  группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков  их  хранения  и  является  основой  для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,  а также  для  учета
дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
     13.1.2. При     составлении     номенклатуры     дел      следует
руководствоваться   Уставом   области,   положениями   о   структурных
подразделениях администрации области,  штатным расписанием,  планами и
отчетами   о  работе,  перечнями  документов  с  указанием  сроков  их
хранения,  номенклатурами  дел  за  предшествующие   годы.   Изучаются
документы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды,
состав и содержание.
     13.1.3. В  администрации  области  составляются  номенклатуры дел
структурных подразделений и сводная номенклатура дел.
     13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации
области составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства,
подписывается  руководителем  структурного подразделения администрации
области и представляется в управление информационных технологий, связи
и документооборота. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)
     Вновь  созданное  структурное подразделение администрации области
обязано  в  месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и
представить   ее  в  управление  информационных  технологий,  связи  и
документооборота. (В  редакции  Постановления Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)
     13.1.5.   Сводная   номенклатура   дел  составляется  управлением
информационных   технологий,   связи   и  документооборота  на  основе
номенклатуры дел структурных подразделений администрации области.   (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.04.2012 г. N 494)
     13.1.6.    Сводная   номенклатура   дел   администрации   области
подписывается   заместителем   начальника   управления  информационных
технологий,    связи    и    документооборота,    начальником   отдела
делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией администрации
области,  экспертно-проверочной  комиссией  (далее  именуется  -  ЭПК)
управления   культуры   и   архивного  дела  области,  и  утверждается
заместителем    главы    администрации    области    по   компетенции.
Согласовывается  номенклатура  дел  с управлением культуры и архивного
дела  области  не  реже  одного раза в 5 лет, если не было структурных
изменений. (В  редакции Постановления Администрации Тамбовской области
от 27.04.2012 г. N 494)
     13.1.7. После утверждения сводной  номенклатуры  дел  структурные
подразделения    администрации    области    получают    выписки    из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
     13.1.8.   Сводная   номенклатура  дел  печатается  в  необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является   документом   постоянного  срока  хранения  и  включается  в
номенклатуру  дел в раздел управления информационных технологий, связи
и  документооборота.  Второй  - используется в отделе делопроизводства
управления  делами  администрации  области в качестве рабочего. Третий
направляется в государственный архив Тамбовской области. (В   редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается  и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
     13.1.10. Сводная  номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и  структуры  администрации
области.
     13.1.11. Названиями  разделов  номенклатуры   дел   администрации
области  являются  названия  структурных  подразделений  администрации
области.
     13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,  отражающие
все документируемые участки работы администрации области.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
     В графе  1  номенклатуры  дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру дел.  Индекс дела состоит из установленного
цифрового  обозначения структурного подразделения и порядкового номера
заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
     Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.  Например: 12-05, где
12 - обозначение структурного подразделения,  05  -  порядковый  номер
заголовка дела по номенклатуре.
     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных  дел  в  пределах  разных  структурных  подразделений;  для
переходящих дел индекс сохраняется.
     В графу  2  номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел (томов,
частей).
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
     Не допускается   употребление   в   заголовке  дела  неконкретных
формулировок ("разные материалы",  "общая переписка" и т. д.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов,  располагаемых  в  следующей
последовательности:
     название вида дела (переписка,  журнал и т. д.) или разновидности
документов (постановления, протоколы, приказы и т. д.);
     название автора документа;
     название организации,  которой  будут  адресованы  или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
     краткое содержание документов дела;
     название местности (территории),  с  которой  связано  содержание
документов дела;
     дата (период, к которому относятся документы дела).
     В заголовках дел,  содержащих документы по одному вопросу,  но не
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве   вида   дела
употребляется  термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в скобках
указываются основные разновидности  документов,  которые  должны  быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).
     Например: "Документы о проведении тематических  выставок  (планы,
списки, доклады, характеристики экспонатов)".
     В заголовках дел,  содержащих переписку,  указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
     В заголовках   дел,   содержащих    переписку    с    однородными
корреспондентами,  последние  не  указываются,  а указывается их общее
видовое название.
     Например:

     "Переписка с   администрациями   городов   и  районов  области  о
совершенствовании работы с документами".

     В заголовках   дел,   содержащих   переписку    с    разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
     Например:

     "Переписка об  организации  семинаров  и  совещаний  по  вопросам
документирования управленческой деятельности".

     В заголовке   дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним. Например:

     "Переписка с управлением культуры и  архивного  дела  области  по
вопросам научно-методической работы".

     При обозначении  в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия,  а указывается  их  общее  видовое
название. Например:

     "Переписка с   администрациями   городов   и  районов  области  о
социальной защите населения".

     Если содержание           дела           касается           одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
     Например:

     "Переписка с  Поволжской  академией  государственной  службы  при
Президенте Российской Федерации (г.  Саратов) о повышении квалификации
работников органов государственной власти области".
     В заголовках дел,  содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается  период (квартал,  год),  на (за) который составлены планы
(отчеты).
     Если дело  будет  состоять  из  нескольких  томов или частей,  то
составляется  общий  заголовок  дела,  а   затем   при   необходимости
составляются  заголовки  каждого  тома (части),  уточняющие содержание
заголовка дела.
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры   дел   определяется   степенью   важности    документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
     Заголовки дел   могут   уточняться   в  процессе  формирования  и
оформления дел.  Графа 3 номенклатуры  дел  заполняется  по  окончании
календарного года.
     В графе 4  указывается  срок  хранения  дела,  номера  статей  по
Перечню    типовых   управленческих   документов,   образовавшихся   в
деятельности   организаций,   с   указанием   сроков   хранения,   или
согласованный  с Федеральным архивным агентством срок хранения,  а при
его отсутствии  -  по  типовой  или  примерной  номенклатуре  дел  или
согласованный с архивной службой области срок хранения.
     В графе 5 "Примечание" указываются название перечней  документов,
использованных  при  определении  сроков  хранения дел,  проставляются
отметки о заведении дел,  о переходящих делах (например, переходящее с
1995 года),  о выделении дел к уничтожению,  о лицах, ответственных за
формирование дел и др.
     13.1.14. Если  в  течение  года возникают новые документированные
участки работы,  не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуру   дел.   Для   вновь   заводимых  дел  в  каждом  разделе
номенклатуры дел оставляются резервные номера.
     13.1.15. По  окончании  года  в  конце  номенклатуры дел делается
итоговая  запись  о  количестве  заведенных   дел   (томов)   отдельно
постоянного и временного хранения.
    
                 13.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

     13.2.1. Формирование  дел  - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел  и  систематизация  документов
внутри дела.
     13.2.2. Дела формируются в администрации области,  в  структурных
подразделениях администрации области.
     13.2.3.  Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться
исполнителем   в   отдел   документационного   обеспечения  управления
информационных  технологий,  связи и документооборота для формирования
их  в  дела.  Номер  дела,  в  которое  должен  быть  подшит документ,
определяет   руководитель   структурного  подразделения  администрации
области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.         (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.04.2012 г. N 494)
     13.2.4.  Контроль  за правильным формированием дел осуществляется
управлением информационных технологий, связи и документооборота.    (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.04.2012 г. N 494)
     13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
     помещать в дело только исполненные документы,  в  соответствии  с
заголовками дел по номенклатуре;
     группировать в  дело  документы  одного  календарного  года,   за
исключением переходящих дел;
     раздельно группировать в дела документы постоянного  и  временных
сроков хранения;
     помещать в дела ксерокопии факсограмм,  телефонограммы  на  общих
основаниях;
     в дело  не  должны  помещаться  документы,  подлежащие  возврату,
лишние экземпляры, черновики;
     по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле
нескольких  томов  (частей)  индекс  и заголовок дела проставляются на
каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.
     13.2.6. Документы  внутри  дела  располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
     Распорядительные документы   группируются   в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Положения, инструкции,       утвержденные       распорядительными
документами,  являются приложениями к  ним  и  группируются  вместе  с
указанными документами.
     Приказы по  основной  деятельности   группируются   отдельно   от
приказов по личному составу.
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.
     Утвержденные планы,  отчеты,  сметы,  лимиты,  титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Переписка группируется,  как правило, за период календарного года
и    систематизируется    в    хронологической     последовательности;
документ-ответ  помещается  за документом-запросом.  При возобновлении
переписки по определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,
документы  включаются  в  дело  текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
     13.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению.  Оформление
дела включает в себя комплекс  работ  по  описанию  дела  на  обложке,
брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
     13.2.8. В зависимости от сроков хранения  проводится  полное  или
частичное   оформление   дел.   Полному   оформлению   подлежат   дела
постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:  оформление реквизитов обложки
дела по установленной форме (приложение  N  27);  нумерацию  листов  в
деле;  составление  в  необходимых случаях внутренней описи документов
дела (приложение N 28);  составление листа-заверителя дела (приложение
N  29);  подшивку  и  переплет дела;  внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
     13.2.9. Обложка  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной  форме.  На
обложке   дела   указываются   реквизиты:   наименование  организации;
наименование структурного подразделения;  индекс дела; заголовок дела;
дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;
архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые  на обложке дела,  оформляются следующим
образом:   наименование   организации   указывается    полностью,    в
именительном   падеже;   наименование   структурного  подразделения  -
записывается название  структурного  подразделения  в  соответствии  с
утвержденной   структурой;   индекс   дела  -  проставляется  цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел;  заголовок дела - переносится из
номенклатуры дел,  согласованной с ЭПК управления культуры и архивного
дела области:  дата дела - указывается год(ы)  заведения  и  окончания
дела   в  делопроизводстве.  Датой  дел,  содержащих  распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов дела,  т. е. даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных  в  дело.  При  этом  число  и  год  обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами.
     В целях    обеспечения    сохранности   и   закрепления   порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
- заверителя и внутренней описи,  нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
     Листы дел,  состоящие из нескольких томов или частей,  нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
     Фотографии, чертежи,   диаграммы   и   другие   иллюстративные  и
специфические документы,  представляющие самостоятельный лист в  деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые в  дело  конверты  с  вложениями   нумеруются:   сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
     После завершения  нумерации  листов  составляется   заверительная
надпись,  которая  располагается  в конце дела.  Заверительная надпись
составляется  в  деле  на  отдельном  листе  -  заверителе   дела.   В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле,  особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т. п.).
     Заверительная надпись подписывается ее составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке  дела  в  соответствии  с  заверительной
надписью.
     Реквизит "срок хранения дела"  переносится  на  обложку  дела  из
соответствующей  номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
     На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного   (свыше   10   лет)   хранения   вносятся  уточнения:  при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     13.2.10. Для учета документов определенных категорий  постоянного
и  временного сроков (свыше 10 лет) хранения,  учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные,  личные дела и  т.  д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
     Внутренняя опись  документов  дела  составляется  также  на  дела
постоянного   и   временного   (свыше   10  лет)  хранения,  если  они
сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не
раскрывают конкретное содержание документов.
     Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах,  датах,  заголовках и номерах  листов  дела,  на  которых
расположен  каждый документ.  К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись документов  дела  подписывается  составителем  с
указанием  расшифровки  подписи,  должности  и даты составления описи.
Если дело  уже  переплетено  и  подшито,  то  заверенная  составителем
внутренняя  опись  документов  дела  подклеивается  за  верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
     13.2.11. Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  на  четыре
прокола в твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются  с  учетом
возможного  свободного  чтения текста всех документов.  При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
     Дела временного (до 10  лет  включительно)  хранения  допускается
хранить в скоросшивателях,  не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
   
          13.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

     13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив  дела  хранятся
по месту их формирования.
     Руководители структурных подразделений  администрации  области  и
сотрудники,   отвечающие  за  делопроизводство,  обязаны  обеспечивать
сохранность документов и дел.
     Дела, находящиеся  в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу  в  запираемых  шкафах,  обеспечивающих  их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
     В целях    повышения    оперативного   поиска   документов   дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
     Завершенные дела  постоянного  и  долговременного  (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух  лет,
а затем сдаются в архив администрации области.
     13.3.2.   Выдача   дел   другим   подразделениям  производится  с
разрешения    заместителя    начальника    управления   информационных
технологий,    связи    и    документооборота,    начальника    отдела
делопроизводства.  Выдача  дел  государственным  гражданским  служащим
администрации области для работы осуществляется под расписку.       (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.04.2012 г. N 494)
     На выданное  дело заводится карта-заместитель.  В ней указывается
структурное подразделение администрации области, индекс дела, дата его
выдачи,  кому  дело  выдано,  дата его возвращения,  предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме дела.
     Дела выдаются    во    временное    пользование   государственным
гражданским служащим администрации области на  срок  не  более  одного
месяца.  После  истечения указанного срока дело должно быть возвращено
на место его хранения.
     Сторонним организациям  дела  выдаются на основании их письменных
запросов с  разрешения  заместителя  главы  администрации  области  по
компетенции по актам.
     Изъятие документов из  дел  постоянного  хранения  допускается  в
исключительных  случаях  и производится с разрешения заместителя главы
администрации области по компетенции с оставлением в  деле  заверенной
копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
   
         14. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

     Документы администрации    области    являются    государственной
собственностью и после проведения экспертизы их  ценности  в  порядке,
установленном    Федеральной   архивной   службой   России,   подлежат
обязательной  передаче  на  государственное  хранение   в   Тамбовское
областное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской
области",  как  государственная  часть  Архивного   фонда   Российской
Федерации.
     Подготовка  документов  к  передаче  на хранение в архив включает
работу  управления информационных технологий, связи и документооборота
и   лиц,  ответственных  в  структурных  подразделениях  администрации
области за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности
документов,  формированию  и  оформлению дел, составлению описей дел и
актов о выделении к уничтожению документов и дел. (В          редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
      
                 14.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

     14.1.1. Экспертиза  ценности  документов  в администрации области
производится:   при   составлении   номенклатуры   дел,   в   процессе
формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в Тамбовское  областное  государственное
учреждение "Государственный архив Тамбовской области".
     14.1.2. Для  организации   и   проведения   экспертизы   ценности
документов  в  администрации  области  создается постоянно действующая
экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
     14.1.3. Функции   и   права   ЭК,   а  также  организация  работы
определяются   положением,   которое   утверждается   правовым   актом
администрации  области.  Положение  об  ЭК до его утверждения подлежит
согласованию с управлением культуры и архивного дела области.
     14.1.4. Экспертиза  ценности  документов постоянного и временного
хранения    осуществляется    ежегодно     непосредственно     лицами,
ответственными  за  ведение  делопроизводства  совместно  с  ЭК  и под
методическим  руководством  управления  культуры  и   архивного   дела
области.
     14.1.5. При    проведении    экспертизы    ценности    документов
осуществляется  отбор  документов  постоянного  и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в  архив;  отбор  документов  с  временными
сроками  хранения  и с пометкой "До минования надобности",  подлежащих
дальнейшему  хранению  в  структурных   подразделениях   администрации
области;  выделение  к  уничтожению  дел  за  предыдущие  годы,  сроки
хранения которых истекли.
     14.1.6. Отбор  документов  для постоянного хранения проводится на
основании  перечней  документов  с  указанием  сроков  их  хранения  и
номенклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения  подлежат  изъятию  дублетные  экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся
к вопросу документы с временными сроками хранения.
     14.1.7. По    результатам    экспертизы    ценности    документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и  по  личному  составу,  а  также  акты  о  выделении  к  уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
     14.1.8. Опись    дела    -    архивный   справочник,   содержащий
систематизированный  перечень   единиц   хранения   архивного   фонда,
коллекции  и  предназначенный  для  их  учета  и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет  собой  перечень  дел  с  самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
     14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;  дела по личному составу;  на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
     14.1.10. В   администрации  области  описи  на  дела  постоянного
хранения составляются с привлечением работников Тамбовского областного
государственного    учреждения   "Государственный   архив   Тамбовской
области". По этим описям документы сдаются на государственное хранение
в  Тамбовское  областное  государственное  учреждение "Государственный
архив Тамбовской области".
     14.1.11. Описи   дел   составляются   по  установленной  форме  и
представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее -
ЭПК) управления культуры и архивного дела области через два года после
завершения дел в делопроизводстве.
     14.1.12. Опись    дел    администрации    области   подписывается
составителем с указанием его должности,  согласовывается с управляющим
делами   администрации   области  и  утверждается  заместителем  главы
администрации области по компетенции.
     Опись дел   до  ее  утверждения  должна  быть  согласована  с  ЭК
администрации области и  ЭПК  управления  культуры  и  архивного  дела
области.
     14.1.13. Опись дел составляется в  четырех  экземплярах,  три  из
которых   передаются   вместе   с   делами   в   Тамбовское  областное
государственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области",
а   четвертый   остается   в   качестве   контрольного   экземпляра  в
администрации области.
     14.1.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их  к  уничтожению  производится  после
составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании  ЭК  администрации
области  одновременно.  Согласованные  ЭК  администрации области и ЭПК
управления  культуры  и  архивного  дела  области  акты   утверждаются
заместителем  главы администрации области по компетенции;  после этого
администрация области имеет право уничтожить дела, включенные в данные
акты в соответствии с установленным порядком.
    
            14.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ 
                        АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

     14.2.1. В  архив  администрации   области   передаются   дела   с
исполненными   документами  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения и по личному составу.  Их  передача  производится  только  по
описям дел (приложение N 28).
     14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и  временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области после
истечения двухлетнего срока их хранения и использования в  структурном
подразделении администрации области.
     14.2.3. Дела  временного  (до  10  лет   включительно)   хранения
передаче в архив администрации области,  как правило, не подлежат. Они
хранятся в  структурных  подразделениях  администрации  области  и  по
истечении   сроков   хранения  подлежат  уничтожению  в  установленном
порядке.
     14.2.4. Передача дел в архив администрации области осуществляется
по    графику,    составленному    соответствующими     специалистами,
согласованному     с    руководителями    структурных    подразделений
администрации области и утвержденному управляющим делами администрации
области.
     14.2.5.  Прием  каждого  дела производится старшим специалистом 1
разряда отдела документационного обеспечения управления информационных
технологий,   связи  и  документооборота  в  присутствии  гражданского
служащего  структурного  подразделения администрации области. При этом
на  обоих  экземплярах  описи  против каждого дела, включенного в нее,
делается  отметка  о  наличии  дела.  В конце каждого экземпляра описи
указываются  цифрами  и  прописью  количество фактически принятых дел,
дата  приема-передачи  дел,  а  также  подписи  старшего специалиста 1
разряда отдела документационного обеспечения управления информационных
технологий, связи и документооборота. (В     редакции    Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Вместе с   делами   в   архив  администрации  области  передаются
регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы
данных,  содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов.  Заголовок каждой картотеки или базы данных  включается  в
опись.
     14.2.6. В  случае  ликвидации  или   реорганизации   структурного
подразделения  администрации  области  лицо,  ответственное за ведение
делопроизводства,  в  период  проведения  ликвидационных   мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их
в архив администрации области независимо от сроков хранения.  Передача
дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.2)

                     СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

     01 - Государственный герб Российской Федерации;
     02 - герб субъекта Российской Федерации;
     03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
     04 - код организации;
     05 -  основной  государственный  регистрационный   номер   (ОГРН)
юридического лица;
     06 -  идентификационный   номер   налогоплательщика/код   причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
     07 - код формы документа;
     08 - наименование организации;
     09 - справочные данные об организации;
     10 - наименование вида документа;
     11 - дата документа;
     12 - регистрационный номер документа;
     13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
     14 - место составления или издания документа;
     15 - адресат;
     16 - гриф утверждения документа;
     17 - резолюция;
     18 - заголовок к тексту;
     19 - отметка о контроле;
     20 - текст документа;
     21 - отметка о наличии приложения;
     22 - подпись;
     23 - гриф согласования документов;
     24 - визы согласования документа;
     25 - оттиск печати;
     26 - отметка о заверении копии;
     27 - отметка об исполнителе;
     28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
     29 - отметка о поступлении документа в организацию;
     30 - идентификатор электронной копии документа.


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)

    АДМИНИСТРАЦИЯ
  Тамбовской области
       
__________ N ________
  
      г. Тамбов


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)
 
      (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области
                       от 27.04.2012 г. N 494)

                ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

           ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017,
               тел. [phone], факс [phone]
         E-mail:[email protected]  http://tambov.gov.ru
   ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001

   _____________ N ____________
   На N ________ от ___________


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)
 
      (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области
                       от 27.04.2012 г. N 494)

        АДМИНИСТРАЦИЯ            
      Тамбовской области

  ул. Интернациональная, д. 14,
        г. Тамбов, 392017      
       тел. [phone],    
       факс [phone]
  E-mail:[email protected]
       http://tambov.gov.ru
ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009,
   ИНН/КПП 6831003555/683101001
   _____________ N ____________
   На N ________ от ___________


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)
 
      (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области
                       от 27.04.2012 г. N 494)

        АДМИНИСТРАЦИЯ
      Тамбовской области

  ул. Интернациональная, д. 14,
        г. Тамбов, 392017
       тел. [phone],
       факс [phone]
  E-mail:[email protected]
       http://tambov.gov.ru
ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009,
   ИНН/КПП 6831003555/683101001
   _____________ N ____________
   На N ________ от ___________


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 6
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ
    
                ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
  
                              г. Тамбов                         N


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 7
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)

    
                   АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
  
                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                              г. Тамбов                        N


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 8
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                              г. Тамбов                        N


                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 9
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                              г. Тамбов                        N


                                              ПРИЛОЖЕНИЕ N 10
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)

      (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области
                       от 27.04.2012 г. N 494)

       Администрация
     Тамбовской области

     УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ 

 ул. Интернациональная, 14,
     г. Тамбов, 392017,
    тел. [phone],
    факс [phone]
E-mail:[email protected]
    http://tambov.gov.ru
____________ N _____________
На N _______ от ____________


                                              ПРИЛОЖЕНИЕ N 11
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                  (п. 2.5)
  
      (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области
                       от 27.04.2012 г. N 494)

    А д м и н и с т р а ц и я  Т а м б о в с к о й  о б л а с т и

                          УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
----------------------------------------------------------------------


ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017   тел. [phone],
E-mail:[email protected]                      факс [phone]
                                                  http://tambov.gov.ru

_______________ N _____________
На N _________ от______________


                                              ПРИЛОЖЕНИЕ N 12
                                      к Инструкции по делопроизводству
                                                 (п. 2.6.8)
  
      (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области
                       от 27.04.2012 г. N 494)

            УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
                        АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

     1 - руководство администрации области;
     2 - управление      информационных     технологий,    связи     и
документооборота администрации области;
     3 - управление по связям с общественностью администрации области;
     4 - управление государственной службы  и  организационной  работы
администрации области;
     5 - правовое управление администрации области;
     6 -    управление   по   взаимодействию   с   органами   местного
самоуправления администрации области
     7 -  управление   по   вопросам   безопасности   и   правопорядка
администрации области;
     8 - отдел социологического мониторинга администрации области;
     9 - управление экономической политики администрации области;
     10 - управление делами администрации области;
     11 - мобилизационный отдел администрации области;
     12 - управление  пресс-службы  и   информатизации   администрации
области


                                             ПРИЛОЖЕНИЕ N 13
                                   к Инструкции по делопроизводству
                                   (п. 2.5)

     (Приложение  дополнено  -  Постановление Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)

                   АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                              г. Тамбов                           N

О командировании _____________________________________________________
                          инициалы имени и отчества, фамилия
______________________________________________________________________
    наименование профессии (должности), наименование структурного
                            подразделения
в ____________________________________________________________________
            место назначения (страна, город, организация)
     В соответствии с _______________________________________:
                        документ, являющийся основанием для
                                  командирования

     Командировать _________________________________________________ -
                        фамилия, имя, отчество
______________________________________________________________________
    наименование профессии (должности), наименование структурного
                            подразделения
в ____________________________________________________________________
            место назначения (страна, город, организация)
с "__" ____________ 20__  года  по  "__"  ____________ 20__  года  для
______________________________________________________________________
                    указывается цель командировки


Зам. главы администрации
области                  ________________ ____________________________
                             подпись          расшифровка подписи


                                               Оборотная сторона листа
















Визы:

Начальник управления государственной
службы и организационной работы
администрации области

__________________ Б.Н.Эсаулов

Начальник структурного подразделения
администрации области

____________ _______________________
   подпись     расшифровка подписи

____________________________________
 наименование должности исполнителя

____________ _______________________
   подпись     расшифровка подписи


                                             ПРИЛОЖЕНИЕ N 14
                                   к Инструкции по делопроизводству
                                   (п. 2.5)

     (Приложение  дополнено  -  Постановление Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)

                                          Унифицированная форма N Т-10

                                                           -----------
                                                           |   Код   |
                                                           |---------|
                                             Форма по ОКУД | 0301024 |
                                                           |---------|
__________________________________________________ по ОКПО |         |
              наименование организации                     |         |
                                                           -----------

                                         -----------------------------
                                         |       Номер | Дата        |
                                         |   документа | составления |
                                         |-------------|-------------|
КОМАНДИРОВОЧНОЕ                          |             |             |
УДОСТОВЕРЕНИЕ                            -----------------------------

                                                   -------------------
                                                   | Табельный номер |
                                                   |-----------------|
Работник ________________________________________  |                 |
                фамилия, имя, отчество             |                 |
                                                   -------------------

______________________________________________________________________
                  наименование профессии (должности)

______________________________________________________________________
               наименование структурного подразделения

__________________________________________________________________
            место назначения (страна, город, организация)

для ________________________________________________________________
                          цель командировки

на _______________________ дней (не считая времени нахождения в пути)

с "__"___________ 20__ года по "__" ___________ 20__ года


Действительно по предъявлении паспорта


Зам. главы администрации
области                  ___________ _________________________________
                           подпись          расшифровка подписи

Отметки о  выбытии  в  командировку,  прибытии  в  пункты  назначения,
выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:


Выбыл из г. Тамбова                 Прибыл в _____________
"__" ___________ 20__ года          "__" ___________ 20__ года

______________________ ___________  ______________________ ___________
     должность           подпись           должность         подпись

__________________________________  __________________________________
        расшифровка подписи                 расшифровка подписи
М.П.                                М.П.


Выбыл из _____________              Прибыл в _____________
"__" ___________ 20__ года          "__" ___________ 20__ года

______________________ ___________  ______________________ ___________
      должность          подпись           должность         подпись

__________________________________  __________________________________
        расшифровка подписи                 расшифровка подписи
М.П.                                М.П.


                                                     Оборотная сторона

                                                      |
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ      N ____ от "__"___________ 20__ г.| Проводка N ___
                                                      |
                     ---------------------------------| --------------
                                                      |от ____ 20   г.
Наименование аванса                                   |
                     ---------------------------------|---------------
                                                      |
                              ------------------------|---------------
Остаток                       |Сумма|  Отчет проверен |      Дебет
---------- предыдущего аванса |-----|                 |---------------
Перерасход                    |     | Раздел _____ ст.|счет|карт|сумма
                              |     |                 |----|----|-----
                              |     |                 |    |    |
                              |-----|                 |----|----|-----
1. __________________________ |     | К утверждению:  |    |    |
                              |     |                 |----|----|-----
                              |-----| ___ руб. __ коп.|    |    |
                              |     |                 |---------------
2. __________________________ |     |                 |
                              |     |    Бухгалтер    |
                              |-----|-----------------|---------------
Итого получено ______________ |     |"__" ______ 20 г |    |    |
                              |     |                 |----|----|-----
                              |-----|                 |    |    |
Израсходовано_______________  |     | Отчет утверждаю |---------------
                              |     | в сумме         |
                              |-----|-----------------|
Остаток                       |     |                 |
------------                  |     |-----------------|
Перерасход                    |     |                 |
                              -------------------------
                              |     |                 |    Бухгалтер
Приложение ______ документов  |     | Подпись         |
                              |     |                 |
                              |-----|"__" ______ 20 г |
                              |     |                 |
                              -------------------------

----------------------------------------------------------------------
 Дата | Пор.   |   Кому, за что и по какому   | Сумма |    Дебет
      | N док. |     документу уплачено       |       |---------------
      |        |                              |       | счет | карт.
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                              |       |      |
------|--------|------------------------------|-------|------|--------
      |        |                        Всего |       |      |
----------------------------------------------------------------------


     Подпись подотчетного лица


                                              ПРИЛОЖЕНИЕ N 15
                                     к Инструкции по делопроизводству
                                     (п. 2.5)

     (Приложение  дополнено  -  Постановление Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)

     АДМИНИСТРАЦИЯ
   Тамбовской области

     C П Р А В К А

   _______ N ________

       г. Тамбов


     Дана ___________________________________________________,
                       (фамилия, имя, отчество)
______________________________________________________________________
         (наименование должности, структурного подразделения)

администрации области,   в   том,   что  ему(ей)  предоставлена  часть
ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью  ____  календарных
дней с _________ по __________ 201_ г.


Начальник управления государственной
службы и организационной работы
администрации области          Б.Н.Эсаулов


                                              ПРИЛОЖЕНИЕ N 16
                                    к Инструкции по делопроизводству
                                    (п. 2.5)

     (Приложение  дополнено  -  Постановление Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)

     АДМИНИСТРАЦИЯ               
   Тамбовской области            

     C П Р А В К А

   _______ N ________

       г. Тамбов