Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 № 353

оформляются на общем бланке,  а представляемые внутри - оформляются на
чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.
     Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты
этих двух разновидностей справок.
     Заголовок справки  может  содержать  период времени или дату,  на
которую приходятся приводимые в справке данные,  например,  справка "О
подведении  итогов  конкурса  в 2007 году".  Справка должна объективно
отражать состояние дел,  поэтому ее  составление  требует  тщательного
сбора  и  проверки  сведений и анализа полученных данных.  В ней могут
быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица,
ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.
     5.6.3. Справки о подтверждении занимаемой  должности,  заработной
плате  и  т.  п.,  как  правило,  типовые  и  при  их  написании могут
применяться унифицированные трафаретные бланки.  Иногда формы  бланков
справок прилагаются к нормативным актам.
     Текст справки  начинается  с  указания  в   именительном   падеже
фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце
справки дается название  учреждения,  куда  представляется.  В  тексте
справки  не  допускаются архаичные обороты,  содержащие ненужные слова
типа "настоящая справка",  "действительно учится" и т.  д.  На справке
ставятся  дата  ее  подписания  и  выдачи.  Текст  справки  заверяется
подписью и печатью.

               5.7. ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

     5.7.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора,  так
и  по  указанию  руководства.  Цель  инициативной  докладной записки -
побудить руководителя принять определенное решение,  поэтому ее  текст
четко  делится  на две части:  первая - констатирующая (описательная),
где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация,  и вторая
- где излагаются предложения, просьбы.
     5.7.2. Тексту   докладной   записки   обязательно    предшествует
заголовок.
     5.7.3. Докладные записки,  подаваемые  руководителю  структурного
подразделения  или руководителю администрации области,  оформляются на
простом листе бумаги по типу  общего  бланка.  Подписывает  внутреннюю
докладную записку составитель.
     Внешняя докладная записка,  адресуемая в  вышестоящие  инстанции,
оформляется  на  общем  бланке  администрации  области и подписывается
главой администрации области  или  заместителями  главы  администрации
области.
     5.7.4. Объяснительные записки по содержанию  можно  разделить  на
две  группы.  К первой относятся документы,  чаще всего сопровождающие
основной документ (план,  отчет)  и  поясняющие  содержание  отдельных
положений   основного  документа.  Они  оформляются  на  общем  бланке
администрации области.
     Вторую группу   составляют   объяснительные   записки  по  поводу
каких-либо происшествий,  сложившихся ситуаций,  поступков и поведения
отдельных работников.  Текст таких записок должен  быть  убедительным,
содержать  неопровержимые  доказательства.  Как и внутренние докладные
записки,  они оформляются на  чистых  листах  бумаги  и  подписываются
составителем.
  
             6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
  
                         6.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     6.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии
с  Федеральным  законом  от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения
обращений   граждан   Российской  Федерации"  и  с  учетом  требований
настоящей  Инструкции, предусматривающих порядок поступления обращений
граждан в администрацию области, их регистрацию и рассмотрение.     (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.09.2013 г. N 1084)
     6.1.2. Письменные  обращения  граждан  поступают  в  виде  писем,
телеграмм   по  почте,  фельдъегерской  связью,  в  электронном  виде,
посредством факсимильной  связи,  доставляются  нарочным,  а  также  в
устной  форме  на  личном  приеме граждан в администрации области,  на
выездных  приемах,  при  проведении  главой   администрации   области,
заместителями   главы   администрации   области   эфиров  на  радио  и
телевидении.
     6.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от
других  видов  делопроизводства  и возлагается на гражданских служащих
отдела   документационного   обеспечения   управления   информационных
технологий,  связи  и документооборота, отдела по работе с обращениями
граждан  управления по связям с общественностью администрации области,
помощников  (советников)  главы  администрации  области и заместителей
главы  администрации  области,  государственных  гражданских  служащих
структурных подразделений администрации области, в обязанности которых
входит данное направление работы. (В       редакции      Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)

               6.2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ
                          ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

     6.2.1.   Все   письменные   обращения   граждан,   поступающие  в
администрацию  области  по  почте и фельдъегерской связью, принимаются
гражданскими служащими отдела документационного обеспечения управления
информационных технологий, связи и документооборота. (В       редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     6.2.2.   В   отделе   документационного   обеспечения  управления
информационных технологий, связи и документооборота: (В       редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     проверяется правильность  доставки  поступившей  корреспонденции.
Ошибочно  полученные письменные обращения незамедлительно возвращаются
почтовому отделению;
     заказная корреспонденция принимается под расписку;
     вскрываются конверты, проверяется наличие в них вложений;
     конверт подкалывается к письму;
     поступившие документы (паспорт,  военный билет,  трудовая книжка,
пенсионное  удостоверение,  а  также  фотографии и другие приложения к
письму) подкалываются к письму (в случае обнаружения,  что отсутствуют
приложения   или  сам  текст  письма,  составляется  справка,  которая
прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).
     На  письма,  полученные с ценными бумагами (облигации, акции и т.
д.)  и  деньгами,  гражданскими  служащими  отделов  делопроизводства,
бухгалтерского  учета  и  отчетности  управления  делами администрации
области  и отдела по работе с обращениями граждан управления по связям
с  общественностью  администрации  области  составляется акт о наличии
ценных  бумаг и денег в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается
в   отделе  документационного  обеспечения  управления  информационных
технологий,  связи  и документооборота, который подшивается к реестру.
Второй  экземпляр  передается  вместе  с  письмом  в отдел по работе с
обращениями   граждан   управления   по   связям   с   общественностью
администрации области и подшивается к обращению. (В           редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     (Исключен   -   Постановление  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Конверты с пометкой "лично" не вскрываются.  На них проставляется
регистрационный штамп, и они передаются по назначению.
     Регистрационный штамп  проставляется в правом нижнем углу первого
листа  письменного  обращения,  телеграммы,  ответа  на  обращение   с
указанием даты их поступления.
     На   письменные   обращения   граждан  отделом  документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота  составляется  реестр,  в  соответствии с которым они
передаются  в  отдел  по  работе  с  обращениями граждан управления по
связям  с  общественностью  администрации области для их регистрации и
дальнейшей работы с ними. (В   редакции   Постановления  Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Гражданские   служащие   отдела   документационного   обеспечения
управления  информационных  технологий, связи и документооборота ведут
ежеквартальный  учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан
и   ежемесячно  включают  эти  данные  в  сводки  по  документообороту
администрации области. (В    редакции    Постановления   Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     6.2.3.   Обращения   граждан,   поступившие   в   приемные  главы
администрации   области,   заместителей  главы  администрации  области
посредством  факсимильной  связи, передаются помощниками руководителей
администрации области в отдел документационного обеспечения управления
информационных    технологий,    связи   и   документооборота.   После
проставления  регистрационного  штампа  с  указанием  даты  они  также
включаются  в  реестр  для  передачи  в  отдел по работе с обращениями
граждан  управления  по связям с общественностью администрации области
для   регистрации   и   дальнейшей   работы.   Факсимильные  обращения
рассматриваются   как   письменные   обращения  граждан.   (В редакции
Постановлений Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494;
от 27.09.2013 г. N 1084)
     6.2.4. Обращения граждан,  поступившие  по  электронной  почте  в
электронную   приемную  главы  администрации  области,  в  структурные
подразделения администрации области регистрируются  и  рассматриваются
как письменные обращения граждан на бумажных носителях.
     6.2.5. Регистрационный  номер  письменного  обращения  гражданина
состоит из начальной буквы фамилии заявителя,  цифрового кода приемной
руководителя по номенклатуре дел администрации области  и  порядкового
номера обращения (например, А-01-205).

         6.3. ПЕРЕДАЧА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ НА РАССМОТРЕНИЕ,
           РАССЫЛКА ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПО РАССМОТРЕНИЮ 
          ОБРАЩЕНИЙ И УВЕДОМЛЕНИЙ ЗАЯВИТЕЛЯМ О ПЕРЕАДРЕСОВКЕ 
            ОБРАЩЕНИЙ СОГЛАСНО КОМПЕТЕНЦИИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ  

     6.3.1.  Зарегистрированные  в  отделе  по  работе  с  обращениями
граждан  управления  по связям с общественностью администрации области
письменные  обращения граждан передаются через отдел документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота  в приемные главы администрации области, заместителей
главы администрации области на рассмотрение. (В редакции Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     6.3.2.  Поручения главы администрации области, заместителей главы
администрации   области,   руководителей   администрации   области  по
рассмотрению  обращений  граждан,  оформленные  в  виде  резолюций или
сопроводительных  писем,  направляются помощниками (советниками) главы
администрации  области, заместителей главы администрации области через
отдел    документационного   обеспечения   управления   информационных
технологий,  связи  и  документооборота исполнителям, ответственным за
рассмотрение обращения по существу вопросов. (В редакции Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Помощник  (советник) главы  администрации  области,   заместителя
главы администрации области   направляет  уведомление   гражданину  об
исполнителе   (исполнителях),   которому    (которым)  направлено  для
рассмотрения его обращение (за исключением случая, когда  рассмотрение
обращения поручено структурному подразделению администрации  области).
Руководитель структурного подразделения администрации области в случае
выявления  в  обращении  вопросов,  решение  которых  не  входит в его
компетенцию, переадресовывает обращение для рассмотрения по существу и
уведомляет  об  этом  гражданина,  направившего обращение. (В редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 28.09.2015 № 1065)
     6.3.3.   При  рассылке  поручений  главы  администрации  области,
заместителей  главы  администрации  области, связанных с рассмотрением
обращений граждан, а также уведомлений заявителям гражданские служащие
отдела   документационного   обеспечения   управления   информационных
технологий,  связи  и  документооборота проверяют соответствие номера,
указанного  на  поручении  и сопроводительном письме, регистрационному
номеру   обращения   граждан,  делают  согласно  резолюции  отметку  о
подлежащих  возврату  документах, постановке рассмотрения обращения на
контроль,  направляют  обращения  исполнителям, уведомления заявителям
почтовым   отправлением  с  внесением  данных  в  реестр  отправленной
корреспонденции.   Письменные  уведомления  заявителям  посылаются  на
бланках администрации области установленного образца. (В      редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Не допускается отправлять поручения  исполнителям  и  уведомления
заявителям по не зарегистрированным обращениям граждан.
     6.3.4. Подготовленные  по  результатам   рассмотрения   обращений
ответы   по   запросам   корреспондентов   (Администрация   Президента
Российской Федерации, Аппарат Правительства, другие федеральные органы
и должностные лица),  поставивших обращения на контроль, даются только
за  подписью   главы   администрации   области,   заместителей   главы
администрации области.

            6.4. РАБОТА С ДРУГИМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

     6.4.1. Регистрация  устных обращений,  поступивших в ходе личного
приема граждан,  в том  числе  выездного  приема  главы  администрации
области,  заместителей  главы  администрации  области  производится  в
отделе  по  работе  с  обращениями  граждан  управления  по  связям  с
общественностью администрации области. Регистрационный номер обращения
на личном  приеме  состоит  из  аббревиатуры  слов  "личный  прием"  и
порядкового номера записи на прием (например, ЛП-112).
     6.4.2.  В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводивших
прием  граждан,  помощники  (советники)  главы  администрации области,
заместителей  главы  администрации  области  готовят проекты поручений
исполнителям, подписывают у соответствующих руководителей и направляют
поручения   исполнителям  через  отдел  документационного  обеспечения
управления информационных технологий, связи и документооборота.     (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.04.2012 г. N 494)
     6.4.3. Устные обращения граждан к  главе  администрации  области,
заместителям  главы администрации области,  поступившие при проведении
ими "прямых эфиров" на радио и телевидении и требующие дополнительного
рассмотрения,   ставятся  на  контроль.  Помощники  (советники)  главы
администрации  области,  заместителей  главы  администрации   области,
другие  гражданские  служащие администрации области,  ответственные за
организацию  и  проведение  "прямого  эфира",  направляют  поступившие
устные обращения (вопросы) вместе с подготовленными по их рассмотрению
поручениями в отдел по работе  с  обращениями  граждан  управления  по
связям   с  общественностью  администрации  области  для  регистрации.
Регистрационный  номер  обращения  в   "прямом   эфире"   состоит   из
аббревиатуры  слов  "прямой  эфир"  и  порядкового номера поступившего
вопроса (например, ПЭ-125) и рассматриваются в установленном порядке.
     6.4.4. При  рассылке  поручений  и  ответов  по устным обращениям
граждан (личный прием,  "прямой эфир") соблюдаются те  же  требования,
которые установлены для работы с письменными обращениями граждан.
     6.4.5. Обращения граждан,  поступающие  в  общественные  приемные
главы  администрации  области в районах и городах области,  а также их
представительства, регистрируются по месту обращения и рассматриваются
согласно действующему законодательству.

               6.5. ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ПО РАССМОТРЕНИЮ
                          ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

     6.5.1.  Хранение  рассмотренных  обращений граждан и материалов к
ним  обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан управления
по  связям  с  общественностью  администрации области в текущем архиве
управления  в  течение  двух  лет,  после  чего они передаются в архив
отдела   документационного   обеспечения   управления   информационных
технологий, связи и документооборота. (В     редакции    Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     6.5.2.   По   истечении   сроков   хранения   в   архиве   отдела
документационного  обеспечения  управления  информационных технологий,
связи и документооборота обращения граждан и материалы их рассмотрения
в   соответствии   с  заключением  экспертной  комиссии  администрации
области,  согласованным  с  экспертно-проверочной комиссией управления
культуры  и  архивного дела области, либо уничтожаются в установленном
порядке, либо передаются на государственное хранение. (В      редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)

                   7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 
                       И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

                  7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

     7.1.1. Движение документов в администрации области с  момента  их
создания  или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
     7.1.2. Порядок прохождения документов и операции,  производимые с
ними в администрации области,  регламентируются настоящей Инструкцией,
положениями  о  структурных  подразделениях  администрации  области  и
должностными регламентами.

                 7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ

     7.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется
с    использованием    системы     межведомственного      электронного
документооборота,   а   также   средствами   почтовой,  фельдъегерской
связи     и    нарочным.    (В  редакции  Постановления  Администрации
Тамбовской области от 16.12.2014 № 1615)
     С помощью  почтовой  связи  и  нарочным  доставляется  письменная
корреспонденция в виде простых и заказных  писем,  почтовых  карточек,
бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
     7.2.2. По  каналам  электрической  связи  поступают:   телеграммы
(телетайпограммы),    факсограммы,    телефонограммы,   сообщения   по
электронной почте.
  
          7.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
                        ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

     7.3.1.    Прием,    первоначальная   обработка,   регистрация   и
распределение   документов,   поступающих   в  администрацию  области,
производятся  в  централизованном  порядке  отделом  документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота. (В  редакции  Постановления Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)
     Письменные обращения  граждан  направляются  после занесения их в
соответствующий  реестр  в  управление  по  связям  с  общественностью
администрации области для обработки и регистрации.
     (Исключен   -   Постановление  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с
пометкой  "Вручить  лично"  вскрываются.  Конверт  с пометкой "Вручить
лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
     Гражданскими   служащими   отдела  документационного  обеспечения
управления   информационных   технологий,   связи  и  документооборота
проверяются правильность доставки, целостность упаковки. (В   редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     При обнаружении почтовых отправлений,  вызывающих  подозрение  на
содержание веществ или предметов,  опасных для жизни и здоровья людей,
порядок  действий  гражданских  служащих,  обеспечивающих   работу   с
корреспонденцией,  осуществляется  в соответствии с Правилами работы с
почтовыми отправлениями,  вызывающими подозрение на содержание веществ
или  предметов,  опасных для жизни и здоровья людей (приложение № 28).
(В    редакции    Постановления   Администрации   Тамбовской   области
от 14.11.2017 № 1123)
     При   повреждении   конверта,   при   отсутствии  документов  или
приложений  к  ним  составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр
остается    в    отделе   документационного   обеспечения   управления
информационных  технологий,  связи  и  документооборота,  а  второй  -
направляется отправителю документа. (В      редакции     Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Поступившие    документы    учитываются   и   распределяются   на
регистрируемые  и  нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция,
адресованная   структурным   подразделениям   администрации   области,
передается представителям этих подразделений отделом документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота (информация, протокол). (В   редакции   Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     На поступивших документах проставляется регистрационный штамп.
     Регистрация   поступивших   документов,   за   исключением  копий
федеральных   законов,   Указов   Президента   Российской   Федерации,
постановлений   и  распоряжений  Правительства  Российской  Федерации,
письменных  обращений граждан, производится в отделе документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота  с  вводом  информации  о  них в систему электронного
документооборота. (В  редакции  Постановления Администрации Тамбовской
области от 27.04.2012 г. N 494)
     При  регистрации  поступившего  документа  в системе электронного
документооборота  в электронную карточку вводятся необходимые данные о
документе. (В  редакции Постановления Администрации Тамбовской области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Все  поступающие  в  администрацию  области документы на бумажных
носителях сканируются отделом документационного обеспечения управления
информационных  технологий,  связи  и  документооборота  администрации
области  для  использования  в  системе электронного документооборота.
Отсканированные образы сличаются с оригиналом документа. (В   редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     (Исключен   -   Постановление  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     7.3.2.   Документы,  адресованные  главе  администрации  области,
заместителям   главы  администрации  области,  а  также  без  указания
конкретного  лица или структурного подразделения администрации области
предварительно  рассматриваются в отделе документационного обеспечения
управления   информационных   технологий,   связи  и  документооборота
администрации области.
     Предварительное рассмотрение  документов   проводится   с   целью
распределения   поступивших   документов  на  требующие  обязательного
рассмотрения  главой  администрации   области,   заместителями   главы
администрации  области и на направляемые непосредственно в структурные
подразделения администрации области или ответственным исполнителям.
     Предварительное рассмотрение осуществляется,  исходя из оценки их
содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
     Без предварительного   рассмотрения   передаются   по  назначению
документы,  адресованные  непосредственно  структурным  подразделениям
администрации   области   или   государственным  гражданским  служащим
администрации области.
     В целях  более квалифицированной и своевременной защиты интересов
администрации  области   исковые   заявления   (повестки)   после   их
регистрации   в   отделе   документационного   обеспечения  управления
информационных  технологий,  связи  и  документооборота  администрации
области  незамедлительно  направляются в правовой департамент аппарата
главы  администрации  области. (В редакции Постановления Администрации
Тамбовской области от 14.11.2017 № 1123)
     Рассмотренные главой администрации области документы возвращаются
в  отдел  документационного  обеспечения   управления   информационных
технологий, связи и документооборота администрации области.
     Гражданские служащие   отдела    документационного    обеспечения
управления   информационных   технологий,   связи  и  документооборота
администрации области:
     вносят в   регистрационно-контрольную   карточку  на  электронном
носителе  (далее  именуется  -  РКК)  содержание  резолюции,  передают
подлинник  документа  ответственному  исполнителю,  электронный  образ
документа направляют для исполнения заместителям  главы  администрации
области,   руководителям   структурных   подразделений   администрации
области,  органов  исполнительной  власти  области,  органов  местного
самоуправления;
     направляют для исполнения руководителям учреждений и организаций,
указанным в резолюции главы администрации области,  копии документа на
бумажном носителе с резолюцией главы администрации области.
     После рассмотрения  документов  заместителями главы администрации
области их помощники вносят в РКК на электронном  носителе  содержание
резолюций, направляют  электронные  образы  документов  руководителям,
указанным в   резолюции,   с   использованием   системы   электронного
документооборота, при  необходимости  направляют  копии  документов на
бумажном носителе с резолюцией заместителя главы администрации области
руководителям учреждений  и  организаций,  указанным в резолюции,  для
исполнения.
     Все документы,  рассмотренные  главой  администрации  области   и
заместителями главы администрации области, направляются для исполнения
в соответствии с  резолюциями  только  через  отдел  документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота администрации области.
     Передача зарегистрированного  документа из одного подразделения в
другое осуществляется в  электронном  виде  с  использованием  системы
электронного документооборота.
     Документы, поступившие из других  организаций  непосредственно  в
подразделение   (незарегистрированные),  должны  быть  в  обязательном
порядке  направлены   на   регистрацию   в   отдел   документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота администрации области.
     (Подпункт 7.3.2 в редакции Постановления Администрации Тамбовской
области от 16.12.2013 г. N 1483)
     7.3.3. Поступившие  телеграммы   принимаются   под   расписку   с
проставлением  даты  и  времени  приема,  регистрируются  и оперативно
передаются   на   рассмотрение   главе   администрации   области   или
заместителям главы администрации области.
     Текст поступившей   телефонограммы   записывается    (печатается)
получателем и передается руководителю, которому она адресована.
                     
                7.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ
                       ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

     7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются
С использованием       системы      межведомственного     электронного
документооборота,   почтовой,   фельдъегерской   связью.  (В  редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 16.12.2014 № 1615)
     Обработка  документов администрации области для отправки почтовой
связью осуществляется работниками отдела документационного обеспечения
управления информационных технологий, связи и документооборота.     (В
редакции     Постановления     Администрации     Тамбовской    области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Документы  структурных  подразделений  администрации  области для
отправки  передаются  в отдел документационного обеспечения управления
информационных   технологий,   связи   и   документооборота  полностью
оформленными,  зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с
реестром на рассылку. (В    редакции    Постановления    Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Документы,   подлежащие   отправке,   должны   обрабатываться   и
отправляться  в  день их подписания, но не позднее следующего рабочего
дня. (В   редакции   Постановления  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию  лица,  подписавшего  документ,  или  заместителя  начальника
управления   делами   администрации   области,    начальника    отдела
делопроизводства.
     Законвертованная корреспонденция   вносится   в   реестр   и    в
зависимости  от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской
или почтовой связью.
     Документы, адресованные   гражданам,  отправляются  только  через
почтовые отделения связи.
     7.4.2. С   помощью  средств  электрической  связи  осуществляется
передача информации  в  виде  телеграмм,  телетайпограмм,  факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
     7.4.3.  Телеграммы,  составляемые  в  структурных  подразделениях
администрации   области,  принимаются  гражданскими  служащими  отдела
документационного  обеспечения  управления  информационных технологий,
связи  и  документооборота завизированными, подписанными, с отметкой о
категории и виде отправления. (В  редакции Постановления Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Отправка телеграмм  осуществляется  в  соответствии  с  Правилами
предоставления услуг телеграфной связи,  утвержденными  постановлением
Правительства  Российской  Федерации  от 15.04.2005 N 222. (В редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
          
          7.5. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО
            КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

     7.5.1. Электронная   почта   -   один   из   компонентов  системы
автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации
и  ее  передачи между пользователями как внутри администрации области,
органов исполнительной власти  области,  так  и  между  организациями,
имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
     7.5.2. Электронные сообщения,  посылаемые по  электронной  почте,
исполняются  аналогично документам на бумажных носителях,  при наличии
определенной специфики в процессе исполнения.
     7.5.3. Отправитель  электронного  сообщения  запускает  программу
отправки почты и создает файл сообщения,  указывает его  имя,  дату  и
время  отправки.  Сообщения  можно  вводить  и редактировать с помощью
текстовых редакторов.  Электронные сообщения  передаются  адресатам  в
соответствии с указателем на рассылку.
     Адресат получает изображение документа на  экране  компьютера,  а
затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель.
     Электронные копии документов,  поступающие на  официальный  адрес
электронной почты администрации области,  подлежат распечатке и учету.
Регистрация осуществляется в установленном для регистрации  документов
на бумажных носителях порядке.
     Каждому абоненту в электронной  почте  выделяется  индивидуальный
почтовый   ящик  (область  памяти  ЭВМ),  которому  присваивается  код
пользователя,  и обмен электронными сообщениями  осуществляется  через
эти почтовые ящики.
     7.5.4. При передаче и  приеме  текстов  служебных  документов  по
каналам  факсимильной связи гражданский служащий администрации области
обязан руководствоваться следующими требованиями:
     ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя,  подготовившего документ к  передаче,  и  руководителя
соответствующего подразделения;
     факсограммы на  иностранных  языках  отправляются   при   наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
     запрещается передавать   текст   документов   с   пометкой   "Для
служебного пользования";
     поступившие  факсограммы  передаются  в  отдел  документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота для их регистрации. (В     редакции     Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Контроль за использованием факсимильной техники,  установленной в
структурных  подразделениях  администрации области,  осуществляется их
руководителями.

                   7.6. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ

     7.6.1. Учет количества документов за определенный период  времени
(год, квартал) проводится по месту регистрации документов.
     Результаты   учета   количества   документов  обобщаются  отделом
документационного  обеспечения  управления  информационных технологий,
связи  и документооборота и представляются главе администрации области
и заместителям главы администрации области. (В  редакции Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     7.6.2. За единицу  учета  количества  документа  принимается  сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
     7.6.3.  Размноженные  экземпляры подсчитываются отдельно в отделе
документационного  обеспечения  управления  информационных технологий,
связи и документооборота. (В   редакции   Постановления  Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)

                7.7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

     7.7.1. Руководители     администрации     области,    структурных
подразделений   администрации   области    обеспечивают    оперативное
рассмотрение   документов,   доведение   их  до  исполнителей  в  день
поступления,  контроль  за  качественным  исполнением  документов   по
существу вопроса.
     7.7.2. При   рассмотрении   документов   руководитель    выделяет
документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются
немедленно.
     7.7.3. Исполнение  документа  предусматривает:  сбор  и обработку
необходимой информации,  подготовку проекта документа, его оформление,
согласование,   представление   на   подписание  (утверждение)  главой
администрации  области,  заместителями  главы  администрации   области
руководителями   структурных   подразделений   администрации  области,
подготовку к пересылке адресату.
     (Исключен   -   Постановление  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     7.7.4. При   оперативном   решении   вопросов   без   составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на  документе:  о
дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа  и  его  доставкой  исполнителю),  о  датах   промежуточного
исполнения (запрос сведений,  телефонные переговоры и т. д.), о дате и
результатах окончательного исполнения.
     Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
     7.7.5. При  наличии  ответственного  исполнителя  все   остальные
исполнители   обеспечивают   своевременный   и   качественный   анализ
информации и представление ответственному исполнителю в  установленные
им сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения
и т. д.).
     Ответственный исполнитель  несет  персональную ответственность за
полноту и  достоверность  информации,  использованной  при  подготовке
документа.

                  8. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

                     8.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

     8.1.1. Основой  построения  поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
     8.1.2. Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие   учета,
исполнения и использования в справочных целях.
     Регистрируются документы,  поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
     Документы регистрируются  независимо  от  способа  их   доставки,
передачи или создания.
     8.1.3. Документы регистрируются один раз:  поступающие -  в  день
поступления,  создаваемые  -  в  день подписания или утверждения.  При
передаче документа из одного подразделения в другое он  повторно,  как
правило, не регистрируется.
     8.1.4. Регистрация документов производится в  пределах  групп,  в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно  регистрируются  документы,  поступившие   из   Правительства
Российской Федерации,  внутриобластные документы,  протоколы заседаний
коллегии администрации области, обращения граждан и т. п.
     8.1.5.  Документы,  поступающие из аппарата Президента Российской
Федерации,  Правительства  Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской  Федерации  на  рассмотрение  главы  администрации области,
заместителей  главы  администрации области, распорядительные документы
администрации   области,   законы   области,   переписка  за  подписью
руководителей  администрации  области,  протоколы  и решения заседаний
коллегии     администрации    области    регистрируются    в    отделе
документационного  обеспечения  управления  информационных технологий,
связи и документооборота. (В   редакции   Постановления  Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     (Исключен   -   Постановление  Администрации  Тамбовской  области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в  управлении
по связям с общественностью администрации области.
     8.1.6.  Документы  регистрируются в электронных карточках системы
электронного документооборота. (В редакции Постановления Администрации
Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     8.1.7. Регистрационный номер  документа  состоит  из  порядкового
номера,   который,   исходя   из  информационных  потребностей,  может
дополняться цифровым  индексом  структурного  подразделения,  индексом
дела по номенклатуре дел и др.
     8.1.8. Для      достижения      информационной      совместимости
регистрационных  данных  и  создания  поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
     наименование организации (автора или корреспондента);
     наименование вида документа;
     дата и регистрационный номер документа;
     дата и индекс поступления;
     заголовок к тексту (краткое содержание документа);
     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
     срок исполнения документа;
     отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
     Состав обязательных   реквизитов  регистрации  в  зависимости  от
характера документа и задач использования информации может дополняться
другими реквизитами:
     внутренняя переадресация документов по исполнителям;
     код по тематическому классификатору;
     ключевые слова;
     количество листов документа;
     наличие приложений;
     должностное лицо, поставившее документ на контроль;
     промежуточные сроки исполнения;
     перенос сроков исполнения;
     срок хранения документа;
     статус документа (проект, версия);
     вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.
     8.1.9. Регистрация   документов-ответов   осуществляется   в  РКК
инициативных  документов.  Документу-ответу  присваивается  порядковый
номер инициативного письма.
      
           8.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ

     8.2.1. Для  обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в администрации области создаются  поисковые  системы
по документам.
     8.2.2. Информация о документах,  полученная при  их  регистрации,
поступает  в  поисковую  систему,  которая включает в себя картотеки и
классификационные справочники.
     8.2.3. При   традиционной   карточной  регистрации  документов  в
администрации    области     печатается     необходимое     количество
регистрационно-контрольных карточек  (далее  -  РКК),  которые   могут
составлять следующие картотеки:  справочные (по корреспондентам, видам
документов,   авторам   документа   и   др.),   контрольно-справочные,
кодификационные,   по   обращениям  граждан,  алфавитные  и  другие  в
зависимости от задач поиска информации.
     8.2.4. Эффективность работы поисковой системы  достигается  путем
разработки классификационных справочников:
     классификатора вопросов деятельности;
     классификатора видов документов;
     классификатора корреспондентов;
     классификатора резолюций;
     классификатора исполнителей;
     номенклатуры дел.
     Помимо перечисленных  в  конкретной   поисковой   системе   могут
использоваться  и  другие классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
     8.2.5. В  автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного
документа  или  подборки  материалов   осуществляется   по   атрибутам
(название,  вид документа, дата принятия, номер документа и т. п.) или
по контексту (по  любому  слову  или  фразе,  содержащимся  в  искомом
документе).
     8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск  информации  о
деятельности  администрации  области,  не отнесенной к государственной
тайне  или   служебной   информации   ограниченного   распространения,
работникам   администрации   области,  органов  исполнительной  власти
области, иных государственных органов, физическим лицам.
     8.2.7. Порядок   защиты   и   доступа   к   служебной  информации
ограниченного   распространения   определяется   заместителем    главы
администрации  области  по компетенции и непосредственно собственником
информации, в соответствии с законодательством.
   
                  9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

           9.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

     9.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку
на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,
снятие с контроля,  направление исполненного документа в  дело,  учет,
обобщение   и   анализ   хода  и  результатов  исполнения  документов,
информирование руководителей в целях  своевременного  и  качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах.
     9.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы,  требующие
исполнения.
     При постановке документа на контроль на  верхнем  поле  в  правом
верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают
буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
     9.1.3.   Контроль   исполнения   документов   обеспечивают  глава
администрации  области,  его  заместители,  управление государственной
службы  и  организационной  работы,отдел документационного обеспечения
управления   информационных   технологий,  связи  и  документооборота,
управление   по   связям   с  общественностью  администрации  области,
помощники  руководителей  администрации  области, которые осуществляют
учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
(В    редакции    Постановления   Администрации   Тамбовской   области
от 27.04.2012 г. N 494)
     9.1.4. Контроль   исполнения   документов   строится   на    базе
регистрационных данных в соответствии с Инструкцией о контроле.
     9.1.5. Сроки  исполнения  документов  исчисляются  в  календарных
днях:  поступивших  из  федеральных  органов  государственной  власти,
областной Думы,  органов исполнительной власти области,  организаций и
граждан  -  с  даты  их  поступления,  внутренних  - с даты подписания
(утверждения) документа.
     Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
     с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
     без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно" - исполняются в 3-дневный срок;  имеющие пометку "оперативно"
- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
     по запросам членов Совета  Федерации,  депутатов  Государственной
Думы  (депутатскому  запросу)  - не позднее,  чем через 30 дней со дня
получения;
     по запросам  депутатов областной Думы - не позднее,  чем через 15
дней со дня их получения или  в  иной  срок,  установленный  областной
Думой;
     по поручениям   руководства   администрации    области,    данным
структурным     подразделениям    администрации    области,    органам
исполнительной власти области по подготовке проектов  постановлений  -
до 20 дней, распоряжений - до 10 дней;
     по обращениям граждан,  поступившим в администрацию области,  - в
течение  30  дней  со  дня  регистрации  обращения;  в  исключительных
случаях,  при   необходимости   запроса   дополнительной   информации,
требующейся  для  рассмотрения обращения,  глава администрации области
либо уполномоченное им на то лицо вправе  продлить  срок  рассмотрения
обращения  не  более  чем  на  30  дней,  уведомив об этом гражданина,
направившего обращение.
     Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются
директором  правового   департамента   аппарата   главы  администрации
области, исходя  из сроков, указанных в судебных  повестках  или  иных
процессуальных  документах.  (В  редакции  Постановления Администрации
Тамбовской области от 14.11.2017 № 1123)
     Если последний  день  срока  исполнения  документа  приходится на
нерабочий день,  то документ подлежит исполнению не  позднее  рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
     Дата исполнения   указывается   в   резолюции   руководителя    и
фиксируется в РКК.
     9.1.6. При необходимости  изменения  срока  исполнения  документа
ответственный  исполнитель  представляет  на  имя  главы администрации
области или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу
о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
     Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
     О всех    случаях    изменения    срока   исполнения   документов
ответственный  исполнитель  своевременно  информирует  соответствующую
контролирующую  службу для внесения изменений в РКК (новый срок,  дата
изменения, подпись).
     9.1.7. В  случае  исполнения  документа  несколькими структурными
подразделениями  подлинник   документа   направляется   ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
     9.1.8. Предварительный  контроль  сроков  исполнения   документов
осуществляется в следующем порядке:  задания последующих лет - не реже
одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже
одного  раза  в  месяц;  задания  текущего  месяца  -  за пять дней до
истечения срока.
     Все напоминания  исполнителям  и  информация  о них фиксируются в
РКК.
     9.1.9. Снятие  документа  с  контроля  осуществляет руководитель.
Снятие  документа  с  контроля  оформляется  отметкой  об   исполнении
документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или
ссылка на документ (дата и номер),  свидетельствующий  об  исполнении;
отметка  "в  дело";  номер  дела,  в котором будет храниться документ;
дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения,
в котором исполнен документ.
     9.1.10. Документ считается исполненным  и  снимается  с  контроля
после     фактического     выполнения     поручений    по    существу,
документированного подтверждения исполнения  и  сообщения  результатов
заинтересованным  организациям  и лицам или,  если в представленных по
нему материалах  о  выполнении  не  дано  дополнительных  поручений  и
материалы не возвращены на доработку.

         9.2. (Исключен - Постановление Главы администрации Тамбовской
области от 27.06.2011 г. N 21)
  
               10. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, 
                 ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

     10.1. Лица,  ответственные за ведение  делопроизводства,  обязаны
обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их
заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны
храниться   в   рабочих  комнатах  или  в  специально  приспособленных
закрывающихся помещениях,  шкафах, располагаться вертикально корешками
наружу,  предохраняться  от  пыли  и воздействия солнечного света.  На
корешке  каждого  дела  указывается  его  индекс  в   соответствии   с
номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна
соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.
     10.2. Изготовление,   учет,  использование,  хранение  печатей  и
штампов,   факсимиле,   необходимых   для   обеспечения   деятельности
администрации  области,  производится в соответствии с Порядком учета,
использования,  хранения,  передачи и уничтожения печатей и штампов  в
администрации области,   утвержденным   распоряжением    администрации
области от 07.02.2007 N 50-р.
         
                11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,
                   СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ       
                    ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

     (Раздел исключен - Постановление Администрации Тамбовской области
от 07.03.2014 г. N 256)
  
             12. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ
                    РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

     12.1. В   администрации   области   печатаются  только  материалы
служебного характера.
     12.2. В  приемных  заместителей  главы  администрации области,  в
структурных  подразделениях  администрации   области,   как   правило,
печатаются   проекты   поручений,   служебные   письма   за   подписью
соответствующего  руководителя,   заявки   и   документы   внутреннего
характера.   Подготовка   служебных   документов   осуществляется  как
ответственными   за    ведение    делопроизводства    в    структурных
подразделениях    администрации   области,   так   и   непосредственно
ответственными исполнителями с использованием компьютерной  техники  и
соблюдением установленных правил печатания.
     В  отделе документационного обеспечения управления информационных
технологий,  связи и документооборота печатаются проекты постановлений
и  распоряжений  администрации области и приложения к ним, материалы к
заседаниям  коллегии  администрации  области, проекты писем Президенту
Российской  Федерации  и  Правительству  Российской  Федерации, другим
высшим  должностным  лицам за подписью главы администрации области или
его  первого заместителя, доклады руководству администрации области, а
также   другие   материалы   по   поручению  руководителей  управления
информационных технологий, связи и документооборота. (В       редакции
Постановления Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления  и
значимости  материалов с визой руководителей структурных подразделений
администрации области.
     Срочные   документы   печатаются  немедленно.  Порядок  печатания
внеочередных    документов    определяется   заместителем   начальника
управления   информационных   технологий,  связи  и  документооборота,
начальником отдела делопроизводства. (В     редакции     Постановления
Администрации Тамбовской области от 27.04.2012 г. N 494)
     Документы, сданные  в работу после 17.00 часов,  печатаются,  как
правило, на следующий день.
     12.4.  Все  документы  перед  сдачей  в  отдел  документационного
обеспечения    управления    информационных    технологий,   связи   и
документооборота исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое
внимание  должно  быть  обращено  на  четкое  и  разборчивое написание
фамилий,   специальных   терминов,  иностранных  слов,  географических
названий,   наименований   организаций,  цифр,  дат.  Сокращения  слов
применяются  только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, а
также трудно читаемые факсимильные копии к печатанию не принимаются.
(В    редакции    Постановления   Администрации   Тамбовской   области
от 27.04.2012 г. N 494)
     Заказ    на    изготовление    печатной    продукции   в   отделе