|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Тамбовской области от 04.10.2004 № 827АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 04.10.2004 г. Тамбов N 827 Утратилo силу - Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 г. N 353 Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности администрации области и исполнительных органов государственной власти области, установления единых правил работы с документами и порядка ведения делопроизводства ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области согласно приложению. 2. Заместителям главы администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области обеспечить строгое выполнение Инструкции по работе с документами в администрации области. 3. Руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, главам администраций городов и районов области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами. 4. Признать утратившим силу постановление администрации области от 15.03.2002 N 174 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области". 5. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением правил работы с документами, закрепленными в Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области, на заместителя главы администрации области В.А.Черкасова и управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области (Авдеев). Глава администрации области О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 04.10.2004 N 827 ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает единые правила работы со служебными документами и с обращениями граждан. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, законодательными и правовыми актами области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и другими государственными стандартами на унифицированные системы документации. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. Организация и непосредственное ведение делопроизводства возлагается на помощников главы администрации области и заместителей главы администрации области; в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области - на закрепленных за данным участком работы специалистов. 1.5. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единых правил и применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство специалистами, ответственными за работу с документами, контроль за соблюдением положений настоящей Инструкции осуществляется управлением делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. 1.6. При работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.7. Перед уходом в отпуск сотрудники структурных подразделений администрации области и исполнительных органов государственной власти области обязаны передать через лицо, ответственное за работу с документами, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения. 1.8. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение администрации области, исполнительный орган государственной власти области сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы. 1.9. В случае утраты документа работник обязан немедленно доложить руководителю структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области и сообщить начальнику отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. 1.10. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.11. Лица, работающие с документами в администрации области, исполнительных органах государственной власти области, за неисполнение либо за ненадлежащее исполнение правил, предусмотренных Инструкцией, несут персональную ответственность. 1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции. 1.13. Электронная копия настоящей Инструкции размещается на интранет-сервере администрации области и поддерживается в актуальном состоянии отделом делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Распространение электронной версии осуществляется отделом информатизации администрации области. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 2.1. Деятельность администрации области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. 2.2. В соответствии с действующим законодательством глава администрации области издает нормативные правовые документы: постановления администрации области; распоряжения администрации области. По поручению главы администрации области заместитель главы администрации области, курирующий вопросы управления, подписывает распоряжения по кадровым вопросам, касающимся работников, замещающих младшие государственные должности, и по техническим служащим. Администрация области издает официальные документы, подписанные главой администрации области, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации области: акты, договоры, докладные записки, инструкции, отчеты, протоколы, правила, письма, соглашения, справки, телеграммы, телефонограммы, другие виды документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 2.3. Руководители структурных подразделений администрации области издают приказы по вопросам вызова работников, в случае необходимости в выходные и праздничные дни и предоставления им отгулов. 2.4. Руководители исполнительных органов власти издают приказы, другие официальные документы в соответствии с регламентирующими их деятельность актами. 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14) через 1-2 межстрочных интервала (12-18-24 пт). 3.2. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения, определенный формат бланков, цвет бумаги и краски. 3.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 3.5. Документы в администрации области и исполнительных органах государственной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Могут также использоваться форматы А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется. 3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов: 3.6.1. Герб Тамбовской области Герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Тамбовской области от 27 марта 2003 г. N 108-З "О гербе Тамбовской области". 3.6.2. Наименование организации Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Тамбовской области, в Положении о соответствующем структурном подразделении, исполнительном органе государственной власти области. 3.6.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 3.6.4. Справочные данные об организации Справочные данные об организации проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, счетов в банке и др.) 3.6.5. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). 3.6.6. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 15 марта 2004 г. следует оформлять 15.03.2004 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 апреля 2004 г. 3.6.7. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 2), где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 3.6.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 3.6.9. Место составления или издания документа Местом составления или издания документа указывают, как правило, г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта. 3.6.10. Адресат Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Управление инвестиций области Производственно-технический отдел Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов и городов области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома "Меридиан" Н.А.Семиной При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Общество с ограниченной ответственностью "Гранит - М" ул. Б.Садовая, 29, г. Уварово, Тамбовская обл., 393540 При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например: И.П.Калинину ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя. 3.6.11. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления культуры области Личная подпись А.Н.Кузнецов 17.04.2004 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕНЫ постановлением администрации области от 16.01.2002 N 150 Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (приложение N 3). 3.6.12. Резолюция Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например: И.В.Титковой Прошу подготовить проект распоряжения по данному вопросу к 06.09.2004 Личная подпись Расшифровка подписи 27.04.2004 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. 3.6.13. Заголовок к тексту Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностная инструкция ведущего специалиста...". Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал ("точно", 12 пт). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 3.6.14. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ" в верхнем правом поле документа. 3.6.15. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах. Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует приводить полностью. Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем должностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (постановление, распоряжение, приказ) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЮ", предлагаю", "прошу", "ПРИКАЗЫВАЮ" и т.п.). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.). Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"). В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия установила...", "собрание считает..."). В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение..."); от первого лица единственного числа ("прошу подготовить..., "прошу предоставить..."); от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация области направляет..."). Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков). Текст документов печатается через 1,5 интервала ("одинарный"), а текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления. 3.6.16. Отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области и приложения к ней, всего на 52 л., в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 21.01.2002 N 185 3.6.17. Подпись Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились. Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей. 3.6.18. Гриф согласования документа Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Министр экономического развития и торговли Российской Федерации (личная подпись) (инициалы, фамилия) 30.04.2004 СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 30.01.2004 N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. 3.6.19. Визы согласования документа Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник управления здравоохранения области А.Б.Лутцев 21.01.2004 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник управления здравоохранения области А.Б.Лутцев 21.01.2004 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации (постановления, распоряжения и т.п.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т.п.). Допускается оформление виз документа на отдельном листе согласования. Согласование проекта правового акта администрации области оформляют в соответствии с пунктом 4.15 настоящей Инструкции. 3.6.20. Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. 3.6.21. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Верно. Начальник отдела организационной и кадровой работы администрации области Личная подпись Расшифровка подписи 21.08.2004 Администрация области, как правило, может выдавать копии только издаваемых ею документов. 3.6.22. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например: Г.Г.Максимова 72 12 65 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 3.6.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем администрации области или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.6.24. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. 3.6.25. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа и содержащая сведения о пользователе, наименование файла на машинном носителе, время и дату внесения последнего изменения, время и дату печати. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команды "Вставка - поле" и далее выбираются указанные поля. 4. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 4.1. Правовые акты администрации области нормативного характера, т.е. предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении и освобождении от должности заместителей главы, руководителей и работников структурных подразделений администрации области, замещающих государственные должности государственной службы области (кроме младших) в администрации области, руководителей исполнительных органов государственной власти области, о награждении Почетной грамотой администрации области, о возложении полномочий на должностных лиц администрации области, о выделении денежных средств из резервного фонда администрации области оформляются постановлениями (приложения N 4-7). Решения администрации области по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы администрации области принимаются в форме распоряжений (приложение N 8). Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер. Заместитель главы администрации области, курирующий вопросы управления, в пределах своих полномочий подписывает распоряжения администрации области о назначении в администрации области на младшие государственные должности категории "В" и на должности, не являющиеся государственными должностями государственной службы области. 4.2. Проекты актов (постановлений и распоряжений) администрации области вправе вносить заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, руководители исполнительных органов государственной власти области. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект. 4.3. Нормативные правовые акты администрации области издаются на соответствующем бланке установленной формы. Совместные официальные документы оформляются на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов принимается (издается) документ. 4.4. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актов администрации области, то вводная часть должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием вида документа, даты, номера и его наименования. При проведении согласования проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющего отношение к проекту с указанием вида акта, даты, номера и заголовка. 4.5. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, осуществляется по письменному указанию главы администрации области в указанные им сроки, но не позднее 20 дней при подготовке проекта постановления и 10 дней - распоряжения. 4.6. Текст постановления, распоряжения или приказа содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует. Тексты правовых актов администрации области в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие: конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения; точное наименование организаций-исполнителей задания; порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием; поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии в тексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа, контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этих документов либо на лицо, указанное в резолюции руководителя администрации области по конкретному правовому акту; указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта, если такое указание необходимо; указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта. Если проект постановления, распоряжения содержит пункт о выделении денежных средств, то к нему должна прилагаться смета расходов. При подготовке нормативных правовых актов администрации области в текстах документов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на одной строке "3", а на следующей - "января 2004 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век". При переносе из одной строки в другую нельзя отделять инициалы имени и отчества от фамилии. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, рекомендуется писать в тексте цифрами и словами, например, 5 тыс. рублей, 2 млн. рублей. 4.7. В проектах постановлений и распоряжений администрации области, приказах руководителей исполнительных органов государственной власти употребляются полные официальные наименования органов и организаций. 4.8. Предписания, адресуемые подведомственным органам, формулируются в категоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации области, по которым он вправе давать общеобязательные указания. Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.п. в правовых актах не рекомендуется. 4.9. Содержание издаваемых правовых актов главы администрации области, руководителей исполнительных органов государственной власти области не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт. 4.10. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения администрации области от ___ N ___ "О ..." (в ред. распоряжения от ___N__) изложить в следующей редакции: "3. ...(текст новой редакции пункта)". 4.11. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 4 распоряжения администрации области от___ N __ "О ..." (в редакции распоряжения от____N__) после слов "..." дополнить словами "...". 4.12. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего. 4.13. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...", "Отменить распоряжение администрации области от____ N___". 4.14. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более четырех отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу или об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу (отменить) постановления (распоряжения) администрации области согласно приложению". 4.15. Проекты постановлений (распоряжений) должны пройти согласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа. Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня (срочность определяется главой администрации области и его заместителями). При наличии в проекте норм права, срок согласования может превышать один день, но не более сроков, установленных для обычной процедуры согласования проектов. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) администрации области - не более 2 рабочих дней, правовой экспертизы - 5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов, объемом более 10 страниц, срок может быть продлен до 7 рабочих дней. Правовой экспертизе подлежат только проекты нормативных правовых актов. Решение по отнесению актов к нормативным принимает правовое управление администрации области. Для более оперативной проработки сложных нормативных правовых документов в правовое управление администрации области по электронной почте направляются их электронные версии. В заключении на проект нормативного акта указываются пункты, нарушающие действующее законодательство (вид, дата, номер соответствующего акта), предложения по их устранению или изменению формулировок. Заключение визируется лицом, выполнившим экспертизу, начальником отдела правового управления администрации области и возвращается разработчику документа. На основании заключения разработчик документа дорабатывает текст, визирует проект в управлении делопроизводства и материально технического обеспечения администрации области и передает его для дальнейшего согласования в правовое управление администрации области. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу в правовое управление администрации области. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту. Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов предоставляется заместителю главы администрации области по компетенции. Документ в обязательном порядке должен быть завизирован исполнителем; юристом исполнительного органа государственной власти области (при наличии должности в штатном расписании); руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области, который представил проект; заместителем начальника управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, начальником отдела делопроизводства; начальником правового управления администрации области. Со всеми визами проект документа направляется на согласование первому заместителю или заместителю главы администрации области по компетенции. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта в нижней его части от края левого поля. Визы заинтересованных руководителей администрации области, структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, иных государственных органов и организаций проставляются на прилагаемой к проекту постановления (распоряжения) справке в установленном месте (приложение N 9). Дополнительно проекты документов в обязательном порядке согласовываются следующими должностными лицами: руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, которым в документе предусматривают задания или поручения; начальником управления организационной и кадровой работы администрации области - по вопросам организации государственной и муниципальной службы, работы с кадрами, схемы, структуры и штатов администрации области и исполнительных органов государственной власти области, административно-территориального деления и взаимодействия с органами местного самоуправления, при наличии в проекте наименований населенных пунктов, а также при наличии в тексте проекта указания о контроле исполнения документа; начальником управления экономической политики администрации области - по социально-экономическим вопросам, программам развития отраслей экономики; начальником финансового управления области - по финансовым вопросам, по выделению средств из резервного фонда администрации области; начальником мобилизационного отдела администрации области - по вопросам мобилизационной подготовки; председателем комитета по управлению имуществом области - по вопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися в областной собственности, и регулирующим земельные правоотношения; руководителем территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, учреждения, предприятия, организации, интересы которых затрагивает данный правовой акт. Список лиц, визирующих документы, может дополнительно определяться руководителем правового управления администрации области. В случае необходимости, а также по требованию должностного лица, с которым производится согласование, к проекту постановления (распоряжения) может прилагаться пояснительная записка с изложением доводов о необходимости и целесообразности принятия представленного проекта. Пояснительная записка обязательно представляется с проектом постановления, носящего нормативный характер. В ней должны содержаться доводы о необходимости и целесообразности принятия представленного проекта постановления; цели принятия; сведения о действующих правовых актах администрации области по данному вопросу и информация о сроках приведения их в соответствие с принимаемым постановлением; финансово-экономическое обоснование и ожидаемые социально-экономические последствия принятия постановления. Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются, как правило, отдельно и прилагаются к проекту. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций. Отметка об устранении замечаний в проекте производится тем лицом, которое сделало эти замечания. Право окончательной редакции текста проектов постановлений и распоряжений администрации области предоставлено главе администрации области. 4.16. Приложения к документу визируются руководителем структурного подразделения администрации области или исполнительного органа государственной власти области, которым вносится проект, на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части при условии наличия в тексте документа формулировки "утвердить". При отсутствии такой формулировки приложение подписывает заместитель главы администрации области по компетенции. 4.17. В случаях, когда проект постановления (распоряжения) предусматривает обращения с ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением (распоряжением) администрации области направляется соответствующему адресату. 4.18. К проекту постановления (распоряжения) прилагается справка установленного образца (приложение N 9), составленная исполнителем с использованием программы автоматизированной системы регистрации документов и завизированная руководителем структурного подразделения или исполнительного органа государственной власти области. Электронная версия прилагаемой справки передается в протокольный сектор отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области сразу после ее подготовки. При подготовке проектов нормативных правовых актов в электронную версию справки вносится дополнительная информация, характеризующая связи оформляемого проекта нормативного правового акта с другими документами: перечень отменяемых правовых актов; перечень изменяемых правовых актов; перечень правовых актов, на которые имеются ссылки в документе. Этот перечень не распечатывается, он ведется только в электронном виде, в нем указывается: характер связи; вид документа; дата и номер. При внесении изменений в оформляемую к проекту документа справку, эти изменения вносятся в ее электронную версию, которая передается в протокольный сектор отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения повторно. После заполнения справки, при работе со связанными текстами документов автоматически подключается правовая система и при открытии документа можно получить всю информацию, имеющуюся в правовой базе по нему. 4.19. Постановления и распоряжения администрации области регистрируются в протокольном секторе отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области с применением автоматизированной системы регистрации. Нумерация постановлений и распоряжений администрации области ведется с начала и до конца года раздельно. Перед подписанием главой администрации области правового акта, носящего нормативный характер, а также подлежащего контролю, исполнитель должен направить в протокольный сектор отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области электронную версию этого постановления посредством электронной почты либо на дискете. 4.20. Все подписанные постановления и распоряжения оформляются и рассылаются отделом делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области не позднее 3-х дневного срока. При необходимости документы в администрации городов и районов области могут быть направлены электронной почтой. Федеральным органам государственной власти, областной Думе, главному федеральному инспектору в Тамбовской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти постановления и распоряжения рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их подписания. Нормативные правовые акты на бумажной основе с пометкой правового управления администрации области "Документ подлежит передаче в Управление Минюста России по Тамбовской области" в 7-дневный срок со дня их принятия направляются отделом делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области. Электронные копии нормативных правовых актов, размещенные в машиночитаемом виде в эталонной компьютерной базе нормативных правовых актов Тамбовской области, отделом информатизации администрации области направляются в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области и другие организации, с которыми заключены соглашения об информационном обмене правовой информацией, и размещаются на сервере администрации области в сети ИНТЕРНЕТ. Изданные руководителями исполнительных органов государственной власти области нормативные правовые акты подлежат регистрации в правовом управлении администрации области и направлению их в установленном порядке в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области в 7-дневный срок со штампом "Зарегистрировано в правовом управлении администрации области". 4.21. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью протокольного сектора отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области (в исключительных случаях - гербовой печатью). 4.22. Постановления и распоряжения администрации области систематизируются работниками протокольного сектора, с ежемесячным составлением реестров. 4.23. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты: Герб Тамбовской области Наименование органа, издавшего документ, - администрация Тамбовской области Наименование вида акта - постановление, распоряжение. Дата - оформляется цифровым способом (см. п. 3.6.7) и печатается от границы левого поля документа. Место составления документа - г. Тамбов (оформляется центрованным способом). Регистрационный номер документа - состоит из знака N и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. К порядковому номеру распоряжения по кадровым вопросам, подписанного заместителем главы администрации области, через дефис добавляются буквы "рк", например, N 12-рк. Заголовок - печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется от границы левого поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и продлевается до границы правого поля документа. Текст - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (пять печатных знаков). Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). В проектах постановлений, распоряжений употребляются полные официальные наименования органов и организаций. Преамбула в проектах постановлений администрации области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ". Все буквы в этом слове печатаются слитно и в продолжение строки. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, инициалов имени, отчества и фамилии, например: Глава администрации области О.И.Бетин Слова "Глава администрации" и "области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации области печатаются у правой границы текстового поля. Исполнитель - от левой границы текстового поля указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона. Например: К.М.Стариков 72 64 05 Идентификатор электронной копии документа - проставляется в левом нижнем углу последней страницы документа согласно пункту 3.6.26. 4.24. Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 5-8). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала) дается ссылка на постановление (распоряжение). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 05.01.2004 N 3 При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласно приложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 25.01.2002 N 146 Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 28.01.2004 N 148 Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2". При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать: ПРИЛОЖЕНИЕ к программе "Развитие профессионального образования в Тамбовской области" При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения к программе "Развитие профессионального образования в Тамбовской области". 4.25. Все постановления и распоряжения администрации области, содержащие пункт о контроле, направляются отделом делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области в управление организационной и кадровой работы администрации области на бумажных носителях. 5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 5.1. Разработка проектов законов области или иных нормативных правовых актов областной Думы (далее именуются - законопроекты) осуществляется структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в соответствии с утверждаемыми главой администрации области планами законопроектной деятельности. Также право внесения законопроектов принадлежит Тамбовскому областному фонду обязательного медицинского страхования (далее - ФОМС) по вопросам утверждения бюджета ФОМС на соответствующий год и утверждения отчета о его исполнении. Законопроекты, затрагивающие трудовые и социально-экономические права и интересы трудящихся, разрабатываются с учетом мнения Тамбовского областного объединения профсоюзов. Ход выполнения планов законопроектной деятельности контролируется правовым управлением администрации области. 5.2. Проекты планов законопроектной деятельности администрации области разрабатываются правовым управлением администрации области на основе обобщенных предложений структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти на период очередной пленарной сессии областной Думы: январь-июль и сентябрь-декабрь каждого года. Структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти обеспечивают проработку, научное обоснование и своевременное представление (до 25 мая и до 10 ноября) в правовое управление администрации области предложений о разработке законопроектов. Предложения о разработке законопроектов, представляемые в правовое управление администрации области для включения в проекты планов законопроектной деятельности администрации области, должны содержать: наименование законопроекта; обоснование необходимости его разработки и его концепцию; наименование структурного подразделения администрации области (исполнительного органа государственной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти) - головного исполнителя по законопроекту и перечень соисполнителей; ориентировочный срок внесения законопроекта в областную Думу. 5.3. Законопроект должен быть внесен в областную Думу, как правило, за 30 дней до начала работы очередного заседания областной Думы, но не позднее срока формирования повестки дня. Законопроект, подготовленный к внесению в областную Думу, должен быть завизирован полномочным представителем главы администрации области в областной Думе, начальником правового управления администрации области, руководителем структурного подразделения администрации области (исполнительного органа государственной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, а также руководителями заинтересованных органов и организаций. Разработанный законопроект о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет областного бюджета, до согласования в правовом управлении администрации области в обязательном порядке направляется для рассмотрения и подготовки согласованного проекта заключения в финансовое управление области и управление экономической политики администрации области. Срок подготовки проекта заключения не должен превышать 15 календарных дней. Заключение должно содержать следующие сведения: об оценке положений проекта закона с учетом финансово-экономического обоснования, представленного субъектом права законодательной инициативы; о возможности финансирования предполагаемых расходов, связанных с предполагаемой реализацией законопроекта; о позиции главы администрации области в отношении принятия, отклонения, частичного принятия основных положений, отсрочки принятия, даты вступления в силу законопроекта. 5.4. Для внесения законопроекта в областную Думу структурное подразделение администрации области (исполнительный орган государственной власти области, территориальный орган федерального органа исполнительной власти), подготовившее (вносящее) законопроект, оформляет пакет документов, в который включаются: согласованный текст законопроекта (приложение N 10) (законопроект должен быть завизирован руководителем структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя по законопроекту, а также руководителями других заинтересованных структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и организаций), с указанием субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект; финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат); заключение главы администрации области по законопроектам о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другим законопроектам, предусматривающим расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета; пояснительная записка к законопроекту (приложение N 11), подписанная руководителем структурного подразделения администрации области (исполнительного органа государственной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти), подготовившим (вносящим) законопроект, которая должна содержать концепцию предлагаемого законопроекта, его структуру, перечень актов областного законодательства области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или изданию в связи с принятием данного закона; проект постановления областной Думы о законопроекте со справкой (приложение N 12); справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования; проект распоряжения администрации области о внесении законопроекта в областную Думу и назначении официального представителя главы администрации области при рассмотрении законопроекта в областной Думе; письмо главы администрации области в областную Думу; текст законопроекта и проекта постановления областной Думы в электронной форме. 5.5. Законопроект, подготавливаемый для внесения в областную Думу в порядке законодательной инициативы, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 в текстовом редакторе Microsoft Word на стандартных листах бумаги формата А4. На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатаются слова "Проект вносится главой администрации области". Оформление должно соответствовать требованиям по юридико-техническому оформлению законопроектов, утвержденным соответствующими правовыми актами области. Ответственность за качество и оформление законопроекта и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными органами и организациями несут руководители структурных подразделений администрации области (исполнительных органов государственной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти), подготовившие (вносящие) законопроект. 5.6. Структурное подразделение администрации области (исполнительный орган государственной власти области, территориальный орган федерального органа исполнительной власти), подготовившее (вносящее) законопроект, представляет оформленный пакет документов в двух экземплярах, текст законопроекта и проекта постановления областной Думы в электронной форме в правовое управление администрации области для проведения правовой экспертизы. Правовое управление администрации области в течение 10 дней осуществляет подготовку правового заключения на представленный законопроект. После подготовки правовым управлением администрации области заключения согласованный законопроект передается главе администрации области для принятия решения о внесении его в областную Думу. Второй экземпляр оформленного пакета документов остается в правовом управлении администрации области. 5.7. Законопроект, принятый областной Думой в первом чтении и поступивший в администрацию области, направляется с поручением главы администрации области или его заместителя в заинтересованные структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области для его рассмотрения и подготовки проектов поправок к законопроекту. Срок выполнения поручения определяется исходя из необходимых сроков представления поправок в областную Думу. Проекты поправок к законопроекту прорабатываются и оформляются соответствующим подразделением администрации области (исполнительным органом государственной власти области, территориальным органом федерального органа исполнительной власти). Они визируются руководителем соответствующего подразделения или органа исполнительной власти области, заместителем главы администрации области в соответствии с распределением обязанностей и подписываются главой администрации области. Поправки к законопроекту направляются в областную Думу в срок, определенный постановлением областной Думы, но не позднее 30 дней со дня поступления законопроекта в администрацию области. 5.8. Проекты федеральных законов по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации направляются в установленном порядке в соответствующие структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти для подготовки предложений в установленные сроки. Проекты отзывов на указанные законопроекты готовятся правовым управлением администрации области на основе представленных обобщенных предложений. 6. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1. ПРОТОКОЛ 6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания коллегии администрации области, сбор материалов и подготовка протокола возлагается на управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области и управление организационной и кадровой работы администрации области. Решения коллегии имеют рекомендательный характер, оформляются в течение 14 рабочих дней протоколами заседаний коллегии (приложение N 13), которые подписываются председателем коллегии и секретарем. Если проект акта, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается управлением организационной и кадровой работы администрации области соответствующему заместителю главы администрации области для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок. Координацию вопросов подготовки и проведения заседаний коллегии осуществляет заместитель главы администрации области по компетенции. Совещания протоколируются помощниками главы администрации области, заместителей главы администрации области или сотрудниками подразделений, готовившими вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания. 6.1.2. В верхнем правом углу первого листа протокола, который содержит информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 6.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель Секретарь Присутствовали - список присутствовавших на заседании или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Повестка дня - перечисляются вопросы в порядке их важности, докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной. Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний у руководителей администрации области также допускается краткая форма составления протокола. В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них. В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 6.1.4. Протокол заседания коллегии администрации области рассылке не подлежит и хранится в отделе делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации области. Копии протоколов или выписки из них при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью протокольного сектора отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами. 6.1.5. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру. Дата протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита. Номер протокола. Проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом: Председатель, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. 6.2. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 6.2.1. Служебные письма администрации области, структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области готовятся: как ответы о выполнении поручений главы администрации области, его заместителей; как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации области, его заместителей по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области, исполнительных органов государственной власти области; как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области, другим документам; как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма. 6.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями администрации области, структурных подразделений администрации области. 6.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Рекомендуется писать письма на одной странице. 6.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация области считает...", "Комитет по связям с общественностью администрации области рассмотрел...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 6.2.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области и должностных инструкциях сотрудников; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. 6.3. ТЕЛЕГРАММА 6.3.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке. 6.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение. 6.3.3. По срочности доставки телеграммы делятся на категории: правительственные и срочные. Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы. 6.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности. Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала заглавными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации области, первыми заместителями, заместителями главы администрации области. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации области, номер счета, дата составления телеграммы, подпись должностного лица администрации области, имеющего право первой подписи на финансовых документах (приложение N 14). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается. 6.4. СООБЩЕНИЕ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ Копии документов передаются по электронной почте в соответствии с основными правилами работы электронной почты региональной компьютерной сети администрации области, утвержденными постановлением администрации области от 24.03.2003 N 187 "О развитии региональной компьютерной сети администрации области" и размещенными на интранет-сервере администрации области. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, исполнительных органах государственной власти области, регламентируются Инструкцией по работе с документами, положениями о структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области и должностными инструкциями работников. 7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ 7.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным. С помощью почтовой, фельдъегерской связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 7.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 7.3.1. Документы, поступающие в администрацию области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично" и адресованных общественным организациям), проверяются правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 7.3.2. Документы, адресованные руководству администрации области, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации области предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, а затем направляются руководству администрации области, или в структурное подразделение администрации области. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и на направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области или ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области или должностным лицам. В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересов администрации области исковые заявления (повестки) после их регистрации в канцелярии отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области незамедлительно направляются в правовое управление администрации области. Рассмотренные главой администрации области документы возвращаются в отдел делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области для их учета и передачи на исполнение. После рассмотрения документов заместителями главы администрации области их помощники вносят в регистрационно-контрольную карточку на электронном носителе (далее именуется - РКК) содержание резолюций, а документы передаются на исполнение через канцелярию отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации области, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям помощник руководителя администрации области готовит и передает копии документа. 7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 7.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью. Обработка документов администрации области для отправки почтовой связью осуществляется работниками канцелярии отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. 7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделениях администрации области, принимаются сотрудниками канцелярии отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области завизированными, подписанными и датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299). 7.5. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 7.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 7.5.2. Проекты распорядительных документов после их подготовки согласовываются с заинтересованными подразделениями и должностными лицами и передаются в отдел делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, который осуществляет контроль правильности их оформления, затем передаются в правовое управление администрации области для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. 7.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 7.6. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 7.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и передачи между пользователями как внутри администрации области, органов исполнительной власти области, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 7.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель. 7.6.3. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области, осуществляется их руководителями. 7.7. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ 7.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются отделом делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области и представляются руководству. 7.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 7.7.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. 7.8. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 7.8.1. Руководители администрации области, структурных подразделений администрации области обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 7.8.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 7.8.3. С документами, поступившими исполнителям от главы администрации области с поручениями, руководители структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти области обязаны ознакомить заместителя главы администрации области по компетенции. 7.8.4. Документы, контроль исполнения которых поручен помощникам главы администрации области, тиражируются ими в необходимом количестве экземпляров и передаются в канцелярию отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области для рассылки. 7.8.5. Представления на очередное заседание областной Думы, подписанные главой администрации области, после регистрации в канцелярии отдела делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области передаются в правовое управление администрации области в целях оперативного исполнения. 7.8.6. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации области, руководителями структурных подразделений администрации области или исполнительных органов государственной власти области, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество копий документа и передает его в копировально-множительное бюро для тиражирования. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 7.8.7. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 7.8.8. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 8. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 8.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. 8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, внутриобластные документы, протоколы заседаний коллегии, обращения граждан и т.п. 8.1.5. Документы, поступающие из аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации на рассмотрение главы администрации области, его заместителей, распорядительные документы, переписка за подписью руководителей администрации области, протоколы и решения заседаний коллегии регистрируются в отделе делопроизводства управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области. Регистрация федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, актов Федерального Собрания Российской Федерации, законов области, нормативных актов областной Думы, поступающих в администрацию области, производится правовым управлением администрации области. Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в комитете по связям с общественностью администрации области. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в структурных подразделениях администрации области. 8.1.6. Документы регистрируются в РКК - традиционных или электронных карточках, журналах. 8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др. 8.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер инициативного письма. 8.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ 8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области создаются поисковые системы по документам. 8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. 8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов в администрации области печатается необходимое количество РКК, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. 8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). 8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации области, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам администрации области, исполнительных органов государственной власти области, иным государственным органам, организациям, физическим лицам. 8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется заместителем главы администрации области, курирующим вопросы управления, в пределах его компетенции и непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством. 9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ 9.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 9.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения письменных указаний главы администрации области производится в автоматизированной системе контроля исполнения документов (АСКИД). Реквизиты документов, учет работы с которыми ведется с помощью программ интегрированной базы данных, передаются в АСКИД автоматически после ввода отметки о необходимости их контроля. При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают глава администрации области, его заместители, управление организационной и кадровой работы, управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, комитет по связям с общественностью администрации области, помощники руководителей администрации области, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
