"справочник практикующего юриста по трудовому праву" (сутягин а.в., ершов в.а., толмачев и.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2008)

7.5.2.2. Рассмотрение документального подтверждения обстоятельств, обеспечивающих законность прекращения трудового договора с данным сотрудником.
7.5.2.3. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.
7.5.2.4. Внесение в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора, обеспечение расчета с сотрудником.
7.5.2.5. Оформление документов, сопровождающих прекращение с сотрудником трудового договора.
7.5.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о прекращении с ним трудового договора производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником. При рассмотрении заявления принимаются во внимание:
7.5.3.1. Мотивированное мнение непосредственного начальника сотрудника, выраженное в письменном отзыве либо в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.3.2. Мотивированное мнение начальника отдела (группы) ротации, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.3.3. В необходимых случаях - мотивированное мнение аттестационной комиссии предприятия, выраженное в представлении.
7.5.3.4. В необходимых случаях - мотивированное мнение профсоюзной организации предприятия, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.4. Предупреждение (уведомление) о предстоящем прекращении с ним трудового договора доводится до сведения сотрудника персонально, письменно, под подпись. При отказе от подписи (ознакомления) составляется акт.
7.5.5. Рассмотрение обстоятельств, обеспечивающих законность прекращения трудового договора с данным сотрудником, производится отделом (группой) ротации на основании соответствующих документов. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой. В справке, помимо прочего, указывается:
а) уточненный порядок выдачи сотруднику трудовой книжки;
б) состав документов, подлежащих выдаче сотруднику в связи с увольнением;
в) уточненный порядок расчета с сотрудником.
7.5.6. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела ротации (см. п. 7.5.5).
7.5.7 Сотрудник, с которым прекращается трудовой договор, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под подпись в течение трех рабочих дней с даты издания, но не позднее дня увольнения. При отказе от подписи (ознакомления) либо в случае невозможности ознакомить сотрудника с приказом (распоряжением) об этом на приказе (распоряжении) делается отметка.
7.5.8. Внесение в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора производится на основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью (часть статьи, пункт статьи) федерального закона.
7.5.9. В день прекращения трудового договора сотруднику выдается надлежащим образом оформленная трудовая книжка. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность).
7.5.10. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, отделом кадров направляется письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении по основанию, предусмотренному подп. "а" п. 6 части первой ст. 81 или п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ;
при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй ст. 261 ТК РФ.
7.5.11. По письменному обращению сотрудника, не получившего трудовую книжку после увольнения, последняя в надлежаще оформленном виде выдается не позднее трех рабочих дней со дня обращения. В случае смерти (признания судом умершим или безвестно отсутствующим) сотрудника трудовая книжка выдается по письменному обращению его родственников либо доверенных лиц.
До выдачи трудовой книжки личности родственников (доверенных лиц) и их полномочия должны быть документально подтверждены. Выдача трудовой книжки во всех случаях производится под подпись.
7.5.12. Отдел ротации ко дню увольнения готовит и представляет в бухгалтерию и иные структурные подразделения предприятия документы, необходимые для производства расчета с сотрудником в соответствии со ст. 140 ТК РФ.
7.5.13. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора соответствующие записи вносятся в документацию по труду. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с прекращением трудового договора (увольнением), и их выдача сотруднику производится в порядке, предусмотренном п. 2.3.11.4 настоящей Инструкции.
VIII. Организация документирования кадровой работы
8.1. Документооборот, его составляющие.
8.1.1. Документооборот - движение документов, образующихся в деятельности предприятия с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на хранение). Оборот документов по кадровой работе следует рассматривать в качестве составляющей общего документооборота предприятия.
8.1.2. Документы по кадрам, образующиеся в повседневной деятельности предприятия, по месту происхождения делятся на входящие, исходящие и внутренние. При этом:
входящие документы по кадрам поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т.п.;
исходящие документы по кадрам направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например: письма, справки, отчеты и пр.;
внутренние документы по кадрам издаются предприятием исключительно для внутреннего пользования, например: приказ, протоколы, акты и т.д.
8.1.3. Обработка входящих документов.
8.1.3.1. Поступление входящих документов по кадрам происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и, несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем.
8.1.3.2. Обработка входящих документов по кадрам в общем случае включает:
- прием документа по каналам связи, от курьера или отправителя;
- проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений;
- проверку правильности адресования;
- вскрытие конвертов (упаковок);
- систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- регистрацию;
- предварительное рассмотрение;
- передачу документов на рассмотрение (исполнение).
Все операции по обработке документов следует производить в специально приспособленном для этой цели помещении (кадровом делопроизводстве).
8.1.3.3. Доставка почтовой корреспонденции возлагается на курьера или секретаря. Доставленная корреспонденция пересчитывается, после чего производится проверка целостности упаковки и вложений.
8.1.3.4. Проверка правильности адресования выполнятся с целью своевременного выявления документов, предназначенных другим адресатам. После этого производится вскрытие конвертов (упаковок) правильно адресованной почтовой корреспонденции, при этом конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.
8.1.3.5. Последующая регистрация документов по кадрам включает: простановку на документе регистрационного штампа "Вх. N ___"; присвоение документу регистрационного индекса;
внесение присвоенного документу индекса и даты поступления документа в регистрационный штамп;
внесение справочных сведений о документе в регистрационную (регистрационно-контрольную) форму (РК (РКФ)) - карточку, журнал или книгу регистрации входящих документов.
8.1.3.6. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководителем предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в зависимости от их адресации исходя из оценки содержания каждого документа и с учетом распределения полномочий между должностными лицами (структурными подразделениями).
8.1.3.7. Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам предприятия, обычно передаются непосредственно этим структурным подразделениям (должностным лицам), а документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия, передаются последнему. Передача документов на рассмотрение производится с простановкой соответствующей отметки в РКФ.
8.1.3.8. Рассмотренные документы возвращаются с соответствующей резолюцией (см. далее). После этого содержание резолюции вносится в РКФ, а документ в зависимости от содержания резолюции передается на исполнение либо - в том случае, если он носит сугубо информационный характер, - подшивается в дело.
8.1.3.9. Обработка входящих электронных документов (далее - ЭД) выполняется с соблюдением ряда особенностей. Прием ЭД по каналам сообщений электронной почты производится на единый (официальный) электронный адрес предприятия ... (Указать конкретно.)
При регистрации указанных ЭД к регистрационному индексу добавляется знак @ ("эт"), например: N 10/04-06@. В необходимых случаях производится распечатка ЭД с последующим проставлением заверительной надписи (штампа): "Документ получен в электронном виде, распечатка соответствует оригиналу", после чего бумажная копия документа регистрируется в соответствии с вышеизложенными правилами.
8.1.3.10. Обработка входящих телеграмм включает прием (под расписку с проставлением даты и времени приема), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). Обработка входящих телефонограмм включает прием (запись текста в специальном журнале либо на бланке), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение).
Обработка входящих факсограмм включает прием (с последующим делением ленты документа на листы формата А4), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). При наличии в тексте отметки "С досылкой подлинника" об этом делается отметка в регистрационном штампе.
8.1.4. Организация исполнения входящих документов
8.1.4.1. Исполнение документов по кадрам организуется в соответствии с резолюцией - кратким письменным распоряжением, сделанным руководителем предприятия (иным лицом, уполномоченным рассматривать соответствующий документ) на документе. В резолюции указываются:
- фамилия, инициалы и (или) наименование должности исполнителя (при наличии нескольких исполнителей, кроме того, ответственного исполнителя);
- содержание поручения (что именно следует выполнить);
- срок исполнения;
- личная подпись автора резолюции;
- дата оформления резолюции.
8.1.4.2. После получения от руководителя предприятия рассмотренных документов по кадровой работе секретарь (иной уполномоченный работник) производит:
регистрацию резолюций в РКФ;
оперативное оповещение исполнителей (ответственных исполнителей) из числа сотрудников отдела кадров;
в необходимых случаях - тиражирование документа в требуемом количестве экземпляров (с последующим учетом копий документа).
8.1.4.3. Выдача документа исполнителю (ответственному исполнителю), как правило, производится не позднее чем на следующий рабочий день после возвращения документа, под подпись в РКФ. Исполнитель обеспечивает:
сохранность документа в процессе работы с ним;
своевременное, полное и качественное исполнение документа в точном соответствии с резолюцией;
самоконтроль за исполнением документа по существу вопроса;
предоставление контролирующим инстанциям достоверных сведений о ходе исполнения документа.
8.1.4.4. Ответственный исполнитель, кроме указанного в п. 8.1.4.3, обеспечивает рациональное распределение обязанностей между соисполнителями, координацию их работы, осуществляет контроль за ее надлежащим исполнением. Соисполнители в этом случае прежде всего обеспечивают своевременный, полный и качественный анализ информации, а также представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
8.1.4.5. В общем случае исполнение документа по кадровой работе предусматривает:
сбор и обработку информации, необходимой для исполнения документа (подготовки проекта ответного документа);
подготовку предложений по исполнению документа (проекта ответного документа);
уточнение предложений (проекта ответного документа);
реализацию предложений (оформление, согласование, представление проекта документа на подпись (утверждение));
информирование лица - автора резолюции об исполнении (подготовку документа к отправке по назначению) в форме отметки об исполнении документа на экземпляре, помещаемом в дело.
8.1.4.6. Проект документа должен отвечать требованиям, предъявляемым к подготовке деловых документов, а также в точности соответствовать сути поручения, указанного в резолюции. В необходимых случаях производится предварительное согласование проекта документа, при этом:
а) внешнее согласование, как правило, выполняется:
с руководством территориального органа управления (власти) по месту регистрации индивидуального предпринимателя - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этого органа;
с юридическими (физическими) лицами, выступающими обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, либо интересы которых затрагиваются в соответствующем документе;
с разрешительными инстанциями - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этих инстанций;
с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор, инспектирование) в определенной области деятельности;
б) внутреннее согласование обычно выполняется:
со структурными подразделениями, которым в соответствии с документом предписывается выполнение тех или иных поручений;
с представительным органом работников, если в соответствии с законодательством такое согласование является обязательным, например для учета мнения представительного органа