"справочник практикующего юриста по трудовому праву" (сутягин а.в., ершов в.а., толмачев и.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2008)

работников;
с главными (ведущими) специалистами - по направлениям (вопросам) деятельности, затрагиваемым в документе и относящимся к компетенции соответствующих специалистов.
8.1.4.7. До рассмотрения руководителем предприятия проект документа проверяется на предмет соответствия законодательству юристом. Подписанный (утвержденный) оригинал документа регистрируется, тиражируется в требуемом количестве экземпляров и готовится к отправке.
Копии документа, подлежащие отправке, рассылаются в соответствии со сведениями об адресате. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия.
8.1.5. Организация работы с исходящими документами
8.1.5.1. Обработка исходящих бумажных документов в общем случае включает:
- прием уполномоченным сотрудником отдела кадров подготовленных к отправке документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
- проверку правильности оформления, адресования и комплектности документов;
- регистрацию документов;
- сортировку документов по видам почтовых отправлений и адресам;
- простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);
- фальцовку (перегиб) документов, их вложение в конверты (упаковки);
- заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку;
- упаковку в транспортировочную тару.
8.1.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны быть: - полностью оформленными;
- размноженными в требуемом количестве экземпляров; - с указанием почтового адреса;
- в комплекте с приложениями и сопроводительными письмами, если это обусловлено особенностями комплектации соответствующего документа.
8.1.5.3. Регистрация исходящих документов производится по тем же правилам, что и для входящих документов. Сортировка документов - по видам почтовых отправлений и адресам - производится для того, чтобы сократить время на выполнение последующих операций (действий) по подготовке к рассылке.
8.1.5.4. Простановка адресных сведений на конвертах (упаковках) выполняется в соответствии со сведениями, указанными исполнителем (ответственным исполнителем). Фальцовка документов производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки).
8.1.5.5. Заклеивание конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) обеспечивает сохранность почтовых отправлений и их своевременную доставку к месту назначения (без взимания доплаты с адресата). На заказную корреспонденцию составляется реестр.
8.1.5.6. Обработка рассылаемых ЭД производится вышеописанным образом, но с соблюдением ряда особенностей. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить с единого (официального) электронного адреса предприятия.
8.1.5.7. Обработка исходящих телеграмм и факсограмм включает прием от исполнителя, регистрацию и отправку. Обработка исходящих телефонограмм включает запись текста в специальном журнале либо на бланке, его подписание уполномоченным работником, регистрацию и последующую передачу по телефону.
8.1.6. Организация работы с внутренними документами по кадрам осуществляется через секретаря (иного уполномоченного работника) теми сотрудникам предприятия, для которых они предназначены, с соответствующей отметкой в РКФ.
8.2. Контроль исполнения документов.
8.2.1. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное их исполнение. В общем случае организация контроля исполнения документов по кадровой работе включает:
8.2.1.1. Выявление документов, исполнение которых подлежит контролю.
8.2.1.2. Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю.
8.2.1.3. Постановку документов на контроль исполнения.
8.2.1.4. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов.
8.2.1.5. Проверку соответствия исполнения документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований.
8.2.1.6. Снятие исполненного документа с контроля.
8.2.1.7. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов.
8.2.1.8. Информирование руководителя предприятия, начальников структурных подразделений, включая начальника отдела кадров, о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.2.2. Организация контроля исполнения документов по кадровой работе возлагается на инспектора отдела кадров по контролю за исполнением документов. Непосредственный контроль за надлежащим исполнением документов осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители).
8.2.3. На контроль исполнения ставятся все зарегистрированные документы, требующие исполнения и (или) включенные в Табель документов (см. далее). При этом наиболее тщательному контролю, как правило, подлежат входящие документы территориальных органов управления (власти), входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия, документы, требующие срочного или оперативного исполнения, а также иные документы - по решению руководителя предприятия.
8.2.4. Для постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом "К" или "Контроль". Кроме того, при постановке документа на контроль исполнения в РКФ фиксируются следующие сведения:
- содержание поручения (резолюции);
- сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю, либо иное основание для постановки документа на контроль;
- сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа;
- срок исполнения документа, а при необходимости особые требования к исполнению документа (форма представления (вид документа, специфические требования к содержанию и структуре документа и т.п.)).
8.2.5. На основе сведений, зафиксированных в РКФ, может формироваться контрольная картотека. Такая картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям (ответственным исполнителям), по группам документов (в зависимости от их содержания и функционального назначения) и ведется в бумажном и электронном видах.
8.2.6. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов по кадровой работе осуществляются с соблюдением следующих основных правил:
а) систематичность. Предварительная проверка проводится на всех этапах исполнения документа;
б) регулярность. Предварительная проверка, в частности, организуется: в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году, - не реже одного раза в текущем году;
в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце, - не реже одного раза в текущем месяце;
в отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце, - в среднем еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения;
в отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, - ежедневно;
в) документальное подтверждение результатов проверки. Все напоминания исполнителям, как и полученная от них информация о состоянии документа, фиксируются в РКФ;
г) комплексность. Проверке подлежат и сроки, и качество исполнения документа.
8.2.7. Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В необходимых случаях исполнителю (ответственному исполнителю) делается напоминание о порядке исполнения документа с простановкой отметки в РКФ.
8.2.8. В исключительных случаях срок исполнения документа может быть изменен на более поздний. С этой целью исполнитель (ответственный исполнитель) не менее чем за три рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнения документа представляет (с ведома своего непосредственного начальника) ответственному за организацию контроля мотивированную письменную просьбу с указанием нового срока исполнения документа.
8.2.9. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. О снятии документа с контроля делается отметка в документе и в РКФ.
8.2.10. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов по кадровой работе производятся путем формирования оперативных и аналитических отчетов. Порядок подготовки и представления отчетов устанавливается руководителем предприятия по представлению начальника отдела кадров. При подготовке отчетов используются сведения, полученные в ходе проверочных мероприятий, а также справки об исполнении документов, регулярно представляемые структурными подразделениями.
8.2.11. Посредством справок и отчетов организуется информирование о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. На основе полученной информации руководитель предприятия принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизацию системы контроля за исполнением документов, дает соответствующие поручения начальникам структурных подразделений, включая начальника отдела кадров.
8.3. Организация текущего хранения документов по кадровой работе.
8.3.1. Организация текущего хранения документов по кадровой работе начинается с разработки номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, применяемых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения, при этом:
а) сводная номенклатура дел включает перечень заголовков всех дел предприятия;
б) номенклатура дел отдела кадров включает заголовки дел, относящиеся к организации кадровой работы.
8.3.2. Разработка сводной номенклатуры дел производится на основе номенклатур дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются те или иные документы: финансовые, кадровые и т.п.
8.3.3. В номенклатуру дел включаются все документы, подлежащие распределению в дела, в том числе и ЭД. Общий порядок разработки номенклатуры дел отдела кадров включает:
8.3.3.1. Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов и сроки их хранения.
8.3.3.2. Изучение особенностей, присущих организации кадрового делопроизводства, принимая во внимание содержание деятельности отдела кадров, объем, интенсивность и состав кадрового документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.п.
8.3.3.3. Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела).
8.3.3.4. Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов.
8.3.3.5. Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года.
8.3.3.6. Составление и оформление проекта номенклатуры дел.
8.3.3.7. Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами (см. далее), в необходимых случаях - его уточнение и дооформление.
8.3.3.8. Утверждение проекта номенклатуры дел.
8.3.4. Проект номенклатуры дел структурного подразделения готовится по утвержденной работодателем форме. При определении перечня документов, образующихся в деятельности отдела кадров, и сроков их хранения следует руководствоваться:
8.3.4.1. Положением о структурном подразделении.
8.3.4.2. Должностными инструкциями работников структурного подразделения.
8.3.4.3. Перечнями документов с указанием сроков хранения.
8.3.4.4. Номенклатурами дел структурного подразделения за предшествующие 3 - 5 лет.
8.3.4.5. Типовыми и примерными номенклатурами дел.
8.3.4.6. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
8.3.4.7. Документами по планированию деятельности структурного подразделения и отчетности о ее результатах.
8.3.4.8. При разработке номенклатуры дел отдела кадров также принимаются во внимание:
- содержание его деятельности, специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота отдела кадров, полученные расчетно-аналитическим методом;
- сведения об организационной структуре и штатной численности отдела кадров;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между сотрудниками отдела кадров.
8.3.5. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности отдела кадров. Последующая конкретизация заголовков дел производится с учетом состава и функционального назначения формируемых в соответствующие дела документов, при этом:
8.3.5.1. Заголовки дел, формируемые из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин "документы", дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в данное дело: планы, списки, доклады и т.д.
8.3.5.2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов переписки, как правило, содержат термин "переписка", дополненный соответствующим пояснением - с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. Заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов), а заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки.
8.3.5.3. Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом.
8.3.5.4. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т.п.), должны содержать наименования последних. Если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов), а если дело сформировано из материалов