"справочник практикующего юриста по трудовому праву" (сутягин а.в., ершов в.а., толмачев и.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2008)

на текущем хранении, другим предприятиям (организациям, учреждениям) производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя предприятия по акту приема-передачи дел во временное пользование на срок до трех месяцев.
Акт составляется в двух экземплярах, подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей сторон, выдавших и получивших документ (дело). По истечении указанного срока дело должно быть возвращено в место его хранения, после чего при необходимости выдано повторно.
8.3.37. Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия. В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.
Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований) с разрешения руководителя предприятия и только после получения от пользователя письменного подтверждения сохранности дел.
8.4. Организация временного хранения документов в архиве.
8.4.1. Подготовка документов к передаче в архив начинается с оформления дел, которое в зависимости от сроков хранения может носить полный или частичный характер. Полное оформление предусмотрено в отношении дел по кадрам, а также дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Частично оформляются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.4.2. Заполнение ранее незаполненных реквизитов производится в отношении реквизитов, по тем или иным причинам ранее не заполненных. В случае переформирования дела - например, при изменении обратного хронологического порядка группировки документов на прямой, при выявлении документов, подлежащих изъятию из состава дела, нумерация выполняется заново с применением нумератора или простого карандаша. Старый номер при этом зачеркивается, а не стирается, рядом проставляется новый. В остальных случаях нумерация листов, как правило, только проверяется.
8.4.3. Составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела требуется, если это не было выполнено ранее. На перенумерованные дела составляется новый лист-заверитель, который помещается вместе с зачеркнутым листом-заверителем, составленным ранее.
8.4.4. Составление внутренней описи документов дела также производится в тех случаях, когда это не было выполнено ранее. Изменения в составе документов, в т.ч. обусловленные изъятием документов, заменой их копиями и т.п., отражаются в графе "Примечание".
8.4.5. Брошюровка дела выполняется после удаления из листов дела металлических креплений. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела.
8.4.6. Проверка полноты и правильности оформления дела, а также его физического состояния выполняется после завершения вышеперечисленных работ. Выявленные в оформлении дела недостатки устраняются, а недостатки в физическом состоянии дела (особенности этого состояния) отражаются в листе-заверителе дела.
8.4.7. Подготовка к передаче в архив ЭД (БД) предусматривает:
- проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- запись ЭД (БД) на машинные носители;
- проверку качества записи;
- описание ЭД;
- предварительную простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам;
- подготовку комплекта сопроводительной документации.
8.4.8. Передача дел на хранение в архив производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Экспертиза ценности документов представляет собой процедуру изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ.
8.4.9. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). О создании ЭК руководитель предприятия издает приказ.
В состав комиссии включаются наиболее компетентные (в вопросах отбора документов на архивное хранение) работники в количестве не менее трех человек, в том числе руководитель соответствующего архива (лицо, ответственное за архив). Председателем ЭК обычно назначается работник, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
8.4.10. Основные задачи ЭК по отбору документов на хранение в архив. ЭК под руководством председателя организует работу по экспертизе ценности документов, подлежащих передаче в архив.
Непосредственное выполнение экспертных мероприятий возлагается на ответственного за делопроизводство (с привлечением на время экспертизы необходимого числа работников с соответствующей подготовкой). Промежуточные и итоговые результаты работы по экспертизе ценности документов регулярно рассматриваются на заседаниях ЭК.
8.4.11. Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
8.4.12. Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой "ЭПК" выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой "ЭПК" переформировываются. Выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.
8.4.13. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
8.4.14. Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и ЭК.
8.4.15. Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с учетом ряда особенностей. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив (совместно с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.
8.4.16. Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.
8.4.17. Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).
8.4.18. После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.4.19. Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.
8.4.20. В соответствии с графиком осуществляется заключительная подготовка дел к передаче в архив. В ходе такой подготовки выполняются следующие мероприятия:
- проверка правильности формирования дел;
- проверка правильности оформления дел;
- проверка соответствия количества дел, подлежащих передаче в архив, учетным данным;
- устранение недостатков, препятствующих передаче дел в архив (в необходимых случаях).
8.4.21. Непосредственно перед передачей дел полнота и качество их подготовки проверяется работником архива. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению ответственным за делопроизводство в отведенный для этого срок.
8.4.22. Полностью готовые к передаче дела доставляются в архив работниками соответствующего структурного подразделения ко времени, установленному графиком, при этом особое внимание обращается на обеспечение сохранности дел. Передача и прием дел производится поединично, из рук в руки от ответственного за делопроизводство к работнику архива.
8.4.23. При передаче-приеме дел по кадрам обычно производится и проверка количества листов в составе помещенных в дело документов. О передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка.
8.4.24. Передача в архив ЭД (БД) производится на автономных машинных носителях либо по каналам локальной информационной сети. Вместе с ЭД (БД), как правило, передается и сопроводительная документация.
Контроль полноты и качества передаваемых ЭД (БД) осуществляется при помощи сертифицированных программно-технических средств. Информация в составе особо ценных ЭД (БД) может проверяться на предмет идентичности учетным данным методами выборочного просмотра содержания ЭД (БД), сверки контрольных сумм и т.п.
8.4.25. После передачи-приема последнего дела в конце описи заполняются данные (цифрами и прописью о количестве фактически принятых в архив дел и о номерах отсутствующих дел (при выявлении таковых или на основании справок)). Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы в составе этих дел.
8.5. Примерный состав управленческой документации. Табель форм и альбом форм документов.
8.5.1. Состав документации, в том числе и кадровой, конкретизируется с учетом направленности и содержания деятельности предприятия. В целях упорядочения документирования деятельности предприятия разрабатываются унифицированные формы документов (УФД) - совокупность размещенных особым образом на материальном носителе реквизитов и блоков информации, применение которых в составе данной формы обусловлено функциональным назначением документа (группы однородных документов).
8.5.2. УФД разрабатываются в традиционном и электронном видах. Это дает возможность для их последующего применения и в качестве бумажного бланка, и в качестве электронного шаблона соответствующего документа.
8.5.3. В своей совокупности УФД образуют Табель унифицированных форм документов. Табель представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками.
8.5.4. Функциональное назначение табеля форм заключается в закреплении правового статуса управленческой документации и образующих ее документов, оптимизации состава управленческой документации, ее функциональности, а также во внедрении и обеспечении единого порядка подготовки управленческих документов.
8.5.5. Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками. Основное функциональное назначение альбома форм состоит в унификации форм представления документированной информации.
8.5.6. Подготовка управленческих документов производится на основе сведений и образцов, имеющихся в составе табеля форм и альбома форм. При подготовке соответствующих видов документов принимаются во внимание требования к их содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.
Глава 4. ДИСЦИПЛИНА ТРУДА
4.1. Общие положения о дисциплине труда.
Правила внутреннего трудового распорядка
В соответствии со статьей 21 Трудового кодекса РФ работник обязан:
добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
соблюдать трудовую дисциплину;
выполнять установленные нормы труда;
соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).
Статья 2 Трудового кодекса РФ формулирует в качестве одного из принципов регулирования трудовых отношений обязанность сторон трудового договора соблюдать условия заключенного договора, включая право работодателя требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и право работников требовать