Распоряжение Правительства Орловской области от 03.09.2015 № 315-р

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

3 сентября 2015 г. № 315-р

г. Орёл

(В редакции Распоряжения Правительства Орловской области

 от 26.07.2016 № 336-р)

В соответствии с Законом Орловской области  от 10 ноября 2014 года №1683-ОЗ «О Правительстве и системе органов исполнительной государственной власти Орловской области», в целях обеспечения единства подходов и требований к ведению документационного обеспечения деятельности Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, повышения эффективности документирования управленческой деятельности:

1.  Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области.

2.  Руководителям органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области при работе с документами.

3.  Признать утратившим силу распоряжение Правительства Орловской области от 12 мая 2011 года № 197-р.

4.Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области В.В. Соколова. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

Исполняющий обязанности Председателя

Правительства Орловской области                 А.Ю. Бударин

Приложение

к распоряжению

Правительства Орловской области

 от 3 сентября 2015 г. № 315-р

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

(В редакции Распоряжения Правительства Орловской области

от 26.07.2016 № 336-р)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования  организации делопроизводства и повышения его эффективности в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (далее также – органы исполнительной власти).

1.2. При ведении делопроизводства в органах исполнительной власти применяются следующие правовые акты:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

2) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об электронной подписи);

3) Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4) Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (далее – Закон о государственном языке);

5) Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

6) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

7) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

8) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

9) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

10) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (далее – Правила телеграфной связи);

11) постановление Правительства Российской Федерации от 9 декабря 2014 года № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи»;

12) постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции»;

13) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее – Правила делопроизводства);

14) постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

15) распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года № 583-р;

16) приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Почтовые правила);

17) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;

18) Устав (Основной Закон) Орловской области;

19) Закон Орловской области от 2 ноября 2013 года № 1554-ОЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Орловской области»;

20) Закон Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-ОЗ «Об архивном деле в Орловской области»;

21) Закон Орловской области от 1 августа 2002 года № 266-ОЗ «О гербе и флаге Орловской области»;

22) Закон Орловской области от 15 апреля 2003 года № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (далее – Закон о правотворчестве);

23) указ Губернатора Орловской области от 28 мая 2015 года № 303 «Об утверждении Регламента Губернатора Орловской области» (далее – Регламент Губернатора Орловской области);

24) постановление Правительства Орловской области от 17 июня 2015 года № 265 «Об утверждении Регламента Правительства Орловской области» (далее – Регламент Правительства Орловской области);

25) постановление Правительства Орловской области от 16 июня 2016 года №242 «О правовом обеспечении деятельности органов исполнительной государственной власти Орловской области»  (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

При работе с документами также используются положения государственных стандартов Российской Федерации в сфере делопроизводства, в том числе:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

26)приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». (Дополнен - Распоряжение Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами.

Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, бухгалтерской и иной специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Формирование общих требований к ведению делопроизводства, применение современных информационных технологий в документировании управленческой деятельности, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти осуществляется Администрацией Губернатора и Правительства Орловской области.  (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

Функции, задачи, права и ответственность Администрации Губернатора и Правительства Орловской области в части ведения делопроизводства регламентируются положениями об Администрации Губернатора и Правительства Орловской области и его структурном подразделении в сфере документационного обеспечения. Должностные обязанности сотрудников органов исполнительной власти, отвечающих за организацию работы с документами, устанавливаются их должностными регламентами. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях осуществляется помощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов Правительства Орловской области, руководителей органов исполнительной власти (далее – помощники руководителей), специалистами приемных руководителей, секретарями координационных и совещательных органов, специалистами, выполняющими делопроизводственные функции, а также совмещающими выполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляется только по согласованию с руководителями соответствующих органов исполнительной власти.

1.6. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы другому сотруднику в соответствии с положениями должностного регламента об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника или по указанию непосредственного руководителя. При увольнении или переводе по службе передача документов осуществляется по акту.

1.7. В случае утраты служебных документов об этом незамедлительно информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.

1.8. Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

II. Основные понятия

В сфере документационного обеспечения управленческой деятельности используются следующие основные понятия:

1) документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;

2) делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

3) документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

4) электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме;

5) автор документа – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

6) вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

7) оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

8) электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

9) реквизит документа – элемент оформления документа;

10) бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

11) подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

12) копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

13) заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

14) обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

15) юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия;

16) унифицированная форма документа – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

17) документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

18) объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

19) регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

20) номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

21) экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

22) дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

23) формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

24) служба делопроизводства – структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях.

В службу делопроизводства также входят секретари координационных и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и т. д.);

25) электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

26) сканирование документа – получение электронного образа документа;

27) система электронного документооборота (СЭД) – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

28) электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

29) межведомственный электронный документооборот (далее также – МЭДО) – взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации и Орловской области.

III. Создание документов в органах исполнительной власти

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов.

Проекты документов печатаются с одной стороны листа шрифтом Times New Roman № 14, начертание обычное (прямое и светлое). Отдельные фрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным, разреженным начертанием. Межстрочный интервал – одинарный.

Допускается незначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов между элементами текста, а также уменьшение или увеличение размера шрифта на 1 пт (№ 13-15).

Размеры полей документов составляют:

верхнее и нижнее – 20 мм;

левое – 25-30 мм;

правое – 15 мм.

3.1.2. При подготовке документов в органах исполнительной власти используются бланки документов. Образцы бланков документов разрабатываются на основании нормативных и методических документов в сфере делопроизводства и утверждаются руководителем Администрации Губернатора и Правительства Орловской области. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

Бланки могут использоваться в цветном и одноцветном (как правило, черном или синем) варианте.

Цветные бланки изготавливаются типографским способом или средствами оперативной полиграфии, одноцветные – с помощью компьютерной техники.

Бланки писем Губернатора и Правительства Орловской области нумеруются типографским способом, с помощью компьютерной техники или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

При переносе текста письма на бланк исполнитель указывает порядковый номер бланка в нижней части оборотной стороны проекта, оформленного на стандартном листе бумаги.

3.1.3. В органах исполнительной власти используются следующие виды бланков документов:

бланки правовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области;

бланки писем должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений;

общие бланки должностных лиц, органов исполнительной власти;

бланки координационных и совещательных органов.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.4. Бланки документов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.5. Бланки имеют следующие реквизиты:

1) для бланка правового акта:

изображение герба Орловской области;

полное наименование органа исполнительной власти;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

2) для бланка письма:

изображение герба Орловской области;

полное и, при наличии, сокращенное наименование органа исполнительной власти, его структурного подразделения, координационного или совещательного органа, наименование должности лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти (его структурном подразделении, координационном или совещательном органе): почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, другие сведения;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для общего бланка:

изображение герба Орловской области;

полное наименование органа исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Общие бланки используются при подготовке любых видов документов (актов, справок и т. д.), кроме служебных писем.

Образцы бланков документов приведены в приложении 1.

3.1.6. Учет бланков осуществляют сотрудники, ответственные за делопроизводство в органах исполнительной власти. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков, в котором указываются следующие сведения:

наименование вида бланка;

количество экземпляров бланков;

номера бланков;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти;

личная подпись получателя и ее расшифровка.

Бланки выдаются специалистами приемных (лицами, ответственными за делопроизводство) сотрудникам органов исполнительной власти под подпись в журнале учета выдачи бланков. Передача бланков внешним субъектам, не входящим в систему органов исполнительной власти, не допускается. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства.

3.1.7. Бланки используются строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство, и руководители структурных подразделений органов исполнительной власти.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, имеют установленный состав реквизитов, их единообразное расположение и оформление.

3.2.2. В соответствии с Правилами делопроизводства документы органов исполнительной власти имеют следующий состав реквизитов:

1) изображение герба Орловской области;

2) наименование органа исполнительной власти;

3)  должность лица – автора документа;

4) справочные данные;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

10) адресат;

11)  наименование либо аннотация документа;

12) текст документа;

13) отметка о наличии приложений;

14) гриф согласования;

15) виза;

16) подпись должностного лица;

17) гриф утверждения;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25)  отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти, отметки «Срочно», «Подлежит возврату» и другие.

3.2.3. При оформлении реквизитов следует руководствоваться следующими правилами.

3.2.3.1. Изображение герба Орловской области воспроизводится в соответствии с Законом Орловской области от 1 августа 2002 года № 266-ОЗ «О гербе и флаге Орловской области».

На бланках документов органов исполнительной власти изображение герба Орловской области помещается на верхнем поле посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти» («Наименование должности лица, подписавшего документ»).

3.2.3.2. Наименование органа исполнительной власти – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти, при его наличии, помещают в скобках под полным наименованием.

3.2.3.3. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (в составе реквизитов).

3.2.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, интернет-адрес. Справочные данные могут содержать иные сведения. Почтовый адрес указывается в соответствии с Почтовыми правилами.

3.2.3.5. Наименование вида издаваемого документа (УКАЗ, ПРИКАЗ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.2.3.6. Место составления или издания документа (г. Орёл) указывается в бланках документов органов исполнительной власти, за исключением бланков писем.

3.2.3.7. Датой документа является дата его подписания (правовые акты), утверждения (планы, графики), события, зафиксированного в документе (протоколы). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дата документа проставляется должностным лицом, службой делопроизводства или непосредственно составителем при подготовке документа (например, заявления).

Дату документа оформляют цифровым (для писем) и словесно-цифровым (для правовых актов, протоколов) способами. При оформлении доверенности, как правило, используется словесный способ оформления даты.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.05.2015.

При словесно-цифровом способе месяц и год указывают словами: 18 мая 2015 года (г.).

3.2.3.8. Регистрационный номер присваивается документу, как правило, после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера, который может быть дополнен буквенными и цифровыми обозначениями.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей указанию наименований органов управления или организаций в заголовочной части документа.

3.2.3.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие данного реквизита исключает необходимость указания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.2.3.10. При адресовании документа в орган власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство

Российской Федерации

Департамент

образования Орловской области

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, должность указывается в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, частному лицу – после фамилии. Например:

Руководителю Федеральной

службы по труду и занятости

И. О. Фамилия

или:

Директору ООО «Прогресс»

И. О. Фамилия

ул. Ленина, д. 65а, г. Ливны Орловская обл., 302530

или:

Фамилия И. О.

ул. Советская, д. 1, кв. 38

г. Орёл, 302006

Кроме наименования должности, могут указываться дополнительные сведения – воинское звание, ученая степень и т. д.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. При оформлении адреса используются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), пер. (переулок), наб. (набережная), корп. (корпус), кв. (квартира). При литерном написании номеров букву не отделяют пробелом от цифры (д. 25а).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы в Орловской области, органы власти Орловской области, органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Орловской области. В иных случаях требуется указание почтового адреса исполнителем документа.

Документ может содержать не более четырех адресатов (при этом слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают). При большем количестве адресатов готовится один экземпляр письма, наименование адресатов указывается в обобщенной форме, при необходимости прилагается список рассылки с указанием почтовых адресов, составленный и подписанный исполнителем. 

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки и располагаются в правом верхнем углу страницы. Инициалы и фамилия адресата, почтовый адрес отделяются от остальных частей реквизита межстрочным интервалом. В конце строк знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. В реквизите «Адресат» перенос слов не рекомендуется.

Ответственность за правильное указание названий органов управления и организаций, должностей, почтовых адресов несет исполнитель.

3.2.3.11. Наименование документа (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием вида документа, например:

указ, постановление, письмо – о чем?

регламент, правила, порядок – чего?

рекомендации, инструкция – по чему?

Заголовок составляется исполнителем к проектам нормативных правовых актов и иных документов.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. В проектах правовых актов заголовок оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом без абзацного отступа, служебных писем – у края левого поля страницы. Текст заголовка печатается без переносов и знаков препинаний в конце заголовка, в кавычки не заключается.

3.2.3.12. Тексты документов в органах исполнительной власти составляются на русском языке в соответствии с Законом о государственном языке.

Использование буквы ё является обязательным в следующих случаях:

1) в именах собственных – фамилиях, именах, отчествах, наименованиях органов и организаций, географических названиях и др. (например: Фёдоров, Неёлова, Дежнёв, Вёшенская, Олёкма);

2) для предупреждения неверного прочтения и понимания слова (например: всё, нёбо, лётом, совершённый в отличие соответственно от слов все, небо, летом, совершенный), в том числе для указания на место ударения в слове (например: вёдро, узнаём в отличие от ведро, узнаем).

В остальных случаях рекомендуется употребление буквы е вместо ё.

Текст документа должен содержать достоверную, аргументированную, логически и грамматически согласованную информацию, излагаться современным русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В текстах документов возможно использование общепринятых или официально утвержденных сокращений.

В текстах проектов нормативных правовых актов, как правило, употребляются полные официальные наименования органов и организаций,  в текстах проектов ненормативных (индивидуальных) правовых актов допускается указывать их сокращенные официальные наименования.

Многословные названия органов власти, документов и пр. допускается при первом употреблении приводить полностью, при этом в скобках указывать сокращенный вариант, который будет употребляться в последующем тексте.

При подготовке проектов документов применяется принцип единообразия в оформлении однородных элементов.

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: прошу..., постановляю...;

1-го лица множественного числа: просим рассмотреть вопрос...;

3-го лица единственного числа: Правительство Орловской области постановляет...

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа: приказываем...

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

При ссылках на нормативные правовые акты и иные документы указываются вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также наименование документа, заключенное в кавычки, без знаков препинания между реквизитами, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»… ».

Даты правовых актов оформляются словесно-цифровым способом, например: «5 августа 2015 года».

Если текст содержит несколько положений, поручений, решений и др., в тексте выделяются разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Разделы нумеруются римскими цифрами, главы – арабскими. Разделы и главы имеют наименования, которые начинаются с прописной буквы. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы и заканчиваются точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой в пределах одного пункта, начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой (последний подпункт заканчивается точкой). Абзацы нумерации не имеют, в тексте правового акта их, как правило, не более пяти. При сложной структуре текста пункты могут иметь многоступенчатую нумерацию арабскими цифрами, разделяемыми точками. Текст (его отдельные элементы) в зависимости от содержания может разделяться на большее количество абзацев.

Требования к текстам распространяются на приложения, являющиеся составной (неотъемлемой) частью документов. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрами без знака номера. Наименование приложения располагается по центру без абзацного отступа, первое слово заголовка («положение», «порядок» и т. д.) печатается прописными буквами.

При формировании составов межведомственных координационных и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и т. д.) с участием представителей федеральных органов власти, органов местного самоуправления, организаций фамилии должностных лиц располагаются в следующем порядке: 

председатель (руководитель);

заместитель председателя (руководителя);

секретарь;

члены формируемого органа в алфавитном порядке.

Фамилии должностных лиц и сотрудников органов исполнительной власти в составе координационных и совещательных органов, а также иных перечней, формируемых без привлечения представителей внешней стороны, указываются в соответствии со служебной иерархией, фамилии должностных лиц одного уровня – в алфавитном порядке.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть грамматически согласованы с заголовками. Заголовки и текст боковой части таблицы начинаются с прописной буквы, подзаголовки и заполняемая часть таблицы – со строчной. Знаки препинания в конце текста в ячейках таблицы не ставятся. В заполняемой части таблицы текстовые элементы выравниваются по ширине или левому краю, цифровые – по центру в верхней части ячеек. Наименования единиц измерения приводятся, как правило, в скобках и пишутся в родительном падеже множественного числа (тыс. рублей). Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять графическими элементами (–//–), повторяющиеся цифры заменять нельзя. После слов «всего», «итого» двоеточие не ставится. Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, на второй и последующих страницах в заголовочной части печатаются только номера граф. Текст таблицы допустимо печатать шрифтом № 12.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой в виде верхнего индекса (если сносок более трех). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал под чертой в конце страницы (при постраничной нумерации сносок) или после приложения (при сквозной нумерации). После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Примечания даются в конце приложения (если есть сноски, то после них). Текст примечания оформляется в виде предложений после слова «Примечание». При наличии нескольких примечаний они нумеруются. Текст сносок и примечаний допустимо печатать шрифтом № 12.

Страницы документа нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, страницы приложений нумеруются отдельно, номер на первой странице не ставится. При сложной структуре документа приложения к приложениям могут иметь сквозную нумерацию страниц.

Правила употребления прописных и строчных букв в текстах документов приводятся в приложении 2.

Правила компьютерного набора текстов представлены в приложении 3.

3.2.3.13. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указывается наименование каждого приложения, количество листов и экземпляров:

Приложения: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 1 экз.

                        2. Информация о деятельности... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка..., для служебного пользования, на 2 л. в 1 экз.

На самом приложении отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например: приложение 1). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении к правовому акту указывается наименование вида документа, его дата и номер, строки реквизита центруются относительно самой длинной строки:

Приложение

к указу

Губернатора Орловской области

от __________2015 г. № ___

3.2.3.14. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (далее – представители внешней стороны), оформляется грифом согласования и является обязательным в соответствии с пунктом 5.9 Регламента Губернатора Орловской области и пунктом 5.9 Регламента Правительства Орловской области.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа, листом согласования или служебным письмом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации

Подпись              И. О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2015 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов управления и организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

Согласование проектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловской области с представителями внешней стороны осуществляется посредством направления служебных писем данным представителям и подтверждается получением ответного письма с положительным решением, либо посредством оформления листа согласования, с проставлением на оборотной стороне проекта ниже реквизита «Визы» отметки «Лист согласования прилагается».

Образец листа согласования представлен в приложении 4.

3.2.3.15. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органов исполнительной власти оформляется визой. Согласование с руководителями, сферу ведения которых затрагивает содержание проекта, является обязательным.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости может указываться наименование должности лица, визирующего документ, например:

Руководитель Департамента...

Подпись              И.О. Фамилия

Дата

Визирование проектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловской области осуществляется в соответствии с пунктом 4.8 Регламента Губернатора Орловской области и пунктом 4.8 Регламента Правительства Орловской области.

На внутренних документах визы могут проставляться на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исключительных случаях (при значительном количестве приложений, не содержащих нормативных положений) возможно оформление листа согласования приложений к проекту документа. Также возможно полистное визирование документа и его приложений.

Проставление визы означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются (Согласовано с учетом замечаний и др.)

Подпись              И.О. Фамилия

Дата

Замечания, особые мнения, дополнения оформляются на отдельном листе, подписываются и прикладываются к проекту.

После устранения замечаний, урегулирования спорных вопросов виза дополняется соответствующей записью (замечания сняты, учтены и др.).

При внесении существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Если в проект вносятся изменения, не меняющие его содержания, повторного визирования не требуется.

3.2.3.16. В состав подписи должностного лица входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и расшифровка подписи располагаются у левого и правого полей без абзацного отступа, наименование должности оформляется центрованным способом.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с установленным распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. (наименование должности)                      Подпись           И. О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

(наименование должности)                        Подпись                  И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа двумя лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне. При подписании документа тремя и более лицами, равными по должности, используется комбинированный способ расположения подписей.

3.2.3.17. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии, даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента…

Подпись        И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (порядок – утвержден, инструкция – утверждена, положение – утверждено), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

3.2.3.18. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой МП или иным образом.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.2.3.19. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать, например:

Верно

Начальник отдела                 Подпись              И.О. Фамилия

Дата                     Печать

При необходимости листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются и нумеруются, на оборотной стороне последнего листа копии (выписки из документа) делается отметка следующего содержания:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью

_____________(__________________________) листов.

    (указывается количество листов цифрами и прописью)

Должность                             Подпись               И.О. Фамилия

Дата                    Печать

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии может проставляться с использованием штампа. Печать проставляется, как правило, при представлении копии или выписки из документа в другую организацию.

3.2.3.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев