Распоряжение Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

26 июля 2016 г.  № 336-р

г. Орёл

1.  Внести в распоряжение Правительства Орловской области от 3 сентября 2015 года № 315-р следующие изменения:

1.1.  Пункт 4 изложить в следующей редакции:

«4.  Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области В.В. Соколова.».

1.2.  В приложении:

1)  в пункте 1.2:

подпункт 25 изложить в следующей редакции:

«25)  постановление Правительства Орловской области от 16 июня 2016 года № 242 «О правовом обеспечении деятельности органов исполнительной государственной власти Орловской области»;»;

дополнить подпунктом 26 следующего содержания:

«26)  приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».»;

2)  в пункте 1.4 и далее по тексту слова «Аппарат Губернатора и Правительства Орловской области» в соответствующем падеже заменить словами «Администрация Губернатора и Правительства Орловской области» в соответствующем падеже;

3)  в пункте 3.1.2 и далее по тексту слова «заместитель Губернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководитель Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области» в соответствующем падеже заменить словами «руководитель Администрации Губернатора и Правительства Орловской области» в соответствующем падеже;

4)  пункт 3.4.2.4 дополнить абзацем следующего содержания:

«Конверты после регистрации документов уничтожаются, за исключением случаев, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за рубежа, из судов, следственных органов, либо содержат в качестве вложений документы, предусмотренные Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», претензии, исковые заявления граждан и организаций. Конверты, содержащие заявки для участия в конкурсах по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд, имеющие пометку «На конкурс», не вскрываются и передаются по журналу учета в соответствующий орган исполнительной власти либо его структурное подразделение по реквизитам, имеющимся на конвертах.»;

5)  пункт 3.4.9.2 изложить в следующей редакции

«3.4.9.2.  Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области в адрес корреспондентов, расположенных за пределами Орловской области, отправляются фельдъегерской связью.

Документы, указанные в абзаце первом настоящего пункта, в том числе адресованные корреспондентам, официально приступившим к обмену документами с использованием системы межведомственного электронного документооборота, направляются в электронном виде по МЭДО (если в соответствующем письме (запросе) не имеется указаний о направлении иным способом):

подписанные Губернатором, Председателем Правительства Орловской области (либо должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области) – отделом делопроизводства управления документационного и технического обеспечения Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;

подписанные членами Правительства Орловской области, руководителями органов исполнительной власти – службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в том числе помощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов Правительства Орловской области, руководителей органов исполнительной власти, специалистами приемных руководителей, либо сотрудниками, ответственными за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО).

Порядок отправки документов в электронном виде через систему МЭДО при работе со служебной корреспонденцией с использованием системы электронного документооборота «Босс-Референт: Госуправление» приведен в приложении 22.»;

6)  пункт 3.4.9.4 изложить в следующей редакции:

«3.4.9.4. Исполнитель передает подлинник документа на бумажном носителе в службу делопроизводства соответствующего органа для отправки адресату, если имеются указания о направлении на бумажном носителе.

Служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти либо сотрудники, ответственные за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, несут ответственность за обеспечение отправки документов по факсимильной связи, электронной почте, МЭДО (в том числе за качество электронной копии, соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе).»;

7)  пункт 3.5.3.3 изложить в следующей редакции:

«3.5.3.3.  По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение 14), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 23) и дел по личному составу (приложение 24), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу приведен в приложении 15.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

В БУ ОО «Государственный архив Орловской области» передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в органе исполнительной власти.»;

8)  наименование раздела 3.5.4 изложить в следующей редакции:

«3.5.4. Уничтожение архивных документов и дел с истекшими сроками хранения»;

9)  пункт 3.5.5.1 изложить в следующей редакции:

«3.5.5.1  Дела постоянного хранения по истечении установленного срока их хранения в органах исполнительной власти передаются на архивное хранение в БУ ОО «Государственный архив Орловской области» по утвержденным описям дел.

Дела временного хранения передаче на архивное хранение не подлежат (они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном разделом 3.5.4 Инструкции). Дела по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в органе исполнительной власти в течение 75 лет, созданные с 2003 года – в течение 50 лет.

Передача документов постоянного хранения в БУ ОО «Государственный архив Орловской области» оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 25), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой – в передающем органе исполнительной власти. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.»;

10)  в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (далее – Инструкция):

в абзаце втором пункта 1 слова «правовое управление Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области» заменить словами «управление общего образования Департамента образования Орловской области»;

в пункте 2 слова «руководитель Департамента финансов Орловской области» заменить словами «руководитель Департамента социальной защиты населения, опеки и попечительства Орловской области»;

11)  приложение 11 к Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему распоряжению;

12)  в приложении 12 к Инструкции:

в пункте 3 слова «(томов, частей)» исключить;

в пункте 9 слово «(томов)» исключить;

13)  приложение 14 к Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему распоряжению;

14)  пункт 1 приложения 15 к Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

«Описи дел, документов постоянного хранения составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде в качестве рабочего экземпляра (приложение 26). Описи дел, документов по личному составу – источников комплектования государственных архивов составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде в качестве рабочего экземпляра. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менее чем в двух экземплярах (приложение 27).»;

15)  приложение 20 к Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению 3 к настоящему распоряжению;

16)  дополнить приложением 22 согласно приложению 4 к настоящему распоряжению;

17)  дополнить приложением 23 согласно приложению 5 к настоящему распоряжению;

18)  дополнить приложением 24 согласно приложению 6 к настоящему распоряжению;

19)  дополнить приложением 25 согласно приложению 7 к настоящему распоряжению;

20)  дополнить приложением 26 согласно приложению 8 к настоящему распоряжению;

21)  дополнить приложением 27 согласно приложению 9 к настоящему распоряжению.

2.  Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области В.В. Соколова.

Председатель Правительства

Орловской области             В.В. Потомский

Приложение 1

к распоряжению

Правительства Орловской области

от 26 июля 2016 г. № 336-р

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти

Наименование органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На _____________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа исполнительной власти _______________И. О. Фамилия Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во    дел	Срок хранения     дела и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                    Подпись                     И. О. Фамилия

Виза лица, ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ___________ № ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК от ___________ № ______

Образец оформления итоговой записи о количестве заведенных дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

в _________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                    Подпись                     И. О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив 

Наименование должности

лица, передавшего сведения                   Подпись                     И. О. Фамилия

Дата

Приложение 2

к распоряжению

Правительства Орловской области

от 26 июля 2016 г. № 336-р

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование органа исполнительной власти Фонд №­­_____________ ОПИСЬ № ___________ дел постоянного хранения за_________________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа исполнительной власти _______________И. О. Фамилия Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок  дела	Крайние  даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел

                                                         (цифрами и прописью)

с №  __________________________по № __________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                               Подпись                                  И. О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за архив                                   Подпись                         И. О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ___________ № ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК от ___________ № ______

Приложение 3

к распоряжению

Правительства Орловской области

от 26 июля 2016 г. № 336-р

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению

Наименование органа исполнительной власти АКТ _____________ № _____ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа исполнительной власти _______________И. О. Фамилия Дата

На основании ______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № _______________

__________________________________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи*	Номер ед. хр. по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8

_______________________________________

*При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти графы 4, 5 не заполняются.

Итого ________________________________ ед. хр. за _______________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены ЭПК _________________________________________________________________        

  (наименование органа исполнительной власти)

(протокол от ___________________ № _____________)

Наименование должности лица,

ответственного за архив                                   Подпись                      И. О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ № ______

Документы в количестве _______________________________________ ед. хр.

– на бумажном носителе весом ______________________________________кг сданы на уничтожение;

– на электронном носителе сданы на уничтожение_______________________ _____________________________________________

(способ уничтожения)

Наименование должности специалиста,

сдавшего (уничтожившего) документы                     Подпись            И. О. Фамилия

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

лица, ответственного за архив, внесшего

изменения в учетные документы                               Подпись            И. О. Фамилия

Дата

Приложение 4

к распоряжению

Правительства Орловской области

от 26 июля 2016 г. № 336-р

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Приложение

ПОРЯДОК

направления документов в электронном виде через
систему МЭДО при работе со служебной корреспонденцией
с использованием системы электронного документооборота

Служебные письма, поступившие в форме электронного документа через систему МЭДО, имеют в регистрационной карточке в реквизите «Способ доставки» пометку «электронная почта (МЭДО)».

Документ с пометкой способа доставки «электронная почта (МЭДО)» и имеющий отметку «контрольный» по итогам исполнения направляется адресанту только по системе МЭДО, если в сопроводительном письме не имеется дополнительного требования о направлении ответного письма иным способом, в том числе и на бумажном носителе.

Ответное письмо направляется с учетом имеющихся поручений по направлению соответствующего ответа и наличия информации о способе его доставки.

В соответствии со сроками рассмотрения документа и подписания проекта ответного письма адресанту руководителем сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, либо сотрудники, ответственные за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, создают в СЭД регистрационную карточку исходящего внешнего документа для направления ответного письма.

При направлении инициативного письма – также создают в СЭД регистрационную карточку исходящего внешнего документа для его направления.