Распоряжение Правительства Орловской области от 03.09.2015 № 315-р

3.5.1.7. Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.

3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение

3.5.2.1. Документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области и его заместителей формируются в дела в Аппарате Губернатора и Правительства Орловской области, документы органов исполнительной власти и их структурных подразделений – в службах делопроизводства соответствующих органов исполнительной власти и их структурных подразделениях.

Текущее и временное хранение дел осуществляется в службах делопроизводства органов исполнительной власти и их структурных подразделений в соответствии с установленными сроками.

3.5.2.2. Документы систематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет, в том числе по личному составу – 75 лет) и временного (до 10 лет). Методическое содействие при формировании дел оказывает орган исполнительной власти в сфере архивного дела. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия органа исполнительной власти.

Законченные делопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаются в службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Порядок формирования, учета и хранения дел приведен в приложении 13.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.5.3.1. В целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

3.5.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органах исполнительной власти создаются экспертные комиссии (далее – ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в органах исполнительной власти, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти.

3.5.3.3.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение 14), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 23) и дел по личному составу (приложение 24), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу приведен в приложении 15.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

В БУ ОО «Государственный архив Орловской области» передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в органе исполнительной власти. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

3.5.3.4. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение 16).

Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела и под контролем ЭК.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 17); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 19); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.5.4. Уничтожение архивных документов и дел с истекшими сроками хранения

3.5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 20).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 года).

3.5.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

3.5.4.3. После утверждения руководителем органа исполнительной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от...  №...» с указанием должности, фамилии и подписью лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

3.5.5. Передача дел на архивное хранение

3.5.5.1Дела постоянного хранения по истечении установленного срока их хранения в органах исполнительной власти передаются на архивное хранение в БУОО«Государственный архив Орловской области» по утвержденным описям дел.

Дела временного хранения передаче на архивное хранение не подлежат (они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном разделом 3.5.4 Инструкции). Дела по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в органе исполнительной власти в течение 75 лет, созданные с 2003 года – в течение 50 лет.

 Передача документов постоянного хранения в БУОО «Государственный архив Орловской области» оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 25), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой – в передающем органе исполнительной власти. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

3.5.5.2. Прием дел на архивное хранение производится сотрудником БУ ОО «Государственный архив Орловской области» в присутствии сотрудника, ответственного за делопроизводство, в установленном порядке.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в БУ ОО «Государственный архив Орловской области» сотрудниками органов исполнительной власти с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет орган исполнительной власти, передающий документы).

3.5.5.3. При ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в БУ ОО «Государственный архив Орловской области», независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

При реорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.

3.6. Особенности работы с электронными документами

3.6.1. В органах исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Прохождение электронных документов, составление, оформление и согласование проектов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Орловской области.

3.6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Законом об электронной подписи.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органов исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органах исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее) документ.

3.6.3. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области на основе рекомендаций органа исполнительной власти в сфере архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области по согласованию с органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.6.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органов исполнительной власти. Система электронного документооборота органов исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации и Орловской области.

3.6.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органов исполнительной власти. Система электронного документооборота органов исполнительной власти предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

3.6.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (приложение 21).

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах. В обязательном порядке указываются сроки исполнения документов.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение и исполнение, отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

3.6.7. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти и (или) поступившие в органы исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

3.6.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органов исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (в заголовок дела включается указание «Электронные документы»).

3.6.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органах исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органах исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов государственных органов в сфере архивного дела.

3.6.10. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.7. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей и штампов

3.7.1. Печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, контроле документов и др.

3.7.2. Органы исполнительной власти применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Орловской области, простые печати, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

3.7.3. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и используются в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимают руководители органов исполнительной власти с письменным уведомлением заместителя Губернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих органах исполнительной власти (структурных подразделениях).

В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

3.7.4. Печатью заверяются подписи руководителей и иных должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия, согласно распоряжению Губернатора Орловской области от 6 февраля 2015 года № 7-р, иным нормативным документам.

3.7.5. Учет печатей и штампов осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

Выдача печатей и штампов лицам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов.

Журнал учета печатей и штампов должен содержать следующие графы:

а) порядковый номер, дата получения печати (штампа);

б) наименование, оттиск печати (штампа);

в) должность сотрудника, получившего печать (штамп), с указанием органа исполнительной власти и его структурного подразделения;

г) подпись сотрудника и ее расшифровка;

д) дата возврата печати (штампа);

е) подпись сотрудника, принявшего печать (штамп);

ж) дата и номер акта об уничтожении печати (штампа).

3.7.6. Гербовые печати хранятся в запираемых сейфах. Передача печатей посторонним лицам запрещается.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и (или) утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

3.7.7. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Орловской области возлагается на руководителей органов исполнительной власти, простых печатей – на руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции

Орловской области

Образцы бланков

1. Образец бланка правового акта Губернатора Орловской области

Герб Орловской области

ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

_____________________                                                          № __________

г. Орёл

2. Образец бланка правового акта Правительства Орловской области

Герб Орловской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_____________________                                                          № __________

г. Орёл

3. Образец бланка правового акта органа исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Герб Орловской области

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

_____________________                                                          № __________

г. Орёл

4. Образец бланка письма должностного лица Орловской области

Герб Орловской области

ГУБЕРНАТОР

ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

пл. Ленина, д. 1, г. Орёл, 302021

телефон 47-53-00, факс 41-25-30

е-mail: [e-mail]

http://www.orel-region.ru

__________________ № ________________

На № _____________ от ________________

5. Образец бланка письма органа исполнительной государственной власти Орловской области

Герб Орловской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

пл. Ленина, д. 1, г. Орёл, 302021

телефон 47-53-00, факс 41-25-30

е-mail: [e-mail]

http://www.orel-region.ru

__________________ № ________________

На № _____________ от ________________

6. Образец общего бланка

Герб Орловской области

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА
И ПРАВИТЕЛЬСТВА

ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

__________________ № ________________

г. Орёл

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

(В редакции Распоряжения Правительства Орловской области

 от 26.07.2016 № 336-р)

ПРАВИЛА

употребления прописных и строчных букв

1. С прописной буквы пишется каждое слово в наименовании высших органов власти Российской Федерации: Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в наименованиях остальных органов власти (их территориальных органов) – первое слово: Министерство иностранных дел Российской Федерации, Главное управление МЧС России по Орловской области.

С прописной буквы также пишется первое слово в наименованиях органов власти Орловской области: Правительство Орловской области, Департамент финансов Орловской области, Управление лесами Орловской области, со строчной – их структурные подразделения: управление общего образования Департамента образования Орловской области. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

Названия организаций пишутся с прописной буквы: Федерация профсоюзов, Ассоциация общественных объединений, со строчной буквы пишется родовое наименование (организационно-правовая форма) при наличии названия, заключенного в кавычки, а также входящие в состав названия имена собственные: некоммерческое партнерство «Редакция газеты «Орловская правда», Всероссийский союз «Обновление».

2. С прописной буквы пишутся следующие должности: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Губернатор Орловской области, Председатель Правительства Орловской области, Председатель областного Совета народных депутатов Орловской области, со строчной: заместитель Председателя Правительства Орловской области, руководитель Департамента социальной защиты населения, опеки и попечительства Орловской области, начальник Управления лесами Орловской области, мэр города Орла, глава администрации Орловского района, генеральный директор, председатель совета директоров, главный бухгалтер и т. д. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

3. Первое слово в названии вида законодательного акта пишется с прописной буквы: Земельный кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 23 ноября 1995 года № 174-ФЗ «Об экологической экспертизе», Устав (Основной Закон) Орловской области (но: устав акционерного общества), Закон Орловской области от 22 августа 2005 года № 534-ОЗ «О местном самоуправлении в Орловской области», а также: Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года № 352, но: федеральные законы, проект федерального закона «О рекламе», указы Президента Российской Федерации, законы Орловской области.

Со строчной буквы пишутся подзаконные правовые акты: постановление Правительства Российской Федерации, указ  Губернатора Орловской области, постановление Правительства Орловской области.

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

ПРАВИЛА

компьютерного набора текста

1. Между словами ставится не более одного пробела.

2. В конце текстовых строк не рекомендуется оставлять:

а) одно- и двухбуквенные предлоги, союзы, частицы;

б) инициалы имени и отчества;

в) сокращения типа «г.» («город»), «п.» («пункт»), «и т. д.»;

г) цифры при наличии последующих знаков или сокращений (5 %), знак номера;

д) отдельные группы многозначных чисел, разделяемые по три цифры справа налево начиная с пятизначных (11 258 000).

В указанных случаях рекомендуется ставить разрыв строки либо неразрывный пробел.     

3. Знаки препинания не отделяются пробелом от предшествующего текста, кавычки и скобки – от заключаемого в них текста.

Дефис в сложных словах пробелами не отделяется, тире между словами – отделяется. При перечислении частей сложных слов употребляется так называемый висячий дефис (аудио- и видеотехника).

4. Знаки процента, номера и др. применяют только с относящимися к ним цифрами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответствующими словами (исключение – оформление таблиц). Если знаки относятся к нескольким цифрам, то их ставят после последней цифры (10, 20 и 30 %).

5. Даты и числа оформляются следующим образом: в 2012–2015 гг. (годах), с 2015 по 2016 год, зимний период 2014/2015 года, 2014/2015 учебный год, второе полугодие, IV квартал, 9-этажный, 50-процентный, 12,5 процента, 24 млн рублей, 12 тыс. кв. метров (м²).

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, как правило, пишутся с буквенным наращением (80-е годы). Количественные числительные, а также порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращений (ХXII Олимпийские зимние игры).

6. Начертание кавычек должно быть единообразным, предпочтительно употреблять «кавычки-елочки».

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

Орловской области

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта ___________________________________________________________

(вид правового акта)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование правового акта или краткое содержание текста)

СОГЛАСОВАНО

Глава администрации г. Орла

_____________________ И. О. Фамилия

     (подпись)                

_____________________

        (дата)

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Орловской области

_____________________ И. О. Фамилия

     (подпись)                

_____________________

        (дата)

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

Образец оформления оборотной стороны проекта правового акта

Наименование органа исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (И. О. Фамилия)

___________________ И. О. Фамилия          ___________ 2015 г.

___________________ И. О. Фамилия          ___________ 2015 г.

___________________ И. О. Фамилия          ___________ 2015 г.

И. О. Фамилия

00-00-00

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

РАССЫЛКА

указа или распоряжения Губернатора Орловской области,
постановления или распоряжения Правительства Орловской области,
приказа органа исполнительной власти специальной компетенции

Орловской области

от __________________ года № ______

Кому рассылается	Кол-во экземпляров

____________________________

(подпись исполнителя)

____________________________

(дата)

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

ЛИСТ ПРОХОЖДЕНИЯ

проекта ___________________________________________________________

(вид правового акта)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование правового акта или краткое содержание текста)

Ф.И.О. согласующего проект	Принято на согласование		Получено после рассмотрения		Примечание
	дата	подпись помощника (секретаря)	дата	подпись исполнителя