Распоряжение Правительства Орловской области от 03.09.2015 № 315-р

В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел

                                                         (цифрами и прописью)

 с № __________________________по № __________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

                                                             составителя описи                      Подпись                       И. О. Фамилия

Наименование должности лица,

                                                        ответственного за архив                            Подпись              И. О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ___________ № ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК от ___________ № ______

(В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти

специальной компетенции Орловской области

ПОРЯДОК

составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу

1. В органах исполнительной власти в каждом структурном подразделении при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются на архивное хранение.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

2. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, по которой дела сдаются на архивное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной настоящей Инструкцией форме и представляются в орган исполнительной власти не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

в) порядок нумерации дел в описи – валовый;

г) порядок присвоения номеров описям структурных подразделений соответствует номенклатуре дел;

д) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

е) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

ж) многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

4. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами на архивное хранение, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции
Орловской области

ПРАВИЛА

оформления дел и подготовки их к передаче

на архивное хранение

1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) выполняются разборчиво, без сокращений. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

1) наименование органа исполнительной власти – пишется полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования – в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

2) наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

3) делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

4) заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т. п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

5) дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве:

а) датой дел, содержащих правовые акты, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел;

б) для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа;

в) датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата первого и последнего протокола;

г) крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы;

д) для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа- заверителя дела.

2. Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

3. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и органа исполнительной власти.

4. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Нумерация осуществляется в следующем порядке.

5.1. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

5.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

5.3. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

5.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

5.5. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

5.7. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

5.8. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

5.9. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5.10. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

5.11. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке к сдаче в архив допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела по форме, утвержденной настоящей Инструкцией.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

9. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

10. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

11. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

12. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

13. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

15. Документы органа исполнительной власти являются областной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательному архивному хранению.

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции
Орловской области

Форма обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

                                          код архива _________

                                          код органа власти   _________

___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

Ф. № ________________ Оп. № _______________ Д. № ________________

_____________________________________________________________________________

(Наименование архива)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

ДЕЛО № ________ ТОМ № _________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________

(Крайние даты)

                                                  На ___________ лист

                                                  Хранить _________________

Ф. № ________________

Оп. № _______________

Д. № ________________

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции
Орловской области

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________ лист(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

сотрудника                                               Подпись                     И. О. Фамилия

Дата

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______________

№ п/п	Индекс   документа	Дата    документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _________________________________________________ документов,

                                                (цифрами и прописью)

количество листов внутренней описи _________________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                            Подпись              И. О. Фамилия

Дата

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции
Орловской области

(В редакции Распоряжения Правительства Орловской

от 26.07.2016 № 336-р)

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению

Наименование органа исполнительной власти АКТ _____________ № _____ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа исполнительной власти _______________И. О. Фамилия Дата

На основании ______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № _______________

__________________________________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи*	Номер ед. хр. по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8

_______________________________________

*При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти графы 4, 5 не заполняются.

Итого ________________________________ ед. хр. за _______________ годы.

(цифрами и прописью)

       Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены ЭПК _________________________________________________________________

  (наименование органа исполнительной власти)

(протокол от ___________________ № _____________)

Наименование должности лица,

                                                      ответственного за архив                   Подпись И. О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ № ______

Документы в количестве _______________________________________ ед. хр.

– на бумажном носителе весом ______________________________________кг сданы на уничтожение;

– на электронном носителе сданы на уничтожение_______________________ _____________________________________________

(способ уничтожения)

Наименование должности специалиста,

                              сдавшего (уничтожившего) документы         Подпись И. О. Фамилия

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

лица, ответственного за архив, внесшего

                                        изменения в учетные документы                    Подпись И. О. Фамилия

Дата

(В редакции Распоряжения Правительства Орловской области

 от 26.07.2016 № 336-р)

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции
Орловской области

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах, используемых

в целях учета и поиска документов в системе электронного
документооборота органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Приложение

ПОРЯДОК

направления документов в электронном виде через
систему МЭДО при работе со служебной корреспонденцией
с использованием системы электронного документооборота

Служебные письма, поступившие в форме электронного документа через систему МЭДО, имеют в регистрационной карточке в реквизите «Способ доставки» пометку «электронная почта (МЭДО)».

Документ с пометкой способа доставки «электронная почта (МЭДО)» и имеющий отметку «контрольный» по итогам исполнения направляется адресанту только по системе МЭДО, если в сопроводительном письме не имеется дополнительного требования о направлении ответного письма иным способом, в том числе и на бумажном носителе.

Ответное письмо направляется с учетом имеющихся поручений по направлению соответствующего ответа и наличия информации о способе его доставки.

В соответствии со сроками рассмотрения документа и подписания проекта ответного письма адресанту руководителем сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, либо сотрудники, ответственные за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, создают в СЭД регистрационную карточку исходящего внешнего документа для направления ответного письма.

При направлении инициативного письма – также создают в СЭД регистрационную карточку исходящего внешнего документа для его направления.

I этап.

Создание регистрационной карточки

исходящего внешнего документа

(инициативного или ответного письма)

В СЭД в разделе «Создать» выбирается «Исходящий внешний» – «без связи».

Связку с документом, на который подготовлен ответ, необходимо создавать в процессе формирования карточки.