Распоряжение Правительства Орловской области от 03.09.2015 № 315-р

47-58-76

В письмах, направляемых в другие регионы, указывается телефонный код г. Орла (4862).

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа.

3.2.3.21. Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н. В., Федосеевой Н. А.

Прошу подготовить проект договора

к 15.08.2015

Подпись                Дата

Резолюция «Доложите» («Доклад») и другие аналогичные указания означают необходимость устного информирования должностного лица о результатах исполнения.

3.2.3.22. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью пометки «К» («Контроль»), штампа «Контроль» или иным способом на верхнем поле документа справа.

3.2.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, при необходимости – ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова «В дело», подпись руководителя и дату.

Отметка об исполнении документа, подлежащего контролю, проставляется (подписывается) руководителем, поставившим документ на контроль.

3.2.3.24. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа (например: № 21ДСП).

3.2.3.25. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, а также отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др. могут быть проставлены в виде штампа.

3.3. Оформление документов в органах исполнительной власти

3.3.1. Состав документов органов исполнительной власти

3.3.1.1. В деятельности органов исполнительной власти создается комплекс документов, в том числе: правовые акты, договоры (соглашения), протоколы мероприятий, служебные письма, другие документы.

Решения нормативного или индивидуального (оперативно-распорядительного) характера оформляются правовыми актами.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах.

Взаимные обязательства органов исполнительной власти с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, иных документов.

Внешнее и внутреннее (в органах исполнительной власти) взаимодействие осуществляется посредством служебной переписки.

В зависимости от конкретных задач в деятельности органов исполнительной власти создаются другие виды документов.

3.3.1.2. В органах исполнительной власти могут приниматься документы совместно с другими органами и организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию каждой стороны. Такие акты оформляются как единый документ в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

3.3.2. Правовые акты

3.3.2.1. Порядок подготовки, оформления, прохождения проектов правовых актов, в том числе договоров и соглашений, а также регистрации, хранения принятых правовых актов и направления их копий адресатам осуществляется в соответствии с Законом о правотворчестве, Регламентом Губернатора Орловской области, Регламентом Правительства Орловской области, иными нормативными правовыми актами, настоящей Инструкцией.

3.3.2.2. Проекты правовых актов, как правило, печатаются на стандартных листах бумаги и имеют следующие реквизиты:

вид правового акта;

наименование;

текст;

подпись должностного лица.

3.3.2.3. Указание вида правового акта печатается в правом верхнем углу проекта, выделяется полужирным и курсивным начертанием, например:

Проект указа Губернатора Орловской области

3.3.2.4. Наименование (заголовок) в краткой форме отражает основное содержание проекта правового акта, формулируется в форме вопроса «о чем?» издан документ. При размещении проекта на бланке заголовок отделяется от последнего реквизита бланка не менее чем на 1 см.

3.3.2.5. Текст отделяется от наименования двойным межстрочным интервалом, начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине.

Текстовая часть может состоять из констатирующей части – преамбулы и постановляющей части (для ненормативных актов – распорядительной), разделяемых одним межстрочным интервалом.

Преамбула объединяет предписания проекта общей целевой направленностью, содержит социально-экономические предпосылки и правовые основания принятия проекта – ссылки на правовые акты  большей или равной юридической силы.

Преамбула является рекомендуемой частью правового акта и может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в проектах указов завершается словом «постановляю:», постановлений – словами «Правительство Орловской области постановляет:», приказов – словом «приказываю:». При этом завершающее слово печатается строчными буквами разреженным шрифтом (интервал 2 пт). При отсутствии преамбулы текст постановления начинается со слов «Правительство Орловской области постановляет:», указа и приказа – непосредственно с постановляющей (распорядительной) части.

Постановляющая (распорядительная) часть – основная содержательная часть документа, которая предписывает конкретные действия, обязательные для исполнения. Правовые предписания должны быть изложены ясно, точно и недвусмысленно, исключая возможность произвольного или неверного толкования текста. Воспроизведение положений иных правовых актов в текстах подготавливаемых проектов не допускается.

Постановляющая (распорядительная) часть может разделяться на пункты, подпункты и абзацы. Постановляющая часть, состоящая из одного пункта, не нумеруется. Распорядительная часть, состоящая из одного предписания, после преамбулы (при ее наличии) на новую строку не выносится, двоеточие в конце преамбулы не ставится.

Положения о признании утратившими силу иных правовых актов (их структурных единиц), внесении в них изменений, опубликовании, вступлении в силу, возложении контроля за их исполнением указываются в завершающей части проекта.

3.3.2.6. Реквизит «Подпись» отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в правовых актах Губернатора и Правительства Орловской области указывается полностью, в правовых актах органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области может указываться в сокращенной форме.

3.3.2.7. Утверждаемые документы (как правило, положения, регламенты, правила, инструкции, списки, графики, таблицы, графические данные и т. д.) в обязательном порядке прилагаются к проектам правовых актов.

При наличии приложений на них обязательно делается ссылка в тексте правового акта. Наименование приложения должно совпадать с его наименованием, приведенным в тексте проекта правового акта. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрами без знака номера. На приложении в верхнем правом углу после слова «Приложение» делается ссылка на вид правового акта, оставляются поля для даты и номера. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Через два межстрочных интервала печатается заголовок приложения, через один межстрочный интервал после заголовка печатается текст.

Приложение может делиться на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов в приложении правового акта, как правило, сквозная (пункты нумеруются последовательно от начала до конца приложения независимо от разделов). При сложной структуре текста разделы могут делиться на главы, нумерация глав и пунктов может быть раздельной в пределах раздела и главы соответственно.

3.3.2.8. На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта и каждого приложения к нему, включая приложения к приложениям, располагаются:

наименование органа исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (для приказов – наименование структурного подразделения) с указанием инициалов и фамилии руководителя (в скобках) – в верхней части центрованным способом;

поля для проставления виз – в центральной части страницы;

отметка об исполнителе (исполнителях) – в левом нижнем углу. 

Образец оформления оборотной стороны проекта правового акта представлен в приложении 5.

3.3.2.9. Проекты приказов органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области визируются руководителями структурных подразделений, подготовивших проект правового акта, а также руководителями структурных подразделений, чью сферу ведения затрагивает подготовленный проект правового акта.

3.3.2.10. К проектам правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловской области, представляемым на подписание, прилагаются следующие документы:

пояснительная записка;

список рассылки (приложение 6);

лист прохождения (приложение 7);

в случае если содержание проекта правового акта затрагивает интересы представителей внешней стороны – лист согласования или служебные  письма (либо их копии) с подтверждением согласования данными представителями;

также могут прилагаться служебные письма, правовые акты (копии) или фрагменты из них, иные документы, послужившие основанием для подготовки проекта правового акта.

3.3.2.11. Пояснительные записки к проектам правовых актов Губернатора и Правительства Орловской области (при необходимости – к иным документам) составляются с соблюдением следующих требований:

текст пояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает сущность и основания подготовки проекта, его важнейшие положения;

в пояснительной записке указываются целевая направленность и практическая значимость проекта правового акта, информация о необходимости финансирования за счет средств областного бюджета и (или) иных источников, возможные социально-экономические и иные последствия принимаемых решений, информация об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта при ее наличии;

пояснительная записка, как правило, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, послужившие основанием подготовки проекта правового акта, с указанием их последней редакции и даты вступления в силу.

Пояснительная записка подписывается руководителем органа исполнительной власти, ответственного за подготовку проекта.

3.3.2.12. Правовые акты (подлинные экземпляры) после их подписания передаются в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти для регистрации и хранения. Принятым правовым актам присваиваются регистрационные номера в зависимости от вида и содержания последовательно в пределах календарного года.

Копии правовых актов заверяются соответствующей печатью и направляются заинтересованным лицам в соответствии со списком рассылки, составленным и подписанным исполнителем.

3.3.3. Протокол заседания (совещания)

3.3.3.1. Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятых по ним решений на совещаниях и заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных и иных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в срок не более 3 рабочих дней с даты проведения мероприятия.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при последней ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.3.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих и, при необходимости, приглашенных лиц. При значительном количестве присутствующих к протоколу прилагается список, во вводной части протокола делается соответствующая ссылка («Список присутствующих прилагается»). Должности могут указываться в обобщенной форме.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, при этом делается отметка «Текст выступления прилагается».

Решение вносится в текст протокола на основании записей, сделанных в ходе мероприятия (аудиозаписи), с учетом предварительно подготовленного проекта решения, иных материалов. Решение строится по схеме: содержание, ответственные, сроки исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против – ..., воздержалось – ...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается после соответствующего решения.

Решение содержит поручения руководителей подчиненным им должностным лицам в соответствии со структурой органов исполнительной власти, неподчиненным лицам – по согласованию с их руководителями, внешним субъектам – в рекомендательном порядке.

3.3.3.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствующих, а также приглашенных лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от них – инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Руководитель Департамента...	–	И. О. Фамилия
Руководители общественных организаций	–	И. О. Фамилия И. О. Фамилия

В основной части протокола указываются вопросы в соответствии с повесткой дня и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской или арабской цифрой, печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указываются принятые по вопросу решения.

3.3.3.4. Протокол составляется секретарем координационного или совещательного органа, помощником руководителя либо ответственным специалистом по указанию руководителя с привлечением, в случае необходимости, специалистов по рассмотренным на заседании (совещании) вопросам. Протокол подписывается председательствующим.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у Губернатора Орловской области, иных должностных лиц, заседаний Правительства Орловской области, иных органов.

Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет и подписывает специалист органа исполнительной власти, ответственный за подготовку рассматриваемых вопросов, или секретарь. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из них заверяются печатью.

3.3.3.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

а) вид документа (слово «протокол» печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

б) вид заседания, совещания – может включать наименование органа власти, должностного лица, название темы мероприятия (печатается на следующей строке, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

в) дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер обозначается арабскими цифрами);

г) подпись (отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, его личной подписи, ее расшифровки – инициалов и фамилии).

Образцы оформления протоколов представлены в приложении 8.

3.3.4. Служебная переписка

3.3.4.1. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

Виды деловой переписки и их названия различаются в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи):

а) деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по почтовой или фельдъегерской связи;

б) телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

в) факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

г) телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

д) электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. В соответствии с Законом об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

3.3.4.2. Служебные письма органов исполнительной власти (должностных лиц) готовятся:

как отчеты о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы органов власти, органов местного самоуправления, организаций;

исполнение поручений в рамках рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

инициативные письма.

3.3.4.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:

1) дата документа;

2) регистрационный номер документа;

3) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта – для ответов;

4) адресат;

5) наименование документа (заголовок к тексту) – для писем значительного объема;

6) текст документа;

7) отметка о наличии приложений;

8) виза – на проекте, оформленном на чистом листе бумаги;

9) подпись должностного лица;

10) отметка об исполнителе.

Направляемая информация (приложение к письму) также содержит реквизит «Подпись должностного лица». Приложения к письмам Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области подписывают его заместители в соответствии с их полномочиями.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Служебные письма, подписываемые двумя и более должностными лицами (руководителями органов исполнительной власти, их структурных подразделений), оформляются на стандартном листе бумаги или специально созданном для этого бланке с указанием реквизитов подписывающих сторон.

3.3.4.4. Ведение служебной переписки в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с пунктами 11.1-11.3 Регламента Губернатора Орловской области.

3.3.4.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются правовыми актами или резолюцией руководителя. Письма и иные документы с указанием конкретной даты подлежат исполнению в указанный срок, с пометками «срочно», «незамедлительно» или аналогичными указаниями – в течение 3 рабочих дней, «оперативно», «в возможно короткие сроки» – 10 календарных дней, без указания срока – 30 календарных дней с даты регистрации поступившего документа. При этом если последний день установленного срока приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день, в исключительных случаях – на следующий рабочий день.

Документы с резолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, прежде всего – с пометкой «К» («Контроль»), подлежат первоочередному рассмотрению и исполнению в пределах установленных сроков.

При сроке исполнения 30 и более дней документ представляется руководителю на подписание не позднее чем за 3 дня до истечения срока.

Контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов (поручений) осуществляют помощники руководителей, определивших указания по исполнению (давших поручения).

Документы, содержащие более одного срока исполнения, считаются исполненными после направления отчета по последнему сроку.

Документы, предусматривающие регулярное направление информации в федеральные государственные органы, считаются исполненными после письменного уведомления о снятии их с контроля в федеральном органе власти. При этом оригинал документа помещается в дело после первого направления информации, у исполнителя остается копия запроса для дальнейшей работы. Ответственность за регулярное направление информации в установленные сроки возлагается на исполнителя.

В случае если исполнение документа требует более длительного периода по сравнению с установленными сроками, ответственный исполнитель до истечения срока представляет должностному лицу, определившему указания по исполнению, предложения об изменении срока исполнения с указанием причин и планируемой даты исполнения.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями, давшими поручения по их подготовке.

3.3.4.6. Тексты ответных писем (отчетов) должны соответствовать поступившим запросам и указаниям по их исполнению.

3.3.4.7. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части содержатся цели и основания подготовки письма, приводятся необходимые ссылки на документы. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Служебные письма излагаются от 1-го лица множественного числа («Просим представить информацию...»), а также от 3-го лица единственного числа («Управление не считает возможным...»), служебные письма должностных лиц, оформленные на должностных бланках, – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные...»).

Образцы оформления служебных писем представлены в приложении 9.

3.3.4.8. Проекты служебных писем проходят процедуру визирования руководителями органов исполнительной власти и их структурных подразделений с учетом необходимости принятия управленческих решений и согласования в рамках полномочий заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области либо заместителем Председателя Правительства Орловской области, контролирующим деятельность органа исполнительной власти, подготовившего проект служебного письма.

3.3.4.9. Сроки согласования, рассмотрения, исполнения, совершения иных действий со служебными документами исчисляются в рабочих днях, если не установлено иное, начиная со следующего рабочего дня после регистрации (поступления) документа в органе исполнительной власти (его структурном подразделении).

3.3.4.10. Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения служебной переписки возлагается на исполнителей (составителей) служебных писем. Контроль за оформлением проектов служебных писем в соответствии с установленными требованиями осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

3.3.5. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

3.3.5.1. В целях информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, сотрудниками в органах исполнительной власти используются докладные, служебные, объяснительные записки.

Докладная записка адресуется руководителю и содержит обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложения по его решению.

Служебная записка используется для служебного взаимодействия между структурными подразделениями органа исполнительной власти.

Объяснительная записка составляется сотрудником на имя руководителя и содержит объяснения причин какого-либо факта, происшествия.

3.3.5.2. Взаимодействие Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области с заместителями Губернатора и Председателя Правительства Орловской области, заместителями Председателя Правительства Орловской области осуществляется в форме непосредственного обсуждения вопросов управленческой деятельности без использования указанных документов.

3.3.5.3. Записки составляются на бланках или стандартных листах бумаги с проставлением следующих реквизитов:

1) наименование автора документа;

2) вид документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (в случае оформления на бланке);

5) адресат;

6) подпись;

7) виза.

Состав реквизитов определяется исполнителем исходя из служебной необходимости и целевой направленности документа.

3.3.5.4. Тексты записок составляются в соответствии с правилами по подготовке и оформлению документов (служебных писем), установленными настоящей Инструкцией.

Проекты записок при необходимости проходят процедуру согласования.

3.3.6. Телеграмма, телефонограмма

3.3.6.1. Телеграмма используется в случаях, когда отправка документов почтовой связью не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги в двух экземплярах и содержит следующие реквизиты:

а) адресат;

б) вид документа (телеграмма);

в) текст документа;

г) подпись должностного лица;

д) дату документа;

е) регистрационный номер документа;

ж) отметку об исполнителе (на лицевой стороне).

Ссылка на дату и номер поступившего документа приводится в тексте телеграммы.

На отправку телеграммы поступают после подписания и регистрации с приложением электронного носителя.

3.3.6.2. Телефонограмма используется для оперативной передачи документов небольшого объема средствами телефонной связи.

Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

а) адресат;

б) вид документа (телефонограмма);

в) дату документа;

г) регистрационный номер документа;

д) текст документа;

е) подпись должностного лица;

ж) отметку об исполнителе.

Телефонограмма регистрируется и хранится в службе делопроизводства.

При передаче телефонограммы сотрудником, ответственным за ее передачу адресату, составляется сопроводительный лист с указанием должностей, фамилий и инициалов лиц, передавших и принявших телефонограмму с указанием номеров телефонов, даты и времени передачи. Сопроводительные листы хранятся в органе исполнительной власти (его структурном подразделении), ответственном за передачу телефонограммы.

3.3.6.3. Подготовка и согласование проектов телеграмм и телефонограмм производится в общем порядке, аналогичном для служебных писем. Образцы оформления телеграммы и телефонограммы представлены в приложении 10.

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Общие требования к организации документооборота

3.4.1.1. В документообороте органов исполнительной власти выделяются документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации выделяются обращения граждан и документы, связанные с их прохождением, также могут выделяться иные документы.

3.4.1.2. Прием, обработку, регистрацию, направление на рассмотрение, отправку служебной корреспонденции Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области и его заместителей осуществляет Аппарат Губернатора и Правительства Орловской области, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (их структурных подразделений) – сотрудники, ответственные за делопроизводство, в соответствующих органах (их структурных подразделениях).

3.4.1.3. В органах исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документы также доставляются курьером. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.4.2.1. В процессе обработки поступающей корреспонденции осуществляются:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения органов исполнительной власти;

сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

3.4.2.2. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные билеты, поздравительные письма, документы, поступившие без сопроводительных писем, бухгалтерские документы, рекламные материалы, печатные издания и другие аналогичные документы.

3.4.2.3. При наличии на конверте (упаковке) грифа «Секретно» документ передается в структурное подразделение, отвечающее за работу с секретными документами, в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

При наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности документ регистрируется и передается тому руководителю, которому он адресован.

При наличии на конверте (упаковке) пометки «Лично» документ передается руководителю в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

3.4.2.4. В случае обнаружения отсутствия или некомплектности документа или приложений к нему, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

В случае если на документе адрес отправителя не указан и только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, конверт, в котором поступил документ, прикрепляется к документу.

Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или направляются адресату.

Конверты после регистрации документов уничтожаются, за исключением случаев, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за рубежа, из судов, следственных органов, либо содержат в качестве вложений документы, предусмотренные Федеральным законом от 5апреля 2013года №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», претензии, исковые заявления граждан и организаций. Конверты, содержащие заявки для участия в конкурсах по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд, имеющие пометку «На конкурс», не вскрываются и передаются по журналу учета в соответствующий орган исполнительной власти либо его структурное подразделение по реквизитам, имеющимся на конвертах. (Дополнен - Распоряжение Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

3.4.3. Регистрация поступающих документов

3.4.3.1. Поступающие документы регистрируются независимо от способа их доставки в пределах выделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан.

Регистрация документов осуществляется в день поступления в течение рабочего времени. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00, осуществляется на следующий рабочий день.

Документы, поступившие в адрес Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, иные документы с указаниями по исполнению (резолюциями) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.

3.4.3.2. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся в регистрационную электронную карточку документа в системе электронного документооборота.

При передаче зарегистрированного документа в другой орган исполнительной власти (структурное подразделение), другому должностному лицу отметка о поступлении вторично не проставляется.

Документу, поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот же регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. При регистрации также может использоваться  классификатор должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений, индекс по номенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.

3.4.3.3. При использовании системы электронного документооборота документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и регистрируются. Не подлежат сканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы с отметками о конфиденциальности, документы, прошитые и скрепленные печатью, книги, брошюры, документы форматом более А4, иные аналогичные материалы.

Электронные образы документов и электронные документы включаются в систему электронного документооборота путем их прикрепления к регистрационной электронной карточке и направления на рассмотрение и исполнение в установленном порядке.

В целях регистрации и учета документов в автоматизированной системе делопроизводства используются справочники:

органов исполнительной власти, их структурных подразделений, руководителей и сотрудников (внутренний справочник);

федеральных органов власти, их территориальных органов по Орловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Орловской области, организаций, иных внешних адресатов;

тематики вопросов (для обращений граждан);

видов документов и др.

3.4.4. Предварительное рассмотрение документов

Поступившие документы передаются на рассмотрение руководителю, которому они адресованы.

Аппаратом Губернатора и Правительства Орловской области осуществляется предварительное рассмотрение документов, направленных Губернатору Орловской области, Председателю Правительства Орловской области, а также в Правительство Орловской области, администрацию Орловской области, органы исполнительной государственной власти субъектов Российской Федерации без указания конкретного должностного лица. Такие документы направляются на рассмотрение Губернатору Орловской области, Председателю Правительства Орловской области или его заместителям исходя из оценки значимости их содержания в соответствии с распределением обязанностей.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов должностными лицами
и доведения документов до исполнителей

3.4.5.1. Поступившие документы после регистрации и предварительного рассмотрения передаются должностным лицам органов исполнительной власти на рассмотрение. Руководители определяют указания по исполнению документов только подчиненным им специалистам в соответствии с их компетенцией (сферой ведения).

После рассмотрения специалисты, ответственные за ведение делопроизводства (помощники руководителя) переносят указания по исполнению документов в регистрационно-контрольную форму (журнал, электронную карточку) с обязательным указанием сроков.

3.4.5.2. Документы передаются на исполнение в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день. Документы с резолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

Документы, поступившие в орган исполнительной власти (его структурное подразделение) с резолюцией вышестоящего руководителя, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем органа исполнительной власти (структурного подразделения).

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю, указанному в резолюции первым (ответственному исполнителю), соисполнителям направляются копии документов. Изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией службы делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

Передача документов между должностными лицами и органами исполнительной власти (их структурными подразделениями) осуществляется через службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).

3.4.6. Работа исполнителя с документами

3.4.6.1. Организация работы с документами осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, его заместителей, руководителей органов исполнительной власти, иных должностных лиц.

3.4.6.2. Руководители органов исполнительной власти и их структурных подразделений обеспечивают исполнение поступивших документов в соответствии с указаниями по их исполнению в рамках установленной сферы ведения.

3.4.6.3. Специалисты структурных подразделений органов исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

а) получение и анализ необходимой информации, всестороннюю проработку содержательной стороны вопроса, изучение документов, относящихся к предмету исполнения, в пределах компетенции;

б) качественную и своевременную подготовку проекта документа (отчета об исполнении, предложений по решению содержащихся в документе вопросов, письма-ответа и т. д.) и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией и иными нормативными документами;

в) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

г) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа – его повторное согласование);

д) в необходимых случаях – подготовку списка рассылки документа;

е) направление проекта документа по результатам исполнения на подпись (утверждение) руководителю со всеми приложениями и необходимыми документами, в том числе поступившим (исполняемым) документом.

3.4.6.4. В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Соисполнители в течение двух третей срока, отведенного для исполнения, направляют ответственному исполнителю предложения по исполнению данного документа для обобщения и формирования итогового документа. Ответственный исполнитель имеет право приглашать соисполнителей для выработки совместного решения.

3.4.6.5. В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению выходят за пределы компетенции (сферы ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о привлечении соисполнителей либо осуществляет взаимодействие с руководителями органов исполнительной власти (структурных подразделений) в соответствии с иерархией должностей в структуре органов исполнительной власти.

В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению не входят в компетенцию (сферу ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о перенаправлении документа другому исполнителю (в соответствующий орган исполнительной власти, его структурное подразделение).

3.4.6.6. Документ считается исполненным после осуществления всех необходимых действий по его исполнению, что подтверждается соответствующей записью должностного лица (его помощника) об исполнении, в том числе в форме устного информирования, помещении документа в дело либо подписанием подготовленного на его основании проекта документа.

Документ с пометкой «К» («Контроль») снимается с контроля и помещается в дело на основании соответствующей записи руководителя, определившего указания по исполнению (его помощника).

Исполненные документы, а также данные о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления и использования в работе), передаются в службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения.

3.4.6.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.4.7. Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией и иными нормативными документами, согласование с должностными лицами органов исполнительной власти (внутреннее согласование) и – при необходимости – заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование), последующее незамедлительное представление  руководителю на подписание возлагается на исполнителя документа.

Перед представлением проекта документа на подпись руководителю исполнитель обеспечивает и проверяет правильность содержания и оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки, иных документов.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, исполнителем готовятся сопроводительные письма.

3.4.8. Регистрация отправляемых документов

3.4.8.1. Подписанные (утвержденные) документы передаются на регистрацию в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).

Служба делопроизводства осуществляет проверку соответствия оформления документа установленным требованиям, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителю.

3.4.8.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрация доверенностей осуществляется в день их выдачи в соответствии с датой, указанной в доверенности.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационную электронную карточку документа в системе электронного документооборота для последующего учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.

3.4.8.3. Копия документа с визами и приложениями к нему остается в службе делопроизводства, где в соответствии с номенклатурой дел помещается в дело (поступивший документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» и подписью специалиста, ответственного за регистрацию исходящей корреспонденции.

3.4.8.4. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Регистрационные номера исходящих документов формируются по аналогии с нумерацией входящей корреспонденции.

3.4.9. Отправка документов

3.4.9.1. Отправку исходящих документов осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

Исполнитель обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров документа в соответствии со списком рассылки.

Перед отправкой службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти производится проверка соответствия оформления исходящих документов установленным требованиям, сортировка документов по способу отправления (простая, заказная и др.). Документы, оформленные ненадлежащим образом, корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

3.4.9.2.Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области в адрес корреспондентов, расположенных за пределами Орловской области, отправляются фельдъегерской связью.

Документы, указанные в абзаце первом настоящего пункта, в том числе адресованные корреспондентам, официально приступившим к обмену документами с использованием системы межведомственного электронного документооборота, направляются в электронном виде по МЭДО (если в соответствующем письме (запросе) не имеется указаний о направлении иным способом):

подписанные Губернатором, Председателем Правительства Орловской области (либо должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области) – отделом делопроизводства управления документационного и технического обеспечения Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;

подписанные членами Правительства Орловской области, руководителями органов исполнительной власти – службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в том числе помощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов Правительства Орловской области, руководителей органов исполнительной власти, специалистами приемных руководителей, либо сотрудниками, ответственными за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО).

Порядок отправки документов в электронном виде через систему МЭДО при работе со служебной корреспонденцией с использованием системы электронного документооборота «Босс-Референт: Госуправление» приведен в приложении 22. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

3.4.9.3. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Отправка корреспонденции органов исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в день ее поступления в течение рабочего времени, в случае поступления после 16:30 – на следующий рабочий день.

Ответственность за правильность указания адреса отправителя и получателя, комплектность направляемых документов (вложения) несет исполнитель.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами, документов для отправки телеграфной связью – в соответствии с Правилами телеграфной связи.

3.4.9.4. Исполнитель передает подлинник документа на бумажном носителе в службу делопроизводства соответствующего органа для отправки адресату, если имеются указания о направлении на бумажном носителе.

Служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти либо сотрудники, ответственные за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, несут ответственность за обеспечение отправки документов по факсимильной связи, электронной почте, МЭДО (в том числе за качество электронной копии, соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе). (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 № 336-р)

3.4.10. Особенности работы с иностранной корреспонденцией

3.4.10.1. Работа с иностранной корреспонденцией на русском языке осуществляется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Поступившая корреспонденция на иностранных языках направляется в орган исполнительной власти (его структурное подразделение) в сфере развития международных связей для организации подготовки аннотации и (или) перевода, в том числе с привлечением специализированных организаций, после чего регистрируется и передается руководству для рассмотрения и организации исполнения в установленном порядке.

3.4.10.2. Документы, отправляемые в адрес иностранных организаций, готовятся на русском языке, визируются и представляются руководителю на подписание в установленном порядке. По инициативе руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект, осуществляется подготовка, представление на подписание и отправка документа также на языке соответствующей страны или на английском языке. Экземпляр документа на иностранном языке визируется сотрудником, ответственным за обеспечение соответствия текста на русском языке его иностранному эквиваленту. Письма в страны Содружества Независимых Государств оформляются на русском языке.

На отправку документы представляются с указанием исполнителем почтового адреса иностранной организации – получателя корреспонденции латинскими буквами и арабскими цифрами.

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

3.4.11.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органы исполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

3.4.11.2. Данные о количестве документов ежегодно обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководству в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год). Подсчет объема документооборота производится по группам документов (правовые акты, служебные документы, обращения граждан и др.).

Учет количества документов производится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.4.11.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно для определения интенсивности эксплуатации технических средств, расчета потребности в новом оборудовании и расходных материалах.

3.5. Документальный фонд органа исполнительной власти

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

3.5.1.1. Документальный фонд органа исполнительной власти – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.

Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительной власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Документальный фонд Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области включает в себя документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области и его заместителей.

3.5.1.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи на архивное хранение.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.

3.5.1.3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе положений об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органа исполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти.

В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение 11).

3.5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти.

Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическое содействие при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти оказывает орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.5.1.5. Один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти в сфере архивного дела (далее – ЭПК).

Номенклатура дел органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

3.5.1.6. Номенклатура дел готовится не менее чем в 3 экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й направляется в БУ ОО «Государственный архив Орловской области». Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти приведен в приложении 12.