Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 № 404-у

                               УКАЗ

                  Губернатора Воронежской области
                Утратил силу - Указ губернатора Воронежской области
                                              от 11.11.2013 № 416-у


    от 23.07.2009  N 404-у


   Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве
Воронежской области, исполнительных органах государственной власти
                              области


    В   целях   совершенствования  документирования  управленческой  
деятельности  и  организации  работы  с документами в правительстве 
Воронежской области

                      П О С Т А Н О В Л Я Ю:

    1.  Утвердить  прилагаемую  Инструкцию  по  делопроизводству  в  
правительстве    Воронежской    области,   исполнительных   органах   
государственной  власти  области  (далее  -  Инструкция).    
    2.   Руководителям   структурных   подразделений  правительства  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
обеспечить  соблюдение  установленных  Инструкцией  требований.   
    3.  Указ  губернатора  Воронежской области от 15.01.2007 г. № 3 
«Об  утверждении  Инструкции  по  делопроизводству  в администрации 
Воронежской  области, исполнительных органах государственной власти 
области» признать утратившим силу.
    4.  Контроль  за  исполнением  настоящего  указа  возложить  на  
заместителя губернатора Воронежской области – руководителя аппарата 
губернатора  и  правительства  Воронежской  области  Агибалова Ю.В. 


Губернатор
Воронежской области  
А. Гордеев


                 ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ


                            ИНСТРУКЦИЯ
     по делопроизводству в правительстве Воронежской области,
       исполнительных органах государственной власти области



                        г. Воронеж 2009 г.



УТВЕРЖДЕНА
Указом губернатора 
Воронежской области
от 23.07.2009  N 404-у


                            ИНСТРУКЦИЯ
     ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ,
       ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

                        1. Общие положения
        
    1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области  
разработана  в  соответствии  с федеральными и областными законами, 
типовой  инструкцией  по  делопроизводству  в  федеральных  органах  
исполнительной  власти, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы 
документации.                Унифицированная                система                
организационно-распорядительной    документации.    Требования    к    
оформлению  документов»,  Регламентом взаимодействия исполнительных 
органов  государственной  власти  Воронежской  области, Регламентом 
правительства  Воронежской  области,  нормативными  и методическими 
документами  регламентирующими  ведение  архивного  дела и с учетом 
особенностей  документооборота  в  правительстве  области.    
    1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области  
(далее  именуется  –  Инструкция)  устанавливает общие требования к 
документированию управленческой деятельности и организации работы с 
документами   в   правительстве   области,  исполнительных  органах  
государственной власти области.
    1.3.  Исполнительные  органы государственной власти Воронежской 
области  могут  организовывать  и  вести делопроизводство на основе 
индивидуальных     инструкций     по    делопроизводству,    других    
нормативно-методических  документов, разработанных в соответствии с 
настоящей Инструкцией.
    1.4.  Делопроизводство  в  правительстве области организуется с 
использованием    автоматизированной    системы   документационного   
обеспечения  управления  (далее  –  АС  ДОУ),  предназначенной  для  
автоматизации    управленческого   документооборота   и   процессов   
делопроизводства в правительстве области.
    Программное  и  техническое  обеспечение  АС  ДОУ в процессе ее 
эксплуатации   осуществляет  управление  информационных  технологий  
Воронежской области.
    Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые 
в  правительстве  области,  исполнительных  органах государственной 
власти  области  должны  отвечать требованиям настоящей Инструкции. 
    1.5.  Порядок  обращения  с документами, содержащими информацию 
ограниченного     распространения,     установлен     распоряжением     
администрации  области  от  24.12.2008  № 950-Р ДСП «Об утверждении 
инструкции   о   порядке   обращения   со   служебной   информацией   
ограниченного распространения».
    1.6.  Методическое  руководство организацией делопроизводства и 
контроль   за   соблюдением   требований   настоящей  Инструкции  в  
структурных  подразделениях  правительства  области, исполнительных 
органах государственной власти области осуществляет организационное 
управление   правительства   области   (далее   –   организационное   
управление)  и  ответственные  лица,  на  которые возложены функции 
организации и ведения делопроизводства.
    1.7.     Ответственность    за    организацию    и    состояние    
делопроизводства,  соблюдение  установленных  требований  работы  с  
документами  в  структурных  подразделениях  правительства области, 
исполнительных  органах  государственной власти области возлагается 
на их руководителей.
    Руководители  структурных  подразделений правительства области, 
исполнительных  органов  государственной  власти области определяют 
(назначают)  ответственного  за  работу  с  документами.    
    1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников 
структурных  подразделений  правительства  области,  исполнительных  
органов государственной власти области.
    1.9.   Сотрудники   структурных   подразделений   правительства   
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
несут   персональную   ответственность   за  соблюдение  требований  
Инструкции,    сохранность   находящихся   у   них   документов   и   
неразглашение  содержащейся  в  них  служебной  информации.   
    Вновь  принятые  на  работу  сотрудники  в обязательном порядке 
должны   быть   ознакомлены  с  Инструкцией.  Об  утрате  служебных  
документов немедленно информируется руководитель подразделения, при 
необходимости - организационное управление.
    1.10.   Руководители  структурных  подразделений  правительства  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
несут   персональную   ответственность   за  осуществление  мер  по  
обеспечению    надлежащего   использования   и   защиты   служебной   
информации.
    1.11.   При   временном   отсутствии   сотрудников  структурных  
подразделений   правительства   области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  области (отпуск, командировка), увольнении 
или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя 
передаются  другому  работнику  через  лиц ответственных за ведение 
делопроизводства.
        
        2. Требования к подготовке и оформлению документов

    2.1.   Бланки   документов   губернатора  Воронежской  области,  
правительства   Воронежской   области   и   исполнительных  органов  
государственной власти области

    2.1.1.  Документы  губернатора  области, правительства области, 
исполнительных  органов  государственной власти области оформляются 
на  бланках  установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, 
ГОСТ  Р  51511-2001  и  типовой  инструкцией  по делопроизводству в 
федеральных  органах  исполнительной  власти  (приложение 1).   
    2.1.2.  Бланки  документов  (далее  –  бланки) изготавливают на 
стандартных  листах  бумаги  форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 
210 мм).
    Каждый  лист  документа,  оформленный  как на бланке, так и без 
него,  должен  иметь  поля  не  менее:       
    левое  - 35 мм;
    правое - 10 мм;
    верхнее        - 20 мм;
    нижнее - 30 мм.
    В  зависимости  от  расположения  реквизитов  устанавливают два 
варианта  бланков  -  угловой  и  продольный.      
    Реквизиты  бланка  и  ограничительные отметки для реквизитов, в 
пределах  границ  зон  их  расположения  размещают двумя способами: 
    продольным  (начало  и  конец  каждой  строки  реквизитов равно 
удалены  от  границ  зоны  расположения  реквизитов);    
    угловым  (каждая  строка реквизитов начинается от левой границы 
зоны расположения реквизитов).
    2.1.3.  Проектирование  бланков документов губернатора области, 
правительства  области  осуществляется организационным управлением. 
    2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков 
осуществляется  по  разрешению  (поручению)  губернатора  области.  
    Соответствующие     предложения     вносятся    организационным    
управлением  вместе  с  образцами  предлагаемых  бланков.    
    2.1.5.    Бланки    указов   и   писем   губернатора   области,   
постановлений,    распоряжений,    писем    правительства   области   
изготавливаются  полиграфическими  предприятиями, имеющими лицензии 
на   соответствующий   вид  деятельности  по  заказу  правительства  
области.
    2.1.6.  Бланки  писем  должностных  лиц  правительства области, 
структурных  подразделений  правительства области изготавливаются с 
помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного 
подразделения   правительства  области  располагается  под  текстом  
«Правительство  Воронежской  области»,  печатается  одним шрифтом с 
размером шрифта текста «Правительство Воронежской области», либо на 
2 пункта меньше.
    2.1.7.   Руководители  исполнительных  органов  государственной  
власти  области  самостоятельно  организуют  проектирование,  учет,  
использование  и  хранение  гербовых бланков исполнительного органа 
государственной власти области.
    2.1.8.  Запрещается  тиражирование бланков губернатора области, 
правительства  области  на  копировально-множительных  аппаратах  и  
использование  копий  бланков  для оформления подлинных документов. 
    2.1.9. Учет и хранение гербовых бланков.
    На  оборотной  стороне  гербовых  бланков  в  верхней части, по 
центру,  организационное  управление проставляет учетные порядковые 
номера  с  помощью  средств  вычислительной  техники.    
    2.1.10.  Гербовые  бланки  выдаются организационным управлением 
ответственным  за  делопроизводство  в  структурных  подразделениях  
правительства   области,   исполнительных  органах  государственной  
власти области.
    2.1.11.  Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора 
области и правительства области ведется организационным управлением 
и   специалистами,   ответственными   за  работу  с  документами  в  
структурных  подразделениях  правительства  области, исполнительных 
органах государственной власти области.
    Образец  журнала  учета  и  выдачи бланков с изображением Герба 
Воронежской области (приложение №2)
    2.1.12.   Гербовые  бланки  хранятся  в  надежно  запираемых  и  
опечатываемых шкафах (сейфах).
    2.1.13.  Уничтожение  испорченных  и  неиспользованных гербовых 
бланков осуществляется по акту
    2.1.14. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков 
возлагается   на   организационное   управление   и   руководителей   
структурных  подразделений  правительства  области,  исполнительных  
органов государственной власти области.
    2.1.15.  Бланки  используются  строго  по назначению и не могут 
передаваться  в  другие  организации  и  частным  лицам. 
  
    2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

    2.2.1.   При   подготовке  документов  рекомендуется  применять  
текстовый  редактор  Microsoft  Office  Word  версии  6.0  и выше с 
использованием  шрифтов  Times  New Roman Cyr размером № 11-12 (для 
оформления  табличных  материалов)  №  14  для  оформления  текста.  
    2.2.2.   Реквизиты   нормативных   правовых,   распорядительных   
документов,  писем  губернатора  области  и  правительства  области  
оформляются  на  бланках  с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные 
системы         документации.        Унифицированная        система        
организационно-распорядительной    документации.    Требования    к    
оформлению документов».
    Документ,  оформленный  на  бланке,  должен иметь установленный 
комплекс   обязательных   реквизитов   с   соблюдением  порядка  их  
расположения (приложение №3).
    В   процессе   подготовки   и   оформления   документов  состав  
обязательных  реквизитов  может  быть дополнен другими реквизитами, 
если  того  требует  назначение  документа.        
    В  соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов 
используют следующие реквизиты:
    01 - Государственный герб Российской Федерации;
    02 - герб субъекта Российской Федерации;
    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
    04 - код организации;
    05  -  основной  государственный регистрационный номер (ОГРН) 
юридического лица;
    06 -  идентификационный  номер  налогоплательщика/код  причины  
постановки на учет (ИИН/КПП);
    07 - код формы документа;
    08 - наименование организации;
    09 - справочные данные об организации;
    10 - наименование вида документа;
    11 - дата документа;
    12 - регистрационный номер документа;
    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    14 - место составления или издания документа;
    15 - адресат;
    16 - гриф утверждения документа;
    17 - резолюция;
    18 - заголовок к тексту;
    19 - отметка о контроле;
    20 - текст документа;
    21 - отметка о наличии приложения;
    22 - подпись;
    23 - гриф согласования документа;
    24 - визы согласования документа;
    25 - оттиск печати;
    26 - отметка о заверении копии;
    27 - отметка об исполнителе;
    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    29 - отметка о поступлении документа в организацию;
    30 - идентификатор электронной копии документа.
    2.2.3.  Герб  Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится 
на  бланках документов губернатора области, правительства области и 
исполнительных  органов  государственной  власти  области.    
    Воспроизведение   изображения   Герба  Воронежской  области  на  
бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской 
области от 05 июля 2005 г. № 50-ОЗ «Об официальной и иной символике 
Воронежской области».
    2.2.4.  Основной  государственный  регистрационный номер (ОГРН) 
юридического  лица  (реквизит  05)  проставляют  в  соответствии  с  
документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на 
бланках  писем  в  составе  справочных  данных  об  организации.  
    2.2.5.  Идентификационный  номер  налогоплательщика/код причины 
постановки   на   учет   (ИНН/КПП)   (реквизит  06)  проставляют  в  
соответствии  с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП 
входят  в  состав  справочных  данных  об  организации.    
    2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).
    Наименование  правительства Воронежской области воспроизводится 
на  бланке  в  соответствии  с наименованием, закрепленном в Уставе 
Воронежской  области  и Законе Воронежской области от 30.09.2008 г. 
№77-ОЗ   «О   правительстве   Воронежской   области».  Наименование  
исполнительного     органа     государственной    власти    области    
воспроизводится  в  соответствии  с  наименованием,  закрепленном в 
положении  об исполнительном органе государственной власти области. 
При  наличии  сокращенного  наименования организации его помещают в 
скобках  ниже  полного  наименования  организации.      
    Если   документ   подготавливается   совместно  двумя  и  более  
организациями,  то  наименование  организаций  следует  печатать на 
чистом листе бумаги.
    Наименование  организаций  одного  уровня  располагают на одном 
уровне.  Наименование  организаций  разного уровня располагают друг 
над другом.
    2.2.7.    Справочные   данные   о   правительстве   области   и   
исполнительных  органах  государственной  власти  области  содержат  
сведения,  необходимые  при информационных контактах (реквизит 09). 
    Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке 
письма.  Справочные  данные  в бланке письма включают: почтовый или 
юридический  адрес,  место  нахождения;  номера  телефонов, факсов, 
счетов  в  банке,  ОГРН,  ИНН/КПП,  адрес  электронной  почты.  
    Адрес  пишется в соответствии с действующими Правилами оказания 
услуг  почтовой  связи,  утвержденными постановлением Правительства 
Российской  Федерации  от  15 апреля 2005 г., № 221 «Об утверждении 
Правил  оказания  услуг  почтовой  связи».        
    2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10) создаваемого в 
правительстве области, исполнительном органе государственной власти 
области  должно  соответствовать  видам документов, предусмотренным 
Общероссийским  классификатором управленческой документации (ОКУД). 
    В  бланке  письма  наименование  вида документа не указывается. 
    2.2.9. Дата документ (реквизит 11). 
    Датой  документа  является  дата его подписания или утверждения 
(для  договора (соглашения) – дата подписания, для протокола - дата 
заседания  (принятия  решения),  для  акта  -  дата  события).  
    Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь 
одну  (единую)  дату,  которая  соответствует наиболее поздней дате 
подписания.
    Дату  проставляет  должностное  лицо,  подписывающее  документ,  
непосредственно  при  подписании.  При подготовке проекта документа 
печатается  только обозначение месяца и года, а число проставляется 
непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, 
связанные  с  его прохождением и исполнением, должны датироваться и 
подписываться.
    Установлены   два   способа   проставления   даты:  цифровой  и  
словесно-цифровой.
    При  цифровом  способе  день  и  месяц  оформляют  двумя парами 
арабских  цифр,  разделенными  точкой;  год  -  четырьмя  арабскими  
цифрами.
    Например,   дату   10   февраля   2009  г.  следует  оформлять:  
«10.02.2009».
    При  словесно-цифровом  способе  проставления даты, день месяца 
пишется  двумя  цифрами,  месяц  - буквами, год - четырьмя цифрами. 
    Например, 05 февраля 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня 
месяца,  если  он  содержит  одну  цифру  -  обязательно.   
    Место  проставления  даты на документе зависит от используемого 
бланка и вида документа.
    2.2.10.   Регистрационный   номер  документа  (реквизит  12)  –  
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу 
при его регистрации.
    Регистрационный  номер документа состоит из порядкового номера, 
который  дополняется  индексом  дела  по  номенклатуре  дел.   
    Регистрационный  номер документа, составленного совместно двумя 
и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа 
каждой  из этих организаций и может проставляться через косую черту 
в  порядке  указания  авторов  в  документе.  Наличие  на документе 
регистрационного  номера  свидетельствует  о  том, что он включен в 
информационный массив организации.
    2.2.11.  Ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату  документа  
(реквизит 13).
    Ссылка  на  регистрационный  номер  и дату документа включает в 
себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть 
дан  ответ.  Ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату  документа  
используется  при  оформлении  писем,  которые являются ответами на 
поступивший  запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего 
документа   и   соответствуют   регистрационному   номеру   и  дате  
поступления документа.
    2.2.12.  Место составления или издания документа (реквизит 14). 
    Место составления или издания документа указывают в том случае, 
если  затруднено  его  определение  по реквизитам общего бланка или 
бланка конкретного вида документа.
    2.2.13. Адресат (реквизит 15). 
    Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, 
должностным  или  физическим  лицам.  Реквизит располагают в правом 
верхнем  углу  бланка  в  ограничительных  отметках.     
    Если   документ  напечатан  на  стандартном  листе  бумаги,  то  
реквизит   «Адресат»   печатают,   отступив  от  верхнего  поля  на  
расстоянии 4-5 интервалов.
    Каждая  составная часть реквизита «Адресат», печатается с новой 
строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется 
от  остальных частей адресования 1,5 интервалами. В конце смысловых 
строк   знаки  препинания  не  ставятся.  В  середине  строк  знаки  
препинания  сохраняются.  Перенос  слов  не  допускается.    
    При   адресовании   документа   организации,   ее  структурному  
подразделению  без  указания  должностного  лица,  их  наименования  
пишутся в именительном падеже.
    Допускается  центровать  все  строчки  реквизита  «Адресат»  по  
отношению к самой длинной строке.
         
Например: 
                                        Министерство культуры
                                         Российской Федерации
                                    Департамент науки и образования

        
    При   направлении   документа   конкретному  должностному  лицу  
наименование организации и подразделения указывается в именительном 
падеже, а должность и фамилия в дательном.
                
Например:
                                           Министерство культуры
                                          Российской Федерации
                                    Департамент науки и образования
                                            Начальнику отдела

                                              А.И. Петрову

                
    При    адресовании    документа    руководителю    организации,    
наименование  организации  входит  в  состав наименования должности 
адресата.

Например:
                            Генеральному директору объединения 
                                              «Ростекстиль»

                                              В.Д. Иванову

    В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, 
указываются  дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая 
степень или почетное звание).
        
Например:
                                                Начальнику штаба в/ч 4532
                                                   Генерал-майору

                                                        К.Н. Серову

                                                                или
                                                       Директору института 
                                                        твердых металлов
                                                   доктору технических наук 

                                                        М.Т. Семенову 

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то 
их следует указывать обобщенно.
        
Например:
                                   Администрации муниципальных 
                                    районов (городских округов)
                                       Воронежской области

    При  адресовании  документа должностному лицу инициалы ставятся 
перед  фамилией,  при  адресовании  физическому  лицу  - после нее. 
    В  состав  реквизита  «Адресат»  может  входить почтовый адрес. 
Элементы    почтового   адреса   указывают   в   последовательности   
установленной  Правилами  оказания  услуг  почтовой  связи.   
    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, 
затем почтовый адрес.
    Например:
        
                                   ОГУ «Государственный архив 
                                       Воронежской области»

                                      ул. Плехановская, д. 7
                                           г. Воронеж
                                             394006

    При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и 
инициалы получателя, затем почтовый адрес.
        
Например:
                                           Степанову В.А.

                                    ул. Калинина, д. 45, кв. 1
                                           с. Лосево
                                         Рамонский район
                                       Воронежская область
                                             352000

    Документ  не  должен  содержать  более четырех адресатов. Слово 
«копия»  перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. 
При  большом  количестве  адресатов  составляется  список  рассылки  
документа.   В   списке   рассылки  указывается  наименование  вида  
документа,  заголовок,  номер  и  дата, к которому относится список 
рассылки,  далее перечисляются полные наименования организаций и их 
почтовые  адреса.  Список рассылки подписывается должностным лицом, 
подготовившим документ.
    При направлении документов в федеральные органы законодательной 
и  исполнительной  государственной  власти  полные  почтовые адреса 
могут не указываться.
    Почтовые  адреса  могут  также  не проставляться на документах, 
направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в 
этом  случае  целесообразно  применять списки рассылки и конверты с 
заранее напечатанными адресами).
    При  оформлении  адреса  допускаются общепринятые сокращения г. 
(город),  пос.  (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), 
наб.  (набережная),  пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. 
(квартира).
    В  обозначениях  номеров  домов,  корпусов, квартир знак «№» не 
ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой 
(кв. 57а).
    2.2.14. Утверждение документа (реквизит 16).
    На   документах,  подлежащих  утверждению,  гриф  «утверждение»  
проставляется  справа  на  первом  листе документа. При утверждении 
документа  должностным  лицом  гриф  утверждения  документа  должен  
состоять  из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после 
этого  слова), наименования должности лица, утверждающего документ, 
его   подписи,   инициалов,   фамилии  и  даты  утверждения.  Слово  
«УТВЕРЖДАЮ»  печатается  прописными  буквами,  обычным  шрифтом.  
    Элементы   грифа  утверждения  отделяют  друг  от  друга  1,5-2  
интервалами.
    Если    документ    издается    отдельно    от    утверждающего    
распорядительного  документа (штатное расписание, смета расходов на 
содержание   аппарата,   представление   к   награждению),  на  нем  
проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать 
организации
    Например:
                                   УТВЕРЖДАЮ
                                 Руководитель государственной 
                                 жилищной инспекции 
                                 Воронежской области
                                 личная подпись инициалы, фамилия 
                                 00.00.0000        
                       
    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать 
элементы  относительно  самой  длинной  строки.       
    При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы 
утверждения  располагают  на  одном  уровне.       
    При     утверждении     документа    указом,    постановлением,    
распоряжением,  решением,  приказом,  протоколом  гриф  утверждения  
состоит  из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), 
наименования  утверждающего  документа  в  творительном падеже, его 
даты  и  номера.  Слово  «УТВЕРЖДЕНО»  согласуется в роде и числе с 
видом утверждаемого документа.
    Например:

                                       УТВЕРЖДЕНО
                                       Постановлением правительства 
                                       Воронежской области
                                       от 12 января 2009 г. № 2
или

                                       УТВЕРЖДЕН
                                       Решением экспертной комиссии 
                                       правительства области
                                       от 26 января 2009 г.  № 12

    2.2.15. Резолюция (реквизит 17).
    В  состав  резолюции  входят  следующие  элементы:  инициалы  и  
фамилия  исполнителя  (исполнителей),  содержание  поручения,  срок  
исполнения, подпись, дата.
    Резолюция  оформляется  между  реквизитами  адресат  и  текстом  
документа  или  на  отдельном  листе  с  указанием регистрационного 
номера  и  даты  документа,  к  которому  резолюция  относится.  
    На  документах,  не  требующих указаний по исполнению и имеющих 
типовые  сроки  исполнения,  в  резолюции  указываются  инициалы  и  
фамилия  исполнителя,  подпись  автора  резолюции,  дата резолюции. 
    2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18).
    Заголовок   к  тексту  документа  должен  быть  кратким,  точно  
передавать  содержание  документа и согласовываться с наименованием 
вида документа.
    Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»). 
    Например:   «О  подготовке  проекта  договора»;  «Об  отмене...».  
Заголовок составляет исполнитель документа.
    Длина  строки  заголовка  не  должна  превышать  8-9 см. Каждая 
строка  имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 
1  интервал,  без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце 
строки.  Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля 
в ограничительных отметках.
    Для  выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт. 
    2.2.17. Отметка о контроле (реквизит 19).
    Отметку  о  контроле за исполнением документа обозначают буквой 
«К»,  словом  или  штампом «Контроль» и датой исполнения поручения. 
    2.2.18. Требования к текстам документов (реквизит 20).
    Тексты документов, в зависимости от количества затронутых в них 
вопросов,  могут  быть  простыми  (содержат один вопрос) и сложными 
(касаются нескольких вопросов, исполнителей).
    Справочно-информационные  документы (письма, служебные записки, 
справки)  рекомендуется  готовить  по  одному  вопросу.    
    Текст документа может быть представлен в форме связного текста, 
анкетной  формы,  таблицы  или  сочетания  этих  форм.    
    Связный  текст  документа  содержит  грамматически  и логически 
согласованную  информацию об управленческих действиях и применяется 
при           подготовке           организационно-распорядительных,           
справочно-информационных документов.
    Текст  может  подразделяться  на  разделы, подразделы, пункты и 
подпункты.    Разделы    и   подразделы   могут   иметь   заголовки   
(подзаголовки).
    Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их 
написание  прописными  буквами,  подзаголовки  – с прописной буквы. 
    Точка  в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и 
подпункты  нумеруются  арабскими  цифрами, разделенными точками и с 
точкой  на  конце.  (1.1.,  1.2.).          
    Связный  текст,  как правило, состоит из двух частей. В первой, 
констатирующей   части,   указываются   причины,   основания,  цели  
составления  документа. В этой части, при необходимости, могут быть 
названы  ранее  изданные  нормативные  акты или другие документы по 
данному  вопросу,  реквизиты  их  указываются  по  следующей схеме: 
название   вида  документа,  автор,  дата,  регистрационный  номер,  
заголовок.
    Например: 
    В  соответствии  с  Федеральным  законом  от 08 августа 2001 г. 
№129-ФЗ   «О   государственной   регистрации   юридических  лиц»  и  
постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. 
№  319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, 
осуществляющем  государственную  регистрацию  юридических  лиц»...  
    Во  второй  части  излагаются решения, поручения, распоряжения, 
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    Если   содержание   документа  не  нуждается  в  пояснении  или  
обосновании,  то текст может содержать только заключительную часть. 
    Например:  «Приказы,  распоряжения – распорядительную часть без 
констатирующей;  письма,  заявления  –  просьбу  без  пояснения».  
    Допускается  начинать  текст  документа  с  его  заключительной  
части,  т.е.  изложения  существа  вопроса, а затем подкреплять его 
обоснованием, доказательствами.
    При   подготовке   документов,   составленных   по  однотипным,  
повторяющимся  ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, 
договоры,  акты)  возможно  использование  базы  данных  «текстовых  
шаблонов».
    Форма изложения текста. 
    Изложение  текста  в  документах  осуществляется  по  следующим  
правилам:
    в  документах,  адресованных  руководству (заявление, служебная 
записка,  объяснительная  записка) текст печатается от первого лица 
единственного  числа  («предлагаю»,  «прошу»,  «считаю»);    
    в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего 
лица  единственного  числа  («решил»,  «решила»);      
    в  совместных  документах  текст  излагается  от  первого  лица  
множественного числа («решили», «просим»);
    в  протоколах  текст излагается от третьего лица множественного 
числа («слушали», «выступили», «решили»);
    содержание    выступлений    излагается    от   третьего   лица   
единственного числа;
    в  положениях,  инструкциях,  правилах,  актах,  справках текст 
излагается  от третьего лица единственного или множественного числа 
(«отдел  осуществляет  функции»,  «начальник  отдела  имеет право», 
«комиссия установила»).
    В письмах  используют следующие формы изложения:
    от  первого  лица  множественного числа («просим предоставить», 
«направляем  в  Ваш  адрес»,  «направляем на рассмотрение», «просим 
выделить»);
    от  первого  лица единственного числа («прошу выслать», «считаю 
необходимым», «направляю», «предлагаю»);
    от  третьего  лица  единственного числа («правительство области 
считает  возможным»,  «правительство  области  не  возражает»).  
    Табличные       тексты       применяются       в      плановых,      
отчетно-статистических,  финансовых  документах  и  др.     
    Графы  и  строки  таблицы  должны  иметь  заголовки, выраженные 
существительным   в   именительном   падеже   единственного  числа.  
Подзаголовки  граф  и  строк должны быть согласованы с заголовками. 
Если  таблицу  печатают  более чем на одной странице, графы таблицы 
должны  быть  пронумерованы,  а  на следующих страницах должны быть 
напечатаны  только  номера  этих  граф.         
    Заголовки  граф  пишутся  с прописных букв, а подзаголовки – со 
строчных,  если  они  составляют  одно  целое  с  заголовком,  т.е.  
поясняют  его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то 
он  пишется  с  прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках 
граф не ставятся.
    При оформлении текста документа на двух и более страницах, 2-ая 
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера 
страниц  проставляются  посередине верхнего поля страницы арабскими 
цифрами  без  слова  «страница»  (стр.)  и  знаков  препинания.  
    Текст  документа  печатается  в  установленных границах полей и 
отделяется  от  заголовка  через  1,5-2  интервала.     
    Первая  строка  начинается  с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от 
левой границы текстового поля.
    2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21).
    Отметка  о  наличии приложения в служебном письме отделяется от 
текста 1,5-2 интервалами.
    Если  письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о 
наличии  приложения  оформляется  следующим  образом:     
    Приложение: на 5 л. в 2 экз.
    Если  письмо  имеет  приложения,  не  названные  в  тексте,  то  
наименования  приложений  перечисляются  после  текста  с указанием 
количества  листов  и  экземпляров  каждого  документа.    
    При наличии нескольких приложений их нумеруют.
    Например:
        Приложение: 1. Справка о состоянии ... на 3 л. в 2 экз.
                  2. Проект положения ...  на 9 л. в 3 экз.
    Если    приложения    сброшюрованы,    то   число   листов   не   
указывают.      Например:
        Приложение: в 3 экз.
или
        Приложение: Техническое задание на разработку ... в 2 экз.
    Если  к  документу  прилагают  другой  документ,  также имеющий 
приложение,   отметку  о  наличии  приложения  оформляют  следующим  
образом:
    Приложение:    Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008   
                   №02-08/185и и приложение к нему,
                   всего на 3 л.   

    Если  приложение  направляют  не  во  все указанные в документе 
адреса,  то  отметку  о  его  наличии  оформляют следующим образом: 
    Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
    Слово   «Приложение»   печатается   с  абзаца  и  заканчивается  
двоеточием.
    Текст  о  наличии  приложения  печатается  через  1 межстрочный 
интервал.
    Приложения  должны  быть подписаны руководителем подразделения, 
подготовившего документ, и датированы.
    В  приложении к распорядительному документу на первом его листе 
в  правом  верхнем  углу  печатается  «Приложение  №»  с  указанием  
наименования    распорядительного    документа,    его    даты    и    
регистрационного номера.
    Слово  «Приложение  №»  печатается от границы верхнего поля без 
кавычек,  прописными  буквами  и  отделяется  от  последующих строк 
реквизита  1,5  интервалом.  Остальные  строки  печатаются  через 1 
межстрочный    интервал.    Допускается    реквизит    «Приложение»    
центрировать  относительно  самой  длинной  строки.      
    Например:  
                                     Приложение № 2
                                     к приказу управления культуры 
                                     Воронежской области
                                     от 27 января 2009 г. № 5

    Если  приложение к распорядительному документу одно, порядковый 
номер приложения не указывают.
    Например:
                                       Приложение
                                     к распоряжению правительства 
                                     Воронежской области
                                     от 22 января 2009 г. № 32-р

    2.2.20. Подпись (реквизит 22).
    Документы,   направляемые   от   имени  губернатора  области  в  
федеральные  органы государственной власти, органы представительной 
и судебной власти, органы местного самоуправления, другим адресатам 
в  пределах  Российской  Федерации  и  Воронежской области, а также 
гражданам,  подписываются губернатором области или по его поручению 
заместителями    губернатора    области,    первыми   заместителями   
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства области в соответствии с распределением обязанностей. 
    Заместители    губернатора    области,    первые    заместители    
председателя   правительства   области,   заместители  председателя  
правительства   области   подписывают   документы,  направляемые  в  
Администрацию  Президента Российской Федерации, палаты Федерального 
Собрания  Российской  Федерации, Правительство Российской Федерации 
только  в  том  случае,  если  документы  из  указанных вышестоящих 
органов  с  поручением  дать  ответ адресованы непосредственно этим 
должностным   лицам   или  на  то  есть  соответствующее  поручение  
губернатора области.
    В  состав  реквизита  «Подпись»  входят: наименование должности 
лица,  подписавшего  документ (полное, если документ оформлен не на 
бланке  документа,  и  сокращенное  -  на документе, оформленном на 
бланке);  личная  подпись;  расшифровка  подписи(  инициалы  имени,  
отчества и фамилия).

Например:
Руководитель организационного
управления правительства
Воронежской области         личная подпись           И.О. Фамилия
или на бланке:
Руководитель                личная подпись           И.О. Фамилия 
    При  отсутствии  должностного лица, фамилия которого напечатана 
на   проекте   документа,   он   может  быть  подписан  исполняющим  
обязанности  руководителя  или  его  заместителем,  на  которого  в  
установленном  порядке  возложено руководство. При этом обязательно 
должна  быть  указана  его  фактическая  должность, инициалы имени, 
отчества   и   фамилия   (исправления  можно  внести  от  руки  или  
машинописным способом).
Например:
Исполняющий обязанности руководителя                 И.О. Фамилия          
    Не  допускается  подписывать  документы  с  предлогом  «за» или 
проставлением  косой  черты  перед  наименованием  должности.   
    При  оформлении документа на бланке должностного лица должность 
этого  лица  в  подписи  не  указывают.       
    При  подписании  документа  несколькими  должностными лицами их 
подписи   располагают  на  одном  уровне  или  одну  под  другой  в  
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
    При   подписании   документа  несколькими  лицами,  равными  по  
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на 
одном уровне.
    При  подписании  совместного документа первый лист оформляют не 
на бланке.
    В  документах,  составленных  комиссией, указывают не должности 
лиц,  подписавших  документ,  а их обязанности в составе комиссии в 
соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии          личная подпись     И.О. Фамилия
Члены комиссии                 личная подпись     И.О. Фамилия
    Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
    Документы  коллегиального  органа  подписываются  председателем  
этого органа и секретарем.
    Подпись  отделяют  от  последней строки текста 2-3 интервалами. 
    Наименование  должности  в  реквизите  «подпись»  печатается от 
левой  границы  текстового  поля  через  1  межстрочный  интервал и 
центрируется  относительно  самой  длинной  строки.      
    Расшифровка  подписи  в  реквизите  «подпись»  располагается на 
уровне  последней  строки  наименования  должности,  печатается без 
пробела  между  инициалами  имени  и  отчества,  с  пробелом  перед  
фамилией.  Последняя  буква  в  расшифровке  подписи ограничивается 
правым полем.
    2.2.21. Согласование проекта документа (реквизит 23).
    Согласование  проекта  документа оформляется визой на документе 
(внутреннее   согласование)   или   грифом   согласования  (внешнее  
согласование).
    Согласование   проекта  документа  с  органами  государственной  
власти,   учреждениями,   организациями,  интересы  которых  в  нем  
затрагиваются - внешнее согласование.
    Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, 
который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными 
буквами  без  кавычек  и  знаков  препинания в конце), наименование 
должности   лица,   с  которым  согласовывается  документ  (включая  
наименование  организации),  личную  подпись, расшифровку подписи и 
дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО 
Финансовый директор
ООО «Технология»
Личная подпись  И.О. Фамилия
20.01.2009
    Если   согласование   осуществляют  письмом,  протоколом,  гриф  
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО 
Письмо Министерства 
образования и науки 
Российской Федерации
«О проведении тестирования
учащихся»
от 20.01.2009 № 430-162
или
СОГЛАСОВАНО 
Протокол заседания
аттестационной комиссии
от 13 января 2009 г. № 2
    Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от 
левого поля.
    Например:
СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО 
Наименование должности              Наименование должности
Личная подпись   И.О. Фамилия       Личная подпись     И.О. Фамилия
02.02.2009                              02.02.2009
    Гриф  согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом 
нижнем  углу  документа  и печатают от подписи через 2-3 интервала. 
    Грифы  согласования  могут  располагаться  на  отдельном «Листе 
согласования»,  в  этом  случае в документе перед подписью делается 
отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:
                         ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
        проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ОАО «РИК»      Генеральный директор 
                                    АОЗТ «Торговый дом»
Личная подпись     И.О. Фамилия     Личная подпись     И.О. Фамилия
03.02.2009                          03.02.2009

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор                Заместитель губернатора 
ОАО «Работница»                     Воронежской области

Личная подпись     И.О. Фамилия     Личная подпись     И.О. Фамилия
06.02.2009                          06.02.2009

    Заполненный   лист   согласования  подписывается  и  датируется  
ответственным  исполнителем  и прилагается к проекту документа. При 
наличии   возражений  по  тексту  документа  лист  согласования  не  
подписывается.
    2.2.22.  Виза  согласования  документа  (реквизит 24-внутреннее 
согласование).
    Внутреннее  согласование  проводится  при  необходимости оценки 
обоснованности  документа,  соответствия его правовым актам и ранее 
принятым решениям.
    Представляемые  на  подпись  документы  визируются исполнителем 
(ответственным  исполнителем)  и  руководителем  подразделения, где 
готовился проект документа.
    Документы,    содержащие   поручения   исполнительному   органу   
государственной    власти   области,   должны   быть   завизированы   
руководителем этого органа.
    Согласование проекта документа оформляют визой на документе.
    Виза  включает  в  себя  должность визирующего документ, личную 
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. 
    Например:

Руководитель финансового отдела   личная подпись       А.А. Иванов
06.02.2009
    Оформленная  таким  образом виза означает согласие должностного 
лица  с  содержанием  документа. При наличии замечаний по документу 
визу   оформляют   следующим  образом:  «С  проектом  не  согласен,  
замечания прилагаются».
Руководитель финансового отдела личная подпись  А.А. Иванов
06.02.2009
      или
«С п. 7 не согласен»
Руководитель финансового отдела  личная подпись А.А. Иванов
09.02.2009
    Замечания  могут  быть представлены на отдельном листе, который 
подписывают,  датируют  и  прилагают  к  проекту  документа.   
    Если   в  процессе  визирования  в  проект  документа  вносятся  
существенные   изменения,   он   подлежит  повторному  визированию.  
Повторного  визирования  не  требуется, если при доработке в проект 
документа  внесены  уточнения,  не  меняющие  его  сути.   
    Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.   
    На  документе,  подлинник которого остается в организации, визы 
проставляют  в  нижней  части  оборотной  стороны  последнего листа 
подлинника документа.
    На  документе,  подлинник  которого  отправляют из организации, 
визы    проставляют   на   лицевой   стороне   второго   экземпляра   
отправляемого   документа,  остающегося  в  организации  на  правах  
подлинника.
    2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25). 
    Оттиск гербовой печати ставится на документах требующих особого 
удостоверения  их  подлинности.  Простые круглые печати ставятся на 
копиях  документов  для  удостоверения их соответствия подлинникам. 
    Оттиск   печати   должен   захватывать  окончание  наименования  
должности   лица,   подписавшего   документ   (полное   описание  о  
проставлении  оттиска  печати  в  разделе  8.2.  Инструкции).   
    2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
    При  заверении  соответствия  копии  документа подлиннику, ниже 
реквизита  «подпись»,  проставляют  заверительную  надпись «Верно», 
должность  лица,  заверившего  копию,  личную  подпись, расшифровку 
подписи  (инициалы,  фамилию),  дату  заверения.      
Например:  
Верно
Инспектор отдела кадров         личная подпись  Т.С. Левченко
Дата
    Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати 
(приложение № 41).
    2.2.25. Отметка об исполнителе (реквизит 27).
    Отметку  об  исполнителе  документа  проставляют в левом нижнем 
углу  лицевой  или  оборотной  стороны  последнего листа подлинника 
документа.  Отметка  включает инициалы, фамилию исполнителя и номер 
его  телефона  или  фамилию  и  номер  его  телефона.    
    Например:
    А.М. Максимова                        или           Максимова 
    33-46-51                                             33-46-51  
    На  документе, подготовленном по поручению руководителя группой 
исполнителей,   в   отметке   об  исполнителе  указывается  фамилия  
основного исполнителя.
    Реквизит  печатается  размером  шрифта № 8-10 от границы левого 
поля.
    2.2.26.  Отметка  об  исполнении  документа и направлении его в 
дело (реквизит 28).
    Отметка  об  исполнении  документа  и  направлении  его  в дело 
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, 
свидетельствующего  о  его  исполнении, или при отсутствии такового 
документа  - краткие сведения об исполнении; слова «В дело» и номер 
дела,  в  котором  будет  храниться документ. Отметка об исполнении