Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 № 404-у

правительства   и  президиума  правительства  области  направляются  
должностным  лицам,  которым  определены протокольные поручения, по 
списку  рассылки  (без  сопроводительных  писем)      
    Список  рассылки  подписывается  руководителем организационного 
управления правительства области.
    3.5.2. Оформление протоколов еженедельных оперативных совещаний 
у губернатора области.
    Подготовку   протокола   совещания,   доведение   до   сведения   
исполнителей   поручений   губернатора   области,  определенных  на  
еженедельных  оперативных  совещаниях, осуществляет организационное 
управление правительства области.
    Протоколы  еженедельных  оперативных  совещаний  у  губернатора  
области  оформляются  на  стандартных  листах  бумаги формата А4. В 
правом  верхнем  углу  первого  листа  протокола  оформляется  гриф  
«утверждения»,  через 1-2 интервала по центру печатается прописными 
буквами   вразрядку   слово  «ПРОТОКОЛ»  полужирным  шрифтом,  ниже  
печатается  вид  поручения,  дата  и  №  протокола.    
    Например:
                             ПРОТОКОЛ
  поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у
     губернатора Воронежской области от 22 июня 2009 года № 12

    Графы поручения оформляются таблицей: 
    в графе 1 порядковый номер; 
    в графе 2 наименования поручений; 
    в графу 3 ответственные исполнители; 
    в графе 4 сроки исполнения.
    Протокол   утверждается   губернатором  области,  подписывается  
руководителем организационного управления.
    Ответственным  исполнителям  направляются выписки из протокола, 
которые    заверяются    подписью   руководителя   организационного   
управления    и   круглой   печатью   организационного   управления   
правительства   области.   Подлинники   документов   по   вопросам,   
рассмотренным  на  еженедельном оперативном совещании у губернатора 
области,   направляются  для  подшивки  в  дело  в  организационное  
управление  вместе  с  протоколом  поручений.       
    3.5.3. Оформление протоколов посещения губернатором Воронежской 
области муниципальных образований, организаций.
    Протокол    посещения    губернатором   области   муниципальных   
образований,   организаций   составляется   на  основании  записей,  
представленных  тезисов  докладов  и выступлений, справок, проектов 
решений  и оформляется в виде перечня поручений в табличной форме и 
состоит из граф:
    графа 1 - №№/пп.;
    графа 2 - содержание поручения;
    графа 3 - ответственный за исполнение;
    графа 4 - срок исполнения.
    Перечень   поручений   утверждается   губернатором   области  и  
визируется руководителем подразделения, ответственным за подготовку 
встречи.  Перечень  поручений  оформляется  на  стандартных  листах  
бумаги формата А4.
    Записи во время совещания, сбор материалов, и подготовка текста 
поручения возлагается на подразделение, ответственное за подготовку 
и проведение встречи.
    Подлинники  документов по вопросам, рассмотренным на заседании, 
направляются     для    подшивки    в    дело    в    службу    ДОУ    
подразделения-исполнителя   вместе   с  перечнем  поручений.  Копии  
перечня  поручений  или  выписки  из  перечня  поручений о принятых 
решениях  готовятся  к  рассылке в соответствии со списком рассылки 
подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. 
    3.5.4.  Оформление  протоколов  заседаний коллегиальных органов 
Воронежской области.
    Оформление документов коллегиальных органов Воронежской области 
(далее   -   коллегиальные   органы)   их   регистрация  и  ведение  
делопроизводства    осуществляется   структурными   подразделениями   
правительства  области или исполнительными органами государственной 
власти  области,  на  которые  возложена организационно-техническая 
работа коллегиальных органов.
    Протоколы  могут  издаваться  в  полной  или краткой форме. При 
краткой   форме  протокола  опускается  ход  обсуждения  вопроса  и  
фиксируется  только  принятое  по  нему  решение.     
    Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов 
оформляются  на  общем  бланке  правительства  области.    
    Протоколы   временных   коллегиальных  органов  оформляются  на  
стандартных  листах  бумаги  формата  А4.        
    Наименование  вида  документа  слово  «ПРОТОКОЛ»  печатается от 
границы  верхнего  поля  прописными  буквами  вразрядку, полужирным 
шрифтом  размером  № 14  и  выравнивается  по  центру.   
    «Вид   заседания»  –  отделяется  от  предыдущего  реквизита  2  
интервалами,  печатается  полужирным  шрифтом  через  1  интервал и 
выравнивается по центру.
    Место   проведения   заседания   (совещания)  указывается  (при  
необходимости)  (г. Павловск,  г. Воронеж).       
    «Дата  и  номер  протокола» печатаются в одну строку под словом 
протокол.
    Дата  оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 
2  интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового 
поля.  Датой  протокола  является  дата  заседания.     
    Протоколам   присваиваются   порядковые   номера   в   пределах   
календарного  года. Протоколы  совместных заседаний имеют составные 
номера,   включающие   порядковые  номера  протоколов  организации,  
принимающих участие в заседании.
    Номер  протокола  печатается  у  правой границы текстового поля 
арабскими  цифрами  и  состоит  из  знака  «№» и порядкового номера 
протокола.
    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
    Вводная часть протокола строится по схеме:
    Председатель или Председательствующий.
    Секретарь.
    Слово «Председатель» и «Секретарь» печатаются с прописной буквы 
от  левой  границы  текстового  поля  документа. Далее, через тире, 
печатаются   инициалы   и   фамилия   председателя  и  секретаря  в  
именительном падеже.
    Слова  «Присутствовали:», «Приглашенные:» печатаются от границы 
левого  поля,  с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие. 
    Ниже,  слева,  указываются  должности присутствующих, справа от 
должностей  –  инициалы  и  фамилия  в  алфавитном  порядке.   
    Допускается  состав присутствующих указывать количественно, при 
этом  пофамильный  список  прилагается  к  протоколу.    
    Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).
    Вводная  часть  протокола  заканчивается  повесткой  дня. Слова 
«ПОВЕСТКА  ДНЯ:»  печатаются  прописными  буквами,  по центру, ниже 
состава  присутствующих  (приглашенных),  в  конце  слова  ставится  
двоеточие.   С  абзаца  указывают  перечень  обсуждаемых  вопросов,  
расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому 
пункту повестки дня.
    Каждый  вопрос  повестки  дня  нумеруется арабской цифрой и его 
наименование  начинается  с предлога «О» («Об»), который печатается 
от границы левого поля.
    В   некоторых  случаях  повестка  дня,  состоящая  из  большого  
количества  вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается 
заранее  участникам  заседания  и  оформляется  как самостоятельный 
документ  и  в  текст  протокола  не  включается.     
    Перед   основной  частью  текста  протокола  делается  отметка:  
«ПОВЕСТКА ДНЯ» прилагается.
    Основная  часть  протокола состоит из разделов, соответствующих 
пунктам повестки дня заседания.
    Каждый раздел состоит из трех частей:
    Слушали, выступили, решили (постановили).
    Слова   «СЛУШАЛИ:»,  «ВЫСТУПИЛИ:»,  «РЕШИЛИ:»  («ПОСТАНОВИЛИ:»)  
печатаются  прописными  буквами от левой границы текстового поля, в 
конце слова ставится двоеточие.
    Слово  «СЛУШАЛИ»  нумеруется  в  соответствии с номером вопроса 
повестки   дня.  После  двоеточия  печатаются  фамилия  и  инициалы  
докладчика  в  родительном  падеже  (кого?).       
    После слова «ВЫСТУПИЛИ» в именительном падеже (кто?) печатаются 
фамилия и инициалы выступающих.
    Содержание   доклада   (выступления)   записывается  кратко  от  
третьего  лица,  если текст доклада (выступления) прилагается, то в 
скобках  пишется:  «Текст  доклада  прилагается».      
    На  первом  листе  прилагаемого документа оформляется ссылка на 
номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту 
повестки  дня  –  запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. 
    Допускается    форма   составления   протокола,   при   которой   
фиксируются    только    принятые    постановления   (решения)   по   
соответствующим вопросам.
    Основная  часть текста протокола печатается через 1 межстрочный 
интервал.
    Оформление  решения  (постановления)  совещания, коллегиального 
органа.
    Решения    (постановления)   содержащие   несколько   вопросов,   
подразделяются  на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами 
через  точки  1.1.;  1.2.;  и  т.д.  Постановляющая  часть  решения  
(постановления)  содержит  составные  части:  кому, что сделать?, к 
какому сроку.
    Содержание  особого  мнения,  высказанного во время обсуждения, 
записывается    в    тексте    протокола   после   соответствующего   
постановления (решения).
    Развернутые   решения  могут  оформляться  как  самостоятельный  
документ,  в  этом  случае  они  прилагаются  к  протоколу.   
    Решение  (постановление)  оформляется  на  обычном листе бумаги 
формата    А    4,    наименование    вида    документа   «РЕШЕНИЕ»   
(«ПОСТАНОВЛЕНИЕ»)   печатается  прописными  буквами  центрированным  
способом   и   выделяется   полужирным   шрифтом,  ниже  печатается  
наименование коллегиального органа.
    Дата   решения   (постановления)   является   датой  протокола,  
печатается   от   левой   границы   тестового  поля  и  оформляется  
словесно-цифровым способом.
    Номер  решения  (постановления)  печатается  у  правой  границы  
текстового  поля и состоит из номера протокола и порядкового номера 
решения (постановления).
    Текст   основной   части  решения  (постановления)  состоит  из  
разделов  повестки  дня  заседания  коллегиального  органа.   
    В  тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса 
заседания коллегиального органа.
    Образец  оформления  протокола  приведен  в  приложении  №  12,  
образец  оформления  выписки  из  протокола  -  в  приложении № 13. 
    3.5.5.    Оформление    документов   заседаний   правительства,   
президиума  правительства  области,  комиссий  (советов)  в  дела.  
    Документы  заседаний  правительства,  президиума  правительства  
области  формируются  в  дела  организационным  управлением.   
    Документы  коллегиальных  органов формируются в дела секретарем 
коллегиального  органа  или  лицом,  назначенным  ответственным  за  
делопроизводство в коллегиальном органе.
    Документы     формируются     в    дела    в    хронологической    
последовательности  с января по декабрь календарного года по схеме: 
    повестка дня;
    список присутствующих;
    протокол заседания;
    постановление (решение) комиссии (совета);
    документы выступлений по повестке дня.
    Каждая   информация   должна  иметь  заголовок  соответствующий  
повестке  дня  заседания  комиссии  (совета).       
    Информация    подписывается   выступающим.   Подпись   включает   
наименование   должности,  личную  подпись  и  расшифровку  подписи  
(инициалы, фамилия).
    3.6. Подготовка и оформление служебных писем
    3.6.1. Служебные письма в правительстве области готовятся: 
    как   ответы   о  выполнении  поручений  Президента  Российской  
Федерации, Правительства Российской Федерации;
    как   ответы  на  запросы  федеральных  органов  исполнительной  
власти,  органов  местного самоуправления, организаций, учреждений, 
частных лиц;
    как сопроводительные письма к направляемым документам;
    как инициативные письма.
    3.6.2.   Сроки   подготовки   ответных   писем  устанавливаются  
резолюцией  губернатора  области, заместителей губернатора области, 
первых    заместителей    председателя    правительства    области,    
заместителей   председателя   правительства  области  на  основании  
имеющихся  сроков  исполнения  поручений,  запросов  или по решению 
автора резолюции.
    Содержание   ответных   писем   должны   точно  соответствовать  
поручениям,  зафиксированным  в  резолюции  руководителя.    
    Сроки  подготовки  инициативных писем определяются губернатором 
области,  заместителями  губернатора области, первыми заместителями 
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства области.
    3.6.3.  Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма 
губернатора  области,  подписывается  губернатором  области.   
    Исходящая   корреспонденция,   оформленная   на  бланке  письма  
правительства  области,  подписывается  губернатором  области, если 
письмо  направляется  от правительства области (например: отзывы на 
проекты  федеральных  законов  и  т. д.), заместителями губернатора 
области,  первыми заместителями председателя правительства области, 
заместителями председателя правительства области.
    При   переписке   заместителей   губернатора   области,  первых  
заместителей   председателя   правительства  области,  заместителей  
председателя   правительства   области   с   губернатором   области   
допускается  не  использовать  бланк  должностного лица. Информация 
оформляется  в  виде  докладной (служебной) записки на чистом листе 
бумаги  и  включает:  вид  документа,  дату,  регистрационный номер 
(реквизиты  располагаются в левом верхнем углу документа). В правом 
верхнем  углу  располагается  реквизит – адресат. Докладная записка 
подписывается заместителем губернатора области, первым заместителем 
председателя   правительства   области,  заместителем  председателя  
правительства.  В  состав  подписи,  входят наименование должности, 
личная  подпись  и  ее  расшифровка  (инициалы  имени  и отчества и 
фамилия).
    Докладные  письма, оформленные на бланках писем департаментов и 
управлений  исполнительных  органов государственной власти области, 
подписываются    руководством   соответствующих   департаментов   и   
управлений.
    3.6.4.  Все  письма  должны  иметь  заголовок. Исключение могут 
составлять  письма,  текст  которых  занимает  до  5-6  строк,  или  
оформленные  на  бланках  формата  А5.         
    Заголовок  письма  отвечает  на  вопрос  «о  чем?» и печатается 
вверху  слева  шрифтом  №  14 через один интервал, выравнивается по 
левому  краю.  Величина  заголовка,  как  правило,  одна-две строки 
длиною 8-9 см.
    3.6.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и 
последующие  страницы  нумеруются  по  центру  верхнего  поля листа 
арабскими цифрами.
    Содержание   письма   состоит   из   двух   частей.  В  первой,  
констатирующей   части,   указываются   причины,   основания,  цели  
составления  письма.  В  этой части, при необходимости, должна быть 
установлена  взаимосвязь  с  ранее  изданными нормативными актами и 
другими  документами  по  данному  вопросу.        
    Во   второй  части  помещаются  выводы,  предложения,  просьбы,  
решения и т.д.
    Содержание   ответных   писем   должны   точно  соответствовать  
поручениям,  зафиксированным  в  резолюции  руководителя.    
    Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.
    Например:   «Правительство  области  считает...»,  «Правительство  
области рассмотрело...»
    Если  письмо  оформлено  на  бланке должностного лица, то текст 
излагается    от   1-го   лица   единственного   числа:   «прошу...»,   
«направляю...».
    3.6.6. Визы согласования письма.
    Письма  визируются  на  втором  экземпляре,  остающемся  в деле 
правительства   области,   исполнительного  органа  государственной  
власти  области  на  правах подлинника. Визы проставляются в нижней 
части  лицевой  стороны  последнего  листа  письма.  В  состав визы 
входят:  наименование  должности  визирующего, подпись, расшифровка 
подписи  (инициалы  и  фамилия)  и  дата  визирования.    
    До  представления на подпись губернатору области проекты писем, 
направляемые   в   федеральные   органы   государственной   власти,   
визируются заместителями губернатора области, первыми заместителями 
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства   области,  сферу  деятельности  которых  затрагивает  
проект письма.
    3.6.7. Отметка об исполнителе.
    На  последней  странице  письма в нижнем левом углу лицевой или 
оборотной  стороны  последнего  листа  письма  делается  отметка об 
исполнителе   (составителе  документа),  которая  включает  фамилию  
исполнителя  и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию 
исполнителя  и  номер  его  служебного  телефона.     
    Например:
    Иванов                         или          И.И. Иванов
    33-44-56                                33-44-56

    Служебные  письма  правительства  области  оформляются  в  двух  
экземплярах.  Первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется 
адресату,  второй  остается в правительстве области, исполнительном 
органе  государственной  власти  области.  При  необходимости копия 
зарегистрированного письма передается исполнителю.
    Второй  экземпляр  подлинника  служебного письма, остающегося в 
правительстве области, исполнительном органе государственной власти 
области,  приложения  к  нему и визы согласования, должны содержать 
подлинные подписи должностных лиц.
    Гарантийные  письма, письма финансового характера подписываются 
руководителем и главным бухгалтером.
    Подпись  исполняется  чернилами или шариковой ручкой фиолетовым 
(синим) цветом.
    Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях №14, 
15, 16, 17, 18.
    3.7.  Особенности  подготовки  и оформления служебных писем при 
переписке с зарубежными адресатами
    3.7.1. Общие требования.
    Оформление    служебных    писем,    направляемых   за   рубеж,   
осуществляется  в  соответствии  с  правилами  переписки в пределах 
Российской Федерации.
    В  бланках  писем  для международной переписки почтовый адрес в 
реквизите  «Справочные  данные  об  организации»  содержит название 
страны «Россия».
    Служебные  письма,  направляемые  в  правительства  иностранных  
государств,  посольства,  генеральные  консульства,  консульства на 
территории    Российской    Федерации,    а   также   руководителям   
международных  организаций,  оформляются  на  бланках правительства 
области  для  международной  переписки и подписываются губернатором 
области,  заместителями  губернатора области, первыми заместителями 
председателя   правительства  области,  заместителями  председателя  
правительства области.
    Письма   по  рабочим  вопросам  (уточнение  сроков  визита,  об  
оформлении  приглашений  и т.д.) оформляются на бланке секретариата 
губернатора  области  и  подписываются  руководителем секретариата. 
    3.7.2.  Оформление  реквизитов  служебных писем, направляемых в 
правительства,   посольства,  генеральные  консульства  иностранных  
государств.
    «Адресат».
    При    оформлении    письма    президенту,    премьер-министру,    
чрезвычайному  и  полномочному  послу или другому должностному лицу 
подобного   ранга   зарубежного   государства   реквизит  «Адресат»  
включает:  титул,  инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, 
полное  наименование  его  должности  и  название  города,  где  он  
находится.  Все  составные  части реквизита, кроме названия города, 
печатаются прописными буквами.
    В  состав  реквизита  «Адресат»  может  входить почтовый адрес. 
Элементы   почтового   адреса   указываются  в  последовательности,  
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:  номер дома, 
название  улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) 
или  номер  почтового  маршрута  и  название  страны.    
    Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в 
подписи на поступившем документе.
    Реквизит  «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого 
листа письма. В соответствии с международными стандартами составные 
части  реквизита  выравниваются  по  левой  его границе. Количество 
строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке 
-  не  более  30.  Если  в строке более 30 знаков, то адресат можно 
оформить  шрифтом  меньшего  размера. Адресат печатается компактно, 
без  разрядки  и  подчеркиваний.  Рекомендуется  писать  прописными  
буквами   название   местности  (город,  регион,  провинция,  штат,  
графство),  почтовый  код  и  страну  назначения.     
    Если  письмо  адресуется организации, то сначала указывается ее 
название, затем почтовый адрес.
Например:
                                   American National Social Institute
                                           15 Noth 32nd Street
                                           NEW YORK, N.Y. 12148
                                           USA

    Если   письмо  адресуется  должностному  лицу  организации,  то  
сначала  указываются  его  имя (инициал имени), фамилия, должность, 
название  организации,  затем  почтовый   адрес.       
Например:
                                                Mr. A.Widmar, Chairman,
                                                D.Coke and Son Ltd
                                                LONDON SWK 48C
                                                ENGLAND
    Если  письмо  адресуется  частному лицу, то сначала указываются 
его  имя  (инициал  имени),  фамилия,  затем  почтовый  адрес.  
Например:
                                                Mr. Luis Serrano Correcher
                                                34 Calle Alcala 6a pl.
                                                (servicio de prenca)
                                                MADRID 28071
                                                ESPANA
    Особое  внимание требуется при написании сложных имен и фамилий 
(испанских,  арабских  и  др.),  их  сокращения  не  допускаются.  
    В отдельных случаях, перед фамилией лица, которому направляется 
письмо,  рекомендуется  указывать  его  титул.       
    Например:
    Его Превосходительству
    господину М.Андерсу
    Чрезвычайному и Полномочному
    Послу
    (официальное название страны)
    г. Москва
    При  написании страны употребляется только официальное название 
государства  как  полное,  так  и  краткое.      
    Например:  «Соединенные Штаты Америки» или «США», «Федеративная 
Республика Германия» или «ФРГ».
    Дата  и регистрационный номер письма. Дата письма проставляется 
в   соответствии  с  расположением  этого  реквизита  на  бланке  и  
оформляется словесно-цифровым способом.
    Регистрационный  номер  письма  проставляется  в соответствии с 
расположением  этого  реквизита  на  бланке  документа.    
    Заголовок  к  тексту в письмах зарубежным адресатам не является 
обязательным реквизитом.
    Отметка о наличии приложения.
    Отметка  о  наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала 
от текста.
    Подпись  включает  наименование  должности  лица,  подписавшего  
документ,  его  личную  подпись,  инициал  имени  и  фамилию.  
    Подпись  располагается  под текстом письма и отметкой о наличии 
приложения.
    Наименование  должности  печатается от левой границы текстового 
поля  через  1  межстрочный  интервал.         
    Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.
    Отметка об исполнителе.
    Отметка  об  исполнителе  и  номер  его  служебного телефона на 
подлиннике   письма   зарубежному   адресату  не  проставляются,  а  
указываются  на  втором  экземпляре  письма,  остающемся  в  деле.  
    Визы согласования письма.
    Проекты  писем  зарубежным  адресатам  составляются  на русском 
языке  и  визируются  на  втором  экземпляре,  остающимся в деле. В 
состав  визы  входят:  должность  визирующего, подпись, расшифровка 
подписи (инициалы, фамилия).
    Требования к оформлению конвертов.
    Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм.
    На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими 
буквами  и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке 
страны  назначения,  при  условии  повторения  наименования  адреса  
страны  назначения  на  русском  языке.  Адрес получателя пишется в 
правой  нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в 
левой верхней части.
    В  адресе  не  должно  быть  знаков,  не относящихся к адресу и 
сокращенных названий.
    Написание   адреса   на   конвертах,   направляемых  за  рубеж,  
осуществляется исполнителем документа.
    Порядок отправления документов. 
    После  подписания  письма  руководителем правительства области, 
при необходимости, составляется неофициальный перевод текста письма 
на языке страны-адресата или на английский язык. Делается это в том 
случае,  если  имеется  намерение  довести  до  адресата  как можно 
быстрее содержание документа.
    Регистрация  и отправление служебных писем за рубеж за подписью 
руководства  правительства  области  осуществляется организационным 
управлением.
    Порядок  отправления  писем определяется руководителями, исходя 
из  срочности  документа:  по  почте  или  факсом.    
    При  отправлении  письма факсом в реквизите «Адресат» последней 
строкой  указывают  номер  факса  с  кодом  страны  и  города.  

Например:                                           Министерство юстиции
                                                    земли Нижняя
                                                    Саксония ФРГ
                                                    господину Паустиану
                                                    факс [phone]

    Образцы  оформления  служебных  писем,  направляемых  за  рубеж  
(приложения № 19, 20).
    3.8.  Порядок  подготовки,  оформление,  регистрация и хранение 
договоров (соглашений)
    3.8.1.   Основные  требования и порядок подготовки, оформление, 
регистрация  и  хранение  договоров  и соглашений (далее – договор) 
определены   регламентом   взаимодействия   исполнительных  органов  
государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией. 
    Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
    3.8.2.  Название  вида  документа  – слово «Договор» печатается 
через  2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными 
буквами  или  с  прописной  буквы, полужирным шрифтом, центрируется 
относительно границ текстового поля.
    3.8.3.  Заголовок  договора  печатается  полужирным  шрифтом со 
строчной  буквы,  в  конце  заголовка  точка  не  ставится.   
    Место  составления  или  издания  договора  печатается от левой 
границы  текстового  поля,  через  2  интервала  от  заголовка.  

Например:
                              ДОГОВОР
      между правительством Воронежской области и федеральным
  государственным предприятием «Почта России» о взаимодействии в
  сфере развития почтовой связи на территории Воронежской области
    3.8.4.  Дата  заключения  договора печатается от правой границы 
текстового  поля  словесно-цифровым  способом  (месяц  и  год).  
    Если  договор  подписывается  несколькими  сторонами,  то датой 
подписания  договора  является  наиболее  поздняя  дата.    
    Дата  договора  проставляется  ответственным исполнителем после 
подписания его сторонами.
    3.8.5. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В 
этом  случае  все  документы  должны  рассматриваться как составные 
части договора.
    В  договоре  и  в приложениях к нему делается оговорка, что все 
приложенные  документы  являются  неотъемлемой  частью  договора.  
    3.8.6.   Перед   подписанием,  проект  договора  передается  на  
согласование.  Порядок согласования, визирования договора определен 
регламентом  взаимодействия  исполнительных органов государственной 
власти Воронежской области.
    Виза  включает:  должность  визирующего,  подпись,  расшифровку  
подписи (инициалы, фамилию) дату.
    Визы   проставляются  на  оборотной  стороне  последнего  листа  
проекта  договора,  или  оформляется  лист согласования (приложение 
№4).
    3.8.7.   Содержательная   часть   текста  договора  состоит  из  
преамбулы  и  статей, в которых указываются соответствующие условия 
заключаемого   договора.   Статьи   договора,  как  правило,  имеют  
заголовки.
    Преамбула  содержит  следующую  информацию: наименование сторон 
(полные  и  сокращенные),  кто их представляет и на основании каких 
документов действуют их представители.
    Число  разделов – статей текста договора может быть различным в 
зависимости  от  условий  договора  и  согласия  сторон.  В договор 
включаются  разделы:  предмет  договора, условия и сроки выполнения 
действий   в   зависимости  от  предмета  договора,  права  сторон,  
ответственность  сторон,  порядок  разрешения споров, срок действия 
договора  и  порядок  вступления  его  в  силу.     
    Заключительная  часть  содержит  юридические  адреса  сторон  с  
указанием  почтового  адреса,  банковских  реквизитов  и  подписи.  
    3.8.8.  Губернатор  области  подписывает  договор правительства 
области, подготовленный и согласованный в установленном регламентом 
взаимодействия   исполнительных   органов   государственной  власти  
Воронежской   области   порядке,   как   правило,   одновременно  с  
уполномоченным  на  то  представителем  другой  стороны.    
    Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, 
их  подписавших,  но  не  менее  двух  экземпляров.  Все экземпляры 
договора  должны  содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи 
уполномоченных  должностных  лиц  и  оттиски  печатей.    
    Подпись состоит из наименовании должности лица, уполномоченного 
подписать  договор,  его  личной  подписи  и  расшифровки  подписи.  
    3.8.9.   Регистрация,   формирование   в  дело,  хранение  всех  
договоров,   соглашений,   контрактов   правительства   области   и   
документов  о  пролонгации договоров, (изменении и расторжении их), 
подписанных    губернатором    области    осуществляется   правовым   
управлением.
    Подлинные   экземпляры   договора,   соглашения   передаются  в  
5-тидневный   срок   со   дня   подписания  в  правовое  управление  
правительства    области   для   регистрации   (проставления   даты   
регистрации и присвоения номера).
    3.8.10.    Регистрация    договоров,   соглашений,   контрактов   
осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в 
журнале регистрации.
    Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются 
в  штампе  в  правом  верхнем  углу  первого  листа  договора.  
    3.9. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам 
электросвязи (телеграммы, телефонограммы)
    3.9.1. Порядок подготовки и оформления телеграмм.
    Телеграммы     подразделяются     на    следующие    категории:    
правительственные, срочные, обыкновенные.
    Телеграммы,   направляемые  за  подписью  губернатора  области,  
заместителя   губернатора   области,   руководителей  правительства  
области  относятся  к  категории  «Правительственная».     
    Текст  телеграммы  оформляется  на  стандартных  листах  бумаги  
формата  А4  в  двух  экземплярах.          
    Первый   экземпляр   телеграммы  передается  в  организационное  
управление  для регистрации и отправки. Второй направляется в дело. 
    При    подготовке    телеграмм   необходимо   руководствоваться   
следующими  требованиями:  в реквизите «адресат» указывается полный 
телеграфный  адрес  (печатается  отдельной  строкой) и наименование 
адресата.
    В  адресах  телеграмм  перед  номерами домов, корпусов, квартир 
указываются  слова  «дом»,  «корпус», «квартира» или их сокращенные 
обозначения  (д.,  корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью 
или  сокращенно  «ул.». Остальные слова, используемые при написании 
адреса,  такие,  как  область,  район,  проспект и т.п. указываются 
полностью.
    Номера  домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, 
наименование  номерных  улиц  и  номерных  организаций  словами.  
    В  качестве  адресата  могут  быть  организации, их структурные 
подразделения,  должностные  или  физические  лица.      
    В  наименовании  адресата  фамилия,  имя,  отчество и должность 
адресата  указываются  в дательном падеже, название организации – в 
именительном.  В  реквизите  «Адресат»  не  должно  быть  кавычек.  
    При  адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается 
список  рассылки,  составленный  и  подписанный  исполнителем, а на 
месте реквизита «Адресат» указывается «по списку» (приложение №21). 
    Примеры оформления реквизита «адресат».

ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
АННИНСКОГО РАЙОНА
УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25
ИВАНОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ

АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ФАМИЛИЯ  И.О.

МОСКВА 
УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1
МИНИСТРЕСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МИНИСТРУ 
ФАМИЛИЯ И.О.
    Текст  телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 
300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без 
союзов  и  предлогов,  если  при  этом  не  искажается  содержание.  
    Текст  ответной  телеграммы  следует начинать с указания номера 
или  названия  документа,  на  который дается ответ, без добавления 
слов  «номер»,  «Вам»,  «на  Ваш».          
    Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр 
и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в 
нумерации домов, индексах документов.
    Конец  текста  телеграммы  заканчивается  точкой («тчк»). Текст 
телеграммы  не  должен  заканчиваться  цифрой.       
    Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из 
наименования  должности  руководителя  подписавшего телеграмму, его 
личной  подписи  и  расшифровки  подписи.        
    Под  чертой,  в  левой  части  текста  телеграммы, указываются: 
полный  почтовый  адрес отправителя, наименование организации, дата 
(печатается  словесно-цифровым  способом),  авансовый  счет  №.  
    Отметка  об  исполнителе  проставляется  в нижней части листа и 
состоит  из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и 
номера его телефона.
    Входящие   телеграммы,  адресованные  губернатору,  заместителю  
губернатора,  руководителям правительства области, регистрируются в 
организационном управлении.
    Образец оформления телеграммы содержится в приложении № 22.
    3.9.2. Телефонограммы.
    Текст  телефонограммы  (до 50 слов) передается устно по каналам 
телефонной  связи  и  записывается  получателем.      
    Телефонограммы   рекомендуется  использовать  для  оперативного  
решения  вопросов  в  случаях,  когда  сообщения,  передаваемые  по  
телефону,   требуют  документального  оформления.  Телефонограммами  
передаются  несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и 
т.д.).
    Исходящая  телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с 
указанием   всех   необходимых  реквизитов,  составляется  в  одном  
экземпляре   и   подписывается   руководителем   или  ответственным  
исполнителем.
    При оформлении телефонограммы указываются:
    наименование организации-отправителя;
    регистрационный номер и дата;
    время приема-передачи;
    адресат;
    текст;
    подпись.
    В  левом  верхнем  углу  печатаются  наименование организации – 
отправителя:   наименование   вида   документа   –   ТЕЛЕФОНОГРАММА   
(печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой 
телефонограммы  является  дата  ее  передачи).       
    В правом верхнем углу печатается адрес получателя.
    Если  телефонограмма  передается нескольким адресатам, то к ней 
прилагается   их   список   с  указанием  номеров  телефонов,  а  в  
телефонограмме  делается  отметка «Передано согласно списку (список 
прилагается)».
    Текст  телефонограммы  оформляется  с  абзаца. В тексте следует 
избегать    труднопроизносимых   слов   и   сложных   оборотов.   В   
телефонограмме  не  должно  быть  более  50  слов.    
    Реквизит  «Подпись»  состоит  из  наименования  должности лица, 
подписавшего  телефонограмму,  его инициалов и фамилии для входящих 
телефонограмм,  а также личной подписи для исходящих телефонограмм. 
    Отметка  о  приеме  телефонограмм оформляется от границы левого 
поля и состоит из слова «Принял», наименование должности, инициалов 
и  фамилии  лица,  принявшего  телефонограмму;  номера телефона, по 
которому принята телефонограмма.
    Входящая  телефонограмма  записывается  принимающим  на  бланке  
структурного  подразделения  правительства  области  или  на чистом 
листе  бумаги  с  соблюдением  стандартных  правил  оформления.  
    Входящие  и  исходящие  телефонограммы  регистрируются.  Первый  
экземпляр  передается  на  рассмотрение  руководителю, которому она 
адресована,  второй  экземпляр  телефонограммы направляется в дело. 
    Входящие,   исходящие   телефонограммы  формируются  в  дела  и  
хранятся  в  структурных  подразделениях  правительства  области.  
    Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях №№ 23, 
24.

                4. Организация работы с документами

    4.1. Организация документооборота
    4.1.1.    Движение    документов   в   правительстве   области,   
исполнительных  органах государственной власти области с момента их 
создания  или  получения  до  завершения  исполнения  или  отправки  
образует документооборот.
    4.1.2. Порядок прохождения документов и операции производимые с 
ними    в   структурных   подразделениях   правительства   области,   
исполнительных  органах государственной власти области определяется 
Регламентом  взаимодействия  исполнительных органов государственной 
власти  Воронежской  области, регламентом работы автоматизированной 
системы  документационного  обеспечения  управления в правительстве 
области и настоящей Инструкцией.
    В   правительстве   области   различают   три  основных  потока  
документации:
    документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
    документы,    создаваемые    в    структурных    подразделениях    
правительства   области,   исполнительных  органах  государственной  
власти области и используемые работниками в управленческом процессе 
(внутренние).
    4.2.  Прием,  обработка  и распределение поступающих документов 
    4.2.1.    Доставка    документов    в   правительство   области   
осуществляется  средствами  почтовой,  фельдъегерской и электронной 
связи.
    4.2.2.   Прием,   первоначальная   обработка,   предварительное   
рассмотрение  и распределение входящей корреспонденции производится 
организационным управлением правительства области.
    Предварительное  рассмотрение  документов  проводится  с  целью  
распределения  поступивших  документов  на  требующие обязательного 
рассмотрения   губернатором   области,   заместителями  губернатора  
области,  первыми заместителями председателя правительства области, 
заместителями  председателя  правительства  области  и направляемые 
непосредственно в подразделения.
    Предварительное  рассмотрение  документов осуществляется исходя 
из   оценки   их   содержания,   в  соответствии  с  распределением  
обязанностей  между  должностными  лицами  правительства  области.  
    4.2.3.   При  приеме  корреспонденции  проверяется  сохранность  
упаковки и правильность адресования.
    Ошибочно  доставленная  корреспонденция  возвращается почтовому 
отделению.
    Конверты  (бандероли)  с документами (за исключением с пометкой 
«лично»)  вскрываются,  проверяется  их  комплектность, целостность 
документов  и  приложений  к  ним.          
    При  несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому 
адресу  на  конверте,  документ  пересылается по принадлежности или 
возвращается отправителю.
    В  случае  некомплектности  присланных материалов, механических 
повреждений  составляется  акт, который присоединяется к полученным 
документам  и  передается  руководителю  для  принятия  решения  по  
данному факту.
    Конверты  поступивших  документов  уничтожаются, кроме случаев, 
когда  только  по  ним  можно  установить  адрес  отправителя, дату 
отправки и получения документов.
    4.2.4.  Поступившие  документы  учитываются  в  организационном  
управлении  и  распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. 
    Состав   нерегистрируемых   документов   определяется  Перечнем  
документов,  не  подлежащих регистрации организационным управлением 
(приложение № 25).
    Регистрация    и   передача   нерегистрируемых   документов   в   
структурные  подразделения  осуществляется  в  тот  же  день,  если  
документы   поступили   в   организационное  управление  до  16.00.  
Документы,  поступившие  после 16.00, регистрируются и передаются в 
подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и 
передаются немедленно.
    Подразделения  получают  документы в организационном управлении 
через  ответственных за делопроизводство лиц. Ошибочно переданные в 
подразделения  документы  немедленно возвращаются в организационное 
управление.
    Зарегистрированные  в  организационном управлении документы при 
передаче  в  подразделения  повторно  не  регистрируются.    
    В    случае   поступления   документов   губернатору   области,   
заместителям   губернатора   области,  руководителям  правительства  
области,  напрямую,  минуя  организационное  управление,  документы  
должны  быть  переданы в организационное управление на регистрацию. 
    Документы,  полученные  от  курьеров, телеграммы, поступившие в 
правительство  области  в  вечернее и нерабочее время, передаются в 
первый  рабочий  день  в организационное управление на регистрацию. 
    4.2.5.   В   правительстве   области   регистрация   документов   
осуществляется децентрализовано.
    Законы Воронежской области, договоры (соглашения) правительства 
области,  указы  губернатора  Воронежской  области, постановления и 
распоряжения  правительства  области  по основной деятельности и по 
личному  составу регистрируются в правовом управлении правительства 
области.
    Обращения  граждан,  поступившие  по  почте,  личные  обращения  
граждан  регистрируются  в  отделе  по работе с обращениями граждан 
управления  внутренней  политики  правительства  области.    
    Входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору 
области,   заместителям   губернатора   области,  регистрируются  в  
организационном управлении правительства области.
    Входящие    служебные   письма   и   телеграммы,   адресованные   
структурным  подразделениям правительства области, регистрируются в 
подразделениях.
    Исполнительные    органы    государственной    власти   области   
самостоятельно   осуществляют   прием,   обработку,  регистрацию  и  
распределение адресованных им документов.
    4.2.6.  Входящие  документы,  адресованные губернатору области, 
заместителям  губернатора области, первым заместителям председателя 
правительства   области,  заместителям  председателя  правительства  
области,  регистрируются  организационным управлением в базе данных 
«Канцелярия» АС ДОУ
    4.2.7.  При регистрации документа осуществляется преобразование 
текста  документа,  поступившего на бумажном носителе в электронную 
форму  (образ),  заполняется  электронная регистрационная карточка. 
    Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в 
карточке  проставляется  в  автоматическом  режиме.      
    Перечень  входящих  документов,  не подлежащих преобразованию в 
электронную  форму  при  регистрации,  приведен  в приложении № 26. 
    4.2.8. Прохождение служебных писем, поступивших в правительство 
области, осуществляется в соответствии со схемой (приложение № 27). 
    4.2.9.  Зарегистрированные  в  АС  ДОУ  подлинники документов и 
корреспонденция  с  пометкой  «лично»  передаются  на  рассмотрение  
руководству  области  организационным управлением через специалиста 
секретариата  (уполномоченное  лицо)  под  расписку  в  журнале.  
    4.3. Порядок рассмотрения документов
    4.3.1.  Подготовка  к  рассмотрению  документов,  поступивших в 
секретариаты  (уполномоченному  лицу)  руководителей  правительства  
области осуществляется специалистами секретариатов (уполномоченными 
лицами) и включает:
    ознакомление с содержанием документов;
    подготовку   и   оформление  проекта  резолюции  по  исполнению  
документов;
    передачу документов для рассмотрения руководителю.
    4.3.2.    По   входящим   документам,   требующим   исполнения,   
специалисты   секретариатов   подготавливают  проекты  резолюций  с  
использованием  соответствующих  электронных  шаблонов  (приложение  
№28).
    Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.
    В состав резолюции входят следующие элементы:
    исполнитель  (фамилия  и  инициалы  должностного  лица или лиц, 
которым дается поручение);
    содержание поручения;
    срок исполнения поручения;
    подпись   (руководитель   правительства  области  рассматривает  
документ и подписывает резолюцию);
    дата;
    регистрационный номер и дата документа, к которому составляется 
резолюция  (при  оформлении  на  бланке  резолюции).     
    При  наличии  в  резолюции  нескольких  исполнителей,  основным  
исполнителем  является  лицо, указанное в резолюции первым, если не 
оговорено  иное  (на  основного  исполнителя  может указывать слово 
«созыв»,  «свод»  или  «ответ»).  Ему  предоставляется право созыва 
исполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения. 
    Документы   могут   иметь   несколько   резолюций  (одного  или  
нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При 
этом  последующие  резолюции  не должны дублировать и противоречить 
первой,  в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок 
его  исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установлено 
первой резолюцией) и исполнитель.
    4.3.3.  Руководители  правительства  области  при  рассмотрении  
входящих документов:
    определяют   исполнителя   и   дают  указание  в  резолюции  по  
исполнению документов;
    подписывают  подготовленные  письма или, при наличии замечаний, 
возвращают  проект  письма  исполнителю  для  доработки;    
    оформляют отметку о списании документа в дело.
    4.3.4.   Учет   поступления,   контроль   исполнения   входящих   
документов   правительства  области  в  секретариатах,  структурных  
подразделениях   правительства   области,   исполнительных  органах  
государственной  власти  области  ведется  в АС ДОУ (в базах данных 
«Кабинет», «Поручения», «Канцелярия»).
    4.3.5.  Документы должны рассматриваться в день их поступления. 
    При  рассмотрении  документов, руководитель выделяет документы, 
требующие  срочного  исполнения.  Срочные  документы  передаются на 
исполнение немедленно.
    4.3.6.  Руководители  структурных  подразделений  правительства  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
организуют   работу   с  поступившими  на  исполнение  документами,