Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 № 404-у

граждан  управления  внутренней  политики,  где  проставляется дата 
поступления  ответа  и  информация  вносится  в  базу  данных.  
    5.3.5.   Отправку   законченных   рассмотрением   обращений   в   
федеральные  органы  государственной  власти  осуществляет отдел по 
работе   с   обращениями  граждан  управления  внутренней  политики  
правительства области.
    5.3.6.  Ответы  на  предложения, заявления, жалобы граждан дают 
губернатор  области,  заместитель  губернатора области, заместители 
председателя   правительства  области,  руководители  подразделений  
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области,  или  лица  на  то  уполномоченные.    
    5.3.7.   Если   в   письме   содержится   несколько   вопросов,   
ответственным  за  подготовку  общего ответа считается исполнитель, 
указанный в списке ответственных исполнителей первым. Соисполнители 
направляют  ему  ответы  в  части  их  касающейся.    
    5.3.8.  Индекс  письменного  ответа состоит из регистрационного 
номера  и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается 
переписка по данному вопросу.
    5.4. Организация работы архива обращений граждан
    5.4.1.  В  отделе  по  работе  с обращениями граждан управления 
внутренней   политики   правительства  области  хранятся  обращения  
граждан   и   документы  по  их  рассмотрению  (поручения,  ответы,  
справки),  списанные «в дело» руководителями правительства области. 
    5.4.2.   В   архив  передаются  как  завершенные  дела,  так  и  
обращения,   рассмотрение   которых   не  завершено  (копии  писем,  
промежуточные  ответы).  Комплектование  архива  ведется по районам 
области.   Документы   поступают   в   архив   после   ввода   (или   
корректировки)  в  базу  данных  автоматизированной системы АС ДОУ. 
    Каждое дело проверяется на наличие в нем необходимых документов 
(писем,  поручений,  ответов исполнителя, копий ответа заявителю) и 
отметки  о  списании  «в  дело».          
    5.4.3.   На  выданный  для  временного  пользования  из  архива  
материал заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного 
номера  письма,  фамилии  лица,  получившего  документы и даты. При 
возвращении  документов  в  архив карточка-заменитель уничтожается. 
    5.4.4.  Законченные  рассмотрением обращения граждан хранятся в 
отделе  в  течение  одного  года.  После экспертизы ценности письма 
разделяются  на  документы  постоянного  и  временного  хранения  и  
передаются  в  архив  правительства  области.       
    5.4.5.  По  истечении  сроков  временного  хранения  (пять лет) 
документы    по   обращениям   граждан   подлежат   уничтожению   в   
установленном порядке.

      6. Организация работы с документами в делопроизводстве

    Организация    работы    с   документами   в   делопроизводстве   
представляет   собой   совокупность   видов  работ,  обеспечивающих  
сохранность,   учет,   систематизацию  документов,  формирование  и  
оформление  дел  на делопроизводственной стадии и их передачу в ОГУ 
«Государственный   архив  Воронежской  области»  в  соответствии  с  
«Правилами    организации   хранения,   комплектования,   учета   и   
использования  документов  Архивного  фонда  Российской Федерации и 
других   архивных  документов  в  государственных  и  муниципальных  
архивах,  музеях,  библиотеках,  организациях  Российской  академии  
наук» (далее - Правилами).
    6.1. Составление номенклатур дел
    Правильная    организация    документов    в   делопроизводстве   
обеспечивается   составлением   номенклатуры  дел  и  формированием  
документов в дела.
    6.1.1.   Номенклатура   дел   -   систематизированный  перечень  
заголовков    (наименований)    дел,    заводимых   в   структурных   
подразделениях   правительства   области,   исполнительных  органах  
государственной  власти  области,  с  указанием сроков их хранения. 
    Номенклатура  дел  предназначена  для  группировки  исполненных  
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков 
их   хранения   и  является  основой  для  составления  описей  дел  
постоянного,  долговременного  (свыше  10  лет)  хранения  и дел по 
личному  составу,  а  также  для  учета  дел временного (до 10 лет) 
хранения.
    6.1.2.     При    составлении    номенклатуры    дел    следует    
руководствоваться  положениями  и штатным расписанием правительства 
области  или исполнительных органов государственной власти области, 
перечнями  документов  с  указанием  сроков  их  хранения.   
    6.1.3.  В  правительстве  области составляются номенклатуры дел 
структурных   подразделений   правительства   области   и   сводная   
номенклатура дел правительства области.
    В   исполнительных   органах   государственной  власти  области  
составляются собственные номенклатуры дел.
    Вновь   образованное  структурное  подразделение  правительства  
области  обязано  в  месячный  срок  разработать номенклатуру дел и 
представить    на   согласование   в   организационное   управление   
правительства области.
    Вновь  образованный исполнительный орган государственной власти 
области  обязан  в  месячный  срок  разработать  номенклатуру дел и 
представить   ее   на   согласование  в  областное  государственное  
учреждение  (ОГУ)  «Государственный  архив  Воронежской  области».  
    6.1.4.     Номенклатура    дел    структурного    подразделения    
правительства   области   составляется   лицом,   ответственным  за  
делопроизводство  с  привлечением  специалистов  подразделения.   
    Номенклатура   дел   подписывается  руководителем  структурного  
подразделения  и  представляется  в  организационное управление для 
составления сводной номенклатуры дел.
    Ответственность  за  составление номенклатуры дел в структурных 
подразделениях    правительства    области    возлагается   на   их   
руководителей.
    6.1.5.   Сводная   номенклатура   дел   правительства   области   
составляется  специалистами  организационного  управления на основе 
номенклатур  дел  структурных  подразделений правительства области. 
    6.1.6.   Сводная   номенклатура   дел   правительства   области   
подписывается     руководителем     организационного    управления,    
исполнителем,  согласовывается  с  экспертной  комиссией (далее ЭК) 
правительства  области, экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) 
архивного  отдела  Воронежской  области и утверждается заместителем 
губернатора   области   –   руководителем  аппарата  губернатора  и  
правительства   области.   Выписки   из  сводной  номенклатуры  дел  
направляются  в  структурные  подразделения  правительства области. 
    6.1.7.   Сводная   номенклатура   дел   правительства   области   
составляется  на 5 лет. Номенклатура дел составляется заново (ранее 
5   лет)   в   случае   коренных   изменений  функций  и  структуры  
правительства области.
    6.1.8.  Разделы  сводной номенклатуры дел правительства области 
расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой 
и  штатным  расписанием  правительства  области.      
    6.1.9.  В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие 
все   документируемые   участки  работы  структурных  подразделений  
правительства   области,   исполнительного  органа  государственной  
власти области.
    6.1.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
    В  графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, 
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в 
правительстве    области    цифрового    обозначения   структурного   
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в 
пределах   структурного  подразделения.  Индексы  дел  обозначаются  
арабскими цифрами.
    Например:    02-05,   где   02   -   обозначение   структурного   
подразделения,  05  -  порядковый  номер  заголовка  дела.   
    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
    Заголовок  дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме, отражать 
основное  содержание  и  состав  документов  дела.     
    Порядок   расположения   заголовков   дел   внутри  разделов  и  
подразделов   номенклатуры   дел   определяется  степенью  важности  
документов.   В  начале  располагаются  заголовки  дел,  содержащие  
правовые  акты,  после  них  документы о деятельности коллегиальных 
органов,  положения  и  должностные регламенты, плановые и отчетные 
документы,  переписка,  номенклатура  дел, контрольные карточки или 
другие учетные документы.
    Не  допускается  употребление  в  заголовке  дела  неконкретных  
формулировок  («разные  материалы»,  «общая  переписка»).    
    В    заголовках    дел,    содержащих   нормативную   правовую,   
организационно-распорядительную   деятельность,   указывается   вид   
документа и автор.
    Например: 
    «Постановления  правительства Воронежской области за 2009 год», 
«Приказы  руководителя  управления по основной деятельности за 2009 
год».
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не 
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида дела 
употребляется  термин «документы», а в скобках указываются основные 
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. 
    Например: 
    «Документы  о  проведении  семинаров  по  охране труда» (планы, 
отчеты, информация).
    В  заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по 
какому вопросу она ведется.
    В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с  однородными  
корреспондентами,  последние не указываются, а указывается их общее 
видовое название.
        
    Например: 
    «Переписка  с  архивными  учреждениями  по вопросам сохранности 
документов».
    В    заголовках   дел,   содержащих   плановую   или   отчетную   
документацию,  указывается  период,  (квартал, год) на (за) который 
составлены планы (отчеты).
    Например: 
    «Годовой  бухгалтерский  отчет  управления  делами  области  по  
основной деятельности за 2008 год».
    Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования  и  
оформления дел.
    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.
    В  графе  4  указывается  срок  хранения дела, номера статей по 
типовому  или ведомственному перечням документов с указанием сроков 
хранения  и  год  издания  перечня.          
    В  графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих 
делах  (например: переходящие с 2008 г.), о лицах, ответственных за 
формирование   дел,   о   передаче   дел   в   другое   структурное   
подразделение.
    Если  в течение года в структурных подразделениях правительства 
области  возникают  новые  документированные  участки  работы,  они  
дополнительно  вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел 
в  каждом  разделе  номенклатуры  дел оставляются резервные номера. 
    Форма номенклатуры дел структурного подразделения правительства 
области   (приложение   №   31),  форма  сводной  номенклатуры  дел  
правительства  области  (приложение  № 32).       
    6.2. Формирование и оформление дел
    6.2.1.  Законченные  делопроизводством  документы формируются в 
дела.  Формирование дел - группировка исполненных документов в дела 
в  соответствии  с  номенклатурой  дел  и систематизация документов 
внутри дела.
    6.2.2.  Дела  правительства  области  формируются в структурных 
подразделениях     правительства    области    ответственными    за    
делопроизводство.
    6.2.3.  При  формировании  дел  необходимо  соблюдать следующие 
общие правила:
    помещать  в дело только исполненные документы, в соответствии с 
заголовками дел по номенклатуре;
    группировать  в  дело  документы  одного  календарного года, за 
исключением переходящих дел;
    раздельно   группировать   в   дела   документы  постоянного  и  
временного  сроков  хранения;  помещать  в  дела  копии факсограмм, 
телефонограммы на общих основаниях.
    В  дело  не  должны  помещаться документы, подлежащие возврату, 
лишние  экземпляры,  черновики.  По объему дело не должно превышать 
250  листов,  при  наличии  в деле нескольких томов (частей), номер 
(индекс)   и   заголовок   дела  проставляются  на  каждом  томе  с  
добавлением  «т. 1»,  «т. 2»  и  т.д.      
    Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам и 
хронологии  с  относящимися  к  ним  приложениями.     
    Положения,   инструкции,  утвержденные  нормативными  правовыми  
актами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с  
указанными  актами, если они утверждены в качестве самостоятельного 
документа,  то  их  группируют  в  самостоятельные  дела.   
    Указы    губернатора   области,   постановления,   распоряжения   
правительства    области,    приказы   по   основной   деятельности   
исполнительных     органов     государственной    власти    области    
регистрируются  и  формируются  в  дела  отдельно  от  распоряжений  
(приказов) по личному составу.
    Распоряжения  (приказы)  по  личному  составу  регистрируются и 
формируются  в  отдельные  дела  с  учетом  сроков  их  хранения:  
    распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, 
перемещении,   награждении   (срок  хранения  75  лет)  формируются  
отдельно  от  распоряжений  (приказов)  о  предоставлении основных, 
учебных  отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет). 
    Протоколы  в  деле  располагаются  в хронологическом порядке по 
номерам.  Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, 
систематизируются по номерам протоколов.
    Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы 
группируются  отдельно  от  их  проектов.        
    Переписка группируется за календарный год и систематизируется в 
хронологической  последовательности: документ - ответ помещается за 
документом  запросом.  При возобновлении переписки по определенному 
вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году, документы группируются в 
дела текущего года.
    6.2.4.   Дела  правительства  области,  исполнительного  органа  
государственной власти области подлежат оформлению при их заведении 
и по завершении года.
    6.2.5.  В  зависимости от сроков хранения проводится полное или 
частичное   оформление   дел.   Полному  оформлению  подлежат  дела  
постоянного  хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по 
личному   составу  (распоряжения,  приказы  о  приеме,  увольнении,  
перемещении),  лицевые  счета  по  заработной  плате,  личные  дела  
уволенных Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в 
деле,   составление   листа   -   заверителя  дела,  составление  в  
необходимых  случаях  внутренней  описи документов дела, подшивку и 
переплет  дела,  внесение  уточнений  в  реквизиты  обложки  дела.  
    6.2.6.   Обложка   дела  постоянного  хранения  оформляется  по  
установленной  форме  (приложение  № 33).        
    При    изменении    наименования   структурного   подразделения   
правительства  области в течение периода, охватываемого документами 
дела,  или при передаче дела в другое структурное подразделение, на 
обложке  дела  указывается  новое  наименование  этого структурного 
подразделения    или    организации    –    правопреемника,    дата    
распорядительного  документа о переименовании. Прежнее наименование 
структурного  подразделения  заключается  в  скобки.     
    Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на 
обложку,  в  необходимых  случаях  - в заголовок вносятся уточнения 
(номера  приказов,  протоколов  и  др.).  В тех случаях, когда дело 
состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий 
заголовок  дела  и  заголовок  каждого  тома.      
    В  заголовках  дел, содержащих копии документов, указывается их 
копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. 
    Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, 
название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются 
на  обложках  дел,  содержащих  годовые планы и отчеты, так как они 
отражены в заголовках дел.
    Надписи    на    обложке    дела   следует   выполнять   четко,   
светоустойчивыми чернилами.
    Документы,  составляющие  дело, подшиваются на четыре прокола в 
твердую обложку или переплетаются.
    В    целях    обеспечения   сохранности   закрепления   порядка   
расположения  документов,  включенных  в дело, все его листы, кроме 
листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются 
простым  карандашом,  цифры  проставляются  в  правом  верхнем углу 
листа,  листы  дел,  состоящих  из  нескольких томов, нумеруются по 
каждому тому отдельно.
    После  завершения  нумерации  листов составляется заверительная 
надпись  и  оформляется  в деле на отдельном листе. В заверительной 
надписи  цифрами  и прописью указывается количество листов в данном 
деле,  должность  и  подпись ее составителя с расшифровкой подписи, 
дата составления.
    6.2.7.    Контроль   за   формированием   дел   в   структурных   
подразделениях правительства области осуществляется организационным 
управлением.
    6.3. Организация оперативного хранения документов
    6.3.1. Организация оперативного хранения документов на бумажной 
основе  в  структурных  подразделениях  правительства  области.   
    С  момента  заведения  и  до  передачи на архивное хранение или 
уничтожение  дела  хранятся  по  месту  их  создания.    
    Руководители  структурных  подразделений  правительства области 
обязаны  обеспечивать  сохранность  документов  и  дел.    
    В   структурных   подразделениях   правительства  области  дела  
постоянного,  временного  хранения  и по личному составу хранятся в 
течение  2-х лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в 
архив правительства области.
    Завершенные  дела  временного  хранения  (до 10 лет) остаются в 
структурных  подразделениях правительства области для использования 
в  работе.  По  истечению  сроков  хранения  дел, ответственными за 
делопроизводство   в   структурных   подразделениях   правительства   
области,  составляется  акт  о  выделении  к  уничтожению  дел. Акт 
представляется  на  согласование с постоянно действующей экспертной 
комиссией правительства области.
    Выдача   дел   для  работы  другим  структурным  подразделениям  
правительства   области   производится  с  разрешения  руководителя  
структурного  подразделения  на  срок  не  более одного месяца, под 
расписку.
    По  истечении  месячного  срока  дело должно быть возвращено на 
место его хранения.
    Изъятие    документов   производится   с   ведома   руководства   
правительства  области,  в  присутствии  должностных лиц, у которых 
производится  изъятие,  с обязательным оформлением протокола и акта 
об изъятии подлинников документов.
    В  деле  остается  заверенная  копия изъятого документа и акт о 
причинах выдачи подлинника документа.
    6.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов 
устанавливается   регламентом   работы  автоматизированной  системы  
документационного  обеспечения управления правительства Воронежской 
области.

        7. Порядок передачи документов на архивное хранение

    Документы   правительства   области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  области  после  проведения  экспертизы  их  
ценности   подлежат   передаче   на   постоянное   хранение  в  ОГУ  
«Государственный архив Воронежской области».
    Для  хранения  документов  правительства области, относящихся к 
государственной собственности и документов временного (свыше 10 лет 
хранения),  а  также  документов  по  личному  составу,  их  учета,  
использования,   отбора  и  подготовки  к  передаче  на  постоянное  
хранение,  в  правительстве области образован архив. Функциональную 
деятельность   архива   осуществляют  специалисты  организационного  
управления. В исполнительных органах государственной власти области 
образуются свои архивы.
    Подготовка  дел  к передаче на хранение в архив предусматривает 
работу,    которая    проводится   в   структурных   подразделениях   
правительства  области  и  включает  в  себя  следующие  этапы:  
    проведение экспертизы ценности документов;
    полное оформление дел;
    составление описи дел;
    составление  актов  о  выделении  к уничтожению дел с истекшими 
сроками хранения.
    Специалисты организационного управления осуществляют контроль и 
оказывают    методическую    помощь    структурным   подразделениям   
правительства  области  в  проведении  вышеуказанных  работ.   
    7.1. Экспертиза ценности документов
    7.1.1.  Экспертиза  ценности  документов  - отбор документов на 
государственное  хранение  или  установление  сроков их хранения на 
основании критериев их ценности.
    Экспертиза  ценности документов проводится на основании перечня 
документов,  с  указанием  сроков  их  хранения и номенклатуры дел. 
    7.1.2.   Для   организации  и  проведения  экспертизы  ценности  
документов в правительстве области, создается постоянно действующая 
экспертная    комиссия    (далее    -   ЭК)   из   числа   наиболее   
квалифицированных  специалистов  в количестве не менее 3 человек. В 
состав   ЭК   обязательно  включается  специалист  организационного  
управления.
    ЭК  создается постановлением правительства Воронежской области. 
    Функции  и  права  ЭК  определяются  положением  об ЭК, которое 
утверждается распорядительным документом.
    7.1.3.  Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно 
осуществляется  работниками структурных подразделений правительства 
области     под    непосредственным    руководством    специалистов    
организационного     управления,     в    исполнительных    органах    
государственной  власти области – под руководством специалистов ОГУ 
«Государственного архива Воронежской области».
    При  проведении  экспертизы  ценности  документов в структурных 
подразделениях   правительства  области  осуществляется  отбор  дел  
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в 
архив правительства.
    Окончательное   решение   по  результатам  экспертизы  ценности  
документов   принимается   ЭК  правительства  области,  оформляется  
протоколом.
    7.2. Составление и оформление описей дел
    7.2.1.  Для  обеспечения  комплектования  архива  правительства  
области,  на  все  завершенные  в делопроизводстве дела постоянного 
хранения,  временного  (свыше 10 лет) хранения и по личному составу 
составляются архивные описи.
    Каждое структурное подразделение правительства области ежегодно 
составляет  описи на дела постоянного хранения и по личному составу 
под  непосредственным  руководством  специалистов  организационного  
управления.
    Описи    дел    структурных   подразделений   составляются   по   
установленной  форме  в  двух  экземплярах и представляются в архив 
правительства   области   через   год   после   завершения   дел  в  
делопроизводстве.
    7.2.2.  Специалистами  организационного  управления  на  основе  
описей   дел   структурных   подразделений   правительства  области  
составляется годовой раздел сводной описи дел правительства области 
по установленной форме.
    7.2.3.  Отбор  документов  к  уничтожению  и составление акта о 
выделении  их  к уничтожению производится после составления сводных 
описей  дел постоянного хранения за соответствующий период. Описи и 
акты  рассматриваются  на  заседании  ЭК  правительства  области  и  
направляются  на  согласование  с  ЭПК архивного отдела Воронежской 
области.
    Сводный  акт  о  выделении к уничтожению документов с истекшими 
сроками   хранения   составляется   специалистами  организационного  
управления.   Порядок   оформления   описей   и  акта  приведены  в  
приложениях  №№ 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40.    
    7.2.4. Историческая справка и предисловие к описи.
    Историческая    справка    составляется   к   архивному   фонду   
правительства  области  и  состоит  из  информации по истории фонда 
правительства  области  и  истории  архивного  фонда исполнительной 
власти Воронежской области.
    Первый  раздел  -  история фондообразователя включает: данные о 
создании   правительства   Воронежской   области,   хронологическая   
последовательность  всех  реорганизаций  со  ссылкой на нормативные 
правовые  акты,  распорядительные  документы;  задачи, функции и их 
изменения;  состав  исполнительных  органов  государственной власти 
области.
    Второй раздел - история архивного фонда включает:
    дату  первого  поступления  документов  фонда в архив и крайние 
даты;
    степень сохранности документов;
    особенности формирования, описания и систематизации документов; 
    сведения  о  наличии  документов,  выходящих за хронологические 
границы фонда.
    Третий раздел включает:
    обобщенную   характеристику   фонда  по  составу  и  содержанию  
документов  в  целом  и  отдельных  групп  документов.    
    Справка подписывается составителем.
    Историческая  справка  дополняется  при  пополнении фонда или в 
случае  реорганизации,  изменения структуры и функций правительства 
области.
    Историческая  справка  представляется  в  ОГУ  «Государственный  
архив  Воронежской  области»  вместе  с  каждой законченной описью. 
    Предисловие к описи включает сведения о структуре правительства 
области  за  период,  который охватывают дела описи, дается краткая 
характеристика  содержания и полноты документов фонда, включенных в 
раздел;  указывается  наличие  дел,  выходящих  за  хронологические  
границы  фонда;  освещаются  особенности  формирования,  описания и 
систематизации заголовков дел.
    Предисловие  к  описи  подписывается  составителем  с указанием 
должности  и  даты  составления  предисловия  к  описи.    
    7.3.  Подготовка  и  передача  документов в архив правительства 
области
    7.3.1.  В  архив  правительства  области  передаются  полностью  
оформленные  дела  постоянного  хранения  и  по  личному  составу.  
    7.3.2. Прием дел производится по описям.
    При  этом  на  обоих  экземплярах  описи  указываются цифрами и 
прописью  количество  принятых  дел,  дата приема - передачи дел, а 
также подписи специалиста организационного управления и специалиста 
структурного  подразделения правительства области, передавшего дела 
на хранение в архив.
    7.3.3.    При   ликвидации   или   реорганизации   структурного   
подразделения     правительства     области,    ответственным    за    
делопроизводство,  в  период проведения ликвидационных мероприятий, 
осуществляется  формирование  всех  имеющихся  документов  в  дела.  
Оформленные   дела  передаются  по  описям  в  архив  правительства  
области,  независимо  от  сроков  хранения  документов.    
    При   ликвидации   или   реорганизации  исполнительного  органа  
государственной   власти   области,   вопросы  передачи  документов  
постоянного  хранения  и  по  личному  составу  решаются с архивным 
отделом   Воронежской   области   и   ОГУ   «Государственный  архив  
Воронежской области».
    До   решения   вопроса   о   передаче,  документы  должны  быть  
сформированы   в   дела,  оформлены  и  описаны  в  соответствии  с  
Правилами.
    7.3.4.  Хранение  и  учет  архивных  документов, создание к ним 
научно-справочного   аппарата  (составление  исторической  справки,  
предисловия  к  описи),  их использование, подготовка к передаче на 
государственное  хранение  осуществляется в соответствии Правилами. 
    7.3.5.   По  истечении  предельных  сроков  хранения  в  архиве  
правительства области, документы постоянного хранения передаются на 
хранение  в  ОГУ  «Государственный  архив  Воронежской  области».  
    Прием  дел на государственное хранение проводится поединично по 
описям  дел, оформляется актом приема-передачи, составленным в двух 
экземплярах.
    7.4. Использование документов архива правительства области
    7.4.1.   Основными   формами  использования  документов  архива  
являются:
    исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной 
справки и архивной выписки;
    выдача заверенных архивных копий документов;
    исполнение тематических запросов. 
    Архивные   справки,  выписки  и  копии  выдаются  на  основании  
письменного  запроса  организации  или  частного  лица.    
    Срок  исполнения запросов социально-правового характера граждан 
и  организаций по материалам архива правительства области не должен 
превышать  30  дней  со  дня  регистрации  обращения.  При  сложных  
запросах  срок  может  быть  продлен,  но не более чем на 30 дней с 
обязательным  уведомлением  об  этом  заявителя.      
    Пересылка  непрофильных  запросов  по  принадлежности  в другие 
организации  или  архивы,  а также информирование об этом заявителя 
должно  осуществляться  в  5-дневный  срок  с  момента  обращения.  
    7.4.2.  Архивные  справки составляются на основании документов, 
хранящихся   в  архиве  правительства  области,  на  бланке  письма  
организационного управления.
    Архивная  справка  подписывается руководителем организационного 
управления,   во   время  отсутствия  руководителя  –  заместителем  
руководителя,   либо  начальником  общего  отдела  организационного  
управления   (в   соответствии   с   должностным   регламентом)   и   
специалистом общего отдела организационного управления, исполнившим 
запрос  и  заверяется  круглой печатью организационного управления. 
    7.4.3. Архивные копии и выписки из документов.
    Архивные  копии и выписки из документов выдаются в соответствии 
с  запросом.  Идентичность  подлиннику,  выданных  архивных копий и 
выписок,    заверяется   подписью   руководителя   организационного   
управления   или   его   заместителем  (начальником  общего  отдела  
организационного  управления)  и  круглой  печатью организационного 
управления.
    Выписка  производится только из документа, в котором содержится 
несколько  отдельных,  не  связанных  между собой вопросов. Выписка 
должна  воспроизводить  полный текст части документа, относящейся к 
запросу.
    Отдельные  слова  и  выражения подлинного документа, вызывающие 
сомнение  в  их  достоверности,  оговариваются  словами:  «В тексте 
неразборчиво»  или  «Так  в  документе».        
    7.4.4.   Архивные  выписки  изготавливаются  на  бланке  письма  
организационного  управления  с  обозначением  названия  документа:  
«Архивная выписка».
    После  текста  архивной  копии или выписки указывается архивный 
шифр  документа.  Все  листы архивной копии или выписки должны быть 
скреплены,  пронумерованы  и  на  месте скрепления заверены круглой 
печатью организационного управления.
    Архивные  справки,  копии  и  выписки  из  архивных  документов  
направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, 
при  предъявлении  паспорта  или  иного  документа, удостоверяющего 
личность.
    7.4.5.  Дела,  находящиеся  на  хранении в архиве правительства 
области,   предоставляются   для   работы  сотрудникам  структурных  
подразделений  в  помещении архива или во временное пользование (не 
более  одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел. 
    При  работе  с  подлинными  документами, в делах не разрешается 
вносить  поправки,  делать  пометки. Изъятие архивных документов из 
дел не допускается.
    Подлинники  протоколов  заседаний  правительства  и  президиума  
правительства   области,   правовые   акты  губернатора  области  и  
правительства  области из архива правительства области не выдаются. 
    7.4.6.  Органами  правопорядка  из архива правительства области 
могут  быть  изъяты  документы  в  соответствии с законодательством 
Российской Федерации.
    В  деле  остаются  заверенные  копии изъятых документов и акт о 
причинах выдачи подлинников документов.

8. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и
                              штампов

    8.1.1.  Порядок  изготовления гербовых печатей регламентируется 
ГОСТом  Р  51511-2001  «Печати  с воспроизведением Государственного 
герба   Российской   Федерации.   Форма,   размеры   и  технические  
требования».
    Размещение  заказов  на  изготовление  гербовых  печатей должно 
осуществляться   только   на   предприятиях,   имеющих   сертификат   
соответствия.
    Гербовые   печати   изготавливаются   в   строго   ограниченном   
количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и 
их  количество  принимает  губернатор  области.       
    8.1.2.   Необходимость   изготовления  штампов  с  факсимильным  
воспроизведением    подписи   губернатора   области,   заместителей   
губернатора     области    определяется    губернатором    области,    
заместителями губернатора области соответственно.
    8.13.  Письма-заявки  структурных  подразделений  правительства  
области с эскизами печатей и штампов направляются в организационное 
управление  на  согласование  и  оформление заказа на изготовление. 
    8.14.  Размещение  заказов  на  изготовление  печатей и штампов 
осуществляет  управление  делами  Воронежской  области на основании 
заявки организационного управления.
    Образец оформления заявки (приложение № 41). 
    8.2. Использование печатей и штампов
    8.2.1.  Гербовой  печатью  удостоверяются документы, отражающие 
информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договора, 
соглашения);   права  организации  или  отдельных  лиц,  финансовые  
документы.     Гербовые печати правительства области с изображением 
Герба  Воронежской  области  проставляют на документах, подписанных 
губернатором  области,  заместителями  губернатора области, первыми 
заместителями  председателя  правительства  области,  заместителями  
председателя правительства области.
    8.2.2.  Гербовая печать управления делами Воронежской области с 
изображением  Герба Воронежской области проставляется на документах 
подписанных  руководителем  управления  делами Воронежской области. 
    8.2.3. Гербовую печать с изображением Герба Воронежской области 
проставляют на служебных удостоверениях.
    8.2.4. Гербовая печать правительства области ставится на копиях 
договоров,  соглашений,  доверенностей  и  иных  актов  губернатора  
области,  правительства  области, содержащих оригинальную печать, в 
целях    свидетельствования    верности    копий   документов   для   
представления  в  судебные  и  иные  органы.      
    Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы 
он  захватывал  часть  наименования  должности  лица,  подписавшего  
документ.
    На  документах  финансового характера оттиск печати проставляют 
на  специально  отведенном  месте. Как правило, это место нанесения 
оттиска   печати  обозначается  символом  «м.п.»  без  наименования  
должности  и  подписи.  Оттиск  печати должен быть хорошо читаемым. 
    8.2.5.  Для  структурных подразделений правительства области, в 
зависимости   от   целевого   назначения,  изготавливаются  круглые  
мастичные  печати  и  штампы  без государственной символики. В этих 
случаях,  в  печати,  вместо  изображения Герба Воронежской области 
размещается  название  конкретного  структурного  подразделения.  
    8.2.6. В управлении государственной службы и кадров применяются 
круглые  печати  с  надписью  «Управление  государственной службы и 
кадров»,  «Комиссия  по  определению  стажа  государственной службы 
гражданских  служащих исполнительных органов государственной власти 
Воронежской    области»,    «Конкурсная    комиссия   правительства   
Воронежской области».
    8.2.7. В организационном управлении применятся круглая печать с 
надписью  «Организационное  управление» для отметки командировочных 
удостоверений,  на  справках социально-правового характера и копиях 
выданных документов.
    8.2.8.  Для  проставления  отметок  о  получении,  регистрации,  
прохождении  и  исполнении  документов  применяются соответствующие 
штампы:    «Контроль»,    «Копия   верна»,   «Подлежит   возврату»,   
«Регистрационный  штамп»  (на  входящие  документы.)     
    8.2.9.   Штампы   с   факсимильным   воспроизведением   подписи   
губернатора  области,  заместителей губернатора области разрешается 
использовать   на   копиях,  подписанных  в  установленном  порядке  
документов, при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных 
документов  в  случаях,  когда  один и тот же документ направляется 
более  чем  в  четыре  адреса.           
    Использование  указанных  штампов  при  оформлении  подлинников  
документов запрещается.
    Перечень  документов,  на которые проставляется оттиск гербовой 
печати   в   приложении  №  42,  перечень  документов,  на  которых  
проставляется  оттиск  простых  круглых  печатей  в приложении №43. 
    8.3. Учет и хранение гербовых печатей
    8.3.1.   Все   изготовленные  печати  и  штампы  учитываются  в  
организационном  управлении  в  специальном  журнале  учета  выдачи  
печатей  и  штампов и выдаются под расписку сотрудникам структурных 
подразделений   аппарата   губернатора   и  правительства  области,  
отвечающим  за  их  использование  и  сохранность  (приложение 44). 
    8.3.2.  Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы 
возвращаются в организационное управление, где уничтожаются по акту 
комиссией  по  уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются 
протоколом.
    8.3.3.  Об  утере  печати или штампа незамедлительно ставится в 
известность организационное управление.
    8.3.4.  Контроль использования печатей и штампов возлагается на 
руководителей подразделений.
    8.3.5.  Сотрудник,  кому  были  выданы  печати  или штампы, при 
оставлении  должности обязан сдать их в организационное управление. 
    8.3.6.  Печати  и  штампы хранятся в структурных подразделениях 
правительства  области в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах 
или шкафах.
    8.3.7.  Проверку наличия и контроль за использованием печатей и 
штампов   в   структурных   подразделениях   правительства  области  
осуществляет организационное управление.
    Результаты  проверок  рассматриваются  комиссией по уничтожению 
печатей,  штампов  и  бланков  и  оформляются  протоколом.   
                 

Приложение № 1

                          П е р е ч е н ь
бланков губернатора Воронежской области, правительства Воронежской
  области, исполнительных органов государственной власти области

        
    Бланк указа губернатора Воронежской области (приложение №5)
    Бланк    постановления    правительства   Воронежской   области   
(приложение №6)
    Бланк    распоряжения    правительства    Воронежской   области   
(приложение №7)
    Бланк письма губернатора Воронежской области (приложение №14)
    Бланк письма правительства Воронежской области (приложение №15, 
№19)
    Общий бланк правительства Воронежской области
    Бланк протокола заседания правительства Воронежской области
    Бланк  протокола заседания президиума правительства Воронежской 
области
    Бланк   протокола   поручений,   определенных  на  еженедельном  
оперативном  совещании  у  губернатора  Воронежской  области   
    Бланк  приказа  исполнительного  органа  государственной власти 
области                                                                                               (приложения №8, №9, №10)
    Бланк  письма  исполнительного  органа  государственной  власти  
области
                                                                                     (приложение 17)

 
Приложение № 2
к п. 2.1.12.

                              ЖУРНАЛ
учета выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области

|——————|—————————————————|———————————————|—————————————————|———————————————————|—————————————|———————————————|
|№ п/п |Наименование вида|  Количество   |Номера бланков с |   Наименование    | Расписка в  |  Примечание   |
|      |    бланка с     |  экземпляров  |  изображением   |  подразделения,   |  получении  |  (отметка об  |
|      |  изображением   |               |Герба Воронежской|фамилия и инициалы |             | уничтожении и |
|      |Герба Воронежской|               |     области     |  лица-получателя  |             |     т.д.)     |
|      |     области     |               |                 |      бланков      |             |               |
|——————|—————————————————|———————————————|—————————————————|———————————————————|—————————————|———————————————|
|  1.  |       2.        |      3.       |       4.        |        5.         |     6.      |      7.       |
|——————|—————————————————|———————————————|—————————————————|———————————————————|—————————————|———————————————|


    Образец  журнала  учета  и  выдачи бланков с изображением Герба 
Воронежской области




Приложение № 3

              Схема расположения реквизитов на бланке

    Схема представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 4
к п.п. 3.1.5, 3.2.9, 3.8.6

                         ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ


Наименование вида документа 
(указ, постановление,
распоряжение, договор (соглашение))  
и заголовок проекта документа_____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Руководитель исполнительного органа
государственной власти области, структурного
подразделения правительства области,
других организаций, представляющих проект_______________________________________________
                                    должность, инициалы, фамилия, личная подпись, дата

Должность руководителя,     Инициалы,    Дата поступления   Замечания,   Личная подпись
наименование организации    фамилия     (передачи) проекта, предложения       дата
                                             подпись*      
                                
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________                          
                                

____________________________

    *   Заполняет   лицо,   ответственное   за  делопроизводство  в  
структурных подразделениях правительства области. Проект датируется 
следующим  днем  при  поступлении  после  15.00.     

    **  При  отсутствии  замечаний  (предложений)  следует  указать  
«Согласовано».
    При  наличии замечаний (предложений) следует указать «Замечания 
(предложения, заключение) прилагаются».



Приложение № 5
к п. 3.1.7

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 6
к п. 3.2.10

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 7

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение №8
к. п.п. 3.1.5, 3.2.9



Визирование:

Заместитель губернатора
Воронежской области - первый
заместитель председателя 
правительства
Воронежской области                личная подпись   И.О.Фамилия
00.00.200__

Руководитель управления
информационных технологий
Воронежской области                личная подпись  И.О. Фамилия
00.00.200__

Руководитель правового
управления правительства
Воронежской области                личная подпись  И.О. Фамилия
00.00.200__


Начальник общего отдела          Начальник отдела правовой
организационного управления      и кадровой работы
правительства Воронежской        управления
области                                              личная
                                 подпись   И.О. Фамилия
личная подпись  И.О. Фамилия     00.00.200__
00.00.200__                      23-34-56
55-15-27                         
                                 


Приложение № 9
к п. 3.4.2

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 10
к п. 3.4.2

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 11
к п. 3.4.2

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 12
к п. 3.5.4

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.

        

Приложение № 13
к п. 3.5.4

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 14
к п. 3.6

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 15
к п. 3.6

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 16
к п. 3.6

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 17
к п. 3.6

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 18
к п. 3.6

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.




Приложение № 19
к п. 3.7

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 20
к п. 3.7

Приложение представляет собой рисунок и не приводится.



Приложение № 21
к п. 3.9.1.
                                   
                               Ф о р м а
                     списка на рассылку телеграммы

Телеграфный адрес,      Наименование должности  Фамилия, имя, отчество
наименование            лица, которому          лица, которому
организации - адресата  адресована телеграмма   адресована телеграмма



Фамилия исполнителя
Номер телефона
Личная подпись

                    

Приложение № 22
к п. 3.9.1. 

                              
                                                   ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
117884 ГСП МОСКВА
В-420 ул. НАМЕТКИНА, 16
ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВЛЕНИЯ
ОАО <ГАЗПРОМ>
МИЛЛЕРУ АЛЕКСЕЮ БОРИСОВИЧУ


                   УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСЕЙ БОРИСОВИЧ вскл

    ПРИМИТЕ САМЫЕ ДОБРЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ С ДНЕМ ВАШЕГО РОЖДЕНИЯ тчк
    С  НАДЕЖДОЙ  НА  ДАЛЬНЕЙШЕЕ  РАЗВИТИЕ  НАШЕГО  СОТРУДНИЧЕСТВА  зпт
ГЛУБОКИМ   УВАЖЕНИЕМ  К  ВАМ  И  ИСКРЕННИМИ  ПОЖЕЛАНИЯМИ  БОГАТЫРСКОГО
ЗДОРОВЬЯ зпт СЕМЕЙНОГО СЧАСТЬЯ И БЛАГОПОЛУЧИЯ зпт



ГУБЕРНАТОР
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ            Личная       И.О. Фамилия
                               подпись

г. Воронеж
пл. им. Ленина, 1
Правительство Воронежской области
30 января 2009 года
Ав. счет №_________________________________


Иванов      ____________________________
55-13-21                (Личная подпись)
                                   



Приложение № 23
к п. 3.9.2.

                                 Форма
      списка структурных подразделений (организаций) для передачи
                   телефонограммы от              №

Наименование      Номер   Время         Наименование должности,
организации       телефо  передачи      инициалы и фамилия принявшего
получателя        на      (часы и       телефонограмму
                          минуты)

1.  ::
2.  ::
3.  ::
  
Наименование должности
исполнителя   телефонограммы            Личная  подпись      Инициалы,
фамилия

Передал
(наименование   должности)              Личная  подпись      Инициалы,
фамилия

______________________________________________________________________
   

                                
Приложение № 24
к п. 3.9.2.
                                                 
                            Телефонограмма
                                   
Правительство Воронежской области   Руководителю департамента
                                    образования, спорта и молодежной
                                    политики
                                    Воронежской области
                                    
                                    И.О. Фамилия

Телефонограмма
15.01.2009 № 5
17.30

     16.01.2009  в  малом зале состоится заседание комиссии  по  делам
несовершеннолетних и защите их прав. Явка обязательна.

Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму        Личная подпись         И.О. Фамилия

Передал ведущий
специалист    А.Я. Попова 55-13-21
Принял секретарь Л.А. Князева 33-16-21



Приложение № 25

 Перечень документов, не подлежащих регистрации в организационном
                 управлении правительства области

    1.   Федеральные   законы   Российской  Федерации,  федеральные  
конституционные  законы  Российской  Федерации, указы, распоряжения 
Президента   Российской   Федерации,   постановления,  распоряжения  
Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседания 
Совета  Государственной Думы, нормативные правовые акты федеральных 
органов исполнительной власти.
    2.   Законы  Воронежской  области,  нормативные  правовые  акты  
Воронежской областной Думы.
    3.   Переписка   по   вопросам   деятельности  коллегиальных  и