Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 № 404-у

обеспечивают  подготовку  (при  необходимости) ответных документов, 
контролируют  качество  и  своевременность  исполнения  поручений.  
    4.4. Контроль исполнения документов и поручений
    4.4.1. Общие положения.
    Основная  задача  организации контроля в исполнительных органах 
государственной   власти   области  -  обеспечение  своевременного,  
качественного  и в полном объеме исполнения документов и поручений. 
    В правительстве области контролю подлежат:
    указы губернатора области;
    постановления, распоряжения правительства области;
    поручения   губернатора   области,   заместителей   губернатора   
области,  первых  заместителей  председателя правительства области, 
заместителей председателя правительства области;
    поручения,  содержащиеся  в протоколах заседаний правительства, 
президиума правительства области;
    служебные письма, телеграммы, внутренние документы.
    Контроль   исполнения   правовых   актов  губернатора  области,  
правительства   области,   поручений,   содержащихся  в  протоколах  
заседания    правительства,   президиума   правительства   области,   
еженедельных   оперативных   совещаниях   у   губернатора   области   
осуществляют  губернатор  области, заместители губернатора области, 
первые  заместители председателя правительства области, заместители 
председателя  правительства  области,  руководители  исполнительных  
органов  государственной  власти области, структурных подразделений 
правительства области.
    Контроль   по   срокам  исполнения  поручений,  правовых  актов  
губернатора и правительства области осуществляется в соответствии с 
Регламентом  работы  правительства  Воронежской области и настоящей 
Инструкцией.
    Общий  контроль  исполнения входящих служебных писем, телеграмм 
(далее  –  документы)  осуществляют губернатор области, заместители 
губернатора   области,  руководители  правительства  области  через  
секретариаты   (уполномоченные   лица);   по  срокам  исполнения  -  
организационное     управление;    внутренних    документов    (при    
необходимости)  – секретариаты (уполномоченные лица) в соответствии 
с настоящей Инструкцией.
    Контроль исполнения документов включает:
    постановку документа на контроль;
    предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
    снятие исполненного документа с контроля;
    направление исполненного документа в дело;
    учет,     обобщение    результатов    исполнения    документов,    
информирование  руководителей  правительства  области  о  состоянии  
исполнения документов.
    4.4.2.    Организация   контроля   за   исполнением   служебных   
документов.
    4.4.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля.
    Контролю  подлежат  все зарегистрированные документы, требующие 
исполнения.
    Постановка  на  контроль  осуществляется  на  основе  указаний,  
содержащихся  в  резолюциях  руководителей  правительства  области.  
    При  постановке  документа  на  контроль  в правом верхнем поле 
документа  ставится  отметка  о контроле, которую обозначают буквой 
«К»  или  словом  (штампом)  «Контроль».        
    В  правительстве  области  контроль за исполнением документов и 
поручений  ведется  с  использованием  технологий  АС ДОУ.   
    После   рассмотрения  документов  руководителями  правительства  
области,   специалист  секретариата  (уполномоченное  лицо)  вносит  
резолюцию  в  электронную  регистрационную  карточку  и  направляет  
электронный документ на исполнение.
    Подлинный   экземпляр   документа   с  резолюцией,  подписанной  
руководителями  правительства  области,  передается  ответственному  
исполнителю  в  соответствии  с  установленным порядком направления 
документов в правительстве области.
    Соисполнителям  документы  направляются  только  в  электронном  
виде.
    Документы,     поступившие    в    секретариаты,    структурные    
подразделения    правительства   области,   исполнительные   органы   
государственной  власти  области  не  по  направлению деятельности, 
незамедлительно  возвращаются  тому,  кто  направил  документ.   
    4.4.2.2. Работа исполнителей с документами.
    Руководителями  подразделений срочные документы рассматриваются 
в  день  их  поступления,  остальные  не  позднее  следующего  дня.  
    Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется 
в  день  рассмотрения  документа  руководителем.      
    Исполнение документа предусматривает: 
    сбор, обработку и обобщение поступающей информации;
    подготовку  проекта  документа,  его оформление, согласование и 
представление    на    подписание    (утверждение)   руководителями   
правительства  области или руководителями структурных подразделений 
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области,  подготовку  к  пересылке  адресату.    
    Исполнитель   определяет   необходимое  количество  экземпляров  
документа,  готовит  указатель  на  рассылку,  передает документ на 
тиражирование.
    Ответственный  исполнитель  руководит  работой  соисполнителей,  
обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль 
за  своевременным  представлением  ему соисполнителями, необходимых 
материалов.
    Если   решение   вопроса  требует  согласования  по  документу,  
ответственный   исполнитель   контролирует   соблюдение   процедуры   
согласования.    Время   согласования   документа   в   структурных   
подразделениях   правительства   области,   исполнительных  органах  
государственной  власти  области не должно превышать 3 рабочих дней 
(от  даты  поступления  в  подразделение).        
    Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за 
полноту  и  достоверность информации, использованной при подготовке 
документа.
    Напоминание  исполнителю  о  приближении  установленных  сроков  
исполнения  контрольных  документов  осуществляется организационным 
управлением  два  раза  в  месяц.          
    4.4.2.3. Сроки исполнения документов.
    Сроки  исполнения документов определяются губернатором области, 
заместителями    губернатора    области,   первыми   заместителями,   
заместителями  председателя  правительства  области и исчисляются в 
календарных днях.
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    содержащие конкретную дату исполнения – в назначенный срок;
    имеющие  пометку «весьма срочно»- в суточный срок; «срочно» - в 
3-х дневный срок;
    имеющие пометку «оперативно» - в 10 – дневный срок;
    без  указания  конкретной  даты  исполнения  –  в срок не более 
месяца  с  даты регистрации документа в организационном управлении; 
    запросы   депутатов   Государственной   Думы,   членов   Совета   
Федерации,  депутатов  Воронежской  областной Думы – в 30 – дневный 
срок со дня получения;
    протесты  прокуратуры Воронежской области – в 10 - дневный срок 
со дня получения;
    представления прокуратуры Воронежской области – в срок не более 
месяца со дня получения.
    По  нормативным  актам Президента РФ, Федерального Собрания РФ, 
Правительства  РФ, Воронежской областной Думы, в которых определены 
сроки  представления  информации,  заместители губернатора области, 
первые заместители, заместители председателя правительства области, 
исполнительные   органы   государственной  власти  области  готовят  
информацию в их адрес и не позднее, чем за 5 дней до установленного 
срока  передают губернатору области, или, в период его отсутствия – 
исполняющему  обязанности губернатора области. Проект письма-ответа 
визируется     заместителями     губернатора    области,    первыми    
заместителями,  заместителями  председателя  правительства области, 
координирующими  соответствующую  сферу деятельности, руководителем 
правового управления правительства области.
    Если  установленный  срок  исполнения  документа  приходится на 
выходные  или  праздничные  дни,  сроком  их  исполнения  считается  
последний  рабочий  день  перед  выходными  и  праздничными  днями.  
    4.4.2.4. Продление срока исполнения документов.
    Изменение    или   продление   сроков   исполнения   документов   
допускается  с  письменного  разрешения руководителей, установивших 
эти сроки.
    При   необходимости   изменения   срока   исполнения  документа  
ответственный  исполнитель  не  позднее,  чем за 3 дня до истечения 
срока  исполнения  представляет  на имя руководителя, установившего 
этот  срок,  мотивированную  просьбу  о  его  продлении с указанием 
нового срока.
    Решение  руководителя  об  изменении срока исполнения документа 
фиксируется  на  первом  листе  письма о продлении и содержит слова 
«Срок   контроля   продлить   до   ...»  с  указанием  нового  срока,  
подписывается  руководителем  с  проставлением  даты.     
    В   случае  временного  отсутствия  руководителя,  его  вопросы  
(рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока 
исполнения,  снятие  с  контроля  и  т.п.)  рассматриваются  другим  
руководителем  в  соответствии  с распределением обязанностей между 
заместителями    губернатора    области,   первыми   заместителями,   
заместителями председателя правительства области.
    Порядок  изменения  срока  контроля  по  документам  в  АС  ДОУ  
установлен    регламентом    работы    автоматизированной   системы   
документационного  обеспечения управления правительства Воронежской 
области.
    Документы,  по  которым  срок  исполнения  своевременно  не был 
продлен,  считаются  не  исполненными  в  срок.      
    4.4.2.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.
    Документ  считается  исполненным  и  снимается с контроля после 
фактического  выполнения  поручений по существу, документированного 
подтверждения  исполнения  и сообщения результатов заинтересованным 
организациям  или  лицам  и,  списания  его  в  дело.    
    Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным 
исполнителем)  не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного 
срока   исполнения  согласно  схеме  прохождения  служебных  писем,  
поступивших   в   правительство   области,  при  работе  в  АС  ДОУ  
(приложение № 28).
    Проект   письма-ответа   по   резолюции   губернатора   области   
визируется     заместителями     губернатора    области,    первыми    
заместителями,  заместителями  председателя  правительства области, 
координирующим соответствующую сферу деятельности.
    При  недокументированном  решении вопроса (подготовка ответа не 
предусмотрена)     исполнителем     (ответственным    исполнителем)    
оформляется  на  первом листе документа в нижнем левом углу отметка 
об  исполнении  документа,  которая содержит краткие сведения о его 
исполнении  (например, «проведено совещание», «принято распоряжение 
правительства области от ... № ...» и т.п.), подпись исполнителя, дата, 
или  готовится  служебная  записка  об  исполнении  документа.  
    Исполнителем  (ответственным  исполнителем) к служебной записке 
об  исполнении  документа  или  к проекту письма-ответа прилагается 
подлинник  документа,  по  которому  были даны поручения, подлинник 
резолюции  руководителя правительства области, на основании которой 
подготовлена  информация,  а  также  другие  имеющиеся материалы по 
исполнению  документа  (о  продлении  срока  исполнения  и  т.п.).  
    Отметка   об   исполнении  документа  и  списании  его  в  дело  
подписывается  руководителем,  поставившим  документ  на  контроль.  
    Документы, направляемые в исполнительные органы государственной 
власти  области  на  их  окончательное  рассмотрение,  снимаются  с  
контроля   руководителем   исполнительного  органа  государственной  
власти области.
    При  работе  в  АС  ДОУ  исполнитель после окончания работы над 
документом  вводит  данные  об  исполнении  в  электронную карточку 
поручения,   контролирующее  лицо  утверждает  данное  поручение  в  
системе.
    4.4.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины.
    Анализ  исполнения  документов проводится на основе базы данных 
«Канцелярия»  и  базы  данных  «Поручения»  АС ДОУ.    
    Специалисты   организационного  управления  два  раза  в  месяц  
формируют    перечень   неисполненных   и   подлежащих   исполнению   
документов,   раз  в  месяц  -  сводную  информацию  об  исполнении  
контрольных  поручений  по  резолюциям  руководителей правительства 
области нарастающим итогом.
    Полученные  сведения  направляются  руководителям правительства 
области для рассмотрения.
    4.4.4. Ответственность за неисполнение документов.
    За   неисполнение   или   ненадлежащее  исполнение  документов,  
нарушения  установленных  сроков  их  исполнения  к государственным 
гражданским  служащим правительства области в установленном порядке 
могут  быть  приняты  меры  дисциплинарного  воздействия.    
    4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов
    4.5.1.  Исходящими  документами  правительства области являются 
служебные  документы, направляемые в организации, должностным лицам 
и гражданам.
    4.5.2.  Регистрация  исходящих  служебных  писем  и  телеграмм,  
подписанных   губернатором   области,   заместителями   губернатора   
области,    первыми   заместителями,   заместителями   председателя   
правительства  области осуществляется организационным управлением в 
базе  данных  «Канцелярия»  АС  ДОУ  правительства  области.   
    Исходящие   письма,   подписанные   заместителями   губернатора   
области,    первыми   заместителями,   заместителями   председателя   
правительства   области   на   бланке   письма  должностного  лица,  
направляемые    в   адрес   частных   лиц,   внутренние   документы   
регистрируются  в  секретариатах  (уполномоченными  лицами).   
    Исходящие   письма,   подписанные   руководителями  структурных  
подразделений  правительства  области, регистрируются в структурных 
подразделениях правительства области.
    Исполнительные    органы    государственной    власти   области   
осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов 
самостоятельно.
    4.5.3.  Входящие, исходящие документы структурных подразделений 
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области  и  внутренние  документы за подписью руководителей 
правительства  области  на  бланке  письма  должностного лица могут 
регистрироваться  в  АС  ДОУ  при  подключении отдельных баз данных 
«Канцелярия» секретариатов, структурных подразделений правительства 
области,  исполнительных  органов  государственной  власти области. 
    4.5.4.   Работа  с  исходящими  документами  включает  проверку  
правильности  оформления,  регистрацию,  учет  и  отправку.   
    Исполнители  исходящего  документа  (секретариаты,  структурные  
подразделения    правительства   области,   исполнительные   органы   
государственной  власти  области) формируют и заполняют электронную 
карточку исходящего документа.
    Исходящие  документы  на  бумажных  носителях представляются на 
регистрацию  в  организационное  управление  с  приложениями в двух 
экземплярах.
    Первый  экземпляр  (оригинал)  и  приложения к нему с подлинной 
подписью направляются адресату.
    Второй  экземпляр с визами и всеми приложениями к нему остается 
в организационном управлении.
    Специалисты  организационного управления проверяют правильность 
оформления  исходящих  документов, заполнения электронной карточки, 
регистрируют  документ  в  АС  ДОУ с проставлением регистрационного 
номера  и  даты  регистрации  на  подлиннике  и  втором  экземпляре  
документа,  присоединяют  к  карточке электронный образ документа с 
применением системы штрих-кодирования.
    Неправильно  оформленные документы к регистрации не принимаются 
и  возвращаются  исполнителю  для  исправления.       
    Регистрационный  номер  исходящего документа состоит из индекса 
подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы 
«И»)  и  порядкового номера в пределах календарного года, например: 
№01-8/И-1666, 02-65-1834.
    Документу,  направляемому  в  несколько  адресов, присваивается 
один регистрационный номер.
    4.5.5.  Обработка,  отправка и доставка документов, подписанных 
губернатором  области,  заместителями  губернатора области, первыми 
заместителями,  заместителями  председателя правительства области и 
зарегистрированных  в  организационном  управлении,  осуществляется  
организационным управлением.
    Документы  на  отправку передаются в организационное управление 
до  16.00.  Обработка и отправка этих документов производится в тот 
же  день. Корреспонденция, поступившая в организационное управление 
после  16.00,  отправляется  на  следующий    рабочий    день.   
    Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью правительства 
области  к  отправке  не  принимаются.         
    При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того 
же  содержания  допускается передавать в организационное управление 
подлинно  подписанный  экземпляр  (оригинал)  письма  и необходимое 
количество его копий.
    4.5.6.  Служебные  документы,  в  формуляр  которых  не  входит  
указание  адресата,  других  элементов, необходимых для их отсылки, 
принимаются  на  отправку  только  с сопроводительными письмами (за 
исключением    указов    губернатора   области,   постановлений   и   
распоряжений    правительства    области   и   других   документов,   
направляемых    постоянным   корреспондентам   в   соответствии   с   
утвержденными  указателями  рассылки),  со  всеми  приложениями и в 
необходимом количестве экземпляров.
    4.5.7.  В  зависимости  от  содержания  и  срочности, документы 
доставляются  адресатам  почтой,  фельдсвязью,  электронной почтой, 
передаются по факсу.
    Необходимость    использования    фельдсвязи    для    доставки    
корреспонденции  определяется руководителями правительства области. 
    Заказными      письмами      и     бандеролями     отправляются     
организационно-распорядительные  документы  правительства  области,  
служебные  письма  за подписью руководителей правительства области. 
    Заказные  документы,  отправляемые  одновременно  в один адрес, 
вкладываются в один конверт.
    Заказная корреспонденция передается организационному управлению 
на    почту    по   списку   (реестру),   простая   корреспонденция   
регистрируется в журнале отправки.
    4.5.8.   Документы   за   подписью   руководителей  структурных  
подразделений  правительства области, предназначенные для отправки, 
должны    быть    полностью    оформленными,   зарегистрированными,   
скомплектованными   со   всеми   приложениями,  законвертированы  с  
указанием  на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного 
адреса,    включающего    название    структурного    подразделения    
правительства области.
    4.5.9.   Обработка  документов  для  отправки  почтовой  связью  
осуществляется  в  соответствии с Правилами оказания услуг почтовой 
связи.
    4.6. Порядок прохождения внутренних документов
    4.6.1.  Работа с внутренними документами на этапе их подготовки 
и  оформления  организуется так же, как с исходящими документами, а 
на  этапе  исполнения  –  с  входящими  документами.    
    4.6.2.  Оформленные  внутренние документы передаются на подпись 
руководителям   в   соответствии  с  правом  подписи  документов  и  
распределением обязанностей.
    4.6.3.  Внутренние  документы  регистрируются в подразделениях, 
подготовивших документы.
    4.6.4.  Передача  документов между структурными подразделениями 
осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства 
в  конкретном  структурном  подразделении,  под расписку в журнале. 
    4.6.5.  Поступившие  в  подразделения  документы  передаются на 
рассмотрение  руководителю,  который определяет характер дальнейших 
действий по этому документу.
    4.7.   Прием,   обработка  и  передача  документов  по  каналам  
факсимильной связи
    4.7.1.    Средства   факсимильной   связи   предназначены   для   
оперативной  передачи  и  приема  текстов  документов  и  служебных  
материалов.
    Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного 
носителя  (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации 
в  виде  копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или 
телефаксом.
    Факсимильный  аппарат,  имеющий официальный номер правительства 
области  (53-28-02),  установлен  в  организационном  управлении.  
    Средства   факсимильной   связи   установлены  в  секретариатах  
губернатора  области, заместителей губернатора области, структурных 
подразделениях правительства области.
    Контроль  за использованием факсимильной техники, установленной 
в  секретариатах,  структурных подразделениях правительства области 
осуществляется их руководителями.
    Служебные  документы,  передаваемые  и  принимаемые  по каналам 
факсимильной  связи,  юридической  силы  не  имеют.     
    4.7.2.  Объем  передаваемого  в  течение  одного  сеанса  связи  
документа,  не  должен  превышать  5  листов.      
    Отправляемый   факсом   документ   должен   быть   выполнен  на  
качественной бумаге формата А4.
    4.7.3.  Запрещается  передавать  по  факсимильной  связи тексты 
документов  с  пометкой  «Для  служебного  пользования» и секретных 
документов.
    4.7.4.  Документы,  передаваемые  по факсимильной связи, должны 
быть  зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа. 
    Письма   за   подписью   руководителей  правительства  области,  
передаваемые    по    факсимильной    связи,    регистрируются    в    
организационном управлении.
    Для  передачи  факсограмм в несколько организаций, составляется 
список  рассылки,  в  котором указываются наименование организации, 
номер факса.
    После   передачи   факсограммы   подлинник   письма,   по  мере  
необходимости,  направляется  адресату  почтовой  связью.    
    Факсограммы,  адресованные  губернатору  области,  заместителям  
губернатора    области,    руководителям   правительства   области,   
регистрируются    в    организационном    управлении.   Поступившим   
подлинникам   писем,   ранее   переданных  по  факсимильной  связи,  
присваивается  регистрационный  номер факсограммы, и они передаются 
исполнителю  с  пометкой  «Подлинник письма», переданного по факсу. 
    4.7.5.  Факсограммы  на  иностранных  языках  отправляются  при  
наличии  перевода,  заверенного  лицом,  подписавшим  факсограмму.  
    Входящие   факсограммы,   адресованные   губернатору   области,   
заместителям   губернатора   области,  руководителям  правительства  
области  на  иностранных  языках,  направляются в отдел протокола и 
международного  сотрудничества секретариата губернатора области для 
перевода,  а  затем  регистрируются  в организационном управлении и 
передаются адресату.
    4.7.6.   Подготовленный   для  передачи  подлинник  факсограммы  
визируется     исполнителем     и    подписывается    руководителем    
подразделения.
    Поступившие   факсограммы   учитываются   в   журнале  входящих  
факсограмм организационным управлением. Факсограммы, поступившие до 
16.30,  передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий 
рабочий  день,  срочные  –  немедленно.         
    Документы   для   передачи   по   каналу   факсимильной   связи   
представляются  в организационное управление с заявкой, подписанной 
руководителем  подразделения.  Заявки  хранятся  в  течение  года.  
    4.7.7.  Персональная  ответственность  за правильность передачи 
(приема)   факсограмм   возлагается   на   лиц,   ответственных  за  
использование факсимильных аппаратов.
    Ответственность   за  содержание  информации,  передаваемой  по  
каналам    факсимильной    связи,    возлагается   на   исполнителя   
подготовившего  документ к передаче и руководителя соответствующего 
подразделения.
    4.8.   Порядок  приема,  обработки  и  передачи  документов  по  
электронной почте
    4.8.1.  Порядок  работы  с  электронной  почтой в правительстве 
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области  
определен распоряжением администрации области от 14.12.2005 №2119-р 
«О  порядке  работы  с  электронной почтой в системе исполнительных 
органов государственной власти области».
    4.8.2.   В   правительстве   области  прием  электронных  копий  
документов  для  отправки  и  отправка  с официального электронного 
адреса  [email protected]  осуществляется  организационным управлением в 
течение рабочего дня.
    4.8.3.  С  официального  адреса электронной почты правительства 
области  служебные  письма  направляются  за  подписью  губернатора  
области,    заместителей    губернатора    области,   руководителей   
правительства    области,   с   официального   адреса   структурных   
подразделений   правительства   области,   исполнительных   органов   
государственной  власти  области  служебные  письма направляются за 
подписью руководителей этих подразделений.
    4.8.4.  В  случае  отсутствия в органах государственной власти, 
органах  местного  самоуправления  адреса  электронной почты в сети 
Интернет,  для  приема-передачи служебных документов по электронной 
почте   используется  система  обмена  сообщениями  органов  власти  
области  (далее  -  Система  обмена). Порядок работы Системы обмена 
определяется    приказом   управления   информационных   технологий   
Воронежской области.
    4.8.5.   Специалист  по  работе  с  электронной  почтой  (далее  
специалист)  обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных 
документов по электронной почте.
    4.8.6.  Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к 
передаче  по  электронной  почте  несет  исполнитель, за передачу – 
специалист.
    4.8.7.  Передаваемые  с  помощью  электронной почты официальные 
документы  должны  иметь  подлинник документа на бумажном носителе. 
    Исполнитель  оформляет  документ в соответствии с требованиями, 
предъявляемыми  к  оформлению  служебных документов, и представляет 
электронную копию документа специалисту.
    4.8.8.  Электронные  копии справочно-информационных материалов, 
не  имеющие  исходящего  регистрационного  номера,  при отправлении 
электронной   почтой   могут  не  иметь  бумажной  копии  и  должны  
передаваться  с  сопроводительным  письмом, подписанным должностным 
лицом.
    4.8.9.  Специалист отправляет документ адресату, указывает дату 
и  время  отправки  в  журнале  учета  электронной  почты.   
    Переданная   электронная   копия  документа  в  течение  месяца  
хранится  на  жестком  диске  компьютера.        
    4.8.10.  При  получении  электронного  сообщения на официальный 
адрес    электронной   почты   правительства   области   специалист   
организационного управления:
    регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;        
    осуществляет  предварительное  рассмотрение и, исходя из оценки 
содержания,   передает  копию  документа  на  бумажном  носителе  в  
организационное    управление    или    структурные   подразделения   
правительства  области  для  регистрации и передачи на рассмотрение 
руководителю,  или  пересылает  по  электронной  почте  адресату;  
    передает  уведомление  отправителю  о  получении  документа.  В  
случае  невозможности  распечатывания документа, уведомляет об этом 
отправителя.
    4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца 
хранится  на  жестком  диске  компьютера.        
    4.9. Организация информационно-поисковой системы по документам
    4.9.1.  Для  обеспечения  эффективного использования информации 
при   принятии  решений  в  правительстве  области,  исполнительных  
органах      государственной      власти      области     создаются     
информационно-поисковые системы по документам.
    4.9.2. Основой построения поисковых систем является регистрация 
документов.
    В  процессе  регистрации  создаются  базы  данных для поисковой 
работы по документам.
    4.9.3. В правительстве области справочная работа по документам, 
их  поиск  по  заданным  параметрам осуществляется с использованием 
технологий АС ДОУ.
    Формирование   базы   электронных  документов  в  правительстве  
области   проводится   структурными  подразделениями  правительства  
области,   регистрирующими   документы   в   базах  данных  АС  ДОУ  
«Канцелярия»,   «Обращения   граждан»,   «Документы»,  «Нормативные  
правовые акты».
    Порядок  подключения  и  доступ пользователей к базам данных по 
документам  правительства  области,  обращениям  граждан  определен  
регламентом  работы  автоматизированной  системы  документационного  
обеспечения  управления (АС ДОУ) правительства Воронежской области. 
    Поиск  конкретного  документа  или  подборки документов ведется 
пользователями  по  признаку  (полю),  заполненному  в  электронной  
регистрационной карточке, а в базах данных «Документ», «Нормативные 
правовые  акты»,  а  также  по  ключевым  словам.     
    4.10. Порядок выполнения копировально-множительных работ
    4.10.1. Копировально-множительные работы.
    Выполнение    копировально-множительных    работ   производится   
централизованно в организационном управлении.
    Основанием   для   выполнения  копировально-множительных  работ  
является заполненный подразделением бланк заказа (приложение № 29). 
    Изготовление    небольших    по   объему   тиражей   документов   
осуществляется  в  структурных подразделениях правительства области 
(при наличии копировальной техники).
    Изготовление   больших   по   объему   тиражей  документов  для  
организационно-технического   обеспечения  мероприятий  с  участием  
губернатора    области,    руководителей    правительства   области   
осуществляется    на   основании   письма   на   имя   руководителя   
организационного управления.
    Копированию  подлежат  документы  и материалы только служебного 
характера,  непосредственно связанные с деятельностью правительства 
области.
    Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их 
поступления.
    Значительные  по объему документы информационного, справочного, 
методического   характера   размножаются,  как  правило,  на  обеих  
сторонах  листа  с  уменьшением  текста  или  в  виде  брошюр.  
    Поступающие  на  размножение  документы  должны  быть  четко  и  
разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры 
и   скрепленные   материалы   предварительно  разброшюровываются  и  
раскрепляются.
    Поступающие    заказы   на   выполнение   копировальных   работ   
регистрируются  в  журнале.  Изготовленные копии выдаются заказчику 
вместе  с  оригиналом  документа  под  роспись  в  журнале.   
    4.10.2.   Копировально-множительные   работы  в  исполнительных  
органах  государственной власти области выполняются самостоятельно. 
    4.11. Учет объема документооборота
    4.11.1.    Объем    документооборота    составляет   количество   
документов,  поступивших  в  правительство  области  и  созданных в 
правительстве    за   определенный   период   времени.   В   объеме   
документооборота  учитываются  все входящие, исходящие и внутренние 
документы  (как  регистрируемые,  так  и  нерегистрируемые).   
    4.11.2.  Подсчет  объема  документооборота  проводится в местах 
регистрации  документов. За единицу учета принимается сам документ, 
без учета копий.
    Размноженные    экземпляры    подсчитываются    организационным    
управлением  отдельно  по  установленной  форме.      
    Входящие,   исходящие,   внутренние   документы  подсчитываются  
раздельно.
    4.11.3.  Отчет об объеме документооборота правительства области 
ежемесячно   (нарастающим   итогом)   формируется   организационным   
управлением  по  базе  данных  «Канцелярия» АС ДОУ и представляется 
руководству правительства области.
    Учет   количества  документов  отправляемых  по  почте,  факсу,  
электронной почте ведется организационным управлением по журнальной 
системе  и  реестру  ежемесячно  (нарастающим  итогом).    
    В исполнительных органах государственной власти области подсчет 
объема  документооборота  ведет подразделение (ответственное лицо), 
на    которое    возложены    функции    организации    и   ведения   
делопроизводства.

    5. Организация документооборота и исполнения документов по
                        обращениям граждан

    5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан
    5.1.1.  Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно 
от  других  видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на 
каждый  календарный  год  номенклатурой  дел.       
    5.1.2. Письменные обращения граждан в правительство области или 
должностному  лицу  правительства  области регистрируются в течение 
трех  дней  с  момента поступления в отделе по работе с обращениями 
граждан  управления  внутренней политики правительства области. При 
рассмотрении    письменных    обращений    исполнитель    проверяет    
установленные  реквизиты письма, наличие указанных автором вложений 
и  приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» 
АС ДОУ.
    Конверты  к  обращениям сохраняются в тех случаях, когда только 
пo  конвертам  можно  установить  адрес  отправителя или когда дата 
почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления 
и получения обращения.
    5.1.3. В базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ:
    заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, 
дата  регистрации  обращения.  Если обращение подписано несколькими 
авторами,  то  регистрируется первый автор, в адрес которого просят 
направить  ответ.  Такое  обращение  считается  коллективным;   
    определяется   и   отмечается   вид   обращения   (предложение,   
заявление, жалоба). Если обращение переслано, то отмечается, откуда 
оно   поступило   (из   Администрации   Президента   РФ,   Аппарата   
Правительства  РФ,  от  депутатов  Государственной  Думы  и  т.п.),  
регистрируется  номер  и  дата  сопроводительного  письма;   
    отмечается   социальное  положение  и  льготный  состав  автора  
обращения;
    если  от  данного  автора поступило более одного письма, то для 
всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об 
этом  делается  пометка  в  базе  данных  при регистрации в АС ДОУ; 
    проставляется   шифр   темы  обращения  согласно  тематическому  
классификатору;
    создается аннотация текста обращения;                           
    определяется  ответственный исполнитель в соответствии с указом 
губернатора  Воронежской области о распределении обязанностей между 
заместителем  губернатора  области,  руководителями  исполнительных  
органов  государственной власти области, руководителями структурных 
подразделений правительства области.
    5.1.4.  Обращения  граждан,  поступившие в исполнительный орган 
государственной    власти    области,   структурные   подразделения   
правительства   области   в   соответствии   с   их   компетенцией,   
рассматриваются  в  течение  30 дней со дня регистрации письменного 
обращения.  В  исключительных случаях, а также в случае направления 
запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона «О 
порядке  рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок 
рассмотрения  обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, 
о  чем  гражданин  уведомляется  должностным лицом, принявшим такое 
решение.
    5.1.5.    Ответственность    за    своевременную   качественную   
организацию   рассмотрения   обращений   граждан   возлагается   на   
должностное  лицо  исполнительного  органа  государственной  власти  
области,    структурного   подразделения   правительства   области,   
обеспечивающее  решение  вопросов,  затронутых  в  обращении.   
    5.1.6.  Возврат  или  передача  письменного обращения из одного 
структурного  подразделения  правительства области (исполнительного 
органа   государственной   власти  области)  в  другое  оформляется  
сопроводительным  письмом  руководителя  структурного подразделения 
(исполнительного органа государственной власти).
    5.1.7.   Личный   прием  граждан  осуществляется  заместителями  
губернатора    области,    первыми    заместителями    председателя    
правительства  области,  заместителями  председателя  правительства  
области,   руководителями  исполнительных  органов  государственной  
власти    области,    руководителями    структурных   подразделений   
правительства  области  и  уполномоченными  на  то  лицами.   
    5.1.8.   При  личном  приеме  гражданин  предъявляет  документ,  
удостоверяющий его личность.
    5.1.9.  Организацию  приема  и  запись  на прием к заместителям 
губернатора     области,    первым    заместителями    председателя    
правительства  области,  заместителями  председателя  правительства  
области,   руководителям   исполнительных  органов  государственной  
власти    области,    руководителям    структурных    подразделений    
правительства  области  осуществляют  сотрудники отдела по работе с 
обращениями  граждан  управления  внутренней политики правительства 
области,  на  основании  утвержденного губернатором области графика 
личного  приема  граждан с учетом содержания обращения гражданина и 
подведомственности  разрешения  поставленных  в нем вопросов. Прием 
осуществляется  в  рабочие дни с 9.00ч. до 13.00 ч. и с 14.00 ч. до 
17.00 ч.
    5.1.10.  Содержание  устного  обращения  заносится  в  карточку  
личного  приема  граждан (приложение № 30) и вводится в базу данных 
«Личный  прием» АС ДОУ.
    5.1.11. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом 
нижнем   углу   первой   страницы   документа.  Индекс  состоит  из  
порядкового  номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л. 
    5.1.12.   Повторные  предложения,  заявления,  жалобы  граждан,  
поступившие  от  одного и того же лица по одному и тому же вопросу, 
учитываются   под   регистрационным  номером  первого  обращения  с  
добавлением   порядкового   номера,   проставляемого  через  дробь:  
121/1-Л,  121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке и в 
базе  данных  делается  отметка  "Повторно".       
    5.1.13.   Все   материалы,  которые  заявители  считают  нужным  
сообщить    заместителю    губернатора    области,    руководителям    
исполнительных     органов    государственной    власти    области,    
руководителям   структурных  подразделений  правительства  области,  
прилагаются  к карточкам личного приема граждан. Если это повторное 
обращение,  то  специалисты  отдела по работе с обращениями граждан 
подбирают  предыдущую  переписку и передают ее должностному лицу за 
неделю до официального приема.
    5.1.14.  В  случае  если  изложенные в устном обращении факты и 
обстоятельства  являются  очевидными  и  не  требуют дополнительной 
проверки,  ответ  на обращение с согласия гражданина может быть дан 
устно  в  ходе  личного  приема,  о  чем делается запись в карточке 
личного приема гражданина.
    5.1.15.  Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они 
обратились  во  время записи на прием к руководителям правительства 
области, передаются в приемные руководителей правительства области, 
исполнительных органов государственной власти области и структурных 
подразделений правительства области для подготовки к личному приему 
граждан.
    5.1.16.  По  итогам  личного приема гражданину, обратившемуся с 
письменным  обращением,  направляется  письменный  ответ о принятых 
мерах  по  его  личному обращению. Ответ на обращение подписывается 
руководителем,  проводившим личный прием, либо уполномоченным на то 
должностным лицом.
    5.1.17.  По  просьбе  гражданина  ему  могут  быть выданы копии 
письменных  ответов  о результатах рассмотрения его обращения, если 
указанные   письменные  ответы  не  были  получены  гражданином  по  
независящим от него обстоятельствам.
    5.2. Работа с отдельными видами обращений
    5.2.1.  Рассмотрение  обращений депутатов Государственной Думы, 
областной    Думы,    представительного    органа    муниципального    
образования,  к которым приложены обращения граждан, осуществляется 
в   первоочередном   порядке  с  установлением  контрольных  сроков  
рассмотрения  и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами 
депутатов в компьютерной базе данных указывается фамилия и инициалы 
депутата, исходящий номер письма.
    5.2.2.  Письма,  переданные  губернатору  области  во время его 
встреч   с   жителями   области   и   в   ходе  теле-радио  эфиров,  
регистрируются,   ставятся   на   контроль   и   рассматриваются  в  
первоочередном порядке.
    5.2.3.   Письменные   обращения,  содержащие  вопросы,  решение  
которых  не  входит в компетенцию заместителей губернатора области, 
первых    заместителей    председателя    правительства    области,    
заместителей   председателя  правительства  области,  руководителей  
исполнительных     органов    государственной    власти    области,    
руководителей   структурных  подразделений  правительства  области,  
направляются   в   течение   семи   дней   со   дня  регистрации  в  
соответствующий  орган  или  соответствующему  должностному лицу, в 
компетенцию   которых   входит  решение  поставленных  в  обращении  
вопросов,  с  уведомлением  гражданина,  направившего  обращение, о 
переадресации обращений.
    5.2.4.   В   случае  если  решение  поставленных  в  письменном  
обращении    вопросов    относится    к    компетенции   нескольких   
государственных   органов,   органов  местного  самоуправления  или  
должностных  лиц,  копия  обращения  в  течение  семи  дней  со дня 
регистрации  направляются  секретариатами  заместителей губернатора 
области,  первых  заместителей  председателя правительства области, 
заместителей  председателя  правительства области в соответствующие 
государственные  органы,  местного  самоуправления  или должностным 
лицам.
    5.2.5.   Обращения,  в  которых  обжалуются  судебные  решения,  
возвращаются   гражданам,  направившим  обращение,  с  разъяснением  
порядка  обжалования  данного  судебного  решения.      
    5.2.6.  Ответы на обращения не даются и не подлежат направлению 
в исполнительные органы государственной власти области, структурные 
подразделения правительства области для дальнейшего рассмотрения по 
существу вопроса обращения граждан:
    а)   из   которых  не  представляется  возможным  понять  смысл  
обращения;
    б)  в  которых  не  содержится  информация  о  фамилии  и (или) 
почтовом  адресе  автора обращения (за исключением случаев, когда в 
обращении  содержится информация о подготавливаемом или совершенном 
противоправном деянии);
    в)   в   которых  содержатся  нецензурные  либо  оскорбительные  
выражения,  угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, 
членов  его  семьи,  а  также  в  отношении  лица,  уполномоченного  
рассматривать обращения граждан;
    г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, 
составляющих   государственную   или  иную  охраняемую  федеральным  
законом тайну.
    В  случаях,  указанных в подпунктах «а», «г» настоящего пункта, 
при  наличии  возможности  (когда известны фамилия и почтовый адрес 
автора  обращения)  гражданин  письменно уведомляется об основаниях 
принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» 
настоящего    пункта,   гражданин   письменно   предупреждается   о   
недопустимости злоупотребления правом.
    5.2.7.  Принимаются  к  сведению,  учитываются в статистических 
данных,  информационных  отчетах  и  подлежат  списанию  «в дело» с 
уведомлением  автора  письменного  обращения  о принятии к сведению 
изложенной  им  информации,  следующие  письменные  обращения:   
    а)  не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;
    б)   не  содержащие  сведений  о  нарушенном  праве  гражданина  
(объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по 
проблемам  внутренней  и  внешней  политики  государства.    
    5.2.8.  Губернатор  области,  заместители  губернатора области, 
первые    заместителями    председателя    правительства   области,   
заместители   председателя   правительства   области,  руководители  
исполнительных органов государственной власти области, руководители 
структурных  подразделений  правительства  области  могут  признать  
очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о 
прекращении  с  ним переписки в случае, если в письменном обращении 
гражданина  содержится  вопрос, на который ему многократно давались 
письменные  ответы  по  существу  в  связи  с  ранее  направляемыми  
обращениями,  и при этом в обращении не приводятся новые доводы или 
обстоятельства   при  условии,  что  указанное  обращение  и  ранее  
направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный 
орган,   орган   местного  самоуправления  или  одному  и  тому  же  
должностному лицу.
    Такое  же  решение  может  быть принято и в связи с поступившей 
официальной     информацией    о    признании    в    установленном    
законодательством  Российской  Федерации  порядке  автора повторных 
письменных обращений недееспособным.
    О  принятом  решении  по  прекращению переписки автор обращения 
уведомляется в письменном виде.
    5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль
    5.3.1.  Обращения  граждан,  в  которых сообщается о конкретных 
нарушениях  их  законных  прав,  ставятся  на контроль заместителем 
губернатора    области,   руководителями   исполнительных   органов   
государственной    власти   области,   руководителями   структурных   
подразделений   правительства   области,   в   соответствии   с  их  
компетенцией.  На контрольном письме проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" 
и  на  сопроводительном  документе  для  ответственного исполнителя 
делается  пометка  "ПИСЬМО  ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ". С контрольных писем 
при необходимости делаются копии.
    5.3.2. Контроль осуществляется:
    за  рассмотрением  обращений  граждан, поставленных на контроль 
губернатором    области,    заместителем    губернатора    области,    
заместителями председателя правительства области;
    за   выполнением   обращений  депутатов  Государственной  Думы,  
областной Думы, представительного органа муниципального образования 
по обращениям граждан;
    за   исполнением  обращений,  направленных  на  рассмотрение  с  
контролем  из  федеральных  органов  государственной  власти;   
    как  правило, за исполнением коллективных и повторных обращений 
граждан.
    5.3.3. Ответы на контрольные обращения анализируются на полноту 
и  качество  решения  поставленных  в  обращениях  граждан вопросов 
заместителем  губернатора  области,  руководителями  исполнительных  
органов  государственной власти области, руководителями структурных 
подразделений правительства области
    5.3.4.  Рассмотренное  обращение  передается должностному лицу, 
осуществляющему  контроль, для принятия решения о списании ответа в 
дело  или продлении контроля исполнения письма. Ответ, списанный «в 
дело»,  оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами 
в  единое  «дело»  и  передается  в  отдел  по работе с обращениями