Распоряжение администрации Воронежской области от 14.12.2005 № 2119-р

                       



                 Администрация Воронежской области

                           РАСПОРЯЖЕНИЕ
                           
                                                                                 
    от 14.12.2005  N 2119-р 
                                                      
                                                                                 
  О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных
              органов государственной власти области

                                                                                 
    В  целях  повышения  оперативности,  оптимизации  и  унификации  
документооборота  на  основе  применения информационных технологий: 
    1.  Утвердить прилагаемый порядок работы с электронной почтой в 
системе  исполнительных  органов  государственной  власти  области.  
    2.   Руководителям   структурных   подразделений  администрации  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
обеспечить    соблюдение   установленных   вышеуказанным   порядком   
требований.
    3.  В целях обеспечения единого подхода к работе с документами, 
рекомендовать   органам   местного   самоуправления  разработать  и  
утвердить  аналогичный  порядок  работы  с  электронной  почтой.  
    4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на 
заместителя  главы  администрации  области  В.Г. Кобяшева.   
                                                                                 
    

Глава администрации области                         В. Кулаков                                     
                                                                                 
                                                                                 
                                                                                 
Приложение                                                                   
утверждено распоряжением 
администрации области                               
от 14.12.2005  N 2119-р                                                       
                                                                                 
                                                                                 
                              ПОРЯДОК
   работы с электронной почтой в системе исполнительных органов
                  государственной власти области
                                                                                 
                        1. Общие положения
                                                                             
    1.1.   Электронная   почта   –   один  из  компонентов  системы  
автоматизации   документооборота,   средство   доставки,   отправки   
информации   и   ее   передачи   между  пользователями  как  внутри  
администрации   области,   так  и  между  исполнительными  органами  
государственной  власти  области, органами местного самоуправления, 
другими   организациями,   имеющими  соответствующие  аппаратные  и  
программные средства.
    1.2. В администрации области прием электронных копий документов 
для   отправки   и  отправка  с  официального  электронного  адреса  
[email protected].     осуществляются     общим    отделом    управления    
делопроизводства администрации области.
    1.3.  С  официального электронного адреса администрации области 
допускается   рассылка   по   электронной   почте  служебных  писем  
информационно-справочного   характера   за   подписью   руководства   
администрации области.
    Сектором   систематизации   и  выпуска  нормативных  документов  
правового  управления  администрации  области  может  производиться  
направление   по  электронной  почте  в  структурные  подразделения  
администрации области, исполнительные органы государственной власти 
области,  органы местного самоуправления и другие организации копий 
правовых  актов  администрации области без последующего направления 
копий на бумажном носителе.
    1.4.   Специалисты   структурных   подразделений  администрации  
области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области  
обеспечивают   ежедневное   получение   и  передачу  документов  по  
электронной почте.
    1.5.  Ответственность  за  ненадлежащую подготовку информации к 
передаче  по  электронной  почте  несет  исполнитель,  за  передачу  
специалист  по  работе  с  электронной  почтой  (далее специалист). 
    1.6.  Передаваемые  с  помощью  электронной  почты  официальные  
документы  должны  иметь  подлинник документа на бумажном носителе. 
    1.7.  Электронные копии справочно-информационных материалов, не 
имеющие   исходящего   регистрационного   номера,  при  отправлении  
электронной   почтой   могут  не  иметь  бумажной  копии  и  должны  
передаваться  с  сопроводительным  письмом, подписанным должностным 
лицом.
    1.8.   Без  согласования  с  получателем  запрещается  передача  
информации  размером  более  500  Kb. 
        
 2. Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной
                               почте

    2.1.   Исполнитель   оформляет   документ   в   соответствии  с  
требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и 
представляет  электронную  копию  документа  специалисту.    
    2.2.  Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и 
время  отправки  в  журнале  учета  электронной  почты.    
    2.3. При получении уведомления о получении документа специалист 
указывает в журнале учета дату, время, фамилию лица, подтвердившего 
получение.  Если  уведомление  не  получено, специалист извещает об 
этом исполнителя документа.
    2.4.  Переданная  электронная  копия документа в течение месяца 
хранится  на  жестком  диске  компьютера.        
    2.5. При получении электронного сообщения специалист:                        
    - осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки 
содержания,   передает   копию   документа  на  бумажной  основе  в  
канцелярию   общего   отдела   управления  делопроизводства  или  в  
структурные подразделения администрации области (2 раза в день) для 
регистрации  и  передачи  на  рассмотрение  должностными лицами или 
пересылает  по  электронной  почте  адресату;       
    -  передает  уведомление  отправителю  о получении документа. В 
случае  невозможности  распечатывания  документа уведомляет об этом 
отправителя.
    Полученная   электронная   копия  документа  в  течение  месяца  
хранится  на  жестком  диске  компьютера.