|
Расширенный поиск
Указ губернатора Воронежской области от 15.01.2007 № 3УКАЗ Губернатора Воронежской области Утратил силу - Указ губернатора Воронежской области от 23.07.2009 г. N 404-у от 15.01.2007 № 3 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (без приложений) (В редакции Указов губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у; от 04.05.2009 г. N 284-у) В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области П О С Т А Н О В Л Я Ю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (далее – Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований. 3. Управлению делопроизводства администрации области (Бунеев) оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области по внедрению Инструкции. 4. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора области В.Г. Кобяшева. Губернатор Воронежской области В. Кулаков АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области г. Воронеж 2006 г. УТВЕРЖДЕНА указом губернатора области от 15.01.2007 № 3 (В редакции Указов губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у; от 04.05.2009 г. N 284-у) ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела и с учетом особенностей документооборота в администрации области. 1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (далее именуется – Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области, исполнительных органах государственной власти области. 1.3. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области могут организовывать и вести делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией. 1.4. Делопроизводство в администрации области организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации области. Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет управление информационных технологий администрации области. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации области, исполнительных органах государственной власти области должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.5. Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации области от 30.05.95 № 11-ДСП «Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации области». 1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области осуществляет управление делопроизводства администрации области (далее – управление делопроизводства) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства. 1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственного за работу с документами. 1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. 1.9. Сотрудники структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель подразделения, при необходимости - управление делопроизводства. 1.10. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику. 2. Требования к подготовке и оформлению документов 2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, администрации Воронежской области и исполнительных органов государственной власти области 2.1.1. Документы администрации области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы. Перечень применяемых бланков документов губернатора области и администрации области содержится в приложении № 1. 2.1.2. Бланки документов (далее – бланки) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов, в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами: продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 2.1.3. Проектирование бланков документов губернатора области, администрации области осуществляется управлением делопроизводства. 2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению руководства администрации области. Соответствующие предложения вносятся руководителем управления делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков. 2.1.5. Бланки указов губернатора области, постановлений, распоряжений администрации области, писем губернатора области, администрации области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности по заказу управления делопроизводства. 2.1.6. Бланки писем должностных лиц администрации области, структурных подразделений администрации области изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения администрации области располагается под текстом «Администрация Воронежской области», печатается одним шрифтом с размером шрифта текста «Администрация Воронежской области», либо на 2 пункта меньше. 2.1.7. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков. 2.1.8. Запрещается тиражирование бланков администрации области на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков для оформления подлинных документов. 2.1.9. Порядок применения бланков документов в администрации области, исполнительных органах государственной власти области. 2.1.9.1. Нормативные правовые акты губернатора области, администрации области оформляются на бланках указов, постановлений и распоряжений. Приказы руководителей исполнительных органов государственной власти оформляются на бланках приказов. 2.1.9.2. Документы постоянно действующих координационных органов, комиссий, иных рабочих органов администрации области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. 2.1.9.3. Бланки писем губернатора области и администрации области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации. 2.1.9.4. Бланки писем администрации области с русскими и английскими реквизитами применяются для иностранной переписки. 2.1.9.5. Бланк должностного лица администрации области применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации, а также при внутренней переписке. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) 2.1.9.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам. 2.1.10. Учет и хранение гербовых бланков. На оборотной стороне гербовых бланков в верхней части, по центру, управление делопроизводства проставляет учетные порядковые номера с помощью средств вычислительной техники. 2.1.10.1. Гербовые бланки документов выдаются управлением делопроизводства ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области. 2.1.10.2. Учет поступления и выдачи гербовых бланков администрации области ведется в журнале управлением делопроизводства и специалистами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области (приложение № 2). 2.1.10.3. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). 2.1.10.4. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту. 2.1.10.5. Контроль за правильностью использования и хранением гербовых бланков возлагается на управление делопроизводства и руководителей структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. 2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. 2.2.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное исполнение, сохранность. 2.2.2. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). 2.2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, для оформления текста. 2.2.4. Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа. 2.2.5. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01- Государственный герб Российской Федерации; 02- герб субъекта Российской Федерации; 03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04- код организации; 05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП); 07- код формы документа; 08- наименование организации; 09- справочные данные об организации; 10- наименование вида документа; 11- дата документа; 12- регистрационный номер документа; 13- ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14- место составления или издания документа; 15- адресат; 16- гриф утверждения документа; 17- резолюция; 18- заголовок к тексту; 19- отметка о контроле; 20- текст документа; 21- отметка о наличии приложения; 22- подпись; 23- гриф согласования документа; 24- визы согласования документа; 25- оттиск печати; 26- отметка о заверении копии; 27- отметка об исполнителе; 28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29- отметка о поступлении документа в организацию; 30- идентификатор электронной копии документа. 2.2.6. Герб Воронежской области (реквизит 02) размещается на бланках документов губернатора области, администрации области и исполнительных органов государственной власти области. Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено законом Воронежской области «Об официальной и иной символике Воронежской области» от 30 мая 2005 г. № 50-ОЗ. 2.2.7. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН обязательно проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации. 2.2.8. Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации. 2.2.9. Наименование организации (реквизит 08) должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименование организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом. 2.2.10. Справочные данные (реквизит 09) об администрации области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты. Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. 2.2.11. Наименование вида документа (реквизит 10) Наименование вида документа определено Уставом Воронежской области, нормативными правовыми актами администрации области, исполнительными органами государственной власти области. 2.2.12. Дата документа (реквизит 11) Датой документа является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) – дата подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2006 г. следует оформлять: «25.06.2006». При словесно-цифровом способе проставления даты, день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2006 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. 2.2.13.Регистрационный номер документа (реквизит 12) Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. 2.2.14. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа. 2.2.15. Место составления или издания документа (реквизит 14) Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. 2.2.16. Адресат (реквизит 15) Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Реквизит располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках. Если документ напечатан на листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстоянии 4-5 интервалов. Каждая составная часть реквизита «Адресат», печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации Административно-правовой департамент При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например: Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Петрову При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения «Ростекстиль» В.Д. Иванову В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание). Например: Начальнику штаба в/ч 4532 Генерал-майору К.Н. Серову или Директору института твердых металлов доктору технических наук М.Т. Семенову Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации муниципальных районов, городских округов Воронежской области При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации Китайгородский проезд, д. 7, строение 2 г. Москва 109074 или Государственный архив Воронежской области ул. Плехановская, д. 7 г. Воронеж 394018 При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Степанову В.А. ул. Калинина, д. 45, кв. 1 с. Лосево Рамонский район Воронежская область 352000 При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул., пер., наб., пр. или просп., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а). Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. 2.2.17. Утверждение документа (реквизит 16). На документах, подлежащих утверждению, гриф «утверждение» проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению) на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации. Например: УТВЕРЖДАЮ Руководитель главного управления здравоохранения Воронежской области личная подпись инициалы, фамилия 00. 00. 0000 Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением администрации области от 16 марта 2006 г. № 185 УТВЕРЖДЕН или Решением экспертной комиссии администрации области от 15 апреля 2006 г. № 14 Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение № 3). 2.2.18. Резолюция (реквизит 17). В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция оформляется между реквизитами адресат и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.2.19. Заголовок к тексту документа (реквизит 18). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»). Например: «О подготовке проекта договора»; «Об отмене...». Заголовок составляет исполнитель документа. Длина строки заголовка не должна превышать 8-9 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках. Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт. 2.2.20. Отметка о контроле (реквизит 19). Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 2.2.21. Требования к текстам документов (реквизит 20). 2.2.21.1. Тексты документов, в зависимости от количества затронутых в них вопросов, могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу. 2.2.21.2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. Связной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.). Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок. Например: В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»... Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: «Приказы, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения». Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты) возможно использование базы данных «текстовых шаблонов». Форма изложения текста. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам: в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка) текст печатается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «считаю»); в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»); в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили», «просим»); в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»); содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа; в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «начальник отдела имеет право», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим предоставить»...», «направляем в Ваш адрес», «направляем на рассмотрение», «просим выделить»); от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым», «направляю», «предлагаю»); от третьего лица единственного числа («администрация области считает возможным», «администрация области не возражает»). Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. При оформлении текста документа на двух и более страницах, 2-ая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка через 1,5-2 интервала. Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля. 2.2.22. Отметка о наличии приложения (реквизит 21). Отметка о наличии приложения в служебном письме отделяется от текста 2-3 интервалами. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Справка о состоянии ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект положения ... на 9 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку ... в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2006 № 02-08/185и и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием. Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение № 1 к постановлению администрации области от 12 апреля 2006 г. № 261 Слово «Приложение № » печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита 1,5 интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной строки. Например: Приложение № 2 к приказу главного управления образования от 18 марта 2006 г. № 240 Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают. Например: Приложение к распоряжению администрации области от 17 мая 2006 г. № 275-р Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ и датированы. 2.2.23. Подпись (реквизит 22). Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка инициалы имени, отчества и фамилия. При использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается, а подпись включает личную подпись инициал имени и фамилию. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Секретарь комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Подпись отделяют от последней строки текста 1,5-2 интервалом. Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 3.2.24. Согласование проекта документа (реквизит 23). Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутренне согласование) или грифом согласование (внешнее согласование). Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Финансовый директор ООО «Технология» Личная подпись И.О. Фамилия 20.06.2006 Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства образования и науки Российской Федерации «О проведении тестирования учащихся» от 05.06.2006 № 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания аттестационной комиссии от 05июня 2006 г. № 10 Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля. Например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности Наименование должности Личная подпись И.О.Личная подпись И.О. Фамилия Фамилия 02.02.2006 02.02.2006 Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается». Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «РИК» Генеральный директор АОЗТ «Торговый дом» Личная подпись И.О. Фамилия 03.03.2006 Личная подпись И.О. Фамилия 03.03.2006 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «Работница» Заместитель губернатора Воронежской области Личная подпись И.О.Фамилия 07.03.2006 Личная подпись И.О. Фамилия 07.03.2006 Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается. 2.2.25. Виза согласования документа (реквизит 24 - внутреннее согласование). Внутренне согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы руководителем этого органа. Согласование проекта документа оформляют визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Руководитель финансового отдела личная подпись А.А. Иванов 06.06.2006 Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: «С проектом не согласен, замечания прилагаются». Руководитель финансового отдела Личная подпись А.А. Иванов 06.06.2006 или «С п. 7 не согласен» Руководитель финансового отдела Личная подпись А.А. Иванов 08.06.2006 Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ. На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в организации на правах подлинника. 2.2.26. Оттиск печати (реквизит 25). Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2. Инструкции). 2.2.27. Отметка о заверении копии (реквизит 26). При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «подпись», проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например: Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата 2.2.28. Отметка об исполнителе (реквизит 27). Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона. Например: А.М. Максимова или Максимова 33-46-51 33-46-51 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Реквизит печатается размером шрифта № 8-10 от границы левого поля. 2.2.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс от 01.07.2006 № 127 «В дело» № 01-15 Личная подпись Дата 2.2.30. Отметка о поступлении документа (реквизит 29). Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (приложение № 4). 2.2.31. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях. 3. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов 3.1. Подготовка и оформление проектов указов губернатора области 3.1.1. Подготовка и оформление проектов указов губернатора области определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией. 3.1.2. Указы губернатора области печатаются на бланке «Указ губернатора Воронежской области», изготовленном типографским способом. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено. При оформлении указа на двух и более страницах, текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм. 3.1.3. Указ губернатора области имеет следующие реквизиты: наименование вида документа (Указ губернатора Воронежской области); дата и номер; место издания; заголовок; текст; подпись. Дата проставляется после подписания указа, оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля. Номер указа проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака № и регистрационного номера. Место издания (г. Воронеж) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. 3.1.4. Текст отделяется от заголовка 2-3 интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть. Преамбула в указах губернатора области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ:», которое печатается по центру прописными буквами вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ, должны соответствовать структуре основного нормативного акта. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов губернатора области по вопросам награждения. При наличии приложения к указу губернатора области в тексте на них делается ссылка. Приложения к проектам указов губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов. Приложения визируются руководителем структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, внесшего проект. Если в тексте делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через один межстрочный интервал, дается ссылка на указ губернатора области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Например: Приложение № 1 к указу губернатора области ______________ № _____ При наличии в тексте указа формулировки «утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.), на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Указом губернатора области _____________ № _______ Слово «Приложение № » в данном случае не пишется. Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, С П И С О К и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок приложения отделяется от грифа «Утверждения» документа 4-мя интервалами, от текста приложения 2-мя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В уставах, положениях, программах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.). 3.1.5. Пояснительная записка к проекту указа. Пояснительная записка к проекту указа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта указа, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами. 3.1.6. Оформление реквизита «виза согласования» проекта указа. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа в нижней его части. Реквизит «виза согласования» печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова «Визирование» после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего. При визировании проекта указа проставляется дата визирования. Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа в левом нижнем углу. Согласование проекта указа губернатора области может осуществляться оформлением листа согласования (приложение № 5). 3.1.7. Подпись отделяется от текста указа 3 интервалами и состоит из слов «Губернатор Воронежской области», печатается в две строки от границы левого поля и центруется. Инициалы и фамилия губернатора области печатаются у правой границы текстового поля. Образец оформления проекта указа губернатора области приведен в приложении № 6. 3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации области. 3.2.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации области структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области руководствуются регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией. 3.2.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации области оформляются на бланках установленного образца, изготовленных типографским способом. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается. 3.2.3. Обязательными реквизитами нормативных правовых актов администрации области являются: наименование вида документа – постановление, распоряжение администрации области; дата акта - отделяется от наименования вида акта 2-мя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля; номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа. Например: № 153. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р». Например: № 153-р; место издания – г. Воронеж, отделяется от реквизитов «дата» и «номер» межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается размером шрифта № 10; заголовок печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. 3.2.4. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта № 14, через 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную). Преамбула в проектах постановлений администрации области завершается словами: «Администрация Воронежской области п о с т а н о в л я е т:», слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) администрации области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.). Абзацы в пределах подпункта не нумеруются. 3.2.5. Оформление даты в тексте. Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год, или год, месяц, день месяца. Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль. Например: дату 9 февраля 2006 года следует оформлять: 09.02.2006. Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2006 г., в III квартале 2006 г., за 9 месяцев 2006 года, в 2006 году, бюджет на 2006 год. Текст документа излагается от первого лица единственного числа. 3.2.6. Подпись нормативного правового акта (постановление, распоряжение). Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами и состоит из слов «Губернатор Воронежской области». Слова «Губернатор Воронежской области» печатаются в две строки от левой границы текстового поля и центруется. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Например: Губернатор Воронежской области И.О. Фамилия 3.2.7. Оформление приложений к проектам актов. Приложения к проектам актов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов актов. Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др. Существует несколько способов оформления приложений. Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», ниже, через один межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение). Например: Приложение к постановлению администрации области от № При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Например: Приложение № 1 к постановлению администрации области от № При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки «утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.), на самом приложении, в правом верхнем углу, печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от № Слово «Приложение №» в данном случае не пишется. Слова «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО; программа – УТВЕРЖДЕНА. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал. Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Приложения визируются руководителем структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу приложения. (Дополнен - Указ губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) 3.2.8. Оформление знака «сноска». При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения, ссылки на сноски, они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки, или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Например: __________________________________________ * или 1 Только для учреждений культуры. На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски. 3.2.9. Пояснительная записка к проекту (постановления, распоряжения). Пояснительная записка к проекту (постановления, распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами. 3.2.10. Особенности оформления и регистрации распоряжений администрации области по личному составу. В администрации области распорядительным документом по личному составу является распоряжение. Проекты распоряжений по личному составу готовятся управлением государственной службы и кадров администрации области. Распоряжения оформляются на бланках «распоряжение». Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по личному составу нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности. В связи с разницей в сроках хранения, формирование кадровых распорядительных документов в дела проводится раздельно: распоряжения по приему, переводу на другую работу, увольнению (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений на отпуска, командировки (срок хранения 5 лет). Распоряжения вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В распоряжении могут быть пункты со своими сроками вступления в силу. Например: распоряжение подписано 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября. Копии распоряжений по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников. 3.2.11. Оформление реквизита «виза согласования» проектов постановлений (распоряжений). Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. Реквизит «виза согласования» печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова «Визирование» после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего. При визировании проекта акта проставляется дата визирования. Например: Визирование: Первый заместитель губернатора области личная подпись И.О. Фамилия 06.10.2006 Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу проекта постановления (распоряжения). Согласование проекта постановления (распоряжения) может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение № 5). Образец оформления проекта постановления администрации области приведен в приложении № 7, распоряжения администрации области в приложении № 8. 3.2.12. Организация работы по выпуску правовых актов Воронежской области. Проекты правовых актов губернатора области, администрации области, прошедшие правовую экспертизу, на бумажном носителе с прилагаемыми материалами передаются специалистом правового управления, проводившим правовую экспертизу, специалисту общего отдела управления делопроизводства администрации области для проведения лингвистической экспертизы. В случае обнаружения лингвистических ошибок и недостатков, специалист, проводивший лингвистическую экспертизу, возвращает исполнителю проект правового акта с предложениями по внесению в текст изменений, направленных на устранение выявленных ошибок и недостатков под роспись. После устранения выявленных в результате лингвистической экспертизы нарушений и недостатков, исполнитель проекта правового акта возвращает специалистам общего отдела управления делопроизводства администрации области исправленный текст проекта правового акта. По окончании лингвистической экспертизы, электронный образ проекта правового акта, пояснительной записки к проекту правового акта и списка рассылки в формате MS Word исполнитель проекта правового акта направляет в общий отдел управления делопроизводства администрации области. Ответственность за идентичность текста электронного образа проекта правового акта его тексту на бумажном носителе несет руководитель структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, подготовивший проект правового акта. После проведения лингвистической экспертизы и устранения выявленных нарушений, проект правового акта губернатора области, администрации области с прилагаемыми материалами возвращается специалистами общего отдела управления делопроизводства администрации области в правовое управление администрации области для представления руководителем правового управления на подписание губернатору Воронежской области или лицу, исполняющему его обязанности. После подписания правовые акты направляются в общий отдел управления делопроизводства администрации области для регистрации. Работа по выпуску законов области, правовых актов губернатора области, администрации области включает регистрацию правовых актов Воронежской области, направление их на официальное опубликование, рассылку, учет, формирование электронной базы данных правовых актов для информационно-поисковой системы администрации области. Специалисты общего отдела управления делопроизводства администрации области регистрируют подписанные правовые акты в базе данных «Документы» автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). Регистрация правовых актов в АС ДОУ осуществляется в порядке, установленном регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области. Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года (указы губернатора области, постановления администрации области, распоряжения администрации области по основной деятельности, распоряжения администрации области по личному составу нумеруются отдельно). К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные обозначения: к указам губернатора области – буква «у»; к распоряжению администрации области по основной деятельности – буква «р»; к распоряжению администрации области по личному составу – буквы «рл». Датой правового акта является дата его подписания. Направление на официальное опубликование и учет опубликованных правовых актов осуществляет общий отдел управления делопроизводства администрации области в порядке, установленном регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области. Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем проекта правового акта. Учет, ведение электронного журнала регистрации правовых актов и формирование базы данных для информационно-поисковой системы администрации области осуществляет общий отдел управления делопроизводства администрации области. Правовые акты в течение текущего года хранятся в управлении делопроизводства администрации области, после чего передаются по описи в архив администрации области. (Дополнен - Указ губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) 3.3. Подготовка и оформление проектов приказов исполнительных органов государственной власти области. 3.3.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам в деятельности исполнительного органа государственной власти области. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений исполнительных органов государственной власти области, которые готовят и вносят проекты. Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа. Проекты приказов и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, внесшим проект, руководителями подразделений исполнительных органов государственной власти области, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Проекты приказов печатаются на бланках приказа исполнительного органа государственной власти области. Датой приказа является дата его подписания. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти области; наименование вида документа – приказ; дата и номер приказа (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер приказа состоит из знака № и порядкового номера приказа). Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об», отвечает на вопрос «О чем?», «О ком?», «О подготовке...», «О создании....», «Об утверждении...», «О мерах...», «Об итогах....». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к приказам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 интервалами и печатается размером шрифта № 14 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «во исполнение». Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания приказа. Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю:, которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы левого поля. В распорядительной части приказа формулируются управленческие действия, задания, с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка). Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части. Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части. Например: «Согласно приложению», «В соответствии с приложением», «Прилагается». Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней. Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу. Например: Приложение № 2 к приказу руководителя управления от № Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись состоит из наименования должности лица подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия у правой границы текстового поля. Приказы подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти области, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. 3.3.2. Особенности оформления и регистрации приказов по личному составу. В отношении лиц, замещающих должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, исполнительные органы государственной власти области осуществляют кадровую работу самостоятельно. Приказы оформляются на бланках «приказ» формата А4. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу. В связи с разницей в сроках хранения, формирование кадровых распорядительных документов в дела проводится раздельно: приказы по приему, переводу на другую работу, увольнению (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от приказов на отпуска, командировки (срок хранения 5 лет). Приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В приказе могут быть пункты со своими сроками вступления в силу. Например: приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября. Приказы по личному составу фиксируют следующие сведения о кадрах: прием на работу; перемещение по работе; установление должностных окладов, надбавок; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания; увольнение с работы и т.д. Приказам могут присваиваться буквенные обозначения «к» или «л/с». Варианты оформления документов по личному составу приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки. Организация имеет право вносить дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты утвержденные Госкомстатом форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается. Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом. Копии приказов по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников. Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 9, по личному составу (о приеме) в приложении № 10, по личному составу (об увольнении) в приложении № 11. 3.4. Подготовка и оформление протоколов комиссий, советов и иных коллегиальных и совещательных органов при губернаторе области и администрации области. 3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещаний (заседаний), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Протоколы постоянно действующих комиссий (советов) и иных коллегиальных, совещательных органов при губернаторе области (далее – комиссии (советы) оформляются на общем бланке администрации области или на бланке комиссии. Протоколы временных комиссий, советов, штабов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. 3.4.2. Оформление документов комиссий (советов), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется структурными подразделениями администрации области или исполнительными органами государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа комиссии (совета). 3.4.3. Оформление полного протокола. 3.4.3.1. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Наименование вида документа слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру. «Вид заседания» – отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. В протоколах заседаний под датой и номером протокола указывается место проведения заседания (г. Павловск, г. Воронеж). «Дата и номер протокола» печатаются в одну строку под словом протокол. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организации, принимающих участие в заседании. Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола. 3.4.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола строится по схеме: Председатель или Председательствующий. Секретарь. Слово «Председатель» и «Секретарь» печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее, через тире, печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже. Слова «Присутствовали:», «Приглашенные:» печатаются от границы левого поля, с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие. Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей – инициалы и фамилии в алфавитном порядке. Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу. Например: присутствовали 16 человек (список прилагается). Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ:» печатаются прописными буквами, по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля. В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается. Перед основной частью текста протокола делается отметка: «ПОВЕСТКА ДНЯ» прилагается. 3.4.3.3. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания. Каждый раздел состоит из трех частей: Слушали, выступили, решили (постановили). Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие. Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?). После слова «ВЫСТУПИЛИ» в именительном падеже (кто?) печатаются фамилия и инициалы выступающих. Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица единственного лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: «Текст доклада прилагается». На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. 3.4.3.4. Оформление решения (постановления) совещания, коллегиального органа. Решения (постановления) содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1; 1.2; и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать?, к какому сроку. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения). Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу. Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А 4, наименование вида документа «РЕШЕНИЕ» («ПОСТАНОВЛЕНИЕ») печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа. Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового поля и оформляется словесно-цифровым способом. Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления). Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа. В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа. Далее печатается преамбула или краткая характеристика вопроса. Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Для конкретизации поручений текст может делиться на подпункты. Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью правового управления администрации области или управления делопроизводства. 3.4.3.5. Оформление выписки из протокола. Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа и исполнения их, оформляется выписка из протокола. Выписка из протокола оформляется на общем бланке, бланке комиссии или на стандартном листе бумаги формата А4. Наименование вида документа «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», дата, номер, место проведения совещания (заседания) оформляется аналогично реквизитам протокола. НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» печатаются прописными буквами под реквизитом «Наименование организации». Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Далее оформляются слова «Председатель», «Секретарь» и их фамилии с инициалами. В отдельных случаях выписки из протокола заверяются печатью организации. 3.4.4. Правила оформления краткого протокола совещания (собрания). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствующих на совещании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие и подчеркивается. Ниже, от границы левого поля, указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. Наименование должностей могут указываться обобщенно. Например: Заместители губернатора И.О. Фамилия области по алфавиту Руководители исполнительных И.О. Фамилия органов государственной власти области по алфавиту Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 3.4.5. Оформление подписи протоколов. В постоянно действующих комиссиях (советах), коллегиальных органах, где состав и распределение обязанностей в комиссии (совете) утверждено распорядительным документом, в реквизите «Подпись» должность председателя не указывается. Например: Председатель комиссии И.О. Фамилия Секретарь комиссии И.О. Фамилия Если протокол оформляется на бланке комиссии, то наименование комиссии в реквизите «Подпись» не указывается. Если протокол оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» входит наименование комиссии. Например: Председатель комиссии по вопросам международной гуманитарной помощи при губернаторе области И.О. Фамилия Протоколы комиссий (советов), решения (постановления) комиссии подписываются председателем (при его отсутствии – заместителем председателя) и секретарем комиссии, в случае отсутствия секретаря комиссии – секретарем заседания. Во временно созданных комиссиях, советах, штабах – «подпись» состоит из наименования должности лица председательствующего на заседании и через дефис обязанность в составе комиссии, совета, штаба. Например: Заместитель губернатора Воронежской области - председатель комиссии И.О. Фамилия 3.4.12. Оформление документов комиссии (советов) в дела. Документы комиссий (советов) формируются в дела секретарем комиссии (совета) или лицом назначенным ответственным за делопроизводство в комиссии (совете). Документы формируются в дела в хронологической последовательности с января по декабрь календарного года по схеме: повестка дня; список присутствующих; протокол заседания; постановление (решение) комиссии (совета); документы выступлений по повестке дня. Каждая информация должна иметь заголовок соответствующий повестке дня заседания комиссии (совета). Информация подписывается выступающим с указанием должности, инициалов имени, отчества, фамилии. Образец оформления протокола в приложении № 12, образец оформления выписки из протокола в приложении № 13, образец оформления краткого протокола в приложении № 14. 3.5. Подготовка и оформление служебных писем. 3.5.1. Служебные письма готовятся: как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации; как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, частных лиц; как сопроводительные письма к направляемым документам; как инициативные письма. 3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства администрации области на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством администрации области. Служебные письма оформляются на стандартных бланках, изготовленных по установленной в администрации области форме. 3.5.3. Текст служебного письма. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, («Администрация области считает»; от первого лица множественного числа «просим выделить...», «направляем на рассмотрение...»); если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа («прошу», «направляю»). Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, рекомендации. Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть. Заключительная часть письма может заканчиваться формой вежливости (С уважением, ...). 3.5.4. Право подписи служебных писем и другой корреспонденции в администрации области предоставляется: губернатору области; первому заместителю, заместителям губернатора области; руководителю аппарата администрации области; руководителям структурных подразделений администрации области; руководителям исполнительных органов государственной власти Воронежской области. Губернатор области подписывает письма на бланке губернатора Воронежской области и администрации Воронежской области, направляемые во все адреса на территории Российской Федерации. Губернатор области подписывает письма на бланке администрации Воронежской области с русскими и английскими реквизитами для иностранной переписки. Все заместители губернатора области подписывают письма на бланке администрации Воронежской области или на бланке должностного лица, направляемые в федеральные органы государственной власти, другим адресатам в пределах Российской Федерации и Воронежской области по вопросам, находящимся в их компетенции. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Руководитель аппарата администрации области подписывает письма на бланке должностного лица, направляемые в органы местного самоуправления, учреждения, предприятия, гражданам г. Воронежа и области, внутренние документы. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Руководители исполнительных органов государственной власти области подписывают письма на бланках своих органов, направляемые во все структуры Российской Федерации в соответствии со своей компетенцией. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например: Губернатор Воронежской области Личная подпись И.О. Фамилия Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия у правой границы текстового поля. При оформлении документа на бланке должностного лица должность в подписи не указывается, а расшифровка подписи включает инициал имени и фамилию. При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например: Глава Глава Семилукского муниципального района Терновского муниципального района Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Руководитель управления Личная подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером. Служебные письма, остающиеся в общем отделе управления делопроизводства, приложения к ним и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
