Указ губернатора Воронежской области от 15.01.2007 № 3

    7.3.4.  В  случае  ликвидации  или  реорганизации  структурного  
подразделения     администрации     области,    ответственным    за    
делопроизводство,  в  период проведения ликвидационных мероприятий, 
осуществляется  формирование  всех  имеющихся  документов  в  дела.  
Оформленные   дела  передаются  по  описям  в  архив  администрации  
области,  независимо  от  сроков  хранения  документов.    
    При   ликвидации   или   реорганизации  исполнительного  органа  
государственной   власти   области,   вопросы  передачи  документов  
постоянного  хранения  и  по  личному  составу  решаются с архивным 
отделом  Воронежской  области и Государственным архивом Воронежской 
области.
    До   решения   вопроса   о   передаче,  документы  должны  быть  
сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с архивными 
правилами.
    7.3.5.  Хранение  и  учет  архивных  документов, создание к ним 
научно-справочного   аппарата  (составление  исторической  справки,  
предисловия  к  описи),  их использование, подготовка к передаче на 
государственное    хранение   осуществляется   в   соответствии   с   
требованиями  «Основных  правил  работы  архивов  организаций».  
    7.3.6.   По  истечении  предельных  сроков  хранения  в  архиве  
администрации  области  документы постоянного хранения передаются в 
Государственный архив Воронежской области.
    Прием  дел на государственное хранение проводится поединично по 
описям  дел,  оформляется актом приема-передачи составленным в двух 
экземплярах.

    7.4. Использование документов архива администрации области.
    7.4.1.   Основными  формами  использованных  документов  архива  
являются:
    исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной 
справки и архивной выписки;
    выдача заверенных архивных копий документов;
    исполнение тематических запросов.
    Архивные   справки,  выписки  и  копии  выдаются  на  основании  
письменного  запроса  организации  или  частного  лица.    
    Срок  исполнения запросов социально-правового характера граждан 
и  организаций по материалам архива администрации области не должен 
превышать  30  дней  со  дня  регистрации  обращения.  При  сложных  
запросах  срок  может  быть  продлен,  но не более чем на 30 дней с 
обязательным  уведомлением  об  этом  заявителя.      
    Пересылка  непрофильных  запросов  по  принадлежности  в другие 
организации  или  архивы,  а также информирование об этом заявителя 
должно  осуществляться  в  5-дневный  срок  с  момента  обращения.  
    7.4.2.  Архивные  справки  составляются на основании документов 
хранящихся  в  архиве  администрации  области  на бланке управления 
делопроизводства.
    Архивная   справка   подписывается   руководителем   управления   
делопроизводства,  во  время отсутствия руководителя – заместителем 
руководителя,    либо    начальником   общего   отдела   управления   
делопроизводства  (в  соответствии  с  должностным  регламентом)  и  
специалистом общего отдела управления делопроизводства, исполнившим 
запрос и заверяется печатью.
    7.4.3. Архивные копии и выписки из документов.
    Архивные  копии и выписки из документов выдаются в соответствии 
с  запросом.  Идентичность  подлиннику  выданных  архивных  копий и 
выписок     заверяется     подписью     руководителя     управления     
делопроизводства   администрации   области   или  его  заместителем  
(начальником  общего  отдела управления делопроизводства) и круглой 
печатью  управления  делопроизводства  администрации  области.   
    Выписка  производится только из документа, в котором содержится 
несколько  отдельных,  не  связанных  между собой вопросов. Выписка 
должна  воспроизводить  полный текст части документа, относящейся к 
запросу.
    Отдельные  слова  и  выражения подлинного документа, вызывающие 
сомнение  в  их  достоверности  оговариваются  словами:  «В  тексте  
неразборчиво»  или  «Так  в  документе».        
    7.4.4.  Архивные  копии  и  архивные выписки изготавливаются на 
бланке - письма управления делопроизводства администрации области с 
обозначением   названия   документа:  «Архивная  копия»,  «Архивная  
выписка».  При изготовлении ксерокопий документа бланк организации, 
как правило, не используется.
    После  текста  архивной  копии или выписки указывается архивный 
шифр  документа.  Все  листы архивной копии или выписки должны быть 
скреплены,  пронумерованы  и  на  месте скрепления заверены круглой 
печатью  управления  делопроизводства  администрации  области.   
    Архивные  справки,  копии  и  выписки  из  архивных  документов  
направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, 
при  предъявлении  паспорта  или  иного  документа, удостоверяющего 
личность.
    7.4.5.  Органами  правопорядка  из  архива  могут  быть  изъяты  
документы  в соответствии с законодательством Российской Федерации. 
    В  деле  остаются  заверенные  копии изъятых документов и акт о 
причинах выдачи подлинников документов.

     8. Порядок изготовления и использования печатей и штампов

    8.1.   Изготовление   печатей   и  штампов  с  воспроизведением  
Государственного  герба  Российской  Федерации  и Герба Воронежской 
области.
     8.1.1.    Для   удостоверения   подлинности   документов   или
соответствия    копий   документов   подлинникам,   для   заверения
подлинности подписи должностного лица на документах в администрации
области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области
применяются   гербовые   печати   в   соответствии   с  действующим
законодательством и другие печати.
     (В    редакции    Указа    губернатора   Воронежской   области
от 28.12.2007 г. N 158-у)
    8.1.2.  Порядок  изготовления гербовых печатей регламентируется 
ГОСТом  Р  51515-2001  «Печати  с воспроизведением Государственного 
герба   Российской   Федерации.   Форма,   размеры   и  технические  
требования».
     Размещение  заказов  гербовых  печатей  должно  осуществляться
только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.
     (В    редакции    Указа    губернатора   Воронежской   области
от 28.12.2007 г. N 158-у)
    8.1.3.  Гербовые  печати  изготавливаются в строго ограниченном 
количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и 
их количество принимает губернатор области, заместитель губернатора 
области.
    8.1.4.   Необходимость   изготовления  штампов  с  факсимильным  
воспроизведением  подписи  губернатора области, первого заместителя 
губернатора   области  определяется  губернатором  области,  первым  
заместителем губернатора области соответственно.
    8.1.5.  Письма-заявки  структурных  подразделений администрации 
области  с  эскизами  печатей  и  штампов направляются в управление 
делопроизводства   на   согласование   и   оформление   заказа   на   
изготовление.
    8.1.6.    Размещение    заказов    структурных    подразделений    
администрации   области   на   изготовление   печатей   и   штампов   
осуществляет  управление  делами  Воронежской  области на основании 
заявки управления делопроизводства.
    Образец оформления заявки (приложение № 43).

    8.2. Использование печатей и штампов.
    8.2.1.  Гербовой  печатью  удостоверяются документы, отражающие 
информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договора, 
соглашения);   права  организации  или  отдельных  лиц,  финансовые  
документы.
    Гербовая   печать  администрации  области  ставится  на  копиях  
договоров,  соглашений,  доверенностей  и  иных  актов  губернатора  
области,  администрации  области, содержащих оригинальную печать, в 
целях    свидетельствования    верности    копий   документов   для   
представления в судебные и иные органы. Право заверения таких копий 
принадлежит руководителю правового управления.
    Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы 
он  захватывал  часть  наименования  должности  лица,  подписавшего  
документ.
    На  документах  финансового характера оттиск печати проставляют 
на  специально  отведенном  месте. Как правило, это место нанесения 
оттиска   печати  обозначается  символом  «м.п.»  без  наименования  
должности  и  подписи.  Оттиск  печати должен быть хорошо читаемым. 
    8.2.2.  Для  проставления  отметок  о  получении,  регистрации,  
прохождении  и  исполнении  документов  применяются соответствующие 
штампы:    «Контроль»,    «Копия   верна»,   «Подлежит   возврату»,   
«Регистрационный штамп» входящих документов.
    8.2.3.   Штампы   с   факсимильным   воспроизведением   подписи   
губернатора   области,   первого  заместителя  губернатора  области  
разрешается  использовать  на  копиях,  подписанных в установленном 
порядке   документов,   при   подготовке  поздравительных  адресов,  
открыток  и иных документов в случаях, когда один и тот же документ 
направляется  более  чем  в  четыре  адреса.      
    Использование  указанных  штампов  при  оформлении  подлинников  
документов запрещается.

    8.3.  Применение  и  хранение  гербовых печатей в администрации 
области.
     8.3.1.  Гербовые  печати  администрации области с изображением
Герба  Воронежской  области  проставляют  на документах подписанных
губернатором  области,  заместителями  губернатора области, первыми
заместителями     председателя     правительства,     заместителями
председателя правительства..
     (В    редакции    Указов   губернатора   Воронежской   области
от 28.12.2007 г. N 158-у; от 04.05.2009 г. N 284-у)
    Гербовые  печати  хранятся  у  помощника  губернатора области – 
руководителя  секретариата  и в секторе секретного делопроизводства 
секретариата губернатора области.
     8.3.2. Гербовая печать управления делами Воронежской области с
изображением  Герба Воронежской области проставляется на документах
подписанных  руководителем  управления делами Воронежской области и
хранится  у заместителя руководителя управления - начальника отдела
бухгалтерского   учета   и   отчетности   -   главного   бухгалтера
администрации области.
     (В    редакции    Указа    губернатора   Воронежской   области
от 28.12.2007 г. N 158-у)
    8.3.3. Гербовую печать с изображением Герба Воронежской области 
проставляют на служебных удостоверениях (гербовая печать хранится в 
управлении  государственной службы и кадров администрации области). 
    8.3.4.   Штампы   с   факсимильным   воспроизведением   подписи   
губернатора  области хранятся в секторе секретного делопроизводства 
губернатора  области  и  в  секретариате  губернатора  области.  
    Штамп   с   факсимильным   воспроизведением   подписи   первого   
заместителя  губернатора  области  хранится  в секретариате первого 
заместителя губернатора области.
     8.3.5.  Для структурных подразделений администрации области, в
зависимости   от   целевого   назначения,  изготавливаются  круглые
мастичные  печати  и  штампы  без государственной символики. В этих
случаях,  в  печати,  вместо  изображения Герба Воронежской области
размещается название конкретного структурного подразделения.
     (В    редакции    Указа    губернатора   Воронежской   области
от 28.12.2007 г. N 158-у)
    8.3.6. В управлении государственной службы и кадров применяются 
круглые  печати  с  надписью  «Управление  государственной службы и 
кадров»,  «Комиссия  по  определению  стажа  государственной службы 
гражданских  служащих исполнительных органов государственной власти 
Воронежской    области»,    «Конкурсная    комиссия   администрации   
Воронежской области».
     8.3.7.   В  управлении  делопроизводства  применяется  круглая
печать  с  надписью «Управление делопроизводства» для удостоверения
распорядительных  документов,  не воспроизводящих подлинную подпись
губернатора области.
     (В    редакции    Указа    губернатора   Воронежской   области
от 28.12.2007 г. N 158-у)
    8.3.8.  В управлении делопроизводства применятся круглая печать 
с    надписью    «Управление    делопроизводства»    для    отметки    
командировочных   удостоверений,  на  справках  социально-правового  
характера  и  копиях  выданных  документов.        
    8.3.9.  Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы 
возвращаются  в управление делопроизводства и уничтожаются по акту. 
В  журнале  учета  проставляется  отметка  об  уничтожении.   
    Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати 
(приложение № 3).
    Перечень  документов,  на которых проставляются оттиски простых 
круглых печатей администрации области без государственной символики 
(приложение 44).

    8.4. Учет печатей и штампов.
    8.4.1. Управление делопроизводства ведет общий учет имеющихся в 
администрации  области  печатей  и  штампов в специальном журнале с 
проставлением  их  оттисков  (приложение  № 45).     
    На журнале учета выдачи печатей и штампов проставляется пометка 
(«Для  служебного  пользования»),  листы  нумеруются, прошиваются и 
опечатываются.
    8.4.2.    В   секретариатах,   в   структурных   подразделениях   
администрации  области  руководителем назначаются лица, персонально 
ответственные  за учет, использование и хранение печатей и штампов, 
в т.ч. с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, 
первого заместителя губернатора области.
    8.4.3.  Печати  и  штампы выдаются управлением делопроизводства 
под  расписку  сотрудникам  структурных подразделений администрации 
области  -  ответственным  за  их  использование  и  хранение.  
    8.4.4.  Печати  и  штампы хранятся в структурных подразделениях 
администрации  области в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах 
или шкафах.
    8.4.5.   Проверку   наличия   и   контроль   за   правильностью   
использования   печатей  и  штампов  в  структурных  подразделениях  
администрации  области  осуществляет  управление  делопроизводства.  
    Результаты  проверок  рассматриваются  комиссией по уничтожению 
печатей,  штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных 
проверках  делаются  отметки  в  журнале  после  последней  записи.  
    8.4.6.  В  случае  утери  печатей  и  штампов,  незамедлительно  
ставится  в  известность  управление  делопроизводства.     
    8.4.7.  При  оставлении  должности  сотрудник, ответственный за 
использование  и  хранение печатей и штампов, сдает их в управление 
делопроизводства.
    8.4.8.  Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и 
штампы  сдаются  в управление делопроизводства, где уничтожаются по 
акту с отметкой в журнале. Акт согласуется комиссией по уничтожению 
печатей и штампов.