|
Расширенный поиск
Указ губернатора Воронежской области от 15.01.2007 № 3Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. 3.5.5. Визы согласования письма. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле организации. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования. До представления на подпись губернатору области или исполняющему обязанности губернатора области проекты писем, направляемые в федеральные органы государственной власти в обязательном порядке визируются заместителями губернатора области, сферу деятельности которых затрагивает проект. 3.5.6. Отметка об исполнителе. На последней странице письма в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Например: Иванов или И.И. Иванов 33-44-56 33-44-56 Служебные письма администрации области оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке направляется адресату, второй остается в общем отделе управления делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю. Образцы оформления служебных писем в приложениях № 15,16,17,18,19. 3.6. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами. 3.6.1. Общие требования. Оформление служебных писем, направляемых за рубеж, осуществляется в соответствии с правилами переписки в пределах Российской Федерации. В бланках писем для международной переписки почтовый адрес в реквизите «Справочные данные об организации» содержит название страны «Россия». Образцы оформления служебных писем, направляемых за рубеж (приложение № 20, 21). Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках администрации области для международной переписки и подписываются губернатором области, заместителями губернатора области. Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке управления по международному сотрудничеству администрации области и подписываются руководителем управления. 3.6.2. Оформление реквизитов служебных писем, направляемых в правительства, посольства, генеральные консульства иностранных государств. «Адресат». При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит «Адресат» включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат печатается компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), почтовый код и страну назначения. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например: American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например: Mr. A.Widmar, Chairman, D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA Особое внимание требуется при написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.), их сокращения не допускаются. В отдельных случаях, перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул. Например: Его Превосходительству господину М.Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое. Например: «Соединенные Штаты Америки» или «США», «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ». Дата и регистрационный номер письма. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. Отметка о наличии приложения. Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию. Подпись располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на втором экземпляре письма, остающемся в деле. Визы согласования письма. Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре, остающимся в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Письма зарубежным адресатам визируются управлением протокола администрации области и главным управлением экономического развития Воронежской области. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) До представления на подпись губернатору области или исполняющему обязанности губернатора области, проекты писем должны быть завизированы заместителем губернатора области, в чьей компетенции находится данный вопрос. Требования к оформлению конвертов. Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения, при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу и сокращенных названий. Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа. (Дополнен - Указ губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Порядок отправления документов. После подписания письма губернатором области или заместителем губернатора области, при необходимости, составляется неофициальный перевод текста письма на языке страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста готовят управление протокола администрации области или главное управление экономического развития Воронежской области. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Регистрация и отправление служебных писем за рубеж за подписью руководства администрации области осуществляется общим отделом управления делопроизводства. Порядок отправления писем определяется руководителями, исходя из срочности документа: по почте или факсом. При отправлении письма факсом в реквизите «Адресат» последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города. Например: Министерство юстиции земли Нижняя Саксония ФРГ господину Паустиану факс (8-10-49)511-120-5170 3.7. Порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров (соглашений). 3.7.1. Основные требования и порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров и соглашений (далее – договор) определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией. Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. 3.7.2. Название вида документа – слово «Договор» печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля. 3.7.3. Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится. Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка. Например: ДОГОВОР между администрацией Воронежской области и федеральным государственным предприятием «Почта России» о взаимодействии в сфере развития почтовой связи на территории Воронежской области 3.7.4. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год). Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата. Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами. 3.7.5. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора. 3.7.6. Перед подписанием, проект договора передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора определен регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области. Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора, или оформляется лист согласования (приложение № 5). 3.7.7. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора, как правило, имеют заголовки. Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители. Число разделов – статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу. Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи. 3.7.8. Губернатор области подписывает договор администрации области, подготовленный и согласованный в установленном регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области порядке, как правило, одновременно с уполномоченным на то представителем другой стороны. Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, их подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей. Подпись состоит из наименовании должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи. 3.7.9. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров, соглашений администрации области и документов о пролонгации договоров, изменении и расторжении их, подписанных губернатором области осуществляется управлением делопроизводства администрации области. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Подлинные экземпляры договора, соглашения передаются в 5 дневный срок со дня подписания в управление делопроизводства для регистрации (проставления даты регистрации и присвоения номера). (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) 3.7.10. Регистрация договоров, соглашений осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации договоров и соглашений. Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются в штампе в правом верхнем углу первого листа договора (приложении № 4). 3.8. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы). 3.8.1. Порядок подготовки и оформления телеграмм. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные. Телеграммы, направляемые за подписью губернатора области, заместителей губернатора области, относятся к категории «Правительственная». Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы передается в канцелярию для регистрации и отправки. Второй направляется в дело. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите «адресат» указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата. Если телеграмма направляется в центр республики, края, области полный телеграфный адрес указывается в следующей последовательности: наименование населенного пункта (в именительном падеже) и номер отделения связи. В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п. указываются полностью. Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации – в именительном. В реквизите «Адресат» не должно быть кавычек. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита «Адресат» указывается «по списку» (приложение № 22). Примеры оформления реквизита «адресат». ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ АННИНСКОГО РАЙОНА УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25 ИВАНОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ФАМИЛИЯ И.О. МОСКВА УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1 МИНИСТРЕСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МИНИСТРУ ЛЕВИТИНУ ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш». Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи. Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет №. Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона. Входящие телеграммы, адресованные руководителям администрации области, регистрируются в общем отделе управления делопроизводства. Образец оформления телеграммы содержится в приложении № 23. 3.8.2. Телефонограммы. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.). Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. При оформлении телефонограммы указываются: наименование организации-отправителя; регистрационный номер и дата; время приема-передачи; адресат; текст; подпись. В левом верхнем углу печатаются наименование организации – отправителя: наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи). В правом верхнем углу печатается адрес получателя. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)». Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм. Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименование должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма. Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения администрации области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления. Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело. Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях администрации области. Образец оформления телефонограммы (приложение № 24,25,26). 4. Организация работы с документами. 4.1. Организация документооборота. 4.1.1. Движение документов в администрации области, исполнительных органах государственной власти области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 4.1.2. Порядок прохождения документов и операции производимые с ними в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области регламентируются регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, утвержденным указом губернатора области от 27.10.2006 № 22, регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в администрации области, утвержденным распоряжением администрации области от 17.10.2006 г. № 2897-р и настоящей Инструкцией. В администрации области различают три основных потока документации: документы, поступившие из сторонних организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние). 4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов. 4.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. 4.2.2. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится общим отделом управления делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения губернатором области или заместителями губернатора области и направляемые непосредственно в подразделения. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области. 4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению. Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним. При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждениях составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 4.2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в общем отделе управления делопроизводства и нерегистрируемые. Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации общим отделом управления делопроизводства (приложение № 27). Документы регистрируются в день поступления. В случае поступления документов губернатору области, заместителям губернатора области напрямую, минуя общий отдел управления делопроизводства, документы должны быть переданы специалистом соответствующего секретариата в общий отдел управления делопроизводства на регистрацию. Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в администрацию области в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в общий отдел управления делопроизводства на регистрацию. 4.2.5. В администрации области регистрация документов осуществляется децентрализовано. Законы Воронежской области, договоры (соглашения) администрации области, указы губернатора Воронежской области, постановления и распоряжения администрации Воронежской области по основной деятельности и по личному составу регистрируются в управлении делопроизводства администрации области. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Обращения граждан, поступившие по почте, личные обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области. Исходящие письма, подписанные заместителями губернатора области на бланке должностного лица, направляемые в адрес частных лиц, внутренние документы регистрируются в секретариатах. Исходящие письма, подписанные руководителем аппарата администрации области регистрируются в секретариате. Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений администрации области регистрируются в структурных подразделениях администрации области. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) 4.2.6. Исполнительные органы государственной власти области осуществляют самостоятельно прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов. 4.2.7. Входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области регистрируются в общем отделе управления делопроизводства в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (далее АС ДОУ). При регистрации документа в АС ДОУ осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), заполняется электронная регистрационная карточка. Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в общем отделе управления делопроизводства проставляются в карточке в автоматическом режиме. Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации приведен в приложении № 28. 4.2.8. Входящие документы (подлинник, электронная регистрационная карточка документа, электронный образ) направляются общим отделом управления делопроизводства в секретариаты для рассмотрения руководством области. Зарегистрированный в общем отделе управления делопроизводства документ при передаче в подразделения повторно не регистрируется. 4.2.9. Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой «лично» передаются руководству области общим отделом управления делопроизводства через специалиста секретариата под расписку в журнале. Документы, поступившие в общий отдел управления делопроизводства до 16.00, в тот же день передаются в структурные подразделения. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день. Срочные документы передаются немедленно. Подразделения получают документы в общем отделе управления делопроизводства через ответственных за делопроизводство. Ошибочно направленные в подразделения документы немедленно возвращаются с соответствующей пометкой в общий отдел управления делопроизводства. 4.2.10. Прохождение служебных писем, поступивших в администрацию области, осуществляется в соответствии со схемой (приложение № 29). 4.3. Порядок рассмотрения документов. 4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в секретариаты руководителей администрации области осуществляется специалистами секретариатов и включает: ознакомление с содержанием документов; подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов; передачу документов для рассмотрения руководителю. 4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций с использованием соответствующих электронных шаблонов (приложение № 30). Резолюции могут быть оформлены и на самом документе. В состав резолюции входят следующие реквизиты: исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение); содержание поручения; срок исполнения поручения; подпись (руководитель администрации области рассматривает документ и подписывает резолюцию); дата; регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке). При наличии в резолюции нескольких исполнителей, основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель. 4.3.3. Руководители администрации области при рассмотрении документов: определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов; подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки; в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, оформляют отметку о списании документа в дело. 4.3.4. Учет поступления, контроль исполнения входящих документов администрации области в секретариатах, структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области ведется в АС ДОУ (работа в «Кабинете» и базе данных «Поручения»). 4.3.5. Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов, руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно. 4.3.6. Руководители структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений. 4.4. Контроль исполнения документов и поручений. 4.4.1. Общие положения. Основная задача организации контроля в исполнительных органах государственной власти области - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений. В администрации области контролю подлежат: указы губернатора области; постановления, распоряжения администрации области; поручения губернатора области, заместителей губернатора области; служебные письма, телеграммы, внутренние документы. Общий контроль исполнения указов губернатора области, постановлений, распоряжений администрации области осуществляют губернатор области, заместители губернатора области, руководители исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений администрации области, по срокам исполнения – отдел контроля за выполнением постановлений и распоряжений администрации области главного контрольного управления Воронежской области в соответствии с Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти области и настоящей Инструкцией. Контроль исполнения служебных писем, телеграмм (далее – документы) по существу решения вопроса осуществляют губернатор области, заместители губернатора области, руководитель аппарата администрации области через свои секретариаты; по срокам исполнения - общий отдел управления делопроизводства; внутренних документов (при необходимости) – секретариаты, в соответствии с настоящей Инструкцией. Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей области о состоянии исполнения документов. 4.4.2. Организация контроля за исполнением служебных документов. 4.4.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Постановка на контроль осуществляется на основе указаний содержащихся в резолюциях руководителей администрации области. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». В администрации области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием технологий АС ДОУ. После рассмотрения документов руководителями администрации области, секретариаты вносят резолюцию в АС ДОУ и направляют электронный документ на исполнение. Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной губернатором области или заместителями губернатора области передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным в администрации области порядком направления документов. Соисполнителям документы направляются только в электронном виде. Документы, поступившие в секретариаты, структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области не по направлению деятельности незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ. 4.4.2.2. Работа исполнителей с документами. Руководителями подразделений срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные не позднее следующего дня. Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем. Исполнение документа предусматривает: сбор, обработку и обобщение поступающей информации; подготовку проекта документа, его оформление, согласование и представление на подписание (утверждение) руководством администрации области или руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит указатель на рассылку, передает документ на тиражирование. Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему, соисполнителями, необходимых материалов. Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования. Время согласования документа в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области не должно превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Напоминание исполнителю о приближении установленных сроков исполнения документов осуществляется общим отделом управления делопроизводства два раза в месяц. 4.4.2.3. Сроки исполнения документов. Сроки исполнения документов определяются губернатором области, заместителями губернатора области и исчисляются в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: содержащие конкретную дату исполнения – в назначенный срок; имеющие пометку «срочно» - в 3-дневный срок; пометку «оперативно» - в 10 – дневный срок; без указания конкретной даты исполнения – в срок не более месяца с даты регистрации документа в общем отделе управления делопроизводства; парламентские запросы – в 15 – дневный срок со дня получения*; запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации – в 30–дневный срок со дня получения*; протесты прокуратуры Воронежской области – в 10 – дневный срок со дня получения*; представления прокуратуры Воронежской области – в срок не более месяца со дня получения*. * днем получения считается дата регистрации документа в общем отделе По нормативным актам Президента РФ, Федерального Собрания РФ, Правительства РФ, Воронежской областной Думы, в которых определены сроки представления информации, заместители губернатора области, исполнительные органы государственной власти области готовят информацию в их адрес и не позднее, чем за 5 дней до установленного срока передают губернатору области, или, в период его отсутствия – исполняющему обязанности губернатора области. Проект письма – ответа визируется заместителем губернатора области координирующим соответствующую сферу деятельности, руководителем правового управления администрации области. Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями. 4.4.2.4. Продление срока исполнения документов. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки. При необходимости изменения срока исполнения документа, ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя установившего этот срок мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока. Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова «Срок контроля продлить до ...» с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты. В случае временного отсутствия руководителя, его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области. Порядок изменения срока контроля по документам в АС ДОУ установлен регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок. 4.4.2.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку) и списании его в дело. Проект письма – ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения согласно схеме прохождения служебных писем, поступивших в администрацию области при работе в АС ДОУ (приложение № 29). Проект письма – ответа по резолюции губернатора области визируется заместителем губернатора области координирующим соответствующую сферу деятельности. При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, «проведено совещание», «принято распоряжение администрации области от ... № ...» и т.п.), подпись исполнителя, дата или готовится служебная записка об исполнении документа. Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа или к проекту письма – ответа прилагается подлинник документа, по которому были даны поручения, подлинник резолюции руководителя администрации области, на основании которой подготовлена информация, а также другие материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.), если таковые имеются. Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем поставившим документ на контроль. Документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти области на их окончательное рассмотрение, снимаются с контроля их руководителем. При работе в АС ДОУ исполнитель после окончания работы над документом вводит данные об исполнении в электронную карточку поручения, контролирующее лицо утверждает данное поручение в системе. 4.4.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины. Анализ исполнения документов проводится на основе базы данных «Канцелярия» и базы данных «Поручения» АС ДОУ. Общий отдел управления делопроизводства два раза в месяц формирует перечень документов неисполненных и подлежащих исполнению, раз в месяц - сводную информацию об исполнении контрольных поручений по резолюциям руководителей администрации области нарастающим итогом. Полученные сведения направляются руководству администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. 4.4.4. Ответственность за неисполнение документов. За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушения установленных сроков их исполнения к государственным гражданским служащим администрации области в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия. 4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов. 4.5.1. Исходящими документами администрации области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам. 4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных губернатором области, заместителями губернатора области осуществляется общим отделом управления делопроизводства в АС ДОУ в базе данных «Канцелярия» администрации области. Исходящие письма, подписанные руководством администрации области на бланке должностного лица, руководителями структурных подразделений администрации области, регистрируются в секретариатах и структурных подразделениях администрации области. Исполнительные органы государственной власти области осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов самостоятельно. 4.5.3. Входящие, исходящие документы структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области и внутренние документы за подписью руководства администрации области на бланке должностного лица могут регистрироваться по программе АС ДОУ при подключении отдельных баз данных «Канцелярия» секретариатов, структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области. 4.5.4. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку. Исполнители исходящего документа (секретариаты, структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области) формируют и заполняют электронную карточку исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа, подписанного губернатором области или заместителями губернатора области и направляют на регистрацию в общий отдел управления делопроизводства. Исходящие документы на бумажных носителях представляются на регистрацию в общий отдел управления делопроизводства с приложениями в двух экземплярах. Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату. Второй экземпляр с визами и всеми приложениями к нему остается в общем отделе управления делопроизводства. Специалисты общего отдела управления делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ в АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов установленными настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел с добавлением буквы «И» и порядкового номера в пределах календарного года, например: № 07-8/И-1666. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 4.5.5. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных руководителями администрации области, осуществляется общим отделом управления делопроизводства. Документы на отправку передаются в общий отдел управления делопроизводства до 16.00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция поступившая в общий отдел управления делопроизводства после 16.00 отправляется на следующий рабочий день. Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации области к отправке не принимаются. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в общий отдел управления делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий. 4.5.6. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки), со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. 4.5.7. В зависимости от содержания и срочности, документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу. Необходимость использования фельдсвязи для доставки корреспонденции определяется руководством администрации области. Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы администрации области. Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Простой корреспонденцией отправляются документы по домашним адресам (ответы на обращения граждан). Заказная корреспонденция передается общим отделом управления делопроизводства на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется в журнале отправки. 4.5.8. Документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации области, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, законвертированы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса, включающего название структурного подразделения администрации области. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Печатание адресов на конверты следует производить в автоматизированном режиме. 4.5.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. 4.6. Порядок прохождения внутренних документов. 4.6.1. Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами. 4.6.2. Оформленные внутренние документы передаются на подпись руководителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. 4.6.3. Внутренние документы регистрируются в подразделениях, подготовивших документы. 4.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении под расписку в журнале. 4.6.5. Поступившие в подразделения документы передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу. 4.7. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи. 4.7.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации области (53-28-02), установлен в общем отделе управления делопроизводства. Средства факсимильной связи установлены в секретариатах структурных подразделениях администрации области. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в секретариатах, структурных подразделениях администрации области осуществляется их руководителями. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют. 4.7.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, не должен превышать 5 листов. Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа (тонкой, серой) бумаги. 4.7.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов. 4.7.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа. Письма, за подписью губернатора области, заместителей губернатора области передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в общем отделе управления делопроизводства. Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса. После передачи факсограммы, подлинник письма направляется адресату почтовой связью, по мере необходимости. Факсограммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области регистрируются в общем отделе управления делопроизводства. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма», переданного по факсу». 4.7.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Входящие факсограммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области на иностранных языках, направляются в управление по международному сотрудничеству администрации области для перевода, а затем регистрируются в общем отделе управления делопроизводства и передаются адресату. 4.7.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения. Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм общим отделом управления делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 16.30 передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные – немедленно. (В редакции Указа губернатора Воронежской области от 28.12.2007 г. N 158-у) Документы для передачи по каналу факсимильной связи представляются в общий отдел с заявкой подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение года. 4.7.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации передаваемой по каналам факсимильной связи возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения. 4.8. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте. 4.8.1. Порядок работы с электронной почтой в администрации области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением администрации области от 14.12.2005 г. № 2119-р «О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти области». 4.8.2. В администрации области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса [email protected] осуществляется общим отделом управления делопроизводства в течение рабочего дня. 4.8.3. С официального адреса электронной почты администрации области служебные письма направляются за подписью руководства администрации области, с официального адреса структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений. 4.8.4. В случае отсутствия в органах государственной власти, органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет, для приема-передачи служебных документов по электронной почте используется областная подсистема электронного почтового обмена (далее - подсистема ЭПО). Порядок работы областной подсистемы ЭПО определен регламентом работы областной подсистемы электронного почтового обмена органов государственной власти и органов местного самоуправления, утвержденным распоряжением администрации области от 31.05.2006 г. № 1395-р. 4.8.5. Специалист по работе с электронной почтой (далее – специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте. 4.8.6. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу – специалист. 4.8.7. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов и представляет электронную копию документа специалисту. 4.8.8. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. 4.8.9. Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера. 4.8.10. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты администрации области специалист общего отдела управления делопроизводства: регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты; осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в общий отдел управления делопроизводства или структурные подразделения администрации области для регистрации и передачи на рассмотрение должностными лицами или пересылает по электронной почте адресату; передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа, уведомляет об этом отправителя. 4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера. 4.9. Организация информационно-поисковой системы по документам. 4.9.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области, исполнительных органах государственной власти области создаются информационно-поисковые системы по документам. 4.9.2. Основой построения поисковых систем является регистрация документов. В процессе регистрации создаются базы данных для поисковой работы по документам. 4.9.3. В администрации области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ. Формирование базы электронных документов в администрации области проводится структурными подразделениями администрации области, регистрирующими документы в базах данных АС ДОУ «Канцелярия», «Обращения граждан», «Правовые акты администрации». Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам администрации области, обращениям граждан определен регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области. Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями по признаку (полю), заполненному в электронной регистрационной карточке. 4.10. Порядок выполнения машинописных, копировально-множительных работ. 4.10.1. Машинописные работы. Печатание проектов документов в администрации области осуществляется децентрализовано. Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области за подписью губернатора области, заместителей губернатора области, а также внутренние документы печатаются в структурных подразделениях администрации области, в исполнительных органах государственной власти области, в общем отделе управления делопроизводства. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется руководителями структурных подразделений. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами синего (фиолетового, черного) цвета. Не принимаются в печать документы, написанные неразборчиво или карандашом. Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается в 2 экземплярах и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа. 4.10.2. Копировально-множительные работы. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в общем отделе управления делопроизводства. Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях администрации области (при наличии копировальной техники). Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации области. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный подразделением бланк заказа (приложение № 31). Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются материалы, поступившие от губернатора области, заместителей губернатора области. Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале. 4.10.2.8. Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти области выполняются самостоятельно. 4.11. Учет объема документооборота. 4.11.1. Объем документооборота составляет количество документов поступивших в администрацию области и созданных ею за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые). 4.11.2. Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. При подсчете документооборота за единицу учета принимается сам документ, без учета копий. Размноженные экземпляры подсчитываются общим отделом отдельно по установленной форме. Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно. 4.11.3. Отчет об объеме документооборота администрации области ежемесячно (нарастающим итогом) формируется общим отделом по базе данных «Канцелярия» АС ДОУ и представляется руководству области. Учет количества документов отправляемых по почте, факсу, электронной почте ведется общим отделом по журнальной системе и реестру ежемесячно (нарастающим итогом). В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведет подразделение (ответственное лицо), на которое возложены функции организации и ведения делопроизводства. 5. Организация документооборота и исполнения документов по обращениям граждан 5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан. 5.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел. 5.1.2. Письменные обращения граждан в администрацию области или должностному лицу администрации области регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области. При рассмотрении письменных обращений исполнитель проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ. Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только пo конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения. 5.1.3. В базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ: заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, дата регистрации обращения. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным; определяется и отмечается вид обращения (заявление, жалоба, предложение). Если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.), регистрируется номер и дата сопроводительного письма; отмечается социальное положение и льготный состав автора обращения; если от данного автора поступило более одного письма, то для всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об этом делается пометка в базе данных при регистрации в АС ДОУ; проставляется шифр темы обращения согласно тематическому классификатору; определяется ответственный исполнитель в соответствии с указом губернатора Воронежской области "О распределении обязанностей между заместителями губернатора Воронежской области". 5.1.4. Обращения граждан, поступившие в исполнительный орган государственной власти области, структурные подразделения администрации области в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В порядке исключения срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем гражданин уведомляется в десятидневный срок должностным лицом, принявшим такое решение. 5.1.5. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения администрации области в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения. 5.1.6. Личный прием граждан осуществляется руководителями администрации области, исполнительных органов государственной власти области и уполномоченными на то лицами. 5.1.7. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. 5.1.8. Организацию приема и запись на прием к руководителям администрации области осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области на основании утвержденного губернатором области графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Прием осуществляется в рабочие дни с 9.00ч. до 13.00 ч. и с 14.00 ч. до 17.00 ч. 5.1.9. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан (приложение № 32) и вводится в базу данных «Обращение граждан» АС ДОУ. 5.1.10. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л. 5.1.11. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке и в базе данных делается отметка "Повторно". 5.1.12. Все материалы, которые заявители считают нужным сообщить руководству, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалисты отдела по работе с обращениями граждан подбирают предыдущую переписку и передают ее руководству администрации области за неделю до официального приема. 5.1.13. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. 5.1.14. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к руководителям администрации области, регистрируются. К ним прилагается сопроводительное уведомление с указанием Ф.И.О. заявителя, даты поступления обращения, даты приема и Ф.И.О. принимающего. Один экземпляр уведомления вручается заявителю. 5.1.15. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его личному обращению. Ответ подписывает должностное лицо, проводившее личный прием граждан или лицо, им уполномоченное. 5.1.16. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам. 5.2. Работа с отдельными видами обращений. 5.2.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, представительного органа муниципального образования, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с установлением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами депутатов в компьютерной базе данных указывается фамилия и инициалы депутата, исходящий номер письма. 5.2.2. Письма, переданные губернатору области во время его встреч с жителями области и в ходе теле-радио эфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке. 5.2.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации области, структурного подразделения администрации области, исполнительных органов государственной власти области, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. 5.2.4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. 5.2.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. 5.2.6. Оставляются без ответа, не подлежат направлению в исполнительные органы государственной власти области, структурные подразделения администрации области для дальнейшего рассмотрения по существу вопроса обращения граждан: а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения; б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии); в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан; г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В случаях, указанных в подпунктах «а», «в», «г» настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом. 5.2.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию «в дело» с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения: а) не предполагающие ответа; б) не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб; в) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства; г) не содержащие новой информации по вопросам, ранее уже поднятым этим автором, которые решены или не требуют дополнительного рассмотрения. 5.2.8. Губернатор области, заместитель губернатора области, руководитель исполнительного органа государственной власти области, руководитель структурного подразделения администрации области могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случаях, если: а) автор неоднократно (более чем в двух письменных обращениях) использовал ненормативную лексику и выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан; б) содержание письменного обращения носит сумбурный характер (обращение лишено смысла или написано неразборчиво); в) автору повторных письменных обращений неоднократно давались ответы и разъяснения по вопросам, затронутым в обращении. Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным. О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде. 5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль. 5.3.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль должностным лицом, обеспечивающим решение вопросов, содержащихся в обращениях. На контрольном письме проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" и на сопроводительном документе для ответственного исполнителя делается пометка "ПИСЬМО ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ". С контрольных писем при необходимости делаются копии. 5.3.2. Контроль осуществляется: за выполнением поручений губернатора области, заместителей губернатора области по обращениям граждан; за выполнением обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, представительного органа муниципального образования по обращениям граждан; за исполнением писем, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных органов государственной власти; как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан. 5.3.3. Ответы на контрольные письма анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области. Проставляется дата поступления ответа и информация вносится в базу данных. 5.3.4. Рассмотренное обращение передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма. Ответ, списанный «в дело», оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами в единое «дело» и передается в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства. 5.3.5. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан дают губернатор области, его заместители, руководители подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, или лица на то уполномоченные. 5.3.6. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым по основному вопросу, изложенному в письме. 5.3.7. Индекс письменного ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается переписка по данному вопросу. 5.4. Организация работы архива обращений граждан 5.4.1. В отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению (поручения, ответы, справки), списанные «в дело» руководителями администрации области. 5.4.2. В архив передаются как завершенные дела, так и обращения, рассмотрение которых не завершено (копии писем, промежуточные ответы). Комплектование архива ведется по районам области. Документы поступают в архив после ввода (или корректировки) в базу данных автоматизированной системы АС ДОУ. Каждое дело проверяется на наличие в нем необходимых документов (писем, поручений, ответов исполнителя, копий ответа заявителю) и отметки о списании «в дело». 5.4.3. На выданный для временного пользования из архива материал заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного номера письма, фамилии лица, получившего документы и даты. При возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается. 5.4.4. Законченные рассмотрением обращения граждан хранятся в отделе в течение двух лет. После экспертизы ценности письма разделяются на документы постоянного и временного хранения и передаются в архив администрации области. 5.4.5. По истечении сроков временного хранения (пять лет) документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке. 6. Организация документов в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в Государственный архив Воронежской области в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. 6.1. Составление номенклатур дел. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела. 6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями и штатными расписаниями структурных подразделений администрации области или исполнительных органов государственной власти области, перечнями документов с указанием сроков их хранения. 6.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации области и сводная номенклатура дел администрации области. В исполнительных органах государственной власти области составляются собственные номенклатуры дел. Вновь образованное структурное подразделение администрации области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в общий отдел управления делопроизводства администрации области. Вновь образованный исполнительный орган государственной власти области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в Государственный архив Воронежской области. 6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется лицом, ответственным за делопроизводство с привлечением специалистов подразделения. Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел управления делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей. 6.1.5. Сводная номенклатура дел администрации области (далее – номенклатура дел) составляется специалистами общего отдела управления делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации области. 6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается руководителем управления делопроизводства, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее ЭК) администрации области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) архивного отдела Воронежской области и утверждается заместителем губернатора области. 6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 6.1.8. Сводная номенклатура дел администрации области составляется и согласовывается на 5 лет. Составляется заново (ранее 5 лет) в случае коренных изменений функций и структуры администрации области. 6.1.9. Разделы сводной номенклатуры дел администрации области расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием администрации области. 6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации области, исполнительного органа государственной власти области. 6.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного заместителем губернатора области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты, после них документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, номенклатура дел, контрольные карточки или другие учетные документы. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»). В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указываются вид документа и автор. Например: «Постановления администрации области за 2006 год», «Приказы руководителя управления по основной деятельности за 2006 год». В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении семинаров по охране труда» (планы, отчеты, информации). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовой бухгалтерский отчет управления делами по основной деятельности за 2006 год». Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2005 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение. Если в течение года в структурных подразделениях администрации области возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации области (приложение № 33), форма сводной номенклатуры дел администрации области (приложение № 34). 6.2. Формирование и оформление дел. 6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 6.2.2. Дела администрации области формируются в структурных подразделениях администрации области ответственными за делопроизводство. 6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Указы губернатора области, постановления, распоряжения администрации области, приказы по основной деятельности исполнительных органов государственной власти области регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года. 6.2.4. Дела администрации области, исполнительного органа государственной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. 6.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизировать, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 6.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение № 35). При изменении наименования структурного подразделения администрации области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации – правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки. Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел. Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. В целях обеспечения сохранности закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью, указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления. 6.2.7. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях администрации области осуществляется общим отделом управления делопроизводства. 6.3. Организация оперативного хранения документов. 6.3.1. Организация оперативного хранения документов на бумажной основе в структурных подразделения администрации области. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания. Руководители структурных подразделений администрации области, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В структурных подразделениях администрации области дела постоянного хранения, временного по личному составу находятся в течение 2-х лет. Только по истечении этого срока дела сдаются по описям в архив администрации. Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях администрации области для справочной работы. По истечению сроков хранения дел, ответственными за делопроизводство структурного подразделения администрации области, составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с постоянно действующей экспертной комиссией администрации области. Выдача дел для работы другим структурным подразделениям администрации области производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца, под расписку. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. В исключительных случаях изъятие документов может производится налоговыми органами, органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится с ведома заместителя губернатора области, и в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола, акта об изъятии подлинников документов. В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа. 6.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов устанавливается регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления администрации Воронежской области. 7. Порядок передачи документов на архивное хранение. Документы администрации области, исполнительных органов государственной власти области после проведения экспертизы их ценности, в установленном Федеральным архивным агентством порядке, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Воронежской области. Для хранения документов администрации области, относящихся к государственной собственности и документов временного (свыше 10 лет хранения), а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в администрации области образован архив. Функциональную деятельность архива осуществляют сотрудники общего отдела управления делопроизводства. В исполнительных органах государственной власти области образуются свои архивы. Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях администрации области и включает в себя следующие этапы: проведение экспертизы ценности документов; полное оформление дел; составление описи дел; составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Специалисты управления делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям администрации области. 7.1. Экспертиза ценности документов. 7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании критериев их ценности. Экспертиза ценности документов проводится на основании перечня документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. 7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек. В состав ЭК обязательно включается специалист общего отдела управления делопроизводства. ЭК создается постановлением администрации области. Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается распорядительным документом. 7.1.3. Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется работниками структурных подразделений администрации области под методическим руководством специалистов общего отдела управления делопроизводства. В исполнительных органах государственной власти под руководством специалистов государственного архива Воронежской области. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области осуществляется отбор дел постоянного, долговременно (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК администрации области, оформляется протоколом. 7.2. Составление и оформление описей дел. 7.2.1. Для обеспечения комплектования архива в администрации области на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи. Каждое структурное подразделение администрации области ежегодно составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу, под непосредственным руководством специалистов общего отдела управления делопроизводства. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив администрации через год после завершения дел в делопроизводстве. 7.2.2. Описи дел структурных подразделений подписываются их составителями с указанием должности и утверждаются руководителем структурного подразделения администрации области. 7.2.3. Специалистами общего отдела управления делопроизводства на основе описей дел структурных подразделений администрации области составляется годовой раздел сводной описи дел администрации области по установленной форме. 7.2.4. Сводная опись дел постоянного хранения согласовывается с ЭК администрации области и направляется на утверждение в экспертно-проверочную комиссию архивного отдела Воронежской области (далее – ЭПК). После утверждения сводной описи дел администрации области экспертно-проверочной комиссией архивного отдела Воронежской области, опись дел утверждается заместителем губернатора области. Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляется общим отделом управления делопроизводства. Оформление описей и акта (приложения № 36,37,38,39,40,41,42). 7.2.5. Предисловие к описи и историческая справка. К годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности администрации области за период, который охватывают дела представленных в описи. Предисловие подписывается составителем. 7.2.6. К архивному фонду администрации области составляется историческая справка. Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. Первый раздел - история фондообразователя включает: данные о создании администрации Воронежской области, хронологическая последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты, распорядительные документы; задачи и функции и их изменения; состав исполнительных органов государственной власти области. Второй раздел - история фонда, включает: дата первого поступления документов фонда в архив и крайние даты; степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда. Третий раздел включает: обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов. Справка подписывается составителем. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций администрации области. Историческая справка представляется в государственный архив Воронежской области вместе с каждой законченной описью. 7.3. Подготовка и передача документов в архив администрации области. 7.3.1. В архив администрации области передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дела по личному составу, в том числе личные дела. Передача дел в архив осуществляется только по описям. 7.3.2. В период подготовки дел структурным подразделением администрации области к передаче их в архив, специалистами общего отдела управления делопроизводства предварительно проверяются правильность формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты подразделений обязаны устранить. 7.3.3. Прием дел производится по описям. При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста общего отдела управления делопроизводства и специалиста структурного подразделения администрации области, передавшего дела на хранение в архив. В случае обнаружения утраты структурным подразделением администрации области дел, принимаются меры к их розыску. Если принятые меры не дали результатов, структурным подразделением администрации области составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью руководителя. Справка вместе с описью дел передается в архив. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
