Указ губернатора Воронежской области от 11.11.2013 № 416-у

УКАЗ

ГУБЕРНАТОРА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

        от 11 ноября 2013 г.                                                                           № 416-у

г. Воронеж

Об утверждении инструкции по делопроизводству

в правительстве Воронежской области, исполнительных

органах государственной власти Воронежской области

В целях организации эффективного взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области при разработке правовых актов, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления, учитывать положения Инструкции.

4. Признать утратившими силу с 01 января 2014 года указы губернатора Воронежской области:

- от 23.07.2009 №404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";

- от 01.06.2011 № 221-у "О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 года № 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области".

5. Настоящий указ вступает в силу с 01 января 2014 года.

6. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

    Губернатор

Воронежской области                                                            А.В. Гордеев

Утверждена

указом

губернатора Воронежской области

от 11.11.2013 № 416-у

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст, Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, с учетом особенностей документооборота в правительстве Воронежской области.

1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве Воронежской области (далее - правительство области), исполнительных органах государственной власти области.

Делопроизводство организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.

Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет департамент связи и массовых коммуникаций Воронежской области.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции, Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.

Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации Воронежской области от 24.12.2008 № 950-р ДСП "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения".

Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

Сотрудники структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственных за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, и контроль исполнения сроков и качества подготовки документов.

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области осуществляет организационное управление правительства области (далее - организационное управление) и ответственные за организацию и ведение делопроизводства.

При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.

Примечание: сотрудники секретариатов губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области при увольнении в связи с истечением установленных сроков полномочий информируют начальника общего отдела организационного управления о находящихся в делопроизводстве служебных документах в день получения уведомления о прекращении срочного служебного контракта.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), при необходимости - организационное управление.

1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Примечание. Допускается в исполнительных органах государственной власти области организовывать и вести делопроизводство на основе нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

2. Общие требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

2.1.1. Документы губернатора Воронежской области, правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение № 1).

Бланки документов (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 30 мм.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), приложения №№ 6, 8, 25;

угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), приложения №№ 26, 27.

2.1.2. Проектирование бланков документов губернатора Воронежской области, правительства области осуществляется организационным управлением:

бланки указов, распоряжений и писем губернатора Воронежской области, постановлений, распоряжений, писем правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники;

на оборотной стороне гербовых бланков в верхней части по центру проставляются учетные порядковые номера.

Запрещается тиражирование бланков губернатора Воронежской области, правительства области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.

Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации.

Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора Воронежской области и правительства области ведется организационным управлением и специалистами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.

Образец журнала учета и выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области (приложение № 2).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.

Уничтожение испорченных и неиспользованных гербовых бланков осуществляется по акту (приложение № 3) с отметкой в журнале учета и выдачи бланков.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на организационное управление и руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по поручению губернатора Воронежской области.

2.1.3. Бланки писем должностных лиц правительства области, структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области" либо на 2 пункта меньше.

2.1.4. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков исполнительного органа государственной власти области.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 11-12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для оформления текста).

2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем губернатора Воронежской области и правительства области оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение N 4).

2.2.3. Герб Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской области от 5 июля 2005 года № 50-ОЗ "Об официальной и иной символике Воронежской области".

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.

2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование правительства Воронежской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Воронежской области и Законе Воронежской области от 30.09.2008 № 77-ОЗ "О правительстве Воронежской области". Наименование исполнительного органа государственной власти области воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленным в положении об исполнительном органе государственной власти области. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.2.7. Справочные данные о правительстве области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).

Справочные данные об организации располагаются на бланке письма и включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланках писем наименование вида письма не указывается.

2.2.9. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (в приказах, распоряжениях, договорах (соглашениях), письмах, докладных, служебных записках, актах), утверждения (в инструкциях, положениях, правилах, регламентах, планах, отчетах), события (в протоколах).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 10 февраля 2013 г. следует оформлять: "10.02.2013".

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например: 05 февраля 2013 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

2.2.10.1. Регистрационные номера документов в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области составляются в соответствии с делопроизводственными индексами и настоящей Инструкцией.

Делопроизводственные индексы структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области и муниципальных образований Воронежской области (далее - делопроизводственные индексы) составляются организационным управлением и утверждаются заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области.

Регистрационный номер входящих, исходящих и внутренних документов структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области включает: цифровой делопроизводственный индекс структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), номер 10 - для входящих, 11 - для исходящих, 12 - для внутренних документов, а также порядковый номер документа в пределах календарного года.

Например:

17-10/12; 82-10/165; 21-11/131; 61-11/72; 19-12/8; 52-12/287.

2.2.10.2. Регистрационные номера документов за подписью губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области (далее - должностных лиц правительства области) составляются в соответствии с делопроизводственными индексами, сводной номенклатурой дел правительства области и настоящей Инструкцией.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного должностным лицом правительства области, состоит из индекса организационного управления, индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "И") и порядкового номера в пределах календарного года.

Например:

№ 17-01-8/И-1676.

Регистрационный номер входящих документов, адресованных должностным лицам правительства области, состоит из индекса организационного управления, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "А") и порядкового номера в пределах календарного года.

№ 17-7/А-2150.

2.2.10.3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Документу, направляемому по нескольким адресам, присваивается один регистрационный номер.

Примечание: см. также п. п. 3.3, 3.4.7, 4.2.5, 6.1.2 настоящей Инструкции.

2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа.

2.2.13. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4 - 5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

                                            Министерство здравоохранения

                                                Российской Федерации

                                        Департамент научного проектирования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

                                        Министерство регионального развития

                                                Российской Федерации

                                            Департамент целевых программ

                                             территориального развития

                                                 Начальнику отдела

                                                    И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                     Генеральному директору

                                                     ОАО "Регионгазхолдинг"

                                                          С.В. Власичеву

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

                                     Начальнику штаба в/ч 2132

                                     генерал-майору

                                     И.О. Фамилия

                                     или

                                     Ректору федерального государственного

                                     бюджетного образовательного учреждения

                                     "Российская академия правосудия"

                                     доктору юридических наук

                                     И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

                                                Администрации муниципальных

                                                районов (городских округов)

                                                    Воронежской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                               КУ ВО "Государственный архив

                                                   Воронежской области"

                                                  Плехановская ул., д. 7

                                                         Воронеж

                                                         394006

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                       Иноземцеву И.А.

                                                  ул. Заречная, д. 4, кв. 1

                                                        с. Никольское

                                                      Семилукский район

                                                       Воронежская обл.

                                                            396914

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов постоянным корреспондентам, однородным организациям целесообразно применять списки рассылки и конверты с напечатанными адресами.

Примечание: см. также п. 3.7.6 настоящей Инструкции.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

2.2.14. Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово "УТВЕРЖДАЮ" печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.

Например:

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Руководитель государственной жилищной

                                      инспекции Воронежской области

                                      личная подпись     инициалы, фамилия

                                      00.00.0000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               постановлением правительства

                                               Воронежской области

                                               от 15 января 2013 г. № 2

2.2.15. В состав резолюции (реквизит 17) входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитами "Адресат" и "Текст документа". При оформлении на бланке резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (приложение № 5).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв."). Иные исполнители будут являться соисполнителями поручения. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").

Например: "О подготовке проекта договора"; "Об отмене...". Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

2.2.17. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

2.2.18. Текст документа (реквизит 20), в зависимости от количества затронутых в нем вопросов, может быть простым (содержать один вопрос) и сложным (касаться нескольких вопросов). По одному вопросу рекомендуется готовить справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце (1.1., 1.2.).

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. № 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"...

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: "Приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения".

Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "считаю");

в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил", "решила");

в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "просим");

в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "направляем на рассмотрение", "просим выделить");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым", "направляю", "предлагаю");

от третьего лица единственного числа ("правительство области считает возможным", "правительство области не возражает").

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

При оформлении текста документа на двух и более страницах 2-я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 1,5 - 2 интервалами.

Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в документе отделяется от текста 1,5 - 2 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

    Приложение: 1. Справка о состоянии... на 3 л. в 2 экз.

                2. Проект положения... на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку... в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008 № 02-08/185и

                и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово "Приложение" печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу печатается "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слово "Приложение №" печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита полуторным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается реквизит "Приложение" центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

                                                        Приложение № 2

                                                    к приказу департамента

                                                  культуры и архивного дела

                                                     Воронежской области

                                                   от 27 января 2013 г. № 5

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

                                               Приложение

                                               к распоряжению правительства

                                               Воронежской области

                                               от 22 января 2013 г. № 32-р

2.2.20. Подпись (реквизит 22) включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - в документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

    Заместитель руководителя аппарата

    губернатора и правительства

    Воронежской области - руководитель

    организационного управления

    правительства Воронежской области       личная подпись     И.О. Фамилия

    или на бланке:

    Заместитель руководителя аппарата

    губернатора и правительства Воронежской

    области - руководитель управления       личная подпись     И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (приложения №№ 6, 7).

Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Например:

    И. о. руководителя

    департамента здравоохранения

    Воронежской области                                        И.О. Фамилия

    или:

    Исполняющий обязанности руководителя

    департамента здравоохранения

    Воронежской области                                        И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

    Председатель комиссии               личная подпись         И.О. Фамилия

    Члены комиссии                      личная подпись         И.О. Фамилия

Возможно расположение фамилий подписей в алфавитном порядке.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

Подпись отделяют от последней строки текста 2 - 3 интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Примечание: подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

2.2.21. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

    СОГЛАСОВАНО

    Финансовый директор

    ООО "Технология"

    Личная подпись     И.О. Фамилия

    20.01.2013

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

образования и науки

Российской Федерации

"О реализации приоритетного

национального проекта

"Образование" в 2013 году"

от 20.02.2013 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

правительства Воронежской области

от 13 марта 2013 г. N 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                  Наименование должности

Личная подпись         И.О. Фамилия     Личная подпись         И.О. Фамилия

02.02.2013                              02.02.2013

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2 - 3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор ОАО "РИК"       Генеральный директор

                                     АОЗТ "Торговый дом"

Личная подпись    И.О. Фамилия       Личная подпись     И.О. Фамилия

03.02.2013                           03.02.2013

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор                 Заместитель губернатора

ООО "Гарант-Сервис"                  Воронежской области - первый

                                     заместитель председателя правительства

                                     Воронежской области

Личная подпись    И.О. Фамилия       Личная подпись       И.О. Фамилия

06.02.2013                           06.02.2013

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

2.2.22. Визы согласования документа (реквизит 24) - внутреннее согласование.

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы руководителем этого органа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области                         личная подпись     И.О. Фамилия

06.02.2013

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом.

Например:

С проектом не согласен, замечания прилагаются.

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области                         личная подпись     И.О. Фамилия

06.02.2013

    или

С п. 7 проекта не согласен.

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области                         личная подпись     И.О. Фамилия

09.02.2013

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на лицевой стороне в правом нижнем углу второго экземпляра документа (остается в организации на правах подлинника) и состоят из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10 - 12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется реквизит "Отметка об исполнителе" (приложения №№ 7, 8).

2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2.5 Инструкции).

2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26) оформляется для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом и включает: слово "Верно", указание о месте нахождения подлинника документа, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию). Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии __ л.".

Например:

Верно.

Подлинник находится в правительстве

Воронежской области.

Всего в копии 4 л.

Начальник отдела лингвистической экспертизы,

учета и систематизации законодательства

правового управления правительства

Воронежской области              личная подпись                И.О. Фамилия

Дата                        Печать

Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение № 50).

2.2.25. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа проставляют отметку об исполнителе документа (реквизит 27). Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

Например:

    А.М. Максимова                   или                   Максимова

    213-46-51                                              213-46-51

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, указываются фамилия ответственного исполнителя и номер его телефона.

Примечание: Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области).

Реквизит печатается размером шрифта № 8 - 10 от границы левого поля.

2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такового документа) краткие сведения об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Направлен ответ

30.05.2013

№ 17-01-5/И-103

"В дело" № 17-5/И

Личная подпись

Дата

2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и штрих-код.

2.2.28. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

3. Правила подготовки и оформления

отдельных видов документов

3.1. Подготовка и оформление проектов указов (распоряжений) губернатора Воронежской области.

3.1.1. Подготовка и оформление проектов указов (распоряжений) губернатора Воронежской области определены Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Указы (распоряжения) губернатора Воронежской области печатаются на бланке "Указ губернатора Воронежской области", "Распоряжение губернатора Воронежской области". Текст печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 на одной стороне листа. При оформлении указа (распоряжения) на двух и более страницах текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм.

3.1.3. Указ (распоряжение) губернатора Воронежской области имеет следующие реквизиты: