Указ губернатора Воронежской области от 11.11.2013 № 416-у

- как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

- как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений;

- как сопроводительные письма к направляемым документам;

- как инициативные письма.

3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц правительства области на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются должностными лицами правительства области.

3.7.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма губернатора Воронежской области, подписывается губернатором Воронежской области.

Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма правительства области, подписывается заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

К гарантийным письмам и письмам финансового характера добавляется подпись главного бухгалтера.

3.7.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк или которые оформлены на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху слева шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки длиною 8-9 см.

3.7.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Правительство области считает...", "Правительство области рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

3.7.6. Служебные письма правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются в двух экземплярах.

Заполнение реквизитов "Адресат" и "Отметка об исполнителе" на первом и втором экземплярах осуществляется следующим образом:

- почтовый адрес на первом экземпляре документов, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам (законодательные, исполнительные органы государственной власти области, судебные органы и др.), не указывается (см. приложение № 6), второй экземпляр оформляется согласно приложению № 7;

- на первом экземпляре исходящего документа, оформленного на бланке письма губернатора Воронежской области, в отметке об исполнителе указывается фамилия заместителя губернатора Воронежской области, первого заместителя председателя правительства области, заместителя председателя правительства области, сферу деятельности которого затрагивает проект письма, либо того руководителя структурного подразделения правительства области или исполнительного органа государственной власти области, которому давалось поручение губернатора Воронежской области, и телефон ответственного исполнителя.

На втором экземпляре документа указывается фамилия ответственного исполнителя, подготовившего документ, и его телефон.

Например:

    Иванов                       или      И.И. Иванов

    213-14-05                             213-14-05

Примечание: на первом экземпляре исходящего документа, оформленного на бланке письма правительства Воронежской области, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя, подготовившего документ, и его телефон.

3.7.7. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области на правах подлинника. Визы проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу проставляются фамилия и телефон исполнителя (приложения №№ 7, 8).

До представления на подпись губернатору Воронежской области проекты писем, направляемые в федеральные органы государственной власти, визируются заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, сферу деятельности которых затрагивает проект письма, либо теми руководителями, которым давались поручения губернатора Воронежской области.

Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях №№ 6, 7, 8, 25, 26, 27.

3.8. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная).

Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области и используются для информационного обмена между структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области, должностными лицами, специалистами.

Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты:

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат;

подпись.

Образец оформления служебной записки приведен в приложениях № 9, 28.

3.9. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.

3.9.1. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках правительства области для международной переписки и подписываются должностными лицами правительства области.

Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке секретариата губернатора Воронежской области и подписываются руководителем секретариата либо на бланках структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и подписываются их руководителями.

3.9.2. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращения не допускаются.

В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу,

Чрезвычайному и Полномочному

Послу

(официальное название страны)

г. Москва

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое.

Например: "Соединенные Штаты Америки" или "США", "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ".

Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на втором экземпляре письма, остающемся в организации на правах подлинника.

Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Конверты для документов должны быть размером 229 x 324 мм.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа.

После подписания письма должностным лицом правительства области при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа.

Регистрация и отправление служебных писем за рубеж за подписью должностных лиц правительства области осуществляется организационным управлением.

Исходя из срочности документа определяется порядок отправления писем: по почте или факсом.

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города.

Например:

                                              Министерство юстиции

                                                  земли Нижняя

                                                  Саксония ФРГ

                                               господину Паустиану

                                           факс [phone]

Официальные письма, направляемые от имени должностных лиц правительства области, в случае необходимости могут направляться адресатам по дипломатическим каналам через Представительство МИД России в городе Воронеже.

Образцы оформления служебных писем, направляемых за рубеж (приложения NN 29, 30).

3.10. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы).

3.10.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.

Телеграммы, направляемые за подписью должностных лиц правительства области, относятся к категории "Правительственная".

Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

Первый экземпляр телеграммы передается в организационное управление для регистрации и отправки, второй - направляется в управление по взаимодействию со СМИ и административной работе.

Поздравительные телеграммы, факсограммы на отправку передаются в организационное управление до 16.00, рабочие и срочные - до 18.00.

При подготовке телеграмм в реквизите "Адресат" указываются полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово "улица" указывается полностью или сокращенно "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и т.п., указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций - словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "по списку" (приложение № 31).

Например:

ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

АННИНСКОГО РАЙОНА

УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25

ПЕТРОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ

АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22

ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ

АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ФАМИЛИЯ И.О.

МОСКВА

УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ

ФАМИЛИЯ И.О.

Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет N.

Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Входящие телеграммы, адресованные должностным лицам правительства области, регистрируются в организационном управлении.

Образец оформления телеграммы содержится в приложении № 32.

3.10.2. Текст телефонограммы (до 50 слов) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации-отправителя, наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения правительства области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Телефонограммы оформляются в двух экземплярах и регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.

Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях NN 33, 34.

4. Организация работы с документами

4.1. Организация документооборота.

Движение документов в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В правительстве области различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области, определяются Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области и настоящей Инструкцией.

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

4.2.1. Документы в правительство области поступают почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Сотрудники организационного управления принимают корреспонденцию через "окно". При получении через "окно" документов от юридических лиц, адресованных должностным лицам правительства области или в аппарат правительства области, на втором экземпляре документа проставляется штамп "Правительство Воронежской области".

Без проставления штампа на втором экземпляре сотрудники организационного управления принимают документы:

- от юридических и физических лиц, адресованные Президенту Российской Федерации и главному федеральному инспектору в Воронежской области;

- от юридических лиц в исполнительные органы государственной власти области.

4.2.2. Прием, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится организационным управлением.

Документы исходя из оценки их содержания, в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей в ходе предварительного рассмотрения распределяются на:

- требующие обязательного рассмотрения должностными лицами правительства области;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа должностным лицам правительства области в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа должностному лицу.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается начальнику общего отдела организационного управления для принятия решения по данному факту (приложение № 53).

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

4.2.4. Поступившие документы учитываются в организационном управлении и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Состав нерегистрируемых документов определяется перечнем документов, не подлежащих регистрации организационным управлением (приложение № 35).

Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения и исполнительные органы государственной власти области осуществляется в тот же день. Документы, поступившие после 16.00, передаются на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.

Передача нерегистрируемых документов между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется через журнал под расписку.

Получение документов ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти производится не реже двух раз в день: до 13.00, до 16.00.

Ошибочно переданные в подразделения документы возвращаются в организационное управление в течение 2 часов.

4.2.5. В правительстве области регистрация документов осуществляется децентрализованно:

- законы Воронежской области, указы и распоряжения губернатора Воронежской области, постановления и распоряжения правительства области по основной деятельности и по личному составу, договоры (соглашения) правительства области регистрируются в правовом управлении правительства области;

- входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, регистрируются в организационном управлении;

- обращения граждан, поступившие по почте, с Портала Воронежской области в сети Интернет, личные обращения граждан - в управлении по работе с обращениями граждан правительства области (далее - управление по работе с обращениями граждан).

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям правительства области, регистрируются в подразделениях.

Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов.

Примечание. Зарегистрированные в организационном управлении документы, адресованные должностным лицам правительства области, при поступлении в структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области повторно не регистрируются.

Документы, поступившие должностным лицам правительства области, минуя организационное управление, должны быть переданы в организационное управление на регистрацию.

Документы (письма, телеграммы), полученные от курьеров, поступившие в правительство области после 18.00, выходные и праздничные дни, передаются в первый рабочий день в организационное управление на регистрацию.

4.2.6. Входящие документы, адресованные губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, регистрируются организационным управлением в базе данных "Входящие документы" АС ДОУ.

При регистрации осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, заполняется электронная регистрационная карточка, вследствие чего документ включается в систему электронного документооборота.

Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в карточке проставляется в автоматическом режиме.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении №36.

Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение должностным лицам правительства области организационным управлением через ответственных за делопроизводство под расписку в журнале.

4.3. Порядок рассмотрения документов.

4.3.1. Подготовка документов, поступивших в секретариаты заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области к рассмотрению должностными лицами правительства области, осуществляется специалистами секретариатов и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

направление документов для рассмотрения должностными лицами правительства области.

По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций в соответствии с п. 2.2.15 настоящей Инструкции с использованием соответствующих электронных шаблонов (приложение N 5).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

4.3.2. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в адрес губернатора Воронежской области, осуществляется специалистами общего отдела организационного управления в порядке, аналогичном порядку, определенному подпунктом 4.3.1.

4.3.3. Должностные лица правительства области при рассмотрении входящих документов:

- определяют исполнителя и дают указание по исполнению документа в резолюции;

- подписывают подготовленные письма (при наличии замечаний возвращают проект письма исполнителю для доработки);

- оформляют отметку о списании документа в дело.

Специалисты секретариата (общего отдела организационного управления) вносят резолюцию должностного лица правительства области в электронную регистрационную карточку и направляют ее на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами правительства области, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в правительстве области. Соисполнителям документы направляются только в электронном виде.

Документы, поступившие в секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области не по направлению деятельности, незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.

4.3.4. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области:

- организуют работу с поступившими на исполнение документами;

- выделяют документы, требующие срочного исполнения;

- обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, своевременность и качество исполнения поручений.

Срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

4.3.5. Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования.

Срок согласования документа в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области не должен превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.4. Контроль исполнения документов и поручений.

4.4.1. Общий контроль исполнения документов осуществляют губернатор Воронежской области, заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области, руководители структурных подразделений правительства области, руководители исполнительных органов государственной власти области.

Контроль сроков исполнения документов (до полного исполнения поручения и снятия его с контроля) осуществляют:

- контрольное управление правительства области (далее - контрольное управление):

по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

поручениям губернатора Воронежской области, определенным протоколами еженедельных оперативных совещаний, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций;

по поручениям протоколов заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области;

по поручениям, содержащимся в нормативных правовых актах губернатора Воронежской и правительства области;

- организационное управление:

по поручениям губернатора Воронежской области, содержащимся в резолюциях к документам;

- секретариаты:

по поручениям заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области;

- ответственные за делопроизводство:

по поручениям руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

4.4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц правительства области. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

В правительстве области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием технологий АС ДОУ.

Контрольное управление запрашивает информацию о ходе выполнения указов и распоряжений губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства (администрации) области, протоколов заседаний правительства области и заседаний президиума правительства области в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области, ответственных за исполнение поручений.

Контрольный запрос формируется, регистрируется и направляется исполнителям поручений в системе АС ДОУ.

4.4.3. В правительстве области осуществляется контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Председателя Правительства Российской Федерации.

Поступившие в правительство области поручения и указания Президента Российской Федерации, данные для исполнения органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также поручения Председателя Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации (далее - Поручения), в течение одного дня регистрируются организационным управлением в АС ДОУ и направляются с подготовленными проектами резолюций губернатору Воронежской области. В резолюции губернатора Воронежской области указываются фамилия (фамилии) и инициалы должностного лица (должностных лиц), которому (которым) поручается исполнение Поручения, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

Для исполнения Поручений губернатором Воронежской области назначаются ответственный исполнитель и исполнители из числа заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области, руководителей структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение Поручения и подготовку документа об исполнении, включая сбор предложений, необходимых материалов, справок и информации от исполнителей, готовит предложения о снятии с контроля или о продлении срока исполнения Поручения.

Поручение должно быть исполнено в срок, установленный губернатором Воронежской области в резолюции. Если губернатором Воронежской области срок не указан, то оно выполняется в срок, установленный в Поручении.

Документ об исполнении или о продлении срока исполнения Поручения готовится ответственным исполнителем в форме доклада на имя Президента Российской Федерации за подписью губернатора Воронежской области и направляется в адрес руководителя Администрации Президента Российской Федерации или помощника Президента Российской Федерации - начальника Контрольного управления Президента Российской Федерации.

Не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения Поручения в организационное управление для подготовки на подпись губернатору Воронежской области представляются:

- проект документа об исполнении Поручения;

- сопровождающие материалы (подлинник документа, содержащего Поручение, резолюции по исполнению).

Организационное управление регистрирует исполненные Поручения в АС ДОУ, производит отправку документов и списывает в дело. Датой исполнения Поручения является дата отправки ответа губернатора Воронежской области адресату.

В случае возникновения обстоятельств, препятствующих надлежащему исполнению Поручений в установленный срок, ответственный исполнитель своевременно представляет в адрес губернатора Воронежской области доклад с указанием:

- конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения;

- причин, препятствующих надлежащему исполнению;

- предложений о продлении срока исполнения.

В случае если Президентом Российской Федерации дано Поручение Правительству Российской Федерации и одновременно исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации, информация о выполнении направляется на имя Председателя Правительства Российской Федерации к указанному в документе сроку, если отсутствуют иные указания (например, отдельное поручение Председателя Правительства Российской Федерации). Информация в зависимости от содержания Поручения оформляется в виде доклада или в виде предложений.

При подготовке ответов на запросы федеральных органов государственной власти, связанные с исполнением Поручений и адресованные одновременно Правительству Российской Федерации и исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации, исполнители готовят документ в адрес автора запроса за подписью должностных лиц правительства области в соответствии с распределением обязанностей.

Контрольное управление осуществляет контроль за ходом исполнения Поручений и еженедельно докладывает губернатору Воронежской области ход исполнения Поручений для принятия своевременных мер, направленных на их выполнение.

4.4.4. Организация контроля за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области, протоколах еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, протоколах рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, осуществляется путем предоставления ответственными исполнителями информации о ходе исполнения поручений в установленные сроки на имя губернатора Воронежской области в контрольное управление.

Рекомендуемый объем информации, направляемой в адрес губернатора Воронежской области, - не более 3 листов. Информацию о ходе исполнения поручений необходимо завершать выводом о состоянии исполнения поручения.

Например:

Поручение исполнено и может быть снято с контроля.

Поручение остается на контроле, прошу продлить срок исполнения поручения до 25 марта 2014 года.

Контрольное управление анализирует представленную информацию, готовит проект резолюции губернатора Воронежской области по исполнению документов, организует направление документов исполнителям.

4.4.5. Сроки исполнения документов определяются должностными лицами правительства области и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;

имеющие пометку "весьма срочно" - в суточный срок; "срочно" - в 3-дневный срок и имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок с даты подписания поручения (резолюции);

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в организационном управлении;

запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Воронежской областной Думы подлежат исполнению в 30-дневный срок со дня получения;

протесты прокуратуры Воронежской области - в 10-дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры Воронежской области - в срок не более месяца со дня получения.

По документам Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Воронежской областной Думы, в которых определены сроки представления информации, заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области, исполнительные органы государственной власти области готовят информацию в их адрес и не позднее чем за 5 дней до установленного срока передают губернатору Воронежской области или в период его отсутствия - исполняющему обязанности губернатора Воронежской области. Проект письма-ответа визируется заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, координирующими соответствующую сферу деятельности, руководителем правового управления правительства области.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.6. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения по продлению срока исполнения с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля продлить до..." с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя вопросы, поступившие к нему на рассмотрение, согласование (подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.), рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей.

Порядок изменения срока контроля по документам в АС ДОУ установлен Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

Корректировка срока исполнения поручения Президента Российской Федерации либо продление срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2008 № 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

Продление сроков исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах губернатора Воронежской области, правительства области, протоколах заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, протоколах рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, осуществляется в соответствии с Регламентом правительства Воронежской области.

Изменение или продление сроков исполнения иных документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения о его продлении с указанием нового срока.

4.4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и списания его в дело.

Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения.

Проект письма-ответа по резолюции губернатора Воронежской области визируется заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, координирующими соответствующую сферу деятельности.

В случае если подготовка ответа не предусмотрена, исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется отметка об исполнении документа. Отметка проставляется на первом листе документа в нижнем левом углу и содержит:

- краткие сведения о его исполнении

(например: "проведено совещание", "принято распоряжение правительства Воронежской области от... №..." и т.п.);

- подпись исполнителя;

- дату.

Допускается также готовить служебную записку об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа (проекту письма-ответа) прилагается:

- подлинник документа, по которому были даны поручения;

- подлинник резолюции руководителя правительства области, на основании которой подготовлена информация;

- другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем, поставившим документ на контроль.

Документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти области на их окончательное рассмотрение, снимаются с контроля руководителем исполнительного органа государственной власти области.

Исполнитель после окончания работы над документом формирует и заполняет электронную карточку исполнения поручения (резолюции), контролирующее лицо утверждает исполнение данного поручения в АС ДОУ.

4.4.8. Анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляют:

контрольное управление:

- ежеквартально готовит и направляет в адрес губернатора Воронежской области сведения об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в ЦФО, отраслевых министерств и ведомств РФ;

- ежемесячно готовит и направляет в адрес заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области сведения о состоянии исполнительской дисциплины по предоставлению информации о ходе выполнения протоколов заседаний правительства области, протоколов заседаний президиума правительства области, указов и распоряжений губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства области;

- ежемесячно на заседаниях президиума правительства Воронежской области информирует об исполнении поручений, определенных протоколами заседаний правительства области, протоколами заседаний президиума правительства области, протоколами рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций;

- еженедельно на оперативных совещаниях у губернатора Воронежской области информирует об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в ЦФО, отраслевых министерств и ведомств РФ, губернатора Воронежской области, определенных протоколами еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области;

организационное управление:

- два раза в месяц формирует с использованием технологий АС ДОУ перечень неисполненных и подлежащих исполнению поручений губернатора Воронежской области и направляет должностным лицам правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области для рассмотрения и принятия мер;

- раз в месяц - сводную информацию об исполнении контрольных поручений по резолюциям губернатора Воронежской области нарастающим итогом и направляет заместителю губернатора Воронежской области - руководителю аппарата губернатора и правительства Воронежской области.

Примечание: за неисполнение или ненадлежащее исполнение документов исполнители (ответственные исполнители) несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов.

4.5.1. Исходящими документами правительства области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам.

Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

4.5.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные должностными лицами правительства области, представляются на регистрацию в организационное управление на бумажных носителях с приложениями в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.

Второй экземпляр на правах подлинника (с визами и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц) остается в организационном управлении.

Специалисты организационного управления проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки, регистрируют документ в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на первом и втором экземпляре документа, сканируют первый экземпляр исходящего документа в электронную регистрационную карточку.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

4.5.3. Исходящие письма, подписанные заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, на бланке письма должностного лица регистрируются в секретариатах в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.

Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений правительства области, регистрируются в структурных подразделениях правительства области в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.

Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих документов в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ, а также их обработку и отправку.

4.5.4. Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа (секретариатом, структурным подразделением правительства области, исполнительным органом государственной власти области).

При заполнении электронной карточки исполнитель формирует связи (с указанием регистрационного номера, даты и типа связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в исходящем документе. Если в качестве адресата выступает участник системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее - МЭДО), то в карточке после его выбора из справочника адресатов АС ДОУ должна появиться пометка "МЭДО".

Примечание: изменение или создание новых адресатов - участников МЭДО не допускается.

Исполнители исходящего документа (секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области) создают и заполняют электронную карточку исходящего документа, направляют ее в АС ДОУ на регистрацию.

При заполнении электронной карточки исходящего документа исполнителю необходимо указывать:

- в поле "Заголовок" - название, которое отражает содержание документа,

например:

"Предоставление информации об утверждении правил землепользования" или "Об обеспечении жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов";

- в поле "Исполнители" - фамилию ответственного исполнителя документа или фамилию руководителя структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области) и ответственного исполнителя;

- в поле "Место регистрации" - подразделение, которое будет осуществлять регистрацию документа.

4.5.5. Обработка и отправка документов, подписанных должностными лицами правительства области и зарегистрированных (в соответствии с п. 4.5.2 настоящей Инструкции), осуществляется организационным управлением.

Документы на отправку передаются до 16.00. Поступившие документы обрабатываются и отправляются в тот же день. Корреспонденция, поступившая в организационное управление после 16.00, отправляется на следующий рабочий день.

При отправке исходящего письма по списку рассылки допускается передавать в организационное управление первый экземпляр письма и необходимое количество его копий.

Примечание: письма и телеграммы, не связанные с деятельностью правительства области, к отправке не принимаются.

4.5.6. Документы, предназначенные для отправки за подписью руководителей структурных подразделений правительства области, должны быть полностью оформленными:

- зарегистрированы;

- скомплектованы со всеми приложениями;

- законвертированы с указанием почтового адреса корреспондента и адреса отправителя - структурного подразделения правительства области.

Документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, спецсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы правительства области, служебные письма за подписью должностных лиц правительства области, руководителей структурных подразделений правительства области.

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Учет простой корреспонденции осуществляется в электронном виде. Заказная корреспонденция передается организационным управлением на почту по реестру.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.5.7. Документы с пометкой "Для служебного пользования" исполнители передают в организационное управление запечатанными в конверт. На конверте указывается получатель и учетный номер документа. Пересылка указанных документов сторонним организациям осуществляется заказными почтовыми отправлениями с пометкой "ДСП", адрес получателя документа на конверте указывает исполнитель.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов.

Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - с входящими документами.

Передача документов между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется посредством базы данных "Внутренние документы" АС ДОУ. При этом электронная карточка внутреннего документа, сформированная исполнителем, должна быть направлена на подпись и подписана руководителем с помощью электронной подписи. После регистрации в карточке должны быть указаны все адресаты по документу.

Примечание: повторная регистрация документа по месту адресации не допускается.

Внутренняя переписка между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется в АС ДОУ с использованием электронной подписи в соответствии с Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретариатами, структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области в базе данных "Внутренние документы" АС ДОУ.

Исполнитель формирует электронную карточку внутреннего документа. При ее заполнении исполнитель указывает связь (регистрационные номера, даты и типы связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в документе, и прикрепляет электронный образ подготовленного документа. Затем карточка направляется на подпись руководителю.

Руководитель подписывает подготовленный документ с использованием технологии электронной подписи.

4.7. Организация информационно-поисковой системы по документам.

В правительстве области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ.

Формирование базы электронных документов в правительстве области проводится структурными подразделениями, регистрирующими документы в базах данных "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы", "Обращения граждан", "ОРД", "НПА", "Протоколы" АС ДОУ.

Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам правительства области, обращениям граждан определены Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями в АС ДОУ по признаку (полю), а также по ключевым словам.

4.8. Учет объема документооборота.

Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в правительство области и созданных в правительстве за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. За единицу учета принимается сам документ, без учета копий.

Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

Отчет об объеме документооборота правительства области ежемесячно (нарастающим итогом) формируется организационным управлением по базам данных "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы" АС ДОУ и представляется должностным лицам правительства области.

Учет количества документов, отправляемых по почте, факсу, электронной почте, ведется организационным управлением по журнальной системе и реестру ежемесячно (нарастающим итогом).

В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведет подразделение (ответственное лицо), на которое возложены функции организации и ведения делопроизводства.

4.9. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.

Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема документов.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер правительства области (213-66-04), установлен в организационном управлении.

Использование факсимильной техники, установленной в секретариатах должностных лиц правительства области, структурных подразделениях правительства области, контролируется их руководителями.

Документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.

Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.

Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту издания данного вида документа.

Письма за подписью должностных лиц правительства области, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в организационном управлении.

Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью.

Факсограммы, адресованные должностным лицам правительства области, регистрируются в организационном управлении. Поступившим подлинникам писем, полученных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, полученного по факсу".

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы, адресованные должностным лицам правительства области, на иностранных языках направляются в отдел регионального маркетинга и внешнеэкономической деятельности департамента экономического развития Воронежской области для перевода, а затем регистрируются в организационном управлении и передаются адресату.

Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм организационным управлением. Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 - на следующий рабочий день, срочные - немедленно.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

4.10. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте.

Порядок работы с электронной почтой в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением администрации Воронежской области от 14.12.2005 N 2119-р "О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти области".

В правительстве области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса [email protected] осуществляется организационным управлением в течение рабочего дня.

С официального адреса электронной почты правительства области служебные письма направляются за подписью должностных лиц правительства области, с официального адреса структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

Специалист по работе с электронной почтой (далее - специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу документов по электронной почте.

Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - специалист.

Передаваемые с помощью электронной почты документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе либо его электронную копию, подписанную электронной подписью.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.

Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты правительства области специалист организационного управления:

- регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;

- осуществляет предварительное рассмотрение;

- исходя из оценки содержания передает копию документа на бумажном носителе в организационное управление или структурные подразделения правительства области для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю либо пересылает по электронной почте адресату;

- передает уведомление отправителю о получении документа.

В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.11. Порядок выполнения копировально-множительных работ.

Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в организационном управлении.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный подразделением бланк заказа (приложение № 37).

Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях правительства области (при наличии копировальной техники).

Изготовление больших по объему тиражей документов для организационно-технического обеспечения мероприятий с участием должностных лиц правительства области осуществляется на основании письма на имя заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителя организационного управления.

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью правительства области.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале.

Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти области выполняются самостоятельно.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью;

- электронные графические образы документов в формате PDF, TIF и т.п., полученные путем сканирования документов, подписанных уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;

- электронные образы документов в текстовом формате RTF, DOC, DOCX и др.

При регистрации документа в АС ДОУ формируется электронная регистрационная карточка - регистрационная карточка документа с определенным набором полей, содержащая электронный образ этого документа либо сам электронный документ. Регистрационная карточка может быть дополнительно подписана электронной подписью средствами АС ДОУ.

5.2. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области при организации внутренней деятельности в форме электронных документов осуществляется создание, хранение, использование:

- плановых, отчетных документов, информация которых подвергается обобщению;