Указ губернатора Воронежской области от 11.11.2013 № 416-у

вид правового акта (указ губернатора Воронежской области, распоряжение губернатора Воронежской области);

дата и номер;

место издания;

наименование документа;

текст;

подпись.

Дата проставляется после подписания указа (распоряжения), оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер указа (распоряжения) проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака N и регистрационного номера. К порядковому номеру указа через дефис добавляется буква "у", к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляются буквы "рг".

Место издания (г. Воронеж) отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Наименование отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа (распоряжения) губернатора Воронежской области на одной странице.

3.1.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается полуторным межстрочным интервалом.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах губернатора Воронежской области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается по центру прописными буквами вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов губернатора Воронежской области по вопросам награждения, присвоения почетных званий.

При наличии приложений к указу (распоряжению) губернатора Воронежской области в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам указов (распоряжений) губернатора Воронежской области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ (распоряжение) губернатора Воронежской области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                     Приложение № 1

                                                     к указу (распоряжению)

                                                     губернатора

                                                     Воронежской области

                                                     от ___________ № _____

При наличии в тексте указа (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например:

                                         УТВЕРЖДЕНО

                                         указом (распоряжением) губернатора

                                         Воронежской области

                                         от ___________ № _____

Слово "Приложение 3 " в данном случае не пишется.

Слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Наименование текста приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, С П И С О К и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от грифа утверждения документа 3 интервалами, от текста приложения 2 интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В уставах, положениях, программах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1.). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и включает наименование должности, личную подпись визирующего, инициалы имени и отчества, расшифровку фамилии и дату.

Например:

Руководитель

контрольного управления

правительства Воронежской области        (подпись)        И.О. Фамилия

00.00.0000

3.1.5. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "Виза согласования документа" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование", после него ставится двоеточие.

Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего, дата визирования.

Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Виза руководителя службы, осуществляющей правовое обеспечение, или соответствующего гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта указа и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Визы печатаются шрифтом размером № 10 - 12 (приложение № 10).

Согласование проекта указа (распоряжения) губернатора Воронежской области может осуществляться оформлением листа согласования (приложение № 11).

3.1.6. Подпись отделяется от текста указа (распоряжения) 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области", печатается в две строки от границы левого поля и центруется.

Инициалы и фамилия губернатора Воронежской области печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.7. Пояснительная записка к проекту указа (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта указа (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером N 14, полуторным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области. В пояснительной записке указывается способ рассылки указа (распоряжения) - в электронном виде через АС ДОУ и на бумажном носителе или в электронном виде через АС ДОУ.

После текста пояснительной записки печатается список рассылки указа (распоряжения), который имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа "Список рассылки" - печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование указа (распоряжения) отделяется от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и с пробелом перед фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером № 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.

Образец оформления проекта указа (распоряжения) губернатора Воронежской области приведен в приложениях №№ 12, 13.

3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений правительства области.

3.2.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений правительства области структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области руководствуются Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты постановлений и распоряжений правительства области оформляются на бланках установленного образца. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 интервала на одной стороне листа. Использование копий бланков запрещается.

3.2.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

вид правового акта - постановление, распоряжение правительства области;

дата акта отделяется от наименования вида акта 2 межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля;

номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Например: № 153.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например: № 153-р;

место издания - г. Воронеж, отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается размером шрифта № 10;

наименование документа печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.2.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта N 14, полуторным интервалом. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений правительства области завершается словами: "правительство Воронежской области п о с т а н о в л я е т:", слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) правительства области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.).

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.

3.2.5. Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.

При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год; или год, месяц, день месяца.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.

Например: дату 9 февраля 2013 года следует оформлять: 09.02.2013.

Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2013 г., в III квартале 2013 г., за 9 месяцев 2013 года, в 2013 году, бюджет на 2013 год.

Текст документа излагается от третьего лица единственного числа.

3.2.6. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области". Слова "Губернатор Воронежской области" печатаются в две строки от левой границы текстового поля и центруются. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

    Губернатор

Воронежской области                                            И.О. Фамилия

3.2.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др.

Существует несколько способов оформления приложений.

Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже, через один межстрочный интервал, дается ссылка на постановление (распоряжение).

Например:

                                                        Приложение

                                                        к постановлению

                                                        правительства

                                                        Воронежской области

                                                        от __________ № ___

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                        Приложение № 1

                                                        к постановлению

                                                        правительства

                                                        Воронежской области

                                                        от __________ №___

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатаются слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например:

                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                                        постановлением

                                                        правительства

                                                        Воронежской области

                                                        от __________ № ___

Слово "Приложение №" в данном случае не пишется. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО; программа - УТВЕРЖДЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь и т.д.). Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени, отчества и фамилии визирующего, даты.

3.2.8. При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения ссылки на сноски они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Например:

__________________________________________

     1

* или  Только для учреждений культуры.

На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски.

3.2.9. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование", после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы имени и отчества, фамилия визирующего и дата.

Виза ответственного исполнителя проекта постановления (распоряжения) проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Виза гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению исполнительного органа государственной власти, или руководителя службы, осуществляющего правовое обеспечение, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта постановления (распоряжения) и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Визы печатаются шрифтом размером № 10 - 12 (приложение № 10).

Согласование проекта постановления (распоряжения) может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение № 11).

3.2.10. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером № 14, полуторным межстрочным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти области. В пояснительной записке указывается способ рассылки постановления (распоряжения) - в электронном виде через АС ДОУ и на бумажном носителе или в электронном виде через АС ДОУ. Список рассылки постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "Список рассылки" - печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование постановления (распоряжения), дата регистрации и № отделяются от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Например:

Список рассылки

Постановление (распоряжение) правительства Воронежской области от 17 июля 2013 г. № 134 "О мерах по реализации целевой программы" направить:

1. Департамент аграрной политики Воронежской области.

2. Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области.

3. Контрольное управление правительства Воронежской области.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером №№ 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.

Например:

Начальник общего отдела

организационного управления

правительства Воронежской области

                     И.О. Фамилия

15.07.2013

213-25-79

Образец оформления проекта постановления правительства области приведен в приложении № 14, распоряжения правительства области - в приложении № 15.

3.2.11. В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" к документам по личному составу в правительстве области относятся: правовые акты о назначении на должность, увольнении с должности, переводе работника на другую работу, установлении должностных окладов и надбавок, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об изменении фамилии.

Правовые акты по личному составу готовит управление государственной службы и кадров правительства области.

Распоряжения по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от распоряжений по основной деятельности.

Распоряжениям по личному составу присваивается индекс "рл".

В связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений по личному составу в дела проводится раздельно: распоряжения о назначении на должность, увольнении с должности, перемещении по работе, установлении должностных окладов и надбавок, о поощрении, изменении фамилии, загранкомандировках (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания. В правовых актах могут быть пункты с иными сроками вступления в силу.

Например: распоряжение вступает в силу с 27 сентября, за исключением пункта 5, вступающего в силу с 04 октября.

Копии правовых актов по кадровым вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

3.3. Обеспечение выпуска правовых актов Воронежской области.

После подписания правового акта исполнитель проекта правового акта формирует и заполняет электронную карточку в базе данных АС ДОУ "Нормативные правовые акты" (далее - "НПА"), присоединяет к ней электронный образ проекта правового акта и пояснительную записку в формате DOC, XLS, RTF в редакции, в которой этот документ был принят соответствующим органом.

Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта в соответствии с действующим законодательством.

Работа по выпуску законов области, правовых актов губернатора Воронежской области, правительства области включает регистрацию правовых актов Воронежской области, направление их на официальное опубликование, учет, формирование электронной базы данных правовых актов для информационно-поисковой системы правительства области.

Уполномоченные специалисты правового управления правительства области регистрируют подписанные правовые акты в базе данных "НПА" и направляют в АС ДОУ для ознакомления согласно списку рассылки.

Регистрация правовых актов в АС ДОУ осуществляется в порядке, установленном Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года (указы губернатора Воронежской области, распоряжения губернатора Воронежской области, постановления правительства области, распоряжения правительства области по основной деятельности, распоряжения правительства области по личному составу нумеруются отдельно).

К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные обозначения:

к указу губернатора Воронежской области - буква "у";

к распоряжению губернатора Воронежской области - буквы "рг";

к распоряжению правительства Воронежской области по основной деятельности - буква "р";

к распоряжению правительства Воронежской области по личному составу - буквы "рл".

Допускается передача копий правовых актов губернатора Воронежской области, правительства области по финансовым вопросам, кадровым вопросам, о награждении, о создании избирательных комиссий, а также копий правовых актов, направляемых адресатам, не имеющим технического подключения к АС ДОУ, на бумажном носителе специалистом правового управления правительства области под роспись специалисту организационного управления, осуществляющему их направление адресатам, указанным в списке рассылки.

Направление правовых актов на официальное опубликование, учет, ведение электронного журнала регистрации правовых актов и формирование базы данных для информационно-поисковой системы правительства области осуществляет правовое управление правительства области в порядке, установленном Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти области.

Правовые акты в течение 2 лет хранятся в правовом управлении, затем передаются по описи в архив правительства области.

3.4. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений).

3.4.1. Основные требования и порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров и соглашений (далее - договор) определены Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Название вида документа - слово "Договор" - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.

Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка.

Например:

ДОГОВОР

между правительством Воронежской области и

федеральным государственным предприятием

"Почта России" о взаимодействии в сфере

развития почтовой связи на территории Воронежской области

3.4.2. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).

Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата.

Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами.

3.4.3. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора.

В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора.

3.4.4. Перед подписанием проект договора передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора определен Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора, или оформляется лист согласования (приложение № 11).

3.4.5. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу. Число разделов и статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.4.6. Губернатор Воронежской области подписывает договор правительства области, подготовленный в установленном Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области порядке, как правило, одновременно с уполномоченным на то представителем другой стороны.

Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, его подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи.

3.4.7. Регистрация, хранение всех договоров, соглашений, контрактов правительства области и документов о пролонгации договоров (их изменении и расторжении), подписанных губернатором Воронежской области, осуществляется правовым управлением.

В 5-дневный срок со дня подписания подлинные экземпляры договора, соглашения передаются в правовое управление правительства области для регистрации.

Регистрация договоров, соглашений, контрактов осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются в штампе в правом верхнем углу первого листа договора.

Договоры в течение 2 лет хранятся в правовом управлении, после чего передаются по описи в архив правительства области.

3.5. Подготовка и оформление проектов приказов исполнительных органов государственной власти области.

3.5.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам деятельности исполнительного органа государственной власти области.

Изменение, дополнение, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений исполнительных органов государственной власти области, которые готовят и вносят проекты.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, внесшим проект, руководителями подразделений исполнительных органов государственной власти области, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов печатаются на бланках приказа исполнительного органа государственной власти области.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование исполнительного органа государственной власти области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер приказа состоит из знака N и порядкового номера приказа).

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об", отвечает на вопрос "О чем?", "О ком?" ("О подготовке...", "О создании....", "Об утверждении...", "О мерах...", "Об итогах....").

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта N 14 полуторным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля.

Первая строка начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "во исполнение". Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания приказа.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю:", которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы левого поля.

В распорядительной части приказа формулируются управленческие действия, задания с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка). Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части.

Например: "Согласно приложению", "В соответствии с приложением", "Прилагается".

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней.

Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу.

Например:

                                               Приложение № 2

                                               к приказу

                                               департамента здравоохранения

                                               Воронежской области

                                               от __________ № ___

Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего проект.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти области, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.5.2. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов печатаются на бланке приказа исполнительного органа государственной власти области.

Приказы по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы по личному составу о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, о загранкомандировках (срок хранения 75 лет) регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов по личному составу о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В приказе могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября.

Приказам могут присваиваться буквенные обозначения "к" или "л/с".

Варианты оформления документов по личному составу приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Организация имеет право вносить дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты форм документов, утвержденные Госкомстатом, должны остаться без изменения.

Примечание: Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Копии приказов по кадровым вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

Образцы оформления приказов приведены в приложениях №№ 16, 17, 18.

3.6. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, протоколов заседаний коллегиальных органов Воронежской области.

3.6.1. Протоколы заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области и документов к ним оформляются в соответствии с порядком, установленным Регламентом правительства Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Оформление протоколов заседаний правительства и президиума правительства области и документов к ним, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется организационным управлением.

Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на основе записей, которые велись на заседании вручную или с использованием видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу заседания, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола заседания правительства и президиума правительства области. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит организационное управление.

В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, например, главам администраций муниципальных районов и городских округов области, первым ответственным исполнителем указывается исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение правительства области, в компетенцию которого входит осуществление функций в соответствующей сфере деятельности. В аналогичном порядке осуществляется подготовка поручений, исполнителями которых по согласованию определены руководители территориальных органов федеральных органов власти или организаций.

Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на общем бланке правительства Воронежской области и включает следующие реквизиты:

наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

вид заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.

Например:

ПРОТОКОЛ

заседания

правительства Воронежской области

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Номера протоколов заседаний правительства и президиума правительства области состоят из знака № и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрованно, прописными буквами. Под ним через межстрочный интервал - должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центрованно прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего.

Слова "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются с прописной буквы от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие.

Наименования должностей персонального состава правительства области печатаются от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей - их инициалы и фамилия.

Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") печатается центрованно полужирным шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов.

Например:

1.

2.

3.

3.1.

3.2.

3.3.

3.3.1.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола заседания правительства области, заседания президиума правительства области смотреть в приложениях №№ 19, 20.

Выписки из протокола заседания правительства и президиума правительства области оформляются на общем бланке правительства области. Наименование вида документа "Выписка из протокола", дата, номер, место проведения заседания оформляются аналогично реквизитам протокола.

Наименование вида документа - слова "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА" - печатается прописными буквами вразрядку.

Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Далее оформляется подпись председательствующего в соответствии с п. 2.2.20 настоящей Инструкции.

Выписки из протокола заседания правительства области и президиума правительства области заверяются круглой печатью организационного управления и подписываются его руководителем.

Копии протоколов заседаний правительства и президиума правительства области направляются членам правительства области и президиума правительства области, должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем).

Списки рассылки поручений, определенных протоколами заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области по соответствующим вопросам повестки заседания, подписывают руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, ответственные за подготовку вопросов.

Рассылка осуществляется:

заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области, руководителям исполнительных органов государственной власти области - в электронном виде через АС ДОУ;

иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, - на бумажных носителях.

3.6.2. Подготовку протокола совещания, доведение до сведения исполнителей поручений губернатора Воронежской области, определенных на еженедельных оперативных совещаниях, осуществляет организационное управление.

Протоколы еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф утверждения, через 2 интервала по центру печатается прописными буквами вразрядку слово "П Р О Т О К О Л" полужирным шрифтом, ниже печатается вид поручения, дата и порядковый № протокола (полужирным шрифтом).

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Например:

П Р О Т О К О Л

поручений, определенных на еженедельном оперативном

совещании у губернатора Воронежской области

от 11 марта 2013 года N 8

Графы поручения оформляются таблицей:

графа 1 - порядковый номер;

графа 2 - содержание поручения;

графа 3 - ответственные исполнители;

графа 4 - сроки исполнения.

В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, например, главам администраций муниципальных районов и городских округов области, первым ответственным исполнителем указывается исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение правительства области, в компетенцию которого входит осуществление функций в соответствующей сфере деятельности. В аналогичном порядке осуществляется подготовка поручений, исполнителями которых по согласованию определены руководители территориальных органов федеральных органов власти или организаций.

Протокол утверждается губернатором Воронежской области, подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления (приложение № 21).

После утверждения губернатором Воронежской области протокол регистрируется организационным управлением в базе данных "Протоколы" АС ДОУ.

Копии протокола направляются заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области, которые являются постоянными участниками еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, а также должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем).

Рассылка осуществляется:

заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области - в электронном виде через АС ДОУ;

иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, - на бумажных носителях.

3.6.3. Протоколы рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций составляются на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и оформляются в виде перечня поручений в табличной форме и состоят из граф:

графа 1 - порядковый номер;

графа 2 - содержание поручения;

графа 3 - ответственные исполнители;

графа 4 - сроки исполнения.

Примечание: если ответственным за исполнение является сторонняя организация, в графе 3 следует также указывать и фамилию руководителя структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти), ответственного за исполнение поручения.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 22.

Перечень поручений утверждается губернатором Воронежской области и визируется руководителем подразделения, ответственным за подготовку встречи, и руководителем управления по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области.

Перечень поручений оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц либо руководителям территориальных органов федеральных органов власти или организаций, его подготовка осуществляется в порядке, аналогичном указанному в подпункте 3.6.2.

Записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста поручения возлагаются на подразделение, ответственное за подготовку и проведение встречи.

В день утверждения губернатором Воронежской области протокол передается в организационное управление для регистрации в базе данных "Протоколы" АС ДОУ и направления на исполнение.

После рассылки подлинник протокола совещания передается в управление по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области.

По истечении 2 лет протоколы оформляются на постоянное архивное хранение.

3.6.4. Оформление документов коллегиальных органов Воронежской области (далее - коллегиальные органы), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются структурными подразделениями правительства области или исполнительными органами государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа коллегиальных органов.

3.6.4.1. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов оформляются на общем бланке правительства области.

Протоколы временных коллегиальных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа слово "П Р О Т О К О Л" печатается прописными буквами вразрядку ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

При необходимости указывается место проведения заседания (совещания).

Например: г. Павловск, г. Воронеж.

Дата и номер протокола печатаются в одну строку под словом протокол.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании.

Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

Председатель или Председательствующий.

Секретарь.

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее через тире печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" печатаются от границы левого поля с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие.

Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей - инициалы и фамилия в алфавитном порядке.

Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу.

Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ:" печатаются прописными буквами по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ, и в протокол не включается.

Перед основной частью текста протокола делается отметка "ПОВЕСТКА ДНЯ прилагается".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания.

Каждый раздел состоит из трех частей:

Слушали, выступили, решили (постановили).

Слова "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие.

Слово "СЛУШАЛИ:" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?).

После слова "ВЫСТУПИЛИ:" в именительном падеже (кто?) печатаются фамилии и инициалы выступающих.

Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: "Текст доклада прилагается".

На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Основная часть текста протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

3.6.4.2. Оформление решения (постановления) совещания коллегиального органа.

Решения (постановления), содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1.; 1.2. и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать, к какому сроку.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А4, наименование вида документа "РЕШЕНИЕ" ("ПОСТАНОВЛЕНИЕ") печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа.

Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового поля и оформляется словесно-цифровым способом.

Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления).

Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа.

В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 23, образец оформления выписки из протокола - в приложении № 24.

Подписанные протоколы заседаний правительства и президиума правительства области, совещательных органов при губернаторе Воронежской области и правительстве области, коллегиальных органов Воронежской области регистрируются в базе данных "Протоколы" АС ДОУ.

3.6.5. Документы заседаний правительства области, президиума правительства области формируются в дела организационным управлением.

Документы коллегиальных органов формируются в дела секретарем коллегиального органа или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в коллегиальном органе.

Документы формируются в дела в хронологической последовательности с января по декабрь календарного года по схеме:

повестка дня;

список присутствующих;

протокол заседания;

постановление (решение) комиссии (совета);

документы выступлений по повестке дня.

Каждый документ должен иметь заголовок, соответствующий повестке дня заседания комиссии (совета).

Документ подписывается выступающим. Подпись включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Протоколы заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области в течение календарного года хранятся в организационном управлении, затем передаются по описи в архив правительства области.

Примечание. Протоколы заседаний коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве области, в течение 2 лет хранятся у секретарей комиссий в структурных подразделениях правительства области или исполнительных органах государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа коллегиальных органов, затем передаются по описи в архив правительства области.

3.7. Подготовка и оформление служебных писем.

3.7.1. Служебные письма в правительстве области готовятся: