Указ губернатора Воронежской области от 01.06.2011 № 221-у

У К А З

ГУБЕРНАТОРА  ВОРОНЕЖСКОЙ  ОБЛАСТИ

Утратил силу - Указ губернатора Воронежской области от 11.11.2013 № 416-у

от 1 июня 2011 г.                                                                      № 221-у

г. Воронеж

О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от  23 июля 2009 года N 404-у "Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области"

В соответствии с Законами Воронежской области от 05 апреля 2011 года N 18-ОЗ "О поправках к Уставу Воронежской области", от 28 апреля 2011 года N 48-ОЗ "О внесении изменения в статью 7 Закона Воронежской области "Об официальной и иной символике в Воронежской области", графиком мероприятий по переходу на безбумажный документооборот в структурных подразделениях правительства Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденным губернатором Воронежской области от 27.01.2011,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести в инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, утвержденную указом губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 года N 404-у "Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области" (далее - Инструкция), следующие изменения:

1.1. Пункт 2.1.5 раздела 2 изложить в следующей редакции:

"2.1.5. Бланки указов, распоряжений и писем губернатора области, постановлений, распоряжений, писем правительства области изготавливаются и нумеруются с помощью компьютерной техники организационным управлением правительства области.".

1.2. Подраздел 3.1 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"3.1. Подготовка и оформление проектов указов (распоряжений) губернатора области:

3.1.1. Подготовка и оформление проектов указов (распоряжений) губернатора области определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Указы (распоряжения) губернатора области печатаются на бланке "Указ губернатора Воронежской области", "Распоряжение губернатора Воронежской области". Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на одной стороне листа. При оформлении указа (распоряжения) на двух и более страницах текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм.

3.1.3. Указ (распоряжение) губернатора области имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа (Указ губернатора Воронежской области, Распоряжение губернатора Воронежской области);

дата и номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись.

Дата проставляется после подписания указа (распоряжения), оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер указа (распоряжения) проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака N и регистрационного номера. К порядковому номеру указа через дефис добавляется буква "у", к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляются буквы "рг".

Место издания (г. Воронеж) отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа (распоряжения) губернатора области на одной странице.

3.1.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается полуторным межстрочным интервалом.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах губернатора области завершается словом "П О С Т А Н О В Л Я Ю:", которое печатается по центру прописными буквами вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов губернатора области по вопросам награждения, присвоения почетных званий.

При наличии приложения к указу (распоряжению) губернатора области в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам указов (распоряжений) губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ (распоряжение) губернатора области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например: Приложение № 1

 к указу (распоряжению)

 губернатора

 Воронежской области

 от ______________ № _____

При наличии в тексте указа (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.), на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например: УТВЕРЖДЕНО

 указом (распоряжением) губернатора

 Воронежской области

 от ____________ № _______

Слово "Приложение №" в данном случае не пишется.

Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, С П И С О К и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от грифа "Утверждения" документа 3 интервалами, от текста приложения 2 интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В уставах, положениях, программах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1).

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и включает наименование должности, личную подпись визирующего, инициалы имени и отчества, расшифровку фамилии и дату.

Например:

Руководитель

организационного управления

правительства области (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

3.1.5. Оформление реквизита "виза согласования" проекта указа (распоряжения):

Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование", после него ставится двоеточие.

Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего, дата визирования.

Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Виза руководителя службы, осуществляющей правовое обеспечение, или соответствующего гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта указа и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Визы печатаются шрифтом размером №№ 10-12 (приложение № 8).

Согласование проекта указа (распоряжения) губернатора области может осуществляться оформлением листа согласования (приложение № 4).

3.1.6. Подпись отделяется от текста указа (распоряжения) 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области", печатается в две строки от границы левого поля и центруется.

Инициалы и фамилия губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.7. Пояснительная записка к проекту указа (распоряжения):

Пояснительная записка к проекту указа (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта указа (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером N 14, полуторным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области. В пояснительной записке указывается способ рассылки указа (распоряжения) - в электронном виде через АС ДОУ и на бумажном носителе или в электронном виде через АС ДОУ.

После текста пояснительной записки печатается список рассылки указа (распоряжения), который имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "Список рассылки" - печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование указа (распоряжения) отделяется от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившим проект правового акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером NN 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.

Образец оформления проекта указа (распоряжения) губернатора области приведен в приложениях № 5 и № 5.1.".

1.3. Абзац 6 пункта 3.2.10 подраздела 3.2 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти области. В пояснительной записке указывается способ рассылки постановления (распоряжения) - в электронном виде через АС ДОУ и на бумажном носителе или в электронном виде через АС ДОУ. Список рассылки постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты:".

1.4. В подразделе 3.3 раздела 3:

1.4.1. Абзацы 7 - 14 изложить в следующей редакции:

"К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные обозначения:

к указам губернатора Воронежской области - буква "у";

к распоряжению губернатора Воронежской области - буквы "рг".

к распоряжению правительства Воронежской области по основной деятельности - буква "р";

к распоряжению правительства Воронежской области по личному составу - буквы "рл".

Датой принятия (издания) правового акта является дата его подписания.

Допускается передача копий правовых актов губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области по финансовым вопросам, кадровым вопросам, награждению, о создании избирательных комиссий, а также копий правовых актов, направляемых адресатам, не имеющим технического подключении к АС ДОУ, на бумажном носителе специалистом правового управления правительства Воронежской области под роспись специалисту организационного управления правительства Воронежской области, осуществляющему их направление адресатам, указанным в списке рассылки.

Направление правовых актов на официальное опубликование, учет, ведение электронного журнала регистрации правовых актов и формирование базы данных для информационно-поисковой системы правительства Воронежской области осуществляет правовое управление правительства Воронежской области в порядке, установленном регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области.".

1.4.2. Дополнить абзацами 15, 16 следующего содержания:

"Ежегодно в срок до 01 марта уполномоченные специалисты правового управления правительства Воронежской области перемещают в АС ДОУ документы предыдущего года в БД "Документы. Архив" правительства Воронежской области.

Правовые акты в течение 2 лет хранятся в правовом управлении, затем передаются по описи в архив правительства области.".

1.5. Подраздел 4.6 раздела 4 дополнить пунктом 4.6.6 следующего содержания:

"4.6.6. Внутренняя переписка между структурными подразделениями правительства Воронежской области и исполнительными органами государственной власти Воронежской области осуществляется в АС ДОУ с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) в соответствии с регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области.

Исполнитель формирует и заполняет электронную регистрационную карточку исходящего документа в БД "Канцелярия" структурного подразделения правительства Воронежской области, исполнительного органа государственной власти Воронежской области и направляет на подпись руководителю подготовленный исходящий документ в формате MS Word.

При формировании ответа на полученный входящий документ исполнитель связывает электронную регистрационную карточку создаваемого исходящего документа с текущим входящим документом.

Руководитель подписывает подготовленный документ с использованием технологии ЭЦП.".

1.6. Пункт 5.1.2 подраздела 5.1 раздела 5 после абзаца 1 дополнить абзацем следующего содержания:

"Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения к электронной регистрационной карточке обращения. Регистрация обращений граждан, поступивших с Портала Воронежской области в сети Интернет, осуществляется с прикреплением текста электронного сообщения к электронной регистрационной карточке обращения".

1.7. Пункт 5.4.1 подраздела 5.4 раздела 5 после абзаца 1 дополнить абзацами следующего содержания:

"Ежегодно в срок до 01 марта уполномоченные специалисты отдела по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства Воронежской области перемещают в АС ДОУ все документы предыдущего года с отметкой о списании в дело в БД "Обращения граждан. Архив".

Регистрация и хранение обращений граждан, поступивших в структурные подразделения правительства Воронежской области и исполнительные органы государственной власти Воронежской области, могут осуществляться в автономных модулях БД "Обращения граждан" и БД "Обращения граждан. Архив".".

1.8. Раздел 7 после абзаца 8 дополнить абзацами следующего содержания:

"Ежегодно в срок до 01 марта уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области перемещают в АС ДОУ все документы предыдущего года с отметкой о списании в дело в БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив".

При необходимости возобновления работы с документом, находящимся в БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив", уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области перемещают документ в БД "Канцелярия правительства Воронежской области".".

1.9. Приложение № 1 Инструкции после абзаца 1 дополнить абзацем следующего содержания:

"Бланк распоряжения губернатора Воронежской области (приложение № 5.1)".

1.10. Дополнить Инструкцию приложением № 5.1 согласно приложению (не приводится) к настоящему указу.

2. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

     Губернатор

Воронежской области                                                А.В. Гордеев