Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04.05.2012 № 212-р

                     ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ                     

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ                             

                               N 212-р                                

            Утратило силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края
                                                 от 15.11.2013 № 610-р

04 мая 2012 г.                                            г. Хабаровск

       Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате       
            Губернатора и Правительства Хабаровского края             

     1.  Утвердить  прилагаемую  Инструкцию  по   делопроизводству   в
аппарате  Губернатора  и  Правительства  Хабаровского  края  (далее  -
Инструкция).
     2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и
Правительства   края   довести   Инструкцию   до  всех  сотрудников  и
обеспечить ее исполнение.
     3.   Признать   утратившими   силу    распоряжения    Губернатора
Хабаровского края:
     от 11 августа 2006 г.  N  491-р  "Об  утверждении  Инструкции  по
делопроизводству  в  аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского
края";
     от 01 февраля 2008 г. N 29-р "О внесении изменений  в  Инструкцию
по   делопроизводству   в   аппарате   Губернатора   и   Правительства
Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского
края от 11 августа 2006 г. N 491-р";
     от 20 мая 2008 г. N 261-р "О внесении изменений в  Инструкцию  по
делопроизводству  в  аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского
края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края  от  11
августа 2006 г. N 491-р";
     от 15 ноября 2008 г. N 593-р "О внесении изменений  в  Инструкцию
по   делопроизводству   в   аппарате   Губернатора   и   Правительства
Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского
края от 11 августа 2006 г. N 491-р";
     от 18 июня 2009 г. N 402-р "О внесении изменений в Инструкцию  по
делопроизводству  в  аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского
края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края  от  11
августа 2006 г. N 491-р";
     от 04 февраля 2010 г. N 38-р "О внесении изменения  в  Инструкцию
по   делопроизводству   в   аппарате   Губернатора   и   Правительства
Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского
края от 11 августа 2006 г. N 491-р".
     4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения  возложить  на
заместителя  Председателя  Правительства  края - руководителя аппарата
Губернатора и Правительства края Кондратова Г.А.

Губернатор                                                   В.И.Шпорт





                                                            УТВЕРЖДЕНА
                                                         Распоряжением
                                         Губернатора Хабаровского края
                                             от 04 мая 2012 г. N 212-р

                              Инструкция                              
                    по делопроизводству в аппарате                    
            Губернатора и Правительства Хабаровского края             

                          1. Общие положения                          

     1.1. Инструкция по  делопроизводству  в  аппарате  Губернатора  и
Правительства  Хабаровского  края  (далее  - Инструкция) разработана в
целях совершенствования  документационного  обеспечения  управления  и
повышения   его   эффективности   путем   унификации  состава  и  форм
управленческих документов, технологий  работы  с  ними  и  обеспечения
контроля исполнения документов.
     Инструкция  устанавливает  общие  требования  к  функционированию
служб   документационного   обеспечения  управления,  документированию
управленческой деятельности  и  организации  работы  с  документами  в
аппарате  Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также -
край).
     1.2.  Настоящая   Инструкция   разработана   в   соответствии   с
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N
477 "Об утверждении  Правил  делопроизводства  в  федеральных  органах
исполнительной  власти",  Регламентом Правительства Хабаровского края,
утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля
2006  г.  N  117-пр  (далее  - Регламент Правительства края), законами
края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства
края.
     1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию  работы
с  документами  независимо  от  вида  носителя, включая их подготовку,
регистрацию, учет и  контроль  исполнения,  осуществляемые  с  помощью
автоматизированных (компьютерных) технологий.
     1.4.   Организация,   ведение   и    совершенствование    системы
документационного  обеспечения  управления  в  аппарате  Губернатора и
Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного    порядка    работы   с   документами   осуществляется
управлением  по  организации  работы  с  документами   Губернатора   и
Правительства  края  (далее также - управление по организации работы с
документами).
     1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,
соблюдение  установленного  настоящей  Инструкцией  порядка  работы  с
документами  в  структурных  подразделениях  аппарата  Губернатора   и
Правительства   края  (далее  -  структурное  подразделение  аппарата)
возлагается на их руководителей.
     Руководитель  структурного  подразделения   аппарата   определяет
сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с включением в
его должностной регламент следующих основных функций:
     прием и учет документов,  полученных  структурным  подразделением
аппарата, правильность их регистрации;
     передача документов  на  рассмотрение  руководителю  структурного
подразделения  аппарата  и  после получения соответствующих указаний -
исполнителю;
     учет  и  регистрация  исходящих  из  структурного   подразделения
аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их
на отправку;
     контроль за прохождением документов в  структурном  подразделении
аппарата;
     проверка  наличия  документов,  находящихся   на   исполнении   у
сотрудников структурного подразделения аппарата;
     контроль  за  своевременным  формированием  в  дела   исполненных
документов;
     разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;
     формирование,   оформление,   учет,   хранение   и    обеспечение
использования   дел,  находящихся  в  делопроизводстве  и  законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное
хранение;
     учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;
     ежемесячное предоставление информации для обновления  электронной
версии телефонного справочника Правительства края;
     проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение
аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.
     1.6. Информация, содержащаяся в документах и их  проектах,  может
использоваться   только   в   служебных   целях  и  в  соответствии  с
полномочиями должностных  лиц,  работающих  или  знакомящихся  с  этой
информацией.
     1.7. С содержанием служебных документов  могут  быть  ознакомлены
только   лица,   имеющие   отношение   к  их  исполнению.  Информация,
раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит  разглашению
(распространению)    без    разрешения    руководителей    структурных
подразделений аппарата, министерств края, иных органов  исполнительной
власти края.
     Об  утрате  документа   немедленно   докладывается   руководителю
структурного  подразделения  аппарата  и  в  отдел  делопроизводства и
архива управления по организации работы с документами (далее  -  отдел
делопроизводства и архива).
     1.8.   Взаимодействие   с   представителями   средств    массовой
информации, передача им какой-либо служебной информации или документов
осуществляются   в   установленном   порядке    главным    управлением
информационной   политики   и   общественных   связей   Губернатора  и
Правительства   края,   управлением    печати    и    телерадиовещания
Правительства края.
     1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства  края  несут
персональную   ответственность   за  соблюдение  требований  настоящей
Инструкции, сохранность находящихся у них документов  и  неразглашение
содержащейся в них служебной информации.
     1.10.  Работа  с  секретными  документами   и   шифротелеграммами
осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
     Обработка такой информации, подготовка и  изготовление  ее  копий
осуществляются только на специальных технических средствах.

                2. Общие правила оформления документов                
           в аппарате Губернатора и Правительства края <1>            

     --------------------------------
     <1> Правила оформления конкретных видов документов  устанавливают
требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

     2.1. Управленческая деятельность  Правительства  края  выражается
посредством   издания   нормативных   документов   -  постановлений  и
распоряжений  Губернатора  края   и   постановлений   и   распоряжений
Правительства края.
     Порядок  подготовки  и   оформления   актов   Губернатора   края,
Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.
     2.2.  При  составлении  и  оформлении   документов   в   аппарате
Губернатора  и Правительства края используются соответствующие бланки,
форма которых утверждена постановлением Губернатора Хабаровского  края
от  31  июля  2006  г.  N  143 "О гербовых бланках, гербовых и простых
печатях,  штампах,  вывесках  исполнительных  органов  государственной
власти   Хабаровского  края,  краевых  государственных  предприятий  и
учреждений".
     Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности
аппарата  Губернатора  и Правительства края, приведен в приложении N 1
к настоящей Инструкции.
     Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом  и
назначением.
     Кроме реквизитов, перечисленных в  приложении  N  1  к  настоящей
Инструкции,   при   подготовке   документов  и  в  процессе  работы  с
документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о
поступлении  документа  в  аппарат  Губернатора  и Правительства края,
отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
     2.3.   Документы,   создаваемые   в   аппарате   Губернатора    и
Правительства  края,  печатаются с использованием текстового редактора
Word for Windows или в другом,  совместимом  с  ним  формате,  шрифтом
Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.
     В отдельных случаях по заказу исполнителя или по  согласованию  с
ним  размер  шрифта  и  межстрочный  интервал могут быть изменены. Для
выделения  части  текста  документа,   заголовка,   примечания   могут
использоваться   полужирное   начертание,  курсив,  подчеркивание  или
смещение относительно границ основного текста.
     2.4. Каждый  напечатанный  лист  документа,  оформленный  как  на
бланке,  так  и без него, имеет размеры полей: левое - 35 мм, правое -
12 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
     2.5. При оформлении текста документа на двух  и  более  страницах
вторая  и  последующие  страницы должны быть пронумерованы. Порядковые
номера страниц проставляются в колонтитуле  посередине  верхнего  поля
страницы  арабскими  цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
     2.6.  Документы  в  аппарате  Губернатора  и  Правительства  края
оформляются,  как  правило,  на  бланках  установленной формы, которые
имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
     Бланки документов изготавливаются на  стандартных  листах  бумаги
формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
     Нормативные правовые акты, распорядительные  документы  и  письма
Губернатора  края,  Правительства края, министерств края, иных органов
исполнительной  власти  края,   структурных   подразделений   аппарата
Губернатора и Правительства края оформляются на бланках в соответствии
с ГОСТ Р 6.30-2003 и постановлением Губернатора Хабаровского  края  от
31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях,
штампах,  вывесках  исполнительных  органов   государственной   власти
Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
     Документы,  издаваемые  от  имени  двух  или  более  органов  или
организаций,  печатаются  на  стандартных  листах  бумаги без бланка с
указанием названий этих органов или организаций.
     2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства  края  используются
следующие бланки:
     - общий бланк Правительства края (серия ПБ);
     - бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);
     - бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);
     - бланк постановления Правительства края (серия ПП);
     - бланк распоряжения Правительства края (серия РП);
     - бланк приказа заместителя  Председателя  Правительства  края  -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);
     - бланк приказа заместителя руководителя аппарата  Губернатора  и
Правительства  края  - управляющего делами Губернатора и Правительства
края (серия ПЗ);
     -  бланк  письма  Губернатора  края  с  продольным  расположением
реквизитов (серия БГ);
     - бланк письма вице-губернатора края с  продольным  расположением
реквизитов (серия ВГ);
     - бланк письма  Правительства  края  с  продольным  расположением
реквизитов   (серия   БР)  -  используется  для  оформления  исходящих
документов за подписью заместителей Председателя Правительства края;
     -  бланк  письма  Правительства  края  с  угловым   расположением
реквизитов   (серия   БП)  -  используется  для  оформления  исходящих
документов:
     от имени руководителей (заместителей)  структурных  подразделений
аппарата   (с   обязательной  расшифровкой  наименования  структурного
подразделения),
     от имени  председателей  комиссий  при  Губернаторе  края  и  при
отраслевых    министерствах    края   (с   обязательной   расшифровкой
наименования комиссии), например:


               ----------¬
               ¦  Герб   ¦
               ¦  края   ¦
               L----------
              ПРАВИТЕЛЬСТВО                      -                        ¬
            Хабаровского края
          Министерство природных
              ресурсов края
       Комиссия по лесопользованию
    при Губернаторе Хабаровского края
Карла Маркса ул., д. 56, г. Хабаровск, 680000
 Тел. [phone]. Факс [phone]
E-mail: [email protected] http://www.adm.khv.ru
___________________ N ________________________
На N _____________ от ________________________
-                                            ¬


     - бланк письма Правительства края формата А5;
     -  бланк  управления  международных  связей  и   государственного
протокола Губернатора и Правительства края;
     - бланк письма антитеррористической  комиссии  Хабаровского  края
(серия БА);
     -  бланк  письма  антинаркотической  комиссии  Хабаровского  края
(серия БН).
     2.6.2.  Бланки  с  воспроизведением  герба  края  изготавливаются
полиграфическими  предприятиями  по  заказам управления хозяйственного
обеспечения Губернатора и Правительства края.
     На гербовых бланках типографским способом или нумератором в левой
части  нижнего  поля  проставляются  порядковые  номера  и  серии этих
номеров.
     2.6.3.  Номерные   гербовые   бланки   используются   строго   по
назначению,   подлежат  учету  управлением  по  организации  работы  с
документами и без соответствующего разрешения  не  могут  передаваться
другим организациям и лицам.
     2.6.4. Бланки не применяются для внутренней  переписки,  а  также
для  подготовки  документов,  подписываемых несколькими руководителями
различных органов управления.
     Внутренняя  переписка  -  это  переписка   между   руководителями
структурных     подразделений     аппарата,     лицами,    замещающими
государственные  должности:  Губернатор  края,  вице-губернатор  края,
первый   заместитель   Председателя  Правительства  края,  заместитель
Председателя Правительства края.
     Наиболее  распространенными   примерами   внутренних   документов
являются  служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу
вопросов,  относящихся  преимущественно   к   организации   внутренней
деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать
дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.
     Внутренняя переписка регистрируется в отделе  делопроизводства  и
архива, оформляется в одном экземпляре.
     Внутренняя  переписка   по   вопросам   материально-технического,
информационного,  хозяйственного  и  иного  обеспечения  ведется,  как
правило, без регистрации.
     Переписка внутри  структурных  подразделений  аппарата  в  отделе
делопроизводства и архива не регистрируется.
     2.6.5. Порядок  учета,  хранения  и  списания  номерных  гербовых
бланков
     2.6.5.1.   Руководители   структурных   подразделений    аппарата
назначают  работников,  ответственных  за  учет,  хранение  и списание
номерных гербовых  бланков,  с  внесением  данных  обязанностей  в  их
должностные регламенты.
     Работники, ответственные за учет, хранение  и  списание  номерных
гербовых бланков:
     - получают (под  расписку)  номерные  гербовые  бланки  в  отделе
электронного  оформления  документов и копировально-множительных работ
управления  по  организации  работы  с  документами  (далее  -   отдел
электронного  оформления документов и копировально-множительных работ)
или  в  отделе  подготовки  и   выпуска   документов   Губернатора   и
Правительства  края  управления  по  организации  работы с документами
(далее  -  отдел  подготовки  и  выпуска  документов   Губернатора   и
Правительства края);
     -  заводят  журнал  учета,  использования  и  хранения   номерных
гербовых бланков;
     - отмечают  в  журнале,  когда  и  для  каких  целей  использован
номерной  гербовый бланк (подготовлен проект постановления, отправлено
письмо, дан ответ на запрос и т.д.);
     - хранят испорченные номерные гербовые бланки;
     - один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные
гербовые  бланки  с  составлением  акта, который подписывается членами
комиссии (три  человека)  и  утверждается  руководителем  структурного
подразделения  аппарата.  После  утверждения  акта  (приложение  N  2)
испорченные бланки уничтожаются.
     Один экземпляр акта о списании номерных  гербовых  бланков  серии
ПБ,  ПР, ПЗ, БГ, ВГ, БР, БП передается в отдел электронного оформления
документов и копировально-множительных работ, а серии ПГ, ПП, РГ, РП -
в  отдел  подготовки  и выпуска документов Губернатора и Правительства
края в срок  не  позднее  10  числа  месяца,  следующего  за  отчетным
периодом (10 июля, 10 января).
     2.6.5.2. Номерные гербовые бланки хранятся в  надежно  запираемых
шкафах  (сейфах),  исключающих  возможность  их  использования  не  по
назначению.
     Запрещается использование испорченных номерных  гербовых  бланков
на черновики или в других целях.
     2.7. Составление и расположение отдельных реквизитов документов
     2.7.1. Наименование вида документа
     Наименование  вида  документа  указывается  на  всех   документах
(закон,  постановление,  распоряжение,  протокол, поручение, справка и
т.д.). На бланке письма наименование вида документа не указывается.
     2.7.2.   Дата   документа   -   это   дата   принятия    решения,
зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является
дата  его  подписания  (распорядительные   документы,   письма),   для
утверждаемого  документа  (план,  инструкция, положение, отчет) - дата
утверждения,  датой  протокола  является  дата   заседания   (принятия
решения), датой акта - дата события.
     На документах,  оформленных  на  бланках,  дата  проставляется  в
соответствии с расположением этого реквизита.
     На документах, оформленных на  стандартных  листах  бумаги,  дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,
и печатается от левой границы текстового  поля  на  расстоянии  одного
межстрочного интервала от предыдущего реквизита.
     Документы,  изданные  Губернатором  края,   Правительством   края
совместно  с  другими  органами  (организациями),  должны  иметь  одну
(единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
     Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим  документ.  При  подготовке  проекта документа печатается
только   обозначение   месяца   и   года,   а   число    проставляется
непосредственно при подписании.
     Все служебные отметки на документе, связанные с его  прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
     Установлены   два   способа   проставления   даты:   цифровой   и
словесно-цифровой.
     Способ написания даты зависит от характера документа:
     в  нормативных   документах,   определяющих   права   граждан   и
организаций,   а  также  содержащих  сведения  финансового  характера,
используется словесно-цифровой способ  оформления  даты,  при  котором
день  месяца  пишется  двумя  цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя
цифрами, например: 02 апреля 2012 г. Проставлять  ноль  в  обозначении
дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке
особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
     в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день
месяца  и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой,
год -  четырьмя  арабскими  цифрами  в  следующей  последовательности:
день,  месяц, год, например: 29.03.2012. Допускается оформление даты в
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2012.03.29.
     2.7.3. Регистрационный  номер  является  обязательным  реквизитом
каждого  документа,  он  состоит  из  порядкового  номера  документа в
соответствующем регистрационном массиве, который может  быть  дополнен
буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица,
подписавшего документ, индексом дела  по  номенклатуре  дел,  условным
обозначением   корреспондента,   способа   доставки  документа  (эп  -
электронная почта, факс, тф - телефон) или автора.
     Регистрация  документа  производится  после  его  подписания  или
утверждения.
     Не допускается отправлять  письма,  не  имеющие  регистрационного
номера и даты.
     Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в
регистрационные    формы,    присвоении   документу   соответствующего
регистрационного  номера  и  проставлении   его   непосредственно   на
документе.
     Место   проставления   регистрационного   номера    зависит    от
используемого бланка и вида документа.
     На документах, оформленных  на  бланках,  номер  проставляется  в
соответствии с расположением этого реквизита.
     2.7.4. Ссылка на  регистрационный  номер  и  дату  документа,  на
который должен быть дан ответ
     Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно  при
оформлении  писем-ответов  на поступивший запрос (письмо, заключение и
т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения
в  реквизит  переносятся с инициативного документа и соответствуют его
регистрационному номеру и дате.
     Наличие  этого  реквизита  исключает   необходимость   упоминания
индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает
текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
     2.7.5. Гриф (отметка) ограничения доступа к документу
     Гриф секретности  или  отметка  "Для  служебного  пользования"  с
указанием   номера   экземпляра   проставляются   на  первой  странице
документа, на обложке и титульном листе издания,  а  также  на  первой
странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и
служебную информацию ограниченного распространения.
     Гриф (отметка)  ограничения  доступа  к  документу  печатается  в
правом  верхнем  углу  документа.  Номер экземпляра проставляется ниже
грифа секретности (отметки) через один межстрочный интервал  в  режиме
"точно" и центрируется по отношению к нему.
    2.7.6. Адресование документа
    Управленческие  документы  адресуют  органам,  организациям, их 
структурным подразделениям, должностным лицам.
    При  адресовании документа органу, организации, ее структурному 
подразделению   без  указания  должностного  лица  их  наименования  
пишутся в именительном падеже, например:

                                                      Министерство культуры
                                                      Российской Федерации
                                                        Управление делами

    Если   документ  направляется  нескольким  однородным  органам,  
организациям   или  нескольким  структурным  подразделениям  одного  
органа   или   организации,  то  их  следует  указывать  обобщенно,  
например:

                                                          Администрации
                                                       городских округов и
                                                      муниципальных районов
                                                        Хабаровского края

    При   направлении   документа   конкретному  должностному  лицу  
наименование  органа,  организации  и  подразделения  указываются в 
именительном  падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, 
инициалы       указываются      перед      фамилией,      например:      

                                           Министерство образования и науки
                                                 Российской Федерации
                                                   Управление делами
                                                 Ведущему специалисту
                                                     А.И. Петрову

    При  адресовании  документа руководителю органа, организации ее 
наименование  входит  в  состав  наименования  должности  адресата,  
например:

                                                     Генеральному директору
                                                     объединения "Агропром"
                                                          В.Д. Иванову

    В  состав  реквизита  "адрес"  может  входить  почтовый  адрес.  
Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг 
почтовой    связи   указывают   в   следующей   последовательности:   
    наименование   адресата  (наименование  юридического  лица  или  
фамилия, имя, отчество для физических лиц);
    название улицы, номер дома, номер квартиры;
    название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    название области, края, автономного округа (области), республики;
    страна (для международных почтовых отправлений);
    почтовый индекс.
    Почтовый  адрес  не  указывается  в  документах, направляемых в 
высшие  органы  государственной  власти,  другие федеральные органы 
исполнительной  власти,  территориальные органы федерального органа 
исполнительной  власти в субъектах Российской Федерации, постоянным 
корреспондентам.
    При   адресовании   документа   в   организацию   указывают  ее  
наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                 Государственное учреждение
                                                   "Всероссийский научно-
                                                 исследовательский институт
                                                    документоведения и
                                                      архивного дела"
                                                  Профсоюзная ул., д. 82,
                                                      Москва, 117393

    При  адресовании  документа  физическому  лицу фамилия адресата 
указывается  в  дательном  падеже,  инициалы - после фамилии, затем 
почтовый адрес, например:

                                                       Калинину И.П.

                                                  Садовая ул., д. 5, кв. 2,
                                                       с. Богородское,
                                                       Ульчский район,
                                                  Хабаровский край, 681264

    Строки   реквизита   "адрес"  центрируются  относительно  самой  
длинной     строки     с     межстрочным     интервалом    "точно".    
    Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и 
архива   в   двух  экземплярах.  Второй  экземпляр,  завизированный  
руководителем  структурного  подразделения аппарата, подготовившего 
документ,  и  подписанный  должностным  лицом,  оформляется  не  на  
бланке.   При   отправке   оригинала   адресату  сотрудники  отдела  
делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего 
документа  в  дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 
    Документ  не  должен содержать более четырех адресатов. На всех 
отправляемых  экземплярах  перечисляются  все  адресаты, если автор 
считает   это  необходимым.  Слово  Копия  перед  вторым,  третьим,  
четвертым адресатами не указывают.
    При   большом   количестве   адресатов  исполнитель  составляет  
указатель    рассылки    документа.    Зарегистрировав   в   отделе   
делопроизводства   и  архива  подписанный  руководителем  документ,  
исполнитель  делает  необходимое количество копий этого документа и 
вместе  с указателем рассылки представляет в отдел делопроизводства 
и архива для отправки документа адресатам.
    2.7.7. Утверждение документа
    Документ,  подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу 
только с момента утверждения.
    Документ   утверждается  Губернатором  края,  вице-губернатором  
края,   первыми   заместителями  Председателя  Правительства  края,  
заместителями   Председателя   Правительства  края,  руководителями  
структурных   подразделений   аппарата  или  специально  издаваемым  
распорядительным   актом.   Распорядительный   документ  необходимо  
издавать  в  тех  случаях,  когда  введение утверждаемого документа 
требует  дополнительных  действий  и  предписаний  или разъяснений. 
    Утверждаемый    документ   должен   быть   полностью   оформлен   
(обязательно подписан).
    Гриф  утверждения  располагается  в правом верхнем углу первого 
листа документа.
    При  утверждении  документа  должностным лицом гриф утверждения 
состоит  из  слова  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности 
лица,  утверждающего  документ,  его  подписи, инициалов, фамилии и 
даты  утверждения,  печатается  через межстрочный интервал "точно". 
Строки   реквизита   "гриф   утверждения   документа"  центрируются  
относительно     самой     длинной     его     строки,    например:    

                                                       УТВЕРЖДАЮ
                                                 Министр строительства
                                                   Хабаровского края

                                            личная подпись     И.О. Фамилия
                                            дата

    При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы 
утверждения        располагаются       на       одном       уровне.       
    При   утверждении   документа   постановлением,  распоряжением,  
приказом,  решением,  протоколом  гриф утверждения состоит из слова 
УТВЕРЖДЕН   (УТВЕРЖДЕНА,   УТВЕРЖДЕНЫ,   УТВЕРЖДЕНО),  наименования  
утверждающего  документа  в творительном падеже, его даты и номера, 
например:

                                                             УТВЕРЖДЕН
                                                          постановлением
                                                            Губернатора
                                                         Хабаровского края
                                                        от 03.06.2011 N 133

    Перечень   документов,   подлежащих   утверждению,  приведен  в  
приложении N 3 к настоящей Инструкции.
    2.7.8. Резолюция
    Указания   по   исполнению   документов   фиксируются  в  форме  
резолюции,  включающей  инициалы  и фамилию исполнителя, содержание 
поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего 
поручение, и дату, например:

А.А. Петрову
Прошу подготовить проект договора с компанией "Нефтехим" к 01.07.2012.
Личная подпись
01.06.2012

    В  случаях,  когда  поручение дается двум или нескольким лицам, 
равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное 
в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей 
и координации их работы.
    Основной  исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в 
виде    резолюций    лицам,    непосредственно    им   подчиненным.   
    На  документах,  не  требующих указаний по исполнению и имеющих 
типовые  сроки  исполнения,  в  резолюции  указываются исполнитель, 
подпись автора резолюции, дата.
    Резолюции  пишут  на  лицевой стороне первого листа документа в 
месте,   предусмотренном   ГОСТ.   Если  это  место  занято  другим  
реквизитом  (например,  адресатом),  резолюцию  размещают  на любой 
другой  свободной  площади  лицевой  стороны листа документа, кроме 
полей.
    Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к 
нему листке-поручении (фишке) с указанием регистрационного номера и 
даты   документа,   к  которому  резолюция  относится.  Однако  это  
нежелательно,  так  как  листок может быть отделен от документа или 
утерян;  резолюция  может быть заменена или исправлена, что снижает 
ответственность  ее  автора  и  создает  трудности для исполнителя; 
создаются        трудности        при       формировании       дел.       
    2.7.9. Заголовок к тексту документа
    Заголовок  составляется  ко  всем  документам,  за  исключением  
резолюций,  даваемых  руководителями  по  рассмотренным документам, 
телефонограмм,  телеграмм,  извещений, документов с текстом менее 5 
строк.  К  тексту  документов,  оформленных  на бланках формата А5, 
заголовок допускается не указывать.
    Заголовок   должен   кратко   и   точно  раскрывать  содержание  
документа,       его       основную       смысловую       нагрузку.       
    Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы:
о чем (о ком) издан документ, например:
"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";
чего (кого), например:

"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
специалиста...".

    Заголовок  может  содержать  две основные части: тему (предмет, 
вопрос)   и   действие,   которое   производится  или  должно  быть  
произведено, например:

"О подготовке проекта договора".

    Иногда   заголовок   обозначает   вопросы,  которые  регулирует  
документ   и  которые  свойственны  документам,  дополняющим  ранее  
изданные   и   более  широко  охватывающие  предмет  регулирования,  
например:

"О вопросах тарифной политики на транспорте".

    Заголовок составляет исполнитель документа.
    Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, 
выравнивается по ширине.
    Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме 
"точно",  максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту 
превышает  5  строк,  то  длина  его строки продлевается до границы 
правого    поля.    Точка    в   конце   заголовка   не   ставится.   
    Заголовок   документа   заносится   при   его   регистрации   в   
соответствующие   регистрационные  формы:  журнал,  карточку,  базу  
данных.
    2.7.10.  Отметка о контроле означает, что документ поставлен на 
контроль   в   процессе   его   исполнения   в   целях  обеспечения  
установленных  сроков,  указанных  в  резолюции, или типовых сроков 
исполнения.
    Существуют  два  вида  срока  исполнения  документа:  типовой и 
индивидуальный:
    -   типовой   срок   исполнения  документа  -  срок  исполнения  
документа,     установленный     нормативным     правовым    актом;    
    -  индивидуальный  срок  исполнения документа - срок исполнения 
документа,  установленный распорядительным документом или указанный 
в резолюции.
    Отметка  о  контроле  за исполнением документа в зависимости от 
вида   документа   обозначается  буквой  "К",  словом  или  штампом  
"Контроль", "Контроль ГКУ", "Особый контроль".
    2.7.11. Текст документа
    2.7.11.1.  Текст  документа  располагается  между  заголовком и 
отметкой  о  наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, 
кратким,   обоснованным,   обеспечивающим   точное   и  однозначное  
восприятие  изложенной  в  нем информации, не допускающим различных 
толкований.
    Краткость  содержания  документа достигается за счет исключения 
повторений,     непротиворечивости    формулировок,    употребления    
общепринятых сокращений.
    Документы,   создаваемые   на   основе  документов  вышестоящих  
органов,  должны  содержать ссылку на них с указанием названия вида 
документа,  наименования органа, издавшего документ, даты, номера и 
заголовка к тексту документа.
    2.7.11.2.   В   соответствии   с   видом  документа  выбирается  
композиционная  структура,  стиль  изложения  и  языковые средства. 
    2.7.11.3.  Текст  документа  может  быть  представлен  в  форме  
связного  текста,  анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. 
    2.7.11.4.    Сплошной    связный   текст   документа   содержит   
грамматически    и    логически    согласованную    информацию   об   
управленческих    действиях    и    применяется    при   подготовке   
постановлений,    распоряжений,   приказов,   уставов,   положений,   
инструкций,   правил,   указаний,   протоколов,  актов,  договоров,  
контрактов,  соглашений,  служебных  записок, писем, справок и т.д. 
    Текст  отделяется  от  заголовка  двумя одинарными межстрочными 
интервалами,   выравнивается   по   ширине   листа  с  обязательной  
автоматической   расстановкой  переносов.  Текст  печатается  через  
одинарный межстрочный интервал.
    Отступ  первой  строки  абзаца от левой границы текстового поля 
составляет 1,25 см.
    Текст  может  подразделяться  на  разделы,  подразделы, пункты, 
подпункты.    Разделы    и   подразделы   могут   иметь   заголовки   
(подзаголовки).
    Заголовки  и  подзаголовки  пишутся  с прописной буквы, точка в 
конце не ставится.
    Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.
    Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с 
точкой   на   конце  (например,  2.3.5.).  Допускается  обозначение  
подпунктов   следующим   образом:  1),  2),  3)  или  а),  б),  в).  
    Подпункты,  нумеруемые  арабскими цифрами с точками, начинают с 
прописной      буквы      и      в      конце     ставят     точку.     
    После  строчных  буквенных  или цифровых обозначений со скобкой 
подпункты   начинают   со   строчной  буквы  и  заканчивают  (кроме  
последнего) точкой с запятой.
    Пункт  может  подразделяться  на  абзацы.  Они  не обозначаются 
цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, 
начинающегося        с       цифры,       обозначающей       пункт.       
    Текст,   как   правило,  состоит  из  двух  частей.  В  первой,  
констатирующей   части,   указываются   причины,   основания,  цели  
составления  документа.  В  этой части при необходимости могут быть 
названы  ранее  изданные  нормативные  акты или другие документы по 
данному  вопросу,  указываются  их  реквизиты  по  следующей схеме: 
наименование  документа, наименование органа (организации) - автора 
документа,  дата,  регистрационный  номер  документа,  заголовок  к  
тексту. Например:

------------------------------------------------------------------
    ипс "Законодательство  России": примечание.
    В  официальном  тексте  документа,  видимо,  допущена опечатка: 
Постановление   Прпвительства   Хабаровского   края  N  319  издано  
17.05.2002, а не 17.05.2010.
------------------------------------------------------------------
    "В  соответствии  с Федеральным законом от 08 августа 2009 г. N 
129-ФЗ   "О   государственной   регистрации   юридических   лиц   и   
индивидуальных   предпринимателей",   Постановлением  Правительства  
Российской  Федерации  от  17  мая 2010 г. N 319 "Об уполномоченном 
федеральном    органе    исполнительной    власти,   осуществляющем   
государственную    регистрацию    юридических   лиц,   крестьянских   
(фермерских)  хозяйств,  физических  лиц  в качестве индивидуальных 
предпринимателей"...".

    Во  второй  части  излагаются решения, поручения, распоряжения, 
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    Распорядительная    часть    должна    содержать   перечисление   
предписываемых  действий с указанием исполнителя каждого действия и 
сроков исполнения.
    Если   содержание   документа  не  нуждается  в  пояснении  или  
обосновании,  то текст может содержать только заключительную часть. 
Например:   распоряжения,  приказы  -  распорядительную  часть  без  
констатирующей;     письма     -     просьбу     без     пояснения.     
    При   подготовке   документов,   составленных   по  однотипным,  
повторяющимся  ситуациям  (приказы  по  личному составу, договоры о 
передаче  документов  на  постоянное  хранение, акты об уничтожении 
документов,    сопроводительные,    гарантийные   письма,   заявки,   
заключения  и  т.д.),  рекомендуется  разрабатывать унифицированные 
формы  с  трафаретным  текстом.  Возможно  использование  текстовых  
шаблонов.
    2.7.11.5.  В распорядительных документах (распоряжение, приказ) 
используется  форма  изложения текста от первого лица единственного 
числа.
    В   первой   части   распорядительного   документа  указывается  
основание  или  причина  составления  документа,  во  второй  части  
излагается  решение  руководителя.  Если  содержание  документа  не  
нуждается    в    пояснении,   то   его   текст   содержит   только   
распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается со 
слова  ПРИКАЗЫВАЮ,  которое  печатается от левой границы текстового 
поля.
    Распорядительная  часть  делится  на  пункты,  если  исполнение  
приказа  предполагает несколько исполнителей и выполнение различных 
по  характеру  действий.  Действия одного характера или исполнителя 
перечисляются    в   одном   пункте.   Пункты,   которые   включают   
управленческие   действия,   носящие   распорядительный   характер,   
начинаются    с   глагола   в   неопределенной   форме.   Например:   

ПРИКАЗЫВАЮ:
    1. Провести инвентаризацию материальных ценностей...

    В   том   случае,   если   задание  или  действие  предполагает  
конкретного  исполнителя,  соответствующий  пункт  документа должен 
начинаться  с  указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в 
тексте    ставятся    после    фамилии)    в    дательном   падеже.   
    Сведения   об   управленческом  действии  передают  глаголом  в  
неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 
Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:
    1.  Начальнику  управления  хозяйственного  обеспечения  Губернатора  и
Правительства   края   Готвальду  А.В.  подготовить  проект  инструкции  об
организации работы по...

    В  качестве  исполнителей могут быть указаны министерства края, 
иные    органы   исполнительной   власти   края   или   структурные   
подразделения   аппарата,  после  наименования  которых  в  скобках  
указывается  фамилия  руководителя в именительном падеже. Например: 

    1.  Управлению  бухгалтерского  учета  и  финансового  контроля  
Губернатора  и  Правительства края (Иванова Н.А.) провести проверку 
использования средств, выделяемых...

    Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:

    1. Управлению по организации работы с документами Губернатора и 
Правительства  края  (Кондратюк А.А.) провести в I квартале 2012 г. 
проверку    организации    делопроизводства    в   министерствах...   

    Указание  срока  исполнения может быть дано отдельной строкой и 
оформлено     как    дата    завершения    исполнения.    Например:    

Срок - 25 января 2012 г.

    2.7.11.6.  В  распорядительных документах коллегиальных органов 
(постановления,  решения)  используется  форма  изложения текста от 
третьего    лица   единственного   числа   (ПОСТАНОВЛЯЕТ,   РЕШИЛ).   
    В   совместных   постановлениях  (решениях)  Губернатора  края,  
Правительства   края   с  другими  органами  (организациями)  текст  
излагается  от  первого  лица  множественного  числа  (ПОСТАНОВИЛИ,  
РЕШИЛИ).
    2.7.11.7.  Документы  должны  быть  написаны официально-деловым 
стилем,  который  обладает совокупностью признаков, характеризующих 
его  с  точки  зрения  отбора лексических средств языка, построения 
словосочетаний,      предложений     и     текстов     в     целом.     
    К  основным  стилевым чертам официально-деловой речи относятся: 
    нейтральный тон изложения;
    точность и ясность изложения;
    определенность   формулировок,   однозначность  и  единообразие  
терминов;
    лаконичность и краткость текста.
    Официально-деловому  стилю  присуще использование слов только в 
тех   значениях,   которые   признаются   нормой  общелитературного  
словоупотребления,  а  также  в  значениях, традиционных именно для 
деловых   документов,   которые   не  нарушают  их  стилистического  
единообразия   и   соответствуют   общей  тенденции  стандартизации  
делового языка.
    В    официальных   документах   используется   отраслевая   или   
корпоративная  терминология,  отражающая  содержание той предметной 
области,   которой   посвящен   документ,  и  специальные  слова  и  
выражения,   сложившиеся   в   сфере   управления   и  определенные  
законодательством.
    В   документах  не  должны  употребляться  слова  и  выражения,  
вышедшие  из  употребления  (архаизмы и историзмы). Следует писать: 
не "при сем направляем", а "направляем";
не "сего года", а "этого года (текущего года)";
не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";
не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".
    Особенностью   делового  стиля  является  широкое  употребление  
устойчивых   (шаблонных,   стандартизованных)   языковых  оборотов.  
Например:

Установлено, что в период с... по...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...

    Как    правило,    в    текстах    используются    отглагольные    
существительные  со  значением действия (оказать помощь, произвести 
ремонт)  или  глаголы  в  форме третьего лица (акт подписан членами 
комиссии и утвержден руководством).
    В  официальных документах используются простые распространенные 
предложения,   односоставные   или  двусоставные,  с  обособленными  
оборотами. Например:

    В  связи  с  низкой  эффективностью использования..., а также в 
связи  с  недостаточной  загруженностью... просим Вас решить вопрос 
о...

    В  служебных  документах  неуместно  употреблять выражения типа 
"Будьте  так  любезны"  или  "Не  откажите  в любезности сообщить". 
    В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо 
"я" и "ты".
    Страдательные   конструкции   предпочтительнее  действительных.  
Например:
    не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
    не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".
    Отбор  лексики  при  подготовке деловых документов предполагает 
правильный  выбор  слов  в соответствии с их лексическим значением. 
Незнание  лексического  значения  отдельных слов приводит к ошибкам 
типа:
    "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание 
животноводства"   (можно   улучшить   обслуживание   скота,  но  не  
животноводства);
    "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но 
не  себестоимость;  возможный  вариант:  "снизить  себестоимость").  
    Не  допускается использование неологизмов, даже образованных по 
традиционным моделям, например: "конструкторат", "переорганизация", 
слов,  относящихся  к разговорной лексике (секретарша, лаборантка). 
    Неправильно   выбранное   слово   из  ряда  однокоренных  слов,  
различающихся    значением,   может   исказить   смысл,   например:   
"представить" и "предоставить":
    представить:
    1)  доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для 
ознакомления,  осведомления, официального рассмотрения (представить 
список сотрудников, представить доказательства);
    2)   познакомить  с  кем-либо  (представить  коллективу  нового  
работника);
    3)  ходатайствовать,  сделать  представление  (о  повышении  по  
службе,  о награде) (представить к очередному званию, представить к 
ордену);
    4)  составить,  обнаружить  (представить  (собой)  значительную  
ценность);
    5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);
    6) изобразить, показать (представить в смешном виде);
    предоставить:
    1)   дать  возможность  обладать,  распоряжаться,  пользоваться  
чем-либо    (предоставить   квартиру,   предоставить   транспортные   
средства);
    2)   дать  право,  возможность  сделать,  осуществить  что-либо  
(предоставить отпуск, предоставить слово);
    3)   разрешить  действовать  самостоятельно  или  оставить  без  
присмотра  (предоставить  самому  себе,  предоставить дело случаю). 
    Неумение  выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим 
ошибкам:  в  апреле  месяце  (не следует добавлять слово "месяце"); 
информационное  сообщение  (любое  сообщение содержит информацию) и 
т.д.   Затрудняют   восприятие   текста  повторы  типа:  польза  от  
использования...,  следует  учитывать  следующие  факты...,  данное  
явление       полностью       проявляется       в       условиях...