Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04.05.2012 № 212-р

цифровой   аудиозаписью.   Цифровая   аудиозапись  хранится  в  отделе
электронного оформления документов и копировально-множительных работ в
течение  года,  после  чего  в  установленном  порядке  передается  на
хранение в ведомственный архив.
     Подготовку стенограммы осуществляет отдел электронного оформления
документов   и   копировально-множительных  работ.  Текст  стенограммы
подписывается  заместителем  руководителя   аппарата   Губернатора   и
Правительства  края  -  управляющим делами Губернатора и Правительства
края  и  включается  в  состав   материалов   расширенного   заседания
Правительства края.
     4.2.8.   Протоколы   и   материалы   к   расширенным   заседаниям
Правительства  края формируются в дела в следующей последовательности:
протокол,  повестка  дня,  проекты  постановлений   (распоряжений)   с
приложениями  к  ним,  справка  к расширенному заседанию Правительства
края, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных,
стенограмма  хода  заседания.  Дела  хранятся  в  отделе  электронного
оформления документов  и  копировально-множительных  работ  в  течение
года,  после  чего  в  установленном  порядке передаются на хранение в
ведомственный архив.
     4.2.9. Копии повесток расширенных заседаний Правительства края  и
подготовительных  материалов  к  заседаниям  уничтожаются по миновании
надобности в них.
     4.2.10.  Заверенные  копии  актов  Правительства  края   выдаются
министерствам   края,   иным   органам   исполнительной  власти  края,
структурным подразделениям  аппарата,  предприятиям,  организациям  по
письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края
- руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

       5. Подготовка и оформление проектов приказов заместителя       
       Председателя Правительства края - руководителя аппарата        
                   Губернатора и Правительства края                   

     5.1. Приказами  заместителя  Председателя  Правительства  края  -
руководителя  аппарата Губернатора и Правительства края (далее также -
приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым
и другим вопросам работы аппарата Губернатора и Правительства края.
     Проекты приказов готовят и  вносят  на  рассмотрение  структурные
подразделения  аппарата на основании указаний заместителя Председателя
Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства
края.
     Проекты  приказов  по  кадровым   вопросам   готовит   управление
государственной  службы  Губернатора и Правительства края на основании
соответствующих документов или поручений.
     Приказы  подписываются  заместителем  Председателя  Правительства
края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
     5.2.  Подготовка  и  оформление  проектов  приказов  производится
структурными  подразделениями  аппарата в порядке, аналогичном порядку
подготовки проектов актов Губернатора и Правительства края.
     Обеспечение  качественной  подготовки  проектов  приказов  и   их
согласование    с    заинтересованными    сторонами   возлагается   на
руководителей структурных подразделений аппарата,  которые  готовят  и
вносят проект на рассмотрение.
     5.3.  Приказы  регистрируются  отделом   подготовки   и   выпуска
документов  Губернатора  и  Правительства  края  после  их  подписания
заместителем Председателя Правительства края - руководителем  аппарата
Губернатора   и   Правительства   края   и   утверждения  заместителем
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края  -  управляющим
делами Губернатора и Правительства края указателя рассылки.
     Регистрация приказов осуществляется в пределах календарного года:
     дата  проставляется  в  день  подписания  документа,  оформляется
арабскими  цифрами:  день  и  месяц  - двумя парами цифр, разделенными
точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата проставляется на бланке
на отведенном для нее месте;
     индекс (номер) проставляется на бланке  на  отведенном  для  него
месте.
     К порядковому номеру приказов через  дефис  добавляется  строчная
буква "п".
     5.4. Копии приказов заверяются печатью управления по  организации
работы  с  документами  и  направляются  адресатам согласно указателям
рассылки,  составленным  и  подписанным   руководителем   структурного
подразделения аппарата, готовящего проект приказа.
     Замена разосланного приказа производится по указанию  заместителя
Председателя  Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и
Правительства края.
     5.5. Подлинники приказов хранятся в отделе подготовки  и  выпуска
документов  Губернатора  и  Правительства  края в течение одного года,
затем в установленном порядке передаются на хранение  в  ведомственный
архив.
     5.6.   Заверенные   копии   приказов   заместителя   Председателя
Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства
края выдаются министерствам края, иным органам  исполнительной  власти
края,  структурным подразделениям аппарата, предприятиям, организациям
по письменному запросу на имя заместителя  Председателя  Правительства
края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

          6. Подготовка проектов актов по кадровым вопросам           

     6.1. По кадровым вопросам издаются распоряжения Губернатора края,
Правительства  края  (далее также - распоряжения), приказы заместителя
Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора  и
Правительства края.
     Проекты распоряжений и приказов готовятся в установленном порядке
управлением  государственной  службы  Губернатора и Правительства края
на основании соответствующих документов.
     6.2. Проекты  распоряжений  в  отношении  вице-губернатора  края,
первых  заместителей  Председателя  Правительства  края,  заместителей
Председателя Правительства края, министров края,  начальников  главных
управлений, управлений Губернатора и Правительства края, руководителей
иных органов исполнительной власти  края,  формируемых  Правительством
края, согласовываются:
     - вице-губернатором края;
     - заместителем Председателя Правительства  края  -  руководителем
аппарата Губернатора и Правительства края;
     - начальником  главного  юридического  управления  Губернатора  и
Правительства  края  -  полномочным  представителем Губернатора края в
Законодательной Думе Хабаровского края;
     - начальником управления  государственной  службы  Губернатора  и
Правительства края.
     6.3. Проекты распоряжений в отношении лиц, не указанных в  пункте
6.2, согласовываются:
     - заместителем Председателя Правительства  края  -  руководителем
аппарата Губернатора и Правительства края;
     - начальником  главного  юридического  управления  Губернатора  и
Правительства  края  -  полномочным  представителем Губернатора края в
Законодательной Думе Хабаровского края - об увольнении  по  инициативе
представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания;
     - начальником управления  государственной  службы  Губернатора  и
Правительства края.
     6.4. Проекты приказов по кадровым вопросам согласовываются:
     - начальником управления  государственной  службы  Губернатора  и
Правительства края;
     - начальником  главного  юридического  управления  Губернатора  и
Правительства  края  -  полномочным  представителем Губернатора края в
Законодательной Думе Хабаровского края - об увольнении  по  инициативе
представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания.
     6.5.  После  подписания  распоряжений  и  приказов,   утверждения
начальником    управления   государственной   службы   Губернатора   и
Правительства края указателя рассылки  документы  передаются  в  отдел
кадров и наград для регистрации и выпуска.
     6.6. Регистрация распоряжений и приказов осуществляется раздельно
в пределах календарного года:
     дата  проставляется  в  день  подписания  документа,  оформляется
арабскими  цифрами:  день  и  месяц  - двумя парами цифр, разделенными
точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата проставляется на бланке
на отведенном для нее месте;
     индекс (номер) проставляется на бланке  на  отведенном  для  него
месте.
     К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о  назначении,
об увольнении, аттестации, о доплатах через дефис добавляются строчные
буквы "рк", распоряжений Правительства края - "рпк", приказов - "пк".
     К   порядковому   номеру   распоряжений   Губернатора   края    о
предоставлении  отпусков,  применении  дисциплинарного взыскания через
дефис добавляются строчные  буквы  "ркд",  распоряжений  Правительства
края - "рпд", приказов - "пкд".
     6.7. Копии распоряжений  и  приказов  заверяются  печатью  отдела
кадров и наград и направляются адресатам согласно указателям рассылки,
составленным и подписанным руководителями  структурных  подразделений,
готовящих  проект  распоряжения  или  приказа. Рассылка осуществляется
через отдел делопроизводства и архива.
     6.8. Подлинники распоряжений и приказов хранятся в отделе  кадров
и наград в течение года, после чего в установленном порядке передаются
на хранение в ведомственный архив.
     6.9. Заверенные копии актов  Губернатора  и  Правительства  края,
приказов  заместителя  Председателя  Правительства края - руководителя
аппарата  Губернатора  и  Правительства  края  по  кадровым   вопросам
выдаются  министерствам края, иным органам исполнительной власти края,
структурным подразделениям  аппарата,  предприятиям,  организациям  по
письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края
- руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

                   7. Организация документооборота                    

     7.1. Движение документов в аппарате Губернатора  и  Правительства
края  с  момента  их  создания или получения до завершения исполнения,
помещения  в  дело  и   (или)   отправки   образует   документооборот.
Документооборот в аппарате Губернатора и Правительства края состоит из
трех основных документопотоков:
     документы, поступающие в аппарат Губернатора и Правительства края
(входящие);
     документы, отправляемые из аппарата Губернатора  и  Правительства
края (исходящие);
     внутренние   официальные   документы    (организационно-правовые,
организационно-распорядительные, информационно-справочные).
     7.2. Порядок прохождения документов и  операции,  производимые  с
ними,    регламентируются   настоящей   Инструкцией,   положениями   о
структурных подразделениях аппарата  и  должностными  инструкциями  их
работников.

          8. Прием, первоначальная обработка и распределение          
                     поступающей корреспонденции                      

     8.1. Доставка корреспонденции  в  адрес  аппарата  Губернатора  и
Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской,
факсимильной связи, электронной почты и нарочными.
     8.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация
поступающей  корреспонденции  производятся  в централизованном порядке
отделом делопроизводства и архива.
     8.3.  Все  поступившие  конверты  (бандероли),   за   исключением
конвертов  (бандеролей),  имеющих  отметку  "лично",  вскрываются. При
обнаружении  некомплектности  или  повреждения  конверта   (бандероли)
составляется  акт  в  трех  экземплярах:  первый  экземпляр остается в
отделе делопроизводства и архива, второй - приобщается  к  полученному
документу, третий - направляется отправителю документа.
     Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда  только
по  ним  можно  установить  адрес  отправителя  или  время  отправки и
получения документов.
     Конверты  с  отметкой  "лично"  регистрируются  в  журнале  учета
(проставляется  дата  поступления  и  учетный  номер)  и передаются по
назначению.  Остальные   документы   передаются   на   регистрацию   и
рассмотрение.
     8.4.   В   процессе    первоначальной    обработки    поступающей
корреспонденции  проверяется  комплектность и целостность документов и
приложений к ним, а также  наличие  необходимых  реквизитов.  Проверка
правильности  доставки производится в целях выявления корреспонденции,
доставленной  не  по   назначению.   Ошибочно   присланные   документы
возвращаются отправителю.
     8.5.  Распределение  поступающей  корреспонденции  осуществляется
отделом  делопроизводства  и  архива  в  соответствии с распределением
обязанностей между вице-губернатором края, заместителями  Председателя
Правительства  края,  заместителем  Председателя  Правительства края -
руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
     8.6.    При    рассмотрении    документов    начальник     отдела
делопроизводства  и  архива  выделяет  документы,  требующие  срочного
рассмотрения.
     Срочные документы после  присвоения  им  регистрационного  номера
незамедлительно передаются на рассмотрение.
     Обработка остальной документации и  передача  ее  на  регистрацию
осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день.
     8.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие  регистрации
и не подлежащие регистрации.
     Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих  регистрации
в  отделе  делопроизводства  и  архива,  приведен  в  приложении N 7 к
настоящей Инструкции.
     Документы, не подлежащие  регистрации,  содержащие  сведения  для
руководства,   передаются   сотруднику,   ответственному   за  ведение
делопроизводства в структурном подразделении аппарата, для дальнейшего
их учета.
     Корреспонденция на иностранных языках регистрируется только после
осуществления перевода.

                9. Регистрация поступивших документов                 

     9.1    Регистрация    поступивших     документов     производится
централизованно в отделе делопроизводства и архива. Основным принципом
регистрации  является   однократность:   документы,   поступившие   на
исполнение    в   структурное   подразделение   аппарата   из   отдела
делопроизводства  и  архива,  повторно  в  структурном   подразделении
аппарата  не  регистрируются. Документы, поступившие непосредственно в
структурное подразделение аппарата и не  зарегистрированные  в  отделе
делопроизводства   и   архива,  должны  быть  в  обязательном  порядке
направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.
     На зарегистрированном документе в  нижней  правой  части  лицевой
стороны  первого  листа  основного  документа ставится регистрационный
штамп, в котором указывается  дата  регистрации,  порядковый  номер  в
пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел
аппарата Губернатора и Правительства края.
     Регистрация документов осуществляется в автоматизированном режиме
с  вводом информации о них в систему "Контроль исполнения документов".
При этом создается  электронная  регистрационно-контрольная  форма,  в
которую    заносятся    сведения    о    документе.    К   электронной
регистрационно-контрольной  форме  могут   быть   прикреплены   файлы,
содержащие  текст  документа.  В процессе регистрации формируются базы
данных: информационно-справочная и контрольная с последующей передачей
регистрационно-контрольных   форм   и  текстов  по  локальной  сети  в
министерства края, иные органы исполнительной власти края, структурные
подразделения     аппарата.    Лица,    ответственные    за    ведение
делопроизводства  в  структурных  подразделениях  аппарата,   проводят
сверку  соответствия полученных электронных регистрационно-контрольных
форм и документов, после этого расписываются о получении в реестре.
     9.2.  Регистрации  подлежат  все  документы,   требующие   учета,
исполнения   или   использования   в   справочных  целях.  Регистрация
документов производится в пределах групп в зависимости  от  выделенных
документопотоков,  а  также  автора  и  содержания. Например, отдельно
регистрируются  постановления   и   распоряжения   Губернатора   края,
постановления  и  распоряжения Правительства края, приказы заместителя
Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора  и
Правительства края, служебная переписка, обращения граждан.
     Поступившие    телеграммы,    факсы,    электронные     документы
регистрируются вместе с деловыми письмами.
     Корреспонденция, поступившая в отдел  делопроизводства  и  архива
после 15.00 часов, подлежит регистрации на следующий рабочий день.
     9.3.   Передача   зарегистрированного   документа    из    одного
структурного  подразделения аппарата в другое производится через отдел
делопроизводства и архива.
     9.4. Результат рассмотрения  документа  отражается  в  резолюции.
После   рассмотрения   руководством  документы  возвращаются  в  отдел
делопроизводства и архива для перенесения сведений об  исполнителях  и
сроках       исполнения      из      резолюции      в      электронную
регистрационно-контрольную форму.
     Если  в  резолюции  указано  несколько  исполнителей,   подлинник
документа  с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному
в резолюции первым, либо в отношении которого сделана  соответствующая
отметка, остальным исполнителям направляются копии документа.
     Основной исполнитель и соисполнитель вправе  давать  поручения  в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
     Основному исполнителю предоставляется  право  определять  порядок
исполнения документа.
     Исполнители ответственны за своевременный и  качественный  анализ
информации  и  представление  основному исполнителю в установленные им
сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и
т.д.).
     Основной  исполнитель  несет  персональную   ответственность   за
полноту  и  достоверность  информации,  использованной  при подготовке
документа.
     9.5. При необходимости исполнения  в  сжатые  сроки  резолюции  к
документам  с  отметкой  "Для  служебного  пользования"  ответственный
исполнитель организует работу по оперативному доведению  документа  до
сведения   соисполнителей.   Необходимость   размножения   документов,
содержащих   конфиденциальную   информацию,   количество   их    копий
определяется лицом, организующим исполнение.
     9.6. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые   сроки   исполнения,  в  резолюции  указываются  исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.

               10. Регистрация отправляемых документов                

     Регистрация      отправляемых      документов      осуществляется
централизованно   в   отделе  делопроизводства  и  архива  в  день  их
утверждения или подписания.  Документы,  поступающие  на  регистрацию,
должны   быть   оформлены  в  соответствии  с  требованиями  настоящей
Инструкции, с указанием почтового адреса.  Документы,  составленные  и
оформленные    с   нарушением   установленных   правил,   возвращаются
исполнителю на доработку.
     Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и  отправляются  в
день их подписания или на следующий рабочий день.

                 11. Организация доставки документов                  

     11.1. Доставка обработанной в отделе  делопроизводства  и  архива
корреспонденции  в  структурные  подразделения  аппарата, министерства
края,  иные  органы  исполнительной  власти  края  осуществляется  как
непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и
средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
     11.2.  С  помощью  средств  электрической  связи   осуществляется
передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
     Документы,  отправляемые  по   электронной   почте,   исполняются
аналогично  документам  на бумажных носителях при наличии определенной
специфики в процессе исполнения.
     11.3. Решение о способе доставки документа, а также необходимости
досылки  адресату  подлинника  документа на бумажном носителе в случае
отправки  документа  по  факсимильной  связи  или  электронной   почте
принимает исполнитель.
     11.4. При передаче  и  приеме  текстов  служебных  документов  по
каналам  факсимильной  связи  необходимо  руководствоваться следующими
требованиями:
     объем  передаваемого  документа  (текста,   схемы,   графического
изображения),  выполненного  на  бумаге  формата  А4 черным цветом, не
должен превышать пяти листов;
     документ для передачи по  каналу  факсимильной  связи  сдается  с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного
подразделения аппарата;
     ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на  исполнителя,  подготовившего  документ  к передаче, и руководителя
соответствующего структурного подразделения аппарата;
     запрещается  передавать  текст   документов   с   отметкой   "Для
служебного пользования".
     Контроль за использованием факсимильной техники, установленной  в
структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями.
     11.5.  Помощники  вице-губернатора  края,   первых   заместителей
Председателя    Правительства    края,    заместителей    Председателя
Правительства края, лица, ответственные за ведение делопроизводства  в
министерствах   края,   иных   органах   исполнительной  власти  края,
структурных подразделениях аппарата, получают корреспонденцию в отделе
делопроизводства  и  архива  ежедневно  с  9.00  до 13.00 и с 14.00 до
18.00 часов. Получение срочных документов производится незамедлительно
по мере поступления уведомления по телефону.

                    12. Учет количества документов                    

     12.1. Учет количества документов за определенный  период  времени
(год,   месяц)   производится   по  регистрационным  данным  в  отделе
делопроизводства и архива.
     Полученные результаты обобщаются и представляются  руководству  в
виде   справок   статистического   и   аналитического   характера  для
использования  при   разработке   мероприятий   по   совершенствованию
организации делопроизводства, расчета штатной численности.
     12.2. За единицу  учета  количества  документов  принимается  сам
документ  без  учета  копий, полученных в результате тиражирования или
копирования. Подсчет входящей, исходящей и внутренней  корреспонденции
ведется раздельно.

                13. Работа исполнителей с документами                 

     13.1.    Руководители    структурных    подразделений    аппарата
обеспечивают  оперативное  рассмотрение  документов,  доведение  их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным  исполнением
документов по существу вопроса.
     13.2. Исполнение  документа  предусматривает:  сбор  и  обработку
необходимой   информации,   подготовку   проекта   документа   и  всех
необходимых приложений, его оформление, согласование, представление на
подписание   (утверждение)   руководителям   Правительства   края  или
руководителям  структурных  подразделений   аппарата,   подготовку   к
пересылке адресату.
     Если подготовленный  документ  является  ответом  на  поступивший
документ,   то  документ-ответ  передается  на  регистрацию  вместе  с
письмом-запросом.
     13.3.  При  оперативном   решении   вопросов,   без   составления
дополнительных  документов,  исполнитель делает отметки на документе о
дате и результатах окончательного исполнения.
     Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
     13.4.  Утвержденное   Губернатором   края   поручение   (перечень
поручений)  с присвоенным в главном контрольном управлении Губернатора
края учетным номером регистрируется во входящем документопотоке отдела
делопроизводства и архива.
     Отправка  поручения  (перечня  поручений)  производится   отделом
делопроизводства  и архива при наличии необходимого количества копий и
указателя рассылки, подготовленных  исполнителем.  Указатель  рассылки
обязательно   должен   содержать   ссылку  на  регистрационный  номер,
количество копий посылаемого поручения (перечня поручений)  и  подпись
исполнителя.

           14. Организация поисковой системы по документам            

     14.1. Информация  о  зарегистрированных  документах  поступает  в
автоматизированную  базу  данных  "Контроль исполнения документов" для
использования при принятии управленческих решений.
     14.2.   В   целях   достижения    информационной    совместимости
регистрационных данных при заполнении регистрационно-контрольной формы
в системе электронного документооборота используется следующий  состав
сведений о документах:
     - адресант;
     - адресат;
     - должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
     - вид документа;
     - дата документа;
     - номер документа;
     - дата поступления документа;
     - входящий номер документа;
     - ссылка на исходящий номер и дату документа;
     - наименование текста (заголовок);
     - индекс дела;
     - сведения о переадресации документа;
     - количество листов основного документа;
     - количество приложений;
     - общее количество листов приложений;
     - указания по исполнению (резолюция);
     - отметка о контроле (должность, фамилия и инициалы исполнителя);
     - отметка о конфиденциальности.
     Состав  реквизитов  регистрации  в   зависимости   от   характера
документа  и  задач использования информации может дополняться другими
реквизитами.
     14.3.  В  целях  регистрации  и  учета  документов   в   аппарате
разрабатываются классификаторы (справочники):
     - структурных подразделений;
     - групп корреспондентов;
     - видов документов;
     - видов контроля;
     - видов доставки документов;
     - резолюций (указаний по исполнению);
     - исполнителей.
     14.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации,  не
отнесенной   к   государственной   тайне,   или  служебной  информации
ограниченного распространения.

     15. Организация контроля за исполнением поручений и указаний     
       Президента Российской Федерации, поручений Председателя        
      Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного       
            представителя Президента Российской Федерации             
                в Дальневосточном федеральном округе,                 
                      поручений Губернатора края                      

     15.1. Порядок осуществления контроля за исполнением  поручений  и
указаний   Президента  Российской  Федерации,  поручений  Председателя
Правительства Российской Федерации, иных  документов,  поступающих  из
федеральных  государственных органов, поручений и указаний Губернатора
края регулируется Регламентом Правительства края.
     15.2. Поручения и перечни поручений Губернатора края  оформляются
в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.
     15.3. В проектах поручений (перечней поручений) Губернатора  края
должны  быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных
за  исполнение  данного  поручения,  и  конкретные  сроки  исполнения,
устанавливаемые  с  учетом реальной возможности реализации поручений в
указанные сроки и в полном объеме. В случае если поручение Губернатора
края   дано   руководителям   всех   министерств  края,  иных  органов
исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата,  можно
не  указывать  фамилии  и  инициалы  должностных лиц, ответственных за
исполнение данного поручения.
     Предприятия, организации, их должностные  лица,  а  также  органы
государственной  власти,  не входящие в систему органов исполнительной
власти края, органы местного самоуправления края, их должностные лица,
не  могут  являться ответственными исполнителями поручений Губернатора
края.  Данные  лица  указываются  только  в  качестве   соисполнителей
поручений.
     Проекты поручений (перечней поручений) Губернатора края не должны
содержать   формулировок,   допускающих   неоднозначность   толкования
излагаемых в них заданий.
     15.4. День  поступления  проекта  поручения  (перечня  поручений)
Губернатора   края   в   согласующее  министерство  края,  иной  орган
исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата и  день
согласования   проекта   указываются   в  листе  согласования  проекта
поручения (перечня поручений) Губернатора края.
     Для проектов поручений  (перечней  поручений)  Губернатора  края,
поступивших  на  согласование  после  17.00  часов,  датой поступления
считается дата следующего рабочего дня.
     15.5. Присвоение учетных номеров поручениям (перечням  поручений)
Губернатора осуществляется по единой нумерации в пределах календарного
года.  Номера  состоят  из  индекса  "27ПГ"   и   порядкового   номера
(например: N 27ПГ-69).

         16. Контроль за исполнением документов с резолюциями         
       вице-губернатора края, первых заместителей Председателя        
            Правительства края, заместителей Председателя             
                          Правительства края                          

     16.1.  Контроль   за   исполнением   документов   с   резолюциями
вице-губернатора  края, первых заместителей Председателя Правительства
края,  заместителей  Председателя  Правительства   края   осуществляет
управление   по   организации   работы   с   документами   в  порядке,
установленном Регламентом Правительства края.
     16.2.  Контроль  за  исполнением  документов  включает   в   себя
постановку   документов   на   контроль,  предварительную  проверку  и
мониторинг  их  исполнения  согласно  установленным   срокам,   снятие
документов  с  контроля,  направление  исполненных  документов в дело,
учет, обобщение и анализ хода  и  результатов  исполнения  документов,
информирование    руководителей   министерств   края,   иных   органов
исполнительной  власти  края,  структурных  подразделений  аппарата  о
необходимости  своевременного  и  качественного  исполнения поручений,
содержащихся в документах.
     16.3.  При  постановке  документа  на  контроль  в  правой  части
верхнего поля документа проставляется штамп с надписью "Контроль".
     16.4.   Контроль   за   выполнением    документов    обеспечивают
руководители структурных подразделений аппарата.
     Соисполнители представляют основному  исполнителю  предложения  в
течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за
исключением случаев установления  основным  исполнителем  иных  сроков
представления информации.
     Если последний день  срока  исполнения  документа  приходится  на
нерабочий  день,  то документ подлежит исполнению в предшествующий ему
рабочий день.
     16.5. К служебной записке о продлении срока исполнения  документа
либо  о  снятии  его  с  контроля  исполнитель  в обязательном порядке
прикладывает оригинал документа, в отношении которого дано  поручение.
В  дальнейшем  документ  возвращается  исполнителю для работы либо для
списания в дело.
     Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
     Приостанавливать исполнение  документов,  а  также  отменять  его
имеют   право  только  вышестоящие  органы  или  организация  -  автор
документа.
     16.6. Снятие документа с  контроля  оформляется  отметкой  о  его
исполнении  и  направлении  в  дело,  включающей:  краткие сведения об
исполнении или ссылку на документ (дата и номер), свидетельствующий об
исполнении;  отметку  "в  дело"; номер дела, в котором будет храниться
документ; дату;  подпись  исполнителя  или  руководителя  структурного
подразделения, в котором исполнен документ.
     16.7. Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в
отдел делопроизводства и архива в трехдневный срок.

       17. Организация работы с документами в делопроизводстве        

     Организация  документов  в  делопроизводстве  представляет  собой
совокупность    видов   работ,   обеспечивающих   сохранность,   учет,
систематизацию   документов,   формирование   и   оформление   дел   в
делопроизводстве  и их передачу в ведомственный архив в соответствии с
требованиями,     установленными     государственными     стандартами,
соответствующими  нормативно-методическими  документами уполномоченных
Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной
власти  и  уполномоченного органа исполнительной власти края в области
архивного дела.
     Основными видами  работ,  обеспечивающих  правильную  организацию
документов  в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел,
формирование  и  оформление  дел,  учет  и   обеспечение   сохранности
документов и доступа к ним.

     17.1. Составление номенклатуры дел
     17.1.1.   Номенклатура   дел   -   систематизированный   перечень
заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве аппарата
Губернатора и Правительства края,  с  указанием  сроков  их  хранения,
оформленный в установленном порядке.
     В номенклатуру  дел  включаются  заголовки  дел,  отражающих  все
документируемые  участки  работы  структурных  подразделений  аппарата
Губернатора и Правительства края.
     Электронные  документы  и  базы   данных   также   включаются   в
номенклатуру дел.
     Номенклатура  дел  предназначена  для   группировки   исполненных
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и поиска документов и является основой для составления описей
дел  постоянного  и  временного  (свыше  10 лет) хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
     17.1.2.    При    составлении    номенклатуры     дел     следует
руководствоваться  положениями  о структурных подразделениях аппарата,
штатными  расписаниями,  планами  и  отчетами  о   работе,   перечнями
документов  с  указанием  сроков  их  хранения,  номенклатурами дел за
предшествующие годы.
     17.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края  составляются
номенклатуры  дел структурных подразделений аппарата (приложение N 10)
и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и  Правительства  края
(далее - сводная номенклатура дел).
     Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется
специалистом,     ответственным     за    ведение    делопроизводства,
подписывается  руководителем  структурного   подразделения   аппарата,
согласовывается   с   экспертной   комиссией  аппарата  Губернатора  и
Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации
работы  с  документами  и заведующим сектором контрольно-аналитической
работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее
- сектор контрольно-аналитической работы).
     Вновь созданное  структурное  подразделение  аппарата  обязано  в
месячный   срок  разработать  номенклатуру  дел  и  представить  ее  в
управление по организации работы с документами.
     17.1.4. Сводная  номенклатура  дел  составляется  управлением  по
организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных
подразделений аппарата.
     17.1.5. Сводная номенклатура  дел  оформляется  на  общем  бланке
Правительства  края,  согласовывается с ЭК, подписывается заместителем
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края  -  управляющим
делами   Губернатора   и   Правительства   края,  заведующим  сектором
контрольно-аналитической   работы    и    утверждается    заместителем
Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и
Правительства края.
     Сводная номенклатура дел согласовывается с  экспертно-проверочной
методической  комиссией управления по организации работы с документами
(далее - ЭПМК), управлением по делам  архивов  Правительства  края  не
реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было изменения
функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.
     17.1.6. После утверждения сводной  номенклатуры  дел  структурные
подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов
для использования в работе.
     Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый
утвержденный  экземпляр  сводной  номенклатуры дел является документом
постоянного срока хранения и  хранится  в  отделе  делопроизводства  и
архива.   Второй   -   находится  в  ведомственном  архиве.  Третий  -
направляется   в   краевое   государственное    казенное    учреждение
"Государственный  архив  Хабаровского  края"  (далее - государственный
архив края). Четвертый - в виде выписок  из  соответствующих  разделов
тиражируется для структурных подразделений аппарата.
     17.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается   и   вводится   в   действие   с  01  января  следующего
календарного года.
     17.1.8. Сводная номенклатура дел составляется  и  согласовывается
заново  в  случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора и
Правительства края.
     17.1.9. Названиями разделов  сводной  номенклатуры  дел  являются
названия  структурных  подразделений  аппарата. В сводной номенклатуре
дел разделы располагаются в  соответствии  с  утвержденной  структурой
аппарата Губернатора и Правительства края.
     17.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,  отражающих
все    документируемые   участки   работы   аппарата   Губернатора   и
Правительства края.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     17.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
     1) в графе 1 проставляются индексы каждого  дела,  включенного  в
номенклатуру   дел.   Индексы   дел  обозначаются  арабскими  цифрами.
Например: 12.05,  где  12  -  обозначение  структурного  подразделения
аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных  дел  в пределах разных структурных подразделений аппарата;
для переходящих дел индекс сохраняется;
     2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
     Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать  основное
содержание и состав документов дела.
     Не  допускается  употребление  в  заголовке   дела   неконкретных
формулировок  ("разные  материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов,  располагаемых  в  следующей
последовательности:  наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы,  приказы  и  т.д.);  название
структурного  подразделения  аппарата;  название  организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат  или
корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название
местности (территории), с которой связано содержание документов  дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но  не
связанных   последовательностью   исполнения,  в  качестве  вида  дела
употребляется термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются  основные  разновидности  документов,  которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

             Документы о проведении тематических выставок             
      (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов и др.)       

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем  и  по
какому вопросу она ведется.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами,  последние  не  указываются,  а указывается их общее
видовое название, например:

             Переписка с органами местного самоуправления             
            по вопросам подготовки и переподготовки кадров            

     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например:

            Переписка об организации семинаров и совещаний            
       по вопросам документирования управленческой деятельности       

     В  заголовке  дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним, например:

      Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации       
                            по вопросам...                            

     При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц,  в  заголовке  дела
не  указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название, например:

        Переписка с главами городских округов и муниципальных         
         районов края по вопросам социальной защиты населения         

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию,
указывается  период  (квартал,  год), на (за) который составлены планы
(отчеты), например:

           Годовые отчеты отдела делопроизводства и архива            

     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры    дел   определяется   степенью   важности   документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются  заголовки
дел,    содержащих    организационно-распорядительную    документацию,
например:
     - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;
     - постановления и распоряжения  Губернатора  края,  Правительства
края;
     - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов,  совещаний  при
руководителях и документы к ним;
     - планы;
     - отчеты;
     - справочные документы, переписка;
     - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
     Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе   формирования   и
оформления дел;
     3) графа 3 заполняется по  окончании  календарного  года.  В  ней
указывается количество дел (томов, частей);
     4) в графе 4 указываются срок хранения  дела,  номера  статей  по
Перечню  типовых  управленческих  архивных  документов, образующихся в
процессе  деятельности  государственных  органов,   органов   местного
самоуправления   и   организаций,   с   указанием   сроков   хранения,
утвержденному Приказом Министерства культуры Российской  Федерации  от
25 августа 2010 г. N 558, вступившему в силу 30 сентября 2011 г.;
     5)  в  графе  5   указываются   названия   перечней   документов,
использованных  при  определении  сроков  хранения  дел, проставляются
отметки о заведении дел, переходящих делах  (например,  переходящее  с
2008  года),  выделении  дел  к  уничтожению,  лицах, ответственных за
формирование дел, передаче дел в другую организацию для продолжения  и
др.
     17.1.12. Если в течение года в структурном подразделении аппарата
возникают  новые  документируемые  участки  работы,  непредусмотренные
дела,  они  дополнительно  вносятся  в  номенклатуру  дел.  Для  вновь
формируемых  дел  в  каждом разделе номенклатуры оставляются резервные
номера.
     17.1.13.  По  окончании  делопроизводственного   года   в   конце
номенклатуры   дел   структурного  подразделения  аппарата  изменяется
итоговая запись о  количестве  сформированных  дел  (томов),  отдельно
постоянного   и  временного  хранения,  с  проставлением  наименования
должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи.
Сведения,    содержащиеся   в   итоговой   записи   номенклатуры   дел
структурного   подразделения   аппарата,   в   обязательном    порядке
представляются  в  управление  по  организации  работы  с  документами
(приложение N 10).

     17.2. Формирование и оформление дел
     17.2.1. Формирование дел - группировка исполненных  документов  в
дела  в  соответствии  с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
     17.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
     помещать в дело только исполненные  документы  в  соответствии  с
заголовками дел по номенклатуре дел;
     группировать  в  дело  документы  одного  календарного  года,  за
исключением переходящих дел;
     раздельно группировать в дела документы постоянного  и  временных
сроков хранения;
     в дело  не  должны  помещаться  документы,  подлежащие  возврату,
лишние экземпляры, черновики;
     объем дела не должен превышать 250 листов.  При  наличии  в  деле
нескольких  томов  (частей)  индекс  и заголовок дела проставляются на
каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
     17.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так,  чтобы
они   по   своему  содержанию  последовательно  освещали  определенные
вопросы.   При   этом   документы   внутри   дела   располагаются    в
хронологической,   вопросно-логической   последовательности   или   их
сочетании.
     Документы  группируются  в  дела  по   видам   и   хронологии   с
относящимися  к  ним  приложениями  (входящие  - по датам поступления,
исходящие  -  по  датам  отправления  или  по  алфавиту  авторов   или
корреспондентов).
     Положения, инструкции, утвержденные  правовыми  актами,  являются
приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
     Приказы  по  основной  деятельности  группируются   отдельно   от
приказов по личному составу.
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.  Документы  к  протоколам,  сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы,  лимиты,  титульные  списки  и
другие документы группируются отдельно от их проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Ведение   личных   дел   государственных   гражданских   служащих
осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г.
N 79 "О государственной гражданской службе Российской Федерации".
     Переписка группируется, как правило, за период календарного  года
и     систематизируется    в    хронологической    последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
     17.2.4. Оформление дела (подготовка к передаче дела на хранение в
ведомственный    архив)    производится    сотрудниками    структурных
подразделений аппарата, ответственными  за  ведение  делопроизводства,
при  методической  помощи специалиста сектора контрольно-аналитической
работы. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года.
     17.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное  или
частичное   оформление   дел.   Полному   оформлению   подлежат   дела
постоянного, временного (свыше 10 лет)  хранения  и  дела  по  личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов
обложки  дела  по  установленной  форме;  нумерацию  листов  в   деле;
составление  листа-заверителя  дела  (приложение  N 11); составление в
необходимых случаях внутренней описи  документов  дела  (приложение  N
12);  подшивку  и  переплет  дела;  внесение  необходимых  уточнений в
реквизиты обложки дела.
     17.2.6.  Обложки  дел  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения  и  дел по личному составу оформляются по установленной форме
(приложение N 13). На обложке дела указываются реквизиты: наименование
организации-фондообразователя;        наименование        структурного
подразделения  аппарата;  индекс  дела;  заголовок  дела;  дата  дела;
количество листов в деле; срок хранения дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом:
     наименование    организации-фондообразователя    -    указывается
полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края";
     наименование структурного подразделения аппарата  -  записывается
полностью  название структурного подразделения аппарата в соответствии
с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор);
     индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по  сводной
номенклатуре дел;
     заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел;
     дата дела - датой дела являются  крайние  даты  документов  дела,
т.е.  даты  самого  раннего и самого позднего документов, включенных в
дело. При этом число и год обозначаются  арабскими  цифрами,  название
месяца пишется словом.
     Реквизит "срок хранения дела"  переносится  на  обложку  дела  из
сводной номенклатуры дел.
     На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного   (свыше   10   лет)   хранения   вносятся  уточнения;  при
несоответствии  заголовка  дела   на   обложке   содержанию   подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения.
     В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются
расшивке  и  переформированию  при  обнаружении  нарушений  порядка их
формирования и оформления.
     17.2.7.  Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  на  четыре
прокола  в  твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов.  При  подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
     Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат
частичному   оформлению:   допускается   не  проводить  систематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи  не
составлять, хранить в скоросшивателях.

     17.3. Организация оперативного хранения документов
     17.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10  лет)
хранения  хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем
передаются в ведомственный архив.
     Руководители структурных  подразделений  аппарата  и  сотрудники,
ответственные   за   ведение  делопроизводства,  обязаны  обеспечивать
сохранность документов и дел.
     17.3.2. Правоохранительными  органами  из  ведомственного  архива
могут   быть  изъяты  документы  в  соответствии  с  законодательством
Российской Федерации. На место изъятого документа в дело  вкладывается
снятая  с  него  копия  и  справка  о  выдаче документа либо в учетных
архивных документах делается отметка об изъятии документа,  содержащая
реквизиты  (дата,  номер,  вид)  документа,  явившегося основанием для
изъятия, а также расписку получателя документа.
     Изъятие документов из ведомственного архива производится только с
письменного  разрешения  заместителя Председателя Правительства края -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

     17.4. Организация работы с документами по личному составу
     Документы  по  личному  составу  выделяются  в   особую   группу,
систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
     Распоряжения  (приказы)  по  личному  составу  75-летнего   срока
хранения  формируются  отдельно  от  распоряжений (приказов) 5-летнего
срока хранения.
     К регистрационно-учетным документам по личному составу  относятся
журналы  регистрации:  распоряжений  (приказов)  о  приеме,  переводе,
увольнении, о предоставлении отпусков; личных дел и др.
     Документы по  личному  составу  со  сроком  хранения  до  10  лет
включительно  хранятся в управлении государственной службы Губернатора
и Правительства края.
     После истечения двухлетнего срока их хранения и  использования  в
управлении  государственной  службы  Губернатора  и Правительства края
документы  по  личному  составу  со  сроком  хранения  свыше  10   лет
передаются  на  хранение в краевое государственное казенное учреждение
"Архив документов по личному составу  органов  государственной  власти
Хабаровского  края"  (далее  -  архив документов по личному составу) в
обработанном виде.
     Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10  лет  в  управлении
государственной   службы   Губернатора  и  Правительства  края,  затем
передаются на  хранение  в  архив  документов  по  личному  составу  в
обработанном виде.
     Личные   дела   уволенных   сотрудников   вносятся    управлением
государственной  службы  Губернатора  и Правительства края в отдельную
опись по году увольнения лица, на которое сформировано личное дело,  и
систематизируются по алфавиту.
     Опись личных дел составляется за определенный  временной  период:
начальная  дата,  указанная  в заголовке описи, - наиболее ранняя дата
заведения личного  дела,  конечная  -  самая  поздняя  дата  окончания
личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим
порядковым номером.
     Дела   по   личному   составу   внутри   описи,   как    правило,
систематизируются  по  хронологическому  признаку.  В пределах каждого
года дела по личному составу систематизируются по степени  важности  -
распоряжения  (приказы)  по  личному  составу,  лицевые счета, списки,
журналы   регистрации   документов   по   личному   составу,    другие
регистрационно-учетные документы.
     Лицевые счета работников  аппарата  Губернатора  и  Правительства
края,  министерств  края,  иных  органов  исполнительной  власти края,
ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета и
финансового  контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух
лет  хранятся  в  вышеназванном  управлении.  По  истечении  двух  лет
лицевые счета включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному
составу (распоряжения, приказы, лицевые счета, журналы  регистрации  и
др.) с последующей передачей дел в архив документов по личному составу
в обработанном виде.
     Главное управление бухгалтерского учета  и  финансового  контроля
Губернатора  и  Правительства края и управление государственной службы
Губернатора и Правительства  края  составляют  описи  дел  по  личному
составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой
раздел  сводной  описи  дел  по  личному  составу   представляются   в