Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04.05.2012 № 212-р

    Многословие,   или   "лишние  слова",  ослабляют  действенность  
документа,  делают его менее доступным для читателя. "Лишнее слово" 
- слово, употребление которого не находит оправдания и без которого 
текст  ничего  не  теряет ни в смысле, ни в оттенке смысла. Лишними 
являются  слова "работа", "деятельность", "мероприятия" в сочетании 
с  предлогом  по: работа по внедрению (вместо внедрение), работа по 
выполнению  (вместо выполнение), деятельность по реализации (вместо 
реализация),    мероприятия    по    закупке    (вместо   закупка).   
    Стандартные   обороты   речи  типа  "в  связи  с  распоряжением  
Правительства";  "в порядке оказания материальной помощи"; "в связи 
с  тяжелым  положением, сложившимся..." постоянно воспроизводятся в 
служебных  документах,  приобретают  устойчивый характер и по своей 
роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют 
ту  же  функцию,  что  и  устойчивые  сочетания  типа  "принять  во  
внимание",  "довести  до  сведения".  Но  если  нормы  нарушаются в 
результате   незнания  особенностей  употребления  того  или  иного  
фразеологизма,   возникает   ошибка,  например:  глагол  "допускать  
(допустить)"   в   значении  сделать  что-либо,  совершить  принято  
сочетать  со  словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми 
другими   именами   существительными,  характеризующими  какие-либо  
отрицательные  явления,  но  не  называющими  конкретного поступка: 
допустить грубость, чванство. Неправильны сочетания типа "допускать 
дефекты   (брак,  поломки,  хищения)",  в  которых  существительные  
указывают     на     результат    ошибок,    просчетов    и    т.д.    
    В  целях сжатия текста используются общепринятые законодательно 
установленные  сокращения:  СНГ, зам., спецназ и др.; графические - 
г-н, ж.-д., кв. м и др.
    Графические  сокращения во множественном числе, как правило, не 
удваиваются,  исключение  составляют:  гг.  -  годы, пп. - пункты и 
некоторые другие.
    Сокращенные  написания  должны быть понятны читателю. Например, 
сокращения  бук., бух. известны только специалистам (бук. - буксир, 
бух.  -  бухта).  Однако  документ,  в  котором употреблено слово в 
сокращенном  виде,  может быть предназначен для широкого круга лиц. 
Такое   сокращение   должно   быть   заменено   полным  написанием.  
    Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными 
написаниями      "снижает"      официальный      тон     документа.     
    Написание  сокращений  должно  быть унифицировано. Недопустимо, 
например,  в  одном  тексте  сокращать  слово  район  и  р., и р-н. 
    Нельзя  сокращать  обозначения  единиц физических величин, если 
они  употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических 
величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих 
в формулы.
    Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до 
первого,   второго,   третьего   и   т.д.   десятичного  знака  для  
типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно 
быть одинаковым.
    Недопустимо  использовать  в  тексте математический знак минуса 
перед   отрицательными   значениями  величин.  Знак  минус  следует  
заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента 
без цифр.
    В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, 
географических  названий,  терминов,  должностей, учреждений и т.д. 
Так,  если  однажды  фамилия написана с двумя инициалами, например, 
Иванов   В.С.,   она   и  в  дальнейшем  должна  писаться  так  же.  
    2.7.12. Оформление приложений к документу
    Приложения   к  документу  должны  иметь  все  необходимые  для  
документа    реквизиты    (название,    заголовок,   подписи   лиц,   
ответственных  за  их  содержание,  дату,  отметку о согласовании и 
т.п.).
    Реквизит "Отметка о наличии приложения к документу" размещается 
непосредственно  под  текстом  документа  и  печатается  от границы 
левого поля с межстрочным интервалом "точно".
    Отметку  о  наличии  приложения, названного в тексте, оформляют 
следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

    Если  документ  имеет  приложение,  не  названное  в тексте, то 
указывают  его  наименование, число листов и число экземпляров; при 
наличии    нескольких    приложений    их    нумеруют,    например:    

Приложения: 1. Справка о......... на 3 л. в 2 экз.
            2. Проект............ на 8 л. в 3 экз.

    Если  приложения  сброшюрованы, количество листов не указывают, 
например:

Приложение: программа в 3 экз.

    Если  к  документу  прилагают  другой  документ,  также имеющий 
приложение,   отметку  о  наличии  приложения  оформляют  следующим  
образом:

Приложение: письмо  ОАО  "Квант"  от  05.06.2011  N 02-4/156 и приложение к
            нему, всего на 3 л.

    Если  приложение  направляют  не  во  все указанные в документе 
адреса,  то  отметку  о  его  наличии  оформляют следующим образом: 

Приложение: на 8 л. в 3 экз. только в первый адрес.

    2.7.13. Подпись
    Подпись  является  обязательным  реквизитом документа. В состав 
подписи  входит наименование должности лица, подписавшего документ, 
личная    подпись,   расшифровка   подписи   (инициалы,   фамилия).   
    При  оформлении  документа  на  должностном  бланке должность в 
подписи не указывают.
    При  подписании  документа  несколькими  должностными лицами их 
подписи   располагают   одну   под   другой  в  последовательности,  
соответствующей занимаемой должности.
    При   подписании   документа  несколькими  лицами,  равными  по  
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на 
одном уровне.
    В  документах,  составленных  комиссией, указывают не должности 
лиц,  подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в 
соответствии   с   распределением  обязанностей  или  по  алфавиту,  
например:

Председатель комиссии              личная подпись              И.О. Фамилия
Члены комиссии:                    личная подпись              И.О. Фамилия
                                   личная подпись              И.О. Фамилия
                                   личная подпись              И.О. Фамилия

    Документы  коллегиального  органа  подписываются  председателем  
(или  председательствующим на заседании) этого органа и секретарем. 
    При  отсутствии  должностного лица, фамилия которого напечатана 
на   проекте   документа,   он   может  быть  подписан  исполняющим  
обязанности  руководителя  или  его  заместителем,  на  которого  в  
установленном   порядке   возложено   руководство   соответствующей   
отраслевой  службой,  при  этом должна быть указана его фактическая 
должность   и   фамилия  (исправления  можно  внести  от  руки  или  
машинописным   способом,  например:  и.о.,  зам.).  Не  допускается  
подписывать  документы  с  предлогом  "за"  или проставлением косой 
черты перед наименованием должности.
    Использование    факсимильной    подписи    Губернатора    края    
определяется  Положением  о  порядке изготовления, учета, хранения, 
использования  и  уничтожения  гербовых  и простых печатей, штампов 
Правительства  края, структурных подразделений аппарата Губернатора 
и   Правительства   края,  утвержденным  распоряжением  Губернатора  
Хабаровского  края  от  26  февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении 
изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых 
и   простых   печатей,   штампов  Правительства  края,  структурных  
подразделений    аппарата   Губернатора   и   Правительства   края,   
министерств  края  и  иных  органов  исполнительной  власти  края".  
    Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется 
посредством  электронной  подписи  (далее  также  -  ЭП)  или иными 
способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. 
Для удостоверения подлинности электронного документа посредством ЭП 
применяют  процедуры  выработки  и  проверки  ЭП  в  соответствии с 
Федеральным       законом       "Об      электронной      подписи".      
    Документы,  направляемые  первым  должностным лицам федеральных 
органов  государственной  власти,  подписываются  Губернатором края 
или,    по   его   поручению,   вице-губернатором   края,   первыми   
заместителями  Председателя  Правительства  края.  При  направлении  
руководителям   федеральных  государственных  органов  докладов  об  
исполнении  документов, находящихся на особом контроле, допускается 
их   подписание   вице-губернатором   края,  первыми  заместителями  
Председателя   Правительства   края,   заместителями   Председателя   
Правительства края.
    Документы,    направляемые    другим   органам,   организациям,   
ведомствам  или  частным  лицам,  подписываются  Губернатором края, 
вице-губернатором  края,  заместителями  Председателя Правительства 
края   или  руководителями  структурных  подразделений  аппарата  в  
соответствии с их компетенцией.
    Служебные документы подписывают:
    на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;
    на  бланке письма вице-губернатора края - вице-губернатор края; 
    на  бланке письма Правительства края с продольным расположением 
реквизитов   -   заместители   Председателя   Правительства   края;   
    на  бланке  письма  Правительства  края с угловым расположением 
реквизитов  -  советники Губернатора края, руководители структурных 
подразделений аппарата.
    Реквизит  "Подпись" отделяется от последней строки текста 2 - 4 
одинарными межстрочными интервалами.
    Наименование  должности  в  реквизите  "Подпись"  печатается от 
левой  границы  текстового поля через межстрочный интервал "точно". 
    Расшифровка  подписи  в  реквизите  "подпись"  располагается на 
уровне  последней  строки  наименования  должности с пробелом между 
инициалами  и  фамилией.  Последняя  буква  в  расшифровке  подписи  
ограничивается правым полем.
    2.7.14.  Целью  согласования  документов  является повышение их 
качества    путем    компетентной    оценки   их   своевременности,   
обоснованности,  содержания,  соответствия  правовым  актам и ранее 
принятым  решениям,  редакции,  оформления  и т.д. соответствующими 
должностными  лицами  и  учета  при  необходимости их рекомендаций. 
    Согласование  документа  оформляется  визой  на  документе  или  
грифом согласования.
    Гриф  согласования  состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), 
наименования должности лица, с которым согласован документ (включая 
наименование  органа  (организации),  личной  подписи,  расшифровки  
подписи   (инициалы,   фамилия),   даты   согласования,   например:   

СОГЛАСОВАНО
Министр культуры
Хабаровского края
личная подпись         И.О. Фамилия
дата

    Если  согласование  оформляется письмом, протоколом и др., гриф 
согласования     оформляет     исполнитель    следующим    образом:    

СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
природных ресурсов и экологии
Российской Федерации
от 12.06.2011 N 17-03/1442

    Гриф   согласования  может  располагаться  на  отдельном  листе  
согласования.
    Согласование    документа   внутри   аппарата   Губернатора   и   
Правительства края с заинтересованными структурными подразделениями 
аппарата  и  должностными  лицами  оформляется  визой согласования. 
    Виза  располагается  ниже реквизита "подпись" и включает в себя 
должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи 
(инициалы, фамилия) и дату. Например:

Начальник главного контрольного
управления Губернатора края
                                      личная подпись           И.О. Фамилия
дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник главного контрольного
управления Губернатора края
                                      личная подпись           И.О. Фамилия
дата

    Замечания   излагаются  на  отдельном  листе,  подписываются  и  
прилагаются к документу.
    Допускается  полистное  визирование  документов, приложений для 
защиты          от         возможной         замены         листов.         
    Если   в  процессе  визирования  в  проект  документа  вносятся  
существенные   изменения,  он  подлежит  перепечатке  и  повторному  
визированию.   Повторного   визирования   не  требуется,  если  при  
доработке  в  проект  документа  внесены уточнения, не меняющие его 
сути.
    Согласование   документа   в   зависимости  от  его  содержания  
осуществляется в следующей последовательности:
    с должностными лицами Правительства края;
    с  руководителями  подчиненных  организаций,  интересы  которых  
затрагиваются в документе;
    при  необходимости  с органами, осуществляющими государственный 
надведомственный   контроль   (надзор)   в   определенной   области   
(экологический,  пожарный  и  т.п.), с общественными организациями; 
    с  вышестоящими  органами  - в случаях, когда законодательством 
предусматривается  возможность  совершения  управленческих действий 
только с согласия этих органов.
    2.7.15.   Печать  ставится  на  документах,  требующих  особого  
удостоверения      их      подлинности      (юридической     силы).     
    Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного 
герба   и  официальное  наименование  органа,  имеющего  печать,  и  
простые,  воспроизводящие  лишь  наименование  органа, структурного 
подразделения.
    Гербовой   печатью   заверяются   подписи  должностных  лиц  на  
документах,  если  тексты  напечатаны  не  на  бланках  или требуют 
особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства 
о  награждении  орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на 
документах,  удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных 
средств  и  материальных  ценностей;  подтверждающих  права лиц: на 
уставах,  положениях,  доверенностях,  договорах,  удостоверениях и 
других  документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено 
соответствующими нормативными актами.
    Простые   печати   могут   иметь   различную   форму:  круглую,  
квадратную,   треугольную.   Простую   печать   ставят   на  копиях  
документов,  размноженных  экземплярах  распорядительных документов 
при    их    рассылке,    справках    о   месте   работы   и   т.д.   
    Если  документ  (его копия) заверяется печатью, то она ставится 
перед  подписью  таким  образом,  чтобы легко прочитывался текст на 
оттиске  и  вся  информация составных частей подписи. Оттиск печати 
должен   захватывать   часть   слов  наименования  должности  лица,  
подписавшего документ.
    Порядок  изготовления,  хранения,  использования  и уничтожения 
гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных 
подразделений    аппарата,    министерств    края,   иных   органов   
исполнительной власти края, перечни документов, заверяемых гербовой 
и    простой   печатями,   определены   распоряжением   Губернатора   
Хабаровского    края    от    26    февраля   2006   г.   N   94-р.   
    2.7.16. Отметка о заверении копии
    2.7.16.1. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий 
информацию   подлинного  документа  и  все  его  внешние  признаки.  
    На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится 
слово "Копия".
    Отметка  о  заверении  соответствия  копии  документа  (включая  
ксерокопию)  подлиннику  проставляется  ниже реквизита "подпись" от 
границы  левого  поля  и  содержит  заверительную  надпись "Верно", 
указание  на  то,  где  находится  подлинный документ, наименование 
должности  лица,  заверившего  копию,  личную  подпись, расшифровку 
подписи   (инициалы,   фамилия)   и   дату   заверения,   например:   

Верно

Оригинал  находится  в  управлении  по  организации  работы  с  документами
Губернатора и Правительства края

Начальник отдела подготовки и
выпуска документов Губернатора и
Правительства края управления по
организации работы с документами
Губернатора и Правительства края      личная подпись           И.О. Фамилия
дата

    Копии   документов   объемом  более  одного  листа  прошиваются  
нитками,  концы  которых  выводятся на оборотной стороне последнего 
листа.  Листы  нумеруются  в  правом верхнем углу. Место прошивания 
заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 
2,5 см) с надписью:

"Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___________  (__________) листов
                                            (цифрами)    (прописью)

Начальник управления по организации
работы с документами Губернатора
и Правительства края                  личная подпись         И.О. Фамилия".

    Отметка   о  заверении  копии  удостоверяется  оттиском  печати  
соответствующего структурного подразделения аппарата.
    2.7.16.2.   Заверенные   копии   документов,   образованных   в   
деятельности     Правительства     края,    выдаются    структурным    
подразделениям   аппарата,   министерствам   края,   иным   органам   
исполнительной   власти   края,   предприятиям,   организациям   по   
письменному  запросу  на имя заместителя Председателя Правительства 
края  -  руководителя  аппарата Губернатора и Правительства края, в 
котором  указываются  вид  документа, дата и регистрационный номер, 
наименование,   цель  использования  копии  документа,  необходимое  
количество  копий,  фамилия,  инициалы  исполнителя,  его  телефон.  
    Оформление  и  выдача  заверенных копий актов Губернатора края, 
Правительства  края,  хранящихся  в  отделе  подготовки  и  выпуска  
документов  Губернатора  и Правительства края, производится отделом 
подготовки  и  выпуска документов Губернатора и Правительства края. 
    Оформление  и  выдача  заверенных  архивных  копий производится 
отделом делопроизводства и архива.
    При   оформлении   архивных   копий  допускается  использование  
специально  изготовленных  и  согласованных  с управлением по делам 
архивов Правительства края штампов. Штамп "Архивная копия" ставится 
на   первом   листе   копии   документа  на  верхнем  поле  справа.  
Заверительный штамп с архивным шифром документа (фонд, опись, дело, 
лист),  наименованием должности лица, заверившего копию, его личной 
подписью,  расшифровкой  подписи,  датой  заверения  ставится  ниже  
реквизита   "подпись"   на   документе   от  границы  левого  поля.  
    2.7.16.3.   Заверенные  копии  документов  по  личному  составу  
выдаются  по  письменному  запросу  на имя заместителя Председателя 
Правительства   края   -   руководителя   аппарата   Губернатора  и  
Правительства края.
    Оформление  и  выдача  заверенных  копий  документов по личному 
составу   осуществляется   отделом   кадров   и  наград  управления  
государственной  службы  Губернатора  и Правительства края (далее - 
отдел кадров и наград).
    2.7.17.  Отметка об исполнителе документа проставляется в левом 
нижнем  углу  последнего листа документа, оформляется шрифтом Times 
New  Roman  (размер  N  12), включает в себя фамилию, имя, отчество 
(полностью)  исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - 
адрес   электронной   почты;   в   письмах   иногородним  адресатам  
указывается     код     города    автора    документа,    например:    

Максимова Нина Сергеевна
(4212) 30 88 14, [email protected]

    2.7.18.  Отметка  об  исполнении  документа и направлении его в 
дело содержит:
    краткую  справку  об исполнении со ссылкой на свидетельствующий 
об этом документ (если он есть);
    слова  "В  дело"  и  индекс  дела,  в  котором  будет храниться 
документ  (эта  отметка  свидетельствует  о  том,  что  работа  над  
документом    завершена),    подпись    руководителя   структурного   
подразделения  аппарата или исполнителя, дату направления документа 
в дело.
    2.7.19.  Отметка  о  поступлении документа в Правительство края 
содержит:
    наименование "Правительство края";
    дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты);
    регистрационный номер документа.
    2.7.19.1.  Отметка о поступлении документа на бумажном носителе 
проставляется в виде штампа или от руки в правой части нижнего поля 
первого     листа     документа     или     на     его     обороте.     
    2.7.19.2.  При  поступлении  электронного  документа  после его 
распечатывания  на  первой  странице  в  правой  части нижнего поля 
проставляется   отметка  о  поступлении.  В  случае  если  документ  
подписан  ЭП,  в  левой  части  нижнего  поля  проставляется  штамп  
"Подписан ЭП".
    Идентификатор   электронной   копии  документа  (имя  файла  на  
машинном  носителе,  дата,  другие  поисковые  данные)  может  быть  
проставлен   в   колонтитуле  на  первой  и  последующих  страницах  
документа  в  левой  части  нижнего  поля  шрифтом  Times New Roman 
размером N 8.
    2.7.20.  Документы, принимаемые Правительством края совместно с 
другими   органами  (организациями)  (постановления,  распоряжения,  
приказы,  инструкции, положения, письма), оформляются не на бланке. 
    При   оформлении   совместных   документов  указываются  полные  
наименования  органов  (организаций),  участвовавших  в  подписании  
документа.  Первым  указывается  наименование органа (организации), 
являющейся  инициатором  создания  документа. Подписи руководителей 
оформляются на одном уровне.
    Подписывается  столько  экземпляров  документа, сколько органов 
(организаций)   участвовало  в  его  создании.  Каждый  подписанный  
экземпляр   является   подлинником   и  хранится  в  делах  органов  
(организаций)  участников. Экземпляр совместного документа с визами 
согласования  хранится  в  делах  органа  (организации)  инициатора  
создания документа.
    Регистрационный   номер   документа,   составленного  совместно  
несколькими  органами  (организациями),  состоит из регистрационных 
номеров   документа   каждого   из   этих   органов  (организаций),  
проставляемых  через  косую  черту  в  порядке  указания  авторов в 
документе.
    Датой  совместного  документа  является  дата  наиболее поздней 
подписи.
    2.8. Оформление некоторых видов документов
    2.8.1. Оформление писем
    По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть 
инструктивные,      гарантийные,     информационные,     рекламные,     
коммерческие,   письма-запросы,   письма-ответы,  письма-извещения,  
письма-приглашения  и  др. При заключении контрактов с иностранными 
партнерами используются кредитные письма.
    Служебные    письма   структурными   подразделениями   аппарата   
готовятся как:
    ответы о выполнении поручений и указаний Губернатора края;
    исполнение  поручений  Губернатора  края,  данных по обращениям 
граждан   по   вопросам,   относящимся  к  компетенции  структурных  
подразделений аппарата;
    сопроводительные письма к проектам законодательных актов края;
    ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
    инициативные письма.
    Сроки  подготовки  ответных  писем  устанавливаются  резолюцией  
руководителя  с  учетом  сроков  исполнения  поручений  и  запросов  
организаций, предприятий или частных лиц.
    Тексты  ответных  писем  должны точно соответствовать заданиям, 
зафиксированным в резолюции руководителя.
    Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями 
структурных подразделений аппарата.
    Служебные  письма  печатаются  на бланках письма формата А4 или 
А5.
    Изготовление   бланков   письма   с   изображением  герба  края  
средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
    При  оформлении  письма  на  двух  и  более  страницах вторая и 
последующие  страницы  нумеруются  по  центру  верхнего  поля листа 
арабскими цифрами.
    Датой письма является дата его подписания.
    Право  подписи  служебных  писем  устанавливается положениями о 
структурных  подразделениях  аппарата  и  должностными инструкциями 
сотрудников.
    Письмо   целесообразно   готовить   по   одному  вопросу.  Если  
необходимо   обратиться   в  орган  (организацию)  одновременно  по  
нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные 
письма по каждому из них.
    Письмо   может   касаться   нескольких   вопросов,   если   они   
взаимосвязаны   и   будут   рассматриваться   в  одном  структурном  
подразделении адресата.
    В  деловой  переписке принята форма изложения текста от первого 
лица    множественного   числа   (просим,   сообщаем,   направляем,   
напоминаем,  высылаем  и  т.д.)  или от третьего лица единственного 
числа  (Министерство...  рассмотрело..., Управление... считает...), 
так  как  должностное  лицо, подписавшее письмо, выступает от имени 
организации.
    Изложение  текста  письма  от  первого лица единственного числа 
(прошу,  предлагаю,  направляю  и  т.д.)  возможно  в двух случаях: 
письмо   оформляется   на   должностном   бланке;  письмо  содержит  
персональное обращение к адресату.
    Письма могут быть простыми и сложными.
    Простые  письма  составляются  в  случаях,  когда  не требуется 
изложения  сложных  в  административном  или юридическом отношениях 
ситуаций.  Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. 
    Письмо,  состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, 
напоминание  без  преамбулы,  сообщение  без обоснования, выражение 
благодарности или сочувствия и др.
    Письмо,  состоящее из двух частей, включает: обоснование письма 
-  изложение  причин  написания  письма; мотивировку и заключение - 
просьбу  или  отказ,  напоминание, предложение, согласие, выражение 
гарантии и т.п.
    Текст   простого  письма  не  должен  превышать  одной  -  двух  
машинописных страниц.
    Сложные  письма  составляются по вопросам, требующим подробного 
изложения  ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки 
выводов, мнений, предложений, просьб.
    Сложные  письма  могут  содержать до пяти страниц текста. Текст 
сложного  письма  состоит из следующих основных частей: вступление, 
содержание, заключение.
    Во  вступлении  формулируется  тема письма, объясняющая причины 
его написания. Вступление может содержать:
    ссылку       на       документ      (нормативный      правовой,      
организационно-правовой,        распорядительный,       договорный,       
информационный  или  справочно-аналитический) и (или) его отдельные 
пункты,  послужившие юридическим основанием или поводом для письма; 
    констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
    Содержание  письма составляет: детальное описание факта события 
или  сложившейся  ситуации;  их анализ и приводимые доказательства. 
    Заключение   представляет  собой  выводы  в  виде  предложений,  
мнений,   требований,   просьб,  отказов,  напоминаний.  Заключение  
начинается  словами:  просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, 
направляем,   представляем   (сопроводительное   письмо),  сообщаем  
(информационное письмо).
    Отметка  о  наличии  приложений  оформляется  в  соответствии с 
требованиями  подпункта  2.7.12  пункта  2.7  настоящей Инструкции. 
    2.8.2. Особенности оформления документов, отправляемых за рубеж 
    Документы,  направляемые  адресатам,  находящимся  за  рубежом,  
оформляются     на    официальных    или    специальных    бланках.    
    Текст  документа,  как правило, печатается на русском языке (за 
исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи). 
    В реквизите "адресат" указываются имя, фамилия, должность лица, 
которому  направляется  документ,  название  учреждения  или фирмы, 
затем адресные данные (улица, дом, город, страна, почтовый индекс). 
    Название  страны  может быть полным или кратким, но обязательно 
должно быть официально принятым.
    Заголовок к тексту не составляется.
    При  ответе  на  документ, поступивший от зарубежного партнера, 
целесообразно  в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей 
форме: "На Ваше письмо от... числа".
    При    регистрации    документа,    отправляемого   за   рубеж,   
регистрационный   номер   проставляется   на   втором   экземпляре,   
остающемся  в  деле.  Первый  экземпляр  письма  имеет  только дату 
подписания.
    Одновременно  с  письмом  исполнитель  готовит  конверт для его 
отправки с адресом получателя, напечатанным на иностранном языке, и 
указанием адреса отправителя. При этом адрес отправителя может быть 
написан  как  на  английском языке, так и на языке страны адресата. 
    2.9.   Особенности  подготовки  и  оформления  отдельных  видов  
документов  изложены  в  приложении  N  4  к  настоящей Инструкции. 
      
    3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора края

     3.1. Подготовка и  оформление  проектов  актов  (постановлений  и
распоряжений)  Губернатора  края производятся разработчиками указанных
актов в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором края,  и
прилагаемыми правилами (приложения N 5, 6).
     3.2. Проект  акта  Губернатора  края  должен  отвечать  следующим
требованиям:
     1) объем проекта акта (без приложений), как  правило,  не  должен
превышать трех листов;
     2) проект должен быть  оформлен  в  соответствии  с  требованиями
настоящей Инструкции и действующих государственных стандартов;
     3) структура  проекта  должна  обеспечивать  логическое  развитие
содержания  и  соответствовать предмету правового регулирования. Текст
проекта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;
     4)   содержание   правовых    норм    должно    быть    логически
последовательным   и   содержательно   определенным,   не  допускающим
различного понимания и толкования содержащихся в нем положений.  Текст
проекта  должен  устанавливать  механизм реализации содержащихся в нем
положений (дозволения, запреты),  быть  логичным,  лаконичным,  ясным,
точным,  излагаться  в соответствии с требованиями официально-делового
стиля литературного языка  и  юридической  терминологии,  действующими
правилами орфографии и пунктуации;
     5) в проекте акта должны использоваться только официальные полные
наименования органов и организаций, общеизвестные термины;
     6)  текст  проекта  не  должен  быть   перегружен   специальными,
узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не
допускается   использование   в   проекте   эмоционально-экспрессивных
языковых  средств,  образных  сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и
др.), иностранных слов при  наличии  равнозначных  слов  и  понятий  в
русском  языке.  Недопустимо  применение  разных, хотя и равнозначных,
терминов для обозначения одного и того же понятия;
     7) положения проекта акта не должны противоречить изданным  ранее
нормативным  правовым  актам  или  дублировать  их,  если  при этом не
изменяется или не отменяется ранее изданный акт.
     Проект,  содержащий  положения   о   признании   правового   акта
утратившим  силу,  должен содержать нормы о признании утратившими силу
правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших  изменения  в
акт, который признается утратившим силу.
     При  подготовке  проекта  о  внесении  изменений  в   действующий
правовой  акт  последний  должен быть проверен на предмет соответствия
федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения
в   него  изменений.  В  случае  выявления  норм,  не  соответствующих
федеральному и краевому законодательству, проект о внесении  изменений
в  действующий  правовой  акт  в обязательном порядке должен содержать
положения, направленные на устранение таких норм.
     3.3.  Во  вводной  части  (преамбуле)   акта   Губернатора   края
излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового
регулирования.  Положения  нормативного  характера  в   преамбулу   не
включаются. Преамбула не нумеруется, не делится на пункты, подпункты.
     Вводная часть проекта акта Губернатора  края,  разработанного  на
основании   и   во   исполнение   Конституции   Российской  Федерации,
федеральных   законов,   указов   Президента   Российской   Федерации,
постановлений   Правительства  Российской  Федерации,  Устава  края  и
законов края, а также  актов  Губернатора  края,  Правительства  края,
должна  содержать  ссылку  на соответствующий правовой акт с указанием
даты его принятия, номера и наименования  и  начинаться  словами:  "Во
исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.
     3.4. Постановляющая часть текста проекта акта  Губернатора  края,
предусматривающего конкретные задания исполнителям, обязательно должна
содержать:
     1)   точные   наименования   министерств   края,   иных   органов
исполнительной  власти  края,  структурных  подразделений  аппарата  -
исполнителей заданий. Фамилии  и  инициалы  руководителей  министерств
края,   иных   органов   исполнительной   власти   края,   структурных
подразделений аппарата указываются в скобках  в  именительном  падеже.
Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то
указываются его должность, фамилия, инициалы;
     2) срок исполнения задания (заданий);
     3) срок представления  Губернатору  края  доклада  об  исполнении
задания   (заданий)   с   указанием   лица,   ответственного   за  его
представление. При длительных сроках исполнения  необходимо  указывать
промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.
     Положения  проекта  акта  оформляются  в   виде   пунктов,   если
исполнение   акта   предполагает  выполнение  различных  по  характеру
действий. Действия однородного  характера  могут  быть  перечислены  в
одном  пункте.  Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и
конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной  форме,  а
также  иметь  конкретный  срок  выполнения этого действия. При наличии
промежуточных сроков выполнения действия (задания)  или  при  разбивке
этого  действия  или  задания  на  более  мелкие  работы  с  указанием
различных сроков их выполнения  каждая  из  этих  работ  формулируется
отдельным подпунктом.
     Каждый пункт  или  подпункт  постановляющей  части  проекта  акта
содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком
исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту  (подпункту)  не
ограничивается.  Пункты распорядительной части проекта акта нумеруются
арабскими цифрами. Пункты  могут  разделяться  на  подпункты,  имеющие
цифровое или буквенное обозначение.
     В  случае  наличия  в  проекте  акта   положений   о   возложении
обязанностей   на  должностное  лицо,  не  замещающее  государственную
должность или должность  государственной  гражданской  службы  края  в
системе  органов  исполнительной  власти  края, в тексте проекта после
упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)".
     3.5. Заключительная часть текста проекта  акта  Губернатора  края
может содержать:
     1) переходные положения;
     2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости
определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;
     3)  указание  о  признании  утратившими  силу  или  об  изменении
действующих актов Губернатора края;
     4) пункт о контроле за  выполнением  акта,  если  такое  указание
необходимо.
     3.6. Приложение к акту Губернатора края является его неотъемлемой
частью.
     Приложениями к актам могут быть положения, регламенты, концепции,
программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.
     Каждое приложение  обязательно  имеет  название,  которое  должно
соответствовать названию, приведенному в тексте акта.
     Приложения  к  проекту  акта   Губернатора   края   подписываются
руководителем  структурного  подразделения  аппарата,  осуществляющего
подготовку  проекта  акта.   При   тиражировании   подписанных   актов
Губернатора  края для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим
актам не воспроизводится.
     Акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к
актам Губернатора края не оформляются.
     3.7. Согласование проекта акта  Губернатора  края,  Правительства
края  осуществляется  путем  его  визирования руководителем или лицом,
исполняющим обязанности руководителя министерства края,  иного  органа
исполнительной  власти  края,  структурного  подразделения аппарата, в
листе согласования проекта.
     Лист согласования проекта акта Губернатора края должен  содержать
следующие реквизиты:
     1) наименование вида документа (лист согласования);
     2) вид и наименование согласуемого проекта;
     3) гриф согласования;
     4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;
     5) личная подпись должностного лица, согласовывающего  проект,  и
ее расшифровка (инициалы, фамилия);
     6) дата согласования проекта;
     7) дата поступления проекта на согласование;
     8) личная подпись, ее расшифровка  (инициалы,  фамилия)  и  номер
телефона    руководителя   (сотрудника)   структурного   подразделения
соответствующего министерства края, иного органа исполнительной власти
края,   осуществляющего   деятельность   в   сфере   правовой  работы,
проводившего правовую экспертизу  проекта  акта  Губернатора  края,  и
(или) первичный анализ проекта в целях выявления в нем коррупциогенных
факторов;
     9)  отметка  об  исполнителе,  представляющем  проект   акта   на
согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон).
     Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы.
     3.8. При согласовании проекта акта с главами городских округов  и
муниципальных  районов  края  согласование  оформляется  визой в листе
согласования проекта либо к  проекту  прилагается  письмо  (оригинал),
оформленное  на  соответствующем бланке, подписанное главой городского
округа или  муниципального  района,  при  этом  в  листе  согласования
указывается: "Письмо от 00.00.0000 N 000 прилагается".
     3.9. При  "веерном"  согласовании  исполнители  направляют  копии
проекта  акта  одновременно  в  адрес каждого министерства края, иного
органа  исполнительной   власти   края,   структурного   подразделения
аппарата,   с   которым  данный  проект  должен  быть  согласован,  за
исключением   главного   юридического   управления    Губернатора    и
Правительства  края,  заместителя  Председателя  Правительства  края -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, с  приложением
отдельных  листов  согласования,  на каждом из которых указываются все
реквизиты листа согласования и только одно согласующее лицо.
     3.10. Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей
в листе согласования:
     - вице-губернатор края;
     -  первый  заместитель   Председателя   Правительства   края   по
экономическим вопросам;
     - первый заместитель Председателя Правительства края по  вопросам
модернизации и промышленной политики;
     - заместитель  Председателя  Правительства  края  -  руководитель
аппарата Губернатора и Правительства края;
     - заместители Председателя Правительства края - министры края;
     - министры края;
     - заместитель министра строительства края  -  главный  архитектор
края;
     -  начальник  главного  юридического  управления  Губернатора   и
Правительства  края  -  полномочный  представитель  Губернатора края в
Законодательной Думе Хабаровского края.
     3.11.  Тексты  проектов  актов  Губернатора   края   хранятся   в
электронной базе данных до выпуска акта, но не более полугода.
     3.12. Проекты актов Губернатора края, подготовленные совместно  с
другими  органами  или организациями, печатаются на стандартных листах
бумаги формата А4 без бланка.
     При оформлении совместного акта:
     наименования Губернатора  края  и  других  органов  (организаций)
располагаются на одном уровне;
     наименование   вида   акта   -    ПОСТАНОВЛЕНИЕ    (РАСПОРЯЖЕНИЕ)
выравнивается по центру;
     дата акта - единая, соответствует  дате  более  поздней  подписи;
располагается у границы левого поля;
     регистрационный номер акта  состоит  из  регистрационных  номеров
акта  каждого  из  авторов,  проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов;
     подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
     3.13.  Наименование  должности  Губернатора  края  и  расшифровка
фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:


на бланке:

Губернатор                                                     И.О. Фамилия

без бланка:

Губернатор Хабаровского края                                   И.О. Фамилия

     3.14. Регистрация постановлений и распоряжений  Губернатора  края
осуществляется раздельно в пределах календарного года:
     дата оформляется арабскими цифрами: день и месяц -  двумя  парами
цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например,
дату 01 июня 2012 г. следует оформлять 01.06.2012. Дата печатается  на
бланке на отведенном для нее месте;
     индекс (номер) проставляется на бланке  на  отведенном  для  него
месте.
     К порядковому номеру распоряжений Губернатора  края  через  дефис
добавляется строчная буква "р".
     3.15. Копии актов Губернатора края заверяются печатью  управления
по  организации  работы  с  документами  и  направляются  адресатам  в
соответствии с указателями  рассылки,  подготовленными  исполнителями.
Указатель    рассылки   подписывается   руководителем   подразделения,
осуществлявшего подготовку проекта  акта  Губернатора  края  (не  ниже
начальника  отдела).  На  указателе  рассылки  обязательно оформляется
реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии,  имени,
отчества  исполнителя,  номера  его  телефона  и располагается в левом
нижнем углу.
     3.16. Рассылка актов на бумажном  носителе  осуществляется  через
отдел  делопроизводства  и архива или по электронной почте через отдел
подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.
     В указателях рассылки актов,  изменяющих  или  дополняющих  ранее
принятые  акты,  исполнитель  должен  указать те органы и организации,
которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
     В указателях  рассылки  всех  постановлений  Губернатора  края  в
обязательном порядке указываются:
     главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;
     главное контрольное управление Губернатора края;
     главное управление информационной политики и общественных  связей
Губернатора и Правительства края;
     Государственно-правовое    управление    Президента    Российской
Федерации;
     Главное управление Министерства юстиции Российской  Федерации  по
Хабаровскому краю и Еврейской автономной области;
     главный  федеральный  инспектор  по  Хабаровскому  краю  аппарата
полномочного   представителя   Президента   Российской   Федерации   в
Дальневосточном федеральном округе;
     Законодательная Дума Хабаровского края;
     прокуратура края;
     Контрольно-счетная палата Хабаровского края.
     В   указателях   рассылки   распоряжений   Губернатора   края   в
обязательном  порядке  указываются  (за  исключением  распоряжений  по
кадровым и организационно-штатным вопросам):
     главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;
     главное контрольное управление Губернатора края;
     главное управление информационной политики и общественных  связей
Губернатора и Правительства края.
     Если акты Губернатора края должны быть  направлены  организациям,
не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен
дополнительно  внести   в   указатель   рассылки   наименования   этих
организаций и их почтовые адреса.
     Дополнительная рассылка актов Губернатора края осуществляется  по
заявке   подразделения-исполнителя   либо   по   указанию  заместителя
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края -  управляющего
делами  Губернатора  и  Правительства  края или его заместителя, о чем
делается отметка в соответствующем указателе рассылки.
     3.17.  Подлинник  акта  Губернатора  края,   лист   согласования,
пояснительная записка, указатель рассылки остаются в отделе подготовки
и выпуска  документов  Губернатора  и  Правительства  края,  остальные
материалы   возвращаются  подразделению-исполнителю  для  формирования
дела.
     Постановления и распоряжения Губернатора края хранятся  в  отделе
подготовки  и  выпуска  документов  Губернатора и Правительства края в
течение  года,  после  чего  в  установленном  порядке  передаются  на
хранение  в  ведомственный  архив аппарата Губернатора и Правительства
края (далее - ведомственный архив).
     3.18.  Заверенные   копии   актов   Губернатора   края   выдаются
министерствам   края,   иным   органам   исполнительной  власти  края,
структурным подразделениям  аппарата,  предприятиям,  организациям  по
письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края
- руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

       4. Подготовка и оформление документов Правительства края       

     4.1.   Подготовка   и   оформление   проектов   постановлений   и
распоряжений Правительства края
     4.1.1.  Подготовка  и   оформление   проектов   постановлений   и
распоряжений  Правительства  края  производится в порядке, аналогичном
порядку подготовки актов Губернатора края.
     Название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на
бланке оформляется следующим образом:

Губернатор, Председатель
Правительства края                                             И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя
Правительства края                                             И.О. Фамилия

     4.1.2.   Постановления   и   распоряжения   Правительства    края
регистрируются  после  их  подписания  в  отделе  подготовки и выпуска
документов   Губернатора    и    Правительства    края.    Регистрация
осуществляется раздельно в пределах календарного года:
     дата  проставляется  в  день  подписания  документа,  оформляется
арабскими  цифрами:  день  и  месяц  - двумя парами цифр, разделенными
точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата печатается на бланке на
отведенном для нее месте;
     индекс (номер) проставляется на бланке  на  отведенном  для  него
месте.
     К порядковому номеру постановлений Правительства края через дефис
добавляются строчные буквы "пр".
     К порядковому номеру распоряжений Правительства края через  дефис
добавляются строчные буквы "рп".
     4.1.3. Постановления и распоряжения Правительства края хранятся в
отделе  подготовки  и  выпуска  документов Губернатора и Правительства
края в течение года, после чего в установленном порядке передаются  на
хранение в ведомственный архив.

     4.2. Подготовка материалов к расширенным заседаниям Правительства
края
     4.2.1.   Подготовка   и    проведение    расширенных    заседаний
Правительства   края,   оформление   принятых  на  заседаниях  решений
осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства края.
     4.2.2. Проекты постановлений и распоряжений  Правительства  края,
вносимые  на  рассмотрение  расширенных  заседаний Правительства края,
предложения,  справки,  списки  выступающих  и  приглашенных,   тексты
докладов  и  выступлений  на расширенном заседании Правительства края,
другие документы  представляются  подразделениями,  ответственными  за
подготовку  вопроса,  в управление по организации работы с документами
на бумажном и электронном носителях не  позднее  чем  за  10  дней  до
определенной планом даты проведения заседания.
     Управление  по  организации  работы  с  документами  представляет
Губернатору края материалы к расширенному заседанию Правительства края
не позднее чем за шесть дней до определенной  планом  даты  проведения
заседания.
     4.2.3. Подразделение, ответственное  за  подготовку  вопроса  для
рассмотрения на расширенном заседании Правительства края:
     несет ответственность за  качественную  подготовку  материалов  к
заседанию и своевременное их представление в установленном порядке;
     готовит  соответствующий  проект  постановления   (распоряжения),
проводит   его   согласование   с   вице-губернатором   края,  первыми
заместителями  Председателя  Правительства   края,   заинтересованными
подразделениями;
     готовит справку для Губернатора, Председателя Правительства края,
в  которой  излагается  история  и содержание вопроса, кем и в связи с
чем внесены данные материалы, с кем согласованы и есть ли  возражения,
приводятся  результаты  необходимых расчетов, обоснования предлагаемых
решений и  прогнозы  социально-экономических  и  иных  последствий  их
реализации,   позиция   подразделения   по   этому   вопросу.  Справка
подписывается   руководителем   министерства   края,   иного    органа
исполнительной власти края, ответственного за подготовку вопроса.
     4.2.4.   Ход   расширенного    заседания    Правительства    края
протоколируется.  Протокол  оформляется  отделом  подготовки и выпуска
документов Губернатора и Правительства края  на  бланке  установленной
формы  и  в  течение  трех  дней  после  заседания  представляется  на
подписание Губернатору, Председателю Правительства края.
     4.2.5. Протоколам присваиваются порядковые номера,  счет  которых
ведется  с  начала  календарного  года.  Датой протокола является дата
заседания.
     Протоколы  расширенных   заседаний   Правительства   края   могут
рассылаться членам Правительства края, а также органам, организациям и
должностным лицам по списку, утвержденному  заместителем  Председателя
Правительства    края   -   руководителем   аппарата   Губернатора   и
Правительства края.
     4.2.6.  По  итогам  расширенного  заседания  Правительства   края
подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на
расширенном заседании Правительства края, в случае  дачи  Губернатором
края   поручений,   не   вошедших   в   постановления   (распоряжения)
Правительства края, вносимые на  рассмотрение  расширенного  заседания
Правительства края, готовит перечень поручений, данных Губернатором на
заседании, оформляет, согласовывает и утверждает его в соответствии  с
Регламентом Правительства края.
     4.2.7. Ход расширенного заседания Правительства края  фиксируется