Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15.11.2013 № 610-р

ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

N 610-р

15 ноября 2013 г.    г. Хабаровск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.

3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. N 212-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Мкртычева А.Н.

Губернатор

В.И.Шпорт

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением

Губернатора Хабаровского края

от 15 ноября 2013 г. N 610-р

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ

ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства края.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также - управление по организации работы с документами).

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурное подразделение аппарата) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения аппарата определяет сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с включением в его должностной регламент следующих основных функций:

прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, правильность их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из структурного подразделения аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата;

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;

ежемесячное предоставление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, должна использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива).

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке главным управлением информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края, комитетом по печати и массовым коммуникациям Правительства края.

1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

2. Общие правила оформления документов в аппарате

Губернатора и Правительства края <1>

……………………………………….

<1> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

Управленческая деятельность Правительства края выражается посредством издания правовых актов - постановлений и распоряжений Губернатора края, постановлений и распоряжений Правительства края.

Порядок подготовки и оформления актов Губернатора края, Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Губернатора края, Правительства края, структурных подразделений аппарата оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме реквизитов, перечисленных в приложении N 1 к настоящей Инструкции, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края, отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату" и др.

2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.6. Бланки документов

2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства края используются следующие бланки:

- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);

- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);

- бланк постановления Правительства края (серия ПП);

- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);

- бланк приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);

- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия ВГ);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) - используется для оформления исходящих документов за подписью заместителей Председателя Правительства края;

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) - используется для оформления исходящих документов:

от имени руководителей (заместителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),

от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии), например:

                   Герб

                   края

                ПРАВИТЕЛЬСТВО

              Хабаровского края

            Министерство природных

                ресурсов края

          Комиссия по лесопользованию

       при Губернаторе Хабаровского края

 Карла Маркса ул., д. 56, г. Хабаровск, 680000

  Тел. [phone]. Факс [phone]

E-mail: [email protected], http://www.adm.khv.ru

___________________ N ________________________

На N _____________ от ________________________

- бланк управления международных связей и государственного протокола Губернатора и Правительства края;

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН);

- общий бланк Правительства края (серия ПБ).

2.6.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором в левой части нижнего поля проставляются порядковые номера и серии этих номеров.

2.6.3. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.6.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления на бумажных носителях информации. Документы оформляются на стандартных листах бумаги с указанием названий этих органов или организаций.

Внутренняя переписка - это переписка между Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата.

Служебная переписка между структурными подразделениями аппарата, министерствами края и иными органами исполнительной власти края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке, не допускается.

Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности.

Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.

Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива, оформляется в одном экземпляре.

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без регистрации.

Переписка внутри структурных подразделений аппарата в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.

2.6.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков

Руководители структурных подразделений аппарата назначают работников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты.

Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под расписку) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);

- заводят журнал учета, использования и хранения номерных гербовых бланков;

- отмечают в журнале, когда и для каких целей использован номерной гербовый бланк (подготовлены постановление, распоряжение, приказ, письмо, ответ на запрос и т.д.);

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. После утверждения акта (приложение N 2) испорченные бланки уничтожаются.

Один экземпляр акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков серии ПБ, ПР, БГ, ВГ, БР, БП, БА, БН передается в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, а серий ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).

Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению.

Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков на черновики или в других целях.

2.7. Электронные шаблоны бланков

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с настоящей Инструкцией.

Электронный документ создается в соответствии с Перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденным приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 30 ноября 2012 г. N 86-п (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов), и оформляется на электронном шаблоне бланка.

Электронный шаблон бланка - бланк документа, представленный в электронной форме.

Электронные шаблоны бланков документов утверждены приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 19 сентября 2012 г. N 65-п.

В системе электронного документооборота Правительства края (далее - система электронного документооборота) используются следующие электронные шаблоны бланков:

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора края);

- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью вице-губернатора края);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края);

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем:

от имени руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),

от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края;

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края;

- общий бланк Правительства края с продольным и угловым расположением реквизитов (используются для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем).

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, перечисленные в приложении N 1 к настоящей Инструкции, за исключением реквизитов "оттиск печати" и "герб Хабаровского края".

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов бланков не допускается.

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа создается путем применения технологии сканирования.

2.8. Оформление реквизитов документов

2.8.1. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка и т.д.). На бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.8.2. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания (распорядительные документы, письма), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения, датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Документы, изданные Губернатором края, Правительством края совместно с другими органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2013. Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2013.03.29.

2.8.3. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной настоящей Инструкцией.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон) или автора.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.8.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ

Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Исполнитель переносит сведения в реквизит с инициативного документа, которые соответствуют его регистрационному номеру и дате.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

2.8.5. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Отметка о конфиденциальности печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

2.8.6. Адресат

Управленческие документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам.

При адресовании документа органу, организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                      Министерство культуры

                                                      Российской Федерации

                                                        Управление делами

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                          Администрации

                                                       городских округов и

                                                      муниципальных районов

                                                        Хабаровского края

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа, организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, инициалы указываются перед фамилией, например:

                                           Министерство образования и науки

                                                 Российской Федерации

                                                   Управление делами

                                                  Ведущему специалисту

                                                      А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю органа, организации наименование этого органа, организации входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                     Генеральному директору

                                                     объединения "Агропром"

                                                          В.Д. Иванову

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:

наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                 Государственное учреждение

                                                  "Всероссийский научно-

                                                 исследовательский институт

                                                     документоведения и

                                                       архивного дела"

                                                   Профсоюзная ул., д. 82,

                                                        Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу фамилия адресата указывается в дательном падеже, инициалы - после фамилии, затем почтовый адрес, например:

                                                       Калинину И.П.

                                                  Садовая ул., д. 5, кв. 2,

                                                      с. Богородское,

                                                      Ульчский район,

                                                  Хабаровский край, 681264

Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и архива в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в отделе делопроизводства и архива подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в отдел делопроизводства и архива для отправки документа адресатам.

2.8.7. Гриф утверждения

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Документ утверждается Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата или специально издаваемым распорядительным актом. Распорядительный документ необходимо издавать в тех случаях, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний или разъяснений.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, печатается через межстрочный интервал "точно". Строки реквизита "гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной его строки, например:

                                                            УТВЕРЖДАЮ

                                                      Министр строительства

                                                        Хабаровского края

                                                   Подпись     И.О. Фамилия

                                                   Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                           УТВЕРЖДЕН

                                                        постановлением

                                                          Губернатора

                                                       Хабаровского края

                                                   от 03 июня 2013 г. N 133

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

2.8.8. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату, например:

А.А. Петрову

Прошу подготовить проект договора с компанией "Нефтехим" к 01.07.2013.

Подпись

01.06.2013

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, предусмотренном ГОСТ 6.30-2003. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом), резолюцию размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

Допускается оформление резолюции не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении (фишке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

2.8.9. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее пяти строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы:

о чем (о ком) издан документ, например:

"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";

чего (кого), например:

"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

государственного гражданского служащего главного

специалиста...".

Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

"О подготовке проекта договора".

Иногда заголовок обозначает вопросы, которые регулирует документ и которые свойственны документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:

"О вопросах тарифной политики на транспорте".

Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.8.10. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.

Отметка о контроле за исполнением документа в зависимости от вида документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", "Контроль ГКУ", "Особый контроль".

2.8.11. Текст документа

2.8.11.1. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.

Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

2.8.11.2. В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

2.8.11.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.8.11.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений, инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа с обязательной автоматической расстановкой переносов. Текст печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные правовые акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: наименование документа, наименование органа (организации) - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Например:

"В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2009 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2010 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей"...".

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты об уничтожении документов, сопроводительные, гарантийные письма, заявки, заключения и т.д.), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов.

2.8.11.5. В распорядительных документах (распоряжение, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа, во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести инвентаризацию материальных ценностей...

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края Петрову А.А. подготовить проект инструкции об организации работы по...

В качестве исполнителей могут быть указаны министерства края, иные органы исполнительной власти края или структурные подразделения аппарата, после наименования которых в скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже. Например:

1. Главному управлению бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края (Иванова Н.А.) провести проверку использования средств, выделяемых...

Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:

1. Управлению по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (Кондратюк А.А.) провести в I квартале 2013 г. проверку организации делопроизводства в министерствах...

Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и оформлено как дата завершения исполнения. Например:

Срок - 25 января 2013 г.

2.8.11.6. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях (решениях) Губернатора края, Правительства края с другими органами (организациями) текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

2.8.11.7. Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам официально-деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

лаконичность и краткость текста.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с... по...

В соответствии с...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаем целесообразным...

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Отбор лексики при подготовке деловых документов предполагает правильный выбор слов в соответствии с их лексическим значением. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа:

"необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства);

"удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например: "конструкторат", "переорганизация", слов, относящихся к разговорной лексике (секретарша, лаборантка).

Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл, например: "представить" и "предоставить":

представить:

1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить доказательства);

2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);

4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);

5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);

6) изобразить, показать (представить в смешном виде);

предоставить:

1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: в апреле месяце (не следует добавлять слово "месяце"); информационное сообщение (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: польза от использования..., следует учитывать следующие факты..., данное явление полностью проявляется в условиях...

Многословие, или "лишние слова", ослабляют действенность документа, делают его менее доступным для читателя. "Лишнее слово" - слово, употребление которого не находит оправдания и без которого текст ничего не теряет ни в смысле, ни в оттенке смысла. Лишними являются слова "работа", "деятельность", "мероприятия" в сочетании с предлогом по: работа по внедрению (вместо внедрение), работа по выполнению (вместо выполнение), деятельность по реализации (вместо реализация), мероприятия по закупке (вместо закупка).

Стандартные обороты речи типа "в связи с распоряжением Правительства"; "в порядке оказания материальной помощи"; "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются в результате незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникает ошибка, например: глагол "допускать (допустить)" в значении сделать что-либо, совершить принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими какие-либо отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: допустить грубость, чванство. Неправильны сочетания типа "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, сокращения бук., бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для широкого круга лиц. Такое сокращение должно быть заменено полным написанием.

Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район и р., и р-н.

Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.С., она и в дальнейшем должна писаться так же.

2.8.12. Отметка о наличии приложений

Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Реквизит "отметка о наличии приложений" размещается непосредственно под текстом документа и печатается от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Справка о ......... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект ............ на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:  письмо  ОАО  "Квант"  от  05.06.2013 N 02-4/156 и приложение к

             нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз. только в первый адрес.

2.8.13. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии                   подпись                И.О. Фамилия

Члены комиссии:                         подпись                И.О. Фамилия

                                        подпись                И.О. Фамилия

                                        подпись                И.О. Фамилия

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой, при этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильной подписи Губернатора края определяется Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края".

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее также - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности электронного документа посредством ЭП применяют процедуры выработки и проверки ЭП в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Документы, направляемые первым должностным лицам федеральных органов государственной власти, подписываются Губернатором края или, по его поручению, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края. При направлении руководителям федеральных государственных органов докладов об исполнении документов, находящихся на особом контроле, допускается их подписание вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края.

Документы, направляемые другим органам, организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Губернатором края, вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края или руководителями структурных подразделений аппарата в соответствии с их компетенцией.

Служебные документы подписывают:

на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;

на бланке письма вице-губернатора края - вице-губернатор края;

на бланке письма Правительства края с продольным расположением реквизитов - заместители Председателя Правительства края;

на бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов - советники Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата.

Реквизит "подпись должностного лица" отделяется от последней строки текста 2 - 4 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "точно".

Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.8.14. Согласование

Целью согласования документов является повышение их качества путем компетентной оценки их своевременности, обоснованности, содержания, соответствия правовым актам и ранее принятым решениям, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекомендаций.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа (организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Хабаровского края

Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

природных ресурсов и экологии

Российской Федерации

от 12.06.2013 N 17-03/1442

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.

Согласование документа внутри аппарата Губернатора и Правительства края с заинтересованными структурными подразделениями аппарата и должностными лицами оформляется визой согласования.

Виза располагается ниже реквизита "подпись" и включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:

Начальник главного контрольного

управления Правительства

края                                     подпись               И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник главного контрольного

управления Правительства

края                                     подпись               И.О. Фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Правительства края;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.8.15. Оттиск печати

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы).

Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба Российской Федерации и официальное наименование органа, имеющего печать, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа, структурного подразделения.

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на документах, удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.

Если документ (его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи. Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, перечни документов, заверяемых гербовой и простой печатями, определены распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р.

2.8.16. Отметка о заверении копии

2.8.16.1. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится слово "Копия".

Отметка о заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику проставляется ниже реквизита "подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись "Верно", указание на то, где находится подлинный документ, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:

Оригинал  находится  в  управлении  по  организации  работы  с  документами

Губернатора и Правительства края

Верно

Начальник отдела подготовки и

выпуска документов Губернатора и

Правительства края управления по

организации работы с документами

Губернатора и Правительства края               подпись         И.О. Фамилия

Дата

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

"Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___________ (__________) листов.

                                            (цифрами)   (прописью)

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора

и Правительства края                           подпись       И.О. Фамилия".

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати соответствующего структурного подразделения аппарата.

2.8.16.2. Заверенные копии документов, образованных в деятельности Правительства края, выдаются структурным подразделениям аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, в котором указываются вид документа, дата и регистрационный номер, наименование, цель использования копии документа, необходимое количество копий, фамилия, инициалы исполнителя, его телефон.

Оформление и выдача заверенных копий актов Губернатора края, Правительства края, хранящихся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Оформление и выдача заверенных архивных копий производится отделом делопроизводства и архива.

При оформлении архивных копий допускается использование специально изготовленных и согласованных с управлением по делам архивов Правительства края штампов. Штамп "Архивная копия" ставится на первом листе копии документа на верхнем поле справа. Заверительный штамп с архивным шифром документа (фонд, опись, дело, лист), наименованием должности лица, заверившего копию, его личной подписью, расшифровкой подписи, датой заверения ставится ниже реквизита "подпись" на документе от границы левого поля.

2.8.16.3. Заверенные копии документов по личному составу выдаются по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Оформление и выдача заверенных копий документов по личному составу осуществляется отделом кадров и наград управления государственной службы Губернатора и Правительства края (далее - отдел кадров и наград).

2.8.17. Отметка об исполнителе документа

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12), включает в себя фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Максимова Нина Сергеевна

(4212) 30 88 14, [email protected]

2.8.18. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:

краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (при наличии);

слова "В дело" и индекс дела, в котором будет храниться документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного подразделения аппарата или исполнителя, дату направления документа в дело.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

2.8.19. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Правительство края содержит:

наименование "Правительство края";

дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты);

регистрационный номер документа.

2.8.19.1. Отметка о поступлении документа на бумажном носителе, доставленного нарочным, проставляется на втором экземпляре в виде штампа или от руки в правой части нижнего поля первого листа документа или на его обороте.

2.8.19.2. При поступлении электронного документа после его распечатывания на первой странице в правой части нижнего поля проставляется отметка о поступлении. В случае если документ подписан ЭП, в левой части нижнего поля проставляется штамп "Подписан ЭП".

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата, другие поисковые данные) может быть проставлен в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

2.8.20. Документы, принимаемые Правительством края совместно с другими органами (организациями) (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, письма на бумажном носителе), оформляются не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов (организаций), участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование органа (организации), являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов (организаций) участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов (организаций) участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах органа (организации) инициатора создания документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Датой совместного документа является дата наиболее поздней подписи.

2.9. Оформление некоторых видов документов

2.9.1. Оформление писем

По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Служебные письма структурными подразделениями аппарата готовятся как:

ответы о выполнении поручений и указаний Губернатора края;

исполнение поручений Губернатора края, данных по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений аппарата;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов края;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений аппарата.

Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями сотрудников.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в орган (организацию) одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.8.12 пункта 2.8 настоящей Инструкции.

2.9.2. Особенности оформления документов, отправляемых за рубеж

Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи).

В реквизите "адресат" указываются имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (улица, дом, город, страна, почтовый индекс).

Название страны может быть полным или кратким, но обязательно должно быть официально принятым.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для его отправки с адресом получателя, напечатанным на иностранном языке, и указанием адреса отправителя. При этом адрес отправителя может быть написан как на английском языке, так и на языке страны адресата.

2.10. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов изложены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора края

3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края производятся разработчиками указанных актов в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором края, и прилагаемыми правилами (приложения N 5, 6).

3.2. Проект акта Губернатора края должен отвечать следующим требованиям:

1) объем проекта акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;

2) проект акта должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и действующих государственных стандартов;

3) структура проекта акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;

4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

5) в проекте акта должны использоваться только официальные полные наименования органов и организаций, общеизвестные термины;

6) текст проекта акта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте акта эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

7) положения проекта акта не должны противоречить изданным ранее нормативным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Проект акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

3.3. Во вводной части (преамбуле) акта Губернатора края излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не нумеруется, не делится на пункты, подпункты.

Вводная часть проекта акта Губернатора края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава края и законов края, а также актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

3.4. Постановляющая часть текста проекта акта Губернатора края, предусматривающего конкретные задания исполнителям, обязательно должна содержать:

1) точные наименования министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата - исполнителей заданий. Фамилии и инициалы руководителей министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата указываются в скобках в именительном падеже. Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы;

2) срок исполнения задания (заданий);

3) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (заданий) с указанием лица, ответственного за его представление. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.

Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.