Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15.11.2013 № 610-р

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дела производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи специалиста сектора контрольно-аналитической работы. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года.

11.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 13); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.6. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме (приложение N 14). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации-фондообразователя; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации-фондообразователя - указывается полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края";

наименование структурного подразделения аппарата - записывается полностью название структурного подразделения аппарата в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор);

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел;

дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, то есть даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении нарушений порядка их формирования и оформления.

11.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- приказы руководителя по основной деятельности и документы к ним;

- приказы руководителя по личному составу;

- личные дела уволенных сотрудников.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем передаются в ведомственный архив.

Руководители структурных подразделений аппарата и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

11.3.2. Правоохранительными органами из ведомственного архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается снятая с него копия и справка о выдаче документа либо в учетных архивных документах делается отметка об изъятии документа, содержащая реквизиты (дата, номер, вид) документа, явившегося основанием для изъятия, а также расписку получателя документа.

Изъятие документов из ведомственного архива производится с письменного разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

11.3.3. Выдача дел временного хранения сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата, для работы производится по письменному запросу с разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, по актам.

11.3.4. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.3.5. Место хранения электронных документов до их передачи в ведомственный архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в аппарате Губернатора и Правительств края программно-технических средств, нормативных и методических документов управления по делам архивов Правительства края.

11.3.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

11.4. Организация работы с документами по личному составу

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Распоряжения (приказы) по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от распоряжений (приказов) пятилетнего срока хранения.

К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы регистрации: распоряжений (приказов) о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпусков; личных дел и др.

Документы по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся два года в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края и передаются в ведомственный архив.

После истечения двухлетнего срока их хранения и использования в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет передаются на хранение в краевое государственное казенное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края" (далее - архив документов по личному составу) в обработанном виде.

Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10 лет в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края, затем передаются на хранение в архив документов по личному составу в обработанном виде.

Личные дела уволенных сотрудников вносятся управлением государственной службы Губернатора и Правительства края в отдельную опись по году увольнения лица, на которое сформировано личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Опись личных дел составляется за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке описи, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим порядковым номером.

Дела по личному составу внутри описи, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - распоряжения (приказы) по личному составу, лицевые счета, списки, журналы регистрации документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы.

Лицевые счета работников аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края, ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух лет хранятся в вышеназванном управлении. По истечении двух лет лицевые счета включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу (распоряжения, приказы, лицевые счета, журналы регистрации и др.) с последующей передачей дел в архив документов по личному составу в обработанном виде.

Главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края составляют описи дел по личному составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой раздел сводной описи дел по личному составу (приложение N 15) представляются в управление по организации работы с документами в электронном виде в срок до 01 ноября.

Сектор контрольно-аналитической работы на основе представленных данных в срок до 15 ноября составляет годовой раздел сводной описи дел по личному составу.

В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел долговременного хранения (75 лет ЭПК <2>), отложившихся в течение года в деятельности управления государственной службы Губернатора и Правительства края и главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел.

……………………………………….

<2> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в трех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании ЭК. В конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование в научно-экспертный методический совет государственного архива края, после чего представляется на утверждение заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края. Подписанные и утвержденные экземпляры передаются: в государственный архив края, архив документов по личному составу, управление по организации работы с документами. Копии годового раздела сводной описи дел по личному составу передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края.

Ответственность за формирование и оформление дел по личному составу, своевременное и качественное составление описей дел по личному составу и передачу дел на хранение согласно срокам, утвержденным ЭК, в архив документов по личному составу возлагается на начальника главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальника управления государственной службы Губернатора и Правительства края.

Координация работы с документами по личному составу и методическая помощь в составлении описей дел по личному составу и подготовке дел к передаче на хранение возлагается на управление по организации работы с документами.

Передача дел по личному составу на хранение в архив документов по личному составу осуществляется по годовому разделу сводной описи с составлением акта приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается специалистом, передавшим документы, и специалистом, принявшим документы.

Акт подлежит утверждению заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края и директором архива документов по личному составу. Один экземпляр акта передается в архив документов по личному составу, второй - в управление по организации работы с документами. Копии актов передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края.

12. Порядок передачи документов

на хранение в ведомственный архив

12.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края.

12.2. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается ведомственный архив.

Оформление дел, передаваемых в ведомственный архив, производится специалистами структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем специалиста сектора контрольно-аналитической работы.

Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу специалистов структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению.

12.3. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в аппарате Губернатора и Правительства края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

12.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

12.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

12.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;

- отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

12.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании проекта электронного документа или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата. В результате проведения экспертизы ценности документов возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

12.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

12.10. В каждом структурном подразделении аппарата описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста сектора контрольно-аналитической работы. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства края (приложение N 16), которую готовит сектор контрольно-аналитической работы и в соответствии с которой сдаются дела в государственный архив края.

12.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 17) и представляются в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.

12.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

12.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

12.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложения N 18, 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акты рассматриваются на заседании ЭК, утверждаются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за этот же период утверждены экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства края.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела с истекшими сроками хранения аппарата Губернатора и Правительства края.

12.15. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

12.16. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.17. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

12.18. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в ведомственный архив специалистом сектора контрольно-аналитической работы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить.

12.19. Прием каждого дела производится специалистом сектора контрольно-аналитической работы в присутствии специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, передавшего дела.

12.20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата специалист, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении аппарата, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата.

12.21. Передача электронных дел на хранение в ведомственный архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными органами, уполномоченными в сфере архивного дела.

13. Организация работы с обращениями граждан

13.1. Организация работы с обращениями граждан в Правительстве края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Правительства края, Положения о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Правительство Хабаровского края, утвержденного постановлением Губернатора Хабаровского края от 26 июня 2013 г. N 50.

13.2. Организация работы по рассмотрению письменных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа, направленных через интернет-приемную, по системе межведомственного электронного документооборота, с использованием портала "Открытый регион", поступающих в адрес Губернатора и Правительства края (далее - обращения), осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края (далее - управление по работе с обращениями граждан).

13.3. Обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Правительство края или должностному лицу.

13.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

13.5. Обращения с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются адресату. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.

13.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

13.7. Обращения, адресованные Губернатору края, вице-губернатору края, первым заместителям Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края, докладываются по принадлежности.

13.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в управление по работе с обращениями граждан, указывая при этом орган исполнительной власти края, должностное лицо указанного органа, которому, по его мнению, следует направить обращение.

13.9. Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края либо их помощниками по поручению указанных должностных лиц к поступившему обращению готовится резолюция. Резолюция должна содержать: наименование подразделения (наименование органа), фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

13.10. В случае если обращение направляется для рассмотрения в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией, соответствующее должностное лицо в течение семи дней со дня регистрации обращения уведомляет заявителя о переадресации его обращения.

13.11. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений также в вышестоящий орган власти) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым либо в отношении которого сделаны особые отметки. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

13.12. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе органов государственного управления, а также получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

13.13. Если обращение находится на контроле у Губернатора края, ответственный исполнитель за пять дней до окончания срока рассмотрения обращения направляет проект ответа заявителю и служебную записку на имя Губернатора края в управление по работе с обращениями граждан на проверку соблюдения требований настоящей Инструкции. В течение двух дней со дня поступления проекта ответа, но не позднее одного дня до окончания срока рассмотрения обращения управление по работе с обращениями граждан возвращает его ответственному исполнителю.

13.14. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. Если установленный срок рассмотрения обращений истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

13.15. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение для рассмотрения, не более чем на 30 дней. Заявитель, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения.

13.16. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.

13.17. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

13.18. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

13.19. В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 13.17 настоящей Инструкции, управление по работе с обращениями граждан направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.

13.20. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

14. Печатные, стенографические

и копировально-множительные работы

14.1. Печатные работы

14.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера.

14.1.2. В структурных подразделениях аппарата печатаются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним, служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется как лицами, ответственными за ведение делопроизводства, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.

14.1.3. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ печатаются и оформляются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края; грамоты, благодарности, приветственные адреса; благодарственные письма Губернатора края; пригласительные билеты; пропуска в здания Правительства края, пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, редактируется его электронная версия для размещения на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сетевом ресурсе общего доступа.

Почетные грамоты Губернатора края, благодарности и благодарственные письма на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края.

Благодарности за подписью заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края изготавливаются на бланках установленного образца.

Приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

Поздравительные открытки изготавливаются в цветном исполнении за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, советников Губернатора края, начальников главных управлений Губернатора и Правительства края.

Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом и цветном исполнении, в случае необходимости - на двух языках.

14.1.4. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в первую очередь печатаются и оформляются проекты актов Губернатора и Правительства края; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края. Остальные материалы печатаются и оформляются в порядке поступления.

Срочные документы исполняются немедленно. Срочность исполнения документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов (кроме срочных), исполняются, как правило, на следующий день.

14.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата A4 или A3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые.

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии, имени, отчества автора и номера его служебного телефона сдается заведующему отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

Документы в электронном виде принимаются на правку и оформление через сетевой ресурс общего доступа. Печатание документов под диктовку не производится.

Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника управления по организации работы с документами.

Внесение исправлений, впечатывание текста в подписанный документ не допускается.

14.2. Цифровая аудиозапись и подготовка стенограмм

14.2.1. Управление по организации работы с документами обеспечивает цифровую аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

14.2.2. Подготовка списков присутствующих, стенограмм расширенных заседаний Правительства края осуществляется отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение трех недель с даты проведения заседания. Оформленные списки присутствующих и стенограммы расширенных заседаний Правительства края подписываются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

14.2.3. Цифровая аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, подлинники стенограмм расширенных заседаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение двух лет, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив.

14.3. Копировально-множительные работы

14.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата.

14.3.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам работников аппарата Губернатора и Правительства края.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

14.3.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат A3.

14.3.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются акты Губернатора края, Правительства края по заказам отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, документы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ и подтверждается соответствующей отметкой и визой на бланке заказа.

14.3.5. Сотрудники отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.

14.3.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 20). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за организацию делопроизводства в структурном подразделении аппарата, в котором установлен копировальный аппарат.

14.3.7. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

14.4. Перевод документов в электронный формат

В управлении по организации работы с документами осуществляется поточное сканирование (перевод документов с бумажного носителя в электронный формат PDF/JPEG/TIFF); распознавание электронных документов в форматах PDF/JPEG/TIFF и перевод в текстовой формат; распечатка многостраничных документов (свыше 20 страниц).

Приложение N 1

к пунктам 2.2, 2.7

СОСТАВ

РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, являются:

1) герб Хабаровского края;

2) наименование органа исполнительной власти края;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти края;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Приложение N 2

к подпункту 2.6.5

Образец

        ПРАВИТЕЛЬСТВО                                 УТВЕРЖДАЮ

      ХАБАРОВСКОГО КРАЯ                         Наименование должности

                                              руководителя структурного

                                                подразделения аппарата

                                           Губернатора и Правительства края

             АКТ

                                           ___________ ____________________

"____" ________ 20___ г. N ___              (подпись)     (И.О. Фамилия)

        г. Хабаровск                       Дата

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

    Председатель комиссии ________________________________________________,

                                (фамилия, имя, отчество, должность)

члены комиссии: ___________________________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество, должность)

составили   акт   о   признании  испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в ________________________________________________, в том числе:

            (наименование структурного подразделения аппарата)

    1)  гербовые бланки писем Правительства края с продольным расположением

реквизитов серии БР: N ______.

    Всего ______ штук;

    2)  гербовые  бланки  писем Правительства  края с угловым расположением

реквизитов серии БП: N ______.

    Всего ______ штук;

    3) гербовые бланки писем Губернатора края серии БГ: N ______.

    Всего ______ штук.

    На ______ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе:

       (дата)

    1)   гербовых   бланков   писем   Правительства   края   с   продольным

расположением реквизитов серии БР: ______ штук;

    2)  гербовых  бланков  писем Правительства края с угловым расположением

реквизитов серии БП: ______ штук;

    3) гербовых бланков писем Губернатора края серии БГ: ______ штук.

    Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке.

Акт составлен в двух экземплярах:

    1-й экземпляр -

    2-й экземпляр -

Председатель комиссии     ________________               __________________

                             (подпись)                     (И.О. Фамилия)

Члены комиссии            ________________               __________________

                             (подпись)                     (И.О. Фамилия)

Приложение N 3

к подпункту 2.8.7

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий);

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.);

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и др.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и др.);

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и др.);

ПОРУЧЕНИЕ (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ) Губернатора края;

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и др.);

РАСЦЕНКИ (на производство работ и др.);

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и др.);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 4

к пункту 2.10

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

1. В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий органов исполнительной власти края; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель - Сергеев А.В.

Секретарь - Степанова Л.Н.

Присутствовали:

Слова Председатель, Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово Присутствовали, фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:

Присутствовали 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центрованно через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения).

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам.

В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенограмма, которая дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протокол оформляет секретарь заседания.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов (организаций), принимавших участие в заседании.

Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или на общем бланке Правительства края формата A4, или на чистых листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один межстрочный интервал, например:

совещания при начальнике управления

или

заседания экспертной проверочно-методической комиссии;

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал;

подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря.

Подпись председателя отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами, подпись секретаря отделяется от подписи председателя 3 - 4 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно", расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола (стенограммы).

Выписка из протокола (стенограммы) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола (стенограммы), относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола" ("Выписка из стенограммы").

Копии протоколов, заверенные печатью службы документационного обеспечения, при необходимости рассылаются заинтересованным органам, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью службы документационного обеспечения.

2. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке Правительства края формата A4, или на чистых листах бумаги формата A4.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края (далее - аппарат). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

3. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет договора, соглашения, контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора (соглашения, контракта); начало и окончание работ по договору (соглашению, контракту);

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приема работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор (соглашение, контракт);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (соглашения, контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4. Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (физическим или юридическим) другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается за подписью Губернатора края, Председателя Правительства края или иного лица, уполномоченного на это, с приложением печати Правительства края.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- наименование представляемого - полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения, имя руководителя или иного уполномоченного лица подписывать доверенность и основания полномочий и реквизиты документов об этом;

- сведения о представителе - должность и паспортные данные для физического лица; полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения - для юридического лица;

- орган (организация), в которой производятся действия по доверенности;

- полномочия, передаваемые представителю (вид действий). Полномочия должны быть изложены полно и ясно с тем, чтобы они не вызывали различное понимание;

- образец подписи представителя;

- срок, на который выдана доверенность;

- место и дата ее совершения (число, месяц и год совершения доверенности указываются прописью).

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена.

Доверенность на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, представителем лица, замещающего государственную должность края в органах исполнительной власти края, должность государственной гражданской службы края, должность, не являющуюся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, может быть удостоверена также Правительством края.

5. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения аппарата, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений аппарата (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

6. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

7. План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, то есть по срокам исполнения.

По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа, Губернатором края или руководителем структурного подразделения аппарата. Некоторые виды планов перед утверждением согласовываются.

8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются.

Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Например:

                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                           к постановлению

                       Нумерационный заголовок               Губернатора

                                                          Хабаровского края

                                                        от

                                              ВЕДОМОСТЬ

Тематический                 тракторов, дополнительно приобретаемых для

 заголовок               сельскохозяйственных предприятий Хабаровского края

                                             в 2012 году

                              Заголовки граф

Головка	Наименование тракторов	Единица измерения	Количество
			всего	в том числе
				первое полугодие	второе полугодие
	Боковик	Прографка

В конце тематического заголовка таблицы точка не ставится.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается, например:

наименование станков, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель.

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, например:

Таблица 1

N п/п	Наименование продукции	Единица измерения	2012 год - всего	В том числе первое полугодие
1	2	3	4	5

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы, например:

Таблица 2

N п/п	Наименование заводов	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик
		2012 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2013 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ
1	2	3	4	5	6	7

Таблица 3

N п/п	Наименование министерства края, организации	План на 01 июля 2013 г. (млн. рублей)
		кредиты - всего	в том числе
			под производственные запасы	на затраты производства	под готовую продукцию
1	2	3	4	5	6

Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, например:

Таблица 4

N п/п	Наименование автоматических манипуляторов	Исполнитель и срок выполнения работ
		Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии
1	2	3	4