Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15.11.2013 № 610-р

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта акта содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты распорядительной части проекта акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.

В случае наличия в проекте акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)".

3.5. Заключительная часть текста проекта акта Губернатора края может содержать:

1) переходные положения;

2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;

3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих актов Губернатора края;

4) пункт о контроле за выполнением акта, если такое указание необходимо.

3.6. Приложение к акту Губернатора края является его неотъемлемой частью.

Приложениями к актам могут быть положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте акта, и свою нумерацию страниц.

Приложения к проекту акта Губернатора края подписываются руководителем структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта акта.

Акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к актам Губернатора края не оформляются.

3.7. Согласование проекта акта Губернатора края осуществляется путем его визирования руководителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя, министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата в листе согласования проекта акта.

Лист согласования проекта акта Губернатора края должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (лист согласования);

2) вид и наименование согласуемого проекта;

3) гриф согласования;

4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;

5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);

6) дата согласования проекта акта;

7) дата и время поступления проекта акта на согласование;

8) отметка об исполнителе, представляющем проект акта на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон).

3.8. Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы (за исключением первого), порядковый номер страницы проставляется в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12.

3.9. При согласовании проекта акта Губернатора края с главами городских округов и муниципальных районов края согласование оформляется визой в листе согласования проекта акта либо к проекту акта прилагается письмо (оригинал), оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района, при этом в листе согласования указывается: "Письмо от 00.00.0000 N 000 прилагается".

3.10. Проект акта Губернатора края, являющегося основанием возникновения (изменения) расходных обязательств края, в обязательном порядке согласовывается структурным подразделением аппарата, ответственным за подготовку проекта акта Губернатора края, с главным управлением бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края.

3.11. При "веерном" согласовании исполнители направляют копии проекта акта одновременно в адрес каждого министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, с которым данный проект должен быть согласован, за исключением главного юридического управления Губернатора и Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, с приложением отдельных листов согласования, на каждом из которых указываются все реквизиты листа согласования и только одно согласующее лицо.

3.12. Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей в листе согласования:

- вице-губернатор края;

- первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам;

- первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам модернизации и промышленной политики;

- заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края;

- заместители Председателя Правительства края - министры края;

- министры края;

- заместитель министра строительства края - главный архитектор края;

- начальник главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края.

3.13. Тексты проектов актов Губернатора края хранятся в электронной базе данных до выпуска акта, но не более полугода.

3.14. Проекты актов Губернатора края, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 без бланка.

При оформлении совместного акта:

наименования Губернатора края и других органов (организаций) располагаются на одном уровне;

наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;

дата акта - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается у границы левого поля;

регистрационный номер акта состоит из регистрационных номеров акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

3.15. Наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:

на бланке:

Губернатор                                                     И.О. Фамилия

без бланка:

Губернатор Хабаровского края                                   И.О. Фамилия

3.16. Регистрация постановлений и распоряжений Губернатора края осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 01 октября 2013 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края через дефис добавляется строчная буква "р".

3.17. Копии актов Губернатора края заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, подготовленными исполнителями. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения, осуществлявшего подготовку проекта акта Губернатора края (не ниже начальника отдела). На указателе рассылки обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

3.18. Рассылка актов осуществляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края через систему электронного документооборота или на бумажном носителе через отдел делопроизводства и архива. При указании в указателе рассылки министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, входящих в систему электронного документооборота, организаций, входящих в систему межведомственного электронного документооборота, необходимо указывать фамилию и инициалы их руководителей.

В указателях рассылки актов, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.

В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края в обязательном порядке указываются:

главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;

главное контрольное управление Правительства края;

главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края;

Управление специальной связи и информации в Дальневосточном федеральном округе Федеральной службы охраны Российской Федерации;

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области;

главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Законодательная Дума Хабаровского края;

прокуратура Хабаровского края;

Контрольно-счетная палата Хабаровского края.

В указателях рассылки распоряжений Губернатора края в обязательном порядке указываются (за исключением распоряжений по кадровым и организационно-штатным вопросам):

главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;

главное контрольное управление Правительства края;

главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края.

В указатель рассылки акта Губернатора края, являющегося основанием возникновения (изменения) расходных обязательств края, в обязательном порядке включается главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края.

Если акты Губернатора края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

3.19. Подлинник акта Губернатора края, лист согласования, пояснительная записка, заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы проекта акта, мотивированные ответы, направленные гражданам или организациям, проводившим независимую экспертизу, справка, содержащая сведения о дате размещения проекта акта Губернатора края на официальном сайте Правительства края в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", справка, содержащая мотивированные предложения о необходимости опубликования изданного акта в официальных периодических изданиях и сроке вступления его в силу, указатель рассылки остаются в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю для формирования дела.

Постановления и распоряжения Губернатора края хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года с даты их подписания, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ведомственный архив).

3.20. Заверенные копии актов Губернатора края выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

4. Подготовка и оформление документов Правительства края

4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства края

4.1.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства края производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки актов Губернатора края.

Название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляется следующим образом:

Губернатор, Председатель

Правительства края                                             И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя

Правительства края                                             И.О. Фамилия

4.1.2. Постановления и распоряжения Правительства края регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру постановлений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "пр".

К порядковому номеру распоряжений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "рп".

4.1.3. Постановления и распоряжения Правительства края хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года с даты их подписания, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

4.2. Заверенные копии актов Правительства края выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

4.3. Подготовка материалов к расширенным заседаниям Правительства края

4.3.1. Подготовка и проведение расширенных заседаний Правительства края, оформление принятых на заседаниях решений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства края.

4.3.2. Проекты постановлений (распоряжений) Правительства края, вносимые на рассмотрение расширенных заседаний Правительства края, предложения, справки, списки выступающих и приглашенных, тексты докладов и выступлений на расширенном заседании Правительства края, другие документы представляются подразделениями, ответственными за подготовку вопроса, в управление по организации работы с документами на бумажном и электронном носителях не позднее чем за 10 дней до определенной планом даты проведения заседания.

Управление по организации работы с документами представляет Губернатору края материалы к расширенному заседанию Правительства края не позднее чем за шесть дней до определенной планом даты проведения заседания.

Членам Правительства края материалы к расширенному заседанию Правительства края направляются в электронном виде не позднее чем за два дня до определенной планом даты проведения заседания.

4.3.3. Подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края:

несет ответственность за качественную подготовку материалов к заседанию и своевременное их представление в установленном порядке;

готовит соответствующий проект постановления (распоряжения), проводит его согласование с вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заинтересованными подразделениями;

готовит справку для Губернатора, Председателя Правительства края, в которой излагается история и содержание вопроса, кем и в связи с чем внесены данные материалы, с кем согласованы и есть ли возражения, приводятся результаты необходимых расчетов, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации, позиция подразделения по этому вопросу. Справка подписывается руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, ответственного за подготовку вопроса.

4.3.4. Ход расширенного заседания Правительства края протоколируется. Протокол оформляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бланке установленной формы и в течение трех дней после заседания представляется на подписание Губернатору, Председателю Правительства края.

4.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года. Датой протокола является дата заседания.

Протоколы расширенных заседаний Правительства края могут рассылаться членам Правительства края, а также органам, организациям и должностным лицам по списку, утвержденному заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

4.3.6. По итогам расширенного заседания Правительства края подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края, готовит перечень поручений, данных Губернатором на заседании и не вошедших в проект постановления (распоряжения) Правительства края по рассматриваемому вопросу, оформляет, согласовывает и утверждает его в соответствии с Регламентом Правительства края.

4.3.7. Ход расширенного заседания Правительства края фиксируется цифровой аудиозаписью. Цифровая аудиозапись хранится в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение года, после чего в установленном порядке передается на хранение в ведомственный архив.

Подготовку стенограммы осуществляет отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Текст стенограммы подписывается начальником управления по организации работы с документами и включается в состав материалов расширенного заседания Правительства края.

4.3.8. Протоколы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края формируются в дела в следующей последовательности: протокол, повестка дня, проекты постановлений (распоряжений) с приложениями к ним, справка к расширенному заседанию Правительства края, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Дела хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

4.3.9. Копии повесток расширенных заседаний Правительства края и подготовительных материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.

5. Подготовка и оформление проектов приказов заместителя

Председателя Правительства края - руководителя аппарата

Губернатора и Правительства края

5.1. Приказами заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты приказов готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения аппарата на основании указаний заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной службы Губернатора и Правительства края на основании соответствующих документов или поручений.

Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

5.2. Подготовка и оформление проектов приказов производится структурными подразделениями аппарата в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов актов Губернатора края, Правительства края.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, которые готовят и вносят проект на рассмотрение.

Электронная версия согласованного проекта приказа направляется в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ для распечатывания на бланке. Напечатанный на бланке приказ представляется исполнителем заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края на подписание.

5.3. Приказы регистрируются отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края после их подписания заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края и утверждения начальником управления по организации работы с документами указателя рассылки.

Регистрация приказов осуществляется в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру приказов через дефис добавляется строчная буква "п".

5.4. Копии приказов заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным руководителем структурного подразделения аппарата, готовящего проект приказа.

Замена разосланного приказа производится по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

5.5. Подлинники приказов хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение одного года, затем в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

5.6. Заверенные копии приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

6. Подготовка проектов актов по кадровым вопросам

6.1. По кадровым вопросам издаются распоряжения Губернатора края, Правительства края (далее также - распоряжения), приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты распоряжений и приказов готовятся в установленном порядке управлением государственной службы Губернатора и Правительства края на основании соответствующих документов.

6.2. Проекты распоряжений в отношении вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, министров края, начальников главных управлений, управлений Губернатора и Правительства края, руководителей иных органов исполнительной власти края, формируемых Правительством края, согласовываются:

вице-губернатором края;

заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края;

начальником главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края;

заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края.

6.3. Проекты распоряжений в отношении лиц, не указанных в пункте 6.2 настоящей Инструкции, согласовываются:

заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края;

начальником главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания;

заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края.

6.4. Проекты приказов по кадровым вопросам согласовываются:

заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края;

начальником главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания.

6.5. После подписания распоряжений и приказов, утверждения заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края указателя рассылки документы передаются в отдел кадров и наград для регистрации и выпуска.

6.6. Регистрация распоряжений и приказов осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о назначении, об увольнении, аттестации, о доплатах через дефис добавляются строчные буквы "рк", распоряжений Правительства края - "рпк", приказов - "пк".

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о предоставлении отпусков, применении дисциплинарного взыскания через дефис добавляются строчные буквы "ркд", распоряжений Правительства края - "рпд", приказов - "пкд".

6.7. Копии распоряжений и приказов заверяются печатью отдела кадров и наград и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным руководителями структурных подразделений аппарата, готовящих проект распоряжения или приказа. Рассылка осуществляется через отдел делопроизводства и архива.

6.8. Подлинники распоряжений и приказов хранятся в отделе кадров и наград в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

6.9. Заверенные копии актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по кадровым вопросам выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

7. Подготовка проектов актов Губернатора края, Правительства

края, приказов заместителя Председателя Правительства края -

руководителя аппарата Губернатора и Правительства края

с использованием системы электронного документооборота

7.1. Допускается создание структурными подразделениями аппарата проекта акта Губернатора края, Правительства края, приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края и его согласование с использованием системы электронного документооборота с органами исполнительной власти края, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота (в том числе в систему межведомственного электронного документооборота).

7.2. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта Губернатора края, Правительства края, приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.

7.3. Одновременно исполнителем в порядке, установленном в пункте 3.10 раздела 3 настоящей Инструкции, направляются в согласующие органы отдельные листы согласования на бумажном носителе или в электронном виде (с последующим выводом на бумагу согласующим лицом) для проставления подписи.

7.4. После прохождения процедуры согласования, за исключением согласования вице-губернатором края, проект акта Губернатора края, Правительства края представляется ответственным исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в электронном виде и на бумажном носителе для редакционной и стилистической правки.

7.5. Документы, прилагаемые к проекту акта Губернатора края, Правительства края (листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и др.), подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и представляются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

7.6. Согласованный проект приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края представляется исполнителем в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ в электронном виде и на бумажном носителе для распечатывания его на соответствующем бланке, затем передается исполнителем заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края на подписание.

После подписания приказ заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края представляется исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в электронном виде и на бумажном носителе для регистрации.

7.7. Регистрация актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота.

7.8. Рассылка актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

7.9. Приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения допускается формировать в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки, списания в дело, передачи на оперативное хранение) образует документооборот.

Электронный документооборот - документооборот с применением системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В документообороте аппарата Губернатора и Правительства края выделяются следующие документопотоки:

- документы, поступающие в аппарат Губернатора и Правительства края (входящие);

- документы, отправляемые из аппарата Губернатора и Правительства края (исходящие);

- внутренние документы (организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные).

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата, должностными регламентами и должностными инструкциями работников.

8.1.3. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и настоящей Инструкцией.

8.1.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов.

8.1.5. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.

8.1.6. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют:

- члены Правительства края;

- руководители органов исполнительной власти края и их заместители;

- лица, уполномоченные руководителями участников системы электронного документооборота;

- руководители структурных подразделений аппарата и их заместители.

8.1.7. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица.

8.1.8. При введении режима чрезвычайной ситуации на поступающей корреспонденции, связанной с чрезвычайной ситуацией, применяется штамп "ЧС", который проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа. Прием, регистрация, передача и исполнение документов с пометкой "ЧС" осуществляется в экстренном порядке.

8.2. Прием, первичная обработка и предварительное распределение поступающих документов

8.2.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связью, нарочным и электросвязью, в том числе по каналам системы электронного документооборота Правительства края и межведомственного электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в аппарат Губернатора и Правительства края доставляется корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Доставка пакетов, документов может осуществляться по реестру и разносным книгам под роспись, где указывается их количество, дата и время приема.

8.2.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные служебные письма и электронные документы (по каналам системы электронного документооборота и системы межведомственного электронного документооборота).

8.2.3. Прием, первоначальная обработка, распределение поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива.

8.2.4. Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются, за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", и конкурсной документации.

При вскрытии конвертов проверяется: правильность адресования; целостность упаковки; соответствие указанных учетных номеров номерам документов, находящимся в конвертах; количество листов приложения; количество экземпляров и листов всех документов.

Ошибочно доставленные конверты (документы) возвращаются: почтовой службе; отправителю или надлежащему адресату. При приеме заказной корреспонденции проверяются записи в почтовом реестре.

При обнаружении некомплектности или неисправимом повреждении конверта (бандероли) с документами составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты с пометкой "Лично" учитываются в журнале или электронной базе путем проставления даты получения, номера, указанного на конверте, сведений об отправителе и адресате, номера заказной корреспонденции.

Пакеты от поступающих документов уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

Корреспонденция, доставленная фельдъегерской и специальной связью, телеграммы, а также документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно" обрабатываются вне очереди.

8.2.5. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива исходя из ее содержания в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

8.2.6. При рассмотрении документов в отделе делопроизводства и архива выделяются документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы после присвоения им регистрационного номера незамедлительно передаются на рассмотрение.

Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день.

8.2.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

Корреспонденция на иностранных языках регистрируется только после осуществления перевода.

Документы, не подлежащие регистрации, передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, для дальнейшего учета.

8.2.8. Текст телефонограмм принимается и записывается (печатается) руководителем или ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения аппарата, которому она адресована.

8.2.9. Предварительно рассмотренная корреспонденция подлежит централизованной регистрации в отделе делопроизводства и архива.

8.3. Регистрация поступивших служебных писем

8.3.1. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему электронного документооборота. Дополнительное назначение - формирование информационно-справочной базы данных для оперативного поиска документа, ведения статистической и аналитической работы, осуществления контроля исполнения документов.

8.3.2. Регистрация служебных писем производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота Правительства края. При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о служебном письме.

8.3.3. Основным принципом регистрации служебных писем является однократность: при передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

8.3.4. При регистрации документов в системе электронного документооборота проверяется электронная база данных на наличие повторных обращений.

8.3.5. Служебные письма, поступившие непосредственно в структурные подразделения аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, до формирования указаний по исполнению должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.

8.3.6. Регистрация служебных писем на бумажных носителях информации производится по мере их поступления в отдел делопроизводства и архива.

Поступившие служебные письма на бумажных носителях информации после 15.00 часов подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением писем, требующих оперативного рассмотрения.

8.3.7. Поступление электронных служебных писем на регистрацию в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

8.3.8. Служебные письма, принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почты, и телеграммы регистрируются в отделе делопроизводства и архива в общем массиве служебной переписки.

8.3.9. Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка.

Обращения граждан и дальнейшая переписка по их обращениям регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края.

8.3.10. Поступившие в отдел делопроизводства и архива служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года.

На зарегистрированном бумажном носителе информации в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный номер, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер и индекс в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края. Составные части номера разделены дефисом.

8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включает:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона бланка;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех названных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;

- применение технологии сканирования и прикрепления электронного образа служебного письма к электронной регистрационной карточке (на бумажном носителе информации помещается наклейка со штрих-кодом);

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- постановка документа на контроль.

Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним входящим номером.

Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил, к регистрации не принимаются.

8.3.12. Электронные служебные письма, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в отделе делопроизводства и архива в общем порядке регистрации документов, установленном настоящей Инструкцией.

8.3.13. Передача зарегистрированного служебного письма на бумажном носителе из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива.

8.3.14. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота.

8.4. Регистрация отправляемых документов

8.4.1. Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания.

Служебные письма, поступившие на регистрацию после 15.00 часов в последний рабочий день недели, подлежат регистрации на следующий рабочий день.

8.4.2. Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота.

8.4.3. Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка.

Переписка по обращениям граждан регистрируется в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края.

8.4.4. Отправляемые служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Составные части номера разделены дефисом.

8.4.5. Поступление на регистрацию отправляемых электронных служебных писем в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

8.4.6. Прием и регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;

- проверку правильности адресования;

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона бланка;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- проставление на бумажном носителе информации регистрационного номера.

8.4.7. Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

8.4.8. Служебные письма одинакового содержания, созданные в системе электронного документооборота, регистрируются под одним исходящим номером.

Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил, к регистрации не принимаются.

8.4.9. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.5. Оформление указаний по исполнению (резолюций)

8.5.1. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность служебного письма, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей (помощник руководителя или ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата).

8.5.2. Тексты указаний по исполнению служебных писем вносятся в электронные регистрационные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом (помощником руководителя, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата). В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого служебное письмо направляется на исполнение.

8.5.3. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители несут ответственность за своевременное и качественное представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.5.4. Участники системы электронного документооборота направляют на исполнение электронные служебные письма, созданные на электронном шаблоне бланка письма в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в электронном виде, без переноса на бумажный носитель информации.

8.5.5. Оригинал бумажного носителя информации с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством системы электронного документооборота пересылается электронная регистрационная карточка с электронным образом служебного письма. Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки с прикрепленными к ним электронными образами писем без сопровождения бумажным носителем информации.

8.5.6. Если исполнитель, указанный в резолюции, не является участником системы электронного документооборота, ответственный за делопроизводство структурного подразделения аппарата готовит для него ксерокопию и передает на рассылку в соответствующую службу.

8.5.7. Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.

8.5.8. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость ксерокопирования документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение документа.

8.6. Отправка документов

8.6.1. Доставка отработанной корреспонденции в отделе делопроизводства и архива осуществляется: нарочным, средствами почтовой, фельдъегерской и электросвязи, а также через систему электронного документооборота и систему межведомственного электронного документооборота.

8.6.2. Отправка корреспонденции посредством факсимильной связи осуществляется исполнителем.

8.6.3. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Корреспонденция сдается для отправки в отдел делопроизводства и архива не позднее 13.00 часов. Корреспонденция, поступившая для отправки после указанного времени, отправляется на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь по мере ее регистрации или поступления.

8.6.4. Отдел делопроизводства и архива проверяет правильность оформления документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

8.6.5. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение аппарата, подготовившее данные документы.

8.6.6. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе информации принимает подразделение-исполнитель.

8.6.7. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата;

запрещается передавать текст документов с отметкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями.

8.6.8. Отправляемая корреспонденция почтой проходит упаковку, адресование. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

8.6.9. Помощники вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, получают корреспонденцию, созданную на бумажных носителях информации, в отделе делопроизводства и архива ежедневно с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов под роспись в реестре.

8.7. Учет и анализ объема документооборота

8.7.1. Учет объема документооборота осуществляется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Учет объема документооборота за определенный период времени проводится по регистрационным данным. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов в аппарате Губернатора и Правительства края обобщаются отделом делопроизводства и архива.

8.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.

Поступающие и отправляемые документы подсчитываются отдельно.

При учете документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

8.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

8.8. Работа исполнителей с документами

8.8.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

8.8.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения аппарата определяет документы, требующие срочного исполнения, которые обрабатываются помощником или ответственным за ведение делопроизводства в оперативном порядке.

8.8.3. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе информации, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителями Правительства края или руководителями структурных подразделений аппарата, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то документ-ответ передается на регистрацию вместе с письмом-запросом.

8.8.4. Проект служебного письма в системе электронного документооборота исполнителем создается как:

- электронный документ, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке и подписывается усиленной электронной подписью, - для документов, формируемых в электронном виде, создаваемых на электронных шаблонах бланка письма и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

- электронный образ документа, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке путем технологии сканирования, - для документов, созданных на бумажных носителях информации;

- электронный документ, подписанный простой электронной подписью, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке, - для документов, созданных на бумажных носителях информации.

8.8.5. При создании электронного документа исполнитель руководствуется перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Одновременно исполнителем или ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата осуществляется экспертиза ценности создаваемого документа.

8.8.6. На бумажном носителе информации оформляются и удостоверяются собственноручной подписью служебные письма:

- адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота;

- служебные письма, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

- служебные письма, направляемые Губернатору края, вице-губернатору края и исполняющему обязанности Председателя Правительства края.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе информации, принимаются на регистрацию в системе электронного документооборота при наличии заполненной электронной регистрационной карточки, прикрепленного файла (документа) и указанных в тексте приложений.

8.8.7. Электронное служебное письмо оформляется на электронном шаблоне бланка письма, утверждаемого приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

8.8.8. Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа, при этом учитывается адресат документа.

8.8.9. Электронный шаблон бланка письма применяется как при внутренней, так и при исходящей переписке.

8.8.10. Неотъемлемой частью электронного служебного письма является электронная регистрационная карточка, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, содержание документа, сведения о приложении к документу, рассылка.

При необходимости применяются пометки "Срочно", "ДСП", "Подлежит возврату".

В поле регистрационной карточки "Содержание документа" необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.

8.8.11. Если подготовленное в системе электронного документооборота служебное письмо является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.

8.8.12. Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

После полного завершения исполнения входящего электронного служебного письма исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного служебного письма, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного служебного письма направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного служебного письма, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронное служебное письмо.

Если поступившее на исполнение электронное служебное письмо не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного служебного письма и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

8.8.13. Утвержденное Губернатором края поручение (перечень поручений) с присвоенным в главном контрольном управлении Правительства края учетным номером регистрируется во входящем документопотоке отдела делопроизводства и архива.

Отправка поручения (перечня поручений) производится отделом делопроизводства и архива при наличии необходимого количества копий и указателя рассылки, подготовленных исполнителем. Указатель рассылки обязательно должен содержать ссылку на регистрационный номер, количество копий рассылаемого поручения (перечня поручений), почтовые адреса, подпись исполнителя.

8.8.14. Для рассылки документа на бумажном носителе информации исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки с почтовыми адресами.

8.8.15. Заверение бумажных копий электронных служебных писем осуществляется ответственным за ведение делопроизводства. Бумажная копия электронного документа должна содержать оттиск печати делопроизводственной службы участника системы электронного документооборота, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель.

Содержание электронного документа и его бумажной копии должны быть идентичны.

8.9. Организация поисковой системы по документам

8.9.1. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационную карточку:

- адресант;

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- вид документа;

- дата документа;

- номер документа;

- дата поступления документа;

- номер входящего документа;

- номер исходящего документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа;

- наименование текста;

- индекс дела;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений;

- указания по исполнению документа;

- должность, фамилия и инициалы исполнителя;

- отметка о конфиденциальности.

Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

8.9.2. В целях оптимизации процесса регистрации служебных писем в системе электронного документооборота разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники):

- видов документов;

- должностных лиц;

- исполнителей;

- корреспондентов;

- групп корреспондентов;

- видов контроля;

- видов доставки.

9. Организация контроля за исполнением поручений и указаний

Президента Российской Федерации, поручений Председателя

Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного

представителя Президента Российской Федерации

в Дальневосточном федеральном округе, поручений

Губернатора края

9.1. Порядок осуществления контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, иных документов, поступающих из федеральных государственных органов, поручений и указаний Губернатора края регулируется Регламентом Правительства края.

9.2. Поручения и перечни поручений Губернатора края оформляются в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.

9.3. В проектах поручений (перечней поручений) Губернатора края должны быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение данного поручения, и конкретные сроки исполнения, устанавливаемые с учетом реальной возможности реализации поручений в указанные сроки и в полном объеме. В случае если поручение Губернатора края дано руководителям всех министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, можно не указывать фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение данного поручения.

Учреждения, организации, их должностные лица, а также органы государственной власти, не входящие в систему органов исполнительной власти края, органы местного самоуправления края, их должностные лица не могут являться ответственными исполнителями поручений Губернатора края. Данные лица указываются только в качестве соисполнителей поручений.

Проекты поручений (перечней поручений) Губернатора края не должны содержать формулировок, допускающих неоднозначность толкования излагаемых в них заданий.

9.4. День поступления проекта поручения (перечня поручений) Губернатора края в согласующее министерство края, иной орган исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата и день согласования проекта указываются в листе согласования проекта поручения (перечня поручений) Губернатора края.

Для проектов поручений (перечней поручений) Губернатора края, поступивших на согласование после 17.00 часов, датой поступления считается дата следующего рабочего дня.

9.5. Присвоение учетных номеров поручениям (перечням поручений) Губернатора осуществляется по единой нумерации в пределах календарного года. Номера состоят из индекса "27ПГ" и порядкового номера (например: N 27ПГ-69).

10. Организация контроля за исполнением документов

с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей

Председателя Правительства края, заместителей Председателя

Правительства края

10.1. Контроль за исполнением документов с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края (далее - руководители) осуществляет управление по организации работы с документами в порядке, установленном Регламентом Правительства края и настоящей Инструкцией.

10.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленный срок или по резолюции руководителя.

10.3. При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", и вносятся соответствующие данные в электронную карточку.

10.4. Контроль за исполнением документов и поручений руководителей в системе электронного документооборота включает: постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), внесение текста резолюции, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль.

Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.

Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения.

10.5. Контроль за исполнением документов обеспечивают руководители структурных подразделений аппарата.

В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях аппарата должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

10.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок;

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения может определяться в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.

10.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство в структурном подразделении аппарата и сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее - сектор контрольно-аналитической работы) для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

10.8. В случае неисполнения документа (резолюции) в установленный срок сектор контрольно-аналитической работы на следующий день направляет ответственному исполнителю за подписью заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края письмо о неисполнении документа (резолюции).

10.9. Документы, поступившие для исполнения не по назначению, должны быть возвращены автору резолюции для уточнения исполнителя в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - авторы документа.

10.10. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

10.11. К информации о продлении срока исполнения документа либо о снятии его с контроля исполнитель в обязательном порядке прикладывает оригинал документа, в отношении которого дано поручение (одновременно в системе электронного документооборота делается связь с письмом-запросом). В дальнейшем документ возвращается исполнителю для работы или списания в дело.

10.12. Снятие документов с контроля осуществляется на основании внесенной в систему электронного документооборота информации об исполнении документа структурного подразделения аппарата, заполняемой исполнителем контрольной карточки.

Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело, включающей: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; пометку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата, в котором исполнен документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленной информации о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Второй экземпляр отправленного ответа и оригинал (копию письма-запроса, если документ переходящий) ответственный исполнитель передает в отдел делопроизводства и архива в течение одного рабочего дня со дня отправки.

Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.

10.13. Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в отдел делопроизводства и архива в трехдневный срок.

10.14. Сектор контрольно-аналитической работы не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края и подведомственных им учреждениях для информирования руководителей и принятия ими необходимых мер.

11. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве аппарата Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

11.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел), приведенные в приложениях N 10, 11 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется ежегодно (не позднее 01 ноября текущего года) на следующий год специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление по организации работы с документами.

11.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата при методической помощи краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края).

11.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, заведующим сектором контрольно-аналитической работы и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Не реже одного раза в пять лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Электронный вариант сводной номенклатуры дел размещается на сетевом ресурсе общего доступа для структурных подразделений аппарата.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй экземпляр находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в государственный архив края. Выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел направляются по системе электронного документооборота в структурные подразделения аппарата.

11.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

11.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата. Электронные документы также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12.05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется;

2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления

по вопросам подготовки и переподготовки кадров

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний

по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации

по вопросам...

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами городских округов и муниципальных

районов края по вопросам социальной защиты населения

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты отдела делопроизводства и архива

В заголовках дел, формируемых в электронном виде, включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Электронные документы

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

3) графа 3 заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей) для составления итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году;

4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558;

5) в графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

11.1.13. Если в течение года в структурном подразделении аппарата возникают новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь формируемых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

11.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения аппарата ответственным за делопроизводство изменяется итоговая запись о количестве сформированных дел (томов) отдельно для дел постоянного и временного хранения с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, в обязательном порядке представляются в управление по организации работы с документами (приложения N 10, 11).

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии законов и нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.