Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 № 261-р

 
                     ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ                     

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ                             

                               N 261-р                                

от 20 мая 2008 г.                                         г. Хабаровск

                                    Утратило силу - Распоряжение
                                   Губернатора Хабаровского края
                                      от 04.05.2012 г. N 212-р

        О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству         
      в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края,       
       утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края       
                    от 11 августа 2006 г. N 491-р                     

     В  связи  с  изменениями  в  структуре  аппарата  Губернатора   и
Правительства  края,  созданием  краевого  государственного учреждения
"Архив документов по личному составу  органов  государственной  власти
Хабаровского  края",  в  соответствии  с  Положением  об управлении по
организации работы с документами  Губернатора  и  Правительства  края,
утвержденным   постановлением  Губернатора  Хабаровского  края  от  18
декабря 2006 г. N 204:
     Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора  и
Правительства    Хабаровского    края,    утвержденную   распоряжением
Губернатора Хабаровского края от 11 августа 2006 г. N 491-р, следующие
изменения:
     1) в оглавлении в наименовании приложения  N  8  слова  "главного
управления делами" исключить;
     2) в пункте 1.4 слова "главное  управление  делами",  "и  главное
управление делами соответственно" исключить;
     3) подпункт 2.6.1 дополнить абзацами следующего содержания:
     "-  бланк  приказа  начальника  главного  управления   внутренней
политики  и  информации Губернатора и Правительства края - заместителя
руководителя аппарата Губернатора  и  Правительства  края  (серия  ПЗ)
(используется    в    период   официального   отсутствия   заместителя
Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора  и
Правительства края);
     - бланк письма антитеррористической  комиссии  Хабаровского  края
(серия БА);
     -  бланк  письма  антинаркотической  комиссии  Хабаровского  края
(серия БН).";
     4) в подпункте 2.6.2 слова "главного управления делами"  заменить
словами   "управления   хозяйственного   обеспечения   Губернатора   и
Правительства края";
     5) в абзацах третьем, восьмом подпункта 2.6.5.1 слово "сектор"  в
соответствующем  падеже  заменить  словом  "отдел"  в  соответствующем
падеже;
     6) в подпункте 2.7.11.5:
     а) в абзацах девятом,  одиннадцатом  слова  "главного  управления
делами" исключить;
     б)  в  абзаце  тринадцатом  слова  "Главному  управлению   делами
Губернатора  и  Правительства  края (Кондратов Г.А.)" заменить словами
"Управлению  по  организации  работы  с  документами   Губернатора   и
Правительства края (Кондратюк А.А.)";
     7) предпоследний абзац подпункта 2.7.13  после  слова  "интервал"
дополнить словами "(в режиме "точно" для ПЭВМ)";
     8) подпункт 2.7.16 изложить в следующей редакции:
     "2.7.16. Отметка о заверении копии
     2.7.16.1. Копия документа - документ,  полностью  воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки.
     На первом листе копии документа на верхнем поле  справа  ставится
слово Копия.
     Отметка  о  заверении  соответствия  копии   документа   (включая
ксерокопию)  подлиннику  проставляется  ниже  реквизита  "подпись"  от
границы  левого  поля  и   содержит   заверительную   надпись   Верно,
наименование   должности  лица,  заверившего  копию,  личную  подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:

Верно

Главный специалист отдела
делопроизводства и архива         личная подпись      И.О. Фамилия
дата

     Копии документов объемом более одного листа прошиваются  нитками,
концы  которых  выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы
нумеруются  в  правом  верхнем  углу.  Место  прошивания  заклеивается
ярлыком  (длина  выступающих  концов  нитей  составляет  2 - 2,5 см) с
надписью:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью _______   (_____) листов
                                         (цифрами) (прописью)
и  подписью  руководителя  структурного  подразделения   аппарата,
подготовившего копию, с указанием должности и полного наименования
структурного подразделения аппарата.

     Отметка  о  заверении  копии   удостоверяется   оттиском   печати
соответствующего структурного подразделения аппарата.
     2.7.16.2.   Заверенные   копии   документов,    образованных    в
деятельности  Правительства  края, выдаются структурным подразделениям
аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края,
предприятиям,  организациям по письменному запросу на имя управляющего
делами  Губернатора  и  Правительства  края  -  министра,  в   котором
указываются вид документа, дата и регистрационный номер, наименование,
цель использования  копии  документа,  необходимое  количество  копий,
фамилия, инициалы исполнителя, его телефон.
     Оформление  и  выдача  заверенных  копий  актов   Губернатора   и
Правительства   края,   хранящихся   в  отделе  подготовки  и  выпуска
документов Губернатора  и  Правительства  края,  производится  отделом
подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.
     Оформление  и  выдача  заверенных  архивных  копий   производится
отделом делопроизводства и архива.
     При   оформлении   архивных   копий   допускается   использование
специально  изготовленных  и  согласованных  с  управлением  по  делам
архивов Правительства края штампов. Штамп "Архивная копия" ставится на
первом  листе  копии  документа  на верхнем поле справа. Заверительный
штамп  с  архивным  шифром  документа  (фонд,  опись,   дело,   лист),
наименованием  должности лица, заверившего копию, его личной подписью,
расшифровкой  подписи,  датой  заверения   ставится   ниже   реквизита
"подпись" на документе от границы левого поля.
     2.7.16.3. Заверенные копии документов по личному составу выдаются
по   письменному   запросу   на  имя  начальника  главного  управления
внутренней политики и информации Губернатора и  Правительства  края  -
заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
     Оформление  и  выдача  заверенных  копий  документов  по  личному
составу    осуществляется   отделом   кадров   и   наград   управления
государственной службы Губернатора и Правительства края (далее - отдел
кадров).";
     9) абзац третий подпункта 2.7.19 изложить в следующей редакции:
     "При поступлении электронного документа после его  распечатывания
на первой странице, кроме отметки о поступлении, в левой части нижнего
поля проставляется штамп "Подписан ЭЦП".";
     10) в абзаце первом подпункта 3.12  слова  "и  наград  управления
государственной  службы  главного управления территориальной политики,
кадров и общественных связей Губернатора и Правительства края (далее -
отдел кадров)" исключить;
     11) в абзацах седьмом, двадцатом  пункта  3.16  слова  "начальник
главного  управления делами" в соответствующем падеже заменить словами
"управляющий делами Губернатора и  Правительства  края  -  министр"  в
соответствующем падеже;
     12) в пункте 3.27 слова  "главного  управления  делами"  заменить
словами "Губернатора и Правительства края";
     13) в пункте 3.30 слова "начальник  главного  управления  делами"
заменить  словами "управляющий делами Губернатора и Правительства края
- министр";
     14) пункт 3.32 изложить в следующей редакции:
     "3.32. Копии  постановлений,  распоряжений  Губернатора  края  по
основной  деятельности  заверяются  печатью  управления по организации
работы с документами, копии распоряжений по личному составу -  печатью
отдела  кадров  и  направляются адресатам в соответствии с указателями
рассылки,  подготовленными  и  подписанными  исполнителями.   Рассылка
осуществляется   через   отдел   делопроизводства   и  архива  или  по
электронной почте.
     В указателях рассылки актов,  изменяющих  или  дополняющих  ранее
принятые  акты,  исполнитель  должен  указать те органы и организации,
которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
     В  указателях   рассылки   всех   постановлений   Губернатора   и
Правительства края в обязательном порядке указываются:
     главное   государственно-правовое   управление   Губернатора    и
Правительства края;
     главное контрольное управление Губернатора края;
     управление  информации  и  общественных  связей   Губернатора   и
Правительства края;
     Государственно-правовое    управление    Президента    Российской
Федерации;
     Управление   Министерства   юстиции   Российской   Федерации   по
Дальневосточному федеральному округу;
     главный  федеральный  инспектор  по  Хабаровскому  краю  аппарата
полномочного   представителя   Президента   Российской   Федерации   в
Дальневосточном федеральном округе;
     Законодательная Дума края;
     прокуратура края;
     избирательная комиссия края.
     В указателях рассылки распоряжений  Губернатора  и  Правительства
края в обязательном порядке указываются:
     главное   государственно-правовое   управление   Губернатора    и
Правительства края;
     главное контрольное управление Губернатора края.
     Если акты Губернатора края должны быть  направлены  организациям,
не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен
дополнительно  внести   в   указатель   рассылки   наименования   этих
организаций и их почтовые адреса.
     Дополнительная рассылка актов Губернатора края осуществляется  по
заявке  подразделения-исполнителя либо по указанию управляющего делами
Губернатора и Правительства края - министра или его заместителя, о чем
делается отметка в соответствующем указателе рассылки.
     Замена разосланных актов производится  по  указанию  управляющего
делами Губернатора и Правительства края - министра.";
     15) абзац третий пункта 3.33 исключить;
     16) в пункте 3.34 слова "начальника главного  управления  делами"
заменить словами "управляющего делами Губернатора и Правительства края
- министра";
     17) абзац второй подпункта 4.1.3 исключить;
     18) в абзаце втором подпункта 4.2.7:
     а) слово "сектор" заменить словом "отдел";
     б)  слова  "начальником  главного  управления  делами"   заменить
словами   "управляющим  делами  Губернатора  и  Правительства  края  -
министром";
     19) в  абзаце  первом  пункта  5.3  слова  "начальником  главного
управления  делами" заменить словами "управляющим делами Губернатора и
Правительства края - министром";
     20) пункт 5.5 изложить в следующей редакции:
     "5.5. Подлинники приказов по  основной  деятельности  хранятся  в
отделе  подготовки  и  выпуска  документов Губернатора и Правительства
края в течение одного года, затем в установленном  порядке  передаются
на хранение в ведомственный архив.";
     21) абзацы девятый - двенадцатый пункта  11.4  заменить  абзацами
следующего содержания:
     "Рассмотрение  письменных  обращений  граждан  осуществляется   в
течение  30  дней  со  дня  их  регистрации,  если не установлен более
короткий контрольный срок исполнения указанных обращений.
     Продление   сроков   производится   руководителями    структурных
подразделений  -  от начальника управления (самостоятельного отдела) и
выше - по служебной записке ответственного исполнителя. Уведомление  о
продлении   срока   рассмотрения   обращения   (промежуточный   ответ)
заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением
обращения  установлен  вышестоящей организацией, то исполнитель обязан
согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
     Рассмотрение обращений граждан, содержащих  вопросы  защиты  прав
ребенка,   предложения  по  предотвращению  возможных  аварий  и  иных
чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
     В  случае  если  обращение  написано  на  иностранном  языке  или
точечно-рельефным   шрифтом   слепых,   срок   рассмотрения  обращения
увеличивается на время, необходимое для перевода.
     Если последний день  срока  исполнения  документа  приходится  на
нерабочий  день,  то документ подлежит исполнению в предшествующий ему
рабочий день.";
     22)  в  абзаце  втором  подпункта  12.1.3   слова   "заместителем
начальника главного управления делами -" исключить;
     23) в подпункте 12.1.5:
     а) в абзаце первом:
     слова "экспертно-проверочной методической комиссией управления по
делам  архивов  Правительства  края  (далее  -  ЭПМК),  управлением по
организации работы с документами," исключить;
     слова "главного управления делами" заменить  словами  "управления
по организации работы с документами Губернатора и Правительства края";
     б) абзац второй после слов "согласовывается с" дополнить  словами
"экспертно-проверочной  методической  комиссией  управления  (далее  -
ЭПМК)";
     24) подпункт 12.3.2 изложить в следующей редакции:
     "12.3.2. Правоохранительными органами из архива могут быть изъяты
документы  в соответствии с законодательством Российской Федерации. На
место изъятого документа в дело вкладывается снятая  с  него  копия  и
справка  о  выдаче  документа,  либо  в  учетных  архивных  документах
делается отметка об изъятии  документа,  содержащая  реквизиты  (дата,
номер,  вид)  документа,  явившегося  основанием  для изъятия, а также
расписку получателя документа.
     Изъятие документов из ведомственного архива производится только с
письменного  разрешения  заместителя Председателя Правительства края -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.";
     25) дополнить пунктом 12.4 следующего содержания:
     "12.4. Организация документов по личному составу
     Документы  по  личному  составу  выделяются  в   особую   группу,
систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
     Распоряжения  (приказы)  по  личному  составу  75-летнего   срока
хранения  формируются  отдельно  от  распоряжений (приказов) 5-летнего
срока хранения.
     К регистрационно-учетным документам по личному составу  относятся
журналы учета: распоряжений (приказов) о приеме, переводе, увольнении;
личных дел и др.
     Документы по  личному  составу  со  сроком  хранения  до  10  лет
включительно    хранятся   в   структурных   подразделениях   аппарата
Губернатора и Правительства края.
     Документы по личному составу со  сроком  хранения  свыше  10  лет
передаются  на  хранение  в  краевое государственное учреждение "Архив
документов  по  личному   составу   органов   государственной   власти
Хабаровского  края"  после  истечения  двухлетнего срока их хранения и
использования  в  структурном  подразделении  аппарата  Губернатора  и
Правительства края.
     Личные дела  уволенных  сотрудников  хранятся  10  лет  в  отделе
кадров,   затем  передаются  на  хранение  в  краевое  государственное
учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной
власти Хабаровского края".
     Личные дела  уволенных  сотрудников  вносятся  отделом  кадров  в
отдельную  опись  по  году увольнения лица, на которое заведено личное
дело, и систематизируются по алфавиту. Каждый заголовок дела  вносится
в опись под своим порядковым номером.
     Опись личных дел может быть составлена за определенный  временной
период: начальная дата, указанная в заголовке описи, - наиболее ранняя
дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя  дата  окончания
личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим
порядковым номером.
     Дела  по  личному  составу,  как  правило,  систематизируются  по
хронологическому  признаку.  В  пределах  каждого года дела по личному
составу систематизируются по степени важности - распоряжения (приказы)
по  личному  составу,  лицевые счета, списки, журналы учета документов
по личному составу, другие регистрационно-учетные документы.
     Лицевые счета работников  аппарата  Губернатора  и  Правительства
края,  министерств  края,  иных  органов  исполнительной  власти  края
долговременного  срока  хранения  (75  лет   ЭПК),   ведение   которых
осуществляет  главное  управление  бухгалтерского  учета и финансового
контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух лет хранятся
в   указанном   управлении.   По  истечении  двух  лет  лицевые  счета
включаются в  единую  опись  дел  по  личному  составу  (распоряжения,
приказы,  лицевые  счета, журналы учета и др.) с последующей передачей
дел в краевое государственное учреждение "Архив документов по  личному
составу органов государственной власти Хабаровского края".
     Главное управление бухгалтерского учета  и  финансового  контроля
Губернатора  и  Правительства края и управление государственной службы
Губернатора и Правительства  края  составляют  описи  дел  по  личному
составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой
раздел  сводной  описи  дел  по  личному  составу  предоставляются   в
управление   по   организации   работы  с  документами  Губернатора  и
Правительства края в срок до 01 ноября.
     Сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива на
основе  предоставленных  данных в срок до 15 ноября составляет годовой
раздел сводной описи дел по личному составу.
     В годовой раздел сводной описи дел по личному составу  включаются
заголовки  дел  долговременного  хранения (75 лет ЭПК), отложившихся в
течение года в деятельности структурных подразделений аппарата, причем
только  после  сверки  их со сводной номенклатурой дел за тот же год и
проверки правильности формирования и  оформления  дел.  В  необходимых
случаях   заголовки  дел  уточняются,  дела  подвергаются  расшивке  и
переформированию при обнаружении нарушений порядка их  формирования  и
оформления.
     Годовой раздел сводной описи дел по личному составу  составляется
не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в
трех экземплярах по установленной форме  и  подлежит  рассмотрению  на
заседании  ЭК. В конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием
номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.
     Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на
согласование  в  научно-экспертный методический совет государственного
учреждения  "Государственный  архив  Хабаровского  края",  после  чего
управляющему  делами  Губернатора  и  Правительства края - министру на
утверждение.  Подписанные  и  утвержденные  экземпляры  передаются:  в
государственное  учреждение "Государственный архив Хабаровского края",
в краевое государственное  учреждение  "Архив  документов  по  личному
составу   органов   государственной   власти   Хабаровского  края",  в
управление  по  организации  работы  с   документами   Губернатора   и
Правительства края. Копийные экземпляры годового раздела сводной описи
дел по личному составу передаются в главное управление  бухгалтерского
учета  и  финансового  контроля  Губернатора  и Правительства края и в
управление государственной службы Губернатора и Правительства края.
     Ответственность за  формирование  и  оформление  дел  по  личному
составу,   своевременное  и  качественное  составление  описей  дел  и
передачу дел на хранение согласно срокам, утвержденным ЭК,  в  краевое
государственное   учреждение  "Архив  документов  по  личному  составу
органов  исполнительной  власти  Хабаровского  края"  возлагается   на
начальника  главного  управления  бухгалтерского  учета  и финансового
контроля Губернатора и  Правительства  края  и  начальника  управления
государственной службы Губернатора и Правительства края.
     Координация  работы  с   документами   по   личному   составу   и
методическая  помощь  в  составлении  описей  дел по личному составу и
подготовке дел к передаче на хранение  возлагается  на  управление  по
организации работы с документами Губернатора и Правительства края.
     Передача дел  на  хранение  осуществляется  по  сводной  описи  с
составлением   акта   приема-передачи.   Акт   составляется   в   двух
экземплярах,  подписывается  лицом,  передавшим  документы,  и  лицом,
принявшим   документы,   согласовывается   начальником  управления  по
организации работы с документами Губернатора и  Правительства  края  и
директором  краевого  государственного учреждения "Архив документов по
личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края".  Акт
подлежит  утверждению  управляющим  делами Губернатора и Правительства
края  -  министром.  Один  экземпляр   акта   передается   в   краевое
государственное   учреждение  "Архив  документов  по  личному  составу
органов  исполнительной  власти  Хабаровского  края",   второй   -   в
управление   по   организации   работы  с  документами  Губернатора  и
Правительства края. Копийные экземпляры  актов  передаются  в  главное
управление  бухгалтерского  учета и финансового контроля Губернатора и
Правительства края и в управление государственной службы Губернатора и
Правительства края.";
     26) в подпункте 13.1.1  слова  "а  также  документов  по  личному
составу," исключить;
     27) в подпункте 13.1.7:
     а) в абзаце первом слова "и по личному составу" исключить;
     б) в абзаце втором слова "дела по личному составу" исключить;
     28) в подпункте 13.1.9 слова  "заместителем  начальника  главного
управления делами -" исключить;
     29)  в  подпункте  13.1.10  слова  "главного  управления  делами"
заменить словами "управления по организации работы с документами";
     30) в подпункте 13.2.1 второе предложение исключить;
     31) в наименовании раздела 14 и пункта 14.1 слово  "Машинописные"
заменить словом "Печатные";
     32) в подпункте 14.1.3 слово "секторе" заменить словом "отделе";
     33) в подпункте 14.1.4:
     а) в абзаце первом слово "секторе" заменить словом "отделе";
     б)  в  абзаце  втором  слова  "заместителем  начальника  главного
управления делами -" исключить;
     34) в подпункте 14.1.5:
     а) в абзаце пятом слово "заведующему  сектором"  заменить  словом
"начальнику отдела";
     б)  в  абзаце  седьмом  слова  "заместителя  начальника  главного
управления делами -" исключить;
     35)  в  подпункте  14.2.2  слово   "сектором"   заменить   словом
"отделом";
     36) в подпункте 14.2.3:
     а) слово "секторе" заменить словом "отделе";
     б)  слова  "начальником  главного  управления  делами"   заменить
словами   "управляющим  делами  Губернатора  и  Правительства  края  -
министром";
     37) в подпункте 14.2.5 слово "секторе" заменить словом "отделе";
     38)  в  абзаце  втором  подпункта  14.3.4   слова   "заместителем
начальника главного управления делами -" исключить;
     39) в подпункте 14.3.5 слово "сектора" заменить словом "отдела";
     40) в приложении N 6:
     а) в абзаце  седьмом  пункта  1  слова  "продлевается  до  левой"
заменить словами "продлевается до правой";
     б)  в  образце  протокола  расширенного  заседания  Правительства
Хабаровского края в абзаце девятом слова "в Хабаровском крае" заменить
словами "по Хабаровскому краю";
     в)  в  образце  листа  согласования  слова  "Начальник   главного
управления  делами  Губернатора и Правительства края" заменить словами
"Управляющий делами Губернатора и Правительства края - министр";
     г) в образце указателя рассылки:
     в  пункте  6  графу  "Наименование  адресатов  (почтовый  индекс,
адрес)"  изложить  в  следующей  редакции:  "Управление  информации  и
общественных связей Губернатора и Правительства края";
     в  пункте  10  слова   "Главное   управление"   заменить   словом
"Управление";
     в пункте  12  графу  "Наименование  адресатов  (почтовый  индекс,
адрес)"  изложить в следующей редакции: "Главный федеральный инспектор
по Хабаровскому краю аппарата  полномочного  представителя  Президента
Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе";
     дополнить пунктом 13 следующего содержания:

"13. Избирательная комиссия Хабаровского края            1";

     41) в приложении N 8 в наименовании  слова  "главного  управления
делами" исключить;
     42) в приложении  N  9  слова  "Заместитель  начальника  главного
управления  делами  -  начальник  управления  по  организации работы с
документами" заменить словами  "Начальник  управления  по  организации
работы с документами";
     43) в приложении N  11  слова  "Заместитель  начальника  главного
управления  делами  -  начальник  управления  по  организации работы с
документами главного управления  делами  Губернатора  и  Правительства
края"  заменить  словами "Начальник управления по организации работы с
документами Губернатора и Правительства края".

Губернатор
В.И.Ишаев