ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
N 204
Утратило силу - Постановление Губернатора Хабаровского края
от 24.09.2015 № 90
от 18 декабря 2006 г.
Об утверждении Положения об управлении по организации
работы с документами Губернатора и Правительства края
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 19.09.2007 г. N 135; от 02.04.2012 г. N 25;
от 07.03.2013 г. N 13)
В соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от
27 ноября 2006 г. N 722-р "О реорганизации структуры аппарата
Губернатора и Правительства края" постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по организации
работы с документами Губернатора и Правительства края.
2. (Исключен - Постановление Губернатора Хабаровского края
от 07.03.2013 г. N 13)
Губернатор
В.И.Ишаев
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
Губернатора края
от 18 декабря 2006 г. N 204
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 19.09.2007 г. N 135; от 02.04.2012 г. N 25;
от 07.03.2013 г. N 13)
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет правовой статус, цели,
задачи, функции, права, обязанности и ответственность управления по
организации работы с документами Губернатора и Правительства края
(далее - Управление).
1.2. Управление является структурным подразделением аппарата
Губернатора и Правительства края.
1.3. Управление создается в соответствии с утвержденной
Губернатором края структурой аппарата Губернатора и Правительства
края и в своей деятельности непосредственно подчиняется заместителю
Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора
и Правительства края.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
По вопросам организации работы Управление руководствуется
приказами и указаниями заместителя Председателя Правительства края
- руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
1.4. В своей деятельности Управление руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами
Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства
Российской Федерации, Уставом Хабаровского края, законами
Хабаровского края, Регламентом Правительства Хабаровского края,
Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и
Правительства Хабаровского края, иными нормативными правовыми
актами Губернатора и Правительства края, относящимися к компетенции
Управления, приказами заместителя Председателя Правительства края -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, правилами,
инструкциями и методическими рекомендациями Федерального архивного
агентства (Росархива), действующими нормативами по вопросам
документационного обеспечения Управления, нормативными материалами,
касающимися автоматизации информационных процессов, и настоящим
Положением.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
2. Основные задачи Управления
2.1. Организация и совершенствование единой системы
документационного и информационного обеспечения Губернатора края,
вице-губернатора края, аппарата Губернатора и Правительства края,
министерств края и иных органов исполнительной власти края.
2.2. Подготовка и выпуск документов Губернатора и Правительства
края, создание электронной базы постановлений и распоряжений
Губернатора и Правительства края.
2.3. Контроль за исполнением документов с резолюциями
вице-губернатора края, заместителей Председателя Правительства края
в министерствах края, иных органах исполнительной власти края,
структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства
края. (В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25)
2.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов,
поступающих из федеральных государственных органов, государственных
органов субъектов Российской Федерации и Хабаровского края,
организаций, учреждений, предприятий. (В редакции Постановления
Губернатора Хабаровского края от 02.04.2012 г. N 25)
2.5. Организационно-техническая подготовка расширенных заседаний
Правительства края и других мероприятий, проводимых с участием
Губернатора края или вице-губернатора края и заместителей Председателя
Правительства края.
Контроль за своевременной подготовкой материалов для
рассмотрения на расширенных заседаниях Правительства края.
(Дополнен - Постановление Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25)
2.6. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с
документами, порядка изготовления, регистрации, хранения,
использования и уничтожения гербовых и простых печатей, мастичных
угловых штампов, гербовых бланков документов в структурных
подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края,
министерствах края и иных органах исполнительной власти края.
2.7. Организация работы ведомственного архива аппарата
Губернатора и Правительства края.
2.8. Предоставление государственной услуги по предоставлению
физическим и юридическим лицам информации о принятых правовых актах
Губернатора и Правительства края. (Дополнен - Постановление
Губернатора Хабаровского края от 02.04.2012 г. N 25)
2.9. Контроль за соблюдением установленного порядка обращения
со сведениями и документами, содержащими конфиденциальную
информацию. (Дополнен - Постановление Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25)
3. Основные функции Управления
Управление в соответствии с основными задачами и в пределах
предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
3.1. Организует делопроизводство и осуществляет контроль за
его состоянием в аппарате Губернатора и Правительства края,
министерствах края, иных органах исполнительной власти края в
соответствии с документом "Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения",
одобренным коллегией Главархива СССР 27 апреля 1998 г. (Приказ
Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33), Регламентом Правительства
Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате
Губернатора и Правительства Хабаровского края.
Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной
постановке делопроизводства. (В редакции Постановления Губернатора
Хабаровского края от 19.09.2007 г. N 135)
3.2. Внедряет и совершенствует автоматизированную систему
документационного обеспечения Управления в аппарате Губернатора и
Правительства края; систему электронного документооборота (СЭД);
межведомственный электронный документооборот (МЭДО); новые
технологические приемы, сокращающие объем бумажного
документооборота.
(В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 07.03.2013 г. N 13)
3.3. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную
правовую базу, регулирующую деятельность Управления, структурных
подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств
края, иных органов исполнительной власти края по вопросам
документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов
нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.
3.4. Осуществляет подготовку проектов актов Губернатора и
Правительства края, приведение их в соответствие с нормами и правилами
современного русского литературного языка, требованиями,
предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на
соответствующем бланке, представление Губернатору, Председателю
Правительства края для подписания, регистрацию и выпуск подписанных
документов.
3.5. Создает электронную базу постановлений и распоряжений
Губернатора и Правительства края.
3.6. Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов)
постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.
3.7. Осуществляет подготовку проектов нормативных актов,
методических материалов и предложений по вопросам информационного и
документационного обеспечения, работы с документами.
3.8. Определяет порядок прохождения и обработки документов и
материалов, поступающих на имя Губернатора края и в Правительство
края, а также исходящей корреспонденции Губернатора и Правительства
края.
3.9. Вносит предложения по разработке информационно-поисковых
систем документов (автоматизированные или традиционные картотеки,
справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
3.10. Осуществляет методическое руководство работой по ведению
делопроизводства в подразделениях аппарата Губернатора и Правительства
края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края,
органах местного самоуправления края.
3.11. Изучает состояние делопроизводства в структурных
подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края,
министерствах края, иных органах исполнительной власти края, органах
местного самоуправления края. Оказывает практическую помощь и
разрабатывает рекомендации по совершенствованию системы работы с
документами, в том числе по вопросам внедрения электронного
документооборота.
3.12. Осуществляет контроль за исполнением документов в
установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения
документов. Представляет информационно-аналитические материалы
руководству.
3.13. Осуществляет систематический контроль за:
- соблюдением установленных сроков и порядка представления
Губернатору, Председателю Правительства края проектов постановлений и
распоряжений Губернатора и Правительства края;
- соблюдением установленного порядка подготовки и внесения
структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства
края, министерствами края и иными органами исполнительной власти края
материалов для рассмотрения на расширенных заседаниях Правительства
края;
- своевременной доработкой структурными подразделениями
аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и
иными органами исполнительной власти края проектов постановлений
(распоряжений) Правительства края, рассмотренных на расширенных
заседаниях Правительства края; (В редакции Постановления
Губернатора Хабаровского края от 02.04.2012 г. N 25)
- соблюдением сроков согласования проектов нормативных правовых
актов Губернатора и Правительства края;
- соблюдением требований Регламента Правительства Хабаровского
края в пределах своей компетенции, Инструкции по делопроизводству в
аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края при
подготовке проектов правовых актов Губернатора и Правительства края
и служебных документов; (В редакции Постановления Губернатора
Хабаровского края от 02.04.2012 г. N 25)
- соблюдением установленного порядка изготовления, хранения,
использования, уничтожения гербовых и простых печатей, угловых
мастичных штампов, гербовых бланков в структурных подразделениях
аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных
органах исполнительной власти края;
- организацией в структурных подразделениях аппарата Губернатора
и Правительства края работы с документами, имеющими гриф "Для
служебного пользования";
- организацией подготовки, регистрации, выпуска и хранения
распорядительных актов руководителей министерств края, иных органов
исполнительной власти края (наличие согласований проектов приказов или
распоряжений с указанием даты согласования, указателей рассылки к
ним, правильное оформление и т.д.);
- организацией в структурных подразделениях аппарата Губернатора
и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной
власти края работы с документами Губернатора и Правительства края,
полученными по электронной почте.
3.14. Обрабатывает служебную корреспонденцию, информационные
материалы и представляет их Губернатору края или лицу, исполняющему
обязанности Председателя Правительства Хабаровского края. Выдает
справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения
корреспонденции, поступившей на имя Губернатора и Правительства
края. (В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25)
3.15. Обрабатывает документы, законченные текущим
делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает
сохранность документов и защиту их от несанкционированного доступа,
последующую передачу их на хранение в ведомственный архив аппарата
Губернатора и Правительства края.
3.16. Составляет проект номенклатуры дел аппарата Губернатора и
Правительства края и представляет его для утверждения в установленном
порядке заместителю Председателя Правительства края - руководителю
аппарата Губернатора и Правительства края.
3.17. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного
срока документы в соответствии с номенклатурой дел.
3.18. Готовит и выдает в установленном порядке заверенные копии
документов по запросам структурных подразделений аппарата Губернатора
и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной
власти края, организаций и физических лиц, в том числе документов,
хранящихся в ведомственном архиве аппарата Губернатора и Правительства
края.
3.19. Участвует в организационно-технической подготовке
расширенных заседаний Правительства края, заседаний Правительства
края, проводимых совещаний и других мероприятий с участием Губернатора
края, вице-губернатора края и заместителей Председателя Правительства
края.
3.20. Осуществляет аудиозапись хода расширенных заседаний
Правительства края, заседаний Правительства края с последующей их
расшифровкой и подготовкой стенограмм выступлений. Оформляет протоколы
расширенных заседаний Правительства края с дальнейшим их
представлением Губернатору края для утверждения.
3.21. Направляет копии нормативных правовых актов Губернатора
и Правительства края:
1) в электронном виде или на бумажном носителе согласно
указателям рассылки:
а) в министерства края, иные органы исполнительной власти
края, администрации городских округов и муниципальных районов края;
б) в главное юридическое управление Губернатора и
Правительства края - для размещения в информационно-справочных
системах "КонсультантПлюс", "Кодекс", "Гарант";
2) в электронном виде согласно перечням распорядительных
актов, представленным главным юридическим управлением Губернатора и
Правительства края:
а) в комитет по печати и массовым коммуникациям Правительства
края - для опубликования в официальных средствах массовой
информации;
(В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 07.03.2013 г. N 13)
б) в министерство информационных технологий и связи края - для
размещения на официальном сайте Правительства Хабаровского края в
информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
3.22. Вносит предложения по совершенствованию электронного
документооборота.
3.23. Направляет копии постановлений Губернатора,
Правительства края:
- в течение семи календарных дней со дня подписания: в Главное
управление Министерства юстиции Российской Федерации по
Хабаровскому краю и Еврейской автономной области, главному
федеральному инспектору по Хабаровскому краю аппарата полномочного
представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном
федеральном округе;
(В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 07.03.2013 г. N 13)
- в течение трех рабочих дней со дня подписания: в главное
юридическое управление Губернатора и Правительства края, главное
контрольное управление Правительства края, главное управление
информационной политики и общественных связей Губернатора и
Правительства края, Законодательную Думу Хабаровского края,
прокуратуру Хабаровского края, Контрольно-счетную палату
Хабаровского края.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
3.24. (Исключен - Постановление Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25)
3.25. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями
аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и
органами местного самоуправления края мероприятия по совершенствованию
форм и методов работы с документами, а также по повышению
исполнительской дисциплины.
3.26. Разрабатывает формы стандартных бланков
организационно-распорядительных документов на основе формуляра-образца
по ГОСТу Р 6.30-2003, совместно с управлением хозяйственного
обеспечения Губернатора и Правительства края обеспечивает ими аппарат
Губернатора и Правительства края.
3.27. Ведет журналы регистрации распоряжений Правительства края и
приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя
аппарата Губернатора и Правительства края о командировании
государственных гражданских служащих и членов Правительства края и
журналы учета гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в
командировки, оформляет командировочные документы.
3.28. Ведет журнал регистрации гербовых и простых мастичных
печатей, штампов Правительства края и структурных подразделений
аппарата Губернатора и Правительства края. Организует работу комиссии
по уничтожению гербовых и простых печатей, штампов, выделенных к
уничтожению, испорченных гербовых бланков.
3.29. Контролирует порядок обслуживания пользователей
автоматизированной системы документационного обеспечения управления,
соблюдение правил формирования информационных массивов, доступа и
защиты информации.
3.30. Осуществляет подготовку к изданию в типографии
телефонного справочника Правительства края. Ежемесячно обновляет и
размещает в локальной сети Правительства края его электронную
версию. (В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25)
3.31. Организует работу секретариата аппарата Губернатора и
Правительства края и дежурство ответственных дежурных приемной
Губернатора края в ночное время, выходные и праздничные дни,
руководителей Правительства края в праздничные дни.
3.32. Осуществляет подготовку и проведение обучающих семинаров,
совещаний со специалистами, ответственными за состояние
делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора и
Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной
власти края, органах местного самоуправления края, секретарями
приемных руководителей Правительства края по вопросам
совершенствования документационного обеспечения Управления.
3.33. Обеспечивает хранение, правильное использование и
своевременное проведение профилактического обслуживания и ремонта
копировально-множительной техники.
3.34. Обеспечивает организацию печатных и
копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства
края в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате
Губернатора и Правительства Хабаровского края и основными требованиями
на организационно-распорядительную документацию.
3.35. Обеспечивает изготовление грамот, благодарностей,
приветственных адресов Губернатора и Правительства края,
благодарственных писем Губернатора края, пригласительных, пропусков в
здание Правительства края, пропусков для подъезда к зданию
Правительства края, поздравительных открыток, визитных карточек,
дарственных надписей, различных схем, рассадок и др.
3.36. Разрабатывает эскизы печатей и штампов, отдельных видов
документов (официальные бланки Губернатора и Правительства края, бланк
благодарности, благодарственного письма).
4. Права
Управление имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата
Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов
исполнительной власти края, органов местного самоуправления края
информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4.2. Принимать участие в расширенных заседаниях Правительства
края, в созываемых заместителем Председателя Правительства края -
руководителем аппарата Губернатора и Правительства края совещаниях,
а также в совещаниях, проводимых министерствами края и иными
органами исполнительной власти края для рассмотрения вопросов,
входящих в компетенцию Управления и связанных с выполнением им
задач и функций.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
4.3. Проводить в соответствии с приказом заместителя
Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора
и Правительства края проверки состояния делопроизводства и
утвержденного порядка работы с документами, порядка изготовления,
использования, хранения и уничтожения гербовых и простых печатей,
штампов, бланков документов в структурных подразделениях аппарата
Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах
исполнительной власти края. (В редакции Постановления Губернатора
Хабаровского края от 02.04.2012 г. N 25)
4.4. Запрашивать у помощников заместителей Председателя
Правительства края, министров края, руководителей иных органов
исполнительной власти края, руководителей структурных подразделений
аппарата Губернатора и Правительства края информацию о ходе выполнения
контрольных документов и причинах нарушения установленных сроков
исполнения. При необходимости направлять официальные письменные
запросы.
4.5. Возвращать на доработку проекты документов, представленные
структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства
края, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в
отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства
края, оформленные с нарушением установленных требований.
4.6. Не принимать к регистрации и отправке, печатанию,
копированию и размножению документы, подготовленные и оформленные с
нарушениями установленных требований.
4.7. Вносить предложения по совершенствованию нормативной
правовой базы, относящейся к деятельности Управления.
4.8. По результатам комплексных проверок разрабатывать и вносить
рекомендации по улучшению и совершенствованию документационного
обеспечения Управления.
4.9. Устанавливать рабочие связи в целях обмена опытом работы
с аналогичными подразделениями других субъектов Российской
Федерации.
(В редакции Постановления Губернатора Хабаровского края
от 07.03.2013 г. N 13)
5. Обязанности Управления
Управление в целях выполнения возложенных на него задач и функций
обязано:
5.1. Соблюдать требования действующего законодательства,
нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.
5.2. Оперативно выполнять поручения Губернатора края,
заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата
Губернатора и Правительства края и отчитываться перед ними о
результатах своей деятельности.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
6. Организация деятельности
6.1. В состав Управления входят: отдел подготовки и выпуска
документов Губернатора и Правительства края, отдел делопроизводства
и архива, отдел электронного оформления документов и
копировально-множительных работ, секретариат, сектор ответственных
дежурных.
(В редакции Постановлений Губернатора Хабаровского края
от 02.04.2012 г. N 25; от 07.03.2013 г. N 13)
6.2. Руководителем Управления является начальник Управления,
который назначается на должность и освобождается от должности
распоряжением Губернатора края по представлению заместителя
Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора
и Правительства края, осуществляет руководство деятельностью
Управления и обеспечивает выполнение стоящих перед ним задач.
Начальник Управления:
- организует мероприятия по повышению квалификации работников
Управления;
- ведет работу по подбору на конкурсной основе и согласованию в
установленном порядке кадров сотрудников Управления, обеспечивает
выполнение ими должностных обязанностей, Регламента Правительства
Хабаровского края, Служебного распорядка аппарата Губернатора и
Правительства края, несет ответственность за состояние трудовой
дисциплины в Управлении;
- организует работу и осуществляет контроль за соблюдением
установленных требований по защите информации ограниченного доступа,
обрабатываемой в информационных системах структурных подразделений
Управления;
- заверяет простой печатью Управления документы, подписанные
руководителями структурных подразделений аппарата Губернатора и
Правительства края, не требующие постановки гербовой печати.
(пункт 6.2 в редакции Постановления Губернатора Хабаровского
края от 07.03.2013 г. N 13)
6.3. Управление имеет простую круглую печать со своим
наименованием и ее копию с номером "2" для отдела подготовки и выпуска
документов Губернатора и Правительства края, печать отдела
делопроизводства и архива и ее копию под номером "2" для
ведомственного архива аппарата Губернатора и Правительства края и
печать "для командировочных удостоверений".
7. (Раздел исключен - Постановление Губернатора Хабаровского
края от 02.04.2012 г. N 25)
