Указ Губернатора Курганской области от 05.03.2011 № 72

10) ниже указываются слова "Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области представить в отдел планирования и контроля за исполнением поручений управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области", которые печатаются с абзацного отступа (1,25 см) по ширине страницы размером шрифта N 11;

11) ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области, которые печатаются полужирным шрифтом N 14.

85. Если поручение Губернатора Курганской области дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является основным исполнителем и несет ответственность за сроки и качество его исполнения, организует работу по исполнению поручения Губернатора Курганской области и подготовке доклада об исполнении поручения Губернатора Курганской области.

86. Губернатору Курганской области направляется доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области, который подписывается основным исполнителем и согласовывается со всеми соисполнителями. Доклад об исполнении поручения Губернатора Курганской области согласовывается с соисполнителями в течение рабочего дня. Согласование оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы соисполнителей проставляются в докладе об исполнении поручения Губернатора Курганской области ниже визы основного исполнителя.

87. При оформлении поручения Губернатора Курганской области указываются конкретные сроки исполнения (календарная дата), устанавливаемые с учетом возможности реализации поручения Губернатора Курганской области в указанные сроки и в полном объеме.

88. Поручениям Губернатора Курганской области присваивается регистрационный номер в системе электронного документооборота и управления административными процессами Правительства Курганской области с добавлением букв ПГ, например, N ПГ-01-70/17.

89. Подписанные Губернатором Курганской области поручения Губернатора Курганской области в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.

Образец оформления поручения Губернатора Курганской области приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции.

90. Поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента оформляются управлением информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области в соответствии с Регламентом Правительства Курганской области.

90-1. Для бланка поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента устанавливается следующий состав реквизитов:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Поручение", которое выделяется полужирным шрифтом N 20;

3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Губернатор Курганской области", которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

4) ниже по центру отдельной строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Губернатора Курганской области, которые выделяются полужирным шрифтом N 20;

5) ниже по центру отдельной строкой указывается дата оформления поручения, регистрационный номер, которые выделяются полужирным шрифтом N 18;

6) ниже отдельной строкой указываются слова "(по исполнению Перечня поручений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации, указаний Президента Российской Федерации от N)" (печатаются полужирным шрифтом размером N 18);

7) ниже с абзацного отступа (1,25 см) указываются должности, фамилии и инициалы имени, отчества исполнителей (печатаются размером шрифта N 14);

8) ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта N 14;

9) ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) указываются сроки представления информации по исполнению поручения основным исполнителем;

10) ниже указываются слова "Информацию для Губернатора Курганской области представить в отдел планирования и контроля за исполнением поручений управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области с ссылкой на номер поручения Губернатора Курганской области", которые печатаются с абзацного отступа (1,25 см) по ширине страницы размером шрифта N 11;

11) ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Курганской области, которые печатаются полужирным шрифтом N 14.

90-2. Подписанные Губернатором Курганской области поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.

Образец оформления поручения Губернатора Курганской области по исполнению Перечня поручений Президента, поручений Президента, указаний Президента приведен в приложении 48 к настоящей Инструкции.

(Параграф в редакции Указа  Губернатора  Курганской  области от 23.10.2017 № 257)

§9. Порядок оформления служебных писем

91. Служебные письма Правительства Курганской области готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области;

как доклады Органов власти на поручения курирующих заместителей Губернатора Курганской области;

как исполнение поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Органов власти;

как сопроводительные письма к проектам областных законов, проектам правовых актов;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и граждан;

как инициативные письма.

92. Различают следующие служебные письма:

1) письмо-просьба - письмо, которое выражает просьбу о выполнении какого-либо действия, например: "В связи с... просим подтвердить...", "Прошу сообщить...";

2) письмо-запрос - письмо, которое выражает просьбу о предоставлении информации;

3) письмо-ответ - письмо, которое содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, например: "Сообщаем Вам, что...", "Подтверждаем получение...", "К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена...". Каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (на N _____ от 00.00.0000). При подготовке письма-ответа необходимо предоставить ответ по каждому пункту письма-запроса;

4) инициативное письмо - письмо, создающееся по инициативе Губернатора Курганской области и его заместителей;

5) сопроводительное письмо - письмо, которое подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей с указанием цели их направления, Например: "Направляем Вам...", "Высылаем запрошенные Вами...". Указанный вид письма обязательно имеет отметку о наличии приложения;

6) письмо-извещение - письмо, которое содержит какое-либо сообщение, например: "Сообщаем Вам о...", "Извещаем Вас, что...", "Ставим Вас в известность...";

7) письмо-напоминание - письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату, например: "Напоминаем Вам, что...", "Вторично сообщаем...".

В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

8) письмо-подтверждение - письмо, которое подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора, например: "Подтверждаем получение...". Письма-подтверждения заканчиваются словами благодарности, просьбой, замечаниями или предложениями;

9) циркулярные письма - письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в нижестоящие, например: "В целях..."; "В соответствии с...", "Во исполнение...".

93. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией Губернатора Курганской области, его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

94. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Губернатора Курганской области, его заместителей.

95. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором Курганской области, его заместителями.

96. Проекты служебных писем Правительства Курганской области и Губернатора Курганской области подготавливаются структурными подразделениями аппарата Правительства Курганской области, руководителями Органов власти по поручению Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата и оформляются на бланке писем Правительства Курганской области.

97. Проекты служебных писем подготавливаются в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. По запросу копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

98. На бланках писем Правительства Курганской области применяется угловое расположение реквизитов:

1) в верхней части по центру помещается герб Курганской области;

2) ниже по центру отдельной строкой указывается слово "Правительство";

3) ниже по центру отдельной строкой указываются слова "Курганской области";

4) ниже по центру отдельной строкой указывается почтовый адрес;

5) ниже по центру отдельной строкой указываются номера телефона, телефона-факса;

6) ниже по центру отдельной строкой указывается номер телетайпа;

7) ниже по центру отдельной строкой указывается сайт;

8) ниже по центру отдельной строкой указывается адрес электронной почты;

9) ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

10) ниже слева указываются отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

99. Служебные письма адресуют органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

100. Адресат печатается от верхнего поля страницы на уровне герба Курганской области. Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через одну пустую строку, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования одной-двумя пустыми строками. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа в Орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                          Главное управление образования

                                                Курганской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы имени, отчества и фамилия печатаются после наименования должности через пустую строку, например:

                                          Начальнику Управления

                                          культуры Курганской области

                                          И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                          Министерство образования и науки

                                          Российской Федерации

                                          Департамент управления делами

                                          Начальнику отдела

                                          А.И. Петрову

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

                                          Начальнику штаба в/ч 4532

                                          Генерал-майору

                                          К.Н. Серову

                                    или

                                          Директору института

                                          твердых металлов

                                          доктору технических наук

                                          М.Т. Семенову

Если документ отправляют в несколько однородных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

                                          Администрациям районов

                                          и городских округов

                                    или

                                          Главам районов

                                          и городов Кургана и Шадринска

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Органы власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Курганской области, постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                          Государственное учреждение

                                          "Государственный архив

                                          Курганской области"

                                          ул. Свердлова, 11

                                          г. Курган, 640000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                          Степанову В.А.

                                          ул. Октябрьская, д. 45

                                          с. Митино

                                          Кетовский район

                                          Курганская область

                                          641615

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса также не проставляются на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае применяются списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (например: кв. 57а).

Требования к употреблению сокращений слов и наименований приведены в приложении 22 к настоящей Инструкции.

101. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма. Наименование документа располагается под реквизитами бланка через две пустые строки и выравнивается по левому краю с длиной строки не более 30 знаков.

102. Тексты писем-ответов должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

103. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа ("Правительство Курганской области считает"); от первого лица множественного числа ("просим выделить...", "направляем на рассмотрение..."); если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу", "направляю"). При оформлении текст служебного письма отделяется от заголовка тремя пустыми строками, располагается по ширине страницы и начинается с абзацного отступа (1,25 см).

Текст служебного письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, рекомендации.

Если содержание служебного письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть.

Заключительная часть служебного письма может заканчиваться формой вежливости ("С уважением, ...").

104. Отметка о наличии приложения печатается через одну-две пустые строки от текста. Если приложение названо в тексте служебного письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

    Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

105. Право подписи служебных писем в Правительстве Курганской области предоставляется:

Губернатору Курганской области;

заместителям Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями, утвержденным Распоряжением Губернатора Курганской области от 6 февраля 2008 года N 44-р (далее - распределение обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями);

начальникам управлений Правительства Курганской области;

начальникам отделов Правительства Курганской области, не входящих в структуру управления.

106. Подготовленный проект служебного письма передается на подпись.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения на расстоянии трех пустых строк.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Например:

Губернатор

Курганской области             (Личная подпись)               И.О. Фамилия

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия - у правой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.

При подписании служебного письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой. Например:

Начальник управления             (Личная подпись)             И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                (Личная подпись)             И.О. Фамилия

107. Письма финансового характера подписываются управляющим делами Правительства Курганской области и начальником отдела учета и отчетности - главным бухгалтером Управления делами Правительства Курганской области.

108. Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования. Например:

Начальник Управления культуры

Курганской области                      Подпись               И.О. Фамилия

                                        Дата

До представления на подпись Губернатору Курганской области проекты служебных писем, направляемые в федеральные органы государственной власти, в обязательном порядке проходят лингвистическую экспертизу и визируются заместителями Губернатора Курганской области, сферу деятельности которых затрагивает проект служебного письма.

109. Служебные письма, приложения к ним и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

110. На оборотной стороне последней страницы служебного письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию, инициалы имени, отчества исполнителя и номер его служебного телефона. На втором экземпляре служебного письма отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне последнего листа. Например:

Иванов И.И.

[phone]

111. Подписанные Губернатором Курганской области или его заместителями служебные письма передаются в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию и отправку.

112. Служебные письма со сроками исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Срочно" обрабатываются незамедлительно.

113. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр на отправку почты Правительством Курганской области и отправляется фельдъегерской службой или почтовой связью.

114. Документы, направленные физическим лицам, отправляются только через почтовое отделение связи.

115. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 23 к настоящей Инструкции.

§10. Особенности подготовки и оформления служебных

писем, направляемых зарубежным корреспондентам

116. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках писем Правительства Курганской области и подписываются Губернатором Курганской области, заместителями Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.

Письма по вопросам обеспечения деятельности Губернатора Курганской области (уточнение сроков визита, оформление приглашений и другие) оформляются на бланках писем Правительства Курганской области и подписываются заместителем Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям.

117. При оформлении служебного письма Президенту, Премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где находится адресат. Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Например:

                                        Его Превосходительству

                                        господину М.Андерсу

                                        Чрезвычайному и Полномочному

                                        Послу Франции в России

                                        г. Москва

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название страны, почтовый индекс. Почтовый адрес пишется прописными буквами.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

                                        American National Social Institute

                                        15 Noth 32nd Street

                                        NEW YORK, N.Y. 12148

                                        USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

                                        Mr. A.Widmar, Chairman,

                                        D.Coke and Son Ltd

                                        LONDON SWK 48C

                                        ENGLAND

Если письмо адресуется физическому лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

                                        Mr. Luis Serrano Correcher

                                        34 Calle Alcala 6a pl.

                                        (servicio de prenca)

                                        MADRID 28071

                                        ESPANA

При написании иностранных имен и фамилий, состоящих из нескольких слов, сокращение не допускается.

При написании страны употребляется только официальные названия государств как полные, так и краткие.

Например: "Соединенные Штаты Америки" или "США", "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ".

118. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

119. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

120. Заголовок к тексту в письмах зарубежным корреспондентам не является обязательным реквизитом.

121. Отметка о наличии приложения печатается через одну-две пустые строки от текста.

122. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.

123. Подпись располагается ниже на три пустые строки от текста письма и отметки о наличии приложения.

124. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.

125. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона указываются на втором экземпляре письма, остающемся в деле.

126. Проекты писем зарубежным корреспондентам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Письма зарубежным корреспондентам визируются начальником Управления инвестиций, внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.

До представления на подпись Губернатору Курганской области проекты писем зарубежным корреспондентам должны быть завизированы заместителем Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.

127. Конверты для документов, отправляемых зарубежным корреспондентам, должны быть размером 229 x 324 мм.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

128. После подписания служебного письма, направляемого зарубежным корреспондентам, Губернатором Курганской области или заместителем Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям при необходимости составляется перевод текста служебного письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста готовит Управление инвестиций, внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.

129. Регистрация и отправление служебных писем, направляемых зарубежным корреспондентам, за подписью Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по инвестициям, внешнеэкономической деятельности и межрегиональным связям осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

130. При отправлении служебных писем, направляемых зарубежным корреспондентам, факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города. Например:

                                                Министерство юстиции земли

                                                Нижняя Саксония ФРГ

                                                господину Паустиану

                                                факс [phone]

Образец оформления служебного письма, направляемого зарубежным корреспондентам, приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции.

§11. Записка (служебная, докладная, объяснительная)

131. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, поручения, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

132. Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

133. Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

134. Для служебной (докладной, объяснительной) записки устанавливается следующий состав реквизитов:

1) в правом верхнем углу документа указывают адресата (должностное лицо) и выравнивают по левому краю;

2) ниже на расстоянии не менее трех пустых строк указывают слова "Служебная (докладная, объяснительная) записка", которые выравнивают по центру и выделяют полужирным шрифтом;

3) ниже через две пустые строки располагают заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк), который выравнивают по левому краю;

4) ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст размером шрифта N 12 - 14;

5) ниже через три пустые строки указывается должность составителя, подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия) и дата составления.

135. Служебная (докладная, объяснительная) записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Служебная (докладная, объяснительная) записка подписывается заместителями Губернатора Курганской области, руководителями или специалистами структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области.

Образец оформления служебной (докладной, объяснительной) записки приведен в приложении 25 к настоящей Инструкции.

§12. Порядок подготовки и оформления телеграммы

136. Телеграмма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - приобщается к делу в структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области.

137. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

138. В правом верхнем углу указывается слова "Телеграмма".

139. Перед текстом телеграммы под словом "Телеграмма" указывается адрес получателя телеграммы (город, улица, дом, наименование организации, должность, фамилия, имя и отчество получателя; почтовый индекс указывается в случае, если адрес получателя - почтовый ящик, абонентский ящик или воинская часть).

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово "улица" указывается полностью или сокращенно: "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и другие, указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир, наименования номерных улиц и номерных организаций указываются цифрами.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" кавычки не используются.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается: "по списку".

Примеры оформления реквизита "Адресат":

АЛЬМЕНЕВО

АЛЬМЕНЕВСКИЙ РАЙОН

КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВАРТИРА 25

641130

ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ ИВАНОВУ

МОСКВА

УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1

109012

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ

ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ ЛЕВИТИНУ

Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами.

Текст телеграммы начинается с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Далее следует сплошная черта, под которой в левой части текста телеграммы указываются: полный почтовый адрес Правительства Курганской области, дата (печатается словесно-цифровым способом).

Далее располагается виза руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, ответственного за подготовку телеграммы и отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу листа и состоит из фамилии, инициалов имени, отчества исполнителя и номера его телефона.

Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и утвержденный список адресатов.

Входящие телеграммы, адресованные Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителю Аппарата регистрируются в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении 26 к настоящей Инструкции.

§13. Порядок подготовки и оформления телефонограммы

140. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

141. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

142. Исходящая телефонограмма оформляется на листе бумаги формата A4. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.

143. В левом верхнем углу листа печатаются наименование "Правительство Курганской области", наименование вида документа "ТЕЛЕФОНОГРАММА" (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

144. В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

145. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

146. Текст телефонограммы начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине страницы. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

147. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

148. Отметка о приеме телефонограммы оформляется от границы левого поля и состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

149. Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 27 к настоящей Инструкции.

Раздел IV. Организация документооборота

Глава 6. Прием, первичная обработка и

предварительное рассмотрение поступающих документов

150. Документы, поступающие в Правительство Курганской области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направление исполнителям в соответствии с резолюцией Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителя Аппарата.

151. Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

152. Конверты с поступающими документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность адресования поступающих документов, доставки и комплектности документов.

153. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности, возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения. При отсутствии на поступившем документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

154. При недостаче поступивших документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области, другой - приобщается к поступившему документу, а третий - посылается отправителю.

155. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

156. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

157. Документы, поступившие в Правительство Курганской области по вопросам, не требующим рассмотрения Губернатором Курганской области, первым заместителем Губернатора Курганской области, заместителем Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителем Аппарата, направляются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области непосредственно в структурные подразделения аппарата Правительства Курганской области.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Глава 7. Регистрация и

рассмотрение поступивших документов

158. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и другие.

159. Регистрация поступивших документов осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

160. В случае поступления документов Губернатору Курганской области, заместителям Губернатора Курганской области без регистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области документы передаются специалистом службы обеспечения деятельности Губернатора Курганской области и его заместителей отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области в сектор регистрации и учета служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию.

161. Поступившие документы регистрируются в день поступления. Документы, поступившие в Правительство Курганской области, за исключением письменных обращений граждан, после 16.30 часов, регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в Правительство Курганской области в вечернее и нерабочее время, передаются специалистом службы обеспечения деятельности Губернатора Курганской области и его заместителей отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области в первый рабочий день в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области на регистрацию.

162. Поступившие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям аппарата Правительства Курганской области регистрируются в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области.

163. Порядковый регистрационный номер поступившего документа и дата регистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области проставляются в автоматическом режиме в системе электронного документооборота "Служебная корреспонденция".

164. Поступивший документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в левой нижней части оборотной стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование "Правительство Курганской области", дату и регистрационный номер, наличие приложений.

165. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в Управление инвестиций, внешнеэкономической деятельности и межрегиональных связей Правительства Курганской области.

166. При регистрации документа на иностранном языке в РКФ делается отметка о языке оригинала. Текст перевода прикрепляется к подлиннику (оригиналу) документа.

167. Отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области направляет после регистрации поступившие документы Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителю Аппарата для вынесения резолюции по исполнению документа.

168. Поступившие документы, имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно", передаются незамедлительно на рассмотрение Губернатору Курганской области или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.

169. После вынесения резолюции в соответствии с пунктом 167 настоящей Инструкции документы возвращаются в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в РКФ.

170. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области - основному исполнителю в соответствии с резолюцией, соисполнителям направляются копии документов.

171. Документы в соответствии с резолюцией выдаются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области под расписку службам делопроизводства аппарата Правительства Курганской области в журнале выдачи корреспонденции. Образец оформления журнала выдачи корреспонденции приведен в приложении 28 к настоящей Инструкции.

Глава 8. Копировально-множительные работы

172. Выполнение копировально-множительных работ производится в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области.

173. Разрешается копирование (тиражирование) только служебных документов.

174. Копирование (тиражирование) документов до 10 печатных листов производится непосредственно в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области, имеющих копировально-множительную технику.

175. Заказ на копировально-множительные работы подписывается руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.

Образец оформления заказа на копировально-множительные работы приведен в приложении 29 к настоящей Инструкции.

176. Копирование (тиражирование) служебных документов осуществляется в порядке их поступления.

177. В первоочередном порядке копируются служебные документы к заседаниям и совещаниям Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области.

178. Срочность копирования (тиражирования) служебных документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области и согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

179. Документы и материалы, находящиеся в архиве Правительства Курганской области, копируются (тиражируются) по письменной заявке, подписанной руководителем Аппарата.

180. Документы, подлежащие копированию (тиражированию), должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не должны превышать формата A3.

181. Учет копировально-множительных работ ведется в журнале учета копируемых документов (образец приведен в приложении 30 к настоящей Инструкции).

Глава 9. Организация работы с исходящими документами

182. Отправка исходящих документов из Правительства Курганской области производится после их регистрации в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области.

183. Ответственность за составление и оформление исходящего документа (правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание исходящего документа, листа (указателя) рассылки) в Правительстве Курганской области возлагается на структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области - исполнителя документа.

184. Исходящие документы Правительства Курганской области оформляются на бланках Губернатора Курганской области, бланках письма Правительства Курганской Области.

185. Второй экземпляр исходящего документа должен быть завизирован заместителем Губернатора Курганской области в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями, руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, руководителем Органа власти, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

186. При отправке исходящего документа отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области проверяется наличие:

1) адреса с индексом;

2) исходящего номера;

3) фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

4) указанных в тексте приложений;

5) подписи на документе.

187. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один.

188. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

189. Обработка исходящих документов включает в себя их сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в почтовый реестр, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение почтовой связи.

190. Исходящие документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Заказные письма сдаются в почтовое отделение до 10 экземпляров, а свыше - по почтовому реестру, который составляется в двух экземплярах. В нем указываются номера документов, дата отправки и адрес. Один экземпляр почтового реестра передается в почтовое отделение, второй - в отдел учета и отчетности Управления делами Правительства Курганской области. Возвращенный из почтового отделения экземпляр бланка уведомления, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, возвращается в отдел учета и отчетности Управления делами Правительства Курганской области.

191. При отправке служебной корреспонденции фельдъегерской службой заполняются реестры в 2-х экземплярах (один - в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - в фельдъегерской службе, заполняется адрес, организация, номер документа).

Глава 10. Прием и отправка документов

посредством электрической связи

192. С помощью средств электрической связи осуществляется прием и передача документов в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

193. В структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области, в которых установлены средства факсимильной связи, руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области определяется лицо, ответственное за прием и передачу документов посредством факсимильной связи (далее - факсограмма).

194. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале передачи, приема факсограмм с проставлением даты и времени передачи (приема) факсограммы, наименования корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номера его факса.

195. Ответственность за содержание факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.

196. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается прием и передача документов в виде электронных сообщений.

197. В Правительстве Курганской области отправка электронных сообщений с электронного адреса [email protected] осуществляется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области в течение рабочего дня.

С указанного адреса электронные сообщения направляются за подписью Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителя Аппарата.

198. Электронные сообщения в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области направляются за подписью руководителей указанных структурных подразделений.

199. Электронное сообщение содержит электронный адрес, тему электронного сообщения, текст электронного сообщения с указанием исполнителя, вложение (при наличии).

200. Получатель электронного сообщения должен быть проинформирован о направлении в его адрес электронного сообщения, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

201. Электронное сообщение оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки.

202. Ответственность за ненадлежащую подготовку электронного сообщения несет исполнитель.

203. Передаваемые в виде электронного сообщения официальные документы должны иметь подлинник (оригинал) документа на бумажном носителе.

204. Отправитель электронного сообщения с помощью информационной системы для работы с электронной почтой создает электронное сообщение, прикладывает при необходимости файл вложения, отправляет сообщение и фиксирует дату и время отправки в бумажном документе или в журнале отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с листом (указателем) рассылки.

Глава 11. Регистрация и

прохождение внутренних документов

205. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления осуществляется в соответствии с главой 7 раздела IV настоящей Инструкции.

206. Регистрация внутренних документов (информационно-справочных докладных, служебных, аналитических записок, справок и других) осуществляется в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области.

207. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области в обязательном порядке направляются на регистрацию в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

208. Передача документов между структурными подразделениями аппарата Правительства Курганской области осуществляется через отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Глава 12. Учет и анализ объемов документооборота

209. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

210. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Правительство Курганской области и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

211. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области и представляются Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, руководителю Аппарата в виде справок (сводок, отчетов).

212. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Правительство Курганской области и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

213. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

214. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по данным журнала учета копируемых документов для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании.

215. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Глава 12-1. (Исключена - Указ Губернатора Курганской области

 от 08.04.2016 № 95)

Раздел V. Организация документооборота

и исполнения документов по письменным и устным

обращениям граждан, объединений граждан,

в том числе юридических лиц

Глава 13. Регистрация и рассмотрение обращений

граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц

216. Делопроизводство по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, ведется в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

217. Письменные обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - письменные обращения), регистрируются в течение трех дней с даты поступления в Правительство Курганской области отделом по работе с обращениями граждан Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области.

Конверты к письменным обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

218. Регистрация письменных обращений осуществляется в системе электронного документооборота "Письма и обращения граждан".

Обязательны для заполнения следующие реквизитные поля:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина или представителя объединения граждан, наименование юридического лица, почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, дата регистрации обращения.

Если письменное обращение подписано несколькими авторами (коллективное обращение), то регистрируется первый автор, в адрес которого направляется ответ;

2) вид обращения (заявление, жалоба, предложение), кратность поступления (повторное);

3) наименование государственного органа, куда адресовал обращение гражданин;

4) вид контроля (контроль, без контроля, срочное);

5) тема письменного обращения согласно тематическому классификатору системы электронного документооборота "Письма и обращения граждан";

6) аннотация (краткое изложение) содержания письменного обращения;

7) должностное лицо, осуществляющее рассмотрение письменного обращения;

8) содержание поручения по рассмотрению обращения;

9) срок исполнения.

На лицевой стороне первого листа письменного обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп отдела по работе с обращениями граждан Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

219. В день регистрации письменное обращение передается Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителю Аппарата в соответствии с распределением полномочий для принятия решения о порядке рассмотрения обращения.

В течение одного рабочего дня должностное лицо оформляет поручение на карточке вопроса. Резолюция должностного лица содержит инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения, личную подпись автора резолюции, дату вынесения поручения, отметку о постановке письменного обращения на контроль.

В случае если в тексте поручения должностного лица вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "Срочно", поручение подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание "Оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения с даты регистрации обращения.

220. Ответственность за качество, объективность, полноту и соблюдение срока рассмотрения письменного обращения несет исполнитель.

221. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области направляют исполнителю контрольную карту письменного обращения с резолюцией должностного лица, с указанием вида контроля, срока исполнения, оригинал письменного обращения. Контрольные карты, направляемые нескольким исполнителям, передаются в виде копий всех документов одновременно всем исполнителям.

222. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, регистрируются и рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

223. Личный прием граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - личный прием граждан), осуществляется Губернатором Курганской области, заместителями Губернатора Курганской области и уполномоченными на то лицами.

График личного приема граждан (информация о месте приема, порядке записи на прием, а также об установленных для приема днях и часах) размещается на информационном стенде в помещении общественной приемной Губернатора Курганской области, в средствах массовой информации, на официальном сайте Правительства Курганской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Запись на прием и организация личного приема граждан Губернатора Курганской области, первого заместителя Губернатора Курганской области, заместителя Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителя Аппарата осуществляются в общественной приемной Губернатора Курганской области.

224. Содержание устного обращения гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица (далее - устное обращение), заносится в карточку личного приема граждан, которая формируется в системе электронного документооборота "Письма и обращения граждан".

Обязательны для заполнения следующие реквизитные поля:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица;

2) адрес, телефон (при наличии);

3) тема устного обращения согласно тематическому классификатору системы электронного документооборота "Письма и обращения граждан";

4) аннотация (краткое изложение) устного обращения;

5) должностное лицо, осуществляющее личный прием;

6) содержание поручения по рассмотрению обращения;

7) срок исполнения.

Образец карточки личного приема граждан приведен в приложении 31 к настоящей Инструкции.

225. Регистрационный номер устного обращения проставляется в правом верхнем углу карточки личного приема граждан. Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии, порядкового номера поступившего обращения и буквы "у", например: N А-121-у.

226. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на устное обращение может быть дан в ходе личного приема должностным лицом устно с согласия гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица, о чем делается запись в карточке личного приема граждан "Разъяснено" и ставится личная подпись должностного лица, личная подпись гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица.

227. Должностное лицо оформляет поручение на карточке личного приема граждан. Резолюция должностного лица содержит инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения, личную подпись автора резолюции, дату вынесения поручения, отметку о постановке обращения на контроль. Специалистом общественной приемной Губернатора Курганской области отдела по работе с обращениями граждан Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области исполнителю направляется копия карточки личного приема граждан с резолюцией должностного лица.

В течение 30 дней со дня устного обращения в адрес гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица, направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Глава 14. Работа с обращениями граждан,

объединений граждан, в том числе юридических

лиц, поставленными на контроль

228. Основанием для постановки обращения на контроль является решение должностного лица поставить обращение на контрольное рассмотрение.

На контроль в обязательном порядке ставятся письменные обращения:

обращения, поставленные на контроль в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарате Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и других федеральных органах государственной власти;

коллективные обращения;

запросы о предоставлении материалов и документов по обращению, необходимых для подготовки ответа гражданину, объединению граждан, в том числе юридическому лицу.

229. Подготовку ответа на обращение гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица (далее - ответ на обращение), осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым (или единственным).

Проект ответа с визами исполнителя (исполнителей) передается в отдел по работе с обращениями граждан Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области для передачи на подпись должностному лицу, давшему поручение.

Ответы в федеральные органы государственной власти о рассмотрении обращений готовятся на бланке Правительства Курганской области за подписью должностного лица, давшего поручение.

В отдел по работе с обращениями граждан Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области исполнитель передает ответ на обращение, подлинник текста обращения, материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, контрольную карту.

230. Должностное лицо, осуществлявшее рассмотрение обращения, принимает решение о закрытии обращения "в дело" или продлении контроля.

Вопрос гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица, изложенный в обращении, может оставаться на контроле до принятия мер по его разрешению в структурном подразделении Аппарата Правительства Курганской области, Органе власти, органе местного самоуправления по компетенции. Доклад о принятии мер по исполнению поручения по обращению в адрес должностного лица, давшего поручение о постановке на контроль, и ответ заявителю готовит исполнитель.

231. Дело по обращению формируется из следующих документов: ответ на обращение с решением должностного лица о закрытии "в дело", подлинник текста письменного обращения либо карточка личного приема граждан, уведомление о перенаправлении обращения по компетенции (при перенаправлении), материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, контрольная карта. Результаты рассмотрения обращения вносятся в систему электронного документооборота "Письма и обращения граждан". Сформированные дела хранятся в отделе по работе с обращениями граждан Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области, а по истечении срока их хранения (5 лет) подлежат уничтожению в установленном порядке.

(Раздел в редакции Указа Губернатора Курганской области от 13.02.2017 № 32)

Раздел VI. Документальный фонд

Правительства Курганской области

Глава 15. Разработка и ведение номенклатуры дел

232. Формирование документального фонда Правительства Курганской области осуществляется службами делопроизводства структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.

233. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Курганской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

234. В Правительстве Курганской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области (образец приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Курганской области.

235. Сводная номенклатура дел Правительства Курганской области используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

236. Сводная номенклатура дел является основой формирования документального фонда Правительства Курганской области. Документальный фонд Правительства Курганской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства Курганской области составляют документы, созданные в Правительстве Курганской области и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

237. Составление сводной номенклатуры дел Правительства Курганской области, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в Государственное учреждение "Государственный архив Курганской области" (далее - ГУ "ГАКО") осуществляет отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

238. При составлении сводной номенклатуры дел отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области руководствуется Положением об аппарате Правительства Курганской области, положениями о структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области, утвержденных Распоряжением Губернатора Курганской области от 21 июля 2009 года N 255-р, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Курганской области, их виды, состав и содержание.

239. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области составляется службой делопроизводства аппарата Правительства Курганской области, согласовывается с архивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области и представляется в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области и представить ее в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

240. Сводная номенклатура дел составляется лицом, ответственным за архив Правительства Курганской области, на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области, подписывается начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, согласовывается с экспертной комиссией Правительства Курганской области (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Курганской области (далее - ЭПК) и утверждается руководителем Аппарата.

241. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Правительства Курганской области получают выписки из соответствующих ее разделов для формирования и оформления дел, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.

242. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый - как документ постоянного срока хранения помещается в дело отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - используется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области в качестве рабочего экземпляра, третий - применяется в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, четвертый - в ГУ "ГАКО". Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области допускается вести в службе делопроизводства аппарата Правительства Курганской области в электронном виде.

243. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, согласовывается и утверждается руководителем Аппарата и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

244. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры Правительства Курганской области разрабатывается новая номенклатура дел.

245. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности аппарата Правительства Курганской области.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания. Образец оформления сводной номенклатуры дел Правительства Курганской области приведен в приложении 33 к настоящей Инструкции.

246. Графы номенклатуры дел Правительства Курганской области, структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области заполняются в следующем порядке.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Курганской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области; для переходящих дел индекс сохраняется.