Указ Губернатора Курганской области от 05.03.2011 № 72

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен точно и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Распоряжения Губернатора Курганской области по основной деятельности.

Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и другие), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (распоряжения, постановления, протоколы, приказы и другие); название "Правительство Курганской области" или структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другие), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ВНИИД по вопросам научно-методической работы.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций муниципальных районов и городских округов Курганской области по вопросам социальной защиты населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Сводный годовой бухгалтерский отчет Правительства Курганской области за 2009 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

247. Если в течение года в Правительстве Курганской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

248. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Глава 16. Формирование дел и их текущее хранение

249. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

250. Дела формируются в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области и отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области в пределах своей компетенции в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области и Положением об аппарате Правительства Курганской области.

251. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в службу делопроизводства структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области для формирования их в дела.

252. Контроль за правильным формированием дел в Правительстве Курганской области осуществляется архивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

253. При формировании дел необходимо:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы;

помещать в дело документ, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может быть более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений, например: "Том N 1", "Том N 2".

254. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

255. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; актов Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Курганской области.

256. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на указанный акт дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

257. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

258. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

259. Приказы Управления делами Правительства Курганской области по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам, например командировкам.

260. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

261. Документы в личных делах работников Правительства Курганской области располагаются по мере их поступления.

262. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Правительства Курганской области, структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

263. Лицевые счета работников Правительства Курганской области по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

264. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

265. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

266. Дела со дня их заведения до передачи в архив Правительства Курганской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

267. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

268. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

269. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

270. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Правительства Курганской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Правительства Курганской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

271. Выдача дел из архива Правительства Курганской области структурным подразделениям аппарата Правительства Курганской области производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по согласованию с руководителем Аппарата по актам.

272. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области, временно требуются работнику Правительства Курганской области, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

273. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководителя Аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (оригинала).

Глава 17. Подготовка

документов и дел к передаче в архив

Правительства Курганской области

274. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве Курганской области создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем Аппарата.

275. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области службой делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством архива отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

276. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства Курганской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

277. Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

278. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Образец оформления описи дел постоянного хранения приведен в приложении 34 к настоящей Инструкции.

Образец оформления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведен в приложении 35 к настоящей Инструкции.

Образец оформления описи дел по личному составу приведен в приложении 36 к настоящей Инструкции.

279. В каждом структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива отдела документационного обеспечений Правительства Курганской области.

280. По этим описям документы передаются в архив Правительства Курганской области.

281. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

282. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу, на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

283. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата Правительства Курганской области, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Курганской области, которую готовит архив отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГУ "ГАКО" по истечении срока ведомственного хранения (10 лет).

Описи дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области составляются по установленной форме и представляются в архив отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области не ранее чем через год и не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Образец оформления описи дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области приведен в приложении 37 к настоящей Инструкции.

284. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

285. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, чисти) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

286. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумераций дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

287. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

288. Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям аппарата Правительства Курганской области со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и других.

289. В конце описи после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

290. Опись дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.

291. Опись дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства Курганской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении аппарата Правительства Курганской области.

292. По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

293. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (образец оформления приведен в приложении 38 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять разборчиво, без сокращений.

294. На обложке дела указываются реквизиты: наименование фондообразователя "Правительство Курганской области" и структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

295. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование "Правительство Курганской области". В случаях, когда в течение года, за который готовится дела, Правительство Курганской области было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, записывается его название в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок (наименование) дела, переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и других). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и других), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела, указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и другие), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

296. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела (образец оформления приведен в приложении 39 к настоящей Инструкции).

297. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

298. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

299. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

300. Наименования Правительства Курганской области и структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

301. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

302. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

303. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

304. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другие), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

305. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и другие) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

306. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

307. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и другие) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и другие).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

308. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и другие), составляется внутренняя опись документов дела (образец оформления приведен в приложении 40 к Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

309. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и другое) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

310. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

311. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 0,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

312. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

313. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

314. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

315. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

316. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

317. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

318. Документы Правительства Курганской области являются собственностью Курганской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ "ГАКО" как часть Архивного фонда Курганской области.

Глава 18. Уничтожение документов

и дел с истекшими сроками хранения

319. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период времени, сроки хранения которых истекли, оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (образец оформления приведен в приложении 41 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

320. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Правительства Курганской области (при этом дела каждого структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

321. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

322. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем Аппарата после утверждения ЭПК описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения руководителем Аппарата актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Правительства Курганской области проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Глава 19. Передача дел в архив

Правительства Курганской области

323. Передача дел в архив Правительства Курганской области осуществляется по графику, составленному архивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.

324. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Правительства Курганской области, в присутствий работника структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Правительства Курганской области, и лица, передавшего дела.

325. В случае ликвидации или реорганизаций структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Курганской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Глава 20. Использование документов

архива Правительства Курганской области

326. Основными формами использования документов архива Правительства Курганской области являются:

исполнение запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Срок исполнения запросов граждан и организаций (далее - пользователь информации) по материалам архива отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного настоящим пунктом срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Правительства Курганской области, то в течение семи дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

327. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве Правительства Курганской области, на бланке письма Правительства Курганской области.

Архивная справка подписывается руководителем Аппарата либо начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области либо круглой печатью отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области соответственно.

328. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные справки, копии и выписки из документов выдаются в соответствии с письменным запросом организации или частного лица. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области и круглой печатью.

Листы многостраничных копий сшиваются нитками белого цвета (N 10), закрепляются листом треугольной формы, на котором оформляется заверительная надпись, содержащая: слово "Копия", вид правового акта, номер и дата принятия, наличие приложений, количество листов, слово "Верна", подпись и расшифровку подписи начальника отдела документационного обеспечения, дату заверения. На заверительную подпись ставится круглая печать отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, заверившего копию.

Например:

    Копия постановления

    Правительства Курганской области

    от "__" ___________ года N _____

    с приложением на __ листах верна.

    ___________________ И.О. Фамилия

    Начальник отдела

    документационного обеспечения

    Правительства Курганской области

                12 февраля 2011 года

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".

329. Архивные выписки изготавливаются на бланке письма Правительства Курганской области с обозначением названия документа: "Архивная выписка".

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Аппарата либо начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

330. Дела, находящиеся на хранении в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под расписку в журнале регистрации выдачи дел.

331. На выданное для временного пользования из архива дело заводится карта-заместитель (образец оформления приведен в приложении 42 к настоящей Инструкции), в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта-заместитель изымается.

При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки, изъятие архивных документов из дел не допускается.

332. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора Курганской области. В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

Раздел VII. Особенности работы с электронными документами

333. Прием электронных документов из других государственных органов и организаций и отправка электронных документов в Правительстве Курганской области осуществляются отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области.

334. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Правительства Курганской области. Документы, создаваемые в Правительстве Курганской области и поступающие в Правительство Курганской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

335. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Правительства Курганской области. Система электронного документооборота Правительства Курганской области предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота в форматах ODT и PDF.

336. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Правительства Курганской области реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, используются для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

337. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

338. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Правительства Курганской области используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии  с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	В соответствии с номером, присвоенном документу автором
7.	Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13.	Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14.	Количество приложений	Количество приложений
15.	Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16.	Указания по исполнению документа	Резолюция или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
17.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18.	Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие)

339. В состав дополнительных сведений об электронном документе включаются сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

340. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Правительства Курганской области. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

341. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационной сети, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

342. Если документ создан в системе электронного документооборота Правительства Курганской области и его необходимо подписать в бумажном виде, то исполнитель документа создает бумажную копию карточки о согласованиях электронного документа, бумажную копию электронного документа, верифицирует (сравнивает электронный документ с бумажным), заверяет своей подписью и передает на подпись руководителю структурного подразделения Правительства Курганской области. После подписания бумажного документа исполнитель делает запись об этом в системе электронного документооборота с указанием даты подписания.

343. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

344. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

345. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Правительстве Курганской области программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

346. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на оснований акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем Аппарата, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

347. Поступившие из структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области в архив Правительства Курганской области электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

Глава 21. (Исключена - Указ Губернатора Курганской области

 от 25.12.2013 № 502)

Раздел VIII. Работа исполнителя с документами

366. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области осуществляется на основании резолюций по исполнению документов Губернатора Курганской области, его заместителей, руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.

367. Структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются незамедлительно.

368. Документы, поступившие в структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области с резолюцией Губернатора Курганской области, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области.

369. Специалисты структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением настоящей Инструкции;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование, кроме корректировки, связанной с выполнением правил юридической техники и оформления);

в необходимых случаях - подготовку листа (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

370. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля продлить до..." с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и другие) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Курганской области и его заместителями.

371. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

372. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Раздел IX. Изготовление, учет,

использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

Глава 22. Порядок изготовления, использования

и хранения печатей с воспроизведением Государственного

герба Российской Федерации Правительства Курганской области

373. Порядок изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации регламентируется ГОСТом Р 51515-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

374. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для заверения подлинности подписи должностного лица на документах в Правительстве Курганской области применяется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области.

Перечень документов, на которые ставится оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области, приведен в приложении 43 к настоящей Инструкции.

375. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Правительства Курганской области хранятся у ведущего специалиста Управления государственной службы и кадров Правительства Курганской области и в отделе учета и отчетности - главного бухгалтера Управления делами Правительства Курганской области.

Глава 23. Порядок изготовления,

использования и хранения штампов с

факсимильным воспроизведением подписи

376. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата определяется Губернатором Курганской области, руководителем Аппарата (далее - штамп с факсимильным воспроизведением подписи) соответственно.

377. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи изготавливается в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

378. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи используется на втором экземпляре служебного письма, который остается в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области, а также по прямому указанию Губернатора Курганской области, руководителя Аппарата при подготовке поздравительных, приветственных писем и телеграмм, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса.

379. Запрещается применять штамп с факсимильным воспроизведением подписи на документах, связанных с финансовыми последствиями, а также использовать при оформлении подлинников всех документов.

380. Ответственность за учет и проверку наличия штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области осуществляет Управление специальных программ Правительства Курганской области.

381. Ответственность за хранение и правильность использования штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области возлагается:

- на руководителя Аппарата;

- на ведущего специалиста отдела по управлению персоналом Управления государственной службы и кадров Правительства Курганской области. В отсутствие ведущего специалиста отдела по управлению персоналом Управления государственной службы и кадров Правительства Курганской области штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области передается главному специалисту отдела по управлению персоналом Управления государственной службы и кадров Правительства Курганской области;

- на заместителя начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области - заведующего сектором регистрации и учета служебной корреспонденции. В его отсутствие штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области передается главному специалисту сектора регистрации и учета служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области под расписку с указанием даты.

382. Передача штампа с факсимильным воспроизведением подписи другим сотрудникам аппарата Правительства Курганской области проводится только через Управление специальных программ Правительства Курганской области.

Глава 24. Использование печатей и штампов

383. Для структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области:

1) в Управлении государственной службы и кадров применяются круглые печати с надписью "Управление государственной службы и кадров", штамп "Правительство Курганской области";

2) в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области применяются круглые печати с надписью "Отдел документационного обеспечения", "Отдел документационного обеспечения сектор регистрации и учета служебной корреспонденции", штампы начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области и его заместителя;

3) в Правовом управлении Правительства Курганской области применяются штампы заместителя руководителя аппарата Правительства Курганской области - начальника Правового управления и его заместителя;

4) в Управлении специальных программ Правительства Курганской области применяются печати в соответствии с Инструкцией по режиму секретности.

384. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в Управление специальных программ Правительства Курганской области для последующего уничтожения. В журнале учета проставляется отметка об уничтожении.

385. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Документ получен в поврежденном виде", регистрационный штамп входящих документов.

386. Использование штампов "Копия верна" и "Документ получен в поврежденном виде" при оформлении подлинников документов запрещается.

Перечень документов, на которых проставляются оттиски круглых мастичных печатей Правительства Курганской области без государственной символики, приведен в приложений 44 к настоящей Инструкции.

387. В Правительстве Курганской области используются металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов, шкафов, в которых вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается номер.

388. Размещение заказов структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области на изготовление печатей и штампов осуществляет Управление делами Правительства Курганской Области на основании заявки.

Образец оформления заявки на изготовление печатей и штампов приведен в приложении 45 к настоящей Инструкции.

Заявки структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области с эскизами печатей и штампов согласовываются с Управлением специальных программ Правительства Курганской области и направляются в Управление делами Правительств Курганской области для размещения заказа на изготовление.

Глава 25. Учет и уничтожение печатей и штампов

389. Управление специальных программ Правительства Курганской области ведет общий учет имеющихся в Правительстве Курганской области печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков.

390. На журнале учета выдачи печатей и штампов проставляется пометка ("Для служебного пользования"), листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Образец оформления журнала учета выдачи печатей и штампов приведен в приложении 46 к настоящей Инструкции.

391. В структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области назначаются лица, ответственные за использование и хранение печатей и штампов, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курганской области.

392. Печати и штампы выдаются Управлением специальных программ Правительства Курганской области под расписку лицам, ответственным за использование и хранение печатей и штампов.

393. Печати и штампы хранятся в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

394. Проверку наличия печатей и штампов в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области осуществляет Управление специальных программ Правительства Курганской области.

Результаты проверок рассматриваются годовой комиссией по проверке наличия секретных документов и оформляются актом.

395. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность Управление специальных программ Правительства Курганской области.

396. При увольнении лицо, ответственное за использование и хранение печатей и штампов, сдает печати и штампы в Управление специальных программ Правительства Курганской области.

397. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы сдаются в Управление специальных программ Правительства Курганской области, где уничтожаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов.

398. Пришедшие в негодность, неиспользуемые штампы с факсимильным воспроизведением подписи сдаются в Управление специальных программ Правительства Курганской области для последующего уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи печатей и штампов.

Глава 26. Учет бланков документов

399. Электронные шаблоны бланков (унифицированных форм документов) размещаются в информационно-телекоммуникационной сети, за исключением бланка Губернатора Курганской области. (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013 № 502)

400. Бланк Губернатора Курганской области воспроизводится в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. Для ведения учета выдачи бланков Губернатора Курганской области в структурные подразделения аппарата Правительства Курганской области бланки Губернатора Курганской области нумеруются нумератором в отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области. Порядковый номер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка Губернатора Курганской области. Учет бланка Губернатора Курганской области ведется в журнале учета выдачи бланков (образец оформления приведен в приложении 47 к Инструкции).

401. Бланк Губернатора Курганской области выдается отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области под расписку работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области, на основании письменной заявки на выдачу бланков Губернатора Курганской области за подписью руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области в журнале учета выдачи бланков.

402. Испорченные и невостребованные бланки Губернатора Курганской области возвращаются в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.

403. Ответственность за обеспечение сохранности бланков Губернатора Курганской области и правильность их использования возлагается на службы делопроизводства аппарата Правительства Курганской области и руководителей структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области.

404. Передача бланков Губернатора Курганской области иным лицам не допускается.

Приложение 1

к Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области

ОБРАЗЕЦ

БЛАНКА ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ

ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ - РУКОВОДИТЕЛЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ

ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013 № 502)

               [1][1]Герб[1][1]

         ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

   ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

   РУКОВОДИТЕЛЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ул. Тверская, д. 18, корп. 1

     оф. 312, г. Москва, 127006

     телефон [phone]

    эл. почта: [email protected]

от ________________ N ______________

на ________________ N ______________

Приложение 2

к Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области

ОБРАЗЕЦ

БЛАНКА ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ

ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

  (В редакции Указа Губернатора Курганской области от 25.12.2013 № 502)

             [1][1]Герб[1][1]

      ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ул. Гоголя, 56, г. Курган, 640024

телефон [phone], факс 41-71-32

эл. почта: [email protected]

от ________________ N ______________

на ________________ N ______________

Приложение 3

к Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области

ОБРАЗЕЦ

БЛАНКА ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА

КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ

               
_

                  герб  

                __

          ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

             КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

          ПО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ

      ул. Гоголя, 56, г. Курган, 640024

   телефон [phone], факс 46-25-50

     эл. почта: [email protected]

    от ________________ N ______________

    на N _______________________________

Приложение 4

к Инструкции

по делопроизводству

в Правительстве

Курганской области

ОБРАЗЕЦ

БЛАНКА ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА КУРГАНСКОЙ

ОБЛАСТИ ПО ИНВЕСТИЦИЯМ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫМ СВЯЗЯМ