Постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 № 203-П

их обнаружения работа прекращается и электронные носители возвращаются
исполнителю.
     Печатание документов производится на бланках установленной  формы
или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа.
     Документы печатаются в одном экземпляре (за исключением писем)  и
вместе с рукописью передаются исполнителю.
     На каждой странице изготовленного документа в левом  нижнем  углу
проставляется колонтитул (наименование файла, дата печатания, инициалы
работника, печатавшего документ).
     Документы,  подлежащие  дальнейшему  редактированию  и  правке  в
структурном  подразделении,  могут  быть  переписаны  на   электронный
носитель исполнителя.
     Для обеспечения идентичности текстов электронных  версий  текстам
подлинников законов Ульяновской области,  правовых  актов  Губернатора
Ульяновской  области,  Правительства  Ульяновской  области,  исходящих
писем, подписываемых  Губернатором  Ульяновской  области,  исполнитель
должен вносить в них  возможные  правки  только  в  машинописном  бюро
службы делопроизводства.

                 6.2. Копировально-множительные работы

     Выполнение копировально-множительных работ производится в  службе
делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных  в
структурных подразделениях.
     В  службе   делопроизводства   копируются   служебные   документы
структурных подразделений.  Основанием  для  выполнения  копировально-
множительных работ является оформление заказа по  установленной  форме
(приложение N 40 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
     Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до
10  страниц  копий)  осуществляется  в  структурных  подразделениях  с
соблюдением правил, установленных Инструкцией.
     Документы на копирование принимаются службой делопроизводства  до
17 часов.
     В первоочередном порядке  копируются  документы,  поступившие  от
Губернатора Ульяновской  области,  первых  заместителей,  заместителей
Председателя Правительства Ульяновской области, руководителя аппарата,
рассылочные экземпляры законов  Ульяновской  области,  правовых  актов
Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.
     Срочное   копирование   выполняется   вне   очереди.    Срочность
копирования  материалов  и   документов   определяется   руководителем
структурного подразделения или руководителем службы делопроизводства.
     Документы  и  материалы,  подлежащие  копированию,  должны   быть
разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и  не  превышать  формат
А3.
     Документы и материалы загрязненные, с помарками  и  вклейками,  в
рукописном  виде  (кроме  обращений   граждан)   на   копирование   не
принимаются.
     Не подлежат копированию используемые  Правительством  Ульяновской
области  официальные  бланки  с  воспроизведением  герба   Ульяновской
области.
     Не принимаются также на копирование книги  и  брошюры,  газеты  и
газетные вырезки.
     Изготовленные  копии  выдаются  заказчику  вместе  с   оригиналом
документа под роспись.

        7. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
           И УНИЧТОЖЕНИЯ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

             7.1. Изготовление печатей с воспроизведением
              Государственного герба Российской Федерации

     7.1.1. Воспроизведение   на   печатях   Государственного    герба
Российской Федерации регламентируется:
     Федеральным  конституционным  законом   от   25.12.2000   N 2-ФКЗ
"О Государственном гербе Российской Федерации";
     постановлением Правительства Российской Федерации  от  27.12.1995
N 1268  "Об упорядочении  изготовления,  использования,   хранения   и
уничтожения печатей  и  бланков  с  воспроизведением  Государственного
герба Российской Федерации".
     7.1.2. Государственный герб Российской Федерации  воспроизводится
на печатях Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской
области (далее - гербовые печати).
     7.1.3. Гербовые печати  используются  на  документах  в  порядке,
установленном законодательством Российской Федерации.
     Гербовой печатью заверяются  документы,  указанные  в  приложении
N 41 к Инструкции.
     7.1.4. В  Правительстве  Ульяновской  области  гербовой   печатью
заверяются  подписи  Губернатора  Ульяновской  области,   руководителя
аппарата, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства
Ульяновской   области,   министров,   главного   бухгалтера,    других
должностных лиц, которым доверенностью или  распоряжением  Губернатора
Ульяновской области предоставлены соответствующие полномочия.
     Гербовая  печать  ставится  на  копиях   договоров,   соглашений,
доверенностей   Губернатора   Ульяновской    области,    Правительства
Ульяновской  области  в  целях   свидетельствования   верности   копий
документов для представления в судебные и иные органы.
     Право заверения таких копий принадлежит службе делопроизводства.
     Оттиск  всех  элементов  гербовой  печати   проставляется   таким
образом,  чтобы  он  захватывал  часть  наименования  должности  лица,
подписавшего документ.
     На  документах  финансового  характера  оттиск  гербовой   печати
проставляют на специально отведенном  месте.  Место  нанесения  печати
обозначается символом "м. п. " без наименования должности  и  подписи.
Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
     7.1.5. Гербовые  печати  изготавливаются  в  строго  ограниченном
количестве и исключительно в служебных целях. Решение о  необходимости
изготовления гербовых печатей и их количестве  принимает  руководитель
аппарата.
     7.1.6. Гербовые печати хранятся в службе делопроизводства.

          7.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи
         Губернатора Ульяновской области, первых заместителей,
                заместителей Председателя Правительства
                          Ульяновской области

     7.2.1. Необходимость   изготовления   штампа    с    факсимильным
воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области  определяется
непосредственно Губернатором Ульяновской области.
     7.2.2. Заявка   на    изготовление    штампа    с    факсимильным
воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области подписывается
руководителем аппарата.
     7.2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи  Губернатора
Ульяновской области может использоваться на поздравительных открытках,
дипломах,  благодарностях,  почетных  грамотах  и  других   документах
аналогичного характера.
     7.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора
Ульяновской области  при  необходимости  разрешается  использовать  на
копиях подписанных в установленном порядке  документов.  Использование
указанных  штампов  при   оформлении   подлинников   всех   документов
запрещается.
     7.2.5. Решение   о   необходимости   изготовления    штампов    с
факсимильным   воспроизведением    подписей    первых    заместителей,
заместителей   Председателя    Правительства    Ульяновской    области
принимается соответствующими должностными лицами.

                      7.3. Простая печать и штамп

     7.3.1. Структурные подразделения могут  иметь  простые  печати  и
штампы без изображения государственной символики.
     7.3.2. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов,
для заверения которых  они  используются,  закрепляется  положением  о
структурном подразделении.
     7.3.3. Для  проставления  отметок   о   получении,   регистрации,
прохождении  и  исполнении  документов   применяются   соответствующие
штампы:    "Контроль",    "Копия    верна",    "Подлежит    возврату",
"Регистрационный штамп" входящих и исходящих документов.
     7.3.4. В службе делопроизводства применяется  печать  с  надписью
"Правительство Ульяновской области" для удостоверения  документов,  не
воспроизводящих подлинную подпись Губернатора Ульяновской области.
     7.3.5. Простые мастичные печати (без изображения  государственной
символики) ставятся на документах  (или  их  копиях),  определенных  в
приложении N 42 к Инструкции.

        7.4. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых
                 и простых печатей, штампов и их учета

     7.4.1. Изготовление гербовых печатей, простых печатей  и  штампов
осуществляется   только   полиграфическими   и   штемпельно-граверными
организациями, имеющими выданные в установленном порядке  лицензии  на
соответствующий  вид   деятельности   и   сертификат,   удостоверяющий
возможность изготовления указанного вида продукции.
     Гербовые печати изготавливаются  в  соответствии  с  требованиями
ГОСТа "Печати с  воспроизведением  Государственного  герба  Российской
Федерации. Форма, размеры и  технические  требования.  ГОСТ  Р  51511-
2001".
     7.4.2. Размещение   заказов    структурных    подразделений    на
изготовление печатей и штампов осуществляет  ОГКУ  "Управление  делами
Ульяновской области" на основании заявки структурных подразделений.
     7.4.3. Эскизы  гербовых  печатей   предварительно   должны   быть
согласованы с руководителем аппарата.
     7.4.4. Письмо-заявка  об  изготовлении   печатей   или   штампов,
подписанное руководителем структурного подразделения и согласованное с
руководителем аппарата, вместе с прилагаемыми эскизами направляется  в
ОГКУ "Управление делами Ульяновской области".
     7.4.5. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в  отделе
мобилизационной работы и режима секретности Правительства  Ульяновской
области в специальном журнале с проставлением их оттисков и передаются
по акту в структурные подразделения.
     7.4.6. Структурные подразделения ведут общий учет используемых  в
деятельности печатей и  штампов  в  журнале  учета  выдачи  печатей  и
штампов с проставлением их оттисков (приложение N 43 к Инструкции),  в
котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
     7.4.7. Руководители    структурных    подразделений     назначают
сотрудников, ответственных за учет, использование и хранение печатей и
штампов, несущих персональную ответственность за  их  использование  и
сохранность.
     7.4.8. Печати  и  штампы  выдаются   руководителями   структурных
подразделений сотрудникам, ответственным за их учет,  использование  и
хранение, под расписку.
     7.4.9. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их  за
пределы здания Правительства Ульяновской области не допускаются.

                    7.5. Хранение печатей и штампов

     7.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется  в  опечатываемых
несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ  к  которым  имеет
лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.
     7.5.2. При  хранении  печатей   и   штампов   принимаются   меры,
обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или
использования посторонними лицами.
     7.5.3. Запрещается хранить печати  и  штампы  в  столах,  ящиках,
передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.
     7.5.4. При утере печати или штампа незамедлительно  в  письменном
виде ставится в известность руководитель аппарата.

         7.6. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

     7.6.1. Сотрудник, получающий печать, расписывается в  специальном
журнале, разборчиво  указывая  дату,  должность  и  фамилию,  а  также
основание получения печати, штампа.
     7.6.2. Печати и штампы числятся за  получившим  их  лицом  до  их
передачи (сдачи) в отдел мобилизационной работы и  режима  секретности
Правительства Ульяновской области либо замены (уничтожения) в порядке,
предусмотренном Инструкцией.
     7.6.3. Замена  печатей,   штампов   производится   на   основании
разрешения руководителя аппарата.
     Для замены ранее выданных отделом мобилизационной работы и режима
секретности Правительства Ульяновской области печати, штампа в  случае
износа,  повреждения,  утраты  сотрудник,   ответственный   за   учет,
использование  и  хранение  печатей  и  штампов,  должен   представить
руководителю аппарата:
     письмо с просьбой о замене печати, штампа;
     объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;
     акт об уничтожении  печати,  штампа,  утвержденный  руководителем
структурного подразделения.
     7.6.4. Письмо с визой руководителя аппарата, акт и объяснительная
записка  направляются  в  отдел  мобилизационной   работы   и   режима
секретности  Правительства  Ульяновской  области  для  регистрации   в
соответствующем журнале.
     7.6.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа  оформляется
в соответствии с подразделом 7.4 раздела 7 Инструкции.
     7.6.6. В  случае  ликвидации   структурного   подразделения   или
прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в
наличии печати и штампы  подлежат  передаче  в  отдел  мобилизационной
работы и режима  секретности  Правительства  Ульяновской  области  для
последующего уничтожения по акту.
     Способ  уничтожения  определяется  комиссией,  которая  создается
руководителем аппарата.
     Уничтожение печатей, штампов предполагает  полное  разрушение  их
печатающей  поверхности  и  формы,  не  допускающее   возможности   их
восстановления и дальнейшего использования.
     7.6.7. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны
быть указаны время и место  уничтожения,  состав  комиссии,  основание
уничтожения печатей,  штампов,  наименование  и  оттиски  уничтоженных
печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.
     Акт  подшивается  в  дело  "Акты  о   выделении   к   уничтожению
документов, печатей и штампов", которое хранится  вместе  с  печатями,
штампами и журналом их учета.
     Данный  акт  является  основанием   для   внесения   отметки   об
уничтожении печати, штампа в журнал учета.

            7.7. Контроль состояния учета, использования и
                      хранения печатей и штампов

     7.7.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования
печатей и штампов  в  структурных  подразделениях  осуществляет  отдел
мобилизационной работы и режима секретности Правительства  Ульяновской
области.
     Результаты  проверок  рассматриваются  комиссией  по  уничтожению
печатей, штампов и бланков и  оформляются  протоколом.  О  проведенных
проверках делаются отметки в журнале учета.
     7.7.2. При переводе,  увольнении  сотрудника,  ответственного  за
учет,  использование  и  хранение  печатей  и  штампов,   руководитель
структурного подразделения создает комиссию для проверки  соответствия
фактического  наличия  печатей  и  штампов,  переданных  на   хранение
указанному сотруднику, записям в журнале учета.
     Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи  печатей  и
штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их  учет,  с
приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.
     7.7.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения  печатей  и
штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная  проверка
с привлечением  к  ответственности  лиц,  по  вине  которых  наступили
указанные последствия.

                    8. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

     8.1. Объем  документооборота  составляет  количество  документов,
поступивших  в  Правительство  Ульяновской  области  и  созданных   за
определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все
входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так  и
нерегистрируемые).
     8.2. За  единицу  учета  количества  документов  принимается  сам
документ без учета копий, создаваемых  при  печатании  и  размножении.
Размноженные  экземпляры  подсчитываются  отдельно   в   копировально-
множительном бюро, машинописном бюро службы делопроизводства.
     Учет   количества   документов   проводится   по    Правительству
Ульяновской области в целом.
     8.3. Сотрудники    службы    делопроизводства,     осуществляющие
регистрацию отдельных видов документов, до 5 числа месяца,  следующего
за отчетным, представляют руководителю службы делопроизводства  данные
о количестве зарегистрированных документов.
     8.4. Результаты учета количества  документов  обобщаются  службой
делопроизводства и представляются руководителю аппарата.

       9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

     Правительство Ульяновской области формирует  свой  документальный
фонд  из  образующихся  в  процессе   его   деятельности   документов,
разрабатывает и утверждает  по  согласованию  с  экспертно-проверочной
комиссией Министерства искусства  и  культурной  политики  Ульяновской
области (далее - ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его
деятельности, с указанием сроков хранения.

                   9.1. Составление номенклатуры дел

     Формирование  документального  фонда  Правительства   Ульяновской
области  осуществляется  службой  делопроизводства  путем  составления
номенклатуры  дел,  формирования  и  оформления  дел,  обеспечения  их
сохранности, учета и передачи дел в архив.
     9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований)  дел,  заводимых  в   структурных   подразделениях,   с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
     Номенклатура  дел  предназначена  для   группировки   исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения  сроков  их
хранения и является основой для составления  описей  дел  постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по  личному  составу,  а
также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
     9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
Уставом Ульяновской области, Законом Ульяновской области от 09.06.2005
N 043-ЗО  "О Правительстве   Ульяновской   области",   положениями   о
структурных   подразделениях,   штатным    расписанием    (структурой)
Правительства  Ульяновской  области,  планами  и  отчетами  о  работе,
перечнями   документов   с   указанием   сроков   хранения,   типовыми
(примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за  предшествующие
годы.
     9.1.3. В   Правительстве   Ульяновской    области    составляются
номенклатуры  дел  структурных  подразделений   (приложение   N 44   к
Инструкции)  и  сводная  номенклатура  дел  Правительства  Ульяновской
области  (далее  -  сводная  номенклатура  дел)  (приложение  N 45   к
Инструкции).
     Номенклатура  дел   структурного   подразделения   на   следующий
календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года сотрудником,
ответственным   за   делопроизводство,   подписывается   руководителем
структурного подразделения и представляется в службу  делопроизводства
для составления сводной номенклатуры дел.
     Ответственность за составление  номенклатуры  дел  в  структурных
подразделениях возлагается на их руководителей.
     Вновь образованное структурное подразделение обязано  в  месячный
срок разработать номенклатуру дел  и  представить  на  согласование  в
постоянно действующую экспертную  комиссию  Правительства  Ульяновской
области (далее - ЭК).
     9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется  работниками  службы
делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.
     9.1.5. Сводная номенклатура дел на  предстоящий  календарный  год
составляется в последнем квартале текущего года.
     9.1.6. Сводная номенклатура  дел  оформляется  на  общем  бланке,
подписывается  руководителем  службы  делопроизводства,  исполнителем,
согласовывается  с  ЭК,   представляется   ЭПК   на   согласование   и
утверждается руководителем аппарата.
     9.1.7. После утверждения  сводной  номенклатуры  дел  структурные
подразделения получают выписки  из  соответствующих  ее  разделов  для
использования в работе.
     9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на
5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется,  утверждается
руководителем аппарата и вводится в действие  с  1  января  следующего
календарного года.
     В случае изменения функций и структуры составляется новая сводная
номенклатура дел.
     9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается  в  трех  экземплярах.
Первый  экземпляр,  утвержденный  руководителем   аппарата,   является
документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру  дел
службы делопроизводства, второй экземпляр применяется в архиве, третий
передается   в   областное   государственное   бюджетное    учреждение
"Государственный архив Ульяновской области".
     Рабочие экземпляры  сводной  номенклатуры  дел  могут  вестись  в
электронном виде.
     9.1.10. В  сводной  номенклатуре  дел   разделы   расположены   в
соответствии  с  утвержденной   структурой   и   штатным   расписанием
Правительства  Ульяновской  области.   Названиями   разделов   сводной
номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
     9.1.11. В сводную  номенклатуру  дел  включаются  заголовки  дел,
отражающие   все   документируемые    участки    работы    структурных
подразделений.
     9.1.12. Сводная номенклатура дел  составляется  по  установленной
форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
     В графе 1  "Индекс  дела"  проставляются  индексы  каждого  дела,
включенного  в  сводную   номенклатуру.   Индекс   дела   состоит   из
установленного   в   Правительстве   Ульяновской   области   цифрового
обозначения структурного  подразделения,  утвержденного  руководителем
аппарата, и  порядкового  номера  заголовка  дела  по  номенклатуре  в
пределах  структурного   подразделения.   Индексы   дел   обозначаются
арабскими цифрами, например: 05-03, где:
     05 - обозначение структурного подразделения;
     03 - порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.
     В сводной номенклатуре  дел  рекомендуется  сохранять  одинаковые
индексы   для   однородных   дел   в   пределах   разных   структурных
подразделений.
     Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года,  являются
"переходящими" и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с
тем же индексом.
     В графу 2 "Заголовок дела" сводной  номенклатуры  дел  включаются
заголовки дел (томов, частей).
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
сводной номенклатуры дел определяется  степенью  важности  документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью.
     В  начале  раздела  располагаются   заголовки   дел,   содержащих
учредительные, организационно-правовые и  распорядительные  документы,
нормативные правовые акты, плановые и отчетные  документы,  переписку,
номенклатуру дел, контрольные карточки или другие  учетные  документы.
При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения,  поручения,
располагаются  перед  заголовками  дел  правовых   актов   Губернатора
Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.
     Не  допускается  употребление  в  заголовке   дела   неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка").
     Заголовок дела состоит из элементов,  располагаемых  в  следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)  или
разновидности документов (протоколы, распоряжения  и  т.д.);  название
структурного подразделения (автор  документа);  название  организации,
которой будут адресованы  или  от  которой  будут  получены  документы
(адресат или корреспондент документа); краткое  содержание  документов
дела; название местности (территории), с  которой  связано  содержание
документов дела; дата, период, к  которым  относятся  документы  дела,
указание на копийность документа.
     В    заголовках    дел,    содержащих    нормативную    правовую,
организационно-распорядительную    документацию,    указываются    вид
документа и автор, например:

     Постановления Правительства Ульяновской области

     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но  не
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве   вида   дела
употребляется термин "документы", а  в  скобках  указываются  основные
разновидности документов, которые должны быть  сгруппированы  в  деле,
например:

     Документы  (справки,   аналитические   записки)   по   выполнению
постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем  и  по
какому вопросу она ведется.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами, последние не указываются,  а  указывается  их  общее
видовое название, например:

     Переписка с областными учреждениями  и  ведомствами  по  вопросам
социально-экономического развития

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию,
указывается период (квартал, год), на (за)  который  составлены  планы
(отчеты), например:

     Годовой    бухгалтерский    (финансовый)    отчет   Правительства
Ульяновской области по основной деятельности за 2011 год (В   редакции
Постановления         Правительства         Ульяновской        области
от 21.05.2013 г. N 185-П)

     Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе   формирования   и
оформления дел.
     Графа 3 "Количество единиц  хранения"  сводной  номенклатуры  дел
заполняется по окончании года.
     В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются  срок
хранения дела, номера статей по типовому или  ведомственному  перечням
документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.
     В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении  дел,  о
переходящих  делах  (например:  переходящие  с  2010 г.),   о   лицах,
ответственных за формирование дел, о выделении дел  к  уничтожению,  о
передаче дел в другую организацию для продолжения.
     В этой же графе на дела, состоящие из  электронных  документов  и
баз  данных,  проставляется  соответствующая  отметка  "В  электронном
виде".
     9.1.13. Если  в  течение  года   в   структурных   подразделениях
возникают новые документированные участки  работы,  они  дополнительно
вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в  каждом
разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.
     9.1.14. По окончании делопроизводственного года в  конце  сводной
номенклатуры дел  оформляется  итоговая  запись,  в  которую  вносятся
сведения  о  количестве  заведенных  дел  (томов,  частей),   отдельно
постоянного и временного хранения.

                  9.2. Формирование и оформление дел

     9.2.1. Законченные  делопроизводством  документы  формируются   в
дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в  дела  в
соответствии с номенклатурой дел и  систематизация  документов  внутри
дела.
     9.2.2. Дела  Правительства  Ульяновской  области  формируются   в
структурных подразделениях.  Ответственность  за  формирование  дел  в
структурных  подразделениях  несут  их  руководители   и   сотрудники,
ответственные за делопроизводство.
     9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы  одного
календарного  года,  за   исключением   переходящих   дел;   раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать  в  дела  ксерокопии  факсограмм,  телефонограмм   на   общих
основаниях;  в  дело  не  должны  помещаться   документы,   подлежащие
возврату, лишние экземпляры,  черновики;  по  объему  дело  не  должно
превышать 250 листов, при наличии в  деле  нескольких  томов  (частей)
номер (индекс)  и  заголовок  дела  проставляются  на  каждом  томе  с
добавлением: т. 1, т. 2.
     Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам   и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Положения,  инструкции,   утвержденные   нормативными   правовыми
актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными
актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного  документа,
то их группируют в самостоятельные дела.
     Распоряжения  Губернатора  Ульяновской   области,   Правительства
Ульяновской области регистрируются и формируются в  дела  отдельно  от
распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.
     Распоряжения по личному составу регистрируются  и  формируются  в
отдельные дела с учетом сроков их хранения:
     распоряжения   о   назначении,   освобождении    от    должности,
перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно
от  распоряжений  о   предоставлении   основных,   учебных   отпусков,
взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет).
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам. Документы к протоколам,  сгруппированные  в  отдельные  дела,
систематизируются по номерам протоколов.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и  другие  документы
группируются отдельно от их проектов.
     Переписка группируется за календарный год и  систематизируется  в
хронологической  последовательности:  документ-ответ   помещается   за
документом-запросом.  При  возобновлении  переписки  по  определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются  в  дела
текущего года.
     9.2.4. Дела Правительства Ульяновской области подлежат оформлению
при их заведении и по завершении года.
     9.2.5. В зависимости от сроков  хранения  проводится  полное  или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного
хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(распоряжения о приеме, увольнении,  перемещении),  лицевые  счета  по
заработной плате, личные дела уволенных.
     Полное оформление дел предусматривает:
     оформление  реквизитов  обложки  дела  по   установленной   форме
(приложение N 46 к Инструкции);
     нумерацию листов в деле;
     составление листа-заверителя дела (приложение N 47 к Инструкции);
     составление в необходимых  случаях  внутренней  описи  документов
дела (приложение N 48 к Инструкции);
     подшивку и переплет дела;
     внесение  необходимых  уточнений   в   реквизиты   обложки   дела
(уточнение названия  организации,  индекса  дела,  крайних  дат  дела,
заголовка дела).
     Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат
частичному   оформлению:    допускается    хранение    документов    в
скоросшивателях; документы  при  обработке  не  пересистематизируются,
листы дела не нумеруются, заверительные  надписи  не  составляются.  В
обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.
     9.2.6. Обложка   дела   постоянного   хранения   оформляется   по
установленной форме. На обложке дела указываются: наименование высшего
исполнительного  органа  государственной  власти  Ульяновской  власти,
структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс)  дела,
заголовок дела; дата дела (тома, части);  количество  листов  в  деле;
срок хранения дела; архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом:
     наименование  высшего  исполнительного   органа   государственной
власти  Ульяновской  области  указывается  полностью,  в  именительном
падеже;
     наименование   структурного    подразделения    записывается    в
соответствии с утвержденной структурой;
     делопроизводственный  номер   (индекс)   дела   проставляется   в
соответствии со сводной номенклатурой дел;
     заголовок  дела  переносится  из  сводной  номенклатуры  дел   (в
необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов,
протоколов и др.);
     дата дела:  указываются  год(ы)  заведения  и  окончания  дела  в
делопроизводстве.
     В заголовках дел, содержащих  копии  документов,  указывается  их
копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.
     Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год),
название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются  на
обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они  отражены
в заголовках дел.
     Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми
чернилами.
     Документы, составляющие дело, подшиваются  на  четыре  прокола  в
твердую обложку или переплетаются.
     В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в
дело, все  его  листы,  кроме  листа-заверителя  и  внутренней  описи,
нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в
правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из  нескольких  томов,
нумеруются по каждому тому отдельно.
     Приложения к  делу,  поступившие  в  переплете,  оформляются  как
самостоятельные тома и нумеруются отдельно.
     Документы с собственной  нумерацией  листов  нумеруются  в  общем
порядке.
     Фотографии,  чертежи,  диаграммы  и  другие  иллюстрированные   и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист  в  деле,
нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
     После  завершения  нумерации  листов  составляется  заверительная
надпись и оформляется в  деле  на  отдельном  листе.  В  заверительной
надписи  указываются  количество  листов  в  данном  деле  (цифрами  и
прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой  подписи,
дата составления.
     При изменении наименования структурного подразделения  в  течение
периода, охватываемого документами  дела,  или  при  передаче  дела  в
другое структурное подразделение на  обложке  дела  указываются  новое
наименование этого структурного подразделения, дата  распорядительного
документа  о   переименовании.   Прежнее   наименование   структурного
подразделения заключается в скобки.
     9.2.7. Контроль за формированием  дел  и  методическая  помощь  в
форме консультаций в структурных подразделениях осуществляются службой
делопроизводства.

           9.3. Организация оперативного хранения документов

     9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по
месту их формирования в  структурных  подразделениях.  Дела  считаются
заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
     9.3.2. Руководители     структурных      подразделений      несут
ответственность за сохранность документов и дел.
     9.3.3. Дела  находятся  в   рабочих   комнатах   или   специально
отведенных для этой цели помещениях, хранятся в  запирающихся  шкафах,
сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
     9.3.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются
вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска
документов последовательность расположения дел должна  соответствовать
последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.
     На корешке каждого дела указывают его  индекс  в  соответствии  с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее  помещается  на
внутренней стороне шкафа.
     Хранить документы в неприспособленных  шкафах  и  рабочих  столах
запрещается.
     9.3.5. В  обязательном  порядке  проводится  проверка  наличия  и
состояния документов и дел при  перемещении  дел,  возврате  дел,  при
смене руководителя структурного  подразделения,  при  реорганизации  и
ликвидации структурного подразделения.
     Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки  статей
номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел
определяется путем их визуального просмотра.
     9.3.6. Выдача дел другим структурным подразделениям  производится
с  разрешения  руководителя  структурного  подразделения.  Выдача  дел
сотрудникам структурного подразделения для работы  осуществляется  под
расписку. На выданное дело заводится  карта-заместитель  установленной
формы (формат А5) (приложение N 49 к Инструкции).  В  ней  указываются
структурное подразделение, индекс дела, дата  его  выдачи,  кому  дело
выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для  расписок  в
получении и приеме дела.
     Дела выдаются во временное  пользование  сотрудникам  структурных
подразделений на срок не более одного месяца. По истечении  указанного
срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
     Сторонним организациям дела выдаются на основании  их  письменных
запросов с разрешения руководителя аппарата или его заместителя.
     Изъятие документов из  дел  постоянного  хранения  допускается  в
исключительных  случаях  и  производится  с  разрешения   руководителя
аппарата с оставлением в деле заверенной  копии  документа  и  акта  о
выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

         10. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

     Документы  Правительства  Ульяновской  области  после  проведения
экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством
порядке  подлежат  передаче  на  постоянное   хранение   в   областное
государственное   бюджетное    учреждение    "Государственный    архив
Ульяновской области".
     Документы  Правительства  Ульяновской  области,   относящиеся   к
государственной собственности, и документы временного  (свыше  10  лет
хранения), а также документы по личному  составу  хранятся  в  архиве.
Функциональную  деятельность  архива  осуществляют  сотрудники  службы
делопроизводства.
     Подготовка дел к передаче на  хранение  в  архив  предусматривает
работу, которая проводится в структурных подразделениях и  включает  в
себя следующие этапы:
     проведение экспертизы ценности документов;
     полное оформление дел;
     составление описи дел;
     составление актов о  выделении  к  уничтожению  дел  с  истекшими
сроками хранения.
     Сотрудники  службы  делопроизводства  осуществляют   контроль   и
оказывают  методическую  помощь  в  проведении   вышеуказанных   работ
структурным подразделениям.

                 10.1. Экспертиза ценности документов

     10.1.1. Экспертиза ценности  документов  -  отбор  документов  на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
     Экспертиза ценности документов проводится на основе:
     законодательства  Российской  Федерации  по  архивному   делу   и
документационному обеспечению управления;
     типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их
хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
     нормативно-методических    документов     федеральных     органов
исполнительной власти, осуществляющих  полномочия  в  сфере  архивного
дела.
     10.1.2. Экспертиза   ценности    документов    в    Правительстве
Ульяновской области проводится:
     в структурных подразделениях при  составлении  номенклатуры  дел,
при формировании дел и проверке правильности  отнесения  документов  к
делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;
     в архиве в процессе подготовки дел к передаче на  государственное
хранение и к уничтожению.
     10.1.3. Для  организации  и  проведения  работы   по   экспертизе
ценности документов в Правительстве Ульяновской области создана ЭК  из
числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее  5
человек.
     ЭК создается распоряжением Правительства Ульяновской области.
     Функции  и  права  ЭК  определяются  положением  об  ЭК,  которое
утверждается Правительством Ульяновской области.
     10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного  и  временного
хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно  лицами,
ответственными за делопроизводство.
     10.1.5. При   проведении   экспертизы   ценности   документов   в
структурных подразделениях  осуществляется  отбор  дел  постоянного  и
временного (свыше  10  лет)  хранения  для  передачи  в  архив;  отбор
документов с временными сроками хранения и с пометками  "До  минования
надобности", "До замены новыми",  подлежащих  дальнейшему  хранению  в
структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за  предыдущие
годы,  сроки  хранения  которых   истекли.   При   этом   одновременно
проверяются  качество  и  полнота   номенклатуры   дел,   правильность
определения сроков хранения дел.
     10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения  проводится  на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной
номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В  делах  постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,  черновики,
неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы  с
временными сроками хранения.
     Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с  целью
определения  и  выделения  из  их   состава   документов,   подлежащих
постоянному хранению.
     10.1.7. По    результатам    экспертизы    ценности    документов
составляются описи дел постоянного  (приложение  N 50  к  Инструкции),
временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51 к Инструкции) и по
личному составу  (приложение  N 52  к  Инструкции),  а  также  акты  о
выделении дел к уничтожению (приложение N 53 к Инструкции).

               10.2. Составление и оформление описей дел

     10.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все  завершенные
в  делопроизводстве  дела  постоянного,  временного  (свыше  10   лет)
хранения  и  по  личному  составу,  прошедшие   экспертизу   ценности,
составляются архивные описи.
     Опись дела - архивный справочник, содержащий  систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и  предназначенный
для их учета и  раскрытия  содержания.  Отдельная  опись  представляет
собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)  законченной
нумерацией.
     Описи составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно
на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения,
дела по личному составу.
     На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
     10.2.2. Описи  дел  структурных  подразделений  составляются   по
установленной форме (приложение N 54 к Инструкции) и представляются  в
службу делопроизводства не позднее чем через год после завершения  дел
в делопроизводстве.
     10.2.3. При  составлении  описи  дел  структурного  подразделения
соблюдаются следующие требования:
     при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела,  а  все  остальные  однородные  дела
обозначаются словами  "То  же",  при  этом  другие  сведения  о  делах
вносятся в опись полностью (на  каждом  новом  листе  описи  заголовок
воспроизводится полностью);
     порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок
присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по
согласованию с архивом;
     графы описи заполняются в точном соответствии с теми  сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
     графа описи "Примечание" используется для отметок о  приеме  дел,
особенностях  их  физического  состояния,  о   передаче   дел   другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый  акт,  о  наличии
копий.
     10.2.4. В конце описи вслед  за  последней  описательной  статьей
заполняется  итоговая  запись,  в  которой  указываются   (цифрами   и
прописью) количество дел, числящихся  по  описи,  первый  и  последний
номера дел по описи дел, а также оговариваются  особенности  нумерации
дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
     10.2.5. Опись  дел   структурного   подразделения   подписывается
составителем с указанием его должности  и  утверждается  руководителем
структурного подразделения.
     10.2.6. Опись дел структурного подразделения составляется в  двух
экземплярах, один из которых  передается  вместе  с  делами  в  службу
делопроизводства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра
в структурном подразделении.
     10.2.7. Описи дел, подготовленные  структурными  подразделениями,
служат  основой  для  подготовки  сводных  описей  дел   Правительства
Ульяновской области, которые готовит сотрудник службы делопроизводства
под методическим руководством специалистов областного государственного
бюджетного учреждения "Государственный архив Ульяновской области".
     10.2.8. Отбор документов за соответствующий период к  уничтожению
и составление акта о выделении их  к  уничтожению  производятся  после
составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
     Указанные  описи  и  акты   рассматриваются   на   заседании   ЭК
одновременно.  Одобренные  на  ЭК  акты   утверждаются   руководителем
аппарата после утверждения на ЭПК  описей  дел  постоянного  хранения.
После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные  акты,  в
соответствии с установленным порядком.
     10.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов,  не  подлежащих
хранению, составляется, как правило, на дела Правительства Ульяновской
области.   Если   в   акте   указаны   дела   нескольких   структурных
подразделений,  то   название   каждого   структурного   подразделения
указывается  перед   группой   заголовков   дел   этого   структурного
подразделения.
     Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения
истек к 1 января года, в котором составлен акт, например:  законченные
в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт,
составленный не ранее 1 января 2011 года.
     Дела,   подлежащие   уничтожению,   передаются   на   переработку
(утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной  накладной,  в
которой указываются дата передачи,  количество  сдаваемых  дел  и  вес
бумажной макулатуры (приложение N 53 к Инструкции).
     После уничтожения дел в сводной  номенклатуре  дел  проставляются
отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив, например:

     "Уничтожено. См. акт N _______ от ________". И.О. Фамилия.

            10.3. Подготовка и передача документов в архив

     10.3.1. В  архив  передаются  дела  с  исполненными   документами
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.
Передача производится только по описям дел.
     10.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и  временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения одного года
их хранения и использования в структурном подразделении.
     10.3.3. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в  архив  не
подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях  и  по  истечении
года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
     10.3.4. Передача  дел  в   архив   осуществляется   по   графику,
составленному    службой    делопроизводства,     согласованному     с
руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем
аппарата.
     10.3.5. В период подготовки структурными  подразделениями  дел  к
передаче в архив сотрудниками службы  делопроизводства  предварительно
проверяется правильность их формирования,  оформления  и  соответствие
количества дел, включенных  в  опись,  количеству  дел,  заведенных  в
соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные  в  процессе
проверки  недостатки  в  формировании  и  оформлении  дел   сотрудники
структурных подразделений обязаны устранить.
     10.3.6. Прием  каждого  дела  производится   сотрудником   службы
делопроизводства в присутствии сотрудника структурного подразделения.
     При  этом  на  обоих  экземплярах  описи  против  каждого   дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела.  В  конце  каждого
экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество  фактически
принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и
передающего дела.
     10.3.7. В  случае  ликвидации  или   реорганизации   структурного
подразделения ответственный за делопроизводство в  данном  структурном
подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует
все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в  службу
делопроизводства независимо от сроков хранения.  Передача  оформляется
по описям и номенклатуре дел.

                 10.4. Использование документов архива

     10.4.1. Основными   формами   использования   документов   архива
являются:
     исполнение социально-правовых запросов граждан в  форме  архивной
справки и архивной выписки;
     выдача заверенных архивных копий документов;
     исполнение тематических запросов.
     Архивные справки, архивные выписки и  архивные  копии  документов
выдаются на основании письменного  запроса  организации  или  частного
лица.
     Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан  и
организаций по материалам архива не должен превышать 30  дней  со  дня
регистрации обращения. При сложных запросах срок может  быть  продлен,
но не более чем  на  30  дней  с  обязательным  уведомлением  об  этом
заявителя.
     Пересылка  непрофильных  запросов  по  принадлежности  в   другие
организации или архивы,  а  также  информирование  об  этом  заявителя
должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
     10.4.2. Архивные справки составляются  на  основании  документов,
хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области.
     Архивная справка подписывается руководителем аппарата,  а  в  его
отсутствие - руководителем службы делопроизводства (в  соответствии  с
должностным регламентом) и заверяется печатью.
     10.4.3. Архивные копии документов и архивные выписки.
     Архивные  копии  документов  и  архивные   выписки   выдаются   в
соответствии с запросом.  Идентичность  подлиннику  выданных  архивных
копий документов и архивных  выписок  заверяется  подписью  сотрудника
службы делопроизводства (в соответствии  с  должностным  регламентом),
исполнившего запрос, и печатью.
     Архивная выписка производится  только  из  документа,  в  котором
содержится несколько отдельных, не связанных между собой  вопросов,  и
должна воспроизводить полный  текст  части  документа,  относящейся  к
запросу.
     Отдельные слова  и  выражения  подлинного  документа,  вызывающие
сомнение  в  их  достоверности,  оговариваются  словами:   "В   тексте
неразборчиво" или "Так в документе".
     10.4.4. На  архивных  копиях  документов  и   архивных   выписках
проставляются штампы  с  обозначением  названия  документа:  "Архивная
копия", "Архивная выписка".
     Все листы архивной копии документа или  архивной  выписки  должны
быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления  заверены  печатью
Правительства Ульяновской области.
     Архивные справки, архивные копии документов  и  архивные  выписки
направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при
предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
     10.4.5. Документы из архива могут быть изъяты  в  соответствии  с
законодательством Российской Федерации.
     В деле остаются заверенные  копии  изъятых  документов  и  акт  о
причинах выдачи подлинников документов.

           11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

     11.1. В   Правительстве   Ульяновской   области    создаются    и
используются:
     электронные  документы,  создаваемые  в  электронной  форме   без
предварительного документирования на бумажном носителе;
     электронные   образы   документов,   полученные   в    результате
сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
     Электронный документ  должен  быть  оформлен  по  общим  правилам
делопроизводства и иметь  реквизиты,  установленные  для  аналогичного
документа на  бумажном  носителе,  за  исключением  оттиска  печати  и
изображения герба Ульяновской области.
     11.2. При    передаче    электронных    документов    в    другие
государственные органы и  иные  организации  документы  заверяются  ЭП
Правительства Ульяновской области - автора документа в соответствии  с
Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
     11.3. При  обработке,  рассмотрении,  согласовании  и  подписании
электронных  документов   в   СЭД   во   внутреннем   документообороте
Правительства  Ульяновской  области   могут   использоваться   способы
подтверждения действий с электронными документами, при которых  ЭП  не
используется, при условии, что  программные  средства,  применяемые  в
Правительстве    Ульяновской     области,     позволяют     однозначно
идентифицировать лицо, подписавшее документ.
     11.4. Состав  электронных  документов  Правительства  Ульяновской
области, обращающихся в СЭД, определяется Губернатором - Председателем
Правительства  Ульяновской  области  по  согласованию  с   ЭПК   и   в
соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование
которых  может  осуществляться  исключительно  в   форме   электронных
документов.
     Перечень документов, создание, хранение и  использование  которых
может осуществляться исключительно  в  форме  электронных  документов,
утверждается Губернатором -  Председателем  Правительства  Ульяновской
области.
     11.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и  хранятся
в  СЭД,  которая  должна  соответствовать  требованиям,  установленным
Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
     11.6. Прием  и  отправка  электронных  документов  осуществляются
службой делопроизводства.
     11.7. При  получении  электронных  документов,  подписанных   ЭП,
служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭП.
     11.8. При  передаче   поступивших   электронных   документов   на
рассмотрение  Губернатору  -  Председателю  Правительства  Ульяновской
области,   направлении   электронных    документов    в    структурные
подразделения и ответственным исполнителям  Правительства  Ульяновской
области,  отправке  электронных  документов  и  хранении   электронных
документов вместе с электронными документами передаются (направляются,
хранятся) их регистрационные данные.
     11.9. Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской  области
и (или) поступившие в Правительство Ульяновской  области  на  бумажном
носителе, включаются в СЭД после сканирования и  создания  электронных
образов документов. Включение  электронного  образа  документа  в  СЭД
возможно после его сравнения с подлинником документа.
     11.10. Единицей учета электронного документа является электронный
документ, зарегистрированный в СЭД.
     11.11. В целях учета  и  поиска  документов  в  СЭД  используются
обязательные  сведения  о  документе,  включаемые  в   регистрационно-