|
Расширенный поиск
Постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 30.09.2008 № 999А.Н. Шамановский (Глава в редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) ГЛАВА 4.1 ВЕДЕНИЕ РЕЕСТРА МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ 1. Общие положения 1.1. Ответственным за актуализацию настоящей главы и координацию работ по ведению реестра муниципальных нормативных правовых актов исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - Администрации города Ростова-на-Дону (далее - муниципальных нормативных правовых актов) является заведующий сектором нормативных документов Администрации города. В рамках описанного в настоящей главе процесса сектором нормативных документов Администрации города выполняются функция согласно реестру полномочий - ведение реестра нормативных правовых актов Администрации города. 1.2. Реестр нормативных правовых актов Администрации города ведется в электронном виде (на машиночитаемых носителях) и документальном виде (на бумажных носителях). 1.3. Реестр муниципальных нормативных правовых актов представляет собой совокупность основных и дополнительных сведений о нормативных правовых актах. К основным сведениям, включаемым в Реестр муниципальных нормативных правовых актов, относятся: - реквизиты муниципальных нормативных правовых актов (вид акта и наименование принявшего его органа; дата принятия (подписания) акта; номер акта и его заголовок); - тексты муниципальных нормативных правовых актов; - информация об источниках официального опубликования (обнародования) муниципальных нормативных правовых актов. К дополнительным сведениям, включаемым в Реестр муниципальных нормативных правовых актов (далее - дополнительные сведения), относятся: - решения судов общей юрисдикции по делам об оспаривании муниципальных нормативных правовых актов, рассмотренным ими в качестве суда первой инстанции, а также судебные постановления, вынесенные по кассационным и надзорным жалобам на эти решения независимо от результата рассмотрения жалоб; - решения и определения арбитражных судов; - информация о мерах, принятых прокурором в отношении муниципальных нормативных правовых актов (протесты и представления, заявления в суд); - предписания антимонопольных органов, адресованные органам местного самоуправления, об отмене или изменении принятых ими муниципальных нормативных правовых актов, противоречащих федеральному законодательству; - иные документы, связанные с проверкой законности муниципальных нормативных правовых актов. 2. Административные процедуры 2.1. Процесс ведения Реестра муниципальных нормативных правовых актов состоит из следующих административных процедур: - включение основных сведений в Реестр муниципальных нормативных правовых актов, - представление дополнительных сведений, подлежащих включению в Реестр муниципальных нормативных правовых актов, - включение дополнительных сведений в Реестр муниципальных нормативных правовых актов, - предоставление в уполномоченный орган государственной власти Ростовской области документов из Реестра муниципальных нормативных правовых актов Администрации города для целей ведения Регистра муниципальных нормативных правовых актов. 2.2. Включение основных сведений в Реестр муниципальных нормативных правовых актов, организация учета и хранение контрольного экземпляра нормативных правовых актов, внесенных в Реестр, осуществляется сектором нормативных документов Администрации города в порядке, предусмотренном главой 4 настоящего Регламента. 2.3. Представление дополнительных сведений, подлежащих включению в Реестр муниципальных нормативных правовых актов осуществляется посредством направления копий документов, указанных в абз.3 п.1.3. настоящей главы на бумажном носителе в сектор нормативных документов Администрации города органами и структурными подразделениями Администрации города на рассмотрение (исполнение) которых поступили соответствующие документы: судебные акты; акты прокурорского реагирования; предписания антимонопольных органов, адресованные органам местного самоуправления, об отмене или изменении принятых ими муниципальных нормативных правовых актов, противоречащих федеральному законодательству и иные документы, связанные с проверкой законности муниципальных нормативных правовых актов. 2.4. Включение дополнительных сведений в Реестр муниципальных нормативных правовых актов осуществляется сектором нормативных документов Администрации города посредством отражения вида документа, его даты и входящего номера в системе электронного документооборота АИС "Контроль-4", а также размещения документа на бумажном носителе в папке проекта правового акта. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.5. Информация Реестра муниципальных нормативных правовых актов в электронном и документальном виде передается в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Ростовской области для формирования единого федерального регистра нормативно-правовых актов. Предоставление в уполномоченный орган государственной власти Ростовской области документов для целей ведения Регистра муниципальных нормативных правовых актов осуществляется Правовым управлением Администрации города Ростова-на-Дону каждую первую среду месяца, следующего за отчетным. В целях формирования пакета документов, необходимых для представления в Регистр нормативных правовых актов, не позднее последнего числа каждого месяца перед отчетным в Правовое управление Администрации города направляются: - сектором нормативных документов Администрации города - заверенные копии нормативных актов, принятых (изданных) в прошедшем месяце, а также тексты нормативных правовых актов на машиночитаемых носителях; - МУП "Ростов официальный" - экземпляры источника официального опубликования за прошедший месяц, в котором, публиковались нормативные правовые акты. 2.6. Ответственность за полноту и достоверность документов, подлежащих представлению в органы исполнительной власти Ростовской области для включения в Регистр нормативных правовых актов и представляемых в Правовое управление Администрации города несут исполнители, ответственные за представление сведений сектора нормативных документов Администрации города и МУП "Ростов официальный". Ответственность за своевременность представления документов в Регистр нормативных правовых актов несет Правовое управление Администрации города Ростова-на-Дону. 2.7. Отделом электронно-информационных технологий Администрации города осуществляется организационное, методическое и программно-техническое обеспечение работ по ведению Реестра и защиту информации Реестра от несанкционированного доступа. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 10.10.2011 г. N 707) 3. Порядок контроля за исполнением функции по ведению реестра муниципальных нормативных правовых актов 3.1. Текущий контроль за соблюдением процесса осуществляется заместителем главы Администрации по организационно-правовым и кадровым вопросам, заведующим сектором нормативных актов, а также Правовым управлением Администрации города Ростова-на-Дону. 3.1.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством реализации функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий выполняются мероприятия, установленные стандартом системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). (Глава дополнена - Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) ГЛАВА 5. ПО РЯДОК РАБОТЫ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общие положения 1.1. Коллегия Администрации города (далее по тексту - коллегия) является постоянно действующим совещательным органом при Мэре города. 1.2. Коллегия создана для выработки перспективных, стратегических направлений деятельности Администрации города, коллективного обсуждения актуальных проблем социально-экономического развития города и принятия согласованных решений. 1.3. Коллегия руководствуется в своей работе Положением о коллегии Администрации города Ростова-на-Дону, и Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону. 1.4. Председателем коллегии является Мэр города, заместителем председателя - первый заместитель главы Администрации города. 1.5. Общая координация деятельности коллегии Администрации города, возлагается на заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.6. Организационное, документационное и протокольное обеспечение деятельности коллегии осуществляет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством исполнения следующих функций: - планирование работы (21.1.10.01); - организационное обеспечение проведения и протокольное оформление заседаний коллегии, оформление принятых решений (21.1.10.02); - контроль за исполнением решений и поручений коллегии (21.1.09.01); - подготовка информации о работе коллегии (21.1.09.02); 1.7. Заседание коллегии проводится регулярно, не реже одного раза в месяц (второй четверг каждого месяца в 10-00). 1.8. По решению Мэра города может быть: - созвано внеочередное заседание коллегии; - перенесен срок проведения очередного заседания коллегии. 1.9. Решения коллегии носят рекомендательный характер. 1.10. Персональный состав коллегии утверждается постановлением Мэра города. Предварительно вопросы об изменении состава коллегии вносятся в повестку очередного заседания заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) по мере кадровых изменений и оформляются соответствующим решением. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.11. В заседаниях коллегии на постоянной основе принимают участие: главы администраций районов, начальник МУ "Муниципальное казначейство г. Ростова-на-Дону", начальник правового управления Администрации города, начальник управления по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города, представитель Федерации профсоюзов Ростовской области. 1.12. На заседаниях коллегии на постоянной основе с правом совещательного голоса присутствуют: председатель Ростовской-на-Дону городской Думы, заместитель председателя Ростовской-на-Дону городской Думы, председатель Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону. 1.13. На заседаниях коллегии вправе присутствовать Полномочный представитель Президента РФ по Южному федеральному округу, руководители исполнительной, представительной, законодательной, судебной властей города, области и Российской Федерации, правоохранительных органов и органов военного управления. 1.14. Руководители структурных подразделений аппарата управления Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, предприятий, учреждений и организаций, специалисты, эксперты участвуют в заседаниях коллегии по приглашению, при рассмотрении соответствующих вопросов. 1.15. На заседаниях коллегии могут присутствовать представители средств массовой информации. 1.16. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии. 1.17. По рассмотренным на заседаниях коллегии вопросам принимаются решения. 1.18. Коллегия осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы на полугодие. 2. Административные процедуры Деятельность коллегии Администрации города предусматривает исполнение следующих административных процедур: - планирование работы коллегии; - подготовка к проведению заседаний коллегии; - проведение заседаний коллегии; - оформление, рассылка и хранение результатов работы коллегии. 2.1. Планирование работы коллегии. 2.1.1. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений и п.1 Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону. 2.1.2. Предложения в план работы коллегии на полугодие согласованные (подписанные) ответственным должностным лицом, вносятся на имя заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в письменном и электронном виде (электронная версия документа направляется в отдел организационно-аналитической работы) не позднее, чем за 10 дней до последнего в полугодии планового заседания. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.1.3. Предложения к проекту плана содержат: формулировки вопросов; сроки рассмотрения (месяц); наименования подразделенийисполнителей; краткое письменное пояснение с обоснованием актуальности вопросов, выносимых на обсуждение коллегии. 2.1.4. Предложения в план работы коллегии глав администраций районов предварительно проходят согласование у соответствующих заместителей главы Администрации города. 2.1.5. Проект плана работы разрабатывается и оформляется отделом организационно-аналитической работы в соответствии с порядком определенным п.1 Регламента работы коллегии Администрации города и приложением 1 к нему, рассматривается на последнем в полугодии заседании коллегии и утверждается ее решением. 2.1.6. План работы в 3-дневный срок после подписания председателем коллегии решения о его принятии, размещается на официальном портале Администрации города, в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/и рассылается заместителям главы Администрации города, главам администраций районов, должностным лицам, участвующим в заседаниях коллегии на постоянной основе, в пресс-службу Администрации города. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.2. Подготовка к проведению заседаний коллегии. 2.2.1. Подготовка заседаний коллегии осуществляется в соответствии с п.2 и п.3 Регламента работы коллегии Администрации города. 2.2.2. Проект повестки дня очередного заседания, формируется отделом организационно-аналитической работы на основании плана работы, с учетом протокольных поручений, оперативных вопросов, размещается на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города и выносится на рассмотрение коллегии последним вопросом повестки дня. 2.2.3. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии (порядок слушания вопроса, список приглашенных, проект решения коллегии и приложения к нему, текст доклада), оформленные в соответствии c п. п.2.2.7. - 2.2.29 Регламента работы коллегии Администрации города, согласованные соответствующими должностными лицами и руководителем правового управления Администрации города, предоставляются подразделением-исполнителем в отдел организационно-аналитической работы на бумажных носителях и в электронном виде не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения заседания коллегии. 2.2.4. Проекты решений коллегии, предусматривающие дополнительное выделение средств бюджета города, подлежат обязательному согласованию с начальником МУ "Муниципальное казначейство г. Ростова-на-Дону". 2.2.5. Оформление проектов решений коллегии производится, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов постановлений и распоряжений Мэра города (согласно главе 4 Регламента работы Администрации города). 2.2.6. Доработка материалов коллегии производится в соответствии п. п.2.2.25 - 2.2.26 Регламента работы коллегии Администрации города. Окончательный срок представления доработанных материалов определен не позднее 3 дней до планируемой даты заседания. 2.2.7. В случае нарушения сроков предоставления или сроков доработки материалов коллегии, по согласованию с председателем коллегии, вопрос может быть исключен из повестки дня и снят с рассмотрения. 2.2.8. Информация о фактах нарушения сроков представления документов, наличии замечаний к качеству и составу документов, возвращении на доработку включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие. 2.2.9. Материалы коллегии рассылаются членам коллегии и участникам коллегии на постоянной основе отделом организационно-аналитической работы, за три календарных дня до заседания коллегии. 2.2.10. Оповещение, приглашенных на заседания, обеспечение их необходимыми справочно-информационными материалами возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса. 2.2.11. Оповещение о дате и времени проведения предстоящего заседания (внеочередного, или перенесенного) членов коллегии, глав администраций районов, лиц, принимающих участие в заседаниях коллегии на регулярной основе, лиц с правом совещательного голоса, представителя федерации профсоюзов Ростовской области осуществляется за 2 дня до назначенной даты отделом организационно-аналитической работы посредством телефонограмм. 2.2.12. Оповещение технических, хозяйственных и других отделов аппарата администрации города, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организация их взаимодействия, координация и контроль проводимых ими мероприятий возлагается на отдел организационно-аналитической работы. 2.3. Проведение заседаний коллегии. 2.3.1. Явка и организация пропуска в Администрацию города лиц, приглашенных на заседания, обеспечение их необходимыми справочно-информационными материалами возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса. 2.3.2. Регистрация приглашенных на заседание проводится сотрудниками отдела организационно-аналитической работы. В случае большого количества приглашенных, к регистрации могут привлекаться специалисты служб-исполнителей, ответственных за подготовку вопроса. 2.3.3. Заседание коллегии начинается с уточнения повестки дня и порядка его проведения. 2.3.4. Время для докладов устанавливается в пределах 10-15 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений. 2.3.5. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения отражаются в протоколе заседания. 2.3.6. Кино-, видео- и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем или по решению коллегии. 2.3.7. В ходе слушанья вопросов возможна трансляция видео и фотоматериалов, сопровождающих выступление. 2.3.8. В ходе заседания коллегии специалистом отдела организационно-аналитической работы ведется стенограмма и звуковая запись. 2.3.9. Тексты выступлений, не приложенные к документам, по окончании слушанья вопроса сдаются сотруднику отдела организационно-аналитической работы, ответственному за ведение протокола коллегии. 2.4. Оформление рассылка и хранение результатов работы коллегии. 2.4.1. Решения коллегии оформляются отделом организационно-аналитической работы на бланках установленного образца (приложение 3 к Регламенту работы коллегии Администрации города) с соблюдением последовательности нумерации с начала и до конца календарного года и направляются на утверждение председателю (в случае его отсутствия - его заместителю) коллегии. 2.4.2. Проекты решений и приложений к ним, рассмотренных на заседаниях коллегии, дорабатываются, с учетом поступивших замечаний, ответственными должностными лицами в течение 3-х календарных дней (или другой, установленный коллегией срок) после заседания и представляются в отдел организационно-аналитической работы 2.4.3. Отдел организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания рассылает копии решений коллегии членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам. 2.4.4. Приложения к решениям рассылаются в том случае, если в ходе слушания вопроса в документы (приложения), разосланные ранее с проектом решения, были внесены изменения. 2.4.5. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), сводного реестра решений коллегии, размещаются отделом организационно-аналитической в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии. 2.4.6. Информация о принятых коллегией решениях, касающихся наиболее важных вопросов жизнеобеспечения города, размещается сотрудниками отдела организационно-аналитической работы на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города не позднее 3 календарных дней после подписания. 2.4.7. В течение 10 рабочих дней после заседания составляется протокол на бумажном носителе по определенной форме (приложение 4 к Регламенту работы коллегии Администрации города) и направляется на подпись заместителю главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и председателю коллегии (в случае его отсутствия - заместителю председателя коллегии). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.4.8. Протоколы заседаний коллегии, подлинные экземпляры решений коллегии хранятся в отделе организационно-аналитической работы постоянно. 3. Порядок контроля за исполнением решений и поручений коллегии. 3.1. Организация и ведение контроля за исполнением планов работы, решений и поручений коллегии осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону. 3.2. Решения коллегии в соответствии с порядком, утвержденным п.7 Регламента работы коллегии Администрации города, размещаются в соответствующем журнале системы электронного документооборота АИС "Контроль-4" и, в случае наличия в них конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 3.3. Ответственным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее первым в перечне лиц, на которых соответствующим пунктом решения возлагается контроль. Им же назначаются исполнители и определяется порядок выполнения. 3.4. Координация и контроль за ходом исполнения решения, полнотой, качеством и своевременностью предоставления информаций, осуществляется помощниками приемных должностных лиц, или другими, назначенными ответственными исполнителями, специалистами. 3.5. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения решений коллегии и поручений протоколов возлагается на отделы (секторы) контрольно-организационной работы. 3.6. Организация и фактическое ведение в Администрации города контроля за исполнением решений коллегии и поручений протоколов заседаний по форме и срокам осуществляет отдел организационно-аналитической работы. 3.7. Поручения, зафиксированные в протоколах заседаний коллегии в течение 3 дней после подписания протокола председателем коллегии, доводятся до исполнителей посредством рассылки выписки из протокола и ставятся на контроль в соответствующем контрольном журнале системе электронного документооборота АИС "Контроль-4". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 3.8. Информация о ходе исполнения решений и поручений коллегии (промежуточная или итоговая) за подписью должностного лица-исполнителя, согласованная лицом ответственным за исполнение решения коллегии в целом (куратором), не позднее одного дня до момента окончания срока исполнения размещается исполнителем в журнале "Решения коллегии администрации" системы АИС "Контроль-4". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 3.9. Снятие с контроля выполненных решений осуществляет отдел организационно-аналитической работы на основании резолюции куратора. 3.10. Изменение (перенос) сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя коллегии. 3.11. Информация о фактах нарушения сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии, включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие и представление в комиссию по премированию. 4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом) по подготовке и проведению заседаний коллегии 4.1. Текущий контроль за исполнением описанного в настоящей главе процесса осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, начальник отдела выполняет мероприятия, установленные стандартом системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общие положения 1.1. Совещания Мэра города, заместителей главы проводятся в целях: (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) - оперативного руководства и координации деятельности структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений; - обеспечения выработки согласованных действий и принятия оперативных мер по решению хозяйственных и социально-экономических вопросов; - упорядочения режима работы Администрации города. 1.2. Методическое руководство и координацию работы по организации и ведению контроля за исполнением поручений Мэра города, данных в ходе проведения совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, осуществляет заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в соответствии с требованиями административного регламента исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и главы 7 настоящего регламента. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник управления по организационной работе и связям с общественными объединениями. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.02.2011 г. N 57) Организацию и непосредственное ведение контроля за ходом исполнения протоколов, подготовку отчетности об их исполнении осуществляет отдел организационно-аналитической работы. 1.4. Совещания могут быть регламентированные (регулярные), нерегламентированные (рабочие). 1.5. К регламентированным совещаниям относятся: - расширенное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов, заместителями главы Администрации города, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации города и служб города (первый вторник месяца в 08-00); - оперативное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов города (еженедельно, по понедельникам в 11-30); - оперативное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации города (еженедельно, по вторникам в 08-00); - заседания коллегии Администрации города (ежемесячно, второй четверг, в 10-00). (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 01.03.2013 г. N 226) 1.6. К нерегламентированным совещаниям относятся совещания, заседания, "круглые столы", проводимые Мэром города, заместителями главы Администрации, в том числе, с руководителями территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города (понедельник, вторник, среда, пятница с 09-00 до 13-00). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.7. Ответственность за протокольное оформление совещаний возлагается: - на помощника Мэра города - еженедельные оперативные планерные совещания Мэра города с главами администраций районов города; - на управление по организационной работе и связям с общественными объединениями - расширенные планерные совещания, еженедельные оперативные планерные совещания Мэра города с заместителями главы Администрации города, заседания коллегии Администрации города; - на помощников заместителей главы Администрации (ответственных должностных лиц) - совещания заместителей главы Администрации города. (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 01.03.2013 г. N 226) 1.8. Ответственность за подготовку совещаний, соблюдение сроков и качество предоставляемых материалов возлагается: - по совещаниям, проводимым с участием Мэра города - на заместителя главы Администрации (в соответствии с курируемым направлением), (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) - по совещаниям, проводимым заместителями главы Администрации - на руководителей департаментов, начальников управлений, председателей комитетов, начальников отделов в соответствии с подчиненностью. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.9. Координация подготовки и проведения, протокольное оформление совещаний (заседаний, "круглых столов"), проводимых с участием Мэра города и представителей федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Ростовской области, осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.10. Заместителям главы Администрации не рекомендуется допускать одновременного созыва на совещания руководителей территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.11. По решению Мэра города может быть: - созвано внеочередное заседание коллегии, - перенесен срок проведения любого регламентированного или нерегламентированного совещания, заседания коллегии Администрации города. 1.12. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города. 1.13. Информация о дате и времени проведения совещаний, заседаний коллегии размещается в недельном плане работы Администрации города. 1.14. Материально-техническое обеспечение совещаний, коллегий и обслуживание их участников возлагается на: - МУ "Городское хозяйственное управление" - в части своевременного обеспечения доступа в помещение, подключения систем освещения, охлаждения и обогрева помещений, аудио-видео аппаратуры, корректировки настенных часов, предоставления стаканов, уборки помещения; - общий отдел - в части обеспечения кувертными картами и питьевой водой; - отдел электронно-информационных технологий - в части технического обеспечения проведения видеоконференций. (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 05.12.2011 г. N 894) 2. Административные процедуры. 2.1. Проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, предусматривает исполнение следующих административных процедур: - подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, - планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города, - оформление, постановка на контроль и хранение результатов совещаний, работы коллегии. 2.2. Подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний. 2.2.1. (Исключен - Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.04.2012 г. N 212) 2.2.2. Пакет документов к расширенному планерному совещанию состоит из: - повестки дня, - порядка ведения, - информации о кадровых представлениях (в случае наличия), - информации об исполнении поручений предыдущего протокола (табличный вариант). 2.2.3. Порядок проведения и список участников оперативных планерных совещаний определяет и согласовывает с Мэром города заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в соответствии с перечнем вопросов, включенных в предыдущий протокол, и вопросов, рассматриваемых в рабочем порядке и требующих срочного (оперативного) решения. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.04.2012 г. N 212) 2.2.4. Порядок ведения и повестку дня расширенного планерного совещания формирует и согласовывает с заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) отдел организационно-аналитической работы на основании предложений заместителей главы Администрации и руководителей служб и подразделений. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.2.5. Информацию о кадровых представлениях (в случае наличия) готовит и предоставляет в отдел организационно-аналитической работы управление по вопросам муниципальной службы и кадров за 4 календарных дня до даты проведения расширенного планерного совещания. 2.2.6. Сводная информация по существу всех, определенных протоколами совещаний к исполнению вопросов, формируется отделом организационно-аналитической работы в электронном виде и размещается в папках "Протоколы (расширенное планерное совещание)", "Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)" и "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации)", расположенных в папке "plan" (\\City\net\docs\plan) сетевого ресурса Администрации города и предоставляются Мэру города: (В редакции Постановлений Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.02.2011 г. N 57; от 01.03.2013 г. N 226) - расширенное планерное совещание - не менее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания, - оперативные планерные совещания - до 16 часов в день, предшествующий совещанию. 2.2.7. Сводная информация представляется Мэру города в табличном варианте, включающем: - наименование поручения, - исполнителя (исполнителей), - дату исполнения, - краткую информацию об исполнении, - графу "примечание". 2.2.8. Отдел организационно-аналитической работы размещает электронные версии информаций исполнителя (исполнителей), указанных в протоколах, в графе "примечание" и обеспечивает Мэру города возможность их просмотра в ходе совещаний. Действующая электронная система позволяет отметить отсутствие информации какого-либо исполнителя, указанного в протоколах. 2.2.9. Отдел организационно-аналитической работы не менее чем за 3 календарных дня обеспечивает приглашение (телефонограммой) участников расширенного планерного совещания. В случае изменения сроков проведения совещаний (оперативных и расширенного) участников совещания извещают (телефонограммой) об отмене или переносе даты проведения. 2.2.10. Регистрация участников расширенного планерного совещания осуществляется отделом организационно-аналитической работы непосредственно перед совещанием. 2.2.11. В ходе расширенного планерного совещания отделом организационно-аналитической работы ведется стенограмма (электронный вариант), которая хранится в отделе 1 месяц до следующего совещания. 2.2.12. Порядок проведения, список участников нерегламентированного совещания (заседания, "круглого стола", семинара и т.д.) готовятся на бумажных носителях соответствующими службами, утверждаются должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, и предоставляется Мэру города в срок не позднее 3-х календарных дней до дня проведения совещания. Порядок проведения содержит информацию о теме совещания, выступающих, месте и времени проведения. Список участников готовится в табличном варианте с указанием Ф.И. О. полностью и должностей приглашенных. Приглашение участников на совещание обеспечивает служба, инициирующая его проведение. 2.2.13. Поручения, зафиксированные в протоколах планерных совещаний Мэра города, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами. 2.2.14. Ответственным (куратором) за исполнение поручения является должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым. 2.2.15. Руководитель, на которого возложена ответственность за выполнение поручения, организует исполнение данного поручения и обобщение информации исполнителей в сроки: - по исполнению поручений протокола с главами администраций районов - еженедельно в пятницу до 12-00; - по исполнению поручений протокола с заместителями главы Администрации города - еженедельно в понедельник до 12-00; - по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 4 календарных дня до срока, указанного в протоколе. (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 01.03.2013 г. N 226) 2.2.16. В соответствии с разделом 2 Административного регламента исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, исполнение поручений Мэра города по итогам планерных, расширенного совещаний требует разработки планов мероприятий в следующих случаях: - срок реализации управленческих решений более 30 календарных дней, - реализация управленческого решения требует координации деятельности нескольких подразделений и служб Администрации города, - в тексте управленческого решения есть прямое указание о необходимости разработки плана мероприятий. В остальных случаях допускается возможность предоставления текстовой информации об исполнении поручений. 2.2.17. Информация об исполнении поручения в электронном виде должна быть размещена исполнителем (исполнителями) в соответствующем журнале системы электронного документооборота АИС "Контроль-4" в сроки: - по исполнению поручений протокола с главами администраций районов - еженедельно в пятницу до 12-00; - по исполнению поручений протокола с заместителями главы Администрации города - еженедельно в понедельник до 12-00; - по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 4 календарных дня до проведения совещания. (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 01.03.2013 г. N 226) 2.3. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города. 2.3.1. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города осуществляется в соответствии с административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону и главой 5 настоящего Регламента. 2.4. Оформление, рассылка и хранение результатов совещаний, работы коллегии. 2.4.1. Проекты протоколов оперативных планерных совещаний Мэра города с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов, расширенных планерных совещаний и заседаний коллегии ведутся управлением по организационной работе и связям с общественными объединениями. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.04.2012 г. N 212) 2.4.2. Поручения Мэра города, данные в ходе проведения оперативных планерных совещаний, оформляются протоколами на следующий день после проведения совещания. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.04.2012 г. N 212) 2.4.3. В протоколах указываются: - номер протокола, - наименование совещания, - дата проведения, - состав присутствующих должностных лиц, - точная формулировка поручения с указанием должностных лиц, служб, которым дается поручение, с учетом распределения обязанностей, - срок исполнения поручения (определяет Мэр города), - Ф.И. О. должностного лица, ведущего протокол. 2.4.4. С учетом того, что основная часть поручений оперативных планерных совещаний носит долгосрочный характер исполнения и требует проведения ряда предварительных мероприятий, протокол поручений состоит из 3-х разделов: - оперативные вопросы, - текущие вопросы, - перспективные вопросы. 2.4.5. В первом разделе протокола - оперативные вопросы - размещаются разовые поручения и вопросы, исполнение которых не требует предварительной проработки, в том числе, срочного исполнения, справочного характера, связанные с предоставлением справочной информации. 2.4.6. Во втором разделе - текущие вопросы - размещаются вопросы, находящиеся в процессе исполнения, по которым определены объемы работ, подготовлены планы мероприятий, разработаны проекты и т.д. 2.4.7. В третьем разделе - перспективные вопросы - размещаются вопросы, требующие предварительной организационной подготовки - разработки планов мероприятий, графиков работ, проектов ПСД, подготовки правовых актов. После предоставления разработанных планов, графиков, проектов вопрос из раздела "перспективные вопросы" переходит в раздел "текущие вопросы", где далее отслеживается ход его исполнения. 2.4.8. Формулировка каждого поручения должна быть краткой, точной и понятной для исполнителя. 2.4.9. Каждое поручение протоколов оперативных планерных и расширенного совещаний оформляется отделом организационно-аналитической работы контрольной карточкой посредством системы электронного документооборота АИС "Контроль-4" с указанием: (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) - номера протокола, - куратора (ответственного исполнителя), - даты выпуска протокола, - даты исполнения поручения, - содержания поручения, - исполнителей. 2.4.10. В каждой контрольной карточке размещается электронная версия протокола совещания. 2.4.11. Электронные версии протоколов и информаций к оперативным совещаниям и расширенному планерному совещанию хранятся в соответствующих папках в папке "plan" сетевого ресурса Администрации города с разбивкой по годам. 2.4.12. Лицам (службам), не подключенным к электронной системе документооборота АИС "Контроль-4", копия протокола рассылается отделом организационно-аналитической работы в бумажном варианте посредством канцелярии общего отдела Администрации города или электронной почты. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.4.13. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), протоколы заседаний коллегии, сводный реестр решений коллегии размещаются отделом организационно-аналитической работы в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии. 2.4.14. Копии решений коллегии рассылаются членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам отделом организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания решений председателем коллегии. 2.4.15. Протоколы нерегламентированных совещаний хранятся в приемных должностных лиц, ответственных за их организацию и проведение, и в случае необходимости направляются на исполнение через канцелярию общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 8 настоящего Регламента. 3. Порядок контроля за исполнением поручений совещаний и решений коллегии Администрации города. 3.1. Контроль за исполнением поручений Мэра города по итогам планерных совещаний, решений коллегии Администрации города осуществляет отдел организационно-аналитической работы в соответствии с требованиями главы 7 настоящего Регламента. 3.2. Постановка на контроль протоколов совещаний в электронной системе документооборота АИС "Контроль-4" обеспечивается отделом организационно-аналитической работы в сроки: (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) - оперативных совещаний - в день утверждения протокола; (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.04.2012 г. N 212) - расширенного планерного совещания - не позднее 3-х календарных дней после проведения совещания, - решений коллегии - в день подписания решения Мэром города. 3.5. Поручения, зафиксированные в протоколах совещаний, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами строго в установленные сроки. 3.6. При наличии в информации данных конфиденциального характера допускается письменный или устный доклад ответственного исполнителя непосредственно Мэру города. В этом случае в электронной системе документооборота АИС "Контроль-4" размещается только регистрационный номер и дата предоставления информации в приемную Мэра города. После личного доклада Мэру города ответственный исполнитель через систему АИС "Контроль-4" предоставляет информацию (путем размещения в электронном виде в соответствующей контрольной карточке) о принятом в ходе встречи с Мэром города решении. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 4. Порядок контроля за исполнением функций и услуг (процесса) по работе с обращениями граждан и организации личного приема 4.1. Текущий контроль за исполнением описанных в настоящей главе процессов осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 7. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общие положения. 1.1. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляется в соответствии с порядком, определенным Административным регламентом исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений (21.1.09.01) (далее - Регламент контроля). 1.2. Руководство и координацию работы по организации и ведению контроля в Администрации города осуществляет заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник управления по организационной работе и связям с общественными объединениями. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.02.2011 г. N 57) Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляет и ведет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством системы электронного документооборота АИС "Контроль-4", информационной системы электронного документооборота "Дело", автоматизированной системы контроля исполнения документов ("АСКИД"). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 1.4. В Администрации города подлежат контролю: - указы и распоряжения Президента Российской Федерации; - постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; - решения Законодательного Собрания Ростовской области; - указы и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области; - постановления и распоряжения Администрации Ростовской области; - постановления (распоряжения) Мэра города; - решения коллегии Администрации города; - резолюции Мэра города; - поручения Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов, расширенных); - планы работы Администрации города (квартальный, недельный); - обращения граждан, поступившие в ходе проведения сходов с участием Мэра города, встреч информационных групп Администрации города; - наказы избирателей по итогам предвыборных кампаний (выборы Мэра города, выборы депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы); - обращения граждан, поступившие в ходе проведения выступлений ("горячих линий") Мэра города в СМИ, критических публикаций; - другие управленческие решения; - мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов системы менеджмента качества. 1.5. Результатом исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля является запись в электронных базах систем электронного документооборота АИС "Контроль-4", "Дело", "АСКИД" о достижении целей, определенных управленческим решением, и снятие с контроля как выполненных в полном объеме документов, перечисленных в п.1.4 настоящей главы. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 1.6. Запись производится отделом организационно-аналитической работы на основании представленных и размещенных исполнителем в соответствующих электронных базах и журналах подтверждающих документов. 1.7. Исполнение в Администрации города функции по осуществлению контроля исполнения управленческих решений производится: заместителями главы, главами администраций районов, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города, отделом организационно-аналитической работы, руководителями структурных подразделений и органов Администрации города. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 1.8. Учет, контроль и анализ исполнения принятых управленческих решений ведет отдел организационно-аналитической работы посредством систем электронного документооборота АИС "Контроль-4", "Дело", "АСКИД". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 1.9. Ответственность за общее состояние работы по организации и ведению контроля несут заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальник отдела организационно-аналитической работы. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2. Административные процедуры. 2.1. Исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений включает в себя следующие административные процедуры: - постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей; - ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов; - изменение срока исполнения, снятие документа с контроля; - учет и обобщение результатов контроля исполнения. 2.2. Постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей. 2.2.1. Контролю подлежат все документы, содержащие порученческие пункты. При постановке документов на контроль отделом организационно- аналитической работы в базах данных электронного документооборота идентифицируются (выделяются) управленческие решения по несоответствующим функциям и услугам с целью их анализа в соответствии с СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций". 2.2.2. Правовые акты федеральных органов государственной власти, и органов государственной власти Ростовской области, поступающие в Администрацию города, после регистрации канцелярией общего отдела и наложения резолюции Мэром города, доводятся до исполнителя (не позднее 2 дней после поступления и 1 дня после наложения резолюции) в следующем порядке: - канцелярия общего отдела передает исполнителю копию документа; - приемная Мэра города ставит документ на контроль в системе электронного документооборота "Дело". 2.2.3. Правовые акты, издаваемые Администрацией Ростовской области и поступающие в Администрацию города через областную систему электронного документооборота "АСКИД", ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы после присвоения канцелярией общего отдела регистрационного номера, в системе электронного документооборота АИС "Контроль-4" не позднее 2 дней после поступления. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.2.4. Правовые акты (постановления и распоряжения), издаваемые в Администрации города, доводятся до исполнителя через протокольный сектор Администрации города не позднее 3-х календарных дней после подписания. Регистрацию документов в системе электронного документооборота АИС "Контроль-4" осуществляет протокольный сектор Администрации города. Постановку документов на контроль осуществляет отдел организационно-аналитической работы в день регистрации. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.2.5. Решения коллегии Администрации города, протоколы, планы работы Администрации города, планы мероприятий по реализации управленческих решений, утвержденные Мэром города, ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в системе электронного документооборота АИС "Контроль-4" не позднее 3-х календарных дней после подписания. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.2.6. Поручения Мэра города (резолюции на документах, адресованные должностным лицам и содержащие конкретные задания) ставятся на контроль приемной Мэра города в системе электронного документооборота "Дело", не позднее дня, следующего за наложением резолюции, и через канцелярию (бумажная копия) доводятся до сведения исполнителей. Контроль за ходом исполнения поручений, содержащихся в резолюциях, осуществляет отдел организационно-аналитической работы. 2.2.7. Поручения оперативных планерных совещаний Мэра города с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в соответствующих журналах системы электронного документооборота АИС "Контроль-4" в день размещения помощником Мэра города протоколов совещаний в сетевой папке "Рlan" (\\City\net\docs\plan). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108; Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 02.02.2011 г. N 57) 2.2.8. Поручения расширенных планерных совещаний оформляются отделом организационно-аналитической работы протоколом и ставятся на контроль в системе электронного документооборота АИС "Контроль-4" не более чем через 3 календарных дня после проведения совещания. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.2.9. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения выборов, сходов, "горячих линий" и выступлений Мэра города в СМИ, после их утверждения Мэром города или после принятия правового акта Мэра города ставятся на контроль и контролируются отделом организационно-аналитической работы через систему электронного документооборота АИС "Контроль-4". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.2.10. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения встреч информационных групп Администрации города, после их утверждения соответствующим заместителем главы Администрации города, доводятся до исполнителя не позднее 3-х календарных дней после подписания и контролируются управлением по организационной работе и связям с общественными объединениями в системе электронного документооборота АИС "Контроль-4". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108; Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 01.03.2013 г. N 226) 2.2.11. Опубликованные в СМИ критические публикации, после рассмотрения Мэром города и в соответствии с его резолюцией, доводятся до руководителей в порядке определенном главой 11 настоящего Регламента. Опубликование в СМИ ответов курируется пресс-службой Администрации города. 2.2.12. Мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов, ставятся на контроль отделом проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества". Контроль выполнения мероприятий и снятие их с контроля осуществляется специалистами отдела проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга. 2.2.13. Срочные документы доводятся до исполнителя немедленно, по мере поступления. 2.2.14. Датой получения документа к исполнению является дата, проставленная работником соответствующего подразделения в журнале регистрации входящей корреспонденции, или на копии исходящего документа. 2.2.15. Контрольные сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты их подписания или регистрации в канцелярии (для входящих документов). 2.2.16. Сроки исполнения поручений Мэра города, данных в ходе совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, исчисляются от даты проведения совещания (заседания). 2.2.17. Сроки исполнения резолюций (поручений) Мэра города на внутренней корреспонденции (информации, справки, письма и т.д.) исчисляются от даты наложения резолюции. 2.2.18. Поручение, требующее срочного выполнения, исполняется в 3-дневный срок, оперативного - в течение 10 дней. 2.2.19. Индивидуальные сроки устанавливаются в календарных днях в тексте документа и резолюции руководителя. 2.2.20. Срок исполнения документа, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. 2.3. Ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов. 2.3.1. В соответствии с гл. IV Регламента контроля отделом организационно-аналитической работы осуществляются: - документальный контроль исполнения документов; - инспекционный контроль за ходом исполнения документов; - выборочная проверка хода исполнения документов. 2.3.2. Документальный контроль заключается в ежедневном отслеживании записей о достижении целей, определенных управленческим решением, размещаемых исполнителями в электронных базах систем электронного документооборота АИС "Контроль-4", "Дело", "АСКИД". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.3.3. Текущий документальный контроль предусматривает ведение предупредительного контроля: еженедельно информация о состоянии исполнительской дисциплины под роспись направляется отделом организационно-аналитической работы в приемные заместителей главы Администрации города и подразделения, подчиненные непосредственно Мэру города. В администрации районов информация направляется по электронной почте. 2.3.4. Инспекционный контроль предусматривает систематическое проведение проверок организации и ведения контроля в подразделениях. Сведения о проведении проверок включаются в план работы Администрации города на квартал. 2.3.5. В течение года по решению Мэра города или заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) могут проводиться следующие проверки: (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) - в аппарате Администрации города (приемные заместителей главы Администрации города, управление по вопросам муниципальной службы и кадров); - в отраслевых (функциональных) органах Администрации города (департамент имущественно-земельных отношений, МУ "Департамент ЖКХ и энергетики", МУ "Департамент архитектуры и градостроительства г. Ростова-на-Дону"); - в территориальных органах Администрации города (администрации районов). 2.3.6. План проведения проверки разрабатывается отделом организационно-аналитической работы в соответствии с Регламентом контроля менее чем за 14 дней до установленной даты проверки, подписывается начальником отдела и утверждается заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.3.7. Руководители подразделений, в которых планируется поведение инспекционной проверки, не менее чем за 3 календарных дня до проведения, оповещаются заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) о сроках и направлениях проверки. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.3.8. Отделом организационно-аналитической работы при снятии документов с контроля может выборочно проверяться полнота исполнения документов, поручений, резолюций. 2.3.9. Выборочный контроль предусматривает проверку хода исполнения отдельных документов и проводится без предварительного оповещения. 2.3.10. Ответственность за фактическое исполнение управленческих решений и соблюдение установленных сроков проведения контрольных мероприятий возлагается на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города, других должностных лиц, на которых документом или резолюцией возложен контроль. 2.3.11. Организация контроля, координация сроков исполнения документов, полноты и качества размещаемой в базе информации, осуществляется помощниками приемных должностных лиц или другими, назначенными руководителями, специалистами. 2.3.12. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения документов возлагается на управляющих делами и отделы (секторы) контрольно-организационной работы. 2.4. Изменение срока исполнения, снятие документа с контроля. 2.4.1. Изменение срока исполнения документа или снятие его с контроля производится отделом организационно-аналитической работы в порядке, определенном Регламентом контроля, посредством размещения в системах электронного документооборота АИС "Контроль-4", "Дело", "АСКИД" соответствующей записи. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.4.2. Изменение срока исполнения документа (в сторону увеличения) производится лицом, установившим этот срок, или на основании резолюции руководителя, ответственного за исполнение контрольного документа, при наличии мотивированной просьбы исполнителя о продлении срока исполнения. В этом случае исполнитель обязан не менее чем за три календарных дня до истечения контрольного срока письменно обратиться к руководителю с обоснованной просьбой о его продлении. 2.4.3. Перенос срока выполнения корректирующих действий осуществляется в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренний аудит системы менеджмента качества". 2.4.4. Решение о продлении срока исполнения (отмене) решения коллегии Администрации города принимается Мэром города (как председателем коллегии) на основании информации руководителя-куратора. 2.4.5. Принятие решения о продлении срока исполнения или отказа в исполнении наказов избирателей, поступивших в период подготовки и проведения выборов Мэра города, производится на основании резолюции Мэра города на информации куратора. 2.4.6. Изменение срока исполнения документа (в сторону сокращения) производится на основании поручения Мэра города или запроса автора контрольного документа. 2.4.7. Напоминание об ускорении выполнения документа (поручения) направляется руководителю, ответственному за контроль (исполнителю), отделом организационно-аналитической работы за подписью заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.4.8. Документ, по которому поступает напоминание об ускорении выполнения данного в нем поручения, исполняется не более 10 дней от даты поступления напоминания. По такому документу, соответственно, устанавливается новый срок исполнения. 2.4.9. Перенос сроков исполнения мероприятий квартального плана осуществляется на основании мотивированного обращения руководителя-куратора или исполнителя с визой куратора на имя заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.4.10. Информация об изменении срока исполнения должна быть доведена до отдела организационно-аналитической работы (размещена в соответствующей электронной базе) не менее чем за два дня до его истечения. 2.4.11. Снятие документа с контроля производится отделом организационно-аналитической работы на основании размещенной в системах электронного документооборота АИС "Контроль-4", "Дело", "АСКИД" информации об исполнении. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.4.12. Снятие с контроля решений коллегии Администрации города, постановлений и распоряжений Мэра города, правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ростовской области делегируется руководителям, лицам, стоящим в перечне исполнителей первыми (кураторам). 2.4.13. Снятие и продление поручений Мэра города производится на основании размещенной в системах электронного документооборота АИС "Контроль-4", ИС ЭДО "Дело" информации руководителя-куратора об исполнении. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) В случае наличия в тексте резолюции (поручении) слова (фразы): - "... информировать..." - поручение продлевается или снимается на основании информации руководителя-куратора на имя Мэра города; - "... меры..","... контроль..." - продление срока или снятие с контроля может быть произведено на основании информации исполнителя при наличии соответствующей визы руководителя-куратора. При этом ответ должен содержать информацию о фактическом исполнении поручения и достижении планируемого результата; - "... ответ заявителю (организации)..." - снятие с контроля возможно по факту размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", ИС ЭДО "Дело" копии соответствующего исходящего документа (ответа) за подписью ответственного исполнителя или информации куратора с указанием реквизитов направленного заявителю (организации) ответа; В случае конфиденциального характера поручения допускается его снятие на основании размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" реквизитов документов об исполнении поручения, подписанных руководителем-куратором и направленных Мэру города (название документа, N, дата регистрации). 2.4.14. Снятие пунктов квартального плана производится на основании размещенных исполнителем в контрольной карточке реквизитов документа, подготовленного в соответствии с планом, или после размещения в электронной базе АИС "Контроль-4" информации об исполнении планового мероприятия на имя соответствующего руководителя. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.4.15. Отменить контроль за исполнением документа может руководитель, давший по нему поручение. Он доводит это решение до исполнителя в письменном виде, или путем наложения резолюции на информации об исполнении. 2.4.16. В случае принятия руководителем решения об отмене контроля за исполнением документа, исполнитель доводит это решение до отдела организационно-аналитической работы, внеся документ или резолюцию в соответствующую электронную базу. 2.4.17. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после документированного (электронная версия) подтверждения исполнения. Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля. 2.4.18. В сообщениях (справках) об исполнении документов должны быть отражены: конкретные результаты исполнения, обращение о снятии или продлении сроков исполнения документов с конкретными датами переноса. 2.4.19. В случае необходимости представления ответа третьему лицу, в информации об исполнении должны содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ. Вместо сообщения о завершении выполнения поручения может быть размещена электронная версия соответствующего исходящего документа (ответа) с подписью ответственного должностного лица. 2.4.20. Подлинники справок, писем, информаций, размещенных в электронных базах, хранятся в приемных соответствующих подразделений-исполнителей. 2.4.21. Записи об исполнении документов вносятся отделом организационно-аналитической работы в регистрационные карточки систем электронного документооборота АИС "Контроль-4", "Дело", "АСКИД". (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.02.2010 г. N 108) 2.4.22. При снятии документов с контроля отделом организационно-аналитической работы может выборочно проверяться полнота и качество исполнения документов, поручений, резолюций, обращений, наказов. 2.4.23. Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа (информации, справки, отчета, ответа), а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело. 2.4.24. Ежеквартально отделом организационно-аналитической работы проводятся выборочные проверки приемных и служб по вопросу хранения информации (контрольных дел) об исполнении документов. 2.5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов 2.5.1. Оценка эффективности деятельности подразделений и служб Администрации города по исполнению контрольных документов производится (за полугодие) с использованием коэффициента исполнительской дисциплины, который рассчитывается путем отношения количества исполненных в срок документов к общему количеству контрольных документов, срок исполнения которых истек в отчетном месяце. За другой период, кратный календарному месяцу, коэффициент исполнительской дисциплины определяется как отношение суммы исполненных в срок документов к сумме общего количества контрольных документов, учтенных по каждому месяцу этого периода. 2.5.2. В отчетном месяце учитываются контрольные документы, сроки исполнения по которым приходятся на календарные дни данного месяца, и, как просроченные, -неисполненные в отчетном месяце и документы с истекшими сроками исполнения за прошедший период. 2.5.3. Показатель коэффициента исполнительской дисциплины учитывается при премировании муниципальных служащих Администрации города за отчетный период. В случае неоднократного нарушения в течение года сроков исполнения контрольных документов, заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) вправе направить в комиссию по премированию муниципальных служащих предложение о неначислении нарушителям премии по итогам работы за год. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 2.5.4. Отделом организационно-аналитической работы готовится следующая информация о ходе исполнения контрольных документов в Администрации города: - еженедельно - сводки о невыполненных в срок контрольных документах службами, курируемыми заместителями главы Администрации города; информация о ходе исполнения поручений Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов); - ежемесячно - статистические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города; информация о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города (для комиссии по премированию); информационные отчеты об исполнении поручений Мэра города по итогам расширенных планерных совещаний; - ежеквартально - информация об исполнении перспективных (квартальных) планов работы Администрации города; информация об исполнении поручений (резолюций) Мэра города; информация об исполнении наказов избирателей; - по итогам полугодия - информация о работе коллегии Администрации города; анализ качества исполнения контрольных документов в Администрации города (с расчетом коэффициента исполнительской дисциплины); постановление Мэра города "О снятии с контроля постановлений и распоряжений Мэра города Ростова-на-Дону по итогам полугодия", информация об исполнении наказов избирателей; - по итогам года - информация о работе коллегии Администрации города; анализ качества исполнения контрольных документов в Администрации города (с расчетом коэффициента исполнительской дисциплины), информация об исполнении наказов избирателей; - по итогам проверок в течение 30 календарных дней отделом организационно-аналитической работы готовятся и направляются Мэру города за подписью заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) аналитические справки. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 3. Ответственность за исполнение управленческих решений. 3.1. Ответственность за своевременность и полноту исполнения документов возлагается лично на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей структурных подразделений аппарата и отраслевых (функциональных) органов Администрации города, на которых соответствующим пунктом документа или резолюцией Мэра города возлагается контроль. 3.2. Главным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее в перечне исполнителей первым. 3.3. Главный исполнитель курирует исполнение документа: определяет ответственных исполнителей, сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления информации принимает решение о необходимости подготовки плана мероприятий по реализации управленческого решения и назначает лицо, ответственное за контроль исполнения документа. На него возлагается созыв и координация работы соисполнителей, определенных поручением (резолюцией) или контрольным пунктом документа. 3.4. Соисполнители, указанные в документе или резолюции, в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения. 3.5. Персональная ответственность за исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений закрепляется в должностных инструкциях специалистов аппарата Администрации города, администраций районов, отраслевых (функциональных) органах Администрации города, ответственных за организацию контроля за исполнением документов. 4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом) по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений. 4.1. Контроль за исполнением, описанной в настоящей главе функции, осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.06.2009 г. N 444) 4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством исполнения функций осуществляется посредством проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества в порядке, предусмотренном стандартом системы менеджмента качества СТО-03. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02). ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 1. Общие положения 1.1 Целью организации работы со служебными документами является установление единого порядка составления документов и обеспечение своевременного приема, сортировки, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции и отправка исходящей корреспонденции. Согласно отраслевому реестру полномочий канцелярией общего отдела выполняется функция по организации работы со служебными документами, ведению делопроизводства и документооборота (21.1.05.01). 1.2 Ответственность за актуализацию настоящей главы и координации деятельности по организации работы со служебными документами несет начальник общего отдела. 1.3. При подготовке и оформлении документов работники аппарата Администрации города руководствуются основными требованиями: - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; - типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536); - постановления Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 12.12.2006г. N 480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области"; - распоряжения Мэра города от 29.10.2007 N 268 "О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема "Канцелярия") в Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой "Дело" и настоящим регламентом; - постановления Мэра города от 31.12.2008 N 1420 "Об утверждении регламента работы Администрации города в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело""; - распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 29.04.2009 N 107 "Об организации пилотного проекта безбумажного движения документов"; - постановления Мэра города от 27.05.2009 N 377 "О распределении обязанностей между заместителями главы Администрации города Ростова-на-Дону". Работа с секретными документами, а также обработка информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. 2. Административные процедуры 2.1 Процесс работы со служебными документами состоит из следующих административных процедур: - оформление документов; - организация документооборота и исполнение документов; - контроль за исполнением документов; - номенклатура дел. 2.2 Оформление документов 2.2.1 Требования к бланкам документов Документы, подготовленные в аппарате Администрации города, печатаются на бланке "Мэр города Ростова-на-Дону" и "Администрация города". Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела. 2.2.1.1. Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие из аппарата Администрации города, письма о выполнении поручений (руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к документам, направляемым организациям, инициативные письма оформляются на бланках и имеют установленный ГОСТ Р 6.30-2003 комплекс обязательных реквизитов. 2.2.1.2. Служебные документы: справки, информации, анализы, докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма-ответы на поручения, не выходящие из аппарата Администрации города, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без бланка. 2.2.2 Требования к оформлению текста документов Документы печатаются на компьютере в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14 через 1 интервал. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, 10 мм - правое. 2.2.3 Требования к оформлению реквизитов документов 2.2.3.1 Реквизит "дата" Датой документа или письма является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата арабскими цифрами (05.09.2008). 2.2.3.2 Реквизит "регистрационный номер" Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить индексом дела (по номенклатуре дел), информацией о корреспонденте и другим. В письмах-ответах указывают регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный номер проставляется в штампе ниже регистрационного номера исходящего документа. Внутренние и исходящие служебные документы, подготовленные в аппарате Администрации города, регистрируются в программе "Дело" по месту их подписания с указанием вида отправки документа и прикреплением файла ответа в РК. 2.2.3.3 Реквизит "адресат" При адресации документа или письма должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, инициалы указывают перед фамилией. При направлении письма физическому лицу в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело" указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес. При отправке документа или письма в организацию в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело" в адресате указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес. Исходящий документ или письмо не должен содержать более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. 2.2.3.4 Реквизит "гриф утверждения" Утверждение документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы Администрации города ------------------- И.И. Иванов Дата При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 2.2.3.5 Реквизит "резолюция" Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Он несет персональную ответственность за качество и своевременность представления документа. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Персональная ответственность за качество и своевременность подготовки ответа (исполнения резолюции) возлагается на исполнителя (соисполнителей) по резолюции. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 15.08.2012 г. N 667) 2.2.3.6 Реквизит "заголовок к тексту" Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: "о чем?" или "о ком?" Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится. 2.2.3.7 Реквизит "текст документа" Текст документа или письма должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документов, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. 2.2.3.8 Реквизит "Отметка о наличии приложения" Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют: Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. 2. Письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 2.2.3.9 Реквизит "подпись" Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом "и. о." или "зам". Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета Федераций Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания, полномочному представителю Президента в ЮФО, Главе Администрации Ростовской области, Председателю Законодательного Собрания Ростовской области направляются только в первом экземпляре и подписываются Мэром города, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. В остальных случаях письма подписываются заместителями главы Администрации города в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей. 2.2.3.10 Реквизит "отметка об исполнителе" Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Размер шрифта N 12. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.2.3.11 Реквизит "гриф согласования документа", "визы согласования документа" Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется двумя способами: - визой на документе; - грифом согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотного листа подлинника нормативно-правового акта, на проекте акта, на внутреннем документе; на копии отправляемого документа виза проставляется на лицевой стороне документа. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись Дата Согласование проекта документа с внешними органами и организациями оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". 2.2.3.12 Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Исходящие простые и заказные письма сдаются в канцелярию общего отдела после регистрации их исполнителем в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело". 2.2.4 Требования к оттиску печати Оттиск печати с изображением Герба Ростовской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. В Администрации города имеются следующие печати: - гербовая печать Мэра города - хранится у помощника Мэра города; - гербовая печать Администрации города - хранится у заместителя главы Администрации города (организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальника отдела отчетности и планирования расходов; Печати с обозначениями: -общий отдел - хранится у начальника общего отдела; - сектор нормативных документов - хранится у заведующего сектора нормативных документов; - спецчасть Администрации города Ростова-на-Дону, "Для пакетов" - хранится у ведущего специалиста (по ведению секретного делопроизводства) отдела по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления; - канцелярия - хранится у главного специалиста канцелярии общего отдела; - отдел внешних связей (для приглашений) - хранится у начальника отдела внешних связей; - управление по вопросам муниципальной службы и кадров - хранится у начальника управления; - отдел по развитию туризма и защите прав потребителей - хранится у начальника отдела. Печатями заверяются: - гербовыми - подписи Мэра города и заместителей главы Администрации города; финансовые документы, договоры. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 01.04.2013 г. N 339) - сектора нормативных документов - копии постановлений и распоряжений Мэра города; - общего отдела - командировочные удостоверения, подписи заместителя главы Администрации города (по вопросам экономики) и руководителей курируемых им подразделений; - спецчасти Администрации города - документы, связанные с секретным делопроизводством; - канцелярии - описи по сдаче телеграмм, реестры по отправке заказной и простой почтовой корреспонденции, квитанции по расчетам за услуги почтовой связи, акты показаний франкировальной машины; - управления по вопросам муниципальной службы и кадров - документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов, справок, анкет, бланки удостоверений Администрации города и т.д.; - отдела по развитию туризма и защите прав потребителей - трудовые договоры, заключенные между работодателями- физическими лицами, не являющиеся индивидуальными предпринимателями с работниками. Право подразделений Администрации города использовать свою печать устанавливает заместитель главы Администрации города (организационно- правовым и кадровым вопросам). (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 14.07.2011 г. N 447) 2.2.5. Изготовление, учет, хранение и уничтожение печатей и штампов. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации города, производится по согласованию с заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). Образцы печатей и штампов согласовываются с общим отделом Администрации города. Изготовленные печати и штампы, учитываются в общем отделе Администрации города в специальном журнале (приложение 1 к главе 8 Регламента) и выдаются общим отделом под роспись сотрудникам подразделения, отвечающим за их использование и сохранность. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей. Руководитель, которому были выданы печать или штамп, в случае освобождения от замещаемой должности, обязан сдать их в общий отдел. Пришедшие в негодность или недействительные печати и штампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. Уничтожение пришедших в негодность или недействительных печатей и штампов в Администрации города производится комиссией по списанию основных средств и материальных запасов, состав которой утверждается соответствующим распоряжением Администрации города. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, печати из металла опиливаются двумя перекрестными линиями. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность общий отдел, который, в свою очередь, информирует об этом заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). (Подпункт дополнен - Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 14.07.2011 г. N 447) 2.3 Организация документооборота и исполнение документов 2.3.1 Требования к документообороту Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. В Администрации города применяется информационная система делопроизводства и документооборота "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируется в регистрационной карточке системы "Дело". Порядок работы с системой электронного делопроизводства и документооборота "Дело" определятся постановлением Мэра города от 31.12.2008 N 1420 "Об утверждении регламента работы Администрации города в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"". Прием, обработка, распределение и регистрация в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело") поступающих в Администрацию города документов обеспечивается канцелярией общего отдела, а в приемных заместителей главы и в подразделениях - лицами, назначенными ответственными за ведение делопроизводства. Прием и регистрацию в системе "Дело" документов, направленных в адрес Администрации города по вопросам судебного производства, обеспечивает канцелярия. Прием и регистрацию в системе "Дело" входящих документов, поступивших в адрес Мэра города по электронной почте, осуществляет канцелярия. Прием и регистрацию в системе "Дело" входящих документов "Для служебного пользования" осуществляет канцелярия. Прием и регистрацию в системе "Дело" писем, поступивших от организаций и подразделений на запрос руководителя Администрации города, осуществляют приемные. Прием, регистрацию, учет письменных (устных) личных и коллективных обращений граждан ведет сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 9 настоящего Регламента. 2.3.2 Требования к приему и передаче документов Прием и передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) в журнале "Регистрации телефонограмм" получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Телеграммы оформляются исполнителем на стандартных листах формата А 4 и подписываются Мэром города, а в его отсутствие первым заместителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание. Подписанные и заверенные гербовой печатью телеграммы сдаются исполнителем в канцелярию в 2-х экземплярах. На все отправляемые телеграммы канцелярией составляется "Опись подаваемых телеграмм в центральный телеграф". Один экземпляр телеграммы и описи передается в центральный телеграф, вторые экземпляры (телеграммы и описи), хранятся в канцелярии в соответствии с номенклатурой дел. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; - поступившие факсограммы регистрируются получателем в системе "Дело", передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями. При предоставлении документов (информации, писем, предложений, ответы о выполнении поручений) на доклад Мэру города текст должен быть изложен коротко и ясно. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях. К ответу прилагается копия первичного документа с резолюцией. В РК системы "Дело" исполнитель вносит N и дату ответа и прикрепляет файл ответа. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя. Документы с нарушением срока исполнения докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя. Все резолюции Мэра города на служебные документы (входящие, внутренние, исходящие) в системе "Дело" регистрирует ведущий специалист приемной и сдает в канцелярию для передачи исполнителям. Если согласно резолюции Мэра города документ подлежит рассылке двум и более заместителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет канцелярия. Если в резолюции Мэра города указан заместитель и руководитель подчиненного ему подразделения, то при необходимости, копию документа делает специалист или старший инспектор приемной заместителя главы Администрации города. В случае утери документа с резолюцией Мэра города ответственность несет исполнитель. Письма по вопросам работы подразделений на имя главы Мэра города предоставляются в приемную с письменным мнением (резолюцией) заместителя, курирующего эти вопросы. 2.3.3 Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения. Служебные документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. Специалисты канцелярии проверяют правильность адресования, оформления, комплектность, целостность документов и приложений к ним. Неправильно адресованные, оформленные документы возвращаются отправителю. Определяют документы, подлежащие регистрации и направляют по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Мэром города и его заместителями. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, а сразу передается адресатам. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области, Администрации Ростовской области, аппарата полномочного представителя Президента в ЮФО, если она не адресована конкретному лицу, регистрируется и в тот же день передается для рассмотрения Мэру города. Документы, полученные на личном приеме Мэра города от руководителей организаций, передаются в канцелярию на регистрацию с резолюцией Мэра города. После регистрации документы возвращаются в приемную для внесения резолюции в программу "Дело", затем передаются исполнителям. Входящие документы, адресованные Мэру города, первому заместителю главы Администрации города и заместителям главы Администрации города регистрируются канцелярией в системе "Дело". На всех, зарегистрированных канцелярией письмах, на нижнем поле первой страницы документа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается входящий номер (вх. N АГ-4007) и дата. После регистрации канцелярия осуществляет сканирование бумажного документа и прикрепление к РК. После регистрации в канцелярии служебные документы передаются в соответствующую приемную. Передача зарегистрированных в канцелярии документов в приемные осуществляется под роспись специалиста приемной на РК. Доставка в приемные входящей и внутренней служебной корреспонденции осуществляется канцелярией два раза в день: с 10-00 до 11-00 и с 15-00 до 16-00 часов, поступившей после 16 часов на следующий день, за исключением срочных. Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одной приемной в другую, производится только через канцелярию. Справочная информация о движении документа предоставляется специалистами канцелярии. Информация о зарегистрированных в канцелярии документах хранится в базе данных системы "Дело" Администрации города 5 лет. Должностные лица Администрации города рассматривают представленные документы в тот же день или не позднее следующего дня. После рассмотрения документа специалист приемной вносит в систему "Дело" резолюцию руководителя (фамилию исполнителя, текст резолюции, срок исполнения). Если, согласно резолюции заместителя главы Администрации города, документ подлежит передаче двум и более исполнителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет специалист приемной. Рассмотренные документы с резолюцией руководителя направляются исполнителю не позднее, чем на следующий день. Срочные документы направляются немедленно. Документы сроком исполнения менее 5 дней через канцелярию не отправляются. Специалист приемной вызывает представителя необходимого подразделения и передает документ под роспись в журнале передачи документов или направляет факсом. Документы, подлежащие для отправки почтой, сдаются специалистом приемной в канцелярию, после регистрации в системе "Дело". Документы, подлежащие для отправки курьером, сдаются специалистом приемной в канцелярию, после регистрации в системе "Дело". Передача внутренних документов из одной приемной в другую осуществляется под роспись в журнале передачи внутренней корреспонденции. Передача исходящих документов структурным подразделениям, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города осуществляется под роспись курьера в журнале передачи корреспонденции. 2.4. Контроль исполнения документов 2.4.1 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их регистрации в системе "Дело" Администрации города. 2.4.2 Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте резолюции пометку "срочно"- исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в день, предшествующий нерабочему дню. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. 2.4.3 Документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документа, в систему "Дело" исполнитель вносит номер, дату исходящего документа и прикрепляет файл ответа. Копия ответа и документ (если не требовался его возврат) с пометкой "В дело" подшиваются исполнителем в папки (согласно номенклатуре дел). Исполненные документы систематизируются по классификации отделов или по характеру вопросов и хранятся у исполнителя. 2.4.4 Учет количества документов за определенный период времени (месяц, год) для подготовки статистических отчетов руководителю проводится специалистами по месту регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается сам документ. 2.4.5 Все входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих приемных руководителей. Специалист приемной ведет учет контрольных документов (входящих, внутренних и исходящих) в системе "Дело". Информация о несвоевременно исполненных документах представляется руководителю для принятия административных мер. Канцелярия общего отдела предоставляет еженедельную информацию о неисполненных контрольных документах в приемные главы Администрации и заместителей главы Администрации. 2.4.6 Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Администрации города возлагается на заместителей главы Администрации города. Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений. При работе со служебными документами: - лица, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации; - сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника; - не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления и делать пометки; - при увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы; - в случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения. 2.4.7. Не подлежат регистрации в канцелярии: - газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания; - поздравительные письма, открытки и телеграммы; - извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и повестки дня; - пригласительные билеты, приглашения; - рекламные и коммерческие проспекты; - документы, поступающие в копиях для сведения; - переписка по административно-хозяйственным вопросам второстепенного характера, заявки структурных подразделений на подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и др.; - документы, поступившие в адрес профсоюзной организации; - первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности; - статистические сводки, справочники и др. 2.5. Номенклатура дел. 2.5.1. Администрация города Ростова-на-Дону формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов. В процессе документального фонда осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив. 2.5.2. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства с участием работника комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, согласуется с общим отделом и подписывается руководителем подразделения и предоставляется в общий отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и передать ее в общий отдел. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом, подписывается начальником общего отдела, согласуется с экспертно - проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области и утверждается заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). Сводная номенклатура дел Администрации города согласуется с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области не реже одного раза в 5 лет. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для исполнения в работе. 2.5.3. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, ответственными должностными лицами в структурных подразделениях и вводится в действие с 1 января следующего года. Наименование разделов сводной номенклатуры дел является наименованиями структурных подразделений Администрации города. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Дела формируются в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. С момента заведения и до передачи дела в архив или на уничтожение, дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 3. Порядок контроля за исполнением функций по работе со служебными документами. 3.1. Текущий контроль за соблюдением процесса делопроизводства осуществляется заместителем главы Администрации города (организационно-правовым и кадровым вопросам), начальником общего отдела, а также руководителями подразделений, в которых оформляются, регистрируются и выполняются документы. 3.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, начальник отдела по труду выполняет мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями (СТО-04) и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-05). Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
