Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100

                         АСТРАХАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                              ГУБЕРНАТОР


     24.03.2011 N 100

                                      Утратило силу – Постановление
                                      Губернатора Астраханской области
                                      от 17.08.2015 № 77

          Об Инструкции по делопроизводству в администрации
                   Губернатора Астраханской области

      (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области
           от 06.06.2011 г. N 200; от 20.12.2011 г. N 492;
           от 29.10.2012 г. N 420) от 02.04.2013 № 23) 
           от 31.10.2013 № 90)     от 27.12.2013 № 105) 
           от 30.10.2014 № 100)                         


     В целях установления единых требований к  подготовке,  обработке,
контролю  за  исполнением,  хранению  и  использованию  образующихся в
деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов
и   совершенствования   документационного   обеспечения   деятельности
Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области,
в  соответствии  с постановлениями Губернатора Астраханской области от
19.04.2005 N 259 "О Регламенте  Губернатора  Астраханской  области"  и
Правительства  Астраханской  области от 15.02.2005 N 1-П "О Регламенте
Правительства Астраханской области"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить  прилагаемую  Инструкцию   по   делопроизводству   в
администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция).
     2. Рекомендовать исполнительным  органам  государственной  власти
Астраханской области  разработать  инструкции  по  делопроизводству  в
соответствии  с  регламентами  Губернатора  Астраханской   области   и
Правительства Астраханской области и настоящей Инструкцией.
     3. Признать   утратившими    силу    постановления    Губернатора
Астраханской области:
     от  04.05.2005  N 309  "Об Инструкции   по   делопроизводству   в
администрации Губернатора Астраханской области";
     от  22.10.2008  N 555  "О внесении  изменений   в   постановление
Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309".
     4. Постановление вступает в силу со дня его подписания.


Губернатор
Астраханской области                                       А.А. Жилкин



     УТВЕРЖДЕНА
     постановлением
     Губернатора
     Астраханской области
     от 24.03.2011 N 100

                              ИНСТРУКЦИЯ
                 по делопроизводству в администрации
                   Губернатора Астраханской области

    (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от
 06.06.2011 г. N 200; от 20.12.2011 г. N 492; от 29.10.2012 г. N 420)

                          I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Инструкция по делопроизводству в  администрации  Губернатора
Астраханской  области  (далее  -  Инструкция)   устанавливает   единые
требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением,  хранению
и использованию образующихся в деятельности администрации  Губернатора
Астраханской  области  (далее  -  администрация)  документов  в  целях
совершенствования    документационного    обеспечения     деятельности
Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и  Правительства
Астраханской области (далее - Правительство).
     Инструкция     разработана    в    соответствии    с    правилами
делопроизводства   в   федеральных   органах   исполнительной  власти,
утвержденными  постановлением  Правительства  Российской  Федерации от
15.06.2009   N   477,   ГОСТ   Р  6.30-2003  "Унифицированные  системы
документации.  Унифицированная система организационно-распорядительной
документации.  Требования  к  оформлению  документов"(далее  -  ГОСТ Р
6.30-2003). (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области
от 29.10.2012 г. N 420)
     1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию  работы
с документами независимо от вида носителя, в том числе с  электронными
документами (включая подготовку, обработку, хранение  и  использование
документов,  осуществляемые  с  помощью  информационных   технологий).
Система электронного документооборота,  применяемая  в  администрации,
должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
     1.3.  Правила  и  порядок  работы  с  документами,  установленные
настоящей    Инструкцией,   обязательны   для   всех   государственных
гражданских  служащих  Астраханской  области,  работников,  замещающих
должности,   не  являющиеся  должностями  государственной  гражданской
службы  Астраханской  области,  работающих  в  администрации  (далее -
работники администрации). (В    редакции   Постановления   Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Работники администрации несут дисциплинарную и иную установленную
законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение
требований   Инструкции,   сохранность    служебных    документов    и
неразглашение содержащейся в них информации.
     1.4. Положения  Инструкции  не  распространяются  на  организацию
работы   с    документами,    содержащими    сведения,    составляющие
государственную тайну.
     1.5. Особенности    работы     с     документами,     содержащими
конфиденциальную информацию  (служебную  и  иную  тайну,  персональные
данные), регулируются специальными правовыми актами администрации.
     1.6. Требования   Инструкции   к    работе    с    бухгалтерской,
научно-технической и другой специальной документацией распространяются
лишь в части общих принципов работы с документами,  а также подготовки
документов к передаче на архивное хранение.
     1.7.  Передача сведений о принятых постановлениях и распоряжениях
Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации
осуществляется  управлением  пресс-службы  и  информации администрации
Губернатора. (В   редакции   Постановления   Губернатора  Астраханской
области от 29.10.2012 г. N 420)
     1.8. При  служебной  необходимости  передача  документов   (копий
документов) органам государственной власти, юридическим  и  физическим
лицам   допускается   с   разрешения    руководителя    администрации,
заместителей  руководителя  администрации  или  начальника  управления
документационного обеспечения администрации.
     1.9. При  необходимости  получения  бумажной  копии  электронного
документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица
администрации, обладающего таким правом в соответствии  с  должностным
регламентом.
     1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации,
не  являющиеся   исполнительными   органами   государственной   власти
Астраханской области (далее -  исполнительные  органы  государственной
власти)   или   территориальными    органами    федеральных    органов
исполнительной власти.
     1.11. При работе с документами  в  администрации  не  разрешается
вносить в них исправления, делать  пометки,  за  исключением  случаев,
предусмотренных настоящей Инструкцией.
     1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора),
уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни  (при  наличии
возможности)  работник  администрации  сдает  все  числящиеся  за  ним
документы   работнику   администрации,   ответственному   за   ведение
делопроизводства, или  другому  работнику  администрации  по  указанию
руководителя структурного подразделения администрации.
     При  прекращении  служебного   контракта   (трудового   договора)
передача документов осуществляется  по  акту,  администратору  системы
электронного документооборота сдается ключевой носитель с  электронной
подписью (далее - ЭП), а также  администратором  системы  электронного
документооборота производится блокировка учетной записи.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)
     1.13. В случае утраты  документов  в  администрации  руководитель
структурного   подразделения   обязан   проинформировать    начальника
управления  документационного  обеспечения  администрации  и  провести
служебное расследование. Результаты  расследования  и  соответствующие
предложения представляются руководителю администрации.
     В случае утраты документов администрации в исполнительном  органе
государственной власти в нем проводится служебное расследование.
     Руководитель  исполнительного   органа   государственной   власти
информирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства
или  заместителя  председателя  Правительства,  давшего  поручение  по
служебной корреспонденции, об  исполнении  поручения  и  факте  утраты
документа,  об  итогах  служебного  расследования  и   привлечении   к
ответственности.
     Соответствующий  секретариат  информирует  начальника  управления
документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и
поручении   по   информации   руководителя   исполнительного    органа
государственной власти Астраханской области.
     1.14. Организацию, ведение и  совершенствование  делопроизводства
на основе использования современных информационных технологий в работе
с  документами,  методическое  руководство  работой  с  документами  в
структурных  подразделениях  администрации   осуществляет   управление
документационного обеспечения администрации.
     1.15. Непосредственная    деятельность    по    документационному
обеспечению в структурных подразделениях администрации  осуществляется
работником, которому данные функции включены в должностной регламент.
     1.16. Функции,  задачи,  права   и   ответственность   управления
документационного    обеспечения    администрации     регламентируются
положением о нем, должностные обязанности  работников,  отвечающих  за
организацию  работы  с  документами   в   структурных   подразделениях
администрации, устанавливаются должностными регламентами.
     1.17. Контроль за соблюдением  установленного  порядка  работы  с
документами в структурных подразделениях администрации  осуществляется
в соответствии с Инструкцией.

                         2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

     В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
     "автор документа" - физическое или  юридическое  лицо,  создавшее
документ;
     "бланк документа" -  набор  реквизитов,  идентифицирующих  автора
официального письменного документа;
     "вид документа" - принадлежность документа к определенной  группе
документов по признакам содержания и целевого назначения;
     "дело"  -  совокупность  документов   или   отдельный   документ,
относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации;
     "делопроизводство"  -   деятельность,   обеспечивающая   создание
официальных документов и организацию работы с ними в администрации;
     "документ"  -  официальный  документ,  созданный  государственным
органом, органом местного самоуправления, юридическим  или  физическим
лицом в бумажной или электронной форме,  оформленный  в  установленном
порядке и включенный в документооборот администрации;
     "документирование"  -   фиксация   информации   на   материальных
носителях в установленном порядке;
     "документооборот" - движение документов с момента их создания или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
     "заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с
установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей
юридическую силу;
     "контрольный  документ"  -  документ,   исполнение   которого   в
соответствии с установленным порядком взято на контроль;
     "копия   документа"   -   документ,   полностью   воспроизводящий
информацию подлинника документа и его  внешние  признаки,  не  имеющий
юридической силы;
     "номенклатура дел" -  систематизированный  перечень  наименований
дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
     "обращение  гражданина"  -  направленные в государственный орган,
орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме
или  в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба,
а  также  устное  обращение  гражданина в государственный орган, орган
местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном
порядке; (В  редакции  Постановления  Губернатора Астраханской области
от 29.10.2012 г. N 420)
     "объем документооборота" - количество документов,  поступивших  в
организацию и созданных ею за определенный период;
     "отчетный  документ"  -  документ,   которым   докладывается   об
исполнении   контрольного   документа   и   на   основании    которого
осуществляется снятие с контроля;
     "подлинник  документа"  -  первый  или   единственный   экземпляр
документа;
     "регистрация документа" - присвоение  документу  регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
     "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
     "формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
     "шаблон бланка" - бланк документа, представленный  в  электронной
форме;
     "экспертиза  ценности  документов"  -  изучение   документов   на
основании критериев их ценности в целях  определения  сроков  хранения
документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
     "электронная подпись" - информация в  электронной  форме,  которая
присоединена к другой информации в  электронной  форме  (подписываемой
информации) или иным образом связана с  такой  информацией  и  которая
используется для определения лица, подписывающего информацию;       (В
редакции     Постановления     Губернатора     Астраханской    области
от 29.10.2012 г. N 420)
     "электронный образ документа" - копия документа,  переведенная  с
бумажного на электронный носитель.
     "электронный  документ"  -   информация   в   электронной   форме,
подписанная электронной подписью, равнозначная документу  на  бумажном
носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме  случая,  если
федеральными  законами  или  принимаемыми  в   соответствии   с   ними
нормативными правовыми актами установлено требование  о  необходимости
составления документа исключительно  на  бумажном  носителе,  а  также
подписанная электронной подписью, равнозначная документу  на  бумажном
носителе,   подписанному   собственноручной   подписью,   в   случаях,
установленных федеральными законами,  принимаемыми  в  соответствии  с
ними нормативными правовыми актами или соглашением  между  участниками
электронного взаимодействия. (В   редакции  Постановления  Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)

                   3. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ

     3.1. Деятельность  Губернатора  и  Правительства   обеспечивается
системой взаимосвязанных управленческих  документов,  составляющих  ее
документационную базу.
     В пределах своих полномочий  Губернатор  издает  постановления  и
распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и
распоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенции
принимает  постановления  и  распоряжения  Правительства  Астраханской
области (далее - постановления и распоряжения Правительства).
     3.2. Постановлениями    оформляются     решения     Губернатора,
Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление,
изменение, отмену правовых норм.
     Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении  или
освобождении  от  занимаемой   должности   руководителей   структурных
подразделений администрации,  исполнительных  органов  государственной
власти.
     Распоряжениями оформляются  решения  Губернатора,  Правительства,
содержащие  обязательное  предписание  по  конкретному   вопросу   для
указанных в нем субъектов по  оперативным,  организационным,  кадровым
вопросам.
     3.3. Администрация в  соответствии  с  возложенными  полномочиями
принимает распоряжения.
     Руководитель администрации издает приказы по оперативным и другим
текущим  вопросам  организации  деятельности  администрации  (далее  -
приказы), а также подписывает распоряжения администрации. (В  редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)

                  4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ
                       И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

     4.1. При оформлении и  составлении  служебных  документов  должны
соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.
     Подготовка   служебных   документов   должна   производиться    в
соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
     Подготовка, внесение, рассмотрение и  принятие  постановлений  и
распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется в  соответствии
с регламентами Губернатора, Правительства. (Дополнен  -  Постановление
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     При  подготовке  документов  применяется  текстовый  редактор   с
использованием шрифта Times New Roman с размером основного  кегля  14,
12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.
     4.2. Постановления,  распоряжения,  приказы  и  служебные  письма
оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения N 1-12).
     4.3. Обязательными   реквизитами   документов    являются:    вид
документа, дата документа, номер, заголовок  к  тексту,  текст,  адрес
корреспондента, визы,  подпись,  отметка  об  исполнении  документа  и
направлении его в дело.
     4.4. Вид документа.
     Каждый вид  документа,  кроме  письма,  имеет  наименование.  Оно
обусловливает особенности изложения содержания  и  построения  текста,
помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение,
приказ, акт, инструкция и т.д.).
     Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав
и т.д.) печатается прописными буквами.
     4.5. Дата документа.
     Датой документа является дата его  подписания,  утверждения;  для
протокола -  дата  заседания  (принятия  решения),  для  акта  -  дата
события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа
является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и
более органами государственной власти, должны иметь одну дату.
     Датой вступления в силу документа считается  дата,  указанная  в
этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем  порядок
введения в действие документов данного вида. (В редакции Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Дату  документа   оформляют   арабскими   цифрами   в   следующей
последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 7  февраля
2011 года следует оформлять 07.02.2011.
     Допускается  словесно-цифровой   способ   оформления   даты   как
реквизита документа, например: 07 февраля 2011 года.
     Все служебные отметки на документе, связанные с его  прохождением
и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки  о
регистрации).
     4.6 Номер документа присваивается в соответствии с  номенклатурой
дел.
     4.7. Заголовок к тексту документа.
     Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм)
независимо от его назначения.
     Заголовок  должен  быть  максимально  кратким  и   емким,   точно
передавать смысл текста.
     Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем".
Если  в  документе  отражено  несколько  вопросов,   заголовок   может
формулироваться обобщенно.
     Если заголовок к тексту превышает  5  строк  печатного  текста  с
длиной строки в 28 печатных знаков,  то  он  продлевается  до  границы
правого поля.
     Заголовок  не  проставляется   на   документах,   текст   которых
печатается   на   листе   формата   А5,   а   также   на   извещениях,
телефонограммах, телеграммах.
     4.8. Текст документа.
     4.8.1. Текст  документа   должен   быть   кратким,   четким,   не
допускающим различных толкований и состоящим,  как  правило,  из  двух
основных  частей.  В  первой  части  излагается  причина   (основание)
составления документа, во второй части - выводы, предложения,  решения
или просьбы.
     В  отдельных   случаях   текст   постановлений   и   распоряжений
Губернатора   и   Правительства,   приказов   может   содержать   одну
распорядительную часть без преамбулы.
     4.8.2. Доклады,  справки,  положения,  обзоры,  отчеты  и   т.д.,
содержащие информацию  по  различным  вопросам,  делятся  на  разделы.
Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания.
     4.8.3. При необходимости разделения  текста  на  составные  части
(разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.
Подразделы нумеруются в  пределах  раздела.  Номер  подраздела  должен
состоять из номера раздела и подраздела,  разделенных  точкой.  Пункты
нумеруются в пределах раздела,  если  нет  подразделов.  Номер  пункта
должен состоять из номера  раздела,  подраздела,  пункта,  разделяемых
точками, например: 1.1.3. В качестве образца может  служить  нумерация
настоящей Инструкции. Допускается также сквозная  нумерация  составных
частей текста арабскими цифрами.
     4.8.4. Особенностями языка служебного документа являются:
     замена сложных предложений простыми;
     использование прямого порядка слов в предложении;
     употребление  в  правовых  актах  глаголов  неопределенной формы,
например:   "утвердить",   "назначить",   "обязать",  "рекомендовать",
"отменить", "выделить" и т.д. (В  редакции  Постановления  Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     В  тексте  документа,  подготовленного  на  основании  документов
других  организаций  или  ранее  изданных  документов,  указывают   их
реквизиты: наименование документа,  наименование  организации  (автора
документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовок
к тексту (краткое содержание).
     4.8.5. В  постановлениях   Губернатора,   приказах   руководителя
администрации текст излагается от  первого  лица  единственного  числа
(ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ).
     В постановлениях Правительства текст излагается от третьего  лица
единственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ).
     В  совместных  документах  текст   излагают   от   первого   лица
множественного числа ("ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЕМ").
     Текст протокола излагают от третьего  лица  множественного  числа
("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").
     В документах, устанавливающих права и обязанности  исполнительных
органов   государственной   власти,   их   структурных   подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих  описание,  оценку  фактов
или выводы  (акт,  справка),  используют  форму  изложения  текста  от
третьего  лица  единственного   или   множественного   числа   ("отдел
осуществляет  функции",  "в  состав  управления   входят",   "комиссия
установила").
     В письмах используют следующие формы изложения:
     - от  первого  лица  множественного  числа  ("просим  направить",
"направляем на рассмотрение");
     - от первого  лица  единственного  числа  ("считаю  необходимым",
"прошу выделить");
     - от   третьего   лица   единственного   числа    ("Правительство
Астраханской области не возражает", "управление считает возможным").
     4.9. Адресование документа.
     4.9.1. В качестве  адресата  могут  быть  органы  государственной
власти,  организации,  их  структурные  подразделения,  должностные  и
физические лица. Адресат печатается в правом верхнем  углу  документа.
Наименование организации и ее структурного подразделения  указывают  в
именительном падеже, например:

                                                Министерство сельского
                                                хозяйства Астраханской
                                                области

     4.9.2. Должность лица, которому адресован документ,  указывают  в
дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы
указывают перед фамилией, например:
                                            Заместителю председателя
                                            Правительства Астраханской
                                            области - министру
                                            строительства и дорожного
                                            хозяйства Астраханской
                                            области
                                            Р.Д. Султанову

     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)

     4.9.3. Если   документ    отправляют    в    несколько    органов
государственной   власти,    местного    самоуправления,    однородных
организаций или в несколько структурных  подразделений  одного  органа
государственной власти, то их следует указать обобщенно, например:

                                             Руководителям органов
                                             местного самоуправления
                                             муниципальных образований
                                             Астраханской области

     4.9.4. В  состав  реквизита  "адресат"  при  необходимости  может
входить    почтовый    адрес.    Элементы    адреса    указывают     в
последовательности, установленной почтовыми правилами.  Слово  "копия"
перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При  большем
количестве адресатов составляют список рассылки  документа.  Адрес  не
проставляется  на  документах,  направляемых  в   федеральные   органы
государственной власти, постоянным корреспондентам.
     4.9.5. Если   письмо   адресуется   организации,   указывают   ее
наименование, затем почтовый адрес, например:

                                            Государственное учреждение
                                            "Всероссийский
                                            научно-исследовательский
                                            институт документоведения
                                            и архивного дела"
                                            ул. Профсоюзная, д.12,
                                            Москва, 117393

     При адресовании документа  физическому  лицу  указывают  фамилию,
инициалы, почтовый адрес получателя, например:

                                      Петрову И.А.
                                      ул. С. Здоровцева, д.117, кв.15,
                                      г. Астрахань, 414040

     4.10. Приложения к документам.
     Приложения   дополняют,   разъясняют,   детализируют    отдельные
положения основного документа.
     Приложения должны иметь все необходимые для документа  реквизиты:
наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных  за
их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.
     Если документ имеет приложения, названные в тексте, после  текста
делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов
приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

     Если в документе приложения  информационно-справочного  характера
не названы, то их наименования необходимо перечислить после  текста  с
указанием  количества   листов   каждого   приложения   и   количества
экземпляров, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.
            2. Пояснительная записка к штатному расписанию
            на 4 л. в 2 экз.

     При   наличии   приложений   в  правовых  актах  (постановлениях,
распоряжениях,   приказах)   ссылка  на  приложения  дается  в  тексте
документа.  При  этом  в  правом верхнем углу первого листа приложения
делается отметка с указанием наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера. (В      редакции     Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     При  наличии  нескольких  приложений  к  правовому  акту  на  них
проставляется порядковый номер, например:
     
                                                  Приложение N 2
                                                  к постановлению
                                                  Губернатора
                                                  Астраханской области
                                                  от 07.02.2011 N 115

                                                  Приложение N 3
                                                  к постановлению
                                                  Правительства
                                                  Астраханской области
                                                  от 07.02.2011 N 11-П

(В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)
     Если приложение направляется не  во  все  указанные  в  документе
адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

     Если   приложения   сброшюрованы,   то   количество   листов   не
указывается, например:
Приложение: брошюра в 3 экз.

     4.11. Согласование документа.
     Согласование является способом  предварительного  рассмотрения  и
оценки проекта документа. Согласование проектов документов  проводится
при   необходимости    оценки    целесообразности    документа,    его
обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым
актам.  Согласование  может  проводиться  как  в   администрации,   ее
структурных подразделениях, так и вне ее.
     Проекты постановлений и распоряжений Губернатора,  Правительства
согласовываются в порядке, установленном  соответственно  регламентами
Губернатора, Правительства. (Дополнен   -   Постановление  Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Внутреннее согласование проекта правового акта оформляется в виде
визы. (В   редакции  Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)
     4.11.1. Виза включает в себя личную подпись  визирующего  и  дату
согласования.  При  необходимости   могут   быть   указаны   должность
визирующего, дата и расшифровка  его  подписи  (инициалы  и  фамилия),
например:


     Министр социального
     развития и труда
     Астраханской области         (личная подпись)     Е.А. Лукьяненко
     07.02.2011

     Электронный документ согласовывается ЭП. (В              редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     4.11.2. Визы   на   бумажной    версии    документа,    проектах
постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства  проставляются
на оборотной стороне последнего листа проекта, приложения к нему и  на
карточке согласования (приложения N 17-21). (В  редакции Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Служебные письма и другие отправляемые  документы  визируются  на
копиях, остающихся в  администрации,  на  лицевой  стороне  последнего
листа.
     4.11.3. Внешнее согласование.
     Внешнее  согласование  можно   оформлять   грифом   согласования,
справкой согласования или представлением протокола обсуждения  проекта
документа  на  заседании  коллегиального  органа.  Гриф   согласования
включает в себя  следующие  элементы:  слово  СОГЛАСОВАНО  (печатается
прописными  буквами),  полное  наименование   должности   и   название
исполнительного органа  государственной  власти,  организации,  личную
подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ  согласовывается,
дату согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО
     Вице-губернатор - председатель
     Правительства Астраханской области

     (личная подпись) К.А. Маркелов
     07.02.2011
     Если  согласование   производится   коллегиальным   органом   или
посредством  письма,  то  гриф  согласования   оформляется   следующим
образом:

     СОГЛАСОВАНО
     Протокол заседания
     коллегии министерства
     культуры Астраханской
     области
     от 07.02.2011 N 7

     или

     СОГЛАСОВАНО
     Письмо агентства по делам
     архивов Астраханской области
     от 07.02.2011 N 34

     4.11.4. Гриф согласования располагают  ниже  реквизита  "подпись"
или  на  отдельном  листе  согласования.  Если  содержание   документа
затрагивает  интересы  нескольких  органов   государственной   власти,
организаций, то согласование может быть оформлено на  отдельном  листе
согласования,  на  документе  делается  запись:   "Лист   согласования
прилагается".
     4.12. Подписание документа.
     Подпись   -   обязательный   реквизит    документа.    Подлинники
постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений
Правительства  подписывает  Губернатор.   По   поручению   Губернатора
распоряжения Правительства подписывает вице-губернатор -  председатель
Правительства. В отсутствие Губернатора вице-губернатор - председатель
Правительства,  исполняющий   обязанности   Губернатора,   подписывает
постановления и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения
Правительства.  В  отсутствие   Губернатора   и   вице-губернатора   -
председателя  Правительства  распоряжения  Правительства   подписывает
исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства.
     4.12.1. Документы,    направляемые    в    федеральные     органы
государственной власти, подписывает Губернатор,  в  его  отсутствие  -
вице-губернатор  -  председатель  Правительства  или   один   из   его
заместителей, исполняющий обязанности вице-губернатора -  председателя
Правительства.
     Члены  Правительства  подписывают  документы,   направляемые   в
исполнительные   органы   государственной   власти,   организации    в
соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства
Астраханской   области,   утвержденным   постановлением    Губернатора
Астраханской области от 15.06.2010 N 237. (В   редакции  Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     4.12.2. Доклады,   докладные    записки,    справки,    документы
справочного или аналитического характера, письма  могут  подписываться
исполнителем      (руководителем      структурного      подразделения,
исполнительного   органа   государственной   власти   области),   если
разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.
     4.12.3. В  состав  реквизита   "подпись"   входят:   наименование
должности лица, подписавшего документ (полное, если документ  оформлен
не на бланке, и сокращенное - на документе,  оформленном  на  бланке),
личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Руководитель агентства
     по делам молодежи
     Астраханской области (личная подпись) Е.А. Базылев

     или

     Руководитель агентства (личная подпись) Е.А. Базылев

     При оформлении документа на бланке  должностного  лица  должность
этого лица в подписи не указывают.
     При  подписании  документа  несколькими  должностными  лицами  их
подписи   располагают   одну   под   другой   в    последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке  управления
делами)

Управляющий делами                 (личная подпись)      В.И. Сизов
Начальник финансового отдела       (личная подпись)      А.И. Шипилова

     4.12.4. При  подписании  документа  несколькими   лицами   равных
должностей их подписи располагают на одном уровне, например:



     Губернатор                     Председатель Думы
     Астраханской области           Астраханской области
     (личная подпись) А.А. Жилкин   (личная подпись) А.Б. Клыканов

     В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписавших  документ,  а  их  обязанности  в   составе   комиссии   в
соответствии с распределением, например:

     Председатель комиссии       (личная подпись)        Н.П. Веселов
     Члены комиссии:             (личная подпись)        К.Н. Артемьев
                                 (личная подпись)        С.М. Куликов
                                 (личная подпись)        С.Н. Матвеев

     4.12.5. Документ  может  быть  подписан  исполняющим  обязанности
должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность
лица, подписавшего документ, и его  фамилию.  Не  допускается  ставить
предлог  "за",  надпись  от  руки  "зам."  или   косую   черту   перед
наименованием должности.
     4.13. Утверждение документа.
     Утверждение - особый способ  удостоверения  документа  после  его
подписания,  санкционирующий  распространение  действия  документа  на
определенный  круг  исполнительных  органов  государственной   власти,
организаций, должностных лиц.
     4.13.1.   Утверждение   производится   двумя   способами:  грифом
утверждения    или    изданием    соответствующего    правового   акта
(постановления,  распоряжения,  приказа). Оба способа имеют одинаковую
юридическую силу. (В  редакции  Постановления Губернатора Астраханской
области от 29.10.2012 г. N 420)
     4.13.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
     4.13.3. Если документ утверждается конкретным должностным  лицом,
то гриф утверждения состоит из следующих элементов:  слова  УТВЕРЖДАЮ,
наименования должности, личной  подписи,  инициалов  и  фамилии  лица,
утверждающего   документ,   даты   утверждения.    Гриф    утверждения
располагается в правом верхнем углу  первого  листа  документа.  Слова
УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами:

                                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Губернатор
                                          Астраханской области
                                          (личная подпись) А.А. Жилкин

                                          07.02.2011

     4.13.4.  Если  документ  утверждается  правовым  актом,  то  гриф
утверждения   состоит   из   следующих   элементов:   слова  УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНЫ,   УТВЕРЖДЕНА,   УТВЕРЖДЕНО),  названия  распорядительного
документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                  УТВЕРЖДЕН
                                                  постановлением
                                                  Губернатора
                                                  Астраханской области
                                                  от 07.02.2011 N 17
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)
     4.14. Резолюция.
     4.14.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа.
Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором -
 председателем     Правительства,      заместителями      председателя
Правительства, руководителем администрации, руководителями структурных
подразделений администрации и исполнительных  органов  государственной
власти  и  включает   фамилии,   инициалы   исполнителей,   содержание
поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

     Шантимирову К.З.

     Прошу подготовить проект
     постановления к 10.02.2011.

     (личная подпись) А.А. Жилкин

                      07.02.2011

     4.14.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого  листа
документа (на бумажном носителе), на свободном месте между адресатом и
текстом  документа,  или  на  специальных  карточках-поручениях,  а  в
системе электронного документооборота -  в  регистрационно-контрольной
карточке (далее - РКК).
     В отдельных документах, имеющих  несколько  поручений,  резолюция
должна содержать поручения по  исполнению  документа  (по  конкретному
пункту)  персонально  каждому  исполнителю  в   соответствии   с   его
компетенцией с установлением сроков исполнения.

5. Оформление постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства

     5.1. Оформление   постановлений   и   распоряжений    Губернатора
осуществляется  внесшими  их  членами  Правительства,  исполнительными
органами   государственной   власти,   структурными    подразделениями
администрации (далее  -  исполнители);  постановлений  и  распоряжений
Правительства  -  членами  Правительства,   исполнительными   органами
государственной власти  в  соответствии  со  статьями  12,  13  Закона
Астраханской области  от  10.04.2012  N 18/2012-ОЗ  "О нормотворческой
деятельности, нормативных правовых актах и иных правовых актах органов
государственной власти Астраханской области" и требованиями  настоящей
Инструкции.
     5.2. Проекты  постановлений  Губернатора,  Правительства   особой
сложности, в том числе утверждающие положение об исполнительном органе
государственной  власти,  подготавливаются  руководителем  юридической
службы (юристом) исполнительного органа государственной власти.
     5.3. Ответственность    за    качество    подготовки     проектов
постановлений   и   распоряжений   Губернатора,   Правительства,    их
соответствие  действующему  законодательству,  Регламенту  Губернатора
Астраханской   области,   утвержденному   постановлением   Губернатора
Астраханской  области  от  19.04.2005   N 259   (далее   -   Регламент
Губернатора),   Регламенту   Правительства    Астраханской    области,
утвержденному постановлением  Правительства  Астраханской  области  от
15.02.2005  N 1-П  (далее  -   Регламент   Правительства),   настоящей
Инструкции несут  исполнители,  а  также  руководители   секретариатов
вице-губернатора    -    председателя    Правительства,   заместителей
председателя  Правительства,  полномочного  представителя  Губернатора
Астраханской  области  в  Думе Астраханской области и представительных
органах муниципальных образований  -  министра  Астраханской  области,
руководителя  администрации,  курирующих  соответствующие  структурные
подразделения, исполнительные органы государственной власти.
     5.4. Проекты   постановлений    и    распоряжений    Губернатора,
Правительства  печатаются  на  бланках  установленной  формы,  в   них
употребляются   официальные   наименования   исполнительных    органов
государственной   власти   и   иных   организаций.   Постановления   и
распоряжения Губернатора,  Правительства  должны  иметь  заголовок,  в
краткой форме отражающий их содержание.
     Текст может разделяться на  констатирующую  часть  (преамбулу)  и
постановляющую  часть  (в  распоряжениях  -   распорядительную).   При
необходимости в преамбуле указывается  нормативный  правовой  акт,  во
исполнение которого подготовлен проект постановления или  распоряжения
Губернатора, Правительства, определяются цели и задачи проекта.
     Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом
"ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается с новой строки прописными  буквами.
Преамбула  может  отсутствовать,  если  предписываемые   действия   не
нуждаются в разъяснении.
     Преамбула  в  проектах  постановлений  Правительства  завершается
словами "Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:" (печатается
с новой строки, последнее слово - прописными буквами).
     Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений  и
распоряжений  Губернатора,  Правительства  подразделяется  на  пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют.
     При   наличии   приложений   к   постановлению   и   распоряжению
Губернатора,  Правительства  в  тексте  на  них  обязательно  делается
ссылка.
     Приложения  к   постановлениям   и   распоряжениям   Губернатора,
Правительства печатаются на  отдельных  листах  бумаги  и  оформляются
согласно требованиям, изложенным в пункте 4.10 настоящей Инструкции.
     Подпись отделяется от текста  тремя  межстрочными  интервалами  и
состоит из слов "Губернатор Астраханской области", инициалов и фамилии
Губернатора. Слова "Губернатор Астраханской области" печатаются в одну
строку от левой границы текстового  поля  с  тремя  интервалами  между
словами, инициалы и фамилия Губернатора - от правой границы текстового
поля.
     Данные о документе (его номер,  дата,  заголовок,  текст  и  др.)
вносятся в электронную базу.
     5.5. Зарегистрированные постановления и распоряжения Губернатора,
Правительства,  выписки  из  них  в  электронной  форме   направляются
управлением  документационного  обеспечения  администрации   адресатам
согласно указателю рассылки, включая обязательную  (приложение  N 25),
составленному и подписанному исполнителем,  в  срок  не  позднее  трех
рабочих дней со дня подписания, а срочные - в течение суток.
     Бумажные   версии   принятых   постановлений    и    распоряжений
Губернатора,   Правительства   удостоверяются    печатью    управления
документационного обеспечения администрации  и  рассылаются  адресатам
только при наличии соответствующей отметки в карточке согласования.
     5.6. В  постановления   Губернатора,   Правительства,   а   также
распоряжения Губернатора, Правительства, затрагивающие права,  свободы
и  обязанности  человека  и   гражданина,   имеющие   межведомственный
характер,  также  если  их  официальное  опубликование   предусмотрено
федеральным законодательством, законодательством Астраханской области,
включается пункт об их обязательном опубликовании. Указанные  правовые
акты   направляются    управлением    документационного    обеспечения
администрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня подписания  в
агентство связи  и  массовых  коммуникаций  Астраханской  области  для
обнародования путем официального опубликования.
     Постановления Губернатора, Правительства направляются управлением
документационного обеспечения администрации:
     - не позднее семидневного срока после их  принятия  в  управление
Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области  для
включения  их  в  федеральный  регистр  нормативных   правовых   актов
субъектов Российской Федерации и проведения правовой экспертизы;
     - не позднее семи рабочих дней со  дня  подписания  постановлений
Губернатора, Правительства, принятых по вопросам, указанным в части  2
статьи    3    Федерального    закона    от    17.07.2009     N 172-ФЗ
"Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов
нормативных правовых актов" в  прокуратуру  Астраханской  области  для
проведения антикоррупционной экспертизы.
     Постановления   и   распоряжения   Губернатора,    Правительства,
изменяющие ранее принятые постановления  и  распоряжения  Губернатора,
Правительства, направляются тем исполнительным органам государственной
власти и организациям, которым рассылались  ранее  принятые  документы
согласно указателю рассылки (включая  обязательную),  составленному  и
подписанному исполнителем.
     Дополнительная рассылка постановлений и распоряжений Губернатора,
Правительства  осуществляется  по  заявке  исполнителя,  по   указанию
руководителя администрации,  начальника  управления  документационного
обеспечения администрации, о чем делается  отметка  в  соответствующем
указателе рассылки. Замена разосланных  постановлений  и  распоряжений
Губернатора,  Правительства  производится  по  указанию   руководителя
администрации,  начальника  управления  документационного  обеспечения
администрации.
     5.7. Подлинники   постановлений   и   распоряжений   Губернатора,
Правительства остаются в отделе распорядительных документов управления
документационного обеспечения администрации для формирования  в  дела,
хранятся 1 год и сдаются в архив администрации.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)

     раздел;(Утратил  силу  -  Постановление  Губернатора Астраханской
области от 29.10.2012 г. N 420)

    6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ, ПРИКАЗОВ
                      РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ

     6.1. Администрация  в  соответствии  с   возложенными   функциями
принимает распоряжения администрации.
     6.2. Приказами  руководителя  администрации  (далее  -   приказы)
оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим
вопросам работы администрации.
     Проекты распоряжений администрации и приказов  готовят  и  вносят
структурные  подразделения   администрации   на   основании   указания
руководителя администрации. Проекты приказов по кадровым вопросам,  по
вопросам  поощрения  готовит  управление  государственной  гражданской
службы   и   кадров   администрации   на   основании   соответствующих
представлений и поручений.
     Распоряжения администрации, приказы  подписываются  руководителем
администрации или заместителем руководителя администрации, исполняющим
его обязанности.
     6.3. Ответственность   за   подготовку   проектов    распоряжений
администрации, приказов, их согласование с заинтересованными сторонами
несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят
проекты распоряжений администрации, приказов.
     6.4. Проекты  распоряжений  администрации,   приказов   подлежат
обязательному   согласованию    с    заинтересованными    структурными
подразделениями   администрации,   а    при    необходимости    -    с
территориальными органами федеральных органов  исполнительной  власти,
органами  государственной  власти   Астраханской   области,   органами
местного  самоуправления,   организациями,   правовой   экспертизе   в
контрольно-правовом управлении администрации.
     При наличии разногласий  по  проекту  распоряжения  администрации
руководитель  структурного   подразделения   администрации,   вносящий
проект,  должен  обеспечить   обсуждение   его   с   заинтересованными
структурными подразделениями администрации,  исполнительными  органами
государственной власти, организациями с целью поиска взаимоприемлемого
решения.  Если  такое  решение  не  найдено,  к  проекту  распоряжения
администрации  прилагается  протокол   согласительного   совещания   и
замечания по проекту.
     Срок рассмотрения контрольно-правовым  управлением  администрации
проектов распоряжений администрации, приказов составляет пять  рабочих
дней,  не  считая   дня   передачи,   при   необходимости   проведения
многостороннего  правового   анализа   представленного   на   правовую
экспертизу  проекта  распоряжения  администрации,  приказа  -   десять
рабочих дней.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)
     6.5. Проекты распоряжений администрации, приказов  печатаются  на
бланках установленной формы (приложение N 6).
     Заголовок,   текст,   подпись,   приложения   к  ним  оформляются
аналогично   оформлению   реквизитов   постановлений   и  распоряжений
Губернатора (см. пункт 5.4.). (В  редакции  Постановления  Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Согласование проектов распоряжений, приказов оформляется визой.
     Визы   проставляются   на   карточке   к   проекту   распоряжения
администрации (приложение N 22), оборотной  стороне  последнего  листа
проекта распоряжения, приказа, а также приложений к ним в  нижней  его
части.
     Проекты распоряжений администрации  представляются  на  бумажном
носителе и в электронной форме на  редакторскую  правку  в  управление
документационного обеспечения администрации и визируются редактором.
(Дополнен    -    Постановление   Губернатора   Астраханской   области
от 29.10.2012 г. N 420)
     Срок редактирования проекта распоряжения администрации составляет
три дня, не считая дня передачи, при рассмотрении проекта распоряжения
администрации особой сложности - пять дней.  В  случае  несоответствия
электронной  формы  проекта   распоряжения   администрации   бумажному
носителю проект распоряжения администрации возвращается редактором для
его доработки. (Дополнен   -  Постановление  Губернатора  Астраханской
области от 29.10.2012 г. N 420)
     После визы редактора проект распоряжения администрации передается
в секретариат руководителя администрации  на  подписание  руководителю
администрации. (Дополнен   -  Постановление  Губернатора  Астраханской