|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 04.05.2005 N 309 Утратилo силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 г. N 100 (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 20.09.2006 г. N 398; от 01.11.2006 г. N 485; от 06.02.2007 г. N 57; от 14.11.2007 г. N 514; от 22.10.2008 г. N 555) Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Астраханской области, в соответствии с постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 N 259 "О Регламенте Губернатора Астраханской области" и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 N 1-П "О Регламенте Правительства Астраханской области" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (прилагается). 2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти области разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с регламентами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области и настоящей Инструкцией. 3. Признать утратившим силу постановление Губернатора Астраханской области от 09.12.2003 N 570 "Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области". 4. Постановление вступает в силу со дня подписания. Губернатор Астраханской области А.А. Жилкин УТВЕРЖДЕНА постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (В редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 20.09.2006 г. N 398; от 01.11.2006 г. N 485; от 06.02.2007 г. N 57; от 14.11.2007 г. N 514; от 22.10.2008 г. N 555) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) определяет единую систему делопроизводства и организации работы с документами в администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Астраханской области. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области (далее - управление делопроизводства администрации). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее - структурное подразделение) возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляет определенный руководителем работник. 1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работающих в администрации (далее - работники администрации). Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.6. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется только начальником управления пресс-службы и информационной политики администрации - пресс-секретарем Губернатора Астраханской области. В иных случаях в связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) органам государственной власти и организациям допускается с разрешения руководителя администрации и начальника управления делопроизводства администрации. 1.7. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.8. Работа с документами вне служебных помещений запрещается. 1.9. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства. 1.10. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения, руководитель соответствующего секретариата обязаны проинформировать начальника управления делопроизводства администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю администрации. В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти Астраханской области проводится служебное расследование в соответствующем исполнительном органе государственной власти Астраханской области. Руководитель исполнительного органа государственной власти Астраханской области информирует Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области или заместителя председателя Правительства Астраханской области, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, сообщает об итогах служебного расследования и наказании виновных. Соответствующий секретариат информирует начальника управления делопроизводства администрации о факте утраты документа и поручении по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области. 1.11. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" установлен специальными инструкциями. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ 2.1. Деятельность Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области (далее - Губернатор, Правительство) обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Правительства). 2.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора и Правительства нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянные или многократные действия. Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти Астраханской области. В форме распоряжений принимаются решения Губернатора и Правительства по оперативным, организационным, кадровым вопросам. 2.3. Руководитель администрации издает приказы по администрации, в том числе о назначении на должность и освобождении от должности. Администрация в соответствии с возложенными функциями принимает распоряжения. 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов. Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТР 6.30 -2003. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал. 3.2. Обязательными реквизитами всех документов являются: наименование вида документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 3.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (пункты 14.1 - 14.9, приложения N 1-11). 3.4. Вид документа. Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). 3.5. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм) независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос ло чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах. 3.6. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату. Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 января 2008 года следует оформлять 05.01.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 марта 2008 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации). 3.7. Адресование документа. 3.7.1. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Министерство сельского хозяйства Астраханской области 3.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например: Заместителю председателя Правительства Астраханской области - министру строительства и дорожного хозяйства Астраханской области Т.Д. Мухатову 3.7.3. Если документ отправляют в несколько органов государственной власти, местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного органа государственной власти, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления городов и районов области 3.7.4. В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам. 3.7.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела" ул. Профсоюзная, д.12, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например: Петрову И.А. ул. С. Здоровцева, д.10, кв.15, г. Астрахань, 414040 3.8. Текст документа. 3.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы. 3.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания. 3.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами. 3.8.4. Особенностями языка служебного документа являются: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении; употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. 3.8.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ). В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лица единственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановили", "решили", "приказываем"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов государственной власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("Правительство Астраханской области не возражает", "управление считает возможным"). 3.9. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер, например: Приложение N 2 к постановлению Губернатора Астраханской области от 05.06.2005 N 310 Приложение N 3 к постановлению Правительства Астраханской области от 03.03.2005 N 12-П Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 3.10. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее. Внутреннее согласование проекта распорядительного документа оформляется в виде визы. 3.10.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например: Министр социального развития и труда Астраханской области (личная подпись) Е.А. Лукьяненко 15.08.2008 3.10.2. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа распорядительного документа. Служебные письма и другие отправляемые документы визируются на копиях, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа. 3.10.3. Внешнее согласование. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название исполнительного органа государственной власти, организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области (личная подпись) К.А. Маркелов 10.03.2008 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии министерства культуры Астраханской области от 23.09.2005 N 7 или СОГЛАСОВАНО Письмо агентства по делам архивов Астраханской области от 18.09.2007 N 346 3.10.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти, организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листе согласования, на документе делается запись: "Лист согласования прилагается". 3.11. Подписание документа. Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства подписывает Губернатор. По поручению Губернатора распоряжения Правительства подписывает вице-губернатор - председатель Правительства. В отсутствие Губернатора и вице-губернатора - председателя Правительства распоряжения Правительства подписывает исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. 3.11.1. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие - вице-губернатор - председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности Губернатора. Заместители председателя Правительства подписывают документы, направляемые в министерства и ведомства, а также в подведомственные и другие организации в соответствии с их компетенцией. 3.11.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 3.11.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Руководитель агентства по делам молодежи Астраханской области (личная подпись) М.Р. Резаков или Руководитель агентства (личная подпись) М.Р. Резаков При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами) Управляющий делами (личная подпись) В.И. Сизов Главный бухгалтер (личная подпись) Г.В. Гордеева 3.11.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Губернатор Председатель Государственной Астраханской области Думы Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин (личная подпись) А.Б. Клыканов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии (личная подпись) Н.П. Веселов Члены комиссии: (личная подпись) К.Н. Артемьев (личная подпись) С.М. Куликов (личная подпись) С.Н. Матвеев 3.11.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности. 3.12. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов государственной власти области, организаций, должностных лиц. 3.12.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. 3.12.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. 3.12.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин 18.02.2008 3.12.4. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Астраханской области от 31.01.2005 N 40 3.13. Резолюция. 3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями исполнительных органов государственной власти области и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Шантимирову К.З. Прошу подготовить проект постановления к 05.05.2008. (личная подпись) А.А. Жилкин 10.03.2008 3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном месте между адресатом и текстом документа или на специальных карточках-поручениях. Резолюция по выполнению указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других правовых актов Российской Федерации ставится только на специальных карточках-поручениях. 3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указывается ответственный исполнитель. Если нет таких указаний, то должностное лицо, названное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа. 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА 4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора производится структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти в соответствии с порядком, установленным Регламентом Губернатора и требованиями настоящей Инструкции. 4.2. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора вносят вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора во изменение или дополнение к ранее принятым вносятся должностными лицами, исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями, готовившими основной документ. Исключение составляет поручение Губернатора другому исполнителю. 4.3. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений Губернатора, их соответствие действующему законодательству, настоящей Инструкции несут руководители структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти, которые вносят эти документы, руководители секретариатов вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства области, руководителя администрации, курирующих данные структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти. 4.4. Если при подготовке проекта правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу. 4.5. Внесение изменений в нормативные акты облисполкома не допускается. В этом случае для решения вопросов разрабатываются соответствующие проекты постановлений и распоряжений Губернатора или Правительства, а решения облисполкома признаются утратившими силу. Изменения в постановление Губернатора вносятся постановлением Губернатора, а в распоряжение Губернатора - распоряжением или постановлением Губернатора. Такой же порядок соблюдается при подготовке распорядительных документов о признании утратившими силу соответствующих правовых актов. 4.6. К тексту проекта правового акта обязательно должна быть приложена пояснительная записка за подписью должностного лица, руководителя исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения, внесшего проект документа (приложение N 18). Если проект правового акта вносится по поручению Губернатора, то к нему обязательно прилагается документ (служебная записка, письмо) с письменной резолюцией Губернатора, исполняющего обязанности Губернатора, содержащей поручение о подготовке проекта постановления или распоряжения. В случае подготовки проекта по поручению, данному на совещании, к проекту прикладывается протокол совещания или выписка из него с точной формулировкой поручения. Ссылка на устное поручение Губернатора производится в пояснительной записке с указанием даты, когда оно было дано. К проектам правовых актов о выделении денежных средств прикладываются смета расходов и все документы, подтверждающие необходимость выделения средств, полное обоснование производимых затрат. 4.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора должны проходить согласование с заинтересованными структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями. Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора оформляется визой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии), и дату. Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к ним визируются исполнителем - руководителем и юристом исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения, внесшего проект. Визы руководителей проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части и в карточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложение N 17). Допускается полистное визирование проекта документа. 4.8. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора должны проходить правовую экспертизу в контрольно-правовом управлении администрации, визироваться начальником этого управления или его заместителем. 4.9. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект для внесения Губернатору, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются протокол проведенного обсуждения, перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями. Отказ в согласовании по конкретным пунктам проекта не препятствует его дальнейшему рассмотрению. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его сути. Приложения к постановлениям и распоряжениям обязательно визируются контрольно-правовым управлением администрации, руководителем администрации, редактором управления делопроизводства администрации. 4.10. После правовой экспертизы проект постановления, распоряжения вместе с электронной версией передается исполнителем на редактирование в отдел распорядительных документов управления делопроизводства администрации, визируется редактором. Проект правового акта на бумажном носителе должен полностью соответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствие документа на бумажном носителе электронному варианту возлагается на разработчика проекта. После визы редактора проект сдается в соответствующий секретариат, визируется вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), координирующим деятельность исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора при наличии замечаний вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), координирующего деятельность соответствующих исполнительных органов государственной власти, до их устранения не вносятся на подпись Губернатору. Подготовленный (согласованный) документ передается работниками соответствующего секретариата в секретариат руководителя администрации, визируется руководителем администрации и передается на подпись Губернатору. 4.11. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора печатаются на бланках установленной формы. В проектах распорядительных документов употребляются полные официальные наименования исполнительных органов государственной власти и иных организаций. Постановления и распоряжения Губернатора должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", оно печатается прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласно требованиям, изложенным в пункте 3.9 настоящей Инструкции. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Астраханской области", инициалов и фамилии Губернатора. Слова "Губернатор Астраханской области" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора печатаются от правой границы текстового поля. 4.12. Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем администрации должностным лицам, внесшим данные проекты. 4.13. Постановления и распоряжения Губернатора подписываются Губернатором, а в его отсутствие - вице-губернатором - председателем Правительства, исполняющим обязанности Губернатора. 4.14. Доработка проектов постановлений, распоряжений, не подписанных Губернатором, возлагается на структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти, готовившие данный проект. 4.15. Подписанные Губернатором постановления и распоряжения передаются секретариатом руководителя администрации в управление делопроизводства администрации для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания их Губернатором. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления делопроизводства администрации отдельно по каждому виду документа с начала и до конца года. Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые номера с буквой "р", например: N 532-р. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся в электронную базу. 4.16. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки из них направляются управлением делопроизводства администрации адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток. Копии принятых постановлений и распоряжений Губернатора удостоверяются печатью управления делопроизводства администрации. 4.17. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления. Правовые акты Губернатора, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые документы. Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора осуществляется по заявке структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти - исполнителя либо по указанию руководителя администрации, начальника управления делопроизводства администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию руководителя администрации. 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства производится в соответствии с порядком, установленным Регламентом Правительства и требованиями настоящей Инструкции. 5.2. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятся членами Правительства, исполнительными органами государственной власти. 5.3. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятся на рассмотрение Правительства при наличии следующих материалов: пояснительной записки, содержащей основание внесения проекта, необходимых расчетов, финансово-экономического обоснования, прогноза социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений, карточки согласования проекта. Пояснительная записка, проект представленного правового акта подписываются (визируются) членом Правительства, руководителем и юристом исполнительного органа государственной власти, внесшего проект. 5.4. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, по которым требуется решение Правительства, до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию с заинтересованными исполнительными органами государственной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями; правовой экспертизе в контрольно-правовом управлении администрации. Проекты постановлений Правительства, регламентирующие исполнение государственных функций и регулирующие полномочия исполнительных органов государственной власти Астраханской области во взаимоотношениях с гражданами и негосударственными юридическими лицами, направляются на антикоррупционную экспертизу в службу безопасности и информационной защиты Астраханской области в соответствии с утвержденным административным регламентом. Проекты правовых актов, предусматривающих расходование бюджетных средств в виде дотаций, субвенций, субсидий, бюджетных ассигнований (за исключением проектов правовых актов о выделении денежных средств на обеспечение деятельности исполнительных органов государственной власти Астраханской области), бюджетных кредитов, бюджетных заимствований, подлежат экспертизе выявления экономических рисков, осуществляемой службой безопасности и информационной защиты Астраханской области в соответствии с порядком, утвержденным Правительством. Проекты правовых актов, предусматривающих расходы за счет средств областного бюджета, подлежат обязательному согласованию с вице-губернатором - председателем Правительства и министерством финансов Астраханской области. К проектам правовых актов о выделении денежных средств прикладываются смета расходов и все документы, подтверждающие необходимость выделения средств, с полным обоснованием производимых затрат и источниками финансирования. 5.5. Поступившие на согласование проекты правовых актов визируются руководителями указанных органов и организаций или уполномоченными ими заместителями (виза включает наименование должности, фамилию, инициалы, подпись, дату). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и на карточке согласования (приложения N 19, 20). Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. 5.6. Если подготавливаемый проект постановления, распоряжения Правительства влечет за собой изменения других актов Правительства, эти изменения включаются в проект подготавливаемого документа или в отдельном пункте документа дается поручение соответствующему исполнительному органу государственной власти о подготовке соответствующего правового акта. Если подготавливаемый правовой акт Правительства влечет за собой изменения или дополнения правовых актов Губернатора, то в отдельном пункте документа дается поручение соответствующему исполнительному органу государственной власти о подготовке соответствующего правового акта. Изменения и дополнения, вносимые в правовой акт Правительства, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ. Изменения и дополнения в правовой акт вносятся органом, готовившим основной документ. Изменения и дополнения в правовые акты Администрации области вносятся соответствующими правовыми актами Правительства области. 5.7. Проекты всех правовых актов после их согласования с заинтересованными органами и организациями представляются на правовую экспертизу в контрольно-правовое управление администрации, визируются начальником этого управления или его заместителем. 5.8. После правовой экспертизы проекты постановлений и распоряжений на бумажном носителе и в электронном виде представляются в управление делопроизводства администрации на редактирование, визируются редактором. Разработчик проекта несет ответственность за соответствие бумажной и электронной версий проекта документа. 5.9. После визы редактора проект сдается разработчиком в соответствующий секретариат, визируется вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства, министром, координирующим деятельность исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа. 5.10. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, подготовленные с отступлением от установленных Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку. 5.11. Проекты постановлений и распоряжений Правительства оформляются на гербовых бланках установленной формы. В проектах документов употребляются полные официальные наименования органов государственной власти и иных организаций. Заголовок, текст, подпись, приложения к постановлениям и распоряжениям Правительства оформляются аналогично реквизитам постановлений и распоряжений Губернатора (см. п. 4.11). Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:" (печатается с новой строки, последнее слово - прописными буквами). 5.12. Подготовленные документы передаются исполнителем в управление делопроизводства администрации для включения в повестку дня и формирования материалов заседания Правительства. 5.13. Поправки, внесенные непосредственно в ходе обсуждения проекта постановления и распоряжения Правительства, обобщает и изучает разработчик, который подготовил данный проект для рассмотрения на заседании Правительства. Если срок доработки проекта постановления специально не оговаривается на заседании Правительства, то он составляет 7 рабочих дней. Доработанный проект правового акта визируется членом Правительства, руководителем исполнительного органа государственной власти Астраханской области, внесшего проект, редактором управления делопроизводства администрации и передается в секретариат руководителя администрации. После рассмотрения проект постановления и распоряжения Правительства визируется вице-губернатором - председателем Правительства, руководителем администрации и передается на подпись Губернатору. По поручению Губернатора распоряжения Правительства подписывает вице-губернатор - председатель Правительства, в отсутствие Губернатора и вице-губернатора - председателя Правительства распоряжения Правительства подписывает исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. В этом случае доработанный проект распоряжения Правительства визируется руководителем администрации и представляется на подпись вице-губернатору - председателю Правительства или исполняющему обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. 5.14. Постановления и распоряжения Правительства могут приниматься без рассмотрения на заседании Правительства (в рабочем порядке) в исключительных случаях, требующих безотлагательного решения Правительства и не вызывающих при этом особой необходимости коллегиального обсуждения вопроса. Решение о принятии правового акта в рабочем порядке принимает вице-губернатор - председатель Правительства (по письменному обращению исполнителя). Согласование проекта правового акта с членами Правительства осуществляет исполнитель (проект постановления Правительства считается принятым, если он согласован с более 50 процентами от числа членов Правительства). 5.15. Подготовленные проекты правовых актов для рассмотрения в рабочем порядке передаются исполнителями в секретариат руководителя администрации (приемная заместителей руководителя администрации) для визирования вице-губернатором - председателем Правительства, руководителем администрации и направления на подписание Губернатору (см. пункт 5.13). 5.16. После подписания правовые акты Правительства передаются секретариатом руководителя администрации (приемной заместителей руководителя администрации) в управление делопроизводства администрации для регистрации и выпуска. 5.17. Постановления и распоряжения Правительства датируются днем подписания. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления делопроизводства администрации отдельно по каждому виду документа. Постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера с литером П, например: N 121-П. К регистрационным номерам распоряжений Правительства добавляется буква "р", например: N 121-Пр. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся в электронную базу. 5.18. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки из них направляются управлением делопроизводства администрации адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток. Копии принятых постановлений и распоряжений Правительства удостоверяются печатью управления делопроизводства администрации. 5.19. Подлинники постановлений и распоряжений Правительства остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления. 6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРИКАЗОВ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА 6.1. Администрация в соответствии с возложенными функциями принимает распоряжения. 6.2. Приказами руководителя администрации (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы администрации. Проекты распоряжений и приказов готовят и вносят структурные подразделения администрации на основании указания руководителя администрации. Проекты приказов по кадровым вопросам, по вопросам поощрения готовит управление государственной гражданской службы и кадров администрации на основании соответствующих представлений и поручений. Распоряжения, приказы подписываются руководителем администрации или заместителем руководителя администрации, исполняющим его обязанности. 6.3. Ответственность за подготовку проектов распоряжений, приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты распоряжений, приказов. 6.4. Проекты распоряжений, приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, начальником контрольно-правового управления администрации, а также в случае необходимости - руководителями других заинтересованных структурных подразделений, редактором управления делопроизводства администрации. Замечания по проектам распоряжений, приказов излагаются в прилагаемой к проекту справке. 6.5. Проекты распоряжений, приказов печатаются на бланках установленной формы. Заголовок, текст, подпись, приложения к ним оформляются аналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряжений Губернатора (см. п. 4.11). 6.6. Подписанные распоряжения направляются в управление делопроизводства администрации, а подписанные приказы направляются в отдел кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации для их оформления и выпуска. Выпускаемым распоряжениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года с литером Ра, например: N 15-Ра. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года без литера - по деятельности администрации, с литером К-л - по личному составу, с литером К-о - об отпусках, например: N 18, N К-15-л, N К-18-о. Копии распоряжений заверяются печатью управления делопроизводства администрации и направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителями. Копии приказов заверяются печатью отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями. 6.7. Подлинники распоряжений в течение одного года хранятся в отделе распорядительных документов управления делопроизводства, а затем передаются в архив управления делопроизводства администрации для хранения. 6.8. Подлинники приказов хранятся в течение одного года в отделе кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, а затем передаются в управление делопроизводства администрации для архивного хранения. 7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ 7.1. Разработка проектов законов Астраханской области, постановлений Государственной Думы Астраханской области, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную Думу Астраханской области. 7.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области и постановлений Государственной Думы Астраханской области (далее - проекты), вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором на рассмотрение Государственной Думы Астраханской области, осуществляется исполнительными органами государственной власти области и структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 7.1.2. Координацию деятельности, связанной с подготовкой проектов, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную Думу Астраханской области, осуществляет контрольно-правовое управление администрации. 7.1.3. Порядок разработки и согласования проектов в исполнительных органах государственной власти области и структурных подразделениях осуществляется в соответствии с подпунктами 7.1.4 - 7.1.7 пункта 7 настоящей Инструкции. 7.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области представляет в контрольно-правовое управление администрации следующие документы: - текст проекта в двух экземплярах; - пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимости его принятия, включающую характеристику целей и задач проекта, основных его положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий вступления проекта в силу; - финансово-экономическое обоснование; - перечень нормативных правовых актов Губернатора, органов государственной власти области, которые необходимо отменить, изменить или дополнить в связи с принятием проекта, а также предложения о разработке нормативных правовых актов Губернатора, органов государственной власти области, необходимых для реализации данного проекта; - заключение соответствующей экспертизы (в случаях, предусмотренных действующим законодательством). Объем дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой для проведения правовой экспертизы, определяется контрольно-правовым управлением администрации. Оформление проекта осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению документов Государственной Думы Астраханской области, утвержденными распоряжением Государственной Думы Астраханской области от 01.06.2007 N 434-р. Копии текста законопроекта и материалов к нему должны быть представлены на магнитном носителе. 7.1.5. Проект представляется с сопроводительным письмом в двух экземплярах, один из которых оформляется на гербовом бланке Губернатора, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Государственной Думы Астраханской области. Второй экземпляр письма визируется руководителем исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения, разработавшего проект. В соответствии с пунктом 3 статьи 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области в сопроводительном письме указывается назначенный представитель Губернатора по данному проекту. К проекту прилагается карточка согласования установленного образца с визами заинтересованных лиц (приложение N 21). 7.1.6. В исполнительных органах государственной власти области и структурных подразделениях проект находится на согласовании не более 10 дней. 7.1.7. Руководитель исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения, в его отсутствие - заместитель, а также юрист ставят визу на карточке согласования и на лицевой стороне последней страницы проекта. Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменном виде за подписью руководителя и прилагаются к проекту. 7.1.8. После согласования с заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и со всеми заинтересованными лицами проект поступает в контрольно-правовое управление администрации для проведения правовой и лингвистической экспертизы. Правовая и лингвистическая экспертиза (далее - экспертиза) проводится в течение 21 календарного дня. 7.1.9. Замечания, дополнения и предложения по результатам экспертизы оформляются в письменном виде за подписью заместителя руководителя администрации - начальника управления, в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности, после чего проект возвращается разработчику для устранения замечаний и доработки. 7.1.10. Проект, прошедший экспертизу, направляется контрольно-правовым управлением администрации полномочному представителю Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министру Астраханской области на согласование. 7.1.11. Подготовленный проект передается контрольно-правовым управлением администрации на рассмотрение Губернатору для внесения его в порядке законодательной инициативы в Государственную Думу Астраханской области. 7.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписания сопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации проект направляется контрольно-правовым управлением администрации в Государственную Думу Астраханской области. Копии направленных документов формируются в дело в контрольно-правовом управлении администрации. 7.2. Рассмотрение проектов, подготовленных Государственной Думой Астраханской области и направленных Губернатору на заключение. 7.2.1. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства администрации регистрирует проект и в этот же день направляет его в секретариат Губернатора. 7.2.2. Губернатор направляет проект полномочному представителю Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министру Астраханской области, начальнику контрольно-правового управления администрации, соответствующим исполнительным органам государственной власти области и структурным подразделениям для подготовки проекта заключения на проект. 7.2.3. В течение 14 дней со дня поступления проекта исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение подготавливает свои предложения за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляет их вместе с проектом в контрольно-правовое управление администрации для подготовки проекта заключения. 7.2.4. Контрольно-правовое управление администрации согласовывает проекты заключения, официального отзыва на проект с полномочным представителем Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министром Астраханской области, передает его в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору. 7.2.5. Подписанные Губернатором заключение, официальный отзыв на проект регистрируются в канцелярии и в этот же день направляются контрольно-правовым управлением администрации в Государственную Думу Астраханской области. Копии заключений, официальных отзывов и проекты формируются в дело в контрольно-правовом управлении администрации. 7.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области. 7.3.1. Принятый закон Астраханской области (далее - закон), направляемый Государственной Думой Астраханской области на подпись Губернатору, передается в контрольно-правовое управление администрации. 7.3.2. Управление готовит мотивированное заключение о соответствии принятого Государственной Думой Астраханской области закона Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству с рекомендацией о подписании либо отклонении закона, согласовывает его с полномочным представителем Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министром Астраханской области. 7.3.3. Подписанный Губернатором закон возвращается контрольно-правовым управлением администрации в Государственную Думу Астраханской области для регистрации и оформления. 7.3.4. Оформленный закон представляется Государственной Думой Астраханской области в контрольно-правовое управление администрации в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в контрольно-правовом управлении администрации, второй экземпляр с сопроводительным письмом, подготовленным контрольно-правовым управлением администрации, направляется для опубликования в средствах массовой информации. 7.4. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения. 7.4.1. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - отзывы) осуществляется контрольно-правовым управлением администрации совместно с исполнительными органами государственной власти области, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 7.4.2. Порядок подготовки отзывов осуществляется в соответствии с подпунктами 7.4.4 - 7.4.9 пункта 7 настоящей Инструкции. 7.4.3. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства администрации регистрирует проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) и в тот же день направляет их руководителю администрации. 7.4.4. Руководитель администрации направляет проект федерального закона заместителю руководителя администрации - начальнику контрольно-правового управления администрации. Контрольно-правовое управление администрации направляет запросы по проекту федерального закона соответствующим исполнительным органам государственной власти области, структурным подразделениям. 7.4.5. Исполнительный орган государственной власти области, структурное подразделение подготавливают свои предложения и замечания за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляют их в сроки, указанные в запросе, в контрольно-правовое управление администрации для подготовки проекта отзыва. 7.4.6. Контрольно-правовое управление администрации передает проект федерального закона с проектом отзыва в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору. 7.4.7. Если мнения при подготовке отзыва разделились, контрольно-правовое управление администрации подготавливает служебную записку Губернатору с обоснованием по каждой позиции разногласий и проект отзыва. 7.4.8. Подписанный Губернатором отзыв регистрируется в отделе служебной корреспонденции и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации. Копии документов направляются в секретариат руководителя администрации. 8. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ) 8.1. Подготовку проектов договоров (соглашений) осуществляют соответствующие исполнительные органы государственной власти области, структурные подразделения администрации в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Правительства, требованиями настоящей Инструкции. 8.2. Проекты договоров (соглашений) должны сопровождаться пояснительной запиской с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий. 8.3. Проекты договоров (соглашений) должны пройти согласование во всех исполнительных органах государственной власти области и структурных подразделениях администрации, различных органах государственной власти и организациях, заинтересованных в решении поставленных задач; правовую экспертизу в контрольно-правовом управлении администрации; редактирование в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации. Проекты договоров (соглашений), предусматривающих расходование бюджетных средств в виде дотаций, субвенций, субсидий, бюджетных ассигнований, бюджетных кредитов, бюджетных заимствований, подлежат экспертизе выявления экономических рисков, осуществляемой службой безопасности и информационной защиты Астраханской области в соответствии с утвержденным порядком. В исполнительных органах государственной власти области, организациях проекты согласовываются (рассматриваются) не более трех дней. Согласование проектов оформляется визой, включающей наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату. Визы руководителей исполнительных органов государственной власти области проставляются на карточке согласования проекта договора (соглашения) (приложение N 22) и на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта (экземпляр Правительства). В случае соответствия проекта договора (соглашения) всем предъявляемым требованиям работник контрольно-правового управления администрации, проводивший правовую экспертизу, визирует каждый лист проекта договора на его оборотной стороне. Карточка к проекту договора (соглашения) и оборотная сторона последнего листа первого экземпляра визируются начальником контрольно-правового управления администрации или его заместителем. 8.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания по проекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора (соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием даты. Если в процессе согласования в проект договора (соглашения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект договора (соглашения) внесены уточнения, не изменившие его содержания. 8.5. Договоры (соглашения) оформляются на белых листах бумаги формата А4 (210х297 мм) в нескольких экземплярах, по одному для каждой стороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер, дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон. 8.6. После подписания договора (соглашения) в секретариате руководителя администрации ему присваиваются номер и дата. В случае подписания договора (соглашения) только одной стороной исполнительный орган государственной власти области, готовивший проект, направляет документы на подписание другой стороне и отслеживает дальнейшую процедуру подписания вплоть до поступления подписанных договоров (соглашений) в секретариат руководителя администрации. Датой договора (соглашения) является дата совместного подписания или самая поздняя дата подписания одной из сторон. Номер договора (соглашения) проставляется через косую черту и состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших договор (соглашение). 8.7. Подписанные договоры (соглашения) вносятся в реестры договоров (соглашений), которые ведутся по месту хранения. 8.8. Договоры (соглашения) передаются секретариатом руководителя администрации в управление делопроизводства администрации для тиражирования и направления адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа. Адресатами обязательной рассылки являются контрольно-правовое управление администрации, служба безопасности и информационной защиты Астраханской области. 9. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ ПРАВИТЕЛЬСТВА, СОВЕЩАНИЯХ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ, ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОМ - ПРЕДСЕДАТЕЛЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА И РУКОВОДИТЕЛЕМ АДМИНИСТРАЦИИ 9.1. Порядок оформления решений, принятых на заседаниях Правительства, установлен Регламентом Правительства. Протоколы заседаний Правительства оформляются и выпускаются управлением делопроизводства администрации. 9.2. Решения, принятые на совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, оформляются протоколами. Проект протокола совещания составляется ответственными за содержательную часть совещания в течение 2 рабочих дней. Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника. Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении. 9.2.1. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате. При этом ему присваивается номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. 9.2.2. Подлинники протоколов совещаний передаются в соответствующий секретариат для хранения. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке исполнительным органом государственной власти области, структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. В указатель обязательной рассылки включаются секретариат заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти области, отвечающие за подготовку и организацию исполнения соответствующих пунктов протокола, контрольно-правовое управление администрации. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых в администрации, указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым они направляются. В других случаях в правом верхнем углу копии протокола указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации. Копии протоколов с указателем рассылки передаются в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации для отправки. 9.3. Протоколы совещаний, проводимых заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, оформляются и выпускаются соответствующими секретариатами. 9.4. Организация подготовки и проведения заседаний совещательных и координационных органов, создаваемых соответственно при Губернаторе и Правительстве, возложена на структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти области (в соответствии с положением о совете, комиссии); оформление протоколов заседаний осуществляется ответственным секретарем совета (комиссии). Протокол заседания регистрируется соответствующим структурным подразделением, исполнительным органом государственной власти области, определенным в положении ответственным за организационно-техническое обеспечение проведения заседаний, с нумерацией от начала календарного года. 10. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ 10.1. Служебные письма готовятся работниками структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти области, оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области (приложения N 1, 3). Служебные письма за подписью вице-губернатора - председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовом бланке Правительства Астраханской области (приложения N 2, 3). Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительства оформляются на гербовых должностных бланках (приложение N 5) и бланках министерств. Служебные письма за подписью руководителя администрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение N 8), за подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланке администрации (приложение N 7). Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение N 13). 10.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, должны быть завизированы руководителем соответствующего структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Если в содержание письма включены вопросы компетенции других исполнительных органов государственной власти области, то исполнитель обязательно согласует письмо в соответствующих исполнительных органах государственной власти области. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма. Служебные письма за подписью Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, отправляемые в федеральные органы государственной власти, обязательно редактируются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации, визируются редактором. В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области), например: Н.И. Кузнецов 22-34-16 Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации. 10.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр (копия) - в секретариат Губернатора. Секретариат Губернатора направляет по факсу в представительство Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных в федеральные органы государственной власти. 10.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк запятая - зпт двоеточие - двтч кавычки - квч Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер), - (минус), + (плюс), % (процент) и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами (шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц. В телеграмме дается точный адрес: индекс, город, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области, в котором была составлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, заверяются печатью "Для телеграмм" в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации и передаются в почтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остается в отделе служебной корреспонденции. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 11.1. Корреспонденция, поступившая Губернатору, в Правительство, принимается и учитывается централизованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается в канцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ. 11.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки: соответствие содержимого указанному на конверте, целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии управления делопроизводства администрации. 11.1.2. При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, документы возвращаются отправителю с соответствующим актом. 11.1.3. Обязательно сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, а также сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по почтовому штемпелю можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 11.1.4. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. 11.1.5. Все входящие документы сортируются: - служебные документы, поступившие на имя Губернатора, в Правительство, - по секретариатам Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации; - служебные документы, поступившие на имя заместителей председателя Правительства, - в соответствующие секретариаты; - письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их в управление по работе с обращениями граждан администрации. 11.2. Порядок регистрации поступающих документов. 11.2.1. Поступившие в администрацию документы подлежат регистрации в день их поступления. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение N 14). 11.2.2. На каждом поступившем документе проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключением поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и других документов, необходимость регистрации которых определяется управлением делопроизводства администрации. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Проставленная дата поступления документа не является его регистрацией. Поступившие в администрацию письма и телеграммы учреждений, организаций и предприятий (служебные документы) регистрируются централизованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации на ПЭВМ. На регистрационном штампе служебного документа ставится порядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной и порядкового номера в пределах года. 11.2.3. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка (приложение N 15), в которую вносятся сведения о корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящий номер, дата, фамилия лица, подписавшего документ, количество листов документа и приложений к нему. В карточке фиксируется краткое содержание документа, указываются, кому документ адресован, дата передачи документа по назначению и другие необходимые данные. 11.2.4. После регистрации документы направляются в соответствующие секретариаты. Федеральные законы, постановления Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации направляются Губернатору. Документы, поступившие из Аппарата Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также с пометкой "срочно" передаются по назначению незамедлительно. Ошибочно направленные в подразделения документы немедленно возвращаются в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации. 11.2.5. Электронная регистрационная карточка на документ, созданная в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации, по каналам телекоммуникационной сети пересылается в соответствующий секретариат, приемную, структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти области, в которые направляется данный документ. В секретариатах, приемных, структурных подразделениях полученный документ повторно не регистрируется, а в указанную карточку вносится дополнительная информация, отражающая ход работы с этим документом в подразделении. В исполнительных органах государственной власти области на полученной электронной регистрационной карточке дополнительно проставляется регистрационный номер и дата поступления этого документа. 11.2.6. Резолюции руководителей, рассмотревших документы, оформляются на специальном бланке или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте. Резолюции по нормативным актам федеральных органов государственной власти оформляются исключительно на бланках. В резолюции дается указание по исполнению документа, определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, как правило, указывается срок исполнения. 11.2.7. Резолюция руководителя вводится в электронную регистрационную карточку в соответствующем секретариате, приемной. 11.2.8. На документах, подлежащих исполнению, в соответствующих секретариатах ставится отметка о контроле по форме "К" или "контроль", которая помещается в левом поле первого листа документа. 11.2.9. Документы, рассмотренные Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, в соответствии с их поручениями направляются исполнителям через отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации. 11.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениями и передача документов внутри структурного подразделения осуществляются без учета в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации. Передача и регистрация документов осуществляются специалистами секретариатов и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства. 11.2.11. Отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации не регистрирует и возвращает в подразделения документы, подготовленные и оформленные ими с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований. 11.3. Порядок рассмотрения документов. 11.3.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию, должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить из них документы наиболее срочного исполнения. 11.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации, не должны пересылаться на исполнение в иные организации. 11.3.3. Если документ направляется на исполнение в иные организации, то об этом необходимо поставить в известность заявителя или исполнительный орган государственной власти Астраханской области, организацию, откуда он поступил. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы соответствующими секретариатами ставится штамп "подлежит возврату". 11.3.4. Запрещается направлять в организации, не являющиеся структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти области или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, подлинники документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации. 11.3.5. В случае, если исполнителями документов являются несколько лиц, то ответственным считается работник, который указан первым в распорядительном документе или резолюции руководства. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Копии направляются секретариатами, осуществляющими контроль. 11.3.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившими документами, обеспечивает подготовку (при необходимости) ответных документов, контролирует качество и своевременность исполнения поручений. 11.3.7. После завершения работы над документом исполнитель должен изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме краткой справки результаты выполнения поручения, например: "Учтено при формировании бюджета", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)", "Принял участие" и т.д. На исполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации) руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации), проставляется отметка "В дело", дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке "В дело" проставляется номер дела по номенклатуре. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена и он помещается в соответствующее дело. 11.3.8. Если на входящий документ дается письменный ответ, то копия ответа является основанием для списания этого документа в дело. Копия документа - ответа вместе с входящим документом помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. 11.3.9. Сведения о завершении работы над документом фиксируются отделом служебной корреспонденции (канцелярией) управления делопроизводства администрации в электронной контрольной карточке. 11.3.10. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства администрации не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и направляет ее руководителю администрации, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства. 11.4. Отправка исходящих документов. 11.4.1. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку. 11.4.2. Регистрация осуществляется: - исходящих инициативных документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации; - исходящих ответных документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации - в соответствующих секретариатах; - документов структурных подразделений администрации - специалистами, отвечающими за делопроизводство подразделения. 11.4.3. Регистрация инициативных исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера, даты регистрации, краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, и исполнителя, адреса, номера дела, в которое будет помещена его копия, и других необходимых данных. Регистрация ведется с использованием ПЭВМ на электронных карточках (приложение N 16). 11.4.4. Регистрационный номер инициативного исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. 11.4.5. Регистрационный номер исходящего ответного документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и входящего номера документа - запроса. 11.4.6. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 11.4.7. Документы на отправку передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации в день их регистрации в соответствующем структурном подразделении. 11.4.8. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. 11.4.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в деле соответствующего секретариата, структурного подразделения. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать на рассылку необходимое количество его ксерокопий. 11.4.10. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке. 11.4.11. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления. 11.4.12. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой. Доставка корреспонденции исполнительным органам государственной власти области, как правило, осуществляется курьером, который вручает документы под расписку в журнале. Допускается вызов в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации работников исполнительных органов государственной власти области для вручения срочной корреспонденции. При отправке корреспонденции почтой составляется реестр по форме, утвержденной органами связи. Исходящие документы, подписанные Губернатором, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, отправляются фельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаях определяется руководителем администрации, начальником управления делопроизводства администрации. 11.4.13. В отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации на основании реестров, разносной книги и показателей маркировальной машины осуществляется учет исходящих документов. 11.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи. 11.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие программные средства. 11.5.2. Сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документу на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: - документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel c использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений; - название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов. 11.5.3. Прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты в администрации осуществляют структурные подразделения. Служебные документы, принятые на имя Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, распечатываются на бумажном носителе и сдаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для регистрации и дальнейшего прохождения. После отправки документа электронной почтой исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для направления в соответствующий секретариат. 11.6. Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи. 11.6.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер администрации, установлен в секретариате руководителя администрации. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. 11.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц; - документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четким шрифтом, служебные письма должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на имя Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации. При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело. 11.6.3. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководитель администрации, руководители секретариатов, помощники заместителей председателя Правительства. 12. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 12.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 12.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации и передаются в отдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан администрации (далее - отдел управления по работе с обращениями граждан, управление по работе с обращениями граждан). 12.1.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе управления по работе с обращениями граждан. Работники отдела управления по работе с обращениями граждан уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, наличие личной подписи и даты. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается. 12.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственно Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства без регистрации, должны быть переданы соответствующими секретариатами в управление по работе с обращениями граждан. 12.1.4. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп управления по работе с обращениями граждан, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. 12.1.5. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Учет обращений граждан" с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки. Регистрационно-контрольная карточка содержит: - фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан; - домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии; - вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет); - тип обращения (жалоба, заявление, предложение); - индекс сопроводительного письма, если обращение переслано; - краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение. 12.1.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральных органах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль". 12.1.7. При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. 12.1.8. При оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия, имя, отчество заявителя с указанием его почтового адреса. 12.1.9. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются. 12.1.10. При регистрации коллективных обращений, в которых указано несколько авторов, в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ. 12.2. Направление обращений на рассмотрение. 12.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение начальнику управления по работе с обращениями граждан, в случае необходимости представляются Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации. 12.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения. 12.2.3. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовлен начальником управления по работе с обращениями граждан или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов. 12.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовки ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. 12.2.5. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление по работе с обращениями граждан, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение. 12.2.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. 12.2.7. На обращения, направленные на рассмотрение в исполнительные органы государственной власти области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, управление по работе с обращениями граждан направляет заявителям уведомления о переадресации обращений. В случае пересылки обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области уведомление направляется и депутату, и заявителю. 12.2.8. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных "Учет обращений граждан". 12.2.9. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениями граждан. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
