Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100

области от 29.10.2012 г. N 420)
     6.6. После  подписания  распоряжения  администрации   передаются
секретариатом     руководителя     администрации     в      управление
документационного обеспечения  администрации,  а  приказы  -  в  отдел
кадров  управления  государственной  гражданской   службы   и   кадров
администрации для регистрации и выпуска. (В   редакции   Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Выпускаемым распоряжениям администрации присваиваются  порядковые
номера по единой нумерации в пределах календарного года с литером  РА,
например: N 15-РА.
     Выпускаемым приказам присваиваются порядковые  номера  по  единой
нумерации  в  пределах  календарного  года:  с  литером  К-ОД   -   по
деятельности администрации, с литером К-л  -  по  личному  составу,  с
литером К-о - об отпусках, например: N К-17/ОД, N К-15/л, N К-18/о.
     Копии распоряжений администрации  заверяются  печатью  управления
документационного обеспечения администрации и  направляются  адресатам
согласно   указателю   рассылки,    составленному    и    подписанному
исполнителями.
     Копии  приказов  заверяются  печатью  отдела  кадров   управления
государственной  гражданской   службы   и   кадров   администрации   и
направляются адресатам согласно указателям  рассылки,  составленным  и
подписанным исполнителями.
     6.7. Распоряжения администрации, затрагивающие права, свободы  и
обязанности человека и гражданина, имеющие межведомственный  характер,
а также если их официальное  опубликование  предусмотрено  федеральным
законодательством, законодательством  Астраханской  области,  подлежат
обнародованию путем официального опубликования.
     Зарегистрированные   распоряжения    администрации,    подлежащие
официальному опубликованию, направляются управлением документационного
обеспечения администрации в срок не позднее трех рабочих дней  со  дня
подписания в агентство  связи  и  массовых  коммуникаций  Астраханской
области для включения в Сборник законов и нормативных  правовых  актов
Астраханской области.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)
     6.8.  Подлинники распоряжений администрации в течение одного года
хранятся   в   отделе   правовых  актов  управления  документационного
обеспечения  администрации,  а  затем  передаются  в  архив управления
документационного обеспечения администрации для хранения. (В  редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     6.9. Подлинники приказов хранятся в течение одного года в  отделе
кадров  управления  государственной  гражданской   службы   и   кадров
администрации,  а  затем  передаются  в  управление  документационного
обеспечения администрации для архивного хранения.

                7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ
                            В АДМИНИСТРАЦИИ

     7.1.    Разработка   проектов   законов   Астраханской   области,
постановлений  Думы  Астраханской  области,  предполагаемых к внесению
Губернатором  в  Думу  Астраханской  области в порядке законодательной
инициативы. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области
от 29.10.2012 г. N 420)
     7.1.1. Разработка  проектов  законов  Астраханской   области   и
постановлений Думы Астраханской  области,  предполагаемых  к  внесению
Губернатором в Думу Астраханской  области  в  порядке  законодательной
инициативы (далее - проекты), осуществляется руководителем юридической
службы  (юристом)  исполнительного  органа  государственной  власти  и
структурного  подразделения  администрации,  в   компетенции   которых
находится   рассматриваемый   вопрос,   в   соответствии   с    планом
законодательных   инициатив    Губернатора    Астраханской    области,
утверждаемым распоряжением Губернатора. (В    редакции   Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     7.1.2.   Координацию   деятельности,   связанной   с  подготовкой
проектов,  предполагаемых  к внесению Губернатором в Думу Астраханской
области в порядке законодательной инициативы, осуществляет полномочный
представитель  Губернатора  Астраханской  области  в Думе Астраханской
области и представительных органах муниципальных образований - министр
Астраханской   области  совместно  с  контрольно-правовым  управлением
администрации.  (В  редакции  Постановления  Губернатора  Астраханской
области от 06.06.2011 г. N 200) (В  редакции Постановления Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     7.1.3. Порядок   разработки    и    согласования    проектов    в
исполнительных   органах   государственной   власти   и    структурных
подразделениях   администрации   осуществляется   в   соответствии   с
подпунктами 8.1.4-8.1.7 пункта 8.1 настоящей Инструкции.
     7.1.4.   Разработчик   проекта   в  соответствии  со  статьей  59
Регламента     Думы     Астраханской     области     представляет    в
контрольно-правовое управление администрации следующие документы:
     - текст проекта в двух экземплярах;
     - пояснительную записку к проекту  с  обоснованием  необходимости
его  принятия,  включающую  характеристику  целей  и  задач   проекта,
основных его положений, а также прогноз социально-экономических и иных
последствий вступления проекта в силу;
     - финансово-экономическое обоснование;
     -  перечень  законов  и  иных нормативных правовых актов, которые
необходимо признать утратившими силу, изменить или дополнить в связи с
принятием  проекта,  а  также  предложения  о  разработке  нормативных
правовых актов, необходимых для реализации данного проекта;         (В
редакции     Постановления     Губернатора     Астраханской    области
от 29.10.2012 г. N 420)
     - заключение    соответствующей    экспертизы     (в     случаях,
предусмотренных  законодательством). (В     редакции     Постановления
Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200)
     Объем  дополнительной  информации,  представляемой  с   проектом,
необходимой   для   проведения   правовой   экспертизы,   определяется
контрольно-правовым управлением администрации.
     Оформление  проекта осуществляется в соответствии с Методическими
рекомендациями  по  юридико-техническому  оформлению  документов  Думы
Астраханской области, утвержденными распоряжением Государственной Думы
Астраханской области от 01.06.2007 N 434-р. (В  редакции Постановления
Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200)
     Копии текста  проекта  и  материалов  к  нему  должны  быть
представлены на магнитном носителе. (В      редакции     Постановления
Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     7.1.5. Проект представляется с сопроводительным  письмом  в  двух
экземплярах,  один  из  которых   оформляется   на   гербовом   бланке
Губернатора, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение
Думы  Астраханской  области.  Второй   экземпляр   письма   визируется
руководителем исполнительного органа  государственной  власти  области
или структурного подразделения администрации, разработавшего проект.
     В соответствии с пунктом 3 статьи 59 Регламента Думы Астраханской
области    в    сопроводительном    письме   указывается   назначенный
представитель Губернатора по данному проекту. (В              редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200)
     К  проекту  прилагается  карточка   согласования   установленного
образца с визами заинтересованных лиц (приложение N 17).
     7.1.6.   В   исполнительных   органах  государственной  власти  и
структурных   подразделениях   администрации   проект   находится   на
согласовании не более 10 календарных дней. (В  редакции  Постановления
Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200)
     7.1.7. Руководитель исполнительного органа государственной власти
области или структурного подразделения администрации, в его отсутствие
-  заместитель, а также руководитель юридической службы (юрист) ставят
визу  на карточке согласования и на лицевой стороне последней страницы
проекта. (В  редакции  Постановления  Губернатора Астраханской области
от 29.10.2012 г. N 420)
     Все замечания и предложения по проекту оформляются  в  письменном
виде за подписью руководителя и прилагаются к проекту.
     7.1.8. После    согласования    с    заместителем    председателя
Правительства (в соответствии  с  распределением  обязанностей)  и  со
всеми заинтересованными лицами проект поступает в  контрольно-правовое
управление администрации для  проведения  правовой  и  лингвистической
экспертизы.
     Правовая  и  лингвистическая  экспертиза  (далее  -   экспертиза)
проводится в течение 21 календарного дня.
     7.1.9. Замечания,  дополнения  и   предложения   по   результатам
экспертизы оформляются  в  письменном  виде  за  подписью  заместителя
руководителя   администрации   -    начальника    контрольно-правового
управления, в его отсутствие -  лица,  исполняющего  его  обязанности,
после  чего  вместе  с  проектом  возвращаются  разработчику  для   их
устранения.
     7.1.10. Проект,      прошедший      экспертизу,      направляется
контрольно-правовым     управлением     администрации     полномочному
представителю    Губернатора    в    Думе   Астраханской   области   и
представительных  органах   муниципальных   образований   -   министру
Астраханской области на согласование.
     7.1.11. Подготовленный     проект     передается     полномочным
представителем Губернатора Астраханской области  в  Думе  Астраханской
области  и  представительных  органах  муниципальных   образований   -
министром  Астраханской  области  на  рассмотрение   Губернатору   для
внесения его в порядке законодательной инициативы в Думу  Астраханской
области.
     Полномочным представителем  Губернатора  Астраханской  области  в
Думе Астраханской области  и  представительных  органах  муниципальных
образований  -  министром  Астраханской  области  определяется   объем
дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой  для
внесения его в порядке законодательной инициативы в Думу  Астраханской
области.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 06.06.2011 г. N 200)
     7.1.12.   После  рассмотрения  проекта  Губернатором,  подписания
сопроводительного  письма  и  регистрации  письма  в  отделе служебной
корреспонденции управления документационного обеспечения администрации
(далее  -  отдел  служебной  корреспонденции  и архивной деятельности)
проект  направляется  контрольно-правовым  управлением администрации в
Думу Астраханской области.
     Копии направленных    документов    формируются    в    дело    в
контрольно-правовом управлении администрации.
     7.2. Рассмотрение  проектов,  подготовленных  Думой  Астраханской
области и направленных Губернатору на заключение(официальный отзыв).
(В    редакции    Постановления   Губернатора   Астраханской   области
от 06.06.2011 г. N 200)
     7.2.1. Отдел служебной корреспонденции  и  архивной  деятельности
регистрирует проект и в этот же  день  направляет  его  в  секретариат
Губернатора.
     7.2.2. Губернатор направляет проект  полномочному  представителю
Губернатора в Думе Астраханской  области  и  представительных  органах
муниципальных образований - министру Астраханской области,  начальнику
контрольно-правового   управления    администрации,    соответствующим
исполнительным   органам   государственной   власти   и    структурным
подразделениям для подготовки проекта заключения (официального отзыва)
на проект.
     Для  дополнительного   рассмотрения   полномочный   представитель
Губернатора  Астраханской  области  в  Думе  Астраханской  области   и
представительных   органах   муниципальных   образований   -   министр
Астраханской области направляет проект соответствующим  исполнительным
органам   государственной   власти   и   структурным    подразделениям
администрации.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 06.06.2011 г. N 200)
     7.2.3.  В  течение 10 календарных дней со дня поступления проекта
исполнительный    орган   государственной   власти   или   структурное
подразделение   администрации   подготавливает   свои  предложения  за
подписью  руководителя  или  исполняющего его обязанности должностного
лица   и   направляет   их   полномочному   представителю  Губернатора
Астраханской  области  в  Думе Астраханской области и представительных
органах  муниципальных образований - министру Астраханской области для
подготовки проекта заключения (официального отзыва) на проект.      (В
редакции     Постановления     Губернатора     Астраханской    области
от 06.06.2011 г. N 200)
     7.2.4. Полномочный   представитель   Губернатора    Астраханской
области  в  Думе  Астраханской  области  и  представительных   органах
муниципальных образований - министр Астраханской области  совместно  с
контрольно-правовым   управлением   администрации    готовит    проект
заключения  (официального  отзыва)  на  проект  и   передает   его   в
секретариат руководителя администрации для  визирования  руководителем
администрации и направления на подпись Губернатору. (В        редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 г. N 200)
     7.2.5. Подписанные Губернатором заключение, официальный отзыв  на
проект регистрируются в отделе служебной  корреспонденции  и  архивной
деятельности  и  в  этот  же  день  направляются   контрольно-правовым
управлением  администрации  в   Думу   Астраханской   области.   Копии
заключений,  официальных  отзывов  и  проекты  формируются  в  дело  в
контрольно-правовом управлении администрации.
     7.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области.
     7.3.1. Принятый  закон  Астраханской  области  (далее  -  закон),
направляемый  Думой  Астраханской  области  на  подпись   Губернатору,
передается полномочному представителю Губернатора Астраханской области
в Думе Астраханской области и представительных  органах  муниципальных
образований - министру Астраханской области.
     7.3.2. Полномочный представитель Губернатора Астраханской области
в  Думе  Астраханской области и представительных органах муниципальных
образований  -  министр  Астраханской  области  готовит мотивированное
заключение  о соответствии принятого Думой Астраханской области закона
Конституции  Российской  Федерации,  федеральному  законодательству  и
законодательству  Астраханской  области  с  рекомендацией о подписании
либо отклонении закона. (В    редакции    Постановления    Губернатора
Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     7.3.3. Подписанный Губернатором  закон  возвращается  полномочным
представителем Губернатора Астраханской области  в  Думе  Астраханской
области  и  представительных  органах  муниципальных   образований   -
министром  Астраханской  области  в  Думу  Астраханской  области   для
регистрации и оформления.
     7.3.4.   Оформленный   закон  представляется  Думой  Астраханской
области  полномочному представителю Губернатора Астраханской области в
Думе  Астраханской  области  и  представительных органах муниципальных
образований  -  министру  Астраханской  области в одном экземпляре и в
контрольно-правовое  управление администрации в двух экземплярах. Один
экземпляр  хранится  в  контрольно-правовом  управлении администрации,
второй    экземпляр   с   сопроводительным   письмом,   подготовленным
контрольно-правовым    управлением   администрации,   направляется   в
агентство  связи  и  массовых  коммуникаций  Астраханской  области для
включения  в Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской
области для официального опубликования.
     (В   редакции   Постановлений  Губернатора  Астраханской  области
от 06.06.2011 г. N 200; от 29.10.2012 г. N 420)
     7.4. Подготовка  отзывов  Правительства  на  проекты  федеральных
законов по предметам совместного ведения.
     8.4.1. Подготовка отзывов Правительства  на  проекты  федеральных
законов  по   предметам   совместного   ведения   (далее   -   отзывы)
осуществляется контрольно-правовым управлением администрации совместно
с  исполнительными  органами  государственной  власти,  в  компетенции
которых находится рассматриваемый вопрос.
     7.4.2. Порядок подготовки отзывов осуществляется в соответствии с
подпунктами 8.4.4-8.4.8 пункта 8 настоящей Инструкции.
     7.4.3. Отдел служебной корреспонденции  и  архивной  деятельности
регистрирует проекты  федеральных  законов  по  предметам  совместного
ведения (далее  -  проекты  федеральных  законов)  и  в  тот  же  день
направляет их руководителю администрации.
     7.4.4. Руководитель администрации направляет проект  федерального
закона заместителю    руководителя    администрации    -    начальнику
контрольно-правового  управления  администрации.   Контрольно-правовое
управление  администрации  направляет  запросы по проекту федерального
закона соответствующим исполнительным органам государственной  власти,
структурным подразделениям.
     7.4.5. Исполнительный орган государственной  власти,  структурное
подразделение  администрации   подготавливают   свои   предложения   и
замечания за подписью руководителя или  исполняющего  его  обязанности
должностного лица и направляют их в  сроки,  указанные  в  запросе,  в
контрольно-правовое управление администрации  для  подготовки  проекта
отзыва.
     7.4.6. Контрольно-правовое  управление   администрации   передает
проект  федерального  закона   с   проектом   отзыва   в   секретариат
руководителя администрации для визирования руководителем администрации
и направления на подпись Губернатору.
     7.4.7. Если   мнения   при   подготовке    отзыва    разделились,
контрольно-правовое  управление администрации подготавливает служебную
записку Губернатору с обоснованием по  каждой  позиции  разногласий  и
проект отзыва.
     7.4.8. Подписанный Губернатором  отзыв  регистрируется  в  отделе
служебной корреспонденции и архивной  деятельности  и  направляется  в
Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.
     Копии  документов   направляются   в   секретариат   руководителя
администрации.

           8. Подготовка и оформление договоров (соглашений)

     8.1. Подготовка  проектов договоров (соглашений) осуществляется в
соответствии  с  Регламентом   Правительства,   Порядком   подготовки,
согласования   и   подписания   договоров  (соглашений),  утвержденным
постановлением Правительства  Астраханской  области  от  24.04.2006  N
124-П, настоящей Инструкцией.
     8.2. Проекты договоров (соглашений) оформляются на  чистых  белых
листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) в нескольких  экземплярах,  по
одному для каждой стороны. При оформлении используются реквизиты:  вид
документа, номер, дата, наименование, текст, подписи  лиц,  обладающих
правом  заключения  и  подписания  конкретного  договора  (соглашения)
(далее - подписи сторон), и гербовые печати каждой из сторон.
     8.3. Копии  договоров  секретариатом  руководителя  администрации
направляются адресатам согласно указателю  рассылки,  составленному  и
подписанному исполнителем.
     Адресатами обязательной  рассылки  являются:  контрольно-правовое
управление администрации, служба безопасности и информационной  защиты
Астраханской области.  Соглашения  об  осуществлении  международных  и
внешнеэкономических связей Астраханской области подлежат  обязательной
рассылке  в  агентство  связи  и  массовых  коммуникаций  Астраханской
области для опубликования.
     (В   редакции   Постановления  Губернатора  Астраханской  области
от 29.10.2012 г. N 420)

9. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ ПРАВИТЕЛЬСТВА,
СОВЕЩАНИЯХ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ, ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОМ - ПРЕДСЕДАТЕЛЕМ
       ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА
                    И РУКОВОДИТЕЛЕМ АДМИНИСТРАЦИИ

     9.1. Порядок  оформления   решений,   принятых   на   заседаниях
Правительства, установлен Регламентом Правительства.
     абзац;(Утратил  силу  -  Постановление  Губернатора  Астраханской
области от 29.10.2012 г. N 420)
     9.2.  Решения,  принятые  на совещаниях, проводимых Губернатором,
вице-губернатором   -   председателем   Правительства,   заместителями
председателя  Правительства,  руководителем  администрации оформляются
протоколами. Проект протокола совещания составляется ответственными за
содержательную часть совещания в течение 2 рабочих дней. (В   редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Проект  протокола  визируется  готовившими  его  сотрудниками   и
руководителями соответствующих исполнительных органов  государственной
власти, структурных подразделений администрации. Визы проставляются на
оборотной стороне последнего листа подлинника.
     Протокол  совещания   подписывается   председательствовавшим   на
совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо  материалы,  то  об
этом производится соответствующая запись в решении.
     9.2.1. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате.
     При  этом  ему  присваивается   номер,   состоящий   из   индекса
секретариата и порядкового номера в пределах календарного года.
     На  протоколе,  содержащем  служебную  информацию   ограниченного
распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования"  и
номер экземпляра.
     9.2.2. Подлинники    протоколов    совещаний    передаются     в
соответствующий секретариат для хранения.
     Копии протоколов совещаний оформляются  и  готовятся  к  рассылке
исполнительным    органом    государственной    власти,    структурным
подразделением администрации, ответственным за подготовку материалов к
совещанию.
     В указатель  обязательной  рассылки  копий  протоколов  совещаний
включаются  секретариат  заместителя  председателя  Правительства   (в
соответствии с распределением обязанностей), структурное подразделение
администрации,  уполномоченное  осущетвлять  контроль  за  исполнением
данных служебных документов в соответствии с компетенцией, структурное
подразделение  администрации,  исполнительный  орган   государственной
власти,   отвечающие   за   подготовку   и   организацию    исполнения
соответствующих пунктов протокола.
     На копиях  протоколов  совещаний,  рассылаемых  в  администрации,
указываются  фамилии  и  инициалы   должностных   лиц,   которым   они
направляются. В других случаях в правом верхнем углу  копии  протокола
указывается  наименование   и   при   необходимости   почтовый   адрес
организации. Копии протоколов с указателем рассылки передаются в отдел
служебной корреспонденции и архивной деятельности.
     9.3. Протоколы совещаний, проводимых заместителями  председателя
Правительства, руководителем администрации, оформляются и  выпускаются
соответствующими секретариатами.
     9.4.  Организация подготовки и проведения заседаний совещательных
и    координационных    органов,   создаваемых   при   Губернаторе   и
Правительстве,  возложена  на структурные подразделения администрации,
исполнительные   органы   государственной  власти  (в  соответствии  с
положением   о  совете,  комиссии);  оформление  протоколов  заседаний
осуществляется ответственным секретарем совета (комиссии). (В редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Протокол  заседания  регистрируется  соответствующим  структурным
подразделением администрации, исполнительным  органом  государственной
власти, определенным      в      положении      ответственным       за
организационно-техническое   обеспечение   проведения   заседаний,   с
нумерацией от начала календарного года.

             10. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ,
                               ТЕЛЕГРАММ

     10.1. Служебные   письма   готовятся   работниками    структурных
подразделений,   исполнительных   органов   государственной    власти,
оформляются на бланках.
     Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на  гербовом
бланке Губернатора и Правительства (приложения N 4, 11).
     Служебные письма  за  подписью  вице-губернатора  -  председателя
Правительства оформляются на  гербовом  должностном  бланке,  гербовом
бланке  Правительства  Астраханской  области  (приложения   N 3,   4).
Служебные письма за подписью заместителей  председателя  Правительства
оформляются  на  гербовых  должностных  бланках  (приложение  N 12)  и
бланках соответствующих министерств.
     Служебные   письма   за   подписью   руководителя   администрации
оформляются  на  гербовом  должностном  бланке  (приложение  N 1),  за
подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом  бланке
администрации (приложение N 2).
     Служебные   письма   за   подписью   руководителей    структурных
подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию,  оформляются  на
бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение N 13).
     При  подготовке  письма,  предназначенного  для  коммуникации   в
системе электронного документооборота, используются шаблоны бланков.
     Служебные    письма,    телеграммы   за   подписью   Губернатора,
вице-губернатора   -   председателя   Правительства,   отправляемые  в
федеральные органы государственной власти, обязательно редактируются в
отделе   правовых   актов   управления  документационного  обеспечения
администрации,   визируются   редактором.   (В  редакции Постановлений
Губернатора      Астраханской      области     от 20.12.2011 г. N 492;
от 29.10.2012 г. N 420)
     В левом нижнем углу служебного  письма  (исходящего)  указываются
инициалы,  фамилия,  телефон  исполнителя  (руководителя  структурного
подразделения администрации,  исполнительного  органа  государственной
власти области), например:

     П.Н. Смолко
     22-93-04

     В системе электронного документооборота при  отправке  задания  в
теме указывается: наименование исполнительного органа  государственной
власти, подготовившего документ, номер документа,  дата  документа,  а
при  подготовленном  ответном  документе  добавляется   информация   о
корреспонденте и номере входящего документа, например:

     Минсельхоз N 01-06-097 от 24.01.2011, ответ на Минобр. N 01-41 от
11.01.2011

     10.2. Служебные  письма   за   подписью   Губернатора   готовятся
исполнителем   в   двух    экземплярах,    визируются    руководителем
соответствующего     структурного     подразделения     администрации,
исполнительного органа      государственной      власти       области,
вице-губернатором    -   председателем   Правительства,   заместителем
председателя   Правительства   (в   соответствии   с    распределением
обязанностей).  Если  в содержание письма включены вопросы компетенции
других исполнительных органов государственной власти,  то  исполнитель
обязательно  согласует письмо в соответствующих исполнительных органах
государственной  власти.  Визы  проставляются   на   лицевой   стороне
последнего листа второго экземпляра письма.
     Подготовленный проект служебного  письма  сдается  в  секретариат
руководителя    администрации    для     визирования     руководителем
администрации.
     10.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный
номер в отделе  служебной  корреспонденции  и  архивной  деятельности.
Первый  экземпляр  письма  направляется  адресату,  второй   экземпляр
(копия)  -  в   секретариат   Губернатора.   Секретариат   Губернатора
направляет в представительство Губернатора  Астраханской  области  при
Правительстве  Российской  Федерации  копии  писем,   направленных   в
федеральные органы государственной власти.
     10.4. Ответный  документ  на  входящий  документ  с  грифом  "Для
служебного  пользования"   в   обязательном   порядке   должен   иметь
аналогичное ограничение.
     10.5. Телеграммы составляются в  тех  случаях,  когда  необходима
срочная передача информации адресату.
     Текст  телеграммы  излагается  кратко,  без  переноса   слов,   с
сокращенными обозначениями знаков препинания:
     точка - тчк
     запятая - зпт
     двоеточие - двтч
     кавычки - квч
     Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер),
     - (минус), + (плюс), % (процент) и др.
     Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными  буквами
(шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного  адреса.  Текст
телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.
     В  телеграмме  дается  точный  адрес: индекс, город, улица, номер
дома,  наименование  учреждения,  фамилия,  имя,  отчество получателя.
Телеграмма   визируется   руководителем   структурного   подразделения
администрации,  исполнительного органа государственной власти области,
в   котором  была  составлена  телеграмма,  заместителем  председателя
Правительства   (в   соответствии   с   распределением  обязанностей),
редактором.Если  телеграмма  с одним и тем же текстом адресуется более
чем  в два адреса, то редактор визирует только один экземпляр в первый
адрес.  Ответственность  за  содержание телеграмм, направляемых другим
адресатам,  возлагается  на  исполнителя, подготовившего телеграммы, и
руководителя соответствующего структурного подразделения. (В  редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 г. N 492)
     Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором  -
председателем Правительства, заместителями председателя Правительства,
заверяются печатью "Для телеграмм" в отделе служебной  корреспонденции
и  архивной  деятельности.  Первый  экземпляр  телеграммы  с   бланком
рассылки  передается  в  почтовое  отделение  для   отправки,   второй
экземпляр хранится  в  отделе  служебной  корреспонденции  и  архивной
деятельности с отметкой почтового отделения.

                   11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

     Организация   документооборота   в   администрации    Губернатора
Астраханской  области  осуществляется   с   помощью   единой   системы
электронного документооборота.
     11.1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов.
     Прием и  обработка  поступающей  Губернатору  и  в  Правительство
служебной  корреспонденции  осуществляется  централизованно  в  отделе
служебной корреспонденции и архивной деятельности.
     Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой,  через
почтовые   отделения,   нарочными,   курьерами,    с    использованием
факсимильной, телеграфной связи и электронной почты.
     Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных
органов  государственной  власти  принимаются  в  электронной  форме в
единой системе электронного документооборота. (В              редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     При приеме документов, доставленных  фельдъегерской  службой,  на
реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и  печать  "Для
пакетов".
     При поступлении служебной корреспонденции от нарочных, курьеров в
разносной книге  (реестре)  отправителя  или  на  копии  доставленного
письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ.
     При поступлении по электронной почте  документ  не  удаляется  из
электронной  почты  сотрудника,  получившего  документ,  до  окончания
работы с ним и списания его "в дело".
     11.1.1. При  поступлении  служебной  корреспонденции  проверяется
правильность ее доставки: целостность  конвертов  и  другой  упаковки,
соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты,
кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются.  Подпись  электронных
документов, подписанных ЭП, идентифицируется  сотрудником,  принявшим
документ. (В  редакции  Постановления Губернатора Астраханской области
от 29.10.2012 г. N 420)
     11.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложений к
нему, несоответствия номера на конверте  номеру  вложенного  документа
или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в
двух экземплярах, один экземпляр акта отсылается отправителю.
     11.1.3. Сохраняются  конверты  с  корреспонденцией  по   судебным
вопросам, а также в  тех  случаях,  когда  только  по  конверту  можно
установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов.
Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.
     11.1.4. Ошибочно   доставленная   корреспонденция    возвращается
адресату или пересылается по принадлежности.
     11.1.5. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в
выходные и праздничные дни,  принимается  ответственными  дежурными  и
передается в отдел служебной корреспонденции и  архивной  деятельности
для регистрации. Документы регистрируются как  поступившие  в  рабочий
день, следующий за  соответствующим  выходным  или  праздничным  днем.
Документы, поступившие после 17.00 часов рабочего дня,  передаются  на
регистрацию на следующий  день.  Документы,  поступившие  с  отметками
"срочно", "оперативно", а также телеграммы передаются  на  регистрацию
незамедлительно.
     11.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность.
     11.2.1. При вскрытии почтовых отправлений должны соблюдаться меры
безопасности. Необходимо обращать внимание на следующие подозрительные
детали:
     - отсутствие адреса или фамилии отправителя или неразборчивое  их
написание;
     - смещение центра тяжести письма к одной из его сторон;
     - наличие самодельного конверта;
     - чрезмерная масса письма для его размеров;
     - следы проколов;
     - адрес и название нанесены при помощи наклеенных букв из газет и
журналов;
     - есть ощущение,  что  в  посылке  или  конверте  что-то  мягкое,
похожее на глину или оконную замазку;
     - посылка  или  письмо  кривые  или  слишком  тяжелые  для  своих
размеров;
     - посылка или письмо имеет грязные пятна или  выглядит  так,  как
будто из него что-то сочится;
     - от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля;
     - на посылке  или  письме  просматриваются  очертания  механизма,
состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты.
     11.2.2. Если   в   результате    предварительного    исследования
установлено, что вложения почтовых отправлений содержат  предметы  или
вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для  жизни
и здоровья  людей,  ЗАПРЕЩАЕТСЯ  трогать  подозрительную  посылку  или
конверт. Если же  данная  корреспонденция  взята  в  руки,  необходимо
осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В  обязательном  порядке
эвакуировать  весь  персонал  из  помещения   и   немедленно   вызвать
сотрудника службы безопасности.
     11.2.3. При  получении  корреспонденции,  в  которой   содержится
угроза о взрыве, необходимо положить это письмо в  пластиковый  пакет,
стараясь по возможности трогать его как  можно  меньше,  и  немедленно
вызвать сотрудника службы безопасности.
     11.3. Предварительное рассмотрение документов в отделе  служебной
корреспонденции и архивной деятельности.
     Вся  входящая  корреспонденция  предварительно  сортируется   для
передачи:
     - на рассмотрение Губернатору,  вице-губернатору  -  председателю
Правительства, заместителям председателя  Правительства,  руководителю
администрации в соответствии с распределением обязанностей;
     - в структурные подразделения администрации;
     - в управление по  работе  с  обращениями  граждан  администрации
(обращения граждан).
     Основанием  для  принятия   решения   о   ходе   предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа
соответствующему должностному лицу.
     11.4. Регистрация поступающих документов.
     11.4.1. Поступившие  и   прошедшие   предварительную   сортировку
документы независимо от способа их доставки подлежат регистрации.
     Документы, направляемые      на     рассмотрение     Губернатору,
вице-губернатору -  председателю  Правительства,  его  заместителям  и
руководителю   администрации   регистрируются   в   отделе   служебной
корреспонденции и архивной деятельности, документы, поступившие на имя
руководителей    структурных    подразделений    администрации   -   в
соответствующих  структурных  подразделениях.  По  отдельным  вопросам
документы не регистрируются (приложение N 23).
     11.4.2. Документы   на   иностранных   языках,   поступившие    в
администрацию,  направляются  для  перевода  текстов  в   министерство
международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Датой
регистрации  является  день  поступления  перевода  текста   в   отдел
служебной корреспонденции и архивной деятельности.
     11.4.3. На документе, поступившем на бумажном носителе, в  правом
нижнем углу проставляется регистрационный  штамп.  На  регистрационном
штампе проставляется дата регистрации и входящий номер,  состоящий  из
индекса секретариата и порядкового номера в пределах года.
     11.4.4. Регистрация осуществляется в единой системе  электронного
документооборота. При регистрации документа создается РКК,  в  которую
вносятся следующие сведения:
     - корреспондент;
     - автор;
     - тематика;
     - вид документа;
     - номер документа;
     - дата документа;
     - краткое содержание;
     - исполнитель;
     - способ доставки;
     - подразделение регистрации (соответствующий номер секретариата);
     - количество листов основного документа и приложений.
     С документов, поступивших на бумажных носителях,  изготавливаются
их электронные образы. Электронный образ  документа,  заверенный  ЭП,
присоединяется к электронной РКК с атрибутами документа. (В   редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     Не  создаются  электронные  образы:  документов  для   служебного
пользования, документов, сканирование которых технически невозможно, а
также документов, содержащих персональные данные.
     11.4.5. Поступившие  электронные   документы   регистрируются   с
соблюдением  правил  и   регистрационных   форм,   установленных   для
документов на бумажных носителях. В РКК в строке "примечание" вносятся
сведения о том, что документ является электронным.
     11.4.6. После  регистрации  электронный   образ   документа   или
электронный    документ    включается    в    систему     электронного
документооборота  и  направляется  по   маршруту   в   соответствующий
секретариат на рассмотрение.
     11.5. Порядок рассмотрения документов  руководством  и  доведение
документов до исполнителей.
     11.5.1.   На   поступивший   в   электронной   форме  документ  в
секретариате  готовится проект резолюции (в РКК во вкладке "исполнение
и  контроль"  вводятся контролер, исполнители, отметка о постановке на
контроль  и  плановая  дата исполнения) и направляется руководителю на
согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии
документа  и проектом резолюции. При необходимости корректирует проект
резолюции,   и  после  ее  утверждения  электронная  версия  документа
направляется  по системе электронного документооборота исполнителям. В
резолюции  определяются  ответственный исполнитель и должностные лица,
участвующие  в  работе  с  документами,  дается указание по исполнению
документа и определяется плановый срок исполнения. (В         редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     11.5.2. В случае, если документ поступил  к  руководителю,  минуя
регистрацию   в   отделе   служебной   корреспонденции   и    архивной
деятельности,  и  на  него  наложена  резолюция,   документ   подлежит
обязательной  последующей   регистрации,   включению   в   электронный
документооборот с внесением резолюции в РКК.
     11.5.3. Подлинник документа согласно резолюции передается отделом
служебной  корреспонденции  и  архивной  деятельности   ответственному
исполнителю  с  проставлением  соответствующей  отметки   во   вкладке
"местонахождение" РКК. Соисполнители работают  с  электронной  версией
документа. Соисполнителям, не являющимся  пользователями  электронного
документооборота, направляется копия документа на бумажном носителе.
     11.5.4. Документы  с  грифом  "Для  служебного   пользования"   и
подлежащие  контролю  представляются   в   структурное   подразделение
администрации,   исполнительного   органа   государственной    власти,
уполномоченное  осуществлять   контроль   за   исполнением   служебных
документов, для проведения контроля.
     11.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель, который
указан в резолюции руководителя первым.
     11.5.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившим
документом,  контролирует  качество   и   своевременность   исполнения
поручений и  обеспечивает  подготовку  отчетных  и  при  необходимости
ответных документов.
     11.5.7. Соисполнители при  необходимости  готовят  информацию  об
исполнении документа ответственному исполнителю.
     11.5.8. Ответственный    исполнитель     обобщает     информацию,
поступившую  от  соисполнителей,  готовит  проект   ответа   адресату,
обобщенный отчетный  документ  или  поручает  сделать  это  одному  из
соисполнителей.
     Обобщенный   отчетный   документ   представляется   на    подпись
соответствующему    руководителю    исполнителем    документа,     при
необходимости по согласованию с соисполнителями.
     Обобщенная справка на бумажном носителе  или  копия  документа  -
ответа прикладывается к подлиннику входящего документа для списания  в
дело.
     11.5.9. Документ  считается  исполненным  в  том  случае,   когда
выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы,
направлены  ответы  всем   заинтересованным   адресатам,   представлен
отчетный документ и результаты  выполнения  доложены  соответствующему
руководителю, давшему поручение и подписавшему документ, а также  если
документ снят с контроля.
     11.5.10. При работе с документами  (поручениями),  не  требующими
детальной проработки и  подготовки  отчетного  документа,  исполнитель
указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: "Принято к
руководству", "Принято к сведению", "Дан устный  ответ",  "Включено  в
план работы", "Принял участие" и т.п., и при списании в дело прилагает
к документу распечатку отчета "Состояние исполнения документа".
     11.5.11. На исполненном документе на нижнем  поле  первого  листа
или   приложенной   к   нему   справки   (информации)   руководителем,
осуществляющим    контроль    (Губернатором,    вице-губернатором    -
председателем   Правительства,   его   заместителями  и  руководителем
администрации,  начальником управления  документационного  обеспечения
администрации),  проставляется  отметка  "В  дело",  дата  и  подпись.
Работником  соответствующего   секретариата   к   отметке   "В   дело"
проставляется  номер  дела  по номенклатуре и отметка о положительном,
отрицательном или ином результате решения вопроса.  Отметка  "В  дело"
свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
     11.5.12. Для  списания  в   дело   электронного   документа   его
необходимо   распечатать,   поставить   реквизиты,   заверить    копию
электронного  документа,  приложить   отчетные   документы   (или   их
заверенные копии) с отметкой о снятии  с  контроля,  ответы  адресатам
(заявителям) и списать по правилам настоящей Инструкции, установленным
в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
     11.5.13. Сведения о завершении работы над документом  фиксируются
отделом  служебной   корреспонденции   и   архивной   деятельности   в
электронной РКК при условии корректного заполнения всеми исполнителями
соответствующих отчетов в электронной РКК  во  вкладке  "Исполнение  и
контроль",  проставления  фактических  дат  исполнения  с  приложением
электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций).
При несоблюдении этих условий документ возвращается в  соответствующий
секретариат.
     Сведения об окончании работы над служебной  корреспонденцией,  не
поставленной на контроль, вносятся секретариатом,  завершающим  работу
над документом (приложение N 24).
     11.5.14. Управление документационного  обеспечения  администрации
не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на
исполнении, с учетными данными, составляет сводку о соблюдении  сроков
исполнения служебной  корреспонденции  и  направляет  ее  руководителю
администрации,   вице-губернатору   -   председателю    Правительства,
заместителям председателя Правительства.
     11.6. Организация работы с исходящими документами.
     11.6.1. Организация работы  с  исходящими  документами  включает:
составление проекта документа, согласование, подписание,  регистрацию,
отправку.
     11.6.2. Ответственность  за  составление  и  оформление   проекта
документа  в   соответствии   с   правилами,   установленными   данной
инструкцией,   а    также    согласование    проекта    документа    с
заинтересованными  органами  государственной  власти  и   должностными
лицами возлагается на исполнителя документа.
     11.6.3. Регистрация осуществляется:
     - исходящих   документов    Губернатора,    вице-губернатора    -
председателя Правительства, заместителей  председателя  Правительства,
руководителя администрации -  в  отделе  служебной  корреспонденции  и
архивной деятельности;
     - документов   структурных    подразделений    администрации    -
специалистами, отвечающими за делопроизводство в подразделениях.
     11.6.4. Регистрация   осуществляется   в   системе   электронного
документооборота путем создания электронной РКК, в  которую  вносятся:
адресат, краткое  содержание  документа,  фамилия  лица,  подписавшего
документ,  и  исполнителя,  дата  регистрации,  регистрационный  номер
(устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет  помещена
копия,  и  другие  необходимые  данные.  Первый  экземпляр   документа
сканируется и прикрепляется к электронной РКК  для  включения  в  базу
данных единого документооборота.
     11.6.5. Регистрационный номер  исходящего  документа  состоит  из
индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера
в пределах года. Регистрационный номер документа и дата  проставляются
на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии.
     11.6.6. При  регистрации  ответного  документа  электронная   РКК
исходящего документа связывается с электронной РКК входящего документа
- запроса.
     11.6.7. Переписка между исполнительными органами  государственной
власти,  структурными  подразделениями  администрации,  включенными  в
единую  систему  электронного   документооборота,   осуществляется   в
электронном  виде  с   использованием   ЭП   (согласно   методическим
разработкам по работе с электронными документами). (В         редакции
Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 г. N 420)
     11.6.8. Документу,    направляемому    в    несколько    адресов,
присваивается один регистрационный номер.
     11.6.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия
зарегистрированного и переданного на отправку документа,  имеющая  все
необходимые визы и приложения, хранится в деле  согласно  номенклатуре
дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного  и  того
же  содержания  допускается   передавать   на   рассылку   необходимое
количество его копий.
     11.6.10. Служебные  документы,  в  формуляр  которых  не   входит
указание адресата, других  элементов,  необходимых  для  их  рассылки,
принимаются  на  отправку   только   с   сопроводительными   письмами.
Документы,  предназначенные  для  отправки   за   пределы   Российской
Федерации (кроме государств СНГ), должны быть переданы на  отправку  с
указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.
     11.6.11. Отдел служебной корреспонденции и архивной  деятельности
осуществляет   проверку   правильности   оформления   документа,   его
комплектности и соответствия количества экземпляров  документа  списку
рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
     11.6.12. Отдел служебной корреспонденции и архивной  деятельности
производит  сортировку  документов  по   способу   отправки   адресату
(фельдсвязью,  через   почтовое   отделение   простой   или   заказной
корреспонденцией, электронной почтой).
     11.6.13. Структурные подразделения  администрации  самостоятельно
обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную  для  отправки
по почте (производят упаковку в конверты и адресование),  и  сдают  на
отправку в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности под
роспись в учетном журнале.
     11.6.14. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на
следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в  первую
очередь.
     11.6.15. Исходящие     документы,    подписанные    Губернатором,
вице-губернатором - председателем Правительства, направляемые в органы
государственной     власти     Российской    Федерации,    федеральные
исполнительные органы  государственной  власти  и  их  территориальные
подразделения,  отправляются фельдсвязью.  Необходимость использования
фельдсвязи в других случаях определяется руководителем  администрации,
начальником управления документационного обеспечения администрации.
     11.6.16. Передача   корреспонденции   на    бумажных    носителях
исполнительным   органам   государственной   власти   и    структурным
подразделениям  администрации  производится  через  адресные   ячейки,
находящиеся   в   отделе   служебной   корреспонденции   и    архивной
деятельности, под роспись  в  учетных  журналах.  Выемка  производится
ежедневно. О наличии срочных документов сообщается  в  соответствующий
исполнительный   орган   государственной    власти    и    структурное
подразделение администрации.
     11.6.17. Обработка  документов  для  отправки   почтовой   связью
осуществляется   отделом   служебной   корреспонденции   и    архивной
деятельности в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными постановлением  Правительства  Российской  Федерации  от
15.04.2005 N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной
связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи,
утвержденными постановлением  Правительства  Российской  Федерации  от
15.04.2005 N 222.
     11.6.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию  составляются  с
использованием единой системы электронного документооборота.  Названия
организаций, адреса берутся из справочников.
     11.6.19. Работа со служебной корреспонденцией с  помощью  средств
электронной почты осуществляется только с официального почтового ящика
(адреса электронной почты) сотрудника администрации.

               12. Порядок работы с обращениями граждан

     12.1. Рассмотрение    обращений    граждан    осуществляется    в
соответствии с Федеральным законом от  02.05.2006  N 59-ФЗ  "О порядке