Постановление Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 № 77

ПоСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

17.08.2015 N 77

Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области

(В редакции Постановления Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44; от 24.07.2017 № 59;

от 25.08.2017 № 69; от 15.12.2017 № 95)

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов и совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Астраханской области от 10.04.2012 № 18/2012-ОЗ «О нормотворческой деятельности, нормативных правовых актах и иных правовых актах органов государственной власти Астраханской области», постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259«О Регламенте Губернатора Астраханской области» и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П «О Регламенте Правительства Астраханской области»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области.

2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Астраханской области привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим постановлением.

3. Признать утратившими силу:

- постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100 «Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области»;

- пункт 2 постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 № 200 «О внесении изменений в постановления Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 и от 24.03.2011 № 100»;

- постановление Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 № 492«О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100»;

- пункт 2 постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 № 420 «О внесении изменений в отдельные постановления Губернатора Астраханской области»;

- постановление Губернатора Астраханской области от 02.04.2013 № 23 «О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100»;

- постановление Губернатора Астраханской области от 30.10.2013 № 90 «О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100»;

- постановление Губернатора Астраханской области от 27.12.2013 № 105 «О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100»;

- постановление Губернатора Астраханской области от 30.10.2014 № 100 «О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100».

4. Агентству связи и массовых коммуникаций Астраханской области (Зайцева М.А.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

5. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением абзаца пятого пункта 5.8 раздела 5 и абзаца третьего подпункта 9.3.5 пункта 9.3 раздела 9 Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной постановлением, вступающих в силу с 01.09.2015.

Губернатор Астраханской области

А.А. Жилкин

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Губернатора

Астраханской области

от 17.08.2015 № 77

Инструкция по делопроизводству в администрации

Губернатора Астраханской области

(В редакции Постановления Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44; от 24.07.2017 № 59;

от 25.08.2017 № 69; от 15.12.2017 № 95)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее – администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее – Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее – Правительство).

Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Регламентом Губернатора Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 (далее – Регламент Губернатора), Регламентом Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П (далее – Регламент Правительства).

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации (далее – СЭД), обеспечивает выполнение требований Инструкции.

1.3. Требования и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, в администрации (далее – работники).

Работники несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются отдельными правовыми актами администрации.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на хранение в архив управления документационного обеспечения администрации.

1.7. Передача сведений об изданных (принятых) постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора.

1.8. При служебной необходимости передача копий документов государственным органам, органам местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области (далее – органы местного самоуправления), юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации.

1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.

1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее – исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы своему непосредственному руководителю или другому работнику структурного подразделения администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации.

При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту приема-передачи, администратору СЭД сдается ключевой носитель с электронной подписью, а также администратором СЭД производится блокировка учетной записи.

1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения администрации обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения о дисциплинарном взыскании представляются руководителю администрации.

В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование.

Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности.

Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и исполнения поручения по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области.

1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации.

1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, должностной регламент (инструкция) которого предусматривает данные функции.

1.16. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

«автор документа» – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

«бланк документа» – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора служебного документа;

«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

«выписка из документа» – копия части документа, заверенная в установленном порядке;

«дело» – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности администрации, помещенных в отдельную обложку;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в администрации;

«документ» – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

«заверенная копия документа» – копия документа, на которой в соответствии с настоящей Инструкцией проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую силу;

«контрольный документ» – документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;

«копия документа» – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации, с указанием сроков их хранения;

«обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц)» – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц) в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;

«объем документооборота» – количество поступивших и созданных за определенный период документов;

«отчетный документ» – представленный исполнителем документ об исполнении контрольного документа (поручения), на основании которого с учетом результатов исполнения принимается решение о снятии его с контроля или продлении работы по нему;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

«реквизит документа» – элемент оформления документа;

«служебный документ» – документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации, за исключением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

«служебное письмо» – служебный документ, созданный для обмена информацией и оперативного управления процессами служебной деятельности;

«формирование дела» – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

«экспертиза ценности документов» – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;

«электронное дело» – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел;

«электронный документ» – документ, информация которого представлена в электронной форме;

«электронный документооборот» – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

«электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме;

«электронная подпись» (ЭП) – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

3. Документация в администрации

3.1. Деятельность Губернатора и Правительства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора. Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства.

3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора, Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм.

Распоряжениями оформляются решения Губернатора, Правительства, содержащие обязательное предписание для указанных в нем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам.

3.3. Администрация в соответствии с возложенными полномочиями принимает распоряжения администрации.

Руководитель администрации издает приказы по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности администрации (далее – приказы), а также подписывает распоряжения администрации.

4. Общие требования к составлению и оформлению документов

4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.

Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Подготовка, внесение, рассмотрение и издание (принятие) постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется в соответствии с регламентами Губернатора, Правительства.

При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта TimesNewRoman с размером основного кегля 14 (12 – для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.

4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения № 1-12).

4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.4. Вид документа.

Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (например: постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция).

Наименование вида документа (например: акт, протокол, положение, договор, устав) печатается прописными буквами.

4.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные (принятые) двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату.

Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: дату 7 февраля 2015 года следует оформлять 07.02.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2015 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).

4.6. Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

4.7. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос «О чем?». Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также ответных письмах, извещениях, телефонограммах, телеграммах.

4.8. Текст документа.

4.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части – выводы, предложения, решения или просьбы.

В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

4.8.2. Доклады, справки, обзоры, отчеты и другие документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания.

4.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

4.8.4. Особенностями языка служебного документа являются:

замена сложных предложений простыми;

использование прямого порядка слов в предложении;

употребление в правовых актах глаголов неопределенной формы, например: «утвердить», «назначить», «обязать», «рекомендовать», «отменить», «выделить» и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных (принятых) документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование органа, принявшего документ (автора документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (краткое содержание).

4.8.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ).

В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лица единственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов государственной власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») , если письмо оформляется на бланке должностного лица; (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

- от третьего лица единственного числа («Правительство Астраханской области не возражает», «управление считает возможным»).

4.9. Адресование документа.

4.9.1. В качестве адресата могут быть государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство социального развития и труда Астраханской области

4.9.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

Заместителю

председателя Правительства

Астраханской области –

министру строительства и жилищно-коммунального хозяйства Астраханской области

В.И. Корнильеву

4.9.3. Если документ отправляют в несколько государственных органов, органов местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного государственного органа, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области

4.9.4. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес, за исключением документов, направляемых в федеральные органы государственной власти. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

4.9.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

 «Всероссийский

научно-исследовательский

 институт документоведения

и архивного дела»

ул. Профсоюзная, д. 12,

Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например:

Петрову И.А.

ул. С. Здоровцева, д. 117, кв. 15, г. Астрахань, 414040

4.10. Приложения к документам.

Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если в документе приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию

на 4 л. в 2 экз.

При наличии приложений в правовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования правового акта, принявшего органа, его даты и регистрационного номера.

При наличии нескольких приложений к правовому акту на них проставляется порядковый номер, например:

Приложение № 1

к постановлению

Губернатора

Астраханской области

от 05.02.2015№ 5

Приложение № 2

к постановлению

Губернатора

Астраханской области

от 05.02.2015№ 5

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если приложение направляется на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах), то отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом:

Приложение: проект заявки на диске в 2 экз.

4.11. Согласование документа.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия законодательству и правовым актам Российской Федерации и Астраханской области. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства согласовываются в порядке, установленном соответственно Регламентом Губернатора, Регламентом Правительства.

Согласование проекта правового акта оформляется в виде визы.

4.11.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например:

Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр культуры и туризма Астраханской области

(личная подпись)

Г.А. Зотеева

05.02.2015

Электронный документ согласовывается ЭП.

4.11.2. Визы на бумажной версии проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации, договоров (соглашений) проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта, каждого приложения к нему и на карточке согласования (приложения № 17 - 21, 26).

Служебные письма и другие отправляемые документы, каждое приложение к ним (при наличии) визируются на экземплярах, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа.

Допускается полистное визирование

4.11.3. Внешнее согласование.

Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами), полное наименование должности и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Вице-губернатор – председатель

Правительства Астраханской области

(личная подпись) Р.Д. Султанов

05.02.2015

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется с указанием реквизитов документа, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии министерства

культуры и туризма

Астраханской области

от 05.02.2015№ 7

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо агентства по делам

архивов Астраханской области

от 05.02.2015№ 34

4.11.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листе согласования, на документе делается запись: «Лист согласования прилагается».

4.12. Подписание документа.

Подпись – обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства подписывает Губернатор в соответствии с Регламентом Губернатора, Регламентом Правительства.

4.12.1. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие – вице-губернатор – председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности вице-губернатора – председателя Правительства.

Члены Правительства подписывают документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти, организации в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93.

4.12.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера, письма могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

4.12.3. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель агентства по делам архивов Астраханской области

(личная подпись)

В.А. Соловьев

или

Руководитель агентства

(личная подпись)

В.А. Соловьев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами)

Управляющий делами	(личная подпись)	А.Я. Жабин
Начальник финансового отдела	(личная подпись)	Е.В. Шепелева

4.12.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин

Председатель Думы Астраханской области (личная подпись) И.А. Мартынов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	(личная подпись)	Н.П. Веселов
Члены комиссии:	(личная подпись)	К.Н. Артемьев
	(личная подпись)	С.М. Куликов
	(личная подпись)	С.Н. Матвеев

4.12.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.13. Утверждение документа.

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, должностных лиц.

4.13.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием (принятием) соответствующего правового акта (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

4.13.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

4.13.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДАЮ» печатаются прописными буквами:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор

Астраханской области

(личная подпись) А.А. Жилкин

05.02.2015

4.13.4. Если документ утверждается правовым актом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДЕН» (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования вида правового акта в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Губернатора

Астраханской области

от 05.02.2015№ 7

4.14. Резолюция.

4.14.1. Резолюция – это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями структурных подразделений администрации и исполнительных органов государственной власти и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Шантимирову К.З.

Прошу подготовить проект

постановления к 10.02.2015.

(личная подпись) А.А. Жилкин

05.02.2015

4.14.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа (на бумажном носителе), на свободном месте между адресатом и текстом документа, или на специальных карточках-поручениях, а в СЭД – в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК).

В отдельных документах, имеющих несколько поручений, резолюция должна содержать поручения по исполнению документа (по конкретному пункту) персонально каждому исполнителю в соответствии с его компетенцией с установлением сроков исполнения.

5. Особенности подготовки и выпуска нормативных правовых и иных правовых актов Губернатора и Правительства

5.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора осуществляется внесшими их членами Правительства, исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации; проектов постановлений и распоряжений Правительства – членами Правительства, исполнительными органами государственной власти (далее соответственно – проекты, исполнители) в соответствии со статьями 12, 13 Закона Астраханской области от 10.04.2012 № 18/2012-ОЗ «О нормотворческой деятельности, нормативных правовых актах и иных правовых актах органов государственной власти Астраханской области» (далее – Закон о нормотворческой деятельности)  и требованиями настоящей Инструкции.

5.2. Проекты особой сложности, в том числе утверждающие положение об исполнительном органе государственной власти, иные положения (порядки), подготавливаются руководителем юридической службы (юристом) исполнительного органа государственной власти.

5.3. Ответственность за качество подготовки проектов, их соответствие законодательству Российской Федерации и Астраханской области несут исполнители.

Ответственность за соответствие проекта Регламенту Губернатора, Регламенту Правительства, настоящей Инструкции несут руководители секретариатов вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, полномочного представителя Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований – министра Астраханской области, руководителя администрации, курирующих соответствующие структурные подразделения администрации, исполнительные органы государственной власти.

5.4. Исполнитель при подготовке проекта определяет:

- необходимость и приоритетность правового регулирования соответствующих общественных отношений, цель издания (принятия) проекта, сферу его действия;

- возможные последствия издания (принятия) проекта (финансово-экономические, социальные, правовые);

- возможность правового регулирования общественных отношений посредством издания (принятия) правового акта;

- соответствие содержания проекта Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, правовым актам Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Уставу Астраханской области, законам Астраханской области, правовым актам Губернатора и Правительства (далее – правовой акт);

- предмет регулирования и его соответствие предмету ведения субъекта Российской Федерации или совместного ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации;

- законодательство и практику его применения, относящиеся к предмету регулирования проекта;

- соблюдение основных прав и свобод человека и гражданина;

- компетенцию органа, издающего или принимающего правовой акт;

- достаточность для нормативного правового регулирования правоотношений, устанавливаемых им. При анализе конкретных правовых норм и возникновении расхождения между нормативными правовыми актами, регулирующими одни и те же правоотношения (коллизия правовых актов), следует учитывать, что при наличии общей и специальной нормы права применяется специальная норма, при наличии двух нормативных правовых актов одинаковой юридической силы применяется акт, изданный (принятый) позднее;

- механизм реализации его положений;

- необходимость и достаточность средств бюджета Астраханской области для реализации его положений;

- соответствие оформления проекта юридико-техническому оформлению, приведенному в разделах 5, 6 настоящей Инструкции;

- правовые акты, подлежащие изменению или признанию утратившими силу, необходимость разработки новых правовых актов, в том числе подготовки соответствующих проектов.

При подготовке проектов, вносящих изменения в правовой акт, исполнитель осуществляет анализ основного правового акта на соответствие законодательству Российской Федерации и законодательству Астраханской области.

5.5. Проекты представляются исполнителями на согласование с приложением всех документов, в соответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены, в том числе правовых актов, изданных (принятых) Губернатором или Правительством, не включенных в информационно-правовые базы данных и затрагивающих положения основного правового акта, в который вносятся изменения или где признаются утратившими силу отдельные его положения.

При представлении проектов, утверждающих или вносящих изменения в состав совещательных или координационных органов соответственно при Губернаторе или Правительстве, прилагаются письма государственных органов, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц, подтверждающие возможность их участия в составе указанных совещательных или координационных органов, полученные не позднее чем за три месяца до дня направления проекта на правовую экспертизу в государственно-правовое управление администрации, либо возможность их участия подтверждается согласованием на карточке согласования к проекту.

Кроме того, при внесении изменений в составы совещательных или координационных органов исполнителем актуализируется информация обо всех членах совещательного или координационного органа, в том числе не затронутых проектом.

5.6. Внесение, рассмотрение и издание (принятие) распоряжений и постановлений Губернатора осуществляется в соответствии с Регламентом Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства – с Регламентом Правительства.

5.7. Выпуск постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства.

5.7.1. Зарегистрированные постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, выписки из них в электронной форме направляются управлением документационного обеспечения администрации адресатам согласно указателю рассылки, включая обязательную (приложение № 25), составленному и подписанному исполнителем, в срок не позднее трех рабочих дней со дня их подписания, а срочные – в течение одного рабочего дня со дня их подписания.

5.7.2. Бумажные версии зарегистрированных распоряжений Губернатора, Правительства по кадровым вопросам (за исключением награждения, назначения и освобождения от замещаемой должности, присвоения классных чинов) направляются управлением документационного обеспечения администрации адресатам согласно указателю рассылки, исключая обязательную, составленному и подписанному исполнителем, в сроки, указанные в подпункте 5.7.1 настоящего пункта.

Бумажные версии изданных (принятых) постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства удостоверяются печатью управления документационного обеспечения администрации и рассылаются адресатам только при наличии соответствующей отметки в карточке согласования.

5.8. Постановления Губернатора, Правительства, а также распоряжения Губернатора, Правительства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, а также если их официальное опубликование предусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области, содержащие пункт об официальном опубликовании, направляются управлением документационного обеспечения администрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня их подписания в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для обнародования путем официального опубликования. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

Постановления Губернатора, Правительства направляются управлением документационного обеспечения администрации:

- не позднее семидневного срока после дня их первого официального опубликования в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области для включения их в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и проведения правовой и антикоррупционной экспертиз; (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

- не позднее семи рабочих дней со дня подписания постановлений Губернатора, Правительства, изданных (принятых) по вопросам, указанным в части 2 статьи 3 Федерального закона от 17.07.2009 № 172-ФЗ «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов», в прокуратуру Астраханской области для проведения антикоррупционной экспертизы.

Управление документационного обеспечения администрации обеспечивает размещение (опубликование) постановлений Губернатора, Правительства на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) в установленные законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области сроки.

Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, изменяющие ранее изданные (принятые) постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, направляются тем исполнительным органам государственной власти и организациям, которым рассылались ранее изданные (принятые) документы согласно указателю рассылки (включая обязательную), составленному и подписанному исполнителем.

Дополнительная рассылка постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется по заявке исполнителя, по поручению руководителя администрации, начальника управления документационного обеспечения администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства производится по поручению руководителя администрации, начальника управления документационного обеспечения администрации.

5.9. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства остаются в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации для формирования в дела, хранятся один год и сдаются в архив управления документационного обеспечения администрации.

5.10. Данные о зарегистрированных постановлениях, распоряжениях Губернатора, Правительства, в том числе их текст, вносятся в СЭД.

6. Юридико-техническое оформление проектов

6.1. Проекты оформляются в виде правового акта, вводящего новое правовое регулирование, правового акта о внесении изменений в правовой акт (правовые акты), о признании утратившим(-ми) силу (отмене) правового акта (правовых актов), а также о приостановлении действия правового акта или об официальном его толковании.

6.2. Проекты печатаются на бланках установленной формы (приложения № 7-10), в них употребляются официальные наименования исполнительных органов государственной власти и иных организаций.

6.3. Наименование проекта оформляется в соответствии с пунктом 4.7, раздела 4 настоящей Инструкции.  (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

6.4. Текст проекта может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную).

Преамбула определяет основание издания (принятия) проекта, его цели и задачи, не должна содержать нормы, структурные единицы, предмет регулирования. Употребление в преамбуле сокращений, формулировки «с действующим законодательством» не допускается.

Преамбула постановлений Губернатора завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ:», постановлений Правительства – словами «Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:», которые печатаются с новой строки от левой границы текстового поля. Слова «ПОСТАНОВЛЯЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ» печатаются прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

При наличии в тексте проекта поручений (рекомендаций) государственному органу, органу местного самоуправления, иным органам и организациям, должностным лицам указание на фамилию и инициалы руководителя, должностного лица не требуется. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

Включение примечаний в постановляющей (распорядительной) части проекта или к его структурным единицам не допускается (за исключением табличных материалов).  (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

6.5. При изложении правовых норм в тексте проекта следует избегать чрезмерно обобщенных или детализированных формулировок, множественности правовых норм по одному и тому же вопросу.

Не допускается включение в текст проекта правовых норм нормативных правовых или иных правовых актов. Исключения составляют случаи, когда правовые акты, либо включаемые в текст проекта правовые нормы, признаются утратившими силу данным проектом.

В проекты временного действия не включаются предписания, действие которых не ограничено сроком действия проекта.

6.6. Текст проекта подлежит обязательному структурированию. Структурные единицы проекта излагаются без преамбулы.

Текст постановления, распоряжения делится на пункты, если содержит два и более обязательных предписания по определенным вопросам. Каждый пункт печатается с абзацного отступа.

Пункт является структурной единицей проекта, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, не имеет наименования.

Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами, содержащими номер пункта и подпункта, и абзацы, которые могут при необходимости обозначаться дефисом. Обозначение абзацев буквами не допускается.

Подпункты пункта могут делиться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами, содержащими номер пункта, подпункта и подпункта, и абзацы.

Употребление в обозначении пунктов и подпунктов скобок не допускается.

6.7. Ссылки в тексте проекта на статьи нормативных правовых или иных правовых актов применяются во избежание повторений и для взаимосвязи правовых норм.

6.7.1. Ссылки делаются на основные нормативные правовые или иные правовые акты высшей или равной юридической силы. Не допускается указание в ссылках на редакции нормативных правовых и иных правовых актов, а также на:

- нормативные правовые или иные правовые акты, утратившие силу;

- нормативные правовые или иные правовые акты, внесшие изменения в основной нормативный правовой или иной правовой акт;

- нормативные правовые или правовые акты низшей юридической силы или их структурные единицы.

При необходимости ссылки на другой нормативный правовой или иной правовой акт в проекте указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид нормативного правового или иного правового акта, наименование органа, принявшего акт, дата, номер, заголовок (при его наличии). Дата оформляется в соответствии с пунктом 4.5 раздела 4 настоящей Инструкции.

Указание на заголовок не требуется, если ссылка делается на приложение (положение, порядок и т.п.), наименование которого совпадает с заголовком нормативного правового или иного правового акта, к которому оно прилагается (утверждается), например:

В соответствии с государственной программой Российской Федерации «Развитие рыбохозяйственного комплекса», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 № 314.

(Абзацы шестой, седьмой подпункта 6.7.1 пункта 6.7 дополнены - Постановление Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

При необходимости ссылки на Конституцию Российской Федерации, кодексы Российской Федерации или Устав Астраханской области указывается исключительно их наименование.

6.7.2. При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный правовой или иной правовой акт применяется сокращение, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от … № … «…» (далее – постановление Правительства)

Употребление идентичных сокращений к разным нормативным правовым или иным правовым актам в тексте недопустимо. В данной ситуации возможно использование следующей формы:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от … № … «…» (далее – постановление Правительства от … № …)

6.7.3. При необходимости ссылки на структурную единицу нормативного правового или иного правового акта указывается данная структурная единица, начиная с наименьшей. Ссылки на статьи, части, пункты, подпункты обозначаются цифрами, абзацы – словами, например:

В соответствии с абзацем вторым пункта 1 постановления Правительства Астраханской области от _ № ___ «…»

При необходимости ссылки на абзац первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица текста, содержащая данный абзац.

6.8. Проект может утверждать порядки, положения, инструкции, правила, программы (разработка государственных программ Астраханской области осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Астраханской области от 24.03.2014 № 80-П «О Порядке разработки, реализации и оценки эффективности государственных программ на территории Астраханской области»), концепции, стратегии и т.п. (далее – порядок). При этом в тексте проекта указывается, что порядок является прилагаемым, например:

1. Утвердить прилагаемый Порядок предоставления социальных услуг в Астраханской области.

6.8.1. Наименование порядка в случае его принятия в связи с требованиями законодательства Российской Федерации и Астраханской области должно соответствовать наименованию, определенному данным законодательством.

Наименование порядка располагается по центру страницы и должно быть указано в полном соответствии с наименованием, указанным в постановляющей (распорядительной) части проекта, без применения его сокращений, содержащихся по тексту проекта (при наличии).

6.8.2. Порядок содержит разделы, за исключением порядков, состоящих из нескольких пунктов.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и наименование, которое печатается по центру страницы, начиная с заглавной буквы.

Разделы подразделяются на пункты, включающие в себя номер раздела и номер пункта. В целях структурирования разделов они могут подразделяться на подразделы, которые имеют наименование и номер, включающий в себя номер раздела и подраздела; подразделы делятся на пункты, номер которых состоит из номера раздела, подраздела и пункта. Пункты могут делиться на подпункты и (или) абзацы. Подпункты могут делиться на абзацы. Подразделы также могут делиться на подразделы. Подраздел подраздела также имеет наименование. Примером может служить настоящая Инструкция.

6.8.3. В первом пункте текста порядка указывается полное наименование порядка и его сокращение «(далее – Порядок)», размещаются правовые нормы общего характера, устанавливающие принципы правового регулирования и содержащие правила, которые должны учитываться при формулировании последующих правовых норм, указывается предмет регулирования. Правовые нормы располагаются согласно последовательности осуществления действий.

6.8.4. Терминология проекта должна быть единообразной.

В случае использования терминов даются их определения, которые указываются в начале текста порядка.

6.8.5. Ссылки в тексте порядков оформляются в соответствии с пунктом 6.7 настоящего раздела.

Примеры обозначения ссылок на структурные единицы самого порядка:

в пункте 2 настоящего Порядка;

или

в абзаце втором настоящего пункта (при ссылке на структурную единицу в пределах пункта);

или

в пункте 1 настоящего раздела (при ссылке на структурную единицу в пределах раздела).

При необходимости ссылки в тексте порядка на другой порядок, утвержденный тем же правовым актом, используется формулировка:

в соответствии с пунктом 2 Порядка (полное наименование), утвержденного настоящим постановлением.

6.9. Проект может утверждать состав координационного (совещательного) органа (рабочей группы, комиссии, штаба, совета) (далее – коллегиальный орган). Состав состоит из фамилий, инициалов и должностей, входящих в него членов коллегиального органа.

В составе определяются, как правило, председатель, заместители председателя и секретарь, затем указываются в алфавитном порядке остальные его члены.

В случае если в состав коллегиального органа входят лица, не являющиеся членами Правительства, работниками исполнительных органов государственной власти Астраханской области, подведомственных им организаций Астраханской области, иных организаций, созданных Правительством, Общественной палаты Астраханской области, то после наименования их должности указываются слова «(по согласованию)», например:

Кармазин А.П.

-

руководитель Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Ростовской, Волгоградской и Астраханской областям и Республике Калмыкия (по согласованию)

Проектом могут создаваться коллегиальные органы для выполнения определенных поручений. При этом проектом определяется срок исполнения поручений, по истечении которого коллегиальный орган считается недействующим. Правовой акт, который создавал коллегиальный орган для выполнения срочных поручений, утрачивает силу в связи с истечением срока его действия и не требует признания утратившим силу.

6.10. Проект может иметь приложения, содержащие таблицы, формы документов, схемы, положения, порядки, инструкции и т.п.

Приложения к проектам печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются в соответствии с пунктом 4.10 раздела 4 настоящей Инструкции. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

Порядки, утверждаемые проектом или прилагаемые к нему, могут иметь свои приложения, которые оформляются аналогично и имеют нумерацию в продолжение нумерации порядка. Приложения к проекту имеют свою сквозную нумерацию.

Нумерация приложений осуществляется по мере указания на них в тексте проекта.

Наименование приложения должно соответствовать его наименованию в тексте проекта, при этом наименование приложения в тексте проекта указывается без сокращений, принятых по тексту проекта.

Сокращения, употребляемые в порядке, применяются в приложениях к нему, за исключением приложений, устанавливающих формы документов, а в государственных программах Астраханской области также за исключением прилагаемых к ней порядков.

6.11. В проекте, подлежащем официальному опубликованию, обязательно указание о необходимости официального опубликования. Пункт об официальном опубликовании является предпоследним пунктом (за исключением распоряжений, в которых не указывается порядок вступления в силу), например:

4. Агентству связи и массовых коммуникаций Астраханской области опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

6.12. Правовой акт вступает в силу в порядке, установленном Законом о нормотворческой деятельности.

Пункт о вступлении в силу является последним пунктом проекта и оформляется следующим образом:

5. Постановление вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования.

или