Постановление Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 № 77

16.6. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 по заказам управления документационного обеспечения администрации.

16.7. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм) на основе продольного и углового расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое – 20 (35)

правое – 10

верхнее – 20

нижнее – 20

16.8. Гербовые бланки в администрации подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале) в управлении документационного обеспечения администрации, секретариатах Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, секретариатах заместителей председателя Правительства, руководителя администрации.

16.9. Гербовые бланки хранятся в сейфах.

16.10. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление документационного обеспечения администрации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказом руководителя администрации.

16.11. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале.

16.12. Бланки (негербовые) структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи.

16.13. Изготовление бланков структурных подразделений администрации осуществляется по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации.

16.14. Руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.

16.15. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати.

Гербовая печать «Губернатор Астраханской области» ставится на наиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 14).

Гербовая печать «Правительство Астраханской области» ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы). Гербовой печатью Правительства заверяются подписи Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства в соответствии с приложением № 15.

Гербовая печать «Администрация Губернатора Астраханской области» ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельности администрации, для удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 16).

16.16. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

16.17. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации проставляется круглая (негербовая) печать «Управление документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области».

Удостоверение соответствия копий постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, иных документов, включенных в документооборот администрации (кроме документов отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, указанных в абзаце пятом настоящего пункта), подлинникам осуществляется путем проставления круглой (негербовой) печати «Управление документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области» на подписи начальника управления документационного обеспечения администрации.

При служебной необходимости удостоверение соответствия копий постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, иных документов, включенных в документооборот администрации, подлинникам осуществляется путем проставления гербовой печати «Администрация Губернатора Астраханской области» на подписи руководителя администрации либо заместителей руководителя администрации, либо начальника управления документационного обеспечения администрации (кроме документов отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, указанных в абзаце пятом настоящего пункта).

На копиях постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства, других документов, выданных архивом управления документационного обеспечения администрации, проставляется круглая (негербовая) печать «Архив управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области».

На документах, справках по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации.

При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать «Для пакетов», на телеграммах – печать (негербовая) «Для телеграмм».

16.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном, на свободном от текста месте, при этом не захватывается личная подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

16.19. Изготовление гербовых и других печатей, штампов производится управлением делами Губернатора Астраханской области на основании заказа после согласования образцов печатей с руководителем администрации.

16.20. Изготовленные печати и штампы должны учитываться в специальном журнале в управлении документационного обеспечения администрации, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

16.21. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых печатей осуществляет руководитель администрации, негербовых печатей и штампов – начальник управления документационного обеспечения администрации.

17. Копировально-множительные работы

17.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительных работ управления документационного обеспечения администрации.

17.2. На копирование сдаются только служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение № 33), заполненном заказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители структурных подразделений, в том числе их заместители, включая руководителей отделов в составе управлений администрации. Разрешение на исполнение заказа дает начальник управления документационного обеспечения администрации или его заместитель.

17.3. Тиражирование гербовых бланков не разрешается.

17.4. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства производится только по заказам, подписанным руководителем администрации или начальником управления документационного обеспечения администрации.

17.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры).

17.6. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

17.7. В секторе копировально-множительных работ управления документационного обеспечения администрации ведется учет выполненных работ на основании заказов, которые хранятся в течение одного года.

18. Составление номенклатуры дел, формирование дел, последующее хранение и использование документов

18.1. Номенклатура дел в администрации ежегодно составляется управлением документационного обеспечения администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации.

18.2. Номенклатура дел утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года после ее согласования управлением документационного обеспечения администрации с агентством по делам архивов Астраханской области.

18.3. Экспертиза ценности документов, отбор дел для хранения и уничтожения в администрации осуществляются постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой приказом руководителя администрации.

18.4. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов и структурных подразделений администрации.

Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. После перечисления дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в номенклатуру дополнений.

18.5. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с наименованиями структурных подразделений администрации. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения администрации.

18.6. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.

18.7. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения структурных подразделений администрации и порядкового номера дел по номенклатуре.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом, и номером в течение всего срока.

18.8. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

18.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения № 27, 28). При оформлении дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дел по номенклатуре;

- группировать в деле документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- располагать документы в делах в хронологическом порядке;

- соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома).

По каждому тому сдаваемых дел оформлять внутреннюю опись документов постоянного и временного хранения на бумажном и электронном носителях.

18.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях № 29-31.

18.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства составляются оглавления, в которых указываются номера правовых актов, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов.

18.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

18.13. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

18.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Допускается хранение дел кратковременного срока хранения в СЭД администрации.

Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

03-08. Переписка по вопросам ТЭК, недропользования и охраны окружающей среды. Электронные документы.

Сроки хранения электронных копий документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

По истечении срока хранения электронные копии документов уничтожаются (стираются с электронного носителя) на основании акта (приложение № 32).

18.15. По истечении одного года хранения дел в текущем делопроизводстве (кроме переходящих дел, обращений граждан) дела постоянного и временного хранения передаются в архив управления документационного обеспечения администрации. Передача дел производится на основании описи дел, составляемых структурными подразделениями администрации.

18.16. Работники администрации обязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в деятельности администрации документов. Выдача дел из архива управления документационного обеспечения администрации запрещается.

18.17. В исключительных случаях по запросу руководителей структурных подразделений администрации и разрешению начальника управления документационного обеспечения администрации дела выдаются работникам администрации для служебного пользования под подпись.

Отдельные документы из дел не выдаются.

В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации из дел не изымаются.

Контроль за возвращением документа в дело возлагается на старшего инспектора управления документационного обеспечения администрации.

19. Формирование, использование и хранение электронных документов

19.1. Электронный документ признается имеющим равную юридическую силу с документом, составленным на бумажном носителе.

19.2. Перечень документов администрации, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем администрации.

19.3. Участники информационного взаимодействия в СЭД обязаны обеспечить подтверждение полномочий лиц, имеющих право подписывать документ.

19.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем и внешнем документообороте администрации используется электронная подпись. Идентифицировать лицо, создавшее документ, допускается программными средствами, применяемыми в СЭД.

19.5. Участники информационного взаимодействия в СЭД обязаны соблюдать конфиденциальность сведений, содержащихся в электронных документах, обеспечивать защиту конфиденциальных сведений от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

19.6. Формат документа в электронной форме соответствует графической форме документа на бумажном носителе.

19.7. Реквизиты электронного документа вносятся в его РКК.

19.8. Единицей учета электронных документов является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

19.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной в администрации номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе, при этом указывается, что дело ведется в электронной форме.

19.10. Электронные документы после их списания и закрытия в дело подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем администрации.

19.11. Участники информационного взаимодействия в СЭД обеспечивают целостность информации, защиту ее от искажений и несанкционированного доступа, сохранность возможности идентификации автора на протяжении установленного срока хранения.

Приложение № 1

	РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone]
					№
	На №				от

Приложение № 2

	АДМИНИСТРАЦИЯ  ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone]
					№
	На №				от

Приложение № 3

	ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР – ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone] e-mail: [email protected]
					№
	На №				от

Приложение № 4

	ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone] E-mail: [email protected]
					№
	На №				от

Приложение № 5

ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение № 6

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение № 7

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

№

Приложение № 8

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

№

Приложение № 9

ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

№

Приложение № 10

ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

№

Приложение № 11

ГУБЕРНАТОР

АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д.15, г. Астрахань414008. Тел. [phone], факс [phone]. E-mail: [e-mail]

					№
	На №				от

Приложение № 12

	ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone], факс [phone] E-mail: [email protected]
					№
	На №				от

Приложение № 13

	АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. [phone]
				№
	На №			от

Приложение № 14

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых проставляется гербовая печать

«Губернатор Астраханской области»

Договоры, соглашения, подписываемые Губернатором Астраханской области от имени Астраханской области.

Постановления, распоряжения Губернатора Астраханской области, отправляемые в федеральные органы государственной власти (в особых случаях).

Доверенности на представление интересов Астраханской области и Губернатора Астраханской области по ведению дел в судах.

Почетные грамоты Губернатора Астраханской области.

Служебные удостоверения руководителей структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области, исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

Приложение № 15

Перечень

документов, на которых проставляется гербовая печать

«Правительство Астраханской области»

Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые от имени Правительства Астраханской области с другими органами государственной власти, организациями, в т. ч. федерального уровня.

Постановления, распоряжения Правительства Астраханской области (копии), отправляемые в федеральные органы государственной власти (в особых случаях).

Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам.

Доверенности на получение материально-технических ценностей, участие в судах от имени Правительства Астраханской области.

Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Справки членам Правительства Астраханской области, руководителям исполнительных органов государственной власти области.