Постановление Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 № 77

К.З. Шантимиров

8 [phone]

Приложение к письму (при наличии) оформляется в соответствии с пунктом 4.10 раздела 4 настоящей Инструкции.

В СЭД при отправке задания в теме указывается: наименование структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти, подготовившего документ, номер документа, дата документа, а при подготовленном ответном документе добавляется информация о корреспонденте и номере входящего документа, например:

Минсельхоз № 01-06-097 от 24.01.2011, ответ на Минобр. № 01-41 от11.01.2011

12.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, визируются руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Если в содержание письма включены вопросы компетенции других исполнительных органов государственной власти, то исполнитель обязательно согласует письмо в соответствующих исполнительных органах государственной власти. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма и приложения к нему (при наличии).

Выдача гербовых бланков (приложения №3, 4, 11) для писем за подписью Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, отправляемых в федеральные органы государственной власти, осуществляется соответствующими секретариатами при наличии второго экземпляра письма, завизированного руководителем исполнительного органа государственной власти, редактором.

Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации.

12.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр – в секретариат Губернатора. Секретариат Губернатора направляет в представительство Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных в федеральные органы государственной власти.

12.4. Ответный документ на входящий документ с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» в обязательном порядке должен иметь аналогичную ограничительную пометку.

12.5. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату.

Текст телеграммы излагается кратко, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка – тчк

запятая – зпт

двоеточие – двтч

кавычки – квч

Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как № (номер),- (минус), + (плюс), % (процент) и др.

Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами (шрифт TimesNewRoman с размером кегля 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Телеграмма не должна содержать более 300 слов.

В телеграмме дается точный адрес: индекс, город, улица, номер дома, наименование организации, должность (при наличии), фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, в котором была составлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), редактором. Если телеграмма с одним и тем же текстом адресуется более чем в два адреса, то редактор визирует только один экземпляр в первый адрес. Ответственность за содержание телеграмм, направляемых другим адресатам, возлагается на исполнителя, подготовившего телеграммы, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, заверяются печатью «Для телеграмм» в отделе служебной корреспонденции. Первый экземпляр телеграммы с реестром передается в почтовое отделение для отправки, второй экземпляр хранится в отделе служебной корреспонденции.

13. Организация документооборота

Организация документооборота в администрации осуществляется в СЭД.

13.1. Прием, обработка и регистрация поступающей корреспонденции.

Прием и обработка поступающей Губернатору и в Правительство служебной корреспонденции и корреспонденции, отнесенной к обращениям объединений граждан, в том числе юридических лиц, направленных в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – обращения объединений, Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ), осуществляется в отделе служебной корреспонденции.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты и посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО).

Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в СЭД.

При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать «Для пакетов».

При поступлении служебной корреспонденции, обращений объединений от курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ, либо выдается расписка в получении (приложение № 37).

При поступлении по электронной почте документ, обращение объединения не удаляется из электронной почты работника, получившего документы, до окончания работы с ними и списания их в дело. В случае переадресации обращения объединения в органы, указанные в абзацах третьем – шестом подпункта  13.6.1 пункта 13.6 настоящего раздела, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов, объединению граждан, в том числе юридическому лицу, по адресу электронной почты, указанному в обращении объединения, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации.

13.1.1. При поступлении корреспонденции, обращений объединений проверяется правильность их доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью «лично», вскрываются. ЭП документа идентифицируется работником, принявшим документ.

13.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах (в случае получения ошибочно доставленной корреспонденции – в трех экземплярах), один экземпляр акта отсылается отправителю.

13.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, обращениями объединений, а также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

13.1.4. Ошибочно доставленная корреспонденция, за исключением обращений объединений, работа с которой осуществляется в соответствии с пунктом 13.6 настоящего раздела, пересылается по принадлежности с одним экземпляром акта, составленного в соответствии с подпунктом 13.1.2 настоящего пункта, один экземпляр акта отсылается отправителю.

13.1.5. Корреспонденция, обращения объединений, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются ответственными дежурными при Губернаторе и передаются в отдел служебной корреспонденции для регистрации. Документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.

Документы, в том числе обращения объединений, поступившие после 17.00 часов рабочего дня, передаются на регистрацию на следующий день. Документы, поступившие с отметками «срочно», «оперативно», а также телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно.

13.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность.

13.2.1. При вскрытии почтовых отправлений соблюдаются меры безопасности. При этом необходимо обращать внимание на следующие подозрительные детали:

- отсутствие адреса или фамилии отправителя, или неразборчивое их написание;

- смещение центра тяжести письма к одной из его сторон;

- наличие самодельного конверта;

- чрезмерную массу письма для его размеров;

- следы проколов;

- адрес и наименование организации нанесены при помощи наклеенных букв из газет и журналов;

- есть ощущение, что в посылке или конверте что-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку;

- посылка или письмо кривые, или слишком тяжелые для своих размеров;

- посылка или письмо имеет грязные пятна или выглядит так, как будто из него что-то сочится;

- от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля;

документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

13.4. Регистрация поступающей корреспонденции.

13.4.1. Поступившие и прошедшие предварительную сортировку документы, обращения о

 объединений независимо от способа их доставки подлежат регистрации. - на посылке или письме просматриваются очертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты.

13.2.2. Если в результате предварительного исследования установлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей, запрещается трогать подозрительную посылку или конверт. Если же данная корреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 – МЧС, 02 – полиция, 112 – единый номер вызова экстренных оперативных служб.

13.2.3. При получении корреспонденции, в которой содержится угроза о взрыве, необходимо положить это письмо в пластиковый пакет, стараясь по возможности трогать его как можно меньше, и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 – МЧС, 02 – полиция, 112 – единый номер вызова экстренных оперативных служб.

13.3. Предварительное рассмотрение корреспонденции в отделе служебной корреспонденции.

Вся входящая корреспонденция предварительно сортируется для передачи:

- на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурные подразделения администрации;

- в управление по работе с обращениями граждан администрации – обращения граждан, адресованные Губернатору, в Правительство (далее – управление по работе с обращениями, обращения граждан).

Обработка поступивших обращений объединений осуществляется в соответствии с пунктом 13.6 настоящего раздела.

Основанием для принятия решения при предварительном рассмотрении является содержание

Документы, обращения объединений, направляемые на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства и руководителю администрации, регистрируются в отделе служебной корреспонденции, документы, поступившие на имя руководителей структурных подразделений администрации, – в соответствующих структурных подразделениях. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение № 23).

13.4.2. Документы, обращения объединений на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Обращения объединений на языке Брайля, поступившие в администрацию, направляются для перевода в министерство культуры и туризма Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции.

13.4.3. На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. На регистрационном штампе проставляется дата регистрации и входящий номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах года.

13.4.4. Регистрация осуществляется в СЭД. При регистрации документа создается РКК, в которую вносятся следующие сведения:

- корреспондент (с указанием почтового адреса, адреса электронной почты и номера телефона (при наличии);

- автор;

- тематика;

- вид документа;

- номер документа;

- дата документа;

- краткое содержание;

- исполнитель;

- способ доставки;

- подразделение регистрации (соответствующий номер секретариата);

- количество листов основного документа и приложения.

При регистрации обращений объединений в РКК дополнительно вносятся:

- тип документа (заявление, жалоба, предложение);

- тематика обращения объединения из общероссийского классификатора.

При регистрации обращение объединения проверяется на повторность, при необходимости в поле «Примечание» указывается признак повторности. Повторным считается обращение объединения, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения объединения истек установленный законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области срок рассмотрения или объединение не удовлетворено полученным ответом.

Корреспонденция, поступившая повторно (корреспонденция, адресованная Губернатору, в Правительство от одного и того же автора по одному и тому же вопросу), в период рассмотрения первоначально поступившей, регистрируется и приобщается к ранее поступившей.

Электронные копии документов, обращений объединений, поступивших на бумажных носителях, присоединяются к РКК указанных документов.

Не создаются электронные копии: документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», распоряжений Губернатора, Правительства, администрации по кадровым вопросам (за исключением награждения, назначения и освобождения от замещаемой должности, присвоения классных чинов), документов, в том числе обращений объединений, содержащих персональные данные, документов по вопросам проведения служебных проверок в отношении лиц, замещающих государственные должности и должности государственной гражданской службы Астраханской области, а также документов, сканирование которых технически невозможно.

13.4.5. Поступившие электронные документы, в том числе обращения объединений, регистрируются в СЭД с соблюдением требований настоящей Инструкции, установленных для документов на бумажных носителях.

13.4.6. После регистрации электронная копия документа или электронный документ, в том числе обращение объединения, включается в СЭД и направляется по маршруту в соответствующий секретариат на рассмотрение.

Документ на бумажном носителе также передается в соответствующий секретариат на рассмотрение.

13.5. Порядок рассмотрения документов Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства и руководителем администрации и доведение документов до исполнителей.

13.5.1. На поступивший в электронной форме документ в течение трех рабочих дней в соответствующем секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке «Исполнение и контроль» указываются контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения), который направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии документа и проектом резолюции, при необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия документа направляется по СЭД исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, дается указание по исполнению документа и определяются промежуточный (раздельный) и плановый (конечный) сроки исполнения.

При необходимости внесения изменений в резолюцию Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации ответственный исполнитель вправе направить письменное обращение к руководителю, утвердившему резолюцию, в течение четырех рабочих дней со дня передачи документов ответственному исполнителю.

В обращении указываются обоснование необходимости изменения резолюции, а также структурное подразделение администрации или исполнительный орган государственной власти, в компетенцию которых входит решение поставленных в документе вопросов, в случае необходимости изменения ответственного исполнителя (соисполнителя).

До принятия соответствующим руководителем решения об изменении резолюции в соответствии с абзацем пятым настоящего подпункта ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом в соответствии с подпунктом 13.5.6 настоящего пункта.

По результатам рассмотрения обращения соответствующим руководителем в течение трех рабочих дней со дня поступления обращения принимается решение об изменении резолюции либо об отказе во внесении изменений в резолюцию.

Положения абзацев второго - пятого настоящего подпункта не распространяются на документы с резолюцией «срочно», «оперативно».

13.5.2. В случае если документ поступил к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на него наложена резолюция, документ подлежит обязательной последующей регистрации, включению в СЭД с внесением резолюции в РКК.

13.5.3. Подлинник документа согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции ответственному исполнителю с проставлением соответствующей отметки во вкладке «Местонахождение» РКК. Соисполнители работают с электронной версией документа. Соисполнителям, не являющимся пользователями СЭД, ответственным исполнителем направляется копия документа на бумажном носителе.

13.5.4. Документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» и подлежащие контролю направляются в структурное подразделение администрации, исполнительного органа государственной власти, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», для проведения контроля.

13.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

В случае отсутствия заместителя председателя Правительства документы, относящиеся к компетенции членов Правительства, рассматриваются в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93. Документы, относящиеся к компетенции исполнительного органа государственной власти, рассматриваются лицом, исполняющим обязанности руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти.

13.5.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом, контролирует качество и своевременность исполнения поручений и обеспечивает подготовку отчетных и при необходимости ответных документов.

13.5.7. Соисполнители при необходимости готовят информацию об исполнении документа ответственному исполнителю.

13.5.8. Ответственный исполнитель обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит проект ответа адресату, обобщенный отчетный документ.

Обобщенный отчетный документ представляется на подпись соответствующему руководителю исполнителем документа по согласованию с соисполнителями (при необходимости).

Обобщенная справка на бумажном носителе или второй экземпляр ответа прикладывается к подлиннику входящего документа для списания в дело.

13.5.9. Документ считается исполненным в том случае, когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы, направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетный документ и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение, и документ снят с контроля.

13.5.10. При работе с документами (поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетного документа, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: «Принято к руководству», «Принято к сведению», «Дан устный ответ», «Включено в план работы», «Принял участие» и т.п., и при списании в дело прилагает к документу распечатку отчета «Состояние исполнения документа».

13.5.11. На исполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации), руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителем председателя Правительства, руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации), проставляется отметка «В дело», дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке «В дело» проставляется номер дела по номенклатуре и отметка о положительном, отрицательном или ином результате решения вопроса. Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

13.5.12. Для списания в дело электронного документа его необходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронного документа, приложить отчетные документы (или их заверенные копии) с отметкой о снятии с контроля, ответы адресатам (заявителям) и списать по требованиям настоящей Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

13.5.13. Сведения о завершении работы над документом вносятся отделом служебной корреспонденции в РКК при условии корректного заполнения всеми исполнителями соответствующих отчетов в РКК во вкладке «Исполнение и контроль», проставления фактических дат исполнения с приложением электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций). При несоблюдении этих условий документ возвращается в соответствующий секретариат.

Сведения об окончании работы над служебной корреспонденцией, не поставленной на контроль, вносятся секретариатом, завершающим работу над документом (приложение № 24).

13.6. Порядок рассмотрения обращений объединений.

Рассмотрение обращений объединений осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ и настоящей Инструкцией.

13.6.1. Все зарегистрированные обращения объединений передаются:

- на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти;

- в органы местного самоуправления;

- в государственный органы;

- иные органы.

13.6.2. На поступившее в электронной форме обращение объединения в секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке «Исполнение и контроль» указываются: контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения) и направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием обращения объединения и проектом резолюции, при необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия обращения объединения направляется по СЭД исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с обращением объединения, дается указание по исполнению документа и определяются промежуточный (раздельный) и плановый (конечный) сроки исполнения в соответствии с абзацем третьим подпункта 13.6.7 настоящего пункта.

13.6.3. В случае если обращение объединения поступило к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на него наложена резолюция, то оно подлежит обязательной последующей регистрации, включению в СЭД с внесением резолюции в РКК.

13.6.4. Подлинник обращения объединения согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции в секретариат руководителя, назначенного ответственным исполнителем, с проставлением соответствующей отметки во вкладке «Местонахождение» РКК. Исполнители работают с электронной версией документа. Исполнителям, не являющимся пользователями СЭД, направляется копия обращения объединения на бумажном носителе.

13.6.5. Обращения объединений, не внесенные в СЭД по причине наличия персональных данных или сканирование которых технически невозможно, направляются отделом служебной корреспонденции в секретариат руководителя в подлиннике.

13.6.6. Секретариат руководителя, назначенного контролером, организует работу с поступившим обращением объединения, контролирует качество и своевременность рассмотрения и подготовки информации, ответа по обращению объединения, а также обеспечивает подготовку отчетных документов.

Весь ход рассмотрения с записью поручений отражается в СЭД.

13.6.7. В случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения (соисполнителей), ответственным исполнителем по обращению объединения считается соисполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель при поручении о подготовке ответа обобщает информацию от соисполнителей и готовит ответ. Подписанный руководителем ответ регистрируется в журнале и передается в отдел служебной корреспонденции для отправки заявителю.

При поручении о подготовке проекта ответа ответственный исполнитель готовит его на бланке установленной формы за подписью Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации и представляет на подпись не позднее пяти дней до истечения срока рассмотрения обращения объединения. Подписанный ответ передается в отдел служебной корреспонденции для регистрации и отправки заявителю.

13.6.8. В ответе руководителю, давшему поручение по обращению объединения, указывается форма информирования объединения о результатах рассмотрения его обращения и прикладывается копия ответа заявителю (при наличии).

13.6.9. Ответ на обращение объединения с приложением обращения объединения, материалами (в случае наличия) передается должностному лицу, давшему поручение, для снятия с контроля.

13.6.10. Снять документы с контроля может руководитель, давший поручение по обращению объединения.

13.6.11. Обращения объединений считаются исполненными, если объективно, всесторонне рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

13.6.12. При принятии руководителем решения о необходимости переадресования обращения объединения в органы, указанные в абзацах третьем – шестом подпункта 13.6.1 настоящего пункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов в соответствии с частями 3, 3.1 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, секретариат возвращает подлинник обращения объединения в отдел служебной корреспонденции.

13.6.13. Передача обращений объединений на рассмотрение.

В случае если обращение объединения содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области не относятся к компетенции Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, оно направляется в течение срока, установленного частями 3, 3.1 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, в органы, указанные в абзацах третьем – шестом подпункта 13.6.1 настоящего пункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов.

Отдел служебной корреспонденции отправляет подлинник обращения объединения в органы, указанные в третьем – шестом абзацах подпункта 13.6.1 настоящего пункта, с информационным письмом о переадресовании, подписанным начальником управления документационного обеспечения, в объединение. Копия обращения объединения остается в деле согласно номенклатуре дел.

В случае если объединение ранее обращалось в исполнительные органы государственной власти и не удовлетворено принятым решением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос находится в компетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93, обращение объединения передается на рассмотрение вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации, в секретариаты вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации.

13.7. Организация работы с исходящими документами.

13.7.1. Организация работы с исходящими документами включает: составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрацию, отправку.

13.7.2. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.

13.7.3. Регистрация осуществляется:

- исходящих документов Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации – в отделе служебной корреспонденции;

- документов структурных подразделений администрации – специалистами, отвечающими за делопроизводство в указанных подразделениях.

13.7.4. Регистрация осуществляется в СЭД путем создания РКК, в которой указываются: адресат, краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, и исполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет помещен второй экземпляр, и другие необходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к РКК для включения в СЭД.

13.7.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре.

13.7.6. При регистрации ответного документа РКК исходящего документа связывается с РКК входящего документа-запроса.

13.7.7. Переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации, включенными в СЭД, осуществляется в электронной форме с использованием ЭП.

13.7.8. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

13.7.9. Исходящие письма на бумажном носителе отправляются с подлинной подписью. Второй экземпляр зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющий все необходимые визы и приложения, хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания передается на рассылку необходимое количество его копий.

13.7.10. Служебные документы, в формуляр которых не входят адресат, другие элементы, необходимые для рассылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (кроме государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

13.7.11. Отдел служебной корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

13.7.12. Отдел служебной корреспонденции производит сортировку документов по способу отправки адресату (фельдъегерской службой, через почтовое отделение простой или заказной корреспонденцией, электронной почтой).

13.7.13. Структурные подразделения администрации обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте. Оформление адреса на корреспонденции, направляемой юридическим и физическим лицам, должно соответствовать пункту 4.9 раздела 4 настоящей Инструкции. Указанная корреспонденция сдается на конвертирование и отправку в отдел служебной корреспонденции под подпись в учетном журнале.

13.7.14. Документы подлежат отправке не позднее трех дней с момента их передачи в отдел служебной корреспонденции на конвертирование и отправку.

13.7.15. Исходящие документы, подписанные Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, адресованные в государственные органы Российской Федерации, отправляются в электронном виде посредством системы МЭДО, если не требуется иное. При отсутствии технической возможности формирования указанных документов в электронном виде их отправка осуществляется на бумажном носителе фельдъегерской службой.

Необходимость использования фельдъегерской службы в других случаях определяется начальником управления документационного обеспечения администрации, начальником отдела служебной корреспонденции.

13.7.16. Передача корреспонденции на бумажных носителях исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделе служебной корреспонденции, под подпись в журналах учета. Выемка указанной корреспонденции работниками исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации должна производиться ежедневно. О наличии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный орган государственной власти и структурное подразделение администрации.

13.7.17. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом служебной корреспонденции в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, – в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

13.7.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию составляются в СЭД. Наименования организаций, адреса берутся из справочников.

13.7.19. Работа со служебной корреспонденцией при необходимости осуществляется только с использованием официального адреса электронной почты работника администрации, структурного подразделения администрации.

14. Порядок работы с обращениями граждан

14.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, Законом Астраханской области от 10.04.2012 №14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области».

Рассмотрение обращений объединений осуществляется в соответствии с разделом 13 настоящей Инструкции и Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения гражданина приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

14.2. В структурном подразделении администрации, исполнительном органе государственной власти правовым актом назначаются должностные лица, ответственные за соблюдение требований Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

14.3. Прием и регистрация поступающей корреспонденции.

14.3.1. Обращения граждан поступают в отдел прохождения корреспонденции, аналитического и информационного обеспечения управления по работе с обращениями (далее – отдел управления по работе с обращениями).

Обращения граждан, поступившие в почтовые ящики для обращений, установленные на фасаде здания управления по работе с обращениями по адресу: г. Астрахань, ул. Свердлова, д. 73; в здании резиденции Губернатора по адресу: г. Астрахань, ул. Советская, д. 15, изымаются ежедневно работником отдела управления по работе с обращениями в рабочие дни управления по работе с обращениями (понедельник – пятница с 8.30 до 17.30, перерыв с 12.00 до 13.00, выходные дни – суббота и воскресенье, нерабочие праздничные дни).

14.3.2. Обращения граждан в форме электронного документа, поступившие:

- в интернет-приемную исполнительных органов государственной власти Астраханской области http://letters.astrobl.ru;

- на официальный сайт Губернатора http://jilkin.ru;

-  (Утратил силу - Постановление Губернатора Астраханской области от 15.12.2017 № 95);

- на официальный адрес электронной почты управления по работе с обращениями http://[email protected];

- иным способом, позволяющим передать в электронной форме обращение гражданина,

принимаются работником отдела управления по работе с обращениями, ответственным за прием документов, переносятся на бумажный носитель.

При этом гражданину по почтовому адресу или по адресу электронной почты, указанному им в обращении, направляется уведомление с использованием факсимильного воспроизведения подписи о том, что данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации (приложение № 34).

14.3.3. При регистрации письменного обращения гражданина, обращения гражданина в форме электронного документа, поступившего на официальный сайт Губернатора http://jilkin.ru, на официальный адрес электронной почты управления по работе с обращениями http://[email protected], иным способом, позволяющим передать в электронной форме обращение гражданина, в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп «Администрация Губернатора Астраханской области управление по работе с обращениями граждан» с указанием присвоенного обращению гражданина регистрационного номера и даты регистрации письменного обращения гражданина (при регистрации письменного обращения, принятого в ходе личного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации (далее – личный прием граждан), указывается «Принято на личном приеме граждан, дата личного приема граждан»). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

14.3.4. Регистрация обращений граждан производится в течение одного дня со дня поступления обращения в управление по работе с обращениями, в случае поступления обращения в день, предшествующий нерабочему праздничному дню, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями, в модуле «Обращения граждан» СЭД с указанием:

- фамилии, имени и отчества (последнее – при наличии) заявителя (в именительном падеже, в случае их отсутствия проставляется отметка «без автора»);

- почтового адреса, адреса электронной почты и номера телефона при его наличии (в случае указания в обращении гражданина просьбы о выдаче ответа на обращение гражданина на руки проставляется отметка «ответ на руки»);

- количества листов в обращении, данных о наличии приложений;

- типа доставки обращения (письмом, телеграммой, доставлено лично и т.п.);

- отправителя обращения (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Думы Астраханской области и т.д.), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма;

- тематики обращения;

- типа обращения;

- краткой аннотации поставленных в обращении вопросов, которая обосновывает адресность направления обращения на рассмотрение, с последующей распечаткой РКК.

14.3.5. При приеме письменного обращения гражданина непосредственно от гражданина, написавшего данное обращение, выдается расписка в получении письменного обращения гражданина (приложение № 35) либо по требованию гражданина на втором экземпляре обращения гражданина либо на копии обращения гражданина, предоставленной гражданином, которые остаются у гражданина, работником отдела управления по работе с обращениями, ответственным за прием документов, ставится отметка о принятии обращения гражданина с указанием даты, фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) работника отдела управления по работе с обращениями, ответственного за прием документов, а также сообщается номер контактного телефона.

14.3.6. Обращения граждан, поставленные на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области, обращения граждан, поступившие в интернет-приемную исполнительных органов государственной власти Астраханской области, на сайт Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, а также обращения граждан, содержащие просьбу об информировании гражданина о результатах рассмотрения, оформляются РКК с пометкой «Контроль», «Особый контроль».

14.3.7. Обращения на иностранных языках, языке Брайля, поступившие в администрацию, направляются для перевода соответственно в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области, министерство культуры и туризма Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста обращения в отдел управления по работе с обращениями.

14.3.8. При регистрации обращение гражданина проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве отдела управления по работе с обращениями предыдущей перепиской, в РКК указывается признак повторности. Повторным считается обращение гражданина, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения гражданина истек установленный законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.

14.3.9. Корреспонденция, оформленная на бланке организации или имеющая штамп организации и подписанная одним из его руководителей, подлежит регистрации в отделе управления по работе с обращениями, в случае если содержит приложение – обращение гражданина, направленное в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, с указанием его фамилии, имени, отчества (последнее –при наличии), почтового адреса (адреса электронной почты).В данном случае в РКК указываются две фамилии – руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

14.3.10. При регистрации коллективных обращений граждан в РКК вносится фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) гражданина, указанного в обращении граждан в качестве получателя ответа или представителя всех авторов коллективного обращения граждан. Если такое лицо в коллективном обращении граждан не указано, в РКК вносится фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) одного из списка граждан, подписавших обращение граждан, для доведения содержания ответа до сведения остальных авторов коллективного обращения граждан.

14.3.11. Обращения граждан, содержащие ходатайства о переводе земель из одной категории в другую или ходатайства о переводе земельных участков из состава земель одной категории в другую, жалобы на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также обращения граждан, обращения объединений, подлежащие рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, кроме Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, регистрируются отделом служебной корреспонденции в соответствии с разделом 13 настоящей Инструкции.

14.3.12. Передача обращений граждан на рассмотрение.

В случае если обращение гражданина содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской области относятся к компетенции исполнительных органов государственной власти, обращение гражданина (в том числе поставленное на контроль) направляется на рассмотрение в соответствующие исполнительные органы государственной власти в течение 5 дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями. Срок рассмотрения обращения гражданина в исполнительном органе государственной власти не должен превышать 30 дней, а обращения гражданина, содержащего информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, – 20 дней (с пометкой «Особый контроль» не должен превышать 15 дней) со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями. В случаях, установленных частью 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, срок рассмотрения обращения гражданина продлевается не более чем на 30 дней с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение, за исключением обращений с пометкой «Особый контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области.

Не допускается перенаправление исполнительными органами государственной власти обращений граждан с пометкой «Особый контроль», «Контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области, поступивших на рассмотрение из управления по работе с обращениями.

В случае если обращение гражданина содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации относятся к вопросам местного значения, обращение гражданина направляется на рассмотрение в органы местного самоуправления.

В случае если обращение гражданина содержит вопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации находятся в ведении территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, обращение гражданина направляется на рассмотрение в соответствующий территориальный орган федерального органа исполнительной власти.

В случае если гражданин ранее обращался в исполнительные органы государственной власти и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос находится в компетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93, обращение передается на рассмотрение вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации, в секретариаты вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации в СЭД.

14.3.13. В случае если по обращению гражданина направляется запрос в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ заместителям председателя Правительства, в исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения администрации, перенаправление указанного запроса в соответствующие исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не допускается. Срок предоставления по запросу информации, документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения гражданина, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления, не должен превышать 15 дней (для рассмотрения обращения гражданина с пометкой «Особый контроль» не должен превышать 3 дней) со дня регистрации запроса в управлении по работе с обращениями.

14.3.14. Указание об исполнении обращений граждан дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение (в том числе ЭП), дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

14.3.15. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, руководителю администрации проект резолюции готовится начальником управления по работе с обращениями или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов.

14.3.16. В случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения (соисполнителей), ответственным исполнителем по обращению гражданина считается соисполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель по обращению гражданина организует работу с поступившим документом, контролирует качество и сроки рассмотрения обращения гражданина и подготовки информации по обращению гражданина, а также обеспечивает подготовку обобщенных отчетных документов.

Ответственный исполнитель по обращению гражданина обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит ответ (проект ответа), обобщенный отчетный документ или поручает сделать это одному из соисполнителей.

Соисполнители готовят и направляют ответственному исполнителю информацию по обращению гражданина не позднее 15 дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями (по обращениям с отметкой «Особый контроль» – не позднее 7 дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями).

14.3.17. Весь ход рассмотрения обращения гражданина с записью поручений заносится в СЭД.

14.3.18. Передача обращений граждан из одного структурного подразделения администрации в другое, а также из одного исполнительного органа государственной власти в другой без уведомления об этом управления по работе с обращениями и гражданина не допускается.

14.3.19. При направлении обращения гражданина в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении гражданина вопросов, в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ копия обращения гражданина остается в деле.

14.4. Требования к оформлению ответов на обращения граждан.

14.4.1. Проект ответа на обращение гражданина на бланке установленной формы за подписью соответственно Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации с прилагаемыми к нему материалами представляется на подпись соответственно Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителю председателя Правительства, руководителю администрации ответственным исполнителем по обращению гражданина не позднее одного дня до истечения срока рассмотрения обращения гражданина.

В ответе на обращение гражданина с пометкой «Особый контроль», «Контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханской области указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, Думы Астраханской области.

14.4.2.Ответ на обращение гражданина с отметкой «Ответ на руки» выдается исполнителем по обращению гражданина, готовившим ответ на обращение гражданина, в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

При указании гражданином почтового адреса, адреса электронной почты ответ на обращение гражданина с отметкой «Ответ на руки» направляется на указанный в обращении гражданина почтовый адрес, адрес электронной почты в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

14.4.3. Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении гражданина, или по указанному в обращении адресу электронной почты в форме электронного документа или электронной копии документа с подписью уполномоченного должностного лица, датой регистрации, регистрационным номером.

14.4.4. Ответы по исполнению обращений граждан (за исключением писем структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, проходящих в СЭД) поступают в отдел управления по работе с обращениями. В левом нижнем углу обратной стороны ответа делается пометка о дате поступления ответа.

14.4.5. Ответ на обращение гражданина с приложением обращения гражданина, РКК, материалов (в случае наличия) передается отделом управления по работе с обращениями должностному лицу, давшему поручение для снятия с контроля.

14.4.6. Обращение гражданина считается исполненным, если объективно, всесторонне рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и гражданину направлен исчерпывающий ответ.

В обобщенном отчетном документе должностному лицу, давшему поручение по обращению гражданина, сообщается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения своего обращения и прилагается копия ответа гражданину с подтверждением его отправки по адресу электронной почты.

В ответах на коллективные обращения граждан указывается фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) гражданина, указанного в коллективном обращении в качестве получателя ответа или представителя всех авторов коллективного обращения граждан. Если такое лицо в коллективном обращении граждан не указано, то указывается фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) одного из списка граждан, подписавших коллективное обращение, с просьбой довести информацию до сведения остальных авторов коллективного обращения граждан.

14.4.7. Снять документы с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению гражданина, а также начальник управления по работе с обращениями, давший поручение по обращению гражданина, заместитель начальника управления по работе с обращениями, руководители секретариатов Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

14.4.8. Ответы на обращения граждан, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются должностным лицом, давшим поручение по обращению, начальником управления по работе с обращениями, заместителем начальника управления по работе с обращениями исполнителю для доработки.

14.4.9. При нарушениях Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, Закона Астраханской области от 10.04.2012 № 14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области» в исполнительных органах государственной власти, администрации проводится служебная проверка, результаты которой не позднее 3 дней со дня ее окончания направляются исполнительным органом государственной власти, структурным подразделением администрации, проводившим служебную проверку, в управление по работе с обращениями.

14.4.10. Данные о списании обращения гражданина в дело заносятся в СЭД с указанием даты закрытия, результата рассмотрения обращения гражданина, после чего все документы помещаются в папку «Дело» с проставлением номера обращения, фамилии, инициалов автора, дат поступления и закрытия.

14.4.11. Хранение рассмотренных обращений граждан и документов к ним осуществляется управлением по работе с обращениями в архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков хранения в архиве обращения граждан и документы к ним представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями.

14.5. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан.

14.5.1. Проект графика личного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, ежеквартально утверждаемого Губернатором (далее – график личного приема граждан), составляется управлением по работе с обращениями. Число личных приемов граждан для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализа количества обращений граждан, поступивших по вопросам, относящимся к компетенции этого должностного лица.

График личного приема граждан публикуется в средствах массовой информации, размещается в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на портале исполнительных органов государственной власти Астраханской области, на официальном сайте и информационном стенде управления по работе с обращениями. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 17.05.2017 № 44)

14.5.2. Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации ведут личный прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции, один раз в квартал по адресу: г. Астрахань, ул. Свердлова, д. 73.

14.5.3. На каждый личный прием граждан записывается не более 15 человек.

14.5.4. Работники управления по работе с обращениями разъясняют гражданам порядок личного приема граждан.

14.5.5. На личном приеме граждан Губернатором, вице-губернатором–председателем Правительства, руководителем администрации присутствует начальник управления по работе с обращениями либо его заместитель.

Организация и проведение личного приема граждан, информирование гражданина о дате (с проставлением в СЭД) и времени личного приема граждан заместителями председателя Правительства осуществляется их секретариатами.

На личном приеме граждан заместителями председателя Правительства присутствуют руководители их секретариатов.

14.5.6. В случае если изложенные гражданином на личном приеме факты и обстоятельства являются очевидными и не требующими дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема граждан, о чем делается запись в РКК личного приема гражданина (приложение № 36). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в течение 30 дней со дня проведения личного приема гражданина либо в срок, указанный в резолюции Губернатора, вице-губернатора–председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации в РКК личного приема гражданина.

В случае принятия Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации в ходе личного приема граждан письменного обращения гражданина в РКК личного приема гражданина делается запись о принятии письменного обращения гражданина.

Письменное обращение гражданина, принятое Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрации в ходе личного приема граждан, передается начальником управления по работе с обращениями либо его заместителем, присутствующим на личном приеме граждан, на регистрацию в отдел управления по работе с обращениями не позднее одного дня, следующего за днем личного приема граждан.

Обращение гражданина, зарегистрированное отделом управления по работе с обращениями, с отметкой «Принято на личном приеме граждан, дата личного приема граждан» передается на исполнение в порядке, установленном настоящим разделом.

14.5.7. По итогам личного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрации РКК личного приема граждан, подписанные Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрации соответственно, с резолюциями направляются управлением по работе с обращениями на исполнение должностным лицам.

15. Организация контроля за исполнением служебных документов

(поручений)

15.1. Контроль за исполнением служебных документов (поручений) (далее – контрольные документы) представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений, качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Контроль включает:

- постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти;

- периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов;

- учет и анализ сроков и результатов выполнения контрольных документов;

- проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюциях руководителей;

- проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов;

- рассмотрение отчетных документов и заслушивание отчетов исполнителей о ходе исполнения контрольных документов;

- принятие мер по выполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению;

- снятие контрольных документов с контроля и учета.

15.2. Служебные документы, подлежащие обязательному исполнению и контролю:

15.2.1. Федеральные конституционные и федеральные законы, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее – правовые акты Российской Федерации), содержащие поручения высшему должностному лицу субъекта, исполнительным органам государственной власти субъекта в части полномочий исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

15.2.2. Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей.

15.2.3. Поручения Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению правовых актов Российской Федерации, протоколов заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, правовых актов Думы Астраханской области.

15.2.4. Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства.

15.2.5. Соглашения (договоры), заключенные от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства.

15.2.6. Протоколы заседаний Правительства.

15.2.7. Протоколы заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве, межведомственных и координационных совещаний, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.8. Протоколы межрегиональных и областных мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.9. Протоколы выездных мероприятий на территории Астраханской области, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.10. Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, проводимые по инициативе исполнительных органов государственной власти.

15.2.11. Протоколы еженедельных совещаний Губернатора.

15.2.12. Протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.13. Письма и телеграммы федеральных органов государственной власти.

15.2.14. Парламентские и депутатские запросы, обращения органов прокуратуры.

15.2.15. Письма исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, кроме ходатайств о награждении и обращений, содержащих приглашения на мероприятия, не требующие обязательного присутствия.

15.3. Контроль за исполнением служебных документов в пределах своих полномочий и компетенции осуществляют:

15.3.1. Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, заместители председателя Правительства, руководители исполнительных органов государственной власти – за исполнением контрольных документов в соответствии с компетенцией.

При осуществлении функций контроля:

- принимают решение об установлении, изменении срока исполнения и снятии документов с контроля в соответствии с компетенцией;

- рассматривают отчетные документы исполнителей документов, структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнением служебных документов, о состоянии и недостатках исполнения контрольных документов;

- принимают меры по выполнению контрольных документов, а также устранению причин, препятствующих их выполнению;

- заслушивают отчеты исполнителей документов о ходе исполнения контрольных документов, в том числе на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

15.3.2. Структурные подразделения администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работники, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов, – за исполнением контрольных документов в соответствии с компетенцией.

При осуществлении функций контроля обеспечивают:

- постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти;

- периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов;

- рассмотрение и анализ отчетных документов об исполнении контрольных документов;

- проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюциях руководителей;

- проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов (поручений);

- снятие контрольных документов с контроля и учета.

15.4. Контроль за исполнением контрольных документов осуществляется:

15.4.1. Секретариатами Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, управлением документационного обеспечения администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.13 – 15.2.15 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.2. Отделом контроля организационно-контрольного управления администрации, секретариатами Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства и заместителей председателя Правительства, руководителя администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.1 – 15.2.5, 15.2.8, 15.2.9 (в части протоколов выездных мероприятий на территории Астраханской области, проводимых с участием Губернатора), 15.2.11 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от 24.07.2017 № 59)

15.4.3. Отделом организационной работы организационно-контрольного управления администрации, секретариатами вице-губернатора – председателя Правительства и заместителей председателя Правительства, руководителя администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.6, 15.2.9 (в части протоколов выездных мероприятий на территории Астраханской области, проводимых с участием вице-губернатора – председателя Правительства) пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией. (Дополнен - Постановление Губернатора Астраханской области от 24.07.2017 № 59)

15.4.4. Отделом протокола организационно-контрольного управления администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.11, 15.2.12 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.5. Иными структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.7, 15.2.9, 15.2.10пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.5. Решение о постановке на контроль документов принимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации, руководители структурных подразделений администрации, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов.

15.6. Контрольные документы подлежат учету в соответствующих базах данных документов в структурных подразделениях администрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнением служебных документов, в соответствии с компетенцией.

15.7. Служебные документы, содержащие поручения по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти, подлежат обязательному исполнению и контролю в соответствии с установленными сроками.

Служебные документы, не содержащие конкретных поручений, подлежат исполнению в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и снимаются с контроля после ознакомления с ними руководителей, в адрес которых они направлены.

15.8. Сроки исполнения контрольных документов.

15.8.1. Контрольные документы должны исполняться в сроки, указанные в них или в резолюциях руководителей.

Контрольные документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- содержащие в тексте или в резолюции пометку «срочно» – в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – не более 10 дней со дня регистрации;

- содержащие в тексте или резолюции пометки «оперативно», «в короткие сроки», «в сжатые сроки» – не более 10 дней со дня регистрации;

- протесты и требования прокурора – не более 10 дней со дня поступления, представления – не более 30 дней;

- депутатские запросы – в течение 14 календарных дней со дня регистрации;

- без указания конкретной даты выполнения – не более 30 дней со дня регистрации (если в резолюции не указан иной срок исполнения);

- законы Российской Федерации и Астраханской области и указы Президента Российской Федерации – с даты вступления в силу, иные правовые акты – с даты их подписания, если не установлен иной срок;

- связанные с нормотворческой деятельностью – не более 60 дней со дня регистрации;

- связанные с переводом земель или земельных участков из одной категории в другую – не более двух месяцев со дня регистрации;

- о согласовании проектов генеральных планов поселений, городских округов – не более трех месяцев со дня направления проекта;

- в иной срок, если он предусмотрен законодательством Российской Федерации и законодательством Астраханской области.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со дня их поступления в исполнительный орган государственной власти и месяцах (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Астраханской области). Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца. В случае если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока исполнения контрольного документа является следующий за ним рабочий день.

15.8.2. Отчетные документы с информацией об исполнении контрольных документов, содержащихся в правовых актах Российской Федерации и поручениях Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, отправляются не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения.

15.8.3. Если в документе имеется несколько сроков либо по контрольному документу предусмотрено представление отчетных документов в течение нескольких лет, сроком их исполнения является срок наиболее позднего поручения или представления последнего отчетного документа по данному документу. При этом контролируются все сроки по контрольному документу.

15.8.4. За документами, имеющими длительный срок и промежуточные этапы выполнения, устанавливается при необходимости промежуточный контроль, за особо значимыми – особый контроль.

При постановке на промежуточный и особый контроль структурными подразделениями администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением контрольных документов, составляется план контроля, который утверждается руководителем, принявшим решение о постановке на данный вид контроля, предусматривающий различные формы контроля, в том числе проведение проверки результатов исполнения.

15.9. Изменение (продление) срока исполнения.

15.9.1. При невозможности выполнения контрольного документа в установленный срок решение о продлении (переносе) этого срока может быть принято только руководителем, его установившим.

При необходимости изменения срока выполнения контрольного документа исполнитель контрольного документа представляет на имя руководителя, установившего этот срок, не позднее 3 дней до его истечения докладная записку с обоснованием изменения срока.

15.9.2. Не допускается представление служебного письма на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, руководителя администрации с ходатайством о продлении срока исполнения контрольного документа, содержащего конкретный срок представления отчетных документов в государственные органы Российской Федерации. Продление срока исполнения контрольного документа в данном случае возможно на основании решения федерального органа государственной власти, уполномоченного осуществлять сбор информации об исполнении документа по письменному ходатайству Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации.

15.9.3. Сроки исполнения контрольных документов, содержащихся в правовых актах Губернатора, поручений по протоколам совещаний с участием Губернатора, поручений Губернатора по исполнению иных документов продлевает Губернатор или руководитель администрации.

Сроки исполнения контрольных документов, содержащихся в правовых актах Правительства, поручений по протоколам заседаний Правительства, совещаний с участием вице-губернатора – председателя Правительства, поручений вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению иных документов продлевает вице-губернатор – председатель Правительства.

15.9.4. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель документа своевременно информирует структурное подразделение администрации, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением соответствующих контрольных документов (направляет копию докладной записки с соответствующей резолюцией руководителя).

При изменении плановой даты исполнения правового акта Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации секретариат ответственного исполнителя представляет в отдел служебной корреспонденции распечатку отчета «Поручения на контроле» с отметкой организационно-контрольного управления администрации о снятии исполненного пункта документа с контроля.

15.10. В ходе предварительного контроля структурные подразделения администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работники, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов, при необходимости производят периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов, направляют исполнителям документа (поручения) контрольные карточки, напоминания, сводки о ходе исполнения служебной корреспонденции и запросы.

15.11. В целях повышения эффективности контроля структурными подразделениями администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их работниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением служебных документов, производится систематизация и подготовка сведений о состоянии исполнения контрольных документов.

Информация о состоянии исполнения контрольных документов докладывается исполнителем руководителям, осуществляющим контроль в соответствии с подпунктом 15.3.1 пункта 15.3 настоящего раздела:

- еженедельно – по документам и поручениям, сроки которых истекают в течение текущей недели;

- ежемесячно – по документам, не исполненным в установленный срок.

Руководители, на исполнении которых находятся контрольные документы, рассматривают информацию о состоянии исполнения контрольных документов, дают по ним необходимые поручения, принимают меры по их выполнению и устранению причин, препятствующих их выполнению.

15.12. Ответственность за исполнение контрольных документов.

15.12.1. Ответственность за результаты выполнения заданий и решения вопросов, принятие мер по выполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению, соблюдение сроков представления, качество и достоверность информации, содержащейся в отчетных документах об исполнении контрольных документов, несут руководители, на которых возложено их исполнение, и должностные лица, подготовившие отчетный документ.

15.12.2. Если исполнение контрольного документа возложено на несколько исполнителей, то ответственность несет исполнитель контрольного документа, указанный в тексте поручения или резолюции руководителя первым, а соисполнители документа несут ответственность в части, их касающейся.

15.12.3. При нарушении установленного срока исполнения контрольного документа по решению руководителя структурного подразделения администрации, уполномоченного осуществлять контроль за исполнением служебных документов, данным структурным подразделением направляется запрос руководителю исполнительного органа государственной власти, являющемуся исполнителем контрольного документа, о предоставлении информации о ходе исполнения, причинах неисполнения в установленный срок контрольного документа и (или) докладная записка на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства или руководителя администрации для проведения служебной проверки, привлечения к ответственности виновных, принятия мер по организации выполнения контрольного документа и устранения причин, препятствующих его выполнению.

При нарушении установленного срока исполнения контрольного документа более чем на 30 дней заслушивается отчет руководителя структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти, являющегося исполнителем контрольного документа, об организации исполнения на совещании или заседании коллегиального органа (на совещании при Губернаторе, на заседании Правительства или ином).

15.12.4. По фактам неисполнения контрольных документов либо несвоевременного их исполнения, а также в случаях, если результаты фактического исполнения не подтверждаются, по указанию уполномоченных руководителей проводятся служебные проверки.

15.13. Все исполненные контрольные документы подлежат снятию с контроля в установленном порядке.

15.14. Снятие контрольных документов с контроля осуществляется на основании отчетных документов (отчетного документа):

- правового акта;

- плана мероприятий;

- протокола совещания;

- соглашения;

- ответного письма;

- справки (информации) об исполнении контрольного документа;

- иных документов, подтверждающих исполнение контрольного документа.

15.15. Отчетные документы об исполнении контрольных документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Отчетный документ в форме ответного письма, справки (информации) об исполнении контрольного документа должен содержать:

- преамбулу, в которой повторяется содержание поручения и указываются наименование и реквизиты контрольного документа;

- основную часть, в которой указываются результаты исполнения контрольного документа, наименование и реквизиты принятого или отправленного адресату документа или причины неисполнения;

- заключительную часть, в которой указываются предложения о его снятии с контроля, продлении исполнения или иные предложения.

Отчетные документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции или содержащие неполную информацию о выполнении контрольного документа, возвращаются исполнителю на доработку. Срок доработки отчетного документа не должен превышать 3 рабочих дней и установленного срока исполнения.

15.16. Решение о снятии с контроля контрольных документов принимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации, руководители структурных подразделений администрации, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов.

15.17. Контрольные документы снимаются с контроля:

- Губернатором – по правовым актам Российской Федерации, документам федеральных органов государственной власти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации, поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате Губернатора;

- вице-губернатором – председателем Правительства – по правовым актам и протоколам заседаний Правительства, протоколам заседаний совещательных и коллегиальных органов, им возглавляемых, поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате вице-губернатора – председателя Правительства;

- руководителем администрации – по документам федеральных органов государственной власти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации, по постановлениям и распоряжениям Губернатора, протоколам совещательных и коллегиальных органов, возглавляемых Губернатором, протоколам еженедельных совещаний Губернатора, по соглашениям (договорам), заключенным от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства, поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате руководителя администрации;

- заместителями председателя Правительства – по поручениям, содержащимся в документах федеральных органов государственной власти, и иным документам, находящимся на контроле в секретариатах заместителей председателя Правительства;

- заместителями руководителя администрации – по отдельным поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства, протоколах заседаний Правительства, совещательных и коллегиальных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве.

15.18. Порядок снятия с контроля контрольных документов.

15.18.1. Снятие контрольных документов с контроля осуществляется по инициативе исполнителя контрольного документа.

Отчетные документы об исполнении контрольных документов представляются исполнителем контрольного документа в установленные сроки соответствующему руководителю, уполномоченному снимать с контроля данные документы, вместе с контрольными документами, находящимися на исполнении.

15.18.2. Руководитель с учетом результатов исполнения контрольного документа принимает решение о снятии с контроля (или продлении работы) и накладывает соответствующую резолюцию.

В отдельных случаях снятие контрольных документов с контроля может быть согласовано должностным лицом, ответственным за исполнение, с поручившим его исполнение руководителем по телефону или при личной встрече. При получении согласия о снятии с контроля на контрольном документе ставятся: отметка «Доложено устно. Снято с контроля по согласованию с ...», дата и подпись исполнителя.

15.18.3. Отчетные документы об исполнении контрольных документов после доклада соответствующему руководителю, уполномоченному снимать их с контроля, и принятии решения о снятии с контроля направляются исполнителем контрольного документа в структурное подразделение администрации, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов, в соответствии с компетенцией.

15.18.4. В случае выявления несоответствия в отчетных документах результатов выполнения заданий решаемым вопросам, содержащимся в контрольных документах, структурным подразделением администрации, уполномоченным осуществлять контроль за исполнением служебных документов, данный контрольный документ возвращается на доработку в соответствующий секретариат.

15.18.5. После снятия контрольного документа с контроля в структурном подразделении администрации, уполномоченном осуществлять контроль за исполнением служебных документов, исполнитель контрольного документа направляет его с отчетными документами в управление документационного обеспечения администрации для снятия с учета.

15.19. Снятие с контроля правовых актов Российской Федерации, Астраханской области не прекращает их действия.

16. Изготовление и использование бланков документов и печатей

16.1. Для обеспечения деятельности Губернатора, Правительства и должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков:

- гербовые (приложения № 1-12):

«Губернатор Астраханской области»

«Вице-губернатор – председатель Правительства Астраханской области»

«Правительство Астраханской области» (угловой, продольный)

«Заместитель председателя Правительства Астраханской области»

«Постановление Губернатора Астраханской области»

«Распоряжение Губернатора Астраханской области»

«Постановление Правительства Астраханской области»

«Распоряжение Правительства Астраханской области»

«Администрация Губернатора Астраханской области» (угловой, продольный)

«Руководитель администрации Губернатора Астраханской области»;

- негербовые бланки структурных подразделений администрации.

16.2. Бланки документов, применяемые в администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам.

16.3. Гербовые бланки в администрации являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности.

16.4. При коммуникациях в СЭД обязательно использование бланков.

16.5. Изготовление бланков осуществляется по инициативе структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации.