Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20.09.2016 № 464-р

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ________________________________ по N ________________________________,

         (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

объемом ________________________________________________________ Мб.

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                 ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО <*>

Наименование должности                        Протокол ЭК структурного

руководителя службы                           подразделения

делопроизводства

___________     ______________                от ________________ N _______

 (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

    --------------------------------

    <*> При наличии ЭК структурного подразделения.

Передал _____________________________________________________________ дел и

                             (цифрами и прописью)

__________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

  (цифрами и прописью)

объемом ____________ Мб.

Наименование должности

работника структурного

подразделения             ______________________     ______________________

                                (подпись)                (И.О. Фамилия)

Принял ______________________________________________________________ дел и

                             (цифрами и прописью)

_________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам,

  (цифрами и прописью)

объемом ____________ Мб.

Наименование должности

работника архива          ______________________     ______________________

                                (подпись)                (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______

электронных дел, документов

постоянного хранения за ____ год

Реестр  документов  (контейнеров  электронных документов) электронного дела

<*>:

N ед. хр. по описи _____________________

Индекс дела __________________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи               ___________________  ______________________

                                     (подпись)           (И.О. Фамилия)

--------------------------------

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 23

к подпункту 13.1.18[1]

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

Наименование министерства края,                      УТВЕРЖДАЮ

  иного органа исполнительной                  Наименование должности

          власти края                     руководителя министерства края,

                                         иного органа исполнительной власти

Фонд N                                                  края

ОПИСЬ N ____                             _______________   ________________

дел постоянного хранения                    (подпись)       (И.О. Фамилия)

за _________ год

                                         ___________

                                           (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи             ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)  ______________________     ______________________

                                (подпись)                (И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО                                   УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) министерства                Протокол ЭПМК уполномоченного

края, иного органа исполнительной             органа исполнительной власти

власти края                                   Хабаровского края в области

                                              архивного дела

от _______________ N ____________             от ________________ N _______

Приложение N 24

к подпункту 13.1.18[1]

Форма годового раздела описи дел по личному составу

 Наименование министерства края,                     УТВЕРЖДАЮ

иного органа исполнительной власти             Наименование должности

               края                       руководителя министерства края,

                                         иного органа исполнительной власти

Фонд N                                                  края

ОПИСЬ N                                  ______________   _________________

дел по личному составу                     (подпись)       (И.О. Фамилия)

за _________ год                         ___________

                                            (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи             ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)      ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) министерства            Протокол НЭМС краевого

края, иного органа исполнительной         государственного бюджетного

власти края                               учреждения "Государственный архив

                                          Хабаровского края"

от _______________ N ____________         от ________________ N _______

Приложение N 25

к подпункту 13.1.18[1]

Форма годового раздела описи электронных документов

 Наименование министерства края,                     УТВЕРЖДАЮ

иного органа исполнительной власти             Наименование должности

               края                       руководителя министерства края,

                                         иного органа исполнительной власти

Фонд N                                                  края

ОПИСЬ N                                  ______________   _________________

электронных дел, документов                (подпись)       (И.О. Фамилия)

постоянного хранения                     ___________

за _________ год                            (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ________________________________ по N ________________________________,

         (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

объемом ______________ Мб.

Наименование должности

составителя описи             ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)      ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО                                   УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) министерства                Протокол ЭПМК уполномоченного

края, иного органа исполнительной             органа исполнительной власти

власти края                                   Хабаровского края в области

                                              архивного дела

от _______________ N ____________             от ________________ N _______

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______

электронных дел, документов постоянного

хранения за ____ год

Реестр  документов  (контейнеров  электронных документов) электронного дела

<*>:

N ед. хр. по описи _____________________

Индекс дела __________________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи               ___________________  ______________________

                                     (подпись)           (И.О. Фамилия)

--------------------------------

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 26

к подпункту 13.1.21

Форма

   Наименование министерства края,                     УТВЕРЖДАЮ

 иного органа исполнительной власти             Наименование должности

                края                        руководителя министерства края,

                                              иного органа исполнительной

                 АКТ                                  власти края

_______________ N ______________            _____________   _______________

            г. Хабаровск                      (подпись)     (И.О. Фамилия)

о выделении к уничтожению документов,       __________

не подлежащих хранению                        (дата)

На основании ______________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _______________________.

                                                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи <*>	Индекс по номенклатуре дел	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________________ ед. хр. за _________________ годы.

             (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены ЭПМК

___________________________________________________________________________

        (наименование уполномоченного органа исполнительной власти

___________________________________________________________________________

                Хабаровского края в области архивного дела)

(протокол от ____________ N __________).

    --------------------------------

    <*>  При  выделении  к  уничтожению  документов  при  подготовке  дел к

передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов               _________________  ______________________

                                      (подпись)          (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол  ЦЭК  (ЭК)  министерства

края, иного органа исполнительной

власти края

от ____________ N __________

    Документы в количестве _____________________________ ед. хр.:

    - на бумажном носителе весом ______________________________ кг сданы на

уничтожение;

    - на электронном носителе сданы на уничтожение ________________________

___________________________________________________________________________

                           (способ уничтожения)

Наименование должности

работника, сдавшего документы     _________________  ______________________

                                      (подпись)          (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы     _________________  ______________________

                                      (подпись)          (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Приложение N 27

к подпункту 13.2.8

СТРУКТУРА

ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ О ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЕ И ФОНДЕ

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в ведомственный архив;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.".

Приложение N 28

к пункту 14.6

            УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

      Наименование должности                    Наименование должности

 руководителя министерства края,              руководителя организации,

иного органа исполнительной власти               принимающей документы

               края

______________    ________________          _____________    ______________

  (подпись)        (И.О. Фамилия)             (подпись)      (И.О. Фамилия)

___________                                 ___________

   (дата)              МП                      (дата)           МП

           АКТ

___________ N __________

приема-передачи архивных

документов на хранение

___________________________________________________________________________

                           (основание передачи)

___________________________________________________________________________

                      (название передаваемого фонда)

_____________________________________________________________________ сдал,

             (наименование организации, передающей документы)

___________________________________________________________________________

             (наименование организации, принимающей документы)

принимает документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество, ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.

                              (цифрами и прописью)

Передачу произвели:

Наименование должности        ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Прием произвели:

Наименование должности        ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

___________

  (дата)

Фонду присвоен номер ______________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности        ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Приложение N 29

к пункту 14.6

 Наименование министерства края,                     УТВЕРЖДАЮ

иного органа исполнительной власти             Наименование должности

               края                       руководителя министерства края,

                                            иного органа исполнительной

               АКТ                                  власти края

                                         _____________   __________________

_______________ N ______________           (подпись)       (И.О. Фамилия)

           г. Хабаровск                  ___________

                                            (дата)

об утрате документов

Фонд N ____________________________________________________________________

                             (название фонда)

В результате _______________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных   ниже   дел,   предпринятые  архивом  меры  по  розыску  дел

положительных  результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с

учета:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого _____________________________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

Содержание  утраченных документов может быть частично восполнено следующими

ед. хр.: __________________________________________________________________

                     (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)      ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО <*>                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК уполномоченного                Протокол ЦЭК (ЭК) министерства

органа исполнительной власти                 края, иного органа

Хабаровского края в области                  исполнительной власти края

архивного дела

от ______________ N _______                  от ____________ N _______

    --------------------------------

    <*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива              ___________________    ______________________

                                   (подпись)             (И.О. Фамилия)"

Приложение N 2

к распоряжению

Губернатора Хабаровского края

от 20 сентября 2016 г. N 464-р

"Приложение N 4

к пункту 3.3, подпункту 6.3.10

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Герб Хабаровского края, герб муниципального образования

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", образцами, разработанными органами местного самоуправления на основе приложения к постановлению Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов органов местного самоуправления герб Хабаровского края и герб муниципального района, городского округа изображаются в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение гербов помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа местного самоуправления".

2. Наименование органа местного самоуправления

Наименование органа местного самоуправления - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документа, должно соответствовать наименованию, установленному уставом муниципального образования.

Сокращенное наименование органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

3. Наименование должности

Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа местного самоуправления).

Наименование должности размещается ниже наименования организации.

4. Справочные данные об органе местного самоуправления

Справочные данные об органе местного самоуправления указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления.

5. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, служебная записка, заявление и др.).

Документы, изданные совместно двумя или более органами местного самоуправления, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

- в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

- в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе местного самоуправления.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами местного самоуправления, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами местного самоуправления - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов местного самоуправления в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

8. Ссылка на регистрационный номер

и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (например, г. Бикин) указывается в бланках документов органа местного самоуправления, за исключением бланков писем.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

11. Адресат

Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа органу государственной власти, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                       Законодательная Дума

                                                         Хабаровского края

                                                      Информационный сектор

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                          Администрации

                                                       городских округов и

                                                      муниципальных районов

                                                        Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                   Председателю комитета

                                                   потребительского рынка,

                                                 пищевой и перерабатывающей

                                                       промышленности

                                                     Правительства края

                                                          Н.С. Крецу

или

                                                     Генеральному директору

                                                          ОАО "Термика"

                                                           А.Г. Цицину

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                   Федеральное бюджетное

                                                 учреждение "Всероссийский

                                                 научно-исследовательский

                                                институт документоведения и

                                                      архивного дела"

                                                  Профсоюзная ул., д. 82,

                                                      Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

                                                        Калинину И.П.

                                                  Садовая ул., д. 5, кв. 2,

                                                       с. Богородское,

                                                       Ульчский район,

                                                  Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.