Расширенный поиск

Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20.09.2016 № 464-р

При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.

4.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу).

14.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.";

4) подпункт 14.1.17 изложить в следующей редакции:

"14.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК структурного подразделения.";

5) дополнить подпунктом 14.1.18[1] следующего содержания:

"14.1.18[1]. Сводные описи дел, документов органа местного самоуправления состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив органа местного самоуправления описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления на этот год.

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 25 - 27) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.";

6) в подпункте 14.1.19:

- цифры "21" заменить цифрами "28";

- дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 28).".

4.13.2. В пункте 14.2:

1) подпункт 14.2.2 после слова "самоуправления" дополнить словами "не ранее чем через один год и";

2) в подпункте 14.2.8:

- в первом предложении слова "(приложение N 22)" исключить;

- дополнить предложением следующего содержания: "Структура исторической справки приведена в приложении N 29.";

3) подпункт 14.2.9 изложить в следующей редакции:

"14.2.9. Передача электронных документов для хранения в архив органа местного самоуправления, являющегося источником комплектования муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.";

4) дополнить пунктами 14.2.10, 14.2.11 следующего содержания:

"14.2.10. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве органа местного самоуправления, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в органе местного самоуправления и в архиве органа местного самоуправления, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве органа местного самоуправления не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив органа местного самоуправления по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив органа местного самоуправления по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным подпунктом 14.2.9 настоящего раздела.

14.2.11. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

Передача электронных документов в архив органа местного самоуправления производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка архивом органа местного самоуправления электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив органа местного самоуправления на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив органа местного самоуправления по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование органа местного самоуправления (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.".

4.13.3. Дополнить разделом 15 следующего содержания:

"15. Передача документов на хранение в муниципальный архив

15.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в органах местного самоуправления - источниках комплектования муниципальных архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве органа местного самоуправления передаются на постоянное хранение в муниципальный архив края.

15.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

15.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, передающих документы.

15.4. Передача документов постоянного хранения в муниципальный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем муниципального архива края по согласованию с органом местного самоуправления.

15.5. Документы передаются в муниципальный архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем муниципального архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа местного самоуправления.

Передача дел проводится в муниципальном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в муниципальный архив края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

15.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 30), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве края, другой - в передающем органе местного самоуправления. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной органом местного самоуправления.

Архив органа местного самоуправления принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 31). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.".

4.13.4. Приложения N 4, 14 - 31 изложить в новой редакции согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.

5. Внести в пункт 2 распоряжения Губернатора Хабаровского края от 26 октября 2015 г. N 551-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края" следующие изменения:

5.1. Подпункт 2.1 признать утратившим силу.

5.2. В подпункте 2.2 слово "оказать" заменить словом "оказывать".

6. Внести в Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 октября 2015 г. N 551-р, следующие изменения:

6.1. Дополнить пунктом 1.1[1] следующего содержания:

"1.1[1]. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".".

6.2. Пункт 1.11 дополнить словами ", при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту".

6.3. Раздел 2 изложить в следующей редакции:

"2. Термины и определения

Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.".

6.4. В разделе 3:

6.4.1. В пункте 3.2:

1) абзац первый изложить в следующей редакции:

"3.2. Электронные шаблоны документов";

2) в абзаце третьем слово "бланка" заменить словом "документа";

3) в абзаце четвертом слово "бланков" заменить словом "документов";

4) в абзаце пятом слова "оттиск печати" заменить словом "печать".

6.4.2. Пункт 3.3 изложить в следующей редакции:

"3.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые органом местного самоуправления, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах местного самоуправления, являются:

1) герб Хабаровского края, герб муниципального образования;

2) наименование органа местного самоуправления;

3) наименование должности;

4) справочные данные об органе местного самоуправления;

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) гриф ограничения доступа к документу;

11) адресат;

12) гриф утверждения документа;

13) указания по исполнению документа (резолюция);

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о контроле;

17) отметка о приложении;

18) подпись;

19) отметка об электронной подписи;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26) отметка о поступлении документа;

27) ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

При подготовке раздела индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется руководствоваться Правилами оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".

6.5. В подпункте 5.3.6 пункта 5.3 раздела 5 слова "электронного образа" заменить словами "электронной копии".

6.6. Подпункт 6.3.10 пункта 6.3 раздела 6 изложить в следующей редакции:

"6.3.10. Отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".

6.7. В разделе 8:

6.7.1. В пункте 8.1:

1) подпункт 8.1.5 дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронная копия документа, оригинал которого направляется на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписана в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица или простой электронной подписью исполнителя документа, заверяющей факт подписания оригинала этого документа на бумажном носителе.";

2) подпункт 8.1.6 изложить в следующей редакции:

"8.1.6. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, кроме случаев, когда иное не установлено в регламентах и соглашениях, заключенных между участниками информационного взаимодействия.";

3) подпункт 8.1.7 признать утратившим силу.

6.7.2. Пункт 8.3.11 пункта 8.3 изложить в следующей редакции:

"8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех указанных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;

- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;

- применение технологии сканирования и прикрепление электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке;

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- постановку документа на контроль.

Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним исходящим номером.".

6.7.3. В абзаце пятом подпункта 8.4.5 пункта 8.4 слова "шаблона электронного" заменить словами "электронного шаблона".

6.8. В разделе 9:

6.8.1. Пункт 9.3 дополнить абзацами следующего содержания:

"В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях органов местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.".

6.8.2. Пункт 9.5 изложить в следующей редакции:

"9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа местного самоуправления представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.

В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.

В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган или организация - автор документа.".

6.8.3. Дополнить пунктом 9.7[1] следующего содержания:

"9.7[1]. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается с указанием взаимосвязи с электронной карточкой письма-запроса.".

6.8.4. Пункт 9.8 изложить в следующей редакции:

"9.8. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.

Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.

Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня с момента его исполнения представляет в системе электронного документооборота документ по исполнению и комментарий об исполнении документа со ссылкой на номер документа-ответа.

В случае поступления документов, для исполнения которых не требуется создание официального ответа на запрос, основанием для снятия с контроля будет являться отчет об исполнении с представлением подтверждения об отправке.

Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководителем или уполномоченным лицом пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.

Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.".

6.9. В разделе 11:

6.9.1. В абзаце четвертом пункта 11.14 слова "(томов, частей)" исключить.

6.9.2. В пункте 11.16 слово "(томов)" исключить.

6.10. Абзац третий пункта 12.4 раздела 12 изложить в следующей редакции:

"- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей;".

6.11. В разделе 13:

6.11.1. В пункте 13.1:

1) абзац шестой изложить в следующей редакции:

"Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.";

2) дополнить абзацами следующего содержания:

"Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив органа местного самоуправления по истечении 10 лет со дня увольнения.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя органа местного самоуправления дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив органа местного самоуправления по описям дел, документов или по номенклатуре дел.".

6.11.2. Пункт 13.2 изложить в следующей редакции:

"13.2. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива органа местного самоуправления или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения органа местного самоуправления:

работникам структурных подразделений органа местного самоуправления;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

одного месяца, - для использования работниками органа местного самоуправления и иными пользователями;

шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа местного самоуправления на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.".

6.11.3. Дополнить пунктами 13.2[1] - 13.2[3] следующего содержания:

"13.2[1]. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 18).

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

13.2[2]. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 19). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве органа местного самоуправления до минования надобности.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 16) и лист использования документов (приложение N 20).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

13.2[3]. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:

при наличии фонда пользования;

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.".

6.11.4. Пункты 13.4, 13.5 признать утратившими силу.

6.12. В разделе 14:

6.12.1. В пункте 14.1:

1) подпункт 14.1.1 дополнить предложением следующего содержания: "Экспертизе ценности подлежат все документы органа местного самоуправления независимо от видов носителей и способов записи.";

2) второе предложение подпункта 14.1.4 исключить;

3) подпункты 14.1.13 - 14.1.15 изложить в следующей редакции:

"14.1.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 21 - 23) в двух экземплярах и представляются в архив органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Подготовка электронных дел для передачи в архив органа исполнительной власти края предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложение N 23).

14.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) подпункт 14.1.17 изложить в следующей редакции:

5) дополнить подпунктом 4.1.18[1] следующего содержания:

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 24 - 26) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

6) в подпункте 14.1.19:

- цифры "20" заменить цифрами "27";

- дополнить абзацем следующего содержания:

6.12.2. В пункте 14.2:

1) в подпункте 14.2.2 после слова "самоуправления" дополнить словами "не ранее чем через один год и";

2) в подпункте 14.2.8:

- в первом предложении слова "(приложение N 21)" исключить;

- дополнить предложением следующего содержания: "Структура исторической справки приведена в приложении N 28.";

3) подпункт 14.2.9 изложить в следующей редакции:

4) дополнить подпунктами 14.2.10, 14.2.11 следующего содержания:

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив органа исполнительной власти края по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование органа местного самоуправления (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

6.13. Дополнить разделом 15 следующего содержания:

"15. Передача документов на хранение в муниципальный архив

15.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 29), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве края, другой - в передающем органе местного самоуправления. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Архив органа местного самоуправления принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 30). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.".

6.14. Приложения N 4, 13 - 30 изложить в новой редакции согласно приложению N 3 к настоящему распоряжению.

Губернатор

В.И.Шпорт

Приложение N 1

к распоряжению

Губернатора Хабаровского края

от 20 сентября 2016 г. N 464-р

"Приложение N 1

к подпункту 3.1.6

Форма

Журнал учета поступления бланков

N п/п

Наименование вида бланка

Дата поступления

Дата и номер сопроводительного документа

Наименование организации - поставщика бланков

Количество экземпляров бланков

Серия и номера бланков

Приложение N 2

к подпунктам 3.1.10, 3.1.11

Форма

Журнал учета выдачи бланков

N п/п

Наименование вида бланка

Количество экземпляров бланков

Серия и номера бланков

Наименование подразделения, фамилия, имя, отчество получателя

Расписка в получении

Примечание

Приложение N 3

к подпункту 3.1.11

Правительство Хабаровского края УТВЕРЖДАЮ

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ЗАПИСИ АКТОВ Наименование должности

ГРАЖДАНСКОГО руководителя

СОСТОЯНИЯ И АРХИВОВ

(Комитет по делам ЗАГС и архивов

Правительства Хабаровского края)

АКТ ___________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

______________ N ____________ __________

г. Хабаровск (дата)

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

Председатель комиссии ________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество, должность)

члены комиссии: ___________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков,

хранящихся в комитете по делам ЗАГС и архивов Правительства края, в том

числе:

1) гербовые бланки писем формата A5 N ______.

Всего ____ штук;

2) гербовые бланки писем формата A4 N ______.

Всего ____ штук;

3) гербовые общие бланки N _______.

Всего _____ штук.

На ________ номерных гербовых бланков осталось ____ штук, в том числе:

(дата)

1) гербовых бланков писем формата A5: ______ штук;

2) гербовых бланков писем формата A4: ______ штук;

3) гербовых общих бланков: _____ штук.

Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт

составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

Председатель комиссии ________________ ____________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Члены комиссии ________________ ____________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Приложение N 4

к пункту 3.3, подпункту 6.4.9

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов органов исполнительной власти края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти края".

2. Наименование органа исполнительной власти края,

наименование структурного подразделения органа

исполнительной власти края

Наименование органа исполнительной власти края - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документа, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти края.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти края помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием управления, комитета, находящихся в ведении органа исполнительной власти края, указывается полное или сокращенное наименование органа исполнительной власти края.

На бланке органа исполнительной власти края допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа исполнительной власти края.

3. Наименование должности

Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти края, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти края, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности размещается ниже наименования организации.

4. Справочные данные об органе исполнительной власти края

Справочные данные об органе исполнительной власти края указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти края, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти края.

5. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти края.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти края - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти края в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

8. Ссылка на регистрационный номер

и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов органа исполнительной власти края, за исключением бланков писем.

Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

11. Адресат

Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа органу государственной власти, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство

Хабаровского края

Управление по организации

работы с документами

Губернатора и Правительства

края

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации

городских округов и

муниципальных районов

Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю комитета

потребительского рынка,

пищевой и перерабатывающей

промышленности

Правительства края

Н.С. Крецу

или

Генеральному директору

ОАО "Термика"

А.Г. Цицину

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Федеральное бюджетное

учреждение "Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения и

архивного дела"

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 2,

с. Богородское,

Ульчский район,

Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

12. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись А.Н. Артизов

Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минкультуры

России

от 15.04.2009 N 65

13. Указания по исполнению документа (резолюция)

1 2 3 4 5 6 9

Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20.09.2016 № 464-р

Информация по документу

« Распоряжение Правительства Хабаровского края от 10.10.2016 № 795-рп

Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13.05.2013 № 200-р »

Изменен протокол лечения ковида

Германия может полностью остановить «Северный поток – 2»

Богатые уже не такие богатые

Отныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию

Вакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане

МТС попала в переплет в связи с повышением тарифов

Регулятор откорректировал прогноз по инфляции

Стоимость нефти Brent взяла курс на повышение

Курсы иностранных валют снова выросли

Украина получит 1,2 миллиарда евро в качестве макрофинансовой помощи

АПК РФ

ГК РФ

ГПК

ЖК РФ

КоАП

НК РФ

СК РФ

ТК РФ

УИК РФ

УК РФ

УПК

Конституция

о Защите Прав Потребителей

о Персональных данных

Закон о Полиции

Закон об Оружии

Закон об ОСАГО

Закон о Рекламе

об Образовании

ПДД