Постановление Правительства Города федерального значения Севастополя от 27.06.2014 № 101

ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«27» 06.2014 г.                                                                                          N 101

Об утверждении Инструкции по

делопроизводству в Правительстве

Севастополя

(В редакции Постановления Правительства города Севастополя

 от 09.09.2015 № 850-ПП)

В соответствии с Уставом г. Севастополя, Законом г. Севастополя N5-ЗС 30.04.2014 «О Правительстве Севастополя», Правительство Севастополя постановляет:

               Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Севастополя (далее - Инструкция) (прилагается).

               Директорам департаментов Правительства Севастополя довести содержание Инструкции до сведения сотрудников подведомственных исполнительных органов государственной власти города Севастополя.

               Сотрудникам исполнительных органов государственной власти города Севастополя при подготовке документов неукоснительно следовать положениям Инструкции.

4.              Контроль над исполнением постановления возложить на заместителя и.о. Губернатора-Председателя Правительства Севастополя А.В. Свечникова.

Исполняющий обязанности                                                

Губернатора города Севастополя,                

председатель Правительства Севастополя                                  С.И. Меняйло

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Правительства Севастополя

 от 27.06.2014 N 101

(В редакции Постановления Правительства

 города Севастополя от 09.09.2015 № 850-ПП)

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Правительстве Севастополя

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

                   Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя (далее по тексту - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Севастополя документов, совершенствования делопроизводства в Правительстве Севастополя и повышения его эффективности.

                   Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, города федерального значения Севастополя (далее по тексту - города Севастополя) в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Севастополя, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.3.    Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на отдел специальной документальной связи аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

                        1.4.    Требования настоящей Инструкции по делопроизводству обязательны для исполнения в структурных подразделениях Правительства Севастополя, органах местного самоуправления города Севастополя, учреждениях, предприятиях и иных организациях, расположенных на территории города Севастополя.

Структурные подразделения Правительства Севастополя, отраслевые (функциональные) органы Правительства Севастополя, учреждения, функции и полномочия учредителя которых осуществляются Правительством Севастополя, далее по тексту читать как Подразделения.

                        1.5.    Основные понятия.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

                                                       Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

реквизит документа - элемент оформления документа;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

унифицированная форма документа; УФД: формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшее документ;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

электронная карточка документа - хранилище реквизитов документа. Электронная карточка документа включает в себя следующие реквизиты: вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа, отметку о конфиденциальности, сведения о поступлении документа, об исполнителе, адресате, исполнении документа, о согласовании документа, в том числе фамилию, имя, отчество, время согласования, должность лица, с которым согласован документ, резолюцию, подпись.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

1.6.              В Правительстве Севастополя используется система электронного документооборота (СЭД).

При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствие новой системы требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.7.              Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству, установленного порядка работы с документами в Правительстве Севастополя осуществляется подразделениями, в ведение которых входит ведение делопроизводства и контроля (далее по тексту - делопроизводственная служба).

Письма делопроизводственной службы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях.

1.8.              Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами в Подразделениях возлагается на их руководителей.

Работники Подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе.

Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, разрабатываются на основе настоящей Инструкции по делопроизводству и утверждаются руководителями Подразделений.

На сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, возлагаются следующие основные обязанности:

-           прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача документов на рассмотрение руководителю;

учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения, передача их в Архив города Севастополя (далее по тексту - Архив);

выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении, контроль их возврата;

-            анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

-              ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

-           консультирование работников по вопросам работы с документами.

Персональные данные, содержащиеся в проектах документов, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

Передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений Правительства Севастополя в связи со служебной необходимостью сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителей Подразделений или их заместителей.

При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения письменно информирует начальника Правового управления Правительства Севастополя, который назначает служебное расследование. (В редакции Постановления Правительства города Севастополя от 09.09.2015 № 850-ПП)

В Подразделениях могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по делопроизводству методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за организацию работы с документами Подразделения или другому работнику по указанию руководителя Подразделения. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Производится с разрешения Губернатора города Севастополя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Оформление реквизитов документов

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов Правительства Севастополя и Подразделений используют следующие реквизиты:

01 - герб города федерального значения Севастополя размещают на бланках писем (должностного лица, органа), распорядительных документов, а также на бланках Подразделений;

02 - наименование автора документа (должностного лица, органа) на бланках документов должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах;

03 - наименование Подразделения должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении. Подразделение указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем.

Наименование Подразделения располагают ниже наименования Правительства Севастополя. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием (в случае если это предусмотрено положением о Подразделении);

04 - справочные данные о Правительстве Севастополя указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Могут быть дополнены интернет-адресом и другими сведениями;

05 - справочные данные о Подразделении включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04;

06 - вид документа - наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

В письме наименование вида и разновидности документа не указывается;

07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Реквизит "Дата" отделяется от "Вида документа" интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами:

16 марта 2014 г.

В этом случае в конце даты слово "год" пишется в сокращении "г.".

Проставлять ноль в обозначении дня, месяца, если оно содержит одну цифру, обязательно (6.3.2014 - неправильно, 06.03.2014 - правильно).

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;

08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от реквизита "Вид документа" интервалом 24 пт (0,85 см).

Регистрационный номер документа должен включать порядковый номер по единой нумерации в течение календарного года (отдельно на входящие и исходящие документы), индекс по номенклатуре дел, а также может быть дополнен индексами структурного подразделения, подготовившего документ, должностного лица, подписавшего его, и т.п.

Регистрационный номер совместно изданного документа состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

В Правительстве Севастополя используется следующая индексация документов:

- для входящих - 144/45/1-14, где:

144 - порядковый номер входящего документа в 2014 делопроизводственном году;

45 - индекс по номенклатуре дел;

1-14 - обозначение входящего документа 2014 делопроизводственного года;

- для исходящих документов - 25/26/2-14/МС, где:

25 - порядковый номер исходящего документа в 2014 делопроизводственном году;

26 - индекс по номенклатуре дел;

2-14 - обозначение исходящего документа 2014 делопроизводственного года;

МС - инициалы (фамилия и имя) руководителя, подписавшего документ;

09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресата - включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется при регистрации письма-ответа (на N _____ от _____).

Является обязательным реквизитом.

При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресата делать не следует;

10 - место составления (издания) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления;

11 - отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченного распространения или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка (без кавычек) "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, на первой странице сопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземпляра документа;

12 - адресат - документы адресуют в органы власти, учреждениям, организациям, должностным лицам, Подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, учреждение, организацию или Подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже (допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке), например:

     Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации

     или:

Правительство Российской Федерации

Департамент делопроизводства и архива

При адресовании документа руководителю наименование организации и наименование должности указываются в дательном падеже, например:

     Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
     И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их названия указываются обобщенно, например:

Структурные подразделения

Департамента экономической политики

и финансов

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии:

     Образцову О.П.

     ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

     г. Липки, Киреевский р-н,

     Тульская обл., 301264

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

     Сахалинская транспортная инспекция

     ул. Пограничная, д. 45,

     г. Южно-Сахалинск, 693000

13 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым организационно-распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор города Севастополя

______________ (инициалы, фамилия)

(личная подпись)
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Губернатор города Севастополя

__________________ (инициалы, фамилия)

(личная подпись)
Дата 

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на наименование вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

     УТВЕРЖДЕН

     распоряжением Губернатора

     города Севастополя

     от _________ N ______

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают прописными буквами от границы верхнего поля без кавычек (допускается слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатать шрифтом другой насыщенности);

14 - указания по исполнению документа (резолюция), написанные должностным лицом, включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Иванову А.А., Морозовой Н.В.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2011

Личная подпись      Дата

Текст резолюции должен быть кратким, с использованием устоявшейся терминологии.

В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем;

- резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию;

- резолюция "Для работы в установленном порядке" подразумевает исполнение документов в рамках функциональных обязанностей исполнителя.

Текст резолюции в СЭД вносят сотрудники, обеспечивающие работу руководителей, и, если документ имеет пометку "Срочно", "Доложить немедленно", незамедлительно доводят его до исполнителей;

15 - наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6 или имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например:

     Постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии

     Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал, может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт (0,85 см));

16 - отметка о контроле исполнения документа - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", с обязательной отметкой в СЭД.

Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указанием срока исполнения;

17 - текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

Обращение "Уважаемый(ая)...!" отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 24 пт (0,85 см), от текста документа - интервалом не менее 18 пт (0,64 см).

При отсутствии обращения "Уважаемый(ая)...!" текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до N 13) при необходимости размещения текста на одной странице.

Связный текст, как правило, состоит из двух и более частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй, начинающейся с абзаца, - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.

Текст может содержать одну заключительную часть (например: в постановлении, распоряжении - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей; письме, заявлении - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справках, докладных записках - оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о Подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения документа.

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов других организаций, ранее изданных документов указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываются перед наименованием документа.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки частей разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно границ текста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

- 1-го лица единственного числа - распорядительные документы, принимаемые на принципах единоначалия. Например:

     Предлагаю подготовить и представить на рассмотрение;
     Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

- 3-го лица единственного числа - документы коллегиальных органов. Например:

Комиссия рассмотрела...

- 1-го лица множественного числа - протоколы. Например:

слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем...; решили...

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (комиссия не возражает, комиссия считает возможным).

Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза "С уважением,...". Таким образом, обращение "Уважаемый...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением" составляют так называемую этикетную рамку.

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер;

18 - отметка о наличии приложения оформляется под текстом от границы левого поля.

После слова "Приложение" ставится двоеточие. Приложение отделяется от текста интервалом 6 - 12 пт (0,21 - 0,42 см).

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

Приложения к проекту постановления, распоряжения Правительства Севастополя подписываются руководителем Подразделения, внесшего проект, в отдельных случаях - заместителем Губернатора - директором Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

Если приложений несколько, они нумеруются: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д. Одно приложение не нумеруется.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается, например:

     Приложение: Программа в 1 экз.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов, количестве экземпляров, например:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение (приложения), не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения: 1. Протокол собрания учредителей АО "Стройдеталь" на 5 л.

в 1 экз.

2. Проект решения собрания на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: Договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, имеющие гриф "Для служебного пользования", отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение:  Справка  о  неплатежеспособных  предприятиях,  для  служебного

пользования, регода N 26ДСП, на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановления, распоряжения, решения, приказы) сведения о наличии приложений указывают в тексте, например:

Разработать и представить на утверждение график приема граждан на первый квартал 2012 г. по форме, указанной в приложении N 1 (слово "приложение" печатается со строчной буквы).

Если в тексте распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишут "Приложение N..." (без кавычек, печатают от границы верхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименование вида основного документа, его дату и регистрационный номер. Печатается через один межстрочный интервал. Например:

Приложение N 2

к распоряжению Губернатора

города Севастополя

от 12.05.2014 N 45

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, инструкциям и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер или отдельные пункты документа, к которым даются пояснения.

Приложение N 1

к приказу Росархива

от 12.11.2009 N 125

Приложение N 2

к подпункту 3.2.1

Если приложением к документу (например, к постановлению, приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА и т.д.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Правительства Севастополя

от 12.11.2009 N 125

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт (1,27 см), от текста приложения - интервалом 24 пт (0,85 см). Наименование вида документа (первое слово заголовка приложения) (положение, устав, инструкция и др.) и заголовок оформляются прописными буквами полужирным шрифтом, например:

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ

При размещении заголовка к тексту большого объема (более 2 - 3 строк) наименование вида документа (положение, инструкция, программа) выделяется полужирным шрифтом, заголовок - строчными буквами, например:

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок;

19 - подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением бланка должностного лица), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Управления финансового

контроля города Севастополя               личная подпись       И.О. Фамилия

Или на бланке:

Начальник управления                     личная подпись        И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста интервалом не менее 36 пт (1,27 см).

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах различных видов документов указан в приложении N 1.

Заместитель начальника

общего отдела                       личная подпись             И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Начальник Департамента

образования                               личная подпись       И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                         личная подпись       И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Начальник                                      Начальник

Департамента образования                       Департамента здравоохранения

Личная подпись  И.О. Фамилия                   Личная подпись  И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки не используют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                     личная подпись       И.О. Фамилия

Члены комиссии:                           личная подпись       И.О. Фамилия

личная подпись       И.О. Фамилия

Подписи в составе членов комиссии располагаются по алфавиту фамилий.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ, - "исполняющий обязанности", "заместитель", И.О. Фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, на которое возложены обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя             подпись             И.О. Фамилия

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

20 - гриф согласования. Согласование проекта документа с другими органами власти, организациями, Подразделениями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа власти, Подразделения), подписи должностного лица, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

финансового контроля

города Севастополя

Личная подпись   И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется служебным письмом, то оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Управления финансового контроля

города Севастополя

от 15.05.2014 N 45-12

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается";

21 - виза согласования - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Согласование проекта документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Директор Департамента аппарата

Губернатора и Правительства Севастополя

личная подпись      И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом, например:

Замечания прилагаются

Директор Департамента аппарата

Губернатора и Правительства Севастополя

личная подпись   И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к проекту документа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от возможной замены листов. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути;

22 - оттиск печати. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск печати с изображением Герба города Севастополя ставится на документы, требующие особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 2.

Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направленных за пределы Правительства Севастополя, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

При оформлении командировочных удостоверений лиц, посещающих город Севастополь, оттиск негербовой печати проставляется на подписи сотрудника Подразделения, принимающего командировочного.

Проставление печати Правительства Севастополя на отпускных билетах не предусмотрено;

23 - отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Главный специалист общего отдела       личная подпись          И.О. Фамилия

16.03.2014

Правительство Севастополя, Подразделения могут заверять копии только издаваемых ими документов.

Копии распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя (постановлений, указов, распоряжений и др.) для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью, заверительная надпись "Верно" не проставляется.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок и т.п.), то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги с заверительной надписью. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

     Прошнуровано и пронумеровано     6 (шесть) листов     

Верно
     Начальник общего отдела
     Личная подпись И.О. Фамилия
     Дата

Заверительная надпись может оформляться в форме штампа.

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен;

24 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа шрифтом размером NN 10 - 12. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (без буквы "т" и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:

     В.А. Петров     744567

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: [phone].

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах с грифом "Для служебного пользования" отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополняется информацией о количестве отпечатанных экземпляров, рассылке и дате печатания документа;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Информация об исполнении документа, направлении его в дело, месте хранения документа вносится в СЭД.

В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и в СЭД вносится соответствующая отметка;

26 - отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в нижнем правом углу на первом листе документа.

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер (см. п. 09) и дату поступления (при необходимости - указание времени).

Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации.

 2.2. Бланки документов 

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

2.2.2. Для изготовления бланков используется белая бумага (в исключительных случаях - слабо окрашенная в светлые тона) формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм). Разрешается использовать бумагу формата А3 (297 x 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 x 148 мм) - для резолюций (поручений).

Бланки документов, кроме распорядительных, должны иметь такие поля (мм):

не менее 30 - левое;

не менее 10 - правое;

не менее 20 - верхнее и нижнее.

Бланки распорядительных документов должны иметь такие поля (мм):

35 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

2.2.3. В Правительстве Севастополя используются следующие бланки документов:

- бланки Губернатора и Правительства для писем (приложение N 4);

- бланки конкретных видов документов с указанием на бланке вида документа (приложение N 3);

- бланки структурных подразделений (приложение N 5).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов, бланки отдельных должностных лиц.