Постановление Правительства Города федерального значения Севастополя от 27.06.2014 № 101

3.3.6. Акты имеют следующие реквизиты:

- Гриф утверждения (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами от границы верхнего поля, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

- Наименование вида документа - АКТ.

Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт (1,27 см), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

- Номер печатается арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.

- Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт (0,21 см), печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

 О передаче документов, находящихся на исполнении 

или:

 О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению 

- Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт (0,85 см) и печатается через 1 межстрочный интервал.

- Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт (1,27 см).

3.4. Доверенность 

3.4.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предоставлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

3.4.2. Доверенность выдается Правительством Севастополя своему представителю на представление интересов, совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Правительства Севастополя.

Проекты доверенностей, выдаваемых сотрудникам юридических служб или лицам, на которых возложено представительство по правовым вопросам, исполнительных органов государственной власти города Севастополя, подлежат обязательному согласованию Правовым управлением Правительства Севастополя. Доверенности подлежат обязательной регистрации. (В редакции Постановления Правительства города Севастополя от 09.09.2015 № 850-ПП)

3.4.3. Доверенность оформляется только в письменной форме. Доверенность составляется в виде отдельного документа или путем включения в договор, определяющий внутренние отношения представляемого и представителей.

Документ должен содержать данные, необходимые для признания его доверенностью:

- дату составления;

- реквизиты представителя и предоставляемого;

- существо полномочий.

Кроме того, доверенность должна быть подписана лицом, ее выдавшим.

3.4.4. Если доверенность выдана Правительством Севастополя, то кроме подписи уполномоченного должностного лица необходим еще и оттиск печати. Доверенность оформляется на бланке Правительства Севастополя, подпись уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.

 3.5. Таблицы 

3.5.1. Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских и организационно-распорядительных документах.

3.5.2. При построении таблицы необходимо выполнить условия логичности и удобства чтения.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть грамматически согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Например:

	Объем строительно-монтажных работ, выполненных
	подрядным способом	хозяйственным способом

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точка в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количество граф).

Слева над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

 3.6. Телеграмма 

3.6.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Делопроизводственная служба Правительства Севастополя принимает к отправке телеграммы за подписью Губернатора или его заместителей.

3.6.2. Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Указывается полный почтовый адрес, должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

3.6.3. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание. Не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Цифровые данные пишутся словами. Цифры допускаются только в нумерации домов, квартир, в заводских и торговых знаках и марках. Знаки N, -, + следует писать словами номер или НР, минус, плюс и т.д.

3.6.4. Подпись в телеграмме оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита "Подпись".

3.6.5. Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте.

Телеграмма печатается прописными буквами.

Для регистрации и отправки телеграмма в бумажном и электронном виде подается в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

 3.7. Служебные письма 

3.7.1. Служебное письмо - обобщенное название по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Служебные письма в Правительстве Севастополя готовятся как:

- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы;

- инициативные письма.

Руководители Подразделений несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных Подразделений, необходимо направить поручения в каждое Подразделение отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются просьбы, решения и т.д.

В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю, сообщаю и т.д.).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам компаний фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

Текст письма, как правило, не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в делопроизводственной службе. Допускается оформлять визы согласования в виде таблицы на обратной стороне последнего листа (в случае если виз более 2).

3.7.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, Подразделений и др., оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти (Подразделений, организаций и др.) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

3.7.3. Письма на бланках Губернатора города Севастополя подписывает только Губернатор города Севастополя или исполняющий его обязанности, письма на бланках Правительства Севастополя подписывают Губернатор города Севастополя - Председатель Правительства и заместители Губернатора города Севастополя - Председателя Правительства.

3.7.4. Письма за подписью руководителей Подразделений и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию Подразделений, оформляются на бланках Подразделений, регистрируются в Подразделении и отправляются самостоятельно.

3.7.5. Подписанные письма регистрируются и отправляются делопроизводственной службой в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).

3.7.6. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Правительства Севастополя, руководителями Подразделений.

 3.8. Телефонограмма 

3.8.1. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

3.8.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Регистрация и дальнейшее хранение в установленном порядке телефонограммы осуществляется в Подразделении, ответственном за ее передачу.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:

- исходящий номер и дата;

- текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;

- должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

- должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

- входящий номер телефонограммы.

3.8.3. Учет и регистрация входящих телефонограмм осуществляется аналогично.

Прием и отправка телефонограмм осуществляется, как правило, через приемные соответствующего руководителя Правительства Севастополя или Подразделения.

IV. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОФОРМЛЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

В документообороте Правительства Севастополя в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- оперативное прохождение документов;

- распределение документов на документопотоки;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- однократность регистрации документов.

 4.1. Порядок приема, первичной обработки, регистрации и распределения поступающей корреспонденции 

4.1.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в делопроизводственной службе Правительства Севастополя.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовое отделение, нарочным, курьерами, организациями и гражданами (через ящик приема документации в здании Правительства Севастополя), с использованием факсимильной, телеграфной связи, с использованием электронной почты.

Обращения граждан, организаций, общественных объединений, другие документы, подлежащие регистрации в Подразделении Правительства по работе с обращениями граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступившие в делопроизводственную службу, направляются в соответствующее Подразделение для организации дальнейшей работы.

4.1.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При повреждении или недостаче документа составляется акт в 2 экземплярах (приложение N 8), один из которых остается в делопроизводственной службе, другой направляется отправителю документа. В случае если документ принимается в делопроизводство, акт составляется в 3 экземплярах, и третий экземпляр присоединяется к документу. Акт утверждается директором Департамента аппарата Правительства Севастополя.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.

При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При выявлении неустранимых замечаний документы не принимаются.

4.1.3. Предварительное рассмотрение и регистрация поступивших документов, как правило, осуществляются в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения.

Корреспонденция, полученная после 17 часов или в нерабочее время, обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день.

Документы, поступившие из органов высшего уровня, а также документы с отметками "Срочно", "Оперативно", телеграммы, факсограммы и др. регистрируются незамедлительно.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

4.1.4. Документы, поступившие по электронной почте, факсимильной и телеграфной связью, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.

4.1.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания; рекламные документы и коммерческие предложения; поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, приглашения, выполненные в виде открыток; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые, поступившие без сопроводительного письма.

4.1.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным Правительства Севастополя с обязательной последующей передачей их в делопроизводственную службу для регистрации. Такие документы регистрируются как поступившие в день передачи на регистрацию. О документе, требующем срочного исполнения, ответственный дежурный оперативно докладывает Губернатору города Севастополя в установленном порядке.

4.1.7. Документы, направленные в адрес Губернатора и Правительства Севастополя и полученные их помощниками, минуя делопроизводственную службу, подлежат обязательной передаче для регистрации в СЭД. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

4.1.8. Документы, адресованные непосредственно в Подразделения, в комиссии, созданные в Правительстве Севастополя, передаются без регистрации в соответствующее Подразделение.

4.1.9. Документы, направленные в адрес Губернатора и Правительства Севастополя в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", передаются для регистрации и дальнейшего исполнения в Управление по работе с обращениями граждан и организации их личного приема.

4.1.10. Работниками делопроизводственной службы документ регистрируется путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карты в СЭД, в которую вносятся все необходимые данные.

4.1.11. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, на первом листе документа в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, в который вносится информация о регистрационном номере и дате регистрации.

4.1.12. Письма, поступающие на иностранном языке, в день поступления направляются в Подразделение по вопросам международных связей и протокола для перевода. Перевод письма (с указанием должности, инициалов и фамилии сотрудника, выполнившего перевод) в тот же день возвращается для дальнейшей работы в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

4.1.13. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться распределением обязанностей между Губернатором Севастополя и его заместителями, положениями про Подразделения, должностными инструкциями, номенклатурой дел и также установленными схемами прохождения документов.

 4.2. Порядок рассмотрения входящих документов в Правительстве Севастополя и доведение документов до исполнителей 

4.2.1. Поступившие в Правительство Севастополя документы направляются на рассмотрение руководителям в день их регистрации или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время.

Сразу после регистрации Губернатору Севастополя передаются акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, документы, поступившие из Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов высшего уровня.

4.2.2. Документы, рассмотренные Губернатором, возвращаются в делопроизводственную службу для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией.

Подлинники документов высших органов государственной власти, резолюции к ним сохраняются в делопроизводственной службе, исполнителям направляются копии.

Подлинники остальных документов могут передаваться исполнителю на период работы с документом. Законченный делопроизводством документ подлежит обязательному возврату в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

Подлинник документа, исполнителями которого являются несколько Подразделений, может быть передан ответственному исполнителю с одновременной передачей его копий соисполнителям.

Факт передачи документов фиксируется путем внесения соответствующей информации в СЭД с указанием исполнителей, которым переданы подлинник документа и его копии.

4.2.3. Передача документа из одного Подразделения в другое, минуя делопроизводственную службу, в которой документ зарегистрирован, запрещается.

4.2.4. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору Севастополя, его заместителям, в Подразделения, осуществляется через журналы учета документов, с проставлением подписи уполномоченного сотрудника.

4.2.5. Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.

4.2.6. Поручения, содержащие указания "Срочно", "Незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "Оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты регистрации документа. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения поручения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

4.2.7. В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении в качестве исполнителя первым.

4.2.8. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию главного исполнителя представить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.2.9. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих Подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При смене состава исполнителей в обязательном порядке информируется делопроизводственная служба для внесения изменений в СЭД.

4.2.10. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, с отметкой о согласовании юридической службы своего Подразделения (при необходимости).

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

Правовое управление Правительства Севастополя, являясь соисполнителем, при отсутствии предложений согласовывает проект ответа, подготовленного ответственным исполнителем. (В редакции Постановления Правительства города Севастополя от 09.09.2015 № 850-ПП)

4.2.11. В случае если поручение руководителя не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок.

4.2.12. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ. "Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа.

Продление сроков исполнения производится на основании представления через делопроизводственную службу служебного письма в адрес заявителя с мотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки не позднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Письмо готовится за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, ответа, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока.

4.2.13. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД. Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок.

4.2.14. Резолюция Губернатора Севастополя "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы", "В работу", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет заместителям Губернатора и руководителям Подразделений при ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению в своих резолюциях.

Если в резолюции к документу Губернатором или его заместителями указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля автором резолюции.

4.2.15. На подпись и регистрацию проект документа подается вместе с документами, на основании которых он был подготовлен.

 4.3. Контроль исполнения документов  4.3.1. Задачи и общие правила контроля 

4.3.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

4.3.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

- регистрируемая без постановки на контроль.

4.3.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, а также требующие исполнения согласно резолюции Губернатора (первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора города).

4.3.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся документы, не требующие исполнения или ответа (информационные письма, повестки и др.).

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.

4.3.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.3.1.6. Организационный контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора города.

4.3.1.7. Контроль сроков исполнения документов и поручений осуществляет отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.

В департаментах Правительства Севастополя контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют помощники первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора города, а также специалист, ответственный за делопроизводство и контроль.

Контроль за соблюдением сроков исполнения документов в департаментах Правительства Севастополя осуществляется при помощи электронной базы данных "Дело".

4.3.1.8. Сотрудники делопроизводственной службы Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя осуществляют контроль за документооборотом всей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора, Председателя Правительства Севастополя.

4.3.1.9. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя, и непосредственные исполнители. В случае если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственным за организацию исполнения (обобщение информации) является лицо, которое в резолюции указано первым, если в резолюции не указано иное.

4.3.1.10. Проверку качества исполнения документов за подписью первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора осуществляют их помощники.

4.3.1.11. Контроль исполнения документов в Подразделениях осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих Подразделений.

 4.3.2. Организация контроля исполнения документов, порядок снятия документов с контроля 

4.3.2.1. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины все поручения, выдаваемые в Подразделения, должны фиксироваться и направляться исполнителям при помощи электронной базы данных "Дело".

4.3.2.2. Отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя осуществляет контроль исполнения документов через помощников первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора и руководителей структурных подразделений.

4.3.2.3. При необходимости срок исполнения правового акта администрации города определяется в момент его подготовки. В тексте проекта делается об этом запись (определяются конкретные сроки исполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан, то документ подлежит исполнению в течение месяца.

4.3.2.3.1. На каждый поставленный на контроль правовой акт заводится контрольная карточка, где делаются соответствующие записи по его исполнению. В порядке упреждающего контроля исполнителю направляется напоминание с указанием сроков предоставления информации.

4.3.2.3.2. Контроль исполнения правовых актов Губернатора, Председателя Правительства города осуществляется путем получения справок и других информационных материалов, а также путем рассмотрения хода выполнения постановления или отдельных его пунктов на Коллегии при Губернаторе, Председателе Правительства города, совещаниях, проводимых руководителями города.

4.3.2.3.3. На поручения Правительства РФ ответственный исполнитель готовит аналитическую информацию с результатами исполнения в адрес Губернатора, Председателя Правительства города Севастополя.

Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя копию исходящего документа (аналитической информации).

4.3.2.3.4. Снятые с контроля правовые акты вместе со справками об исполнении хранятся в делопроизводственной службе Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.

4.3.2.4. Документы вышестоящих, контролирующих, надзорных и правоохранительных органов снимаются с контроля только Губернатором, Председателем Правительства Севастополя.

4.3.2.5. Исполненные письма предприятий, учреждений, организаций могут быть списаны в дело исполнителем. В этом случае исполнитель - руководитель Подразделения направляет копию ответа на бумажном носителе для списания в дело в отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.

4.3.2.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

 4.3.3. Сроки исполнения документов 

4.3.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления.

4.3.3.2. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

- обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения). При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне;

- запросы Законодательного Собрания города Севастополя - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный Законодательным Собранием срок. Запрос, требующий проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса, - не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса Законодательного Собрания с уведомлением Законодательного Собрания об указанных обстоятельствах в трехдневный срок со дня получения запроса;

- обращения депутатов Законодательного Собрания города Севастополя - безотлагательно, но не позднее 10 дней со дня получения обращения. Обращение, требующее проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса, - не позднее чем в месячный срок со дня получения обращения с уведомлением депутата об указанных обстоятельствах в трехдневный срок со дня получения обращения;

- письма министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку или в течение 30 дней;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих и контролирующих органов, надзорных, правоохранительных органов - согласно указанному в них сроку, сроку, указанному в резолюции, или в течение 30 дней;

- письма организаций - в течение 30 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "срочно", "незамедлительно" (или аналогичные) - в течение 3 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "оперативно" - в течение 10 дней;

- редакционный запрос - в семидневный срок. Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации с указанием причин в соответствии с Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации".

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации с указанием причин в соответствии с Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации";

- протест прокурора или его заместителя - не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

- представление прокурора или его заместителя - в течение месяца со дня внесения представления.

4.3.3.3. В случае если срок исполнения поручения приходится на выходной день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным.

4.3.3.4. Срок исполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего. В случае необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позже чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а по исполнению документа без определения срока - до окончания 30-дневного срока от даты получения.

 4.4. Организация работы с отправляемыми документами, регистрация отправляемых документов, отправка документов 

4.4.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, а также согласование проекта документа с заинтересованными и должностными лицами возлагается на руководителя Подразделения - исполнителя документа.

4.4.2. Представляемый на подпись Губернатору города Севастополя, его заместителям проект документа должен быть завизирован всеми ответственными за его подготовку исполнителями с расшифровкой их подписей.

4.4.3. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находиться на согласовании в Подразделении, составляет не более трех рабочих дней.

4.4.4. В случае несогласия с ответом визирующее должностное лицо вносит соответствующие замечания и документ возвращается исполнителю на доработку. При возникновении разногласий между исполнителем и визирующим окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.

4.4.5. Исходящие документы должны визироваться, подписываться руководителями в течение не более 2 рабочих дней. Подписанные документы передаются помощником в делопроизводственную службу для регистрации и отправки адресатам.

4.4.6. Делопроизводственная служба осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений (подписанных), при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.4.7. К ответу на входящий документ исполнитель обязан приложить подлинник указанного документа.

4.4.8. Письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящим документом, ответом на который они являются.

4.4.9. Если документ содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр и экземпляр с визами, который остается в деле для хранения в делопроизводственной службе.

4.4.10. Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки, и экземпляр с визами.

4.4.11. Исходящие письма регистрируются и отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочной корреспонденции. Исходящие письма отправляются адресатам с использованием почтовой связи, факсимильной, телеграфной, а также фельдъегерской службой.

4.4.12. Документы, подписанные руководителями Подразделений, регистрируются в Подразделении и рассылаются самостоятельно.

 4.5. Подготовка, прохождение и контроль внутренней документации 

4.5.1. Внутренняя документация делится на следующие виды:

- служебная записка (докладная, отчет, запрос, документ информационного характера и др.);

- информация - создается, в основном, во исполнение поручений Губернатора города Севастополя и его заместителей, а также в качестве ответа на служебную записку;

- протоколы заседаний (совещаний), проводимых Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями Подразделений;

- поручения заместителей Губернатора.

4.5.2. Служебная записка, информация, оформленные на бланке Подразделения, подписываются руководителем Подразделения.

4.5.3. Регистрация служебных записок, информации осуществляется в Подразделении-исполнителе.

4.5.4. Регистрация служебных записок, подписанных заместителями Губернатора, осуществляется отделом внутреннего делопроизводства Секретариата Губернатора.

4.5.5. Переписка между департаментами и Подразделениями департаментов регистрируется службами делопроизводства соответствующих департаментов.

4.5.6. Документация, подготовленная структурными подразделениями Правительства, подается на рассмотрение Губернатору города Севастополя только после согласования с курирующим заместителем Губернатора, директором Департамента.

4.5.7. Протоколы аппаратных совещаний у заместителей Губернатора регистрируются в соответствующей службе заместителя Губернатора. Регистрацию и контроль исполнения осуществляет сотрудник, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора.

4.5.8. В целях создания оптимальных условий для работы Правительства города, его аппарата, Секретариата Губернатора при подготовке документов, которые относятся к отделу внутреннего делопроизводства, устанавливаются следующие индексы, например:

N п/п	Корреспондент	Ф.И.О.	ИНДЕКС
1.	И.о. Губернатора, Председатель Правительства	Меняйло Сергей Иванович	МС
2.	Заместитель Губернатора, заместитель Председателя Правительства Севастополя	Поздняков Андрей Евгеньевич	ПА

Индекс означает первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, индекс указывается после числового значения номера, например, N 137-МС.

4.5.9. Отдел внутренних систем Управления информационных технологий и телекоммуникаций аппарата Губернатора и Правительства оперативно вносит данные об изменении исполнителей в систему электронного документооборота по представлению Управления кадровой работы.

4.5.10. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору, заместителям Губернатора, директорам департаментов, структурным подразделениям Правительства и другим структурным подразделениям, а также из одного структурного подразделения в другое, осуществляется через журнал учета документов, переданных на исполнение, с проставлением подтверждающих подписей за полученные документы ответственными исполнителями или сотрудниками, ответственными за делопроизводство в Подразделении (журналы находятся в каб. 210).

4.5.11. Информация об исполнении поручения (документа) в срок, указанный в документе или резолюции, должна быть направлена заместителю Губернатора, директору Департамента, который дал поручение, либо ответственному исполнителю, если он указан в резолюции.

4.5.12. Отдел внутренних систем Управления информационных технологий и телекоммуникаций аппарата Губернатора и Правительства вносит данные в программу электронного документооборота для оперативного осуществления регистрации и контроля.

4.5.13. Временно, до введения в Подразделениях и департаментах Губернатора и Правительства общей системы электронного документооборота, необходимо вести журналы входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 9).

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД: ФОРМИРОВАНИЕ, ОБРАБОТКА, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Формирование документального фонда Правительства Севастополя, Подразделений осуществляется службами делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в сектор архивной работы отдела внутреннего делопроизводства Секретариата Губернатора и Правительства или архив Подразделения (далее в этом разделе - Архив).

 5.1. Составление номенклатуры дел 

5.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Подразделения, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В Правительстве города Севастополя составляются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, инспекций, отделов) (приложение N 10) и номенклатура дел Правительства (Департамента Правительства) Севастополя или сводная номенклатура дел (приложение N 11).

5.1.3.1. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем Подразделения, предоставляется на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом (далее - ЦЭПК), представляется в службу делопроизводства не позднее 1 ноября текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Вновь созданное Подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел Подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется не менее чем в двух экземплярах: 1-й используется в структурном подразделении как рабочий экземпляр, 2-й сдается в Управление архивным делом.

5.1.3.2. Номенклатура дел Правительства Севастополя составляется службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства согласовывается с ЦЭПК.

Номенклатура дел Правительства, подписанная начальником Секретариата Правительства, утверждается Председателем Правительства после ее согласования с экспертной комиссией (ЭК) Правительства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Подразделений номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЦЭПК.

Номенклатура дел Правительства готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Архиве, 4-й - сдается в Управление архивным делом. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

5.1.4. После утверждения номенклатуры дел источника комплектования его Подразделения получают ее копию либо выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.5. Основой для определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание. Наименованиями разделов, подразделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

5.1.6. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

5.1.6.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного штатным расписанием цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

5.1.6.2. В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать все документируемые участки работы, в том числе документы с грифом "Для служебного пользования", журналы, справочные картотеки и электронные базы данных.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов и наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, обращения граждан, нормативные акты и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, договоры и т.д.);

- название организации - автора документа;

- название организации - адресата документа;

- краткое содержание документа;

- название территории, с которой связано содержание документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информация и т.д.).

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например:

Документы к протоколам заседания Общественного Совета

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с учебными заведениями о проведении ЕГЭ

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Финансовым управлением по вопросам финансового обеспечения

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается то, что если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций районов по вопросам местного самоуправления

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с администрацией Балаклавского района по вопросам развития малого предпринимательства

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами своего руководства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

5.1.6.3. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

5.1.6.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года N 558).

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЦЭПК по представлению Архива и ЭК.

5.1.6.5. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др., отражающие специфику делопроизводства в Подразделении.

5.1.7. Если в течение года возникают новые документированные участки работы и на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.8. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в Управление архивным делом (Подразделениям - в Архив), о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

 5.2. Формирование дел 

5.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и списаны в дело.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.2.3. Дела формируются децентрализованно, т.е. в каждом Подразделении отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.4. Общий контроль правильного формирования дел в Подразделениях осуществляют ЭК источников комплектования при методической помощи Архива.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

5.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа исполнительной власти, его Подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

 5.3. Организация текущего хранения дел