|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 14.09.2001 № 225ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 сентября 2001 г. № 225 Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) В целях совершенствования делопроизводства в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области, усиления контроля за прохождением документов и внедрения государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области. 2. Руководителям отделов, комитетов, управлений обеспечить строгое выполнение требований Инструкции. 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управление делопроизводства аппарата губернатора области (Свиридова Т.И.). 4. Считать утратившим силу постановление губернатора области от 12.02.99 N 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях", постановление губернатора области от 30.04.99 N 111 "О внесении дополнений в постановление губернатора области от 12.02.99 N 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях", постановление главы администрации ЕАО от 03.06.94 N 160 "О совершенствовании организации контроля и проверки исполнения распорядительных документов в органах исполнительной власти области". Губернатор области Н.М.ВОЛКОВ УТВЕРЖДЕНА Постановлением губернатора области от 14.09.2001 N 225 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) СОДЕРЖАНИЕ 1. Общие положения...........................................4 2. Оформление управленческих документов......................5 2. 1. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание Еврейской автономной области законодательных инициатив губернатора области и подготовка заключений губернатора области по проектам законов области...................................................6 2. 2. Подготовка документов на заседание правительства области...........................................................8 2. 3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений губернатора и правительства области...........................................................9 2. 4. Оформление протокола заседания правительства..........12 2. 5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и правительства области............................................14 2. 5.1. Оформление служебных и частных писем................14 2. 5.2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами...................................17 2. 6. Порядок подготовки приказов...........................20 2. 6.1. Органов исполнительной власти, формируемых правительством области...........................................20 2. 6.2. Аппарата губернатора Еврейской автономной области ..............................................23 2. 6.3. Структурных подразделений аппарата губернатора области..............................................25 3. Требования к бланкам документов и оформлению документов............................................27 3. 1. Требования к оформлению реквизитов документов.......................................................30 4. Требования к текстовым файлам нормативно - правовых актов .....................................50 4. 1. Общие положения ......................................51 4. 2. Правила обработки текстов документов .................51 4. 3. Контроль введенной информации ........................53 5. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений и других документов губернатора и правительства области..........53 6. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых губернатором области.........54 7. Прием, учет, регистрация и направление поступающих документов.......................................................55 8. Отправка документов......................................57 8. 1. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи......................57 9. Рассмотрение обращений граждан...........................58 10. Техническое обеспечение работы с документами.............59 10. 1. Печатание документов.................................59 10. 2. Копирование документов...............................60 11. Изготовление и использование печатей и штампов...........60 12. Формирование дел, хранение документов и передача их в государственный архив Еврейской автономной области...............61 12. 1. Составление номенклатуры дел..........................61 12. 2. Формирование дел......................................63 12. 3. Экспертиза ценности документов........................64 12. 4. Оформление дел .......................................66 12. 5. Составление описей дел................................68 12. 6. Хранение документов и дел.............................69 12. 7. Передача документов на хранение в государственный архив .........................................69 13. Приложения . ............................................71 14. Рекомендации по написанию отдельных наименований слов и словосочетаний, дат, чисел и употребляемых сокращений слов.................................................105 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1 Инструкция по делопроизводству (далее "Инструкция") является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области.* Инструкция разработана с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. N 1234), Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68), а также утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и изменений N 1 к ГОСТу Р 6.30-97 от 21 января 2000 г. N 9-ст. 1. 2. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др. Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству. 1. 3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. 1. 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность, находящихся в подразделениях аппарата губернатора области и органов исполнительной власти документов, возлагается на их руководителей. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства. На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции: - прием и учет поступающих в подразделение документов; - передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; - учет и регистрация исходящих из подразделений документов; - контроль за прохождением документов в подразделениях; __________________________________________________________________ * - Правила и порядок работы с секретными документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством области регламентируются специальным Положением. - проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; - печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем; - разработка номенклатуры дел подразделения; - формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив. 1. 5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области. 1. 6. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений. 1. 7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности правительства, определяются должностными инструкциями. 1. 8. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления возлагается на архивное управление правительства Еврейской автономной области и государственный архив Еврейской автономной области. 1. 9. Переписка между подразделениями аппарата губернатора области и органов исполнительной власти запрещается, за исключением случаев определенных губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области. 2. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Губернатор области принимает акты по вопросам исполнительной и распорядительной деятельности, в т.ч. нормативного характера. Правовые акты губернатора области, в т.ч. и не носящие нормативного характера, издаются в виде постановлений и распоряжений. Деятельность правительства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Акты губернатора и правительства области действуют на всей территории области и обязательны для исполнения предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами, независимо от ведомственной принадлежности, и гражданами. 2. 1. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание Еврейской автономной области законодательных инициатив губернатора области и подготовка заключений губернатора области по проектам законов области. 2. 1.1. Законодательная инициатива губернатора области реализуется в форме подготовки законопроектов и проектов постановлений, Законодательного Собрания области (далее законопроекты) и внесения их в Законодательное Собрание Еврейской автономной области. 2. 1.2. Законопроекты подготавливаются в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти, направляются в государственно - правовое управление аппарата губернатора области для экспертизы на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, Уставу Еврейской автономной области, законодательству области. Срок рассмотрения законопроекта в государственно-правовом управлении не должен превышать 7 рабочих дней. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) В случае положительного заключения законопроект подписывается начальником государственно - правового управления и передается разработчикам для согласования. 2. 1.3. В государственно - правовое управление законопроект поступает с подписями заместителя председателя правительства области, курирующего данный вопрос, руководителя подразделения, готовящего проект, с подписями руководителей подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти, чьи интересы затрагивает законопроект (по списку, определяемому представителем губернатора в Законодательном Собрании), начальника управления делопроизводства. 2. 1.4. К законопроекту должны быть приложены пояснительная записка и предложение о представителе губернатора в Законодательном Собрании для представления проекта на заседании, заключение финансового управления правительства области по экономическим законопроектам. В пояснительной записке к законопроекту требуется в краткой форме изложить следующие сведения: - обоснование необходимости разработки законопроекта; - предмет, цели и основные положения законопроекта; - условия реализации законопроекта; - прогноз социально - экономических и иных последствий реализации законопроекта, его место в системе действующего законодательства; - перечень актов законодательства области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнения или разработке в связи с принятием данного законопроекта. 2. 1.5. Государственно - правовое управление готовит проект распоряжения губернатора о внесении законодательной инициативы. 2. 1.6. Проект распоряжения должен содержать пункт о назначении представителя губернатора в Законодательном Собрании по данному вопросу. 2. 1.7. Проект распоряжения визируют: - начальник государственно - правового управления; - вице - губернатор области; - начальник управления делопроизводства. 2. 1.8. В соответствии с запросом председателя Законодательного Собрания области, губернатором или вице - губернатором области определяется структурное подразделение аппарата губернатора области, орган исполнительной власти области, ответственное за подготовку заключения губернатора по проекту закона области. 2. 1.9. Заключение по вопросам, связанным с доходной или расходной частью бюджета области, готовится финансовым управлением правительства области совместно с управлением экономики правительства области. Данное заключение должно содержать рекомендации по принятию законодательной инициативы, состав затрат на реализацию инициативы, наличие соответствующих источников дополнительных доходов в бюджет или сокращения расходов бюджета. 2. 1.10. Срок подготовки проекта заключения не должен превышать 10 дней. 2. 1.11. Подготовленный проект заключения визируется руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку, вице - губернатором, финансовым управлением, управлением экономики, государственно - правовым управлением, начальником управления делопроизводства. Проект заключения по финансово - экономическим вопросам визируется первым заместителем председателя правительства по экономике. 2. 1.12. Подписанное губернатором области или вице - губернатором заключение передается в Законодательное Собрание. 2. 1.13. Комитеты, управления, отделы свои предложения в Законодательное Собрание вносят только в порядке, изложенном в настоящем разделе. Самостоятельное внесение вопросов в Законодательное Собрание не допускается. 2. 1.14. Подготовленные законопроекты регистрируются государственно - правовым управлением в специальной книге учета. 2. 1.15. Принятые законы, направляемые канцелярией Законодательного Собрания на подпись губернатору, передаются в государственно - правовое управление, где регистрируются в книге учета входящей корреспонденции. В книге учета входящей корреспонденции проставляется дата поступления закона, дата подписания или отклонения закона губернатором области, дата возвращения закона в Законодательное Собрания области после его подписания. 2. 1.16. Управление в семидневный срок вносит, согласованное с представителем губернатора в Законодательном Собрании, предложение губернатору о подписании или отклонении закона. 2. 1.17. После подписания губернатором государственно - правовое управление передает Закон в Законодательное Собрание. Законодательное Собрание после регистрации направляет копию Закона в государственно - правовое управление. 2. 1.18. Государственно - правовое управление один экземпляр Закона оставляет для ведения контрольного экземпляра, второй экземпляр направляет губернатору для определения поручений по его исполнению, третий экземпляр - для опубликования. С копией Закона Законодательное Собрание направляет и дискету с текстовым файлом. 2. 1.19. В случае отклонения Закона мотивированное заключение, подготовленное государственно - правовым управлением подписанное губернатором и проект Закона возвращаются в Законодательное Собрание через канцелярию управления делопроизводства аппарата губернатора области. 2. 1.20. Принятые и подписанные губернатором законодательные (нормативные) акты публикуются в средствах массовой информации. Организация и контроль за опубликованием возлагаются на государственно - правовое управление аппарата губернатора области. 2. 1.21. После вступления в силу принятого и опубликованного Закона Еврейской автономной области государственно - правовое управление вносит предложения о приведении нормативных актов губернатора и правительства области в соответствие с Законом. 2. 2. Подготовка документов на заседание правительства области. 2. 2.1. Подготовка проектов постановлений правительства области ведется в соответствии с планом проведения заседания правительства. Вопросы на заседание правительства области вносятся только структурными подразделениями аппарата губернатора области, органами исполнительной власти. Другие субъекты законотворчества вносят вопросы через соответствующие подразделения аппарата губернатора и органы исполнительной власти. 2. 2.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы. 2. 2.3. Проверку проектов постановлений правительства на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам осуществляет государственно - правовое управление аппарата губернатора области. Проекты постановлений визируются: - руководителем подразделения, подготовившего проект; - вице - губернатором области; - руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются поручения; - начальником государственно - правового управления; - начальником управления делопроизводства; - заведующим организационным отделом. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту, при этом документ визируется. 2. 2.4. Подготовленные не на бланках проекты постановлений правительства передаются в организационный отдел не позднее 10 дней до дня заседания правительства. Повестка дня и все документы к заседанию правительства рассылаются организационным отделом членам правительства не позднее, чем за три дня до заседания. 2. 2.5. Принятые постановления не позднее трех дней после заседания правительства, с учетом поступивших замечаний и предложений дорабатываются разработчиками и представляются в организационный отдел для подписания председательствующим на заседании правительства. Представляемые документы должны иметь визы начальников государственно - правового управления и управления делопроизводства, заведующим организационным отделом, вице-губернатором. Подписанные решения направляются для их регистрации в управление делопроизводства. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) 2. 3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений губернатора и правительства области 2. 3.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений губернатора области ведется в соответствии с поручениями губернатора только подразделениями аппарата губернатора, органами исполнительной власти. Территориальные органы федеральных министерств вносят проекты постановлений и распоряжений через соответствующие отделы, управления, комитеты. 2. 3.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы. 2. 3.3. Подготовка проектов распоряжений губернатора по вопросам назначения и освобождения от должности осуществляется сектором кадров управления государственной службы, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с номенклатурой кадров. 2. 3.4. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам осуществляет государственно - правовое управление аппарата губернатора области, на предмет соблюдения требований Инструкции по делопроизводству - управление делопроизводства. Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений губернатора области в государственно-правовом управлении не должен превышать 5-ти дней. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) 2. 3.5. Согласование проектов постановлений и распоряжений губернатора области оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту, при этом документ не визируется. 2. 3.6. Проекты постановлений и распоряжений губернатора визируются: руководителем подразделения, подготовившего проект; заместителем председателя правительства, курирующим подразделение; вице - губернатором области; руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются задания или поручения; руководителями заинтересованных подразделений; начальником государственно - правового управления; начальником управления делопроизводства. 2. 3.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности визируются председателем комитета по управлению государственным имуществом правительства Еврейской автономной области. 2. 3.8. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, правительства области печатаются в подразделениях аппарата губернатора, органов исполнительной власти на бланках установленной формы (приложения 1, 2) и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации и герб области; Наименование органа, издавшего документ - правительство, губернатор Еврейской автономной области; Наименование вида акта - постановление, распоряжение правительства, губернатора Еврейской автономной области; Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер состоит из знака N и порядкового номера документа, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения губернатора через дефис добавляются буквы "рг", например, N 153-рг; к распоряжению правительства - "рп", к постановлению правительства - "пп". Место издания документа - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом; Постановления и распоряжения правительства, губернатора области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание; Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через полтора межстрочных интервала. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений правительства завершается словами: ":правительство Еврейской автономной области ПОСТАНОВЛЯЕТ:". Преамбула в проектах постановлений губернатора области завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ: Последнее слово печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) правительства, губернатора области, как правило, подразделяется на пункты и подпункты. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, (точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) правительства, губернатора области в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов: "Губернатор области", расшифровки подписи (инициалы, фамилия) губернатора области. Слова "Губернатор области" печатаются от границы левого поля. Согласование проекта документа оформляется визой (см. п. 3.1). 2. 3.9. Подготовленные документы представляются на подпись губернатору руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти. 2. 3.10. После подписания текст документа и дискета, содержащая файл с текстом данного документа, передается в управление делопроизводства. Подразделения, не имеющие компьютеров, подготовку текстов на машинных носителях осуществляют через управление делопроизводства. При визировании проекта постановления, распоряжения губернатора, правительства области после слова "Готовил" пишется "Текст документа соответствует текстовому файлу". Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель подразделения готовившего документ. При обнаружении ошибки в тексте файла, внесенного в банк данных нормативной информации, подразделению, готовившему документ, необходимо письменно, за подписью руководителя подразделения, известить информационно - аналитическое управление о местоположении ошибки и правильном варианте текста. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений губернатора и правительства области. Копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному руководителем соответствующего управления, комитета, отдела. Ответственность за составление указателя рассылки несет руководитель соответствующего подразделения. Копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области направляются в государственно - правовое управление, пресс-секретарю губернатора области, главному федеральному инспектору, в Законодательное Собрание области. В контрольное управление губернатора области направляются копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области, требующие постоянного контроля за их исполнением и носящие нормативный характер. Копии постановлений и распоряжений губернатора, правительства области, носящие нормативный характер, направляются в Министерство юстиции Российской Федерации, управление Министерства юстиции Российской Федерации по Еврейской автономной области, Государственно - правовое управление Президента Российской Федерации. 2. 3.11. Постановления и распоряжения губернатора и правительства области, в которых предусмотрено опубликование, подлежат публикации, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения секретного характера. Постановления и распоряжения губернатора и правительства области подлежащие публикации, публикуются в газете "Биробиджанер Штерн" или в сборнике "Собрание законодательства Еврейской области" в течение 15 дней со дня их подписания. Контроль за публикацией осуществляется государственно - правовым управлением. 2. 3.12. Контрольное управление губернатора области осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений губернатора и правительства области, ежеквартально готовит по итогам контрольных мероприятий информацию губернатору, вице - губернатору области о выполнении поручений. 2. 3.13 Подлинники постановлений и распоряжений губернатора и правительства вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части управления делопроизводства. 2. 3.14. Протокольная часть управления делопроизодства формирует базу данных постановлений и распоряжений губернатора, правительства области. 2. 4. Оформление протокола заседания правительства Ход обсуждения вопросов на заседании правительства протоколируется. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (приложение 3). В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам, а также все изменения к проектам постановлений принятым на заседании правительства. Протоколы ведет и оформляет начальник управления делопроизводства аппарата губернатора области. Протокол заседания правительства печатается на бланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Протокол заседания правительства содержит следующие элементы: 1. Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области. 2. Наименование органа - ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ. 3. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ. Слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. 4. Дату, порядковый номер и место проведения заседания. Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно - цифровым способом. Элементы даты приводятся в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Номера протоколов заседаний состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года. Место проведения заседания выравнивается по центру. 5. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида деятельности (заседания правительства). Начинается заголовок с прописной буквы. 6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части после заголовка указываются инициалы и фамилия губернатора области или председательствующего на заседании. После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указывается перечень лиц, входящих в состав правительства, а также руководителей органов исполнительной власти области; инициалы, фамилии должностных лиц, принимающих участие в заседании правительства. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество. Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания правительства, в порядке их значимости, указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами, содокладами и информацией. Каждый вопрос начинается с предлога "О" ("Об"). Слова "Повестка дня" пишутся от границы левого поля, а пункты повестки дня с новой строки с абзаца. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца указывается фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы указывают наименование вопроса в соответствии с повесткой дня. Текст доклада (выступления) пишут в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Текст доклада прилагается. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки с абзаца в именительном падеже указываются фамилия, инициалы и должность выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишут фамилию, инициалы и должность выступающего). В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца. После слова ПОСТАНОВИЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца приводится текст постановления или оно прилагается к протоколу. Если постановлением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к постановлению. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Протокол заседания правительства подписывается председательствующим на заседании правительства. Принятые на заседании правительства постановления прилагаются к протоколу. Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, постановления с приложениями к ним; доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных. Поручения, данные на заседаниях правительства, обобщаются, доводятся до исполнителей организационным отделом аппарата губернатора области. 2. 5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и правительства области 2. 5.1. Оформление служебных и частных писем 2. 5.1.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма - запросы, письма - извещения, письма - приглашения, письма - ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: - письмо оформляется на должностном бланке; - письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение вступление основное содержание заключение Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц (приложение 4). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии: Уважаемый господин председатель! В письмах - приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Олег Николаевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас :, Сообщаем Вам :. При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо :. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно - правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно - аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо). Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например: С уважением, Начальник управления образования Подпись Л.П.Губенко Номер в письме не указывается, дата и личная подпись необходимы. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Проекты писем и телеграмм должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя. 2. 5.1.2. Регистрационные номера к письмам и телеграммам губернатора, вице - губернатора области, заместителей председателя правительства области присваиваются в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года. 2. 5.1.3. Подписанные губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области письма и телеграммы передаются в канцелярию управления делопроизводства для их рассылки. 2. 5.2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер (приложение 5, 6). Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Биробиджан, 13 марта 2001 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращено. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении; Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например: Господину Б.Итопу Председателю Правления фонда "Призыв совести" г.Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину М.Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г.Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Е ) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с новой строки с абзаца. 2. 6. Порядок подготовки приказов 2. 6.1. Органов исполнительной власти, формируемых правительством области Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа исполнительной власти в пределах его компетенции, в целях разрешения основных и оперативных задач (приложение 7). Приказ может быть издан совместно несколькими органами исполнительной власти области или одним из них по согласованию с другими (приложение 8). Приказ считается изданным совместно, если он подписан руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти области. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или документ губернатора, правительства области, то в констатирующей части указывается название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного органа исполнительной власти области. В случае ссылки на приказы органов исполнительной власти области, носящие нормативный характер, необходимо указывать их наименование, полное наименование органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, а также регистрационный номер, присвоенный им государственно - правовым управлением аппарата губернатора области при регистрации и дату регистрации. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется с новой строки прописными буквами, без разбивки от границы левого поля. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Направить на школьную олимпиаду ... . или 1. Создать комиссию в составе ... . Пункты и подпункты распорядительной части нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы с новой строки с абзаца, содержит законченную мысль и заканчивается точкой. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному врачу областного противотуберкулезного диспансера Бакалинскому А.М. до 01.06.2001 разработать и предоставить в управление здравоохранения правительства области областную программу борьбы с туберкулезом. В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например: 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления здравоохранения правительства Еврейской автономной области Дорофеева В.А. или 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Если к приказу имеются приложения (таблицы, графики, карты, схемы), то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте на них должна быть ссылка. Приказ с приложениями должен иметь единую нумерацию страниц. На приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка с указанием вида (названия) распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение N 2 к приказу начальника управления здравоохранения правительства области от 15.06.2001 N 32 Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения располагается слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), которое печатается прописными буквами без кавычек со ссылкой на распорядительный документ в творительном падеже, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника управления здравоохранения правительства области от 30.05.2001 N 25 Приложения должны быть подписаны руководителем. В приказах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ). В совместных распорядительных документах наименования организаций следует располагать на одном уровне. Датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа, составленного двумя организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Текст излагают от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагают под наименованием должностей (приложение 8). Если согласование приказа является обязательным, а также если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других органов, проект приказа подлежит согласованию, которое оформляется визами руководителей либо заместителей руководителей соответствующих органов исполнительной власти области, иных органов и организаций. Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Приказ подписывается руководителем органа исполнительной власти области или лицом, исполняющим его обязанности. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом. Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире может присоединяться буквенный индекс "к". Приказы персонального характера (о назначении или освобождении от должности, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления. Подписанный приказ должен иметь следующие реквизиты: 1. Герб РФ и герб автономии (если приказ оформлен на бланке) (01, 02) 2. Наименование органа (органов), издавшего приказ (06) 3. Наименование вида документа (08) 4. Дату и регистрационный номер документа (09, 10) 5. Место составления или издания документа (12) 6. Заголовок к тексту (17) 7. Текст документа (19) 8. Подпись (21) 9. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию) (23) 2. 6.2. Аппарата губернатора Еврейской автономной области Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем аппарата губернатора области в пределах его компетенции, в целях разрешения основных и оперативных задач. В соответствии с компетенцией руководитель аппарата губернатора области издает следующие виды приказов: - приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно (приложение 9); - приказы по личному составу (о назначении и освобождении от должности, перемещении, изменении фамилии, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, квалификационный разряд, за особые условия государственной службы, о премировании и др.) - срок хранения 75 лет ЭПК ( приложение 10); - приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, взысканиях) - срок хранения 5 лет (приложение 11). Подготовку проектов приказов по основной деятельности ведут подразделения аппарата губернатора области в соответствии с поручением руководителя аппарата губернатора области. Подготовку приказов по личному составу ведет управление государственной службы аппарата губернатора области. Проекты приказов по основной деятельности визируются руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, подготовившим проект, государственно - управлением и согласовываются с руководителями органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата губернатора области, если содержание приказа затрагивает вопросы их деятельности. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Виза согласования включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Проекты приказов руководителя аппарата губернатора области печатаются в подразделениях аппарата губернатора области на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты: 1. Герб автономии (02) 2. Наименование органа, издавшего приказ (06) 3. Наименование вида документа (08) 4. Дату и регистрационный номер документа (09, 10) 5. Место составления или издания документа (12) 6. Заголовок к тексту (17) 7. Текст документа (19) 8. Подпись (21) 9. Визы согласования документа (23). Выпускаемым документам в канцелярии управления делопроизводства присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года. Для приказа по личному составу дополнительно к регистрационному номеру приказа через дефис присоединяется буквенный индекс "к". Копии приказов руководителя аппарата губернатора области направляются заинтересованным подразделениям согласно указателю рассылки, составленному и подписанному руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области. Снятие копий с приказов, подписанных руководителем аппарата, допускается только с разрешения начальника управления делопроизводства. Приказы персонального характера (о назначении или освобождении от должности, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления. Подлинники приказов по основной деятельности вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части управления делопроизводства, а затем передаются в государственный архив Еврейской автономной области на постоянное хранение. Подлинники приказов по личному составу хранятся в управлении делопроизводства аппарата губернатора области 75 лет. 2. 6.3. Структурных подразделений аппарата губернатора области Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения аппарата губернатора области в пределах его компетенции, в целях разрешения основных и оперативных задач (приложение 12). Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ губернатора, правительства области, вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, ' и передается содержание той части, которая непосредственно касается структурного подразделения аппарата губернатора области. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется с новой строки прописными буквами, без разбивки от границы левого поля. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. или Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Если к приказу имеются приложения (таблицы, графики, карты, схемы), то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте на них должна быть ссылка. Приказ с приложениями должен иметь единую нумерацию страниц. На приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка с указанием вида (названия) распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение N 2 к приказу начальника государственно - правового управления аппарата губернатора области от 15.06.2001 N 32 Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения располагается слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), которое печатается прописными буквами без кавычек со ссылкой на распорядительный документ в творительном падеже, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника государственно - правового управления аппарата губернатора области от 30.05.2001 N 25 Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения. В приказах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ). Если согласование приказа является обязательным, проект приказа подлежит согласованию. Виза согласования включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Приказ подписывается руководителем структурного подразделения аппарата губернатора области или лицом, исполняющим его обязанности. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом. Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Для приказов по личному составу дополнительно к регистрационному номеру приказа через дефис может присоединяться буквенный индекс "к". Приказы персонального характера (о приеме или увольнении работника, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления. Подписанный приказ должен иметь следующие реквизиты: 1. Герб автономии (если приказ оформлен на бланке) (02) 2. Наименование вышестоящего органа (06) 3. Наименование структурного подразделения аппарата губернатора области, издавшего приказ (06) 4. Наименование вида документа (08) 5. Дату и регистрационный номер документа (09, 10) 6. Место составления или издания документа (12) 7. Заголовок к тексту (17) 8. Текст документа (19) 9. Подпись (21) 10. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию) (23) 2.7. Планирование работы 2.7.1. Работа структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области строится в соответствии с перспективным планом работы правительства области, планом законотворческих работ на предстоящий год. 2.7.2. Перспективные планы работ на предстоящий год предоставляются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти в организационный отдел аппарата губернатора области к 25 декабря текущего года. 2.7.3. Квартальные планы работ предоставляются в организационный отдел аппарата губернатора области к 25 числа месяца, предшествующего началу квартала, руководителями структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти, формируемых правительством области. 2.7.4. Отчеты о выполнении планов предоставляются в организационный отдел аппарата губернатора области ежеквартально, до 5 числа следующего за отчетным кварталом месяца. (Пункт дополнен - Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) 3. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Документы в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области, как правило, оформляются на бланках установленной формы, которые должны иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148). Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для o резолюции (поручения). Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 30 - левое; 10 - правое; 15 - верхнее; 20 - нижнее. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм: 10 - левое; 30 - правое; 15 - верхнее; 20 - нижнее. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере. Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового (флагового), так и продольного (центрованного) расположения реквизитов. При угловом расположении реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно - вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники учреждения, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ Р 6. 10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54, межстрочный интервал - 4,24. При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков при использовании различных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 14 для оформления текстовых материалов. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (1,5) Начальник управления (1) образования (1,5) (подпись) Л.П.Губенко (1) 04. 05.2001 Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 3. 1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами (приложение 13). Состав реквизитов организационно - распорядительных документов определен ГОСТом. Изображение Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации (01,02) Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации". Эмблема организации (03) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Код организации (04) Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа (05) Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации (06) Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо. Бланки писем правительства Еврейской автономной области изготавливаются на двух языках - русском и идиш на одном уровне. Наименование на русском рекомендуется размещать слева, а на идиш справа. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Справочные данные об организации (07) Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа (08) Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол и т.д.), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа печатается прописными буквами. В бланке письма наименование вида документа не указывается. Дата документа (09) Дата документа - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 февраля 2001 г. следует оформлять 05.02.2001. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2001 г. В текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, квалификационный разряд, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и др.) рекомендуется применять словесно - цифровой способ оформления даты. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа (10) Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие из других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации канцелярией (приложение 16). Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. Место составления или издания документа (12) Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно - территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. Гриф ограничения доступа к документу (13) Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в является защита служебной или коммерческой документированной информации, не правомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу. Доступ к ней может ограничиваться ее обладателем лишь на законном основании. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается без кавычек в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Адресат (14) В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И.Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д.Иванову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Сельские администрации муниципального образования "Биробиджанский район" Еврейской автономной области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке, например: Генеральному директору акционерного общества открытого типа "Биробиджанстрой" Д.Ю.Косвинцеву В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: А.Г.Карепову ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул.Ильинка, д.90/2. Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Театральный пер., д.5а. Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес печатаются с новой строки, составные части отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Гриф утверждения документа (15) Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления по труду правительства Еврейской автономной области Подпись Т.Н.Ряполова 12. 04.2001 Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длиной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления профессионального образования правительства Еврейской автономной области Подпись М.Г.Беленький 12. 03.2001 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Начальник финансового Начальник управления управления правительства образования правительства Еврейской автономной области Еврейской автономной области Подпись С.В.Воропаев Подпись Л.П.Губенко 25. 05.2001 25.05.2001 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением правительства Еврейской автономной области от 04.09.2000 N 15 или УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.03.2000 N 2 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Резолюция (16) Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Qоисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку проектов документов. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Заголовок к тексту документа (17) Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем ? ("О ком ?")..., (Об изменении...", "О состоянии...", "О выделении..." и т.д.). Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны. Отметка о контроле (18) Реквизит "Отметка о контроле" обозначает что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: - типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно - правовым актом; - индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту. Текст документа (19) Текст документа должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 2001 г. N 480 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации...". Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. В распорядительных актах издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения губернатора, приказы руководителей аппарата губернатора, органов исполнительной власти области и др.), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ). Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ). В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила"; "отдел осуществляет функции"; "в состав управления входят..."). В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает"). При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.), рекомендуется использовать формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем. Специфика делового стиля определяется назначением документа. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать: не "при сем направляем", а "направляем"; не "сего года", а "этого года (текущего года)"; не "настоящим сообщаем", а "сообщаем"; не "настоящий акт составлен", а "акт составлен". В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить". В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он", например: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено". Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарноматериальных ценностей или других действий от имени организации. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф на допускается. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3). Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя. Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика. В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится. В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок. Если к тексту документа прилагается список использованных источников и литературы, то он оформляется следующим образом (приложение 14). Отметка о наличии приложения (20) Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например: Приложение к постановлению (распоряжению) губернатора области от 29.12.2000 N 339 При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: Продолжение приложения N 2. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением правительства Еврейской автономной области от 30.01.2001 N 18 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА. Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу ректора института от 15.06.2000 N 196 В документах отметка о наличии приложения может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров: Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз. Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.07.2000 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы "Информационные технологии" в 2 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; после слова Приложение ставится двоеточие. Подпись(21) В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию, например: Губернатор области Н.М.Волков В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия, например: Первый заместитель председателя правительства Еврейской автономной области В.П.Шулятиков При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например: Начальник финансового Начальник управления управления здравоохранения Подпись С.В.Воропаев Подпись В.Л.Брусиловский При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Руководитель аппарата Подпись Г.А.Антонов Главный бухгалтер Подпись В.И.Казанцева Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением: Председатель комиссии Подпись Н.В.Бодягина Члены комиссии Подписи И.К.Зотова Т.В.Лескова О.П.Трунова Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Начальник управления здравоохранения B.Л.Брусиловский Гриф согласования документа (22) "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Главный Государственный санитарный врач по Еврейской автономной области Подпись В.А.Янович 26. 03.2001 Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 23.02.2001 N 4 или СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 30.09.2000 N 01-15/155-К При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда в пределах текстового поля, например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Председатель комитета Начальник управления по делам семьи и молодежи образования Подпись В.Г.Целищев Подпись Л.П.Губенко 11. 03.2001 11.03.2001 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник финансового Заместитель начальника управления управления здравоохранения Подпись С.В.Воропаев Подпись В.А.Дорофеев 12. 03.2001 12.03.2001 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается". Слово СОГЛАСОВАНО печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа". Визы согласования документа (23) "Визы согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Проекты постановлений и распоряжений правительства и губернатора области подлежат согласованию с органами исполнительной власти области, структурными подразделениями аппарата губернатора и иными территориальными подразделениями исполнительных органов государственной власти, если в них содержатся поручения или вопросы, относящиеся к их ведению. Согласование оформляется визами соответствующих руководителей (заместителей), заместителей председателя правительства курирующих соответствующие направления, визируются начальником государственно - правового управления, начальником управления делопроизводства. Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату, например: Заместитель председателя правительства области Подпись В.С.Гуревич 12. 04.2001 Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин 12. 04.2001 Начальник управления делопроизводства Подпись Т.И.Свиридова 12. 04.2001 При наличии замечаний к документу, выносимому на заседание правительства, визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин 25. 01.2001 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. При подготовке постановлений и распоряжений губернатора области замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и к документу, при этом сам документ не визируется. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись". Допускается оформление визы на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Печать (24) Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
