|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 12.02.1999 № 38ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 12 февраля 1999 г. № 38 Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях В целях совершенствования делопроизводства в аппарате правительства области и его структурных подразделениях, усилением контроля за прохождением документов иэ внедрения государственного стандарта РФ ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате правительства ЕАО и его структурных подразделениях. 2. Руководителям подразделений правительства обеспечить строгое выполнение требований Инструкции. 3. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами правительства области. 4. Считать утратившим силу распоряжение главы администрации области от 23.11.92 № 451-рг "Об утверждении Инструкции о делопроизводстве администрации ЕАО", постановление главы администрации области от 19.05.95 № 122 "О порядке подготовки и внесения в Законодательное Собрание законодательных инициатив главы администрации", распоряжение главы администрации от 16.07.97 № 161-рг "О подготовке правовых актов", постановление главы администрации от 19.05.95 № 123 "Об утверждении положения "О порядке ведения первого экземпляра законов и других нормативных актов". Губернатор области Н.М.ВОЛКОВ УТВЕРЖДЕНА постановление губернатора области от 12.02.99 N 38 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ И ЕГО СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Общие положения................................................ 2. Оформление управленческих документов........................... 2.1. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание законодательных инициатив губернатором области и другими субъектами законотворчества............................ 2.2. Подготовка документов на заседание правительства области............................................. 2.3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений губернатора и правительства области............... 2.4. Оформление протокола заседания правительства............ 2.5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и правительства области............................................. 2.6. Приказ.................................................. 3. Реквизиты документов........................................... 3.1. Правила оформления обязательных реквизитов документа............................................... 3.2. Правила оформления дополнительных реквизитов документа............................................... 4. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений и других документов губернатора и правительства области........ 5. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых губернатором области........................................................ 6. Прием, учет, регистрация и направление поступающих документов..................................................... 7. Отправка документов............................................ 8. Рассмотрение обращений граждан................................. 9. Техническое обеспечение работы с документами................... 9.1. Печатание документов.................................... 9.2. Копирование документов.................................. 10. Изготовление и использование печатей и штампов................ 11. Формирование дел, хранение документов и передача их в госархив...................................................... 11.1. Составление номенклатуры дел........................... 11.2. Формирование дел....................................... 11.3. Экспертиза ценности документов......................... 11.4. Оформление дел......................................... 11.5. Составление описей дел................................. 11.6. Хранение документов и дел.............................. 12. Написание отдельных названий, слов и словосочетаний при подготовке документов..................................... I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в правительстве Еврейской автономной области и его структурных подразделениях.* Инструкция разработана с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в Аппарате правительства Российской Федерации, М., 1998, а также утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТа Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и с учетом опыта работы с документами в правительстве. 1.2. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др. Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству. 1.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность, находящихся в подразделениях правительства служебных документов, возлагается на их руководителей. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства. На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции: - прием и учет поступающих в подразделение документов; - передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; - учет и регистрация исходящих из подразделений документов; - контроль за прохождением документов в подразделениях; - проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; - печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем; __________________________________________________________________ * - Правила и порядок работы с секретными документами в Правительстве регламентируются специальным Положением. - разработка номенклатуры дел подразделения; - формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив. 1.5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях правительства осуществляет общий отдел правительства. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения управляющего делами правительства 1.6. Руководители структурных подразделений правительства информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений. 1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности правительства, определяются должностными инструкциями. 1.8. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления возлагается на архивный отдел правительства и государственный архив Еврейской автономной области. II. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Губернатор области принимает акты по вопросам исполнительной и распорядительной деятельности, в т.ч. нормативного характера. Правовые акты губернатора области, в т.ч. и не носящие нормативного характера, издаются в виде постановлений и распоряжений. Деятельность правительства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией правительство издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, инструкции, указания, положения и т.п. Акты губернатора и правительства действуют на территории области и обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами, независимо от ведомственной принадлежности, и гражданами, проживающими в области. 2.1. Подготовка и внесение в Законодательное Собрание законодательных инициатив губернатором области и другими субъектами законотворчества 2.1.1. Законодательная инициатива губернатора области реализуется в форме подготовки законопроектов, подготовки проектов положений, правил и других нормативных актов (далее законопроекты) и внесения предложений по их принятию Законодательным Собранием области. 2.1.2. Законопроекты подготавливаются в структурных подразделениях правительства, направляются в государственно-правовой отдел правительства области для экспертизы на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, Уставу ЕАО, законодательству ЕАО. В случае положительного заключения отдела законопроект подписывается начальником государственно-правового отдела и передается разработчиком для согласования. 2.1.3. В государственно-правовой отдел законопроект поступает с подписями заместителя председателя правительства области, курирующего данный вопрос, руководителя подразделения, готовящего проект, с подписями руководителей подразделений правительства, чьи интересы затрагивает законопроект (по списку, определяемому представителем губернатора в Законодательном Собрании). 2.1.4. К законопроекту должны быть приложены пояснительная записка и предложение о представителе губернатора в Законодательном Собрании для представления проекта на заседании, заключение управления финансов правительства области по экономическим законопроектам. 2.1.5. Государственно-правовой отдел готовит проект распоряжения губернатора о внесении законодательной инициативы. 2.1.6. Проект распоряжения должен содержать пункт о назначении представителя губернатора в Законодательном Собрании по данному вопросу. 2.1.7. Проект распоряжения визируют: - руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку; - начальник государственно-правового отдела, а в его отсутствие - главный специалист отдела; - представитель губернатора в Законодательном собрании; - управляющий делами; 2.1.8. Заключение по законодательной инициативе, поступившей от субъектов законотворчества: депутатов Законодательного собрания ЕАО, представительных органов местного самоуправления, депутатов Госдумы, Федерального собрания от ЕАО, профсоюзных организаций, готовится по запросу Председателя Законодательного собрания ЕАО. 2.1.9. В соответствии с запросом председателем правительства области или его первым заместителем определяется структурное подразделение правительства ЕАО, ответственное за подготовку заключения. 2.1.10. Заключение по вопросам связанным с доходной или расходной частью бюджета области, готовится финансовым управлением совместно с управлением экономики. Данное заключение должно содержать рекомендации по принятию законодательной инициативы, состав затрат на реализацию инициативы, наличие соответствующих источников дополнительных доходов в бюджет или сокращения расходов бюджета. 2.1.11. Срок подготовки проекта заключения не должен превышать 10 дней. 2.1.12. Подготовленный проект заключения визируется руководителем структурного подразделения ответственного за подготовку, финансовым управлением, управлением экономики, государственно-правовым отделом, управляющим делами, первым заместителем председателя правительства - начальником контрольного управления. Проект заключения по финансово-экономическим вопросам визируется первым заместителем председателя правительства по экономике. 2.1.13. На заседании правительства проект заключения на законодательную инициативу представляется руководителем структурного подразделения, ответственного за его подготовку. 2.1.14. Подписанное председателем правительства или его первым заместителем постановление по заключению передается в Законодательное собрание. 2.1.15 Комитеты, управления, отделы и др. подразделения правительства области свои предложения в Законодательное Собрание вносят только в порядке, изложенном в настоящем разделе. Самостоятельное внесение вопросов в Законодательное Собрание не допускается. 2.1.16.Подготовленные законопроекты регистрируется государственно-правовым отделом в специальной книге учета. 2.1.17 Принятые нормативные (законодательные) акты, направляемые канцелярией Законодательного собрания, на подпись губернатору, передаются в государственно-правовой отдел, где регистрируются в книге учета входящей корреспонденции. 2.1.18. Отдел в семидневный срок вносит, согласованное с представителем губернатора в Законодательном Собрании, предложение губернатору о подписании или отклонении закона. 2.1.19. После подписания губернатором государственно-правовой отдел передает Закон в Законодательное Собрание. Законодательное Собрание после регистрации направляет копию Закона в государственно-правовой отдел. 2.1.20. Государственно-правовой отдел один экземпляр Закона оставляет для ведения контрольного экземпляра, второй экземпляр направляет губернатору для определения поручений по его исполнению, третий экземпляр - для опубликования. С копией Закона Законодательное Собрание направляет и дискету с текстовым файлом. 2.1.21. В случае отклонения Закона мотивированное заключение, подготовленное государственно-правовым отделом и подписанное губернатором и проект Закона возвращаются в Законодательное Собрание через канцелярию общего отдела. 2.1.22. Принятые и подписанные губернатором законодательные (нормативные) акты публикуются в средствах массовой информации. Организация и контроль за опубликованием возлагаются на государственно-правовой отдел правительства области. 2.1.23. После вступления в силу принятого и опубликованного Закона Еврейской автономной области государственно-правовой отдел вносит предложения о приведении нормативных актов губернатора и правительства в соответствие с Законом. 2.1.24. Экземпляр вошедшего в силу закона направляется губернатору для определения поручений по его исполнению. 2.2. Подготовка документов на заседание правительства области 2.2.1. Подготовка проектов постановлений правительства области ведется в соответствии с планом проведения заседания правительства. 2.2.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы. 2.2.3. Проверку проектов постановлений правительства на соответствие Конституции РФ, федеральным и областным законам осуществляет государственно-правовой отдел правительства области. Проекты постановлений визируются: - руководителем подразделения, подготовившего проект; - руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются поручения; - управляющим делами; - начальником государственно-правового отдела; - первым заместителем председателя правительства области - начальником контрольного управления. 2.2.4. Приложения к проектам постановлений подписываются управляющим делами правительства области. 2.2.5. Подготовленные не на бланках проекты постановлений правительства передаются в организационный отдел не позднее 10 дней до дня заседания правительства. Повестка дня и все документы к заседанию правительства рассылаются организационным отделом членам правительства не позднее чем за три дня до заседания. 2.2.6. Ответственность за доработку окончательного варианта постановления правительства несет руководитель подразделения, вносившего проект на заседание правительства. Срок доработки постановления 3 дня после заседания правительства. 2.3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений губернатора и правительства области 2.3.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений губернатора области ведется в соответствии с поручениями губернатора. 2.3.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы. 2.3.3. Подготовка проектов распоряжений губернатора по вопросам назначения и освобождения от должности осуществляется сектором кадров управления государственной службы, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с номенклатурой кадров. 2.3.4. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора на соответствие Конституции РФ, федеральным и областным законам осуществляет государственно-правовой отдел правительства области . 2.3.5. Согласование проектов постановлений и распоряжений губернатора области оформляется визой, включающей подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи. Визы проставляются на лицевой или обратной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинник) проекта документа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. 2.3.6. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области визируются: заместителем председателя правительства, курирующим подразделение; руководителем подразделения, подготовившего проект; руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются задания или поручения; руководителями заинтересованных подразделений; начальником государственно-правового отдела; первым заместителем председателя правительства - начальником контрольного управления; управляющим делами правительства области. 2.3.7. Приложения к проектам постановлений и распоряжений подписываются управляющим делами правительства области. 2.3.8. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности визируются председателем комитета по управлению госимуществом. 2.3.9. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, правительства области печатаются в подразделениях правительства области на бланках установленной формы (приложения 1, 2) и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации и герб области; Наименование органа, издавшего документ, - правительство, губернатор Еврейской автономной области; Наименование вида акта - постановление правительства, губернатора Еврейской автономной области или распоряжение правительства, губернатора Еврейской автономной области; Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется тремя парами арабских цифр; Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака и порядкового номера документа, например, N 143; К порядковому номеру распоряжения губернатора через дефис добавляются буквы "рг", например, N 153-рг; к распоряжению правительства - "рп". Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом; Постановления правительства, губернатора должна иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание; Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть ( в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений правительства завершается словами "Правительство Еврейской автономной области постановляет:", последнее слово печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Преамбула в проектах постановлений губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) правительства, губернатора области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют; При наличии приложений к постановлению (распоряжению) правительства, губернатора области в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов: "Председатель правительства", "Губернатор области", инициалов, имени и отчества, фамилии председателя правительства, губернатора области. Слова "Председатель правительства", "Губернатор области" печатаются от границы левого поля. Согласование проекта документа оформляется визой (см. п. 3. 1.8) 2.3.10. Подготовленные документы представляются на подпись губернатору руководителем соответствующего структурного подразделения. 2.3.11. После подписания текст документа и дискета с текстовым файлом передается в общий отдел. Подразделения, не имеющие компьютеров, подготовку текстов на машинных носителях осуществляют через общий отдел. Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель подразделения готовившего документ. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений губернатора и правительства области. Копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа. Ответственность за составление указателя рассылки несет руководитель соответствующего подразделения. Копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области направляются в государственно-правовой отдел, пресссекретарю, представителю Президента РФ, в Законодательное Собрание. В контрольное управление направляются копии постановлений и распоряжений губернатора и правительства области требующих постоянного контроля за их исполнением и носящие нормативный характер. 2.3.12. Постановления и распоряжения губернатора и правительства области, в которых предусмотрено опубликование подлежат публикации, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения секретного характера. Постановления и распоряжения губернатора и правительства области подлежащие публикации, публикуются в газете "Биробиджанер Штерн" в течение 10 дней со дня их подписания. Контроль за публикацией осуществляется пресс-секретарем губернатора области. 2.3.13. Контрольное управление осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений губернатора области и ежемесячно докладывает ему об их использовании. 2.3.14 Подлинники постановлений и распоряжений губернатора и правительства вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части общего отдела. 2.3.15. Протокольная часть общего отдела ведет базу данных постановлений и распоряжений губернатора, правительства области 2.4. Оформление протокола заседания правительства Правительство является высшим исполнительным органом государственной власти области. Ход обсуждения вопросов на заседании правительства протоколируется. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (Приложение 3). В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам. Протоколы ведет и оформляет заведующий общим отделом правительства области. Протокол заседания правительства печатается на бланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Протокол заседания правительства содержит следующие элементы: 1. Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области. 2. Наименование органа - правительство Еврейской автономной области. 3. Наименование вида документа - протокол 4. Порядковый номер, дату и место проведения заседания. Дата проведения заседания печатается от нулевого положения табулятора и оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год, порядковый номер - арабскими цифрами в пределах календарного года. Место проведения заседания печатается центрованным способом. 5. Заголовок - заголовком протокола является название коллегиального органа. 6. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части после заголовка указываются фамилия и инициалы председательствующего на заседании. После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указывается перечень лиц, входящих в состав правительства, должностных лиц, участвующих в заседании правительства с правом совещательного голоса, фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части протокола указывается только их общее количество. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, выступивших с информацией, докладами и содокладами. Слова "Повестка дня" пишутся от начала левого поля, а пункты повестки с красной строки. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки указывается инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут доклад в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Доклад прилагается. Например: 1. СЛУШАЛИ: С.В.Воропаева - Текст доклада прилагается. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с красной строки в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления. Например: ВЫСТУПИЛИ: К.К. Еремченко - Краткая запись выступления. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишут инициалы и фамилию). В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца. После слова ПОСТАНОВИЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки приводится текст постановления или прилагается к протоколу. Например: ПОСТАНОВИЛИ: Постановление принято единогласно и прилагается. Если постановлением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к постановлению. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Протокол заседания правительства подписывается председателем правительства. Принятые на заседании правительства постановления прилагаются к протоколам. Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: Протокол, постановления с приложениями к ним; доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных. 2.5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и правительства области 2.5. 1. Оформление служебных и частных писем 2.5.1.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма - приглашения, письма - ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение вступление основное содержание заключение Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц (приложение 4). Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге ( в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Директор, Уважаемый господин Сенатор и т.п. Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Проекты писем и телеграмм должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя. 2.5.1.2. Регистрационные номера письмам и телеграммам губернатора, заместителей председателя правительства присваиваются в канцелярии общего отдела. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года. 2.5.1.3. Подписанные губернатором, заместителями председателя правительства области письма и телеграммы передаются в канцелярию общего отдела для их рассылки. В отдельных случаях указанные документы отправляются подразделениями правительства области. 2.5.2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер (приложение 5,6). Служебные письма оформляются на бланках установленной формы на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: г.Москва, 15.01.99 Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. город Биробиджан, 23 августа 1997г. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращено. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении; Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например: Господину Б.Итопу Председателю Правления фонда "Призыв совести" г.Вашингтон В ряде случаев , в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину М.Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г.Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Реквизит "адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Её) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. 2.6. Приказ Приказ - распорядительный документ управления, комитета, отдела правительства. В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ). В управлении, комитете, отделе должны вестись три вида приказов: - приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно (приложение 7); - приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет; (приложение 8); - приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях) - срок хранения 3 года (приложение 9). Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В первой части распорядительного документа указывается причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства, вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного управления, комитета, отдела. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без разбивки от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль. И начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемое действие. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указанием должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному врачу областного противотуберкулезного диспансера Бакалинскому А.М. до 01.06.98 разработать и предоставить в управление здравоохранения правительства области областную программу борьбы с туберкулезом. В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления Самойленко Н.И. или 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказ подписывает начальник управления, комитета, отдела, а в его отсутствие - заместитель руководителя или лицо, исполняющее обязанности руководителя. Если к приказу имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте должна быть ссылка на них. На приложении к распорядительному документу на первом его месте в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например: Приложение 2 к приказу начальника управления образования правительства области от 15.06.98 N 32 Если приложение утверждено приказом, то в верхнем правом углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО Приказ заведующего архивным отделом правительства области от 30.11.98 N 7 Наименование утверждающего документа пишется в именительном падеже. Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем. Приказы, издаваемые совместно с другими управлениями, комитетами, отделами, имеют наименования и номера всех учреждений, руководители которых подписывают данный документ. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ"). Наименования, номера и подписи располагают на одном уровне. Первыми слева располагают наименование, номер и подпись управления, комитета, отдела - инициатора издания совместного приказа. Датой совместного приказа является дата подписания его последним учреждением (приложение 10). В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения..." Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом. Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире может присоединяться буквенный индекс "л" или "к". В приказах руководителя о приеме, увольнении переводе на другую работу ниже подписи руководителя слева от поля помещается: "С приказом ознакомлен" _____________. подпись работника Приказ руководителя управления, комитета, отдела имеет следующие реквизиты: 1. Герб РФ и герб автономии 2. Наименование вышестоящей организации 3. Наименование органа 4. Название вида документа 5. Дата и номер Дата оформляется тремя парами арабских цифр; номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 20.01.99 N 63. 6. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. В конце заголовка точка не ставится. 7. Текст 8. Приложение 9. Подпись состоит из слов "начальник управления" (если документ напечатан на бланке), инициалов имени и отчества, фамилии руководителя. III. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ 3.1. В процессе подготовки и оформления документов используются составляющие его элементы, называемые реквизитами (приложение 11). 3.2. Документы в правительстве оформляются на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Бланки для постановлений и распоряжений губернатора, правительства области с продольным распоряжением реквизитов; бланки для писем формата А4 и А5 с угловым расположением реквизитов. На бланках с угловым расположением реквизитов сначала печатают реквизиты на еврейском языке, а ниже - на русском. На бланках с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на русском, а справа - на еврейском языках. Документы, создаваемые от имени двух или более учреждений, оформляются без бланка. 3.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм правое -10 мм верхнее - 20 мм нижнее -10 мм При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 10 мм, а правого не менее 20 мм. 3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знаков препинания и без слова "страница" (стр.). Первая страница документа или приложения не нумеруются. 3.5. Документы с временным сроком хранения допускается печатать на двух сторонах листа. 3.6. Текст документов печатают через 1,5 межстрочных интервала. Документы, изготовляемые на бумаге формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал. 3.1. Правила оформления обязательных реквизитов документа 3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование органа - автора; название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Для организационно-распорядительной документации наличие и расположение реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97. 3.1.2. Наименование органа - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. 3.1.3. Наименование вида документа Название вида документа проставляется на всех документах, кроме письма (постановление, распоряжение, протокол, акт, справка, т.д.). Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия. 3.1.4. Заголовок к тексту Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем?" ("Об изменении...", "О состоянии ...", "О выделении..."). Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста, с длиной строки 28 печатных знаков), то заголовок допускается продлевать до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк печатается через один интервал. Документы, оформленные на бумаге формата А5 и А6, не нуждаются в заголовке. 3.1.5. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 22.08.97. Для документов, составленных совместно несколькими учреждениями, датой документа является дата подписания его последней организацией. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в постановлениях, распоряжениях о приеме, увольнении, изменении фамилий, аттестации, доплатах следует применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 20 августа 1997г. Все служебные отметки на документах, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. 3.1.6. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Протоколы заседания правительства нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Постановления, распоряжения правительства, постановления, распоряжения губернатора области нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту слева направо в порядке указания авторов в документе. Инициативный и ответный документ имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится первая буква фамилии автора и косую линию - регистрационный номер. 3.1.7. Текст документа Отделяется от заголовка 2-3 интервалами. Текст документа печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Тексты документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Текстовая часть документа может подразделяться на преамбулу и распорядительную часть, либо на констатирующую и распорядительную части, или состоять только из распорядительной части. При наличии пунктов в текстах постановлений и распоряжений они оформляются арабскими цифрами с точкой. При наличии приложений к постановлению, распоряжению в тексте документов на них обязательно делается ссылка. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа должен строится с соблюдением требований официально-делового стиля и норм современного русского языка. В распорядительных актах губернатора области (постановление, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа (постановляю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах правительства, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, распоряжения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет, решило, предлагает). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем). В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается в форме прямой речи. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила"; "отдел осуществляет функции"; "в состав управления входят..."). В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает"). 3.1.8. Визы согласования документа Визы согласования документа (далее по тексту - визы) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись". Проекты постановлений и распоряжений правительства, постановлений и распоряжений губернатора области в обязательном порядке должны быть завизированы. Помимо непосредственного исполнителя подготовившего проект, заместителем председателя правительства, ведающим вопросами, затронутыми проектом постановления или распоряжения, управляющим делами, удостоверить соответствие документа действующему законодательству - начальником государственно-правового отдела, а также начальником контрольного управления. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.1.9. Гриф согласования документа "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи от границы левого поля на лицевой стороне последнего листа документа, и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Главный Государственный санитарный врач по Еврейской автономной области подпись В.А.Янович 26.08.98 Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 23.08.97 N 35 или СОГЛАСОВАНО Письмо Минэкономики Российской Федерации от 12.07.97 N 4-4/185 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными буквами без кавычек и отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами. Наименование должности, а также наименование согласовывающего документа, печатают через один межстрочный интервал строчными буквами. Документы, не прошедшие необходимого согласования, возвращаются должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений правительства и губернатора области. 3.1.10 Подпись - отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один интервал. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая оба инициала, стоящие перед фамилией. Например: Губернатор области Н.М.Волков В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия. Например: Первый заместитель председателя правительства Еврейской автономной области И.С.Кубарев При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, печатаются через один интервал и ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например: Начальник управления Начальник финансового экономики управления личная подпись А.А.Сидоров личная подпись С.В.Воропаев При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании, совещании. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например: Председатель комиссии (подпись) Н.В.Бодягина Члены комиссии (подписи) И.К.Зотова Т.В.Лескова Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", подпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. 3.1.11. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает: краткие сведения об исполнении документа, слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись руководителя правительства области. Например: Отправлен факс от 01.04.98 N 131 В дело 01/15 Личная подпись 01.04.98 или Издано распоряжение от 14.02.98 N 15-р В дело 01-01 Личная подпись 14.02.98 3.2. Правила оформления дополнительных реквизитов документа 3.2.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба области Изображение Государственного герба, герба области помещают на верхнем поле общего бланка, письма. 3.2.2. Справочные данные об организации Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, номер телефаксов, счетов в банке и др. оформляются только на бланке письма. 3.2.3. Место составления или издания документа Отделяется от реквизитов "дата документа" и индекс (номер) документа тремя интервалами и печатается центрованным способом относительно границ текста, проставляется на всех документах, кроме письма. 3.2.4. Гриф ограничения доступа к документу Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1,5 интервала и центрируется по отношению к ним. 3.2.5. Адресат Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются в границах отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Документы адресуются органам законодательной, исполнительной и судебной власти, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, гражданам. Документы адресуются также организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Наименование организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном. Например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Петрову А.И. При адресовании документа руководителю организации или подразделения правительства области их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже). Например: Директору Российского научно-исследовательского центра космической документации Петрову Ф.А. Если документ отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщено: Главам поселковых и сельских администраций области Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют указатель рассылки и на каждом экземпляре указывают только одного адресата. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, правительственным учреждениям, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. При указании в письме почтового адреса соблюдаются следующие правила. Если письмо адресуется организации, то первой строкой после адреса печатают почтовый индекс и город, второй - улицу и номер дома (без слова "дом"), частному лицу - первой строкой печатают почтовый индекс, город, второй - улицу, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, а затем отдельной строкой - инициалы и фамилию. Например: Заместителю руководителя Федеральной архивной службы России Тарасову В.П. 117049, Москва, Ильинка, 12 или 682200, г.Биробиджан ул.Постышева, 7, кв 7 Карепову А.Г. Каждый элемент реквизита "адресат" - наименование учреждения, подразделения, должности, инициалы и фамилия лица, почтовый адрес печатаются с новой строки от 4-го положения табулятора, составные части отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. 3.2.6. Резолюция Указание по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя (или исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Резолюция пишется в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа документа или на отдельном листе, приложенном к документу. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя своевременно представить необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.2.7. Отметка о наличии приложений Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое и верхнее не менее 20 мм, правое и нижнее не менее 10 мм. В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к постановлению (распоряжению) губернатора области от 27.08.97 N 30 При наличии нескольких приложений они нумеруются (без знака N). Если приложения оформлены на нескольких листах, то на каждом следующем листе делается отметка "Продолжение приложения 2". Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области подписываются управляющим делами. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в именительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению. Например: УТВЕРЖДЕНО Постановление правительства Еврейской автономной области от 04.09.97 N 15 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия- УТВЕРЖДЕНЫ, программа УТВЕРЖДЕНА. Слово УТВЕРЖДЕНО и следующую строку текста реквизита разделяет 1,5 интервала. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. Отметка о наличии приложения, упоминаемого в тексте или поясняющего содержание документа, оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров: Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается: Приложение: в 3 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению 25.07.97 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес Слово "приложение" печатается от границы текстового поля, после слова "приложение" ставится двоеточие. 3.2.8. Отметка о контроле Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль". Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту. 3.2.9. Печать На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами. Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях. Примерный перечень документов, на которых ставится печать дан в приложении 12. Печать проставляется перед личной подписью таким образом, чтобы она захватила часть слов наименования должности лица, подписавшего документ. Круглая не гербовая печать ставится на копиях размноженных постановлений и распоряжений правительства, губернатора области. 3.2.10. Отметка о заверении копии Снятие копий с документов, подписанных губернатором - председателем правительства области, допускается только с разрешения управляющего делами, а в его отсутствие заведующим общим отделом. Копия документа воспроизводится на бланках губернатора или правительства области, завершается подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится отметка "копия". Заверительная надпись на них состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи и ее расшифровки, даты заверения. Например: Верно Главный специалист управления государственной службы 27.08.97 Н.Н.Рудковская При пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. 3.2.11. Отметка об исполнителе Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля. Например: Брусиловский или Брусиловский Валентин Лазаревич 6 13 23 6 13 23 Отметка об исполнении обязательна только на исходящих документах (письмах, справках, заключениях и т.д.) 3.2.12. Отметка для автоматического поиска и контроля Реквизит проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. 3.2.13. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении проставляется в форме штампа на нижнем поле первого листа документа справа. Элементами данного реквизита является: порядковый номер, дата поступления документа в правительство. IV. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ 4.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора и правительства области рассмотренной служебной корреспонденции; поручений губернатора, заместителей председателя правительства данных во исполнение указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ. 4.2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют подразделения правительства в соответствии с их функциями. 4.3. Контрольное управление обеспечивает: организацию контроля и проведение проверок исполнения постановлений и распоряжений губернатора, поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов; готовит информацию на имя губернатора о состоянии выполнения поручений; вносит предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении постановлений, распоряжений, поручений губернатора области к дисциплинарной ответственности. 4.4. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области по обращениям граждан, осуществляет сектор писем и приема граждан общего отдела. 4.5. Руководители подразделений правительства области определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информаций, подготовку необходимых документов. 4.6. Поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях губернатора области исполняются в указанные сроки. Если срок не определен в поручении, он устанавливается в один месяц. Поручения губернатора, заместителей председателя правительства с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней. При необходимости продления срока выполнения поручения губернатора, заместителей председателя правительства области должностное лицо, которому дано поручение до истечения срока представляет на их имя записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. 4.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым. 4.8. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения. 4.9. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор, а также заместители председателя правительства области. 4.10. Контрольное управление систематически (не реже одного раза в месяц) информирует губернатора области о ходе выполнения постановлений и распоряжений и других документов. V. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ ОБЛАСТИ 5.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых губернатором, заместителями председателя правительства области осуществляют общий отдел и отделы, управления, комитеты правительства, по чьей инициативе проводится данное мероприятие. 5.2. Подразделения правительства, ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают: подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектования документов и материалов для участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения; направлении в хозяйственный отдел заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства. Информация направляется не позднее чем за пять дней до даты проведения мероприятия; при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия, документов губернатора по рассматриваемым вопросам; контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия. 5.3. Хозяйственный отдел осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом. 5.4. Общий отдел осуществляет тиражирование по заявкам подразделений правительства документов и материалов для участников мероприятия. VI. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы, поступающие в правительство области, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии общего отдела. Тексты документов переданные по факсу принимаются и регистрируются в приемной губернатора области. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется сектором писем и приема граждан общего отдела. Законы РФ, Указы Президента, постановления правительства РФ и другие нормативные акты вышестоящих органов регистрируются в государственно-правовом отделе правительства области. 6.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в правительство области, приведен в приложении 13. 6.3. При вскрытии конвертов заведующей канцелярией, ответсвенным за делопроизводство проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. На поступившем документе проставляются порядковый номер и дата поступления. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде. На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату. 6.4. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки. Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору, заместителям председателя правительства области в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение. Губернатору передаются акты Президента, Правительства РФ, федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя. После возвращения документов от руководства резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области. 6.5. Документы передаются губернатору, заместителям председателя правительства области и рассматриваются ими в день их получения. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата. Заведующий канцелярией передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. В случае необходимости документ ставится на контроль. Контроль осуществляется заведующей канцелярией. Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления. При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату". Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями правительства области ведется без регистрации документов в канцелярии общего отдела. 6.6. Заведующий канцелярией общего отдела еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях правительства области, с данными занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения и управляющему делами правительства справку о прохождении и исполнении документа, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции. 6.7. При работе с документами, поступившими в канцелярию правительства области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей инструкцией. 6.8. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию общего отдела, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления. Письма, документы поступившие из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ исполняются в сроки, указанные в этих документах. Если в документе сроки не указаны, то они указываются губернатором, заместителями председателя правительства. В остальных случаях сроки исполнения документа на должны превышать 10 дней. Если резолюция губернатора "Ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней. VII. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 7.1. Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в канцелярию общего отдела. На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки. При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Для отправки телеграммы передается оформленный ее подлинник и копия. Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию. Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в первую приемную, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи. Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи курьером. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям. VIII. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 8.1. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в секторе писем и обращений граждан. 8.2. В секторе писем и обращений граждан, поступившие письма и телеграммы регистрируются, на них заводится учетная и контрольная карточка. Все поступившие обращения направляются губернатору, заместителям председателя правительства для рассмотрения. 8.3. Обращения граждан, подлежащие для рассмотрения в подразделениях правительства, администрация района, мэрии города, направляются в эти подразделения с резолюцией руководителей правительства. На регистрационной карточке заведующим сектором писем и обращений граждан проставляется дата возврата документа в сектор. 8.4. Письма (заявления) граждан рассматриваются в подразделениях правительства в срок до одного месяца со дня их регистрации в секторе писем и обращений граждан. В отдельных случаях по разрешению губернатора области срок рассмотрения письма может быть продлен, но не более чем на один месяц о чем исполнитель уведомляет автора. 8.5. Рассмотрение письма считается законченным, если руководством не дается по нему новое поручение. Автор извещается об этом, как правило, в письменной форме. 8.6. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Оригинал письма вместе с ответами исполнителей направляются в сектор писем и обращений граждан. 8.7. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, направленных в подразделения правительства области, осуществляют руководителями этих подразделений. 8.8. Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан, контроль за исполнением сроков их рассмотрения ведет сектор писем и обращений граждан. 8.9. Прием граждан организуется заведующим сектором писем и обращений граждан ежедневно в соответствии с графиком приема руководителями области. 8.10. Сектор писем и обращений граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личном приеме ежемесячно предоставляют Губернатору области информацию о количестве и характере обращений граждан. IX. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 9.1 Печатание документов 9.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро общего отдела, а также непосредственно в подразделениях правительства с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении настоящей Инструкции и Правил оформления документов в правительстве области. 9.1.2. В машинописном бюро общего отдела печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются законопроекты, проекты постановлений и распоряжений губернатора, правительства области. Очередность печатания других материалов определяется заведующей общим отделом по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, красителями синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или написанные карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. 9.1.3. Печатание документов в подразделениях правительства, машинописном бюро общего отдела проводится на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги. Корректорские работы машинистками не производятся. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" (с.) и знаков препинания. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 9.2. Копирование документов 9.2.1. Копировально - множительные работы осуществляются в копировальном бюро общего отдела на основании порядка, утвержденного управляющим делами. Копирование небольших по объему документов производятся в подразделениях правительства области, имеющих множительную технику. 9.2.2. В копировальное бюро общего отдела сдаются на копирование только служебные документы вместе с оформленным заказом на бланке установленной формы, подписанным исполнителем. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений правительства РФ, постановлений и распоряжений губернатора, правительства области производится с разрешения губернатора, заместителей председателя правительства, управляющего делами. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов. X. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата правительства и его структурных подразделений, проводится по разрешению управляющего делами. 10.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственный отдел. 10.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном отделе и выдаются под расписку руководителям подразделений. 10.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управляющий делами. 10.5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственный отдел, где они уничтожаются по акту. 10.6. Контроль за использование печатей и штампов возлагаются на руководителей структурных подразделений правительства области. XI. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕДАЧА ИХ В ГОСАРХИВ 11.1. Составление номенклатуры дел 11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в правительстве и его подразделениях с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 14). Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы правительства и его подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 11.1.2. Сводная номенклатура дел аппарата правительства составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Еврейской автономной области. Номенклатура дел аппарата правительства и его подразделений утверждается руководством после согласования с экспертнопроверочной комиссией при архивном отделе правительства. 11.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел правительства области являются наименования подразделений правительства; названия раздела в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой правительства области. После утверждения сводной номенклатуры дел аппарата правительства, его структурных подразделений соответствующие отделы получают выписки из сводной номенклатуры для использования в работе. Сводная номенклатура дел аппарата правительства и его структурных подразделений в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях аппарата правительства и его структурных подразделениях . 11.1.4. Графы номенклатуры дел правительства, его структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, состоящий из индекса подразделения правительства и цифрового обозначения дела по номенклатуре. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д. Заголовки могут уточняться в процессе их формирования и оформления. При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК". В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др. 11.1.5. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой, заводятся дела, на которых указываются: полное название правительства, наименование структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела. 11.1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 11.2. Формирование дел 11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела в аппарате правительства и его структурных подразделениях формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях, управлений, комитетов, отделов. 11.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подписаных подлинно председателем правительства или его заместителями. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 11.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениям. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Распоряжения по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями группируется по вопросам. 11.2.4. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 11.2.5. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. 11.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в алфавитном порядке. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в аппарате правительства осуществляется общим отделом. 11.3. Экспертиза ценности документов 11.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения. 11.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; формировании дел и проверке правильности включения документов в дела; при подготовке дел к последующему хранению. 11.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате правительства и его структурных подразделениях создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем комитета, управления, отдела. Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением. 11.3.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 11.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложения 14, 15). Акты рассматриваются экспертной комиссией подразделений правительства области, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются руководителями комитетов, управлений, отделов. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно-проверочной комиссией архивного отдела при правительстве области. 11.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 11.4. Оформление дел 11.4.1. Дела правительства, его структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Еврейской автономной области. В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшив; нумерацию листов; составление заверительной надписи; составление внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки. Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется. 11.4.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название правительства, наименование его структурного подразделения, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов (приложение 16). 11.4.3. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 11.5. Составление описей дел 11.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив Еврейской автономной области. Описи составляются отдельно на дела постоянного и долговременного сроков хранения. 11.5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной комиссией при архивном отделе правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства. 10.5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с экспертно-проверочной комиссией при архивном отделе правительства области. 11.5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 11.5.5. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается руководителем структурного подразделения, одобряется ЭК и направляется на утверждение в архивный отдел правительства области. 11.5.6. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь: титульный лист, историческую справку, список сокращенных слов, предисловие. 11.6. Хранение документов и дел 11.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив области дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях правительства области. Руководители и сотрудники структурных подразделений правительства области ответственны за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 11.6.2. Выдача дел структурным подразделениям или сторонним организациям проводится с разрешения заведующего общим отделом. На выданное дело заводится карта-заместитель, которая помещается на место выданного дела (приложение 17). Изъятие документов их дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя подразделения правительства с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника. Приложение 1 к п.2.3.9 Герб РФ Герб ЕАО ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ ________________ N _________ г.Биробиджан +-- --+ Герб РФ Герб ЕАО ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ________________ N _________ г.Биробиджан +-- --+ Приложение 2 к п.2.3.9 Герб РФ Герб ЕАО ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ ________________ N _________ г.Биробиджан +-- --+ Герб РФ Герб ЕАО ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ________________ N _________ г.Биробиджан +-- --+ Приложение 3 к п. 2.4 Герб РФ Герб ЕАО ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ от 20.06.98 N 6 г.Биробиджан Заседание правительства Председательствовал или Председатель заседания - Н.М.Волков, председатель правительства области Присутствовали: Первые заместители председателя - Г.А.Антонов, правительства И.С.Кубарев, В.П.Шулятиков Заместители председателя - В.С.Гуревич, правительства А.С.Кияшко, Я.Б.Шерман, М.М.Жирдецкая Члены Правительства: ( инициалы и фамилии в алфавитном порядке) Должностные лица, участвующие в заседании правительства с правом совещательного голоса: ( инициалы и фамилии в алфавитном порядке) Приглашенные: 17 человек ( список прилагается) Повестка дня: 1. Об итогах выполнения программы энергоресурсосбережения и подготовки объектов жилищно - коммунального хозяйства и социальной сферы области к отопительному периоду 1998-1999гг. Доклад первого заместителя председателя правительства И.С.Кубарева. 2. О ходе выполнения программы геологического изучения недр и комплексного освоения минерально-сырьевой базы Еврейской автономной области на период 1997-2000гг. Доклад начальника управления экономики правительства области А.А.Сидорова. 1. СЛУШАЛИ: И.С.Кубарева - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: 1. В.Т.Придня, первый заместитель мэра г.Биробиджана - краткая запись выступления. 2. Е.И.Сухарев, глава администрации Биробиджанского района- краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ: Принять постановление "Об итогах выполнения программы энергоресурсосбережения и подготовки объектов жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы области к отопительному периоду 1998- 1999гг.". 2. СЛУШАЛИ: Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
