|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 14.09.2001 № 225На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами. Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установлении фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, дан в приложении 15. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Круглая не гербовая печать ставится на копиях размноженных постановлений и распоряжений правительства, губернатора области. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Отметка о заверении копии (25) Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Снятие копий с документов, подписанных губернатором, вице - губернатором области, допускается только с разрешения руководителя аппарата губернатора области, а в его отсутствие начальника управления делопроизводства. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Подпись Верно Главный специалист управления государственной службы Подпись Н.Н.Рудковская 05. 04.2001 Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы Документационного обеспечения управления (канцелярия, управление делопроизводства и т.п.). Отметка об исполнителе (26) Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Петров или Петров Иван Васильевич 6 89 45 6 89 45 При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например: Петров Иван Васильевич 6 89 45 ОМ 05.04.2001 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например: Отправлен факс от 01.04.2001 N 5 В дело N 01-15 Личная подпись 01. 04.2001 или Издано распоряжение от 14.02.2001 N 15-р В дело N 01-01 Личная подпись 10. 04.2001 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию (28) Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты. Идентификатор электронной копии документа (29) Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 4. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ФАЙЛАМ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ (для ведения "Банка нормативных правовых актов Еврейской автономной области") Для обеспечения оперативного представления пользователям "Банка нормативных правовых актов ЕАО" информации в единой форме, все файлы, предназначенные для загрузки в банк данных должны быть подготовлены единообразно, в соответствии с правилами, изложенными в настоящем документе. 4. 1. Общие положения 4. 1.1. Каждый документ оформляется в виде отдельного текстового файла ASKII - формата, который не должен содержать спецсимволов (курсив, жирный шрифт, подстрочные и надстрочные индексы и т.п.). Текст нормативного акта и приложений, относящихся к нему, оформляется в один текстовой файл. 4. 1.2. При вводе информации в текстовый файл необходимо соблюдать правила заполнения документа согласно Инструкции по делопроизводству с учетом настоящих требований (абзацы, заголовки, примечания, пробелы между словами, пустые строки и т.п.). 4. 1.3. Для создания текстовых файлов используются редакторы, позволяющие создавать файлы ASKII формата (*.TXT). При формировании текста устанавливаются следующие параметры: ПЕРЕНОС - НЕТ, ВЫРАВНИВАНИЕ - ДА, ОТСТУП-5, ЛЕВАЯ-1, ПРАВАЯ-66. При обработке таблиц устанавливаются следующие параметры: ПЕРЕНОС-ДА, ВЫРАВНИВАНИЕ-НЕТ, ОТСТУП-1, ЛЕВАЯ-1, ПРАВАЯ-130. 4. 1.4. Текстовый файл формируется без разбиения на страницы. 4. 2. Правила обработки текстов документов 4. 2.1. В первой строке документа необходимо ввести прописными буквами наименование органа, принявшего документ, во второй строке - наименование документа. Строчными буквами в третьей строке вводится дата принятия документа и номер документа, в четвертой строке - прописными буквами название. 4. 2.2. Текст располагается с 1 по 66 позицию, абзац - с 5 позиции. Текст выравнивается по правому и левому краям без переноса слов. 4. 2.3. Название не должно начинаться левее 5 и заканчиваться правее 61 позиции в нем не должно быть лишних пробелов (больше одного между двумя словами). Например: ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 22 января 1999 г. N 245 НАЗВАНИЕ Текст документа 4. 2.4. Символ "номер" вводится на латинском регистре в виде прописной буквы N. Например: N 43. 4. 2.5. Топология текста (расположение абзацев, статей и т.п.) как в оригинале. 4. 2.6. Между словом и знаком препинания нет пробела. После знака препинания должен быть пробел (его может не быть в исключительных случаях - таблицы, сноски). 4. 2.7. Дефис в словах (кроме прилагательных) отделяется пробелом с двух сторон (например: "дети - сироты"). При переносе составных прилагательных дефис отделяется пробелом от первого слова (например, слово "социально - экономический" следует переносить так: "социально -" и с новой строки: "экономический"). 4. 2.8. Подписи отделяются от текста пустой строкой, сдвигаются вправо и выравниваются по правому краю. Фамилии - прописными буквами, на отдельной строке без пробелов после инициалов. Например: Губернатор области И.О.ФАМИЛИЯ 4. 2.9. Приложения отделяются от текста документа пятью пустыми строками. Например: Текст Приложение N 1 к постановлению губернатора области от 24.10.94 N 1217 ПОЛОЖЕНИЕ О СТРАХОВАНИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА, ПЕРЕДАННОГО В АРЕНДУ 4. 2.10. Общий принцип оформления таблиц, бланков и т.д. законченный внешний вид и однотипность в оформлении. Таблицы вводятся с максимальным сохранением геометрии первоисточника, причем разграфка производится теми же символами, что и в первоисточнике. Шапка таблицы вводится один раз в начале таблицы. В наименовании граф шапки таблиц допускаются разрывы слов в исключительных случаях. Бланки по возможности должны быть готовы к заполнению. В бланках используются подчеркивания. Например: """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Идентифи- Коды признаков Полное Юридический N кационный наимено- адрес код вание предприятия предприя- предприя- Местонахож- тия в ОКПО тия, дение (включая объедине- имущества КЧ) ния, """"""""""""""""""""""""""" Министер- Террито- Отрасл ства рии в и с/х (ведомст СОАТО ОКОНХ ва) в СООГУ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1 2 3 4 5 6 7 """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 4. 2.11. Слова текста, для печати в разрядку*, аббревиатуры, инициалы и сокращения вводятся согласно Инструкции по делопроизводству. 4. 3. Контроль введенной информации При переносе информации с первоисточников необходимо обеспечить контроль на полноту и достоверность информации путем визуальной сверки информации, введенной в текстовые файлы и текстов документов - первоисточников. 5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ 5. 1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора и правительства области рассмотренной служебной корреспонденции; поручений губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства данных во исполнение указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации. 5. 2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют отделы и управления аппарата губернатора, органы исполнительной власти в соответствии с их функциями. 5.3. Контрольное управление губернатора области обеспечивает: организацию контроля и проведение проверок исполнения постановлений и распоряжений губернатора, правительства области, поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов; готовит информацию на имя губернатора о состоянии выполнения поручений; вносит предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении постановлений, распоряжений, поручений губернатора области к дисциплинарной ответственности. 5. 4. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области по обращениям граждан, осуществляет сектор писем и приема граждан управления делопроизводства. 5. 5. Руководители подразделений определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информаций, подготовку необходимых документов. 5. 6. Поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях губернатора области исполняются в указанные сроки. Если срок не определен в поручении, он устанавливается в один месяц. По окончании срока, определенного постановлением, распоряжением, руководитель органа исполнительной власти, формируемого правительством области, структурного подразделения аппарата губернатора области в 3-дневный срок представляет в контрольное управления губернатора области информацию о выполнении (или невыполнении) данного ему поручения (с указанием причин, если поручение не выполнено). Поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства с пометкой "срочно" исполняются в 3- дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней. При необходимости продления срока выполнения поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области должностное лицо, которому дано поручение до истечения срока представляет на их имя записку с мотивированной о продлении срока исполнения. 5. 7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым. 5. 8. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения. 5. 9. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор, вице - губернатор, а также заместители председателя правительства области. 6. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕИ ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ ОБЛАСТИ 6. 1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области осуществляют управление делопроизводства, организационный отдел и управления, комитеты, отделы, по чьей инициативе проводится данное мероприятие. 6. 2. Подразделения, ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают: подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектования документов и материалов для участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения; направление в хозяйственное управление заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства. Информация направляется не позднее чем за пять дней до даты проведения мероприятия; при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия, документов губернатора по рассматриваемым вопросам; контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия. 6. 3. Хозяйственное управление осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом. 6. 4. Управление делопроизводства аппарата губернатора области осуществляет тиражирование по заявкам подразделений правительства документов и материалов для участников мероприятия. 7. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 7. 1. Документы, поступающие губернатору и в правительство области, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии управления делопроизводства. Тексты документов переданные по факсу принимаются и регистрируются в приемной вице - губернатора области. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется сектором писем и приема граждан управления делопроизводства. Законы Российской Федерации, Указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, соглашения, заключаемые губернатором, правительством области, органами исполнительной и другие нормативные акты вышестоящих органов регистрируются в управлении делопроизводства аппарата губернатора области. 7. 2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в правительство области, приведен в приложении 16. 7. 3. При вскрытии конвертов заведующей канцелярией, ответственным за делопроизводство проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. На поступившем документе проставляются порядковый номер и дата поступления. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде. На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату. 7. 4. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки. Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору, вице - губернатору, заместителям председателя правительства области в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение. Губернатору передаются акты Президента, Правительства Российской Федерации, Федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя. После возвращения документов от руководства резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области. 7. 5. Документы передаются губернатору, вице - губернатору, заместителям председателя правительства области и рассматриваются ими в день их получения. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Заведующий канцелярией передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. В случае необходимости документ ставится на контроль. Контроль осуществляется работниками канцелярии. Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления. При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату". Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями правительства области ведется без регистрации документов в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области. 7. 6. Заведующий канцелярией управления делопроизводства еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях правительства области, с данными занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документа, требует исполнения сроков o документов, указанных в резолюции. 7. 7. При работе с документами, поступившими в канцелярию аппарата губернатора области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией. 7. 8. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию управления делопроизводства, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления. Письма, документы поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в этих документах. Если в документе сроки не указаны, то они указываются губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области. В остальных случаях сроки исполнения документа на должны превышать 10 дней. Если резолюция губернатора "Ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней. 8. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в канцелярию управления делопроизводства аппарата губернатора области. На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки. При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Для отправки телеграммы передается оформленный ее подлинник и копия. Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию. Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи. Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям. 8. 1. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице - губернатора. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" не разрешается. Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист управления делопроизводства. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 17) без проставления штампов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась. 9. Рассмотрение обращений граждан 9.1. Общие положения Настоящий раздел инструкции об организации и рассмотрении обращений граждан разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/282, и в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 12.10.1991 N 980 "О порядке ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.1968 N 2534-VII и определяет порядок, очередность и последовательность операций, осуществляемых при рассмотрении письменных и устных обращений граждан. Согласно указанным документам делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в структурных подразделениях аппарата губернатора, органах исполнительной власти области, формируемых правительством области, ведется отдельно от других видов делопроизводства. Личную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан и состояние делопроизводства по их рассмотрению несут руководители структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти. Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы. Предложения - это обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, субъектов хозяйствования, финансовых структур, общественных организаций. Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан. Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцев частных предприятий, должностных лиц и общественных организаций. 9.2. Прием поступающей корреспонденции 9.2.1. Все поступающие в правительство области письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора. 9.2.2. Работниками канцелярии: - проверяется правильность адресования корреспонденции; - отбираются телеграммы, письма и ответы на обращения граждан и передаются в сектор писем и приема граждан управления делопроизводства аппарата губернатора области. В секторе писем и приема граждан письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются главным специалистом - заведующим сектором писем и приема граждан; - конверты вскрываются с целью проверки наличия в них документов (разорванные документы подклеиваются); - конверты сохраняются при необходимости; - проставляется штамп в правом верхнем углу первого листа письма, телеграммы с указанием номера даты поступления обращения; - ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту невскрытыми. 9.3. Регистрация и рассмотрение обращений 9.3.1. С обращениями знакомится главный специалист управления делопроизводства, сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес, заводит на письма (телеграмму) учетно-регистрационную карточку в системе "Золушка". 9.3.2. В учетной карточке фамилия с инициалами заявителя пишется в именительном падеже. Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая своей, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Петров И.И., Сидоров В.И. Если письмо подписано двумя и более авторами, то это письмо считается коллективным. Общее число авторов указывается в "Аннотации" письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний. Коллективными считаются также письма, подписанные членами одной семьи. В учетной карточке: - делается отметка о том, кому адресовано обращение; - отмечается вид обращения (жалоба, заявление, предложения). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются его исходящий номер и дата; - заполняется адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции; - определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид ВОВ, реабилитированный, ветеран труда и т.д.); - проставляется шифр темы согласно классификатору тем обращений. Тематический шифр должен соответствовать аннотации. Если в письме ставится ряд вопросов, то все они шифруются; - направляется на рассмотрение и написание резолюции губернатору, вице-губернатору или заместителям председателя правительства; - передаются на исполнение с четким указанием действий по рассмотрению письма и даты исполнения. 9.4. Работа с отдельными видами обращений 9.4.1. Поступающие в правительство области обращения депутатов Государственной Думы РФ с приложенными к ним письмами граждан фиксируются в секторе писем для рассмотрения по существу поставленных проблем. При работе с обращениями депутатов ряд граф учетной карточки оформляется следующим образом: - в графе "Ф.И.О." первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия и инициалы заявителя (ей); - в графе "Адрес" отмечается место жительства или работы гражданина (в зависимости от того, что указано в письме), обратившегося с просьбой к депутату; - в графе "Аннотация" указывается, что такой-то депутат направляет на рассмотрение письмо такого-то гражданина, и излагается содержание обращения заявителя (ей). Например, депутат Государственной Думы (Федерального Собрания) Иванов И.И. обращается с просьбой рассмотреть заявление (жалобу, предложение) гражданина Сидорова В.В. об улучшении его жилищных условий (о пересмотре размера его пенсии и т.п.). Рассмотрение обращений депутатов с приложенными к ним письмами граждан, как правило, ставится на контроль. Работа с ответами на депутатские обращения аналогична рассмотрению ответов на контрольные письма граждан. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке приема, а заявления оформляются "В дело" как исполненные. Письма бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, а также некорректные по тону направляются специалистом в архив, о чем в учетной карточке в графе "Направлено" ставится отметка "УН", которая дублируется на письме, с указанием даты и фамилии специалиста. Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения. 9.5. Анонимные обращения 9.5.1. Письменные обращения, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными. В учетной карточке в графе "Тип автора" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. 9.6. Сроки рассмотрения обращений 9.6.1. Обращения граждан рассматриваются органами государственной власти в срок до одного месяца со дня поступления в первую инстанцию, а не требующие дополнительной проверки и изучения - безотлагательно, но не позднее 15 дней. 9.6.2. В случаях если для рассмотрения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены руководителем соответствующего органа, но не более чем на один месяц. 9.6.3. По результатам рассмотрения обращений граждан должно быть принято обоснованное решение, о котором сообщается заявителям в сроки, указанные в пункте 9.6.1. Если сроки рассмотрения обращения продлены, то о продлении срока должно быть сообщено лицу, подавшему заявление. 9.6.4. Отдельными актами законодательства предусмотрены сокращенные сроки рассмотрения заявлений и жалоб граждан. Сокращенные сроки установлены для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и их семей. Обращения рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней. В соответствии с действующим законодательством срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней. 9.7. Работа с обращениями, поставленными на контроль 9.7.1. Все без исключения обращения граждан, направленные на исполнение, ставятся на контроль. 9.7.2. При решении вопросов о постановке обращения на контроль необходимо учитывать, что контроль за рассмотрением писем должен преследовать следующие цели: устранение недостатков в работе органов государственного управления; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации; выявление принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросу, с которым автор обращался неоднократно. На контрольном письме проставляется штамп "Подлежит возврату в сектор писем и приема граждан управления делопроизводства" вместе с ответом. С контрольных писем при необходимости снимаются копии. 9.7.3. Контроль осуществляется: - за выполнением поручений губернатора, вице-губернатора области на обращения граждан; - за выполнением поручений по обращениям граждан с личного приема руководителей; - за исполнением писем, направленных на рассмотрение в территориальные федеральные органы государственной власти; - за исполнением писем, направленных на рассмотрение в подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти, муниципальные образования. Главный специалист анализирует ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращениях граждан вопросов, отмечает на бланке анализа ответа соответствующие цифры, визирует бланк анализа ответа и ответ (на первом листе снизу с указанием даты), заполняет в учетной карточке графы "Дата ответа" (дата и номер ответа организации, приславшей ответ), "Анализ ответа" (по шифрам бланка анализа), "Аннотация ответа" (краткая характеристика принятых исполнителем мер по разрешению поставленных в письме вопросов). Губернатор, вице-губернатор области списывает ответ "В дело" или принимает решение продолжить контроль за разрешением вопросов, поставленных в письме гражданина. В последнем случае в подразделение, рассматривавшее обращение гражданина, направляются копии письма и ответа, автор уведомляется специалистом о дополнительном сроке рассмотрения его заявления (жалобы). Продолжительность дополнительного рассмотрения устанавливается должностным лицом, принимавшим решение о продлении контроля, но не более 30 дней. 9.8. Организация личного приема граждан губернатором, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области 9.8.1. График приема граждан губернатором, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области утверждается распоряжением губернатора области. 9.8.2. Предварительная беседа с гражданами, пришедшими на прием к руководителям области, организация проведения личного приема осуществляется заведующим сектором писем и приема граждан. За организацию приема граждан губернатором области несет ответственность его помощник. С гражданами, впервые пришедшими на прием, проводится беседа для выявления сущности его обращения и определения должностного лица или органа управления, к компетенции которого относится разрешение обращения. При обращениях граждан по вопросам, не отнесенным к компетенции органов исполнительной власти области, ему даются необходимые разъяснения по существу затрагиваемых в обращении проблем и оказывается необходимая правовая помощь. Все необходимые данные о пришедшем на прием гражданине ведущий предварительную беседу вносит в учетно-контрольную карточку обращения граждан по типу письменных обращений или ведет журнал (книга личного приема). После беседы с пришедшим на прием должностное лицо, ведущее прием, принимает одно из следующих решений по обращению: - решение об удовлетворении обращения, при этом, как правило, дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий; - решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, при этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения; - решение об отклонении обращения с обоснованным заключением причин отказа со ссылкой на нормативно-правовые акты. - решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений. 9.9. Организация приема руководителями подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти 9.9.1. Руководители подразделений осуществляют прием населения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем органа исполнительной власти области, который доводится до сведения посетителей. 9.9.2. Материалы с личного приема руководителей отделов, управлений, комитетов учитываются и обрабатываются ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях. 9.9.3. Учетные данные о проведенном приеме ведутся в специальном журнале и картотеке. 9.10. Организация контроля 9.10.1. Контроль за исполнением обращений осуществляется руководителем органа управления, его заместителями, руководителями структурных подразделений органов управления, работниками, которым даны поручения по контролю. Контроль за выполнением обращений граждан выполняется с помощью учетно-контрольных карточек обращений. В случае использования учетно-контрольных карточек те из них, в которых есть указание об осуществлении контроля за исполнением обращения, группируются в секторе писем и обращений граждан в контрольно-сроковую картотеку. За 5 дней до истечения срока исполнения главный специалист управления делопроизводства напоминает исполнителю обращения о приближении установленного срока разрешения обращения. При поступлении в сектор писем и обращений граждан письменного ответа от исполнителя о разрешении обращения в учетно-контрольной карточке делаются необходимые отметки о снятии обращения с контроля, и карточки переставляются в справочную картотеку. 9.11. Учет и анализ работы по рассмотрению обращений граждан 9.11.1. Учетная, аналитическая и контрольная работа организуется сектором писем и обращений граждан управления делопроизводства с использованием программы "Золушка". 9.12.2. Учетно-контрольная работа с обращениями граждан осуществляется в режиме автоматической обработки, делаются следующие сводки: - о числе обращений граждан, поступивших в адрес правительства области за месяц, квартал, полугодие, год; - о характере обращений граждан; - об обращениях граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации; - о числе заявлений за определенный период в разрезе районов; - о наличии контрольных писем в подразделениях аппарата губернатора, органов исполнительной власти. 9.12.3. По поручению руководства готовятся другие необходимые для анализа материалы. (Раздел в редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 г. N 29) 10. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 10. 1 Печатание документов 10. 1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро управления делопроизводства аппарата губернатора области, а также непосредственно в органах исполнительной власти с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении настоящей Инструкции. 10. 1.2. В машинописном бюро управления делопроизводства печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются законопроекты, проекты постановлений и распоряжений губернатора, правительства области. Очередность печатания других материалов определяется начальником управления делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, красителями синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или написанные карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. 10. 1.3. Печатание документов в подразделениях аппарата губернатора, органов исполнительной власти, машинописном бюро управления делопроизводства проводится на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги. Корректорские работы машинистками не производятся. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" (с.) и знаков препинания. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 10. 2. Копирование документов 10. 2.1. Копировально - множительные работы осуществляются в копировальном бюро управления делопроизводства на основании порядка, утвержденного руководителем аппарата губернатора области. Копирование небольших по объему документов производятся в подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти, имеющих множительную технику. 10. 2.2. В копировальное бюро управления делопроизводства сдаются на копирование только служебные документы вместе с оформленным заказом на бланке установленной формы, подписанным исполнителем. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений губернатора, правительства области производится с разрешения губернатора, вице - губернатора, заместителей председателя правительства области, начальника управления делопроизводства. Копирование бланков документов используемых в правительстве области не разрешается. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов. 11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11. 1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для o деятельности аппарата губернатора, органов исполнительной власти проводится по разрешению руководителя аппарата губернатора области. 11. 2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственное управление. 11. 3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном управлении и выдаются под расписку руководителям подразделений. 11. 4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник хозяйственного управления. 11. 5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственное управление, где они уничтожаются по акту. 11. 6. Контроль за использование печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата губернатора и органов исполнительной власти. 12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕДАЧА ИХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ 12. 1. Составление номенклатуры дел 12. 1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 18). Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу. В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы аппарата губернатора, органов исполнительной власти области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 12. 1.2. Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Eврейской автономной области. Номенклатура дел аппарата губернатора области утверждается руководителем аппарата, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями этих органов после согласования с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства Еврейской автономной области. 12. 1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата губернатора области и органов исполнительной власти. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки из сводной номенклатуры для использования в работе. Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области и номенклатуры дел органов исполнительной власти области в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры аппарата губернатора ( органов исполнительной власти области. 12. 1.4. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов: планы, списки, доклады и т.д. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК". В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др. 12. 1.5. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой, заводятся дела, на которых указываются: полное наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела. Если в течение года в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 12. 1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 12. 2. Формирование дел 12. 2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела в аппарате губернатора области, органах исполнительной власти, формируемых правительством области, формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 12. 2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов. Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подлинно подписанных. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 12. 2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Распоряжения (приказы) по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам в пределах календарного года. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями группируется по определенным вопросам. 12. 2.4. В соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 09.01.2001 N 1 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности категории "А", государственные должности государственной службы в органах исполнительной власти Еврейской автономной области" документы в личных делах располагаются в следующем порядке: опись документов, имеющихся в личном деле; дополнение к анкете; анкета; копии документов об образовании; личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; трудовой договор (контракт); копия документа о назначении на государственную должность; лист учета предоставления отпусков. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликаты и черновики документов). 12. 2.5. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. 12. 2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в алфавитном порядке. Формированием дел в структурных подразделениях аппарата губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в аппарате губернатора области осуществляется управлением делопроизводства. 12. 3. Экспертиза ценности документов 12. 3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. 12. 3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. 12. 3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), состав которых утверждается руководителем. Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об этой комиссии. 12. 3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М.2000 и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 12. 3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 19). Акты рассматриваются экспертными комиссиями аппарата губернатора и органов исполнительной власти области, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются руководителями. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области. 12. 3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 12. 4. Оформление дел 12. 4.1. Дела аппарата губернатора и органов исполнительной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи и описанию дела на обложке. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Еврейской автономной области. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки. 12. 4.2. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование его структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела (приложение 20). Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства Еврейской автономной области; дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (день месяца, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом дата оформляется словесно - цифровым способом. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Еврейской автономной области, в который будут передаваться дела. 12. 4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Нумеровать цветными карандашами и чернилами не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 12. 4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. 12. 4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 12. 4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков хранения (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 12. 4.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 12. 4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять. 12. 5. Составление описей дел 12. 5.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив Еврейской автономной области. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. 12. 5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства (приложение 21). 12. 5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства. 12. 5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 12. 5.5. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается руководителем, одобряется ЭК и направляется на утверждение экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области. 12. 6. Хранение документов и дел 12. 6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Еврейской автономной области дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях аппарата губернатора и органов исполнительной власти, формируемых правительством области. Руководители органов исполнительной власти области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 12. 6.2. Изъятие или выдача каких - либо документов из дел постоянного хранения не допускается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения начальника управления делопроизводства аппарата губернатора области. 12. 7. Передача документов на хранение в государственный архив 12. 7.1. По истечении предельных сроков хранения документы аппарата губернатора и органов исполнительной власти области в упорядочном состоянии подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив Еврейской автономной области. Их передача производится только по описям дел. 12. 7.2. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе научно - техническая обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов исполнительной власти Еврейской автономной области (ст. 19 Закона Еврейской автономной области "Об архивном фонде Еврейской автономной области и архивах"). 12. 7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в государственный архив не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 12. 7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному государственным архивом, согласованному с начальником управления делопроизводства аппарата губернатора области. 12. 7.5. Дела в государственный архив Еврейской автономной области доставляются сотрудниками (ответственными за делопроизводство) аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области, увязанными в связки. 12. 7.6. Прием каждого дела производится главным хранителем государственного архива Еврейской автономной области в присутствии работника (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения аппарата губернатора или органа исполнительной власти области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи главного хранителя фондов и лица, передавшего дела. 12. 7.7. При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Еврейской автономной области, образовавшиеся в их деятельности архивные документы, в том числе по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам в порядке определенном губернатором Еврейской автономной области. При отсутствии правопреемника документы передаются в государственный архив Еврейской автономной области (ст.18 Закона Еврейской автономной области "Об архивном фонде Еврейской автономной области и архивах"). Приложение N 1 к п. 2.3.8. Герб Герб ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 26. 03.2001 N 52 г.Биробиджан О формировании объемов закупок и поставок сельскохозяйственной продукции в региональный продовольственный фонд Еврейской автономной области В соответствии с Федеральным законом от 02.12.94 N 53 "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд", Указом Президента Российской Федерации от 08.04.97 N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд", в целях повышения эффективности использования финансовых средств, улучшения обеспечения учреждений и организаций области сельскохозяйственной продукцией, сырьем и продовольствием ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Установить на 2001 год перечень, объем закупок и поставок сельскохозяйственной продукции:. 2. : 3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя председателя правительства области - начальника управления сельского хозяйства Кяшко А.С. и заместителя председателя правительства Гуревича В.С. Губернатор области Н.М.Волков Готовил: Заместитель председателя правительства - начальник управления сельского хозяйства Подпись А.С.Кияшко Дата Вице - губернатор Подпись Г.А.Антонов Дата Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин Дата Начальник управления делопроизводства Подпись Т.И.Свиридова Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Начальник управления правительства здравоохранения Подпись В.С.Гуревич Подпись В.Л.Брусиловский Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник финансового Начальник управления управления по труду Подпись С.В.Воропаев Подпись Т.Н.Ряполова Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник управления Председатель комитета образования по социальной защите населения Подпись Л.П.Губенко Дата Подпись Т.А.Чмутина Дата Образец оформления постановления губернатора области Приложение N 1 к п. 2.3.8. Герб Герб ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 21. 06.2001 N 71-л г.Биробиджан Об отпуске Иванову Н.П. Предоставить начальнику управления профессионального образования правительства Еврейской автономной области Иванову Николаю Петровичу очередной отпуск за период с 10 января 2000 г. по 9 января 2001 г. продолжительностью 45 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О статусе и социальных гарантиях лиц, замещающих в Еврейской автономной области государственные должности категории "А" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации Еврейской автономной области от 9 августа 1993 г. N 259- рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 9 июля по 30 августа 2001 г. включительно. Основание: заявление Иванова Н.П. Губернатор области Н.М.Волков Готовил: Начальник управления государственной службы Подпись И.Д.Нехин Дата Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин Дата Начальник управления делопроизводства Подпись Т.И.Свиридова Дата Вице - губернатор Подпись Г.А.Антонов Дата Образец оформления распоряжения губернатора области Приложение N 2 к п. 2.3.8. Герб Герб ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 15. 06.2001 N 37-пп г.Биробиджан О проекте постановления Законодательного Собрания Еврейской автономной области "О внесении изменений и дополнений в областную целевую программу развития и поддержки малого предпринимательства на 2001-2003 годы" Правительство Еврейской автономной области ПОСТАНОВЛЯЕТ: Одобрить проект постановления Законодательного Собрания Еврейской автономной области "О внесении изменений и дополнений в областную целевую программу развития и поддержки малого предпринимательства на 2001-2003 годы" и предоставить губернатору области для внесения в Законодательное Собрание Еврейской автономной области. Губернатор области Н.М.Волков Приложение N 2 к п. 2.3.8. Герб Герб ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28. 04.2001 N 28-рп г.Биробиджан О выделении денежных средств В соответствии с п.5.2. Положения о порядке формирования и использования внебюджетного фонда дополнительных финансовых ресурсов правительства области, утвержденного постановлением Законодательного Собрания Еврейской автономной области от 25.03.98 N 68, централизованной бухгалтерии аппарата губернатора области выделить из фонда дополнительных финансовых ресурсов правительства области 10 тыс.рублей для организации и проведения приема ветеранов войны в честь Дня Победы. Вице - губернатор Г.А.Антонов Готовил: Начальник управления делопроизводства Подпись Т.И.Свиридова Дата Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин Дата СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя правительства Подпись В.П.Шулятиков Дата Образец оформления распоряжения правительства области Приложение N 3 к п. 2.4. Герб Герб ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ 29 мая 2001 г. N 5 г.Биробиджан Заседания правительства Председатель заседания - Н.М.Волков, губернатор области Присутствовали: Члены правительства: Вице - губернатор - Г.А.Антонов Первый заместитель председателя - В.П.Шулятиков, правительства Заместители председателя - В.С.Гуревич, правительства - М.М.Жирдецкая, А.С.Кияшко, Я.Б.Шерман (инициалы и фамилии в алфавитном порядке) Руководители органов исполнительной власти, принимающие участие в заседании правительства: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке) Приглашенные: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке) или 17 человек (список прилагается) Повестка дня: 1. Об организации вещания телевизионных программ Государственной телевизионной и радиовещательной компании Еврейской автономной области (ГТРК) "Бира" на восточную часть Смидовичского района. Доклад заместителя начальника управления промышленности, транспорта, связи и энергетики Швеца А.А. 2. Об утверждении корректировки и понижения размера платы за загрязнение окружающей природной среды на 2001 год. Доклад руководителя службы охраны окружающей среды комитета природных ресурсов по Еврейской автономной области Якимова С.П. 1. СЛУШАЛИ: Швеца А.А. - Об организации вещания телевизионных программ ГТРК "Бира" на восточную часть Смидовичского района - Текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: 1. Тлустенко А.П., глава администрации муниципального образования "Смидовичский район" - Краткая запись выступления. 2. Антонов Г.А., вице - губернатор области - Краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ: Постановление принято единогласно и прилагается. 2. СЛУШАЛИ: и т.д. Губернатор области Н.М.Волков Образец оформления протокола заседания правительства области Приложение N 3 а ОБЛАСТНАЯ КОМИССИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ДОРОЖНОГО ДВИЖЕНИЯ ПРОТОКОЛ 30 августа 2001 г. N 11 г.Биробиджан Заседания комиссии Председательствующий - В.С.Гожий, первый заместитель председателя правительства области, председатель комиссии Присутствовали: Члены комиссии: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке) Приглашенные: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке с указанием должностей). Повестка дня: 1. Об итогах работы Государственной инспекции безопасности дорожного движения управления внутренних дел Еврейской автономной области (ГИБДД УВД ЕАО) за 7 месяцев 2001 года. Доклад начальника ГИБДД УВД ЕАО Мелешко А.В. 2. : 1. СЛУШАЛИ: Мелешко А.В. - Информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ: 1. Гожий В.С., Курдюков А.М., Проходцев Д.Д. РЕШИЛИ: Доклад начальника ГИБДД УВД ЕАО Мелешко А.В. принять к сведению и отметить, что в целом принимаемые Госинспекцией меры в сфере безопасности дорожного движения позволили добиться определенных положительных результатов в своей деятельности. 2. СЛУШАЛИ: и т.д. Первый заместитель председателя правительства области, председатель комиссии В.С.Гожий Образец оформления протокола заседания областной комиссии по обеспечению безопасности дорожного движения Приложение N 4 к п. 2.5.1. Герб Герб ПРАВИТЕЛЬСТВО Реквизиты правительства ЕАО Еврейской автономной области на идиш 679016, г. Биробиджан, пр.60-летия СССР,18, тел.:6-02-42, факс: 4-07-25 E-mail: [email protected] 20. 06.2001 N 156 На N_176-Т от_ 10.06.2001 Исполнительному директору территориального фонда обязательного медицинского страхования ЕАО А.Ф.Тихомирову Аппарат губернатора Еврейской автономной области направляет дополнительный список N 1 на работников правительства для получения полисов обязательного медицинского страхования. Приложение: 1. Дополнительный список N 1 на 1 л. в 1 экз. 2. Полис обязательного медицинского страхования Вице - губернатор Г.А.Антонов Балобанов В.П. 6-36-50 Образец оформления служебного письма Приложение N 5 к п. 2.5.2. Биробиджан, 13 марта 2001 г. Уважаемый господин Председатель, Имею честь сообщить, что_____________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ С уважением, Наименование должности И.Фамилия Господину _____________________ (инициал имени, фамилия) _____________________________________ (наименование должности) _____________________________________ (город, страна) Приложение N 6 к п. 2.5.2. Госпоже Катрине Лятти Члену финской секции организации "Международная амнистия" г.Лахти Уважаемая Катрина Лятти! текст С уважением, Наименование должности И. Фамилия Приложение N 7 к п. 2.6.1. Герб Герб УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 25. 06.2001 N 137 г.Биробиджан Об отпуске Пинчук В.О. ПРИКАЗЫВАЮ: Предоставить главному специалисту управления здравоохранения правительства Еврейской автономной области Пинчук Валентине Олеговне очередной отпуск за период с 10 января 2000 г. по 9 января 2001 г. продолжительностью 30 календарных дней, дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет продолжительностью 5 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О государственной службе Еврейской автономной области" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации области от 9 августа 1993 г. N 259-рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 29 июня по 17 августа 2001 г. включительно. Основание: заявление Пинчук В.О. Начальник управления Подпись В.Л.Брусиловский Образец оформления приказа Приложение N 8 к п. 2.6.1. УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ правительства правительства Еврейской автономной области Еврейской автономной области ПРИКАЗ 26. 01.2001 N 9/14 г.Биробиджан О работе психолого - медико - педагогической консультации в области в 2001 году На основании положения о психолого - медико - педагогической консультации, обслуживающей детские сады, общеобразовательные школы, школы - интернаты, детские дома области ПРИКАЗЫВАЕМ: 1. Организовать работу областной психолого - медико - педагогической консультации в период с 1 января по 31 декабря 2001 г. 2. Утвердить состав и график работы психолого - медико - педагогической консультации на 2001 год согласно приложению. 3. : Начальник управления Начальник управления образования правительства здравоохранения правительства Еврейской автономной области Еврейской автономной области Подпись Л.П.Губенко Подпись В.Л.Брусиловский Образец оформления совместного приказа Приложение N 9 к п. 2.6.2. Герб Герб АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 14. 06.2001 N 1 г.Биробиджан О приказах по аппарату губернатора области В соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 05.07.2001 N 151 " О внесении изменений в положение об аппарате губернатора Еврейской автономной области, утвержденное постановлением губернатора Еврейской автономной области от 24.08.2000 N 218" ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить, что подготовка проектов приказов по аппарату губернатора области осуществляется в структурных подразделениях аппарата губернатора области в соответствии с поручениями руководителя аппарата губернатора области. Ответственность за качество подготовки проектов приказов, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, которые вносят эти приказы. 2. : 3. Начальнику управления делопроизводства Свиридовой Т.И. подготовить соответствующие изменения в Инструкцию по делопроизводству. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Вице - губернатор, руководитель аппарата губернатора области Подпись Г.А.Антонов Готовил: Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин Дата СОГЛАСОВАНО Начальник управления делопроизводства Подпись Т.И.Свиридова Дата СОГЛАСОВАНО Начальник управления государственной службы Подпись И.Д.Нехин Дата СОГЛАСОВАНО Начальник архивного управления Подпись Л.И.Швагерус Дата Образец оформления приказа по основной деятельности Приложение N 10 к п. 2.6.2. Герб АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 12. 02.2001 N 5-к г.Биробиджан О назначении Петровой О.И. ПРИКАЗЫВАЮ: Назначить Петрову Ольгу Ивановну с 12 февраля 2001 г. на должность главного специалиста по правовым вопросам управления государственной службы аппарата губернатора области, государственную должность государственной службы Еврейской автономной области, на конкурсной основе, с трехмесячным испытательным сроком, с должностным окладом 1653 рубля в месяц и выплатой 30 процентов надбавки к заработной плате за стаж работы в южных районах Дальнего Востока. Установить Петровой О. И. 30 процентов надбавки к должностному окладу за сложность, напряженность, специальный режим работы в соответствии с распоряжением губернатора Еврейской автономной области от 5 февраля 2001 г. N 36-рг "Об установлении надбавок за сложность, напряженность, специальный режим работы" и 30 процентов надбавки к должностному окладу за выслугу лет в соответствии с постановлением губернатора Еврейской автономной области от 8 мая 2001 г. N 98 "О ежемесячных надбавках к должностному окладу за выслугу лет государственным служащим органов исполнительной власти Еврейской автономной области". Основание: заявление Петровой О.И.; решение конкурсной комиссии от 10.02.2001 N 3. Вице - губернатор, руководитель аппарата губернатора области Подпись Г.А.Антонов Готовил: Начальник управления государственной службы Подпись И.Д.Нехин Дата Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин Дата Образец оформления приказа по личному составу Приложение N 11 к п. 2.6.2. Герб АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 12. 07.2001 N 32-к г.Биробиджан Об отпуске Ивановой С.П. ПРИКАЗЫВАЮ: Предоставить главному специалисту управления делопроизводства аппарата губернатора области Ивановой Светлане Петровне очередной отпуск за период с 20 декабря 2000 г. по 19 декабря 2001 г. продолжительностью 30 календарных дней, дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет продолжительностью 5 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О государственной службе Еврейской автономной области" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 рабочих дней в соответствии с распоряжением главы администрации области от 09. 08.93 N 259-рг "О предоставлении дополнительных отпусков, предусмотренных действующим законодательством" с 1 сентября по 12 октября 2001 г. включительно. Основание: заявление Ивановой С.П. Вице - губернатор, руководитель аппарата губернатора области Подпись Г.А.Антонов Готовил: Начальник управления государственной службы Подпись И.Д.Нехин Дата Начальник государственно - правового управления Подпись В.В.Коншин Дата Образец оформления приказа по личному составу Приложение N 12 к п. 2.6.3. Герб АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННО - ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИКАЗ 15. 06.2001 N 16 г.Биробиджан О регистрации приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области В целях реализации постановления правительства Еврейской автономной области от 29.05.2001 N 63 "О порядке принятия, регистрации, опубликования и вступления в силу приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер" ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Разъяснение о применении порядка принятия, регистрации, опубликования и вступления в силу приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер (прилагается). 2. Контроль за регистрацией приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер возложить на заместителя начальника государственно - правового управления аппарата губернатора области Гатиатулину Н.В. Начальник управления Подпись В.В.Коншин Образец оформления приказа Приложение N 13 к п. 3.1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Наименование реквизита Код реквизита """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Государственный герб Российской Федерации 01 Герб субъекта Российской Федерации 02 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03 Код организации 04 Код формы документа 05 Наименование организации 06 Справочные данные об организации 07 Наименование вида документа 08 Дата документа 09 Регистрационный номер документа 10 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11 Место составления или издания документа 12 Гриф ограничения доступа к документу 13 Адресат 14 Гриф утверждения документа 15 Резолюция 16 Заголовок к тексту 17 Отметка о контроле 18 Текст документа 19 Отметка о наличии приложения 20 Подпись 21 Гриф согласования документа 22 Визы согласования документа 23 Печать 24 Отметка о заверении копии 25 Отметка об исполнителе 26 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 27 Отметка о поступлении документа в организацию 28 Идентификатор электронной копии документа 29 Приложение N 14 к п. 3.1. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. 2. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г. 3. Федеральная Программа "Сохранение и развитие культуры и искусства" от 18 июля 1993 г. 4. Устав Еврейской автономной области // Биробиджанская Звезда. - 1997. - 20, 21 июля. 5. Собрание законодательства Еврейской автономной области. - Биробиджан. - 1996. - с.97-112. 6. Актуальные проблемы управления архивным делом и экономической деятельности архивных учреждений России. Рекомендации Научн.- практич. конф. // Отечественные архивы. - 1993. - N 6. - С.4-17. 7. Артизов А.Н. Школа М.Н.Покровского и историческая наука (конец 1920-х - 1930-е годы). - М.:ВНИИДАД, 1998. - 199 с. 8. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и тезисы выступлений на Всесоюзной конференции. Москва, 20-22 дек.1995 г.- 37 с. 9. Безопасность архивов и архивных фондов. Резолюция Всероссийской Научн. - практич. конф., Москва, 30 нояб. - 1 дек. 1999 г. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, N 10368. - 74 с. 10. Все о Еврейской автономной области / Отв. ред. В.С.Гуревич. - Биробиджан.: 1994. - 274 с. 11. Государственные архивы РСФСР: Справочник путеводитель / Отв. ред. В.А.Тюнеев. - М.: Советская Россия, 1980. - 368 с. 12. Еремченко В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях. Доклад на Всероссийской Научн. - практич. конф., Москва, 22-24 окт. 1996 г. - М.: 1997. - 27 с. 13. Козлов В.П. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов // Отечественные архивы. - 2000. - N 1. - С.3-7. 14. Ларин М.В., Гринев Г.Н., Толокнов В.И., Зайцева Т.А., Максимова Н.С. Информационный менеджмент в современных управленческих структурах рыночной экономики. - М.: ВНИИДАД, 1995. - 150 с. 15. Малышева Е.П. Реконструкция опыта разработки союзного законодательства в 1920-е годы: Историко - архивное исследование. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 70 с. 16. Романова В.В. Еврейская диаспора и создание Еврейской автономии в СССР в 20-30-е годы // Известия Российского государственного исторического архива Дальнего Востока (РГИА ДВ).- Владивосток. - 1996.- Т.1. - С.136-148; 1997. - Т.II. - 175 с.; 1998. - Т.III. - 187 с. Приложение N 15 к п. 3.1. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ расхода; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.); ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИЯХ; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ Приложение N 16 к п. 3.1.; 7.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации канцелярией 1. Письма, присланные для сведения 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня 3. Сводки и информации, присланные для сведения 4. Учебные планы, программы 5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций 6. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты 7. Бухгалтерские документы (передаются бухгалтерии) 8. Печатные издания 9. Формы статистической отчетности Приложение N 17 к п. 8.1. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПЕРЕДАННЫХ ФАКСОГРАММ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Дата Отправитель Корреспондент Роспись отправления отправителя """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1 2 3 4 """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИНЯТЫХ ФАКСОГРАММ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Дата принятия Краткое Корреспондент Роспись содержание получателя """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1 2 3 4 """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Образец оформления журнала переданных и принятых факсограмм Приложение N 18 к п. 12.1. УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ УТВЕРЖДАЮ правительства Еврейской Начальник управления автономной области образования правительства Еврейской автономной НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ области ____________N___ г.Биробиджан Подпись Л.П.Губенко на 2002 год Дата """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Индекс Заголовок дела (тома, части) Кол-во Срок Приме- дела дел хранения чание (томов, дела частей) (тома, части) и N статей по перечню """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1 2 3 4 5 """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 01. РУКОВОДСТВО 01-01 Приказы, указания Министерства До образования Российской минования Федерации, присланные для надобност сведения и ст.6 01-02 и т. д. Специалист управления Подпись Н.С.Чередова ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК управления Протокол ЭПМК при архивном образования правительства управлении правительства Еврейской автономной области Еврейской автономной области ________________N__________ _________________N__________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2001 году в управлении: __________________________________________________________________ В том числе По срокам хранения Всего_____________________________________ переходящих с отметкой "ЭПК" ___________________________________________________ Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Специалист управления Подпись Н.С.Чередова Образец оформления номенклатуры дел Приложение N 19 к п. 12.3.5. Аппарат губернатора УТВЕРЖДАЮ Еврейской автономной области Руководитель аппарата ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ губернатора Еврейской АКТ автономной области ________________N_________ Подпись Г.А.Антонов г.Биробиджан Дата О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании номенклатуры дел аппарата губернатора области, согласованной с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области (протокол от________N___), отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности и утратившие практическое значение документы: """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" N Заголовок дела или Дата дела Кол-во Сроки Примеча- п/п групповой или крайние дел хранения ние заголовок дел даты дел (томов, дела частей) (тома, части) и номера статей по перечню """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1 2 3 4 5 6 """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1. Бухгалтерские 1994, 1995 47 5 лет, документы гг. ст. 150 тп кассового и мемориального порядка 2. и т.д. ИТОГО: 130 (сто тридцать) дел за 1994, 1995 годы. Описи дел постоянного хранения за 1994, 1995 годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК при архивном управлении правительства области (протокол от_________N___). Главный бухгалтер Подпись В.И.Казанцева Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК аппарата губернатора области _____________N_______ Документы измельчены и сожжены Главный бухгалтер Подпись В.И.Казанцева Дата Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение N 20 к п. 12.4.2 Аппарат губернатора Еврейской автономной области Централизованная бухгалтерия ДЕЛО N 09-05 Штатные расписания управлений и комитетов правительства Еврейской автономной области на 2000 год и документы по их изменению На 80 листах Хранить постоянно Образец оформления обложки дела Приложение N 21 к п. 12.5.2. ФОНД N УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N 1 Руководитель аппарата губернатора Еврейской дел постоянного хранения автономной области аппарата губернатора Подпись Г.А.Антонов Еврейской автономной области Дата за 2000 год """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" N Индекс Заголовок дела Дата дела Кол-во Примечание п/п дела (тома, части) (тома, части) листов в деле (томе, части) 1 2 3 4 5 6 """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 1 01-28 Протоколы заседа 30 мая ний правительства 24 июня и документы к ним 2000 г. 101 2 и т. д. В данный раздел описи внесено 30 (тридцать) дел с N 1 по N 30 Заведующая канцелярией Подпись Н.В.Бодягина Дата УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПМК при архивном Протокол ЭК аппарата управлении правительства губернатора Еврейской Еврейской автономной области автономной области ______________ N ______ ______________ N ____ Образец оформления годового раздела описи дел постоянного хранения РЕКОМЕНДАЦИИ по написанию отдельных наименований слов и словосочетаний, дат, чисел и употребляемых сокращений слов 1. ПРЕЗИДЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ОРГАНЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Названия должности главы исполнительной власти в Российской Федерации и высшего должностного лица Российской Федерации пишутся: Президент Российской Федерации но: Вице - президент Российской Федерации Названия органов при Президенте Российской Федерации: Совет по кадровой политике при Президенте Российской Федерации Администрация Президента Российской Федерации Президентский совет Управление делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации Названия должностей пишутся с прописной буквы: Председатель Совета Безопасности Российской Федерации Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации Руководитель Администрации Президента Российской Федерации со строчной буквы: помощник Президента Российской Федерации полномочный представитель Президента Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - пресс-секретарь Президента Российской Федерации Названия квалификационных разрядов федеральных государственных служащих пишутся со строчной буквы: действительный государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса советник государственной службы 1 (2, 3) класса референт государственной службы 1 (2, 3) класса Названия актов Президента Российской Федерации пишутся: Указ Президента Российской Федерации от 9 апреля 1997 г. N 310 "О Канцелярии Президента Российской Федерации" В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 мая1996 г. N 642 "О мерах по развитию органов юстиции ....." но: На основании указов Президента Российской Федерации от 3 апреля 1997 г. N 283 "О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 8 мая 1997 г. N 685 "Об основных направлениях..." и от 28 апреля 1997 г. N 425 "О реформе жилищно - коммунального хозяйства в Российской Федерации" проект указа Президента Российской Федерации (название в кавычках) распоряжение Президента Российской Федерации В соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 9 апреля 1999 г. N 110-рп "Об Исследовательском центре частного права" Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию "Порядок во власти - порядок в стране (О положении в стране и основных направлениях политики Российской Федерации)" 2. ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в полных названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппаратов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации: Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
