|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 31.05.2007 № 121ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 31 мая 2007 г. № 121 Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области (В редакции Постановлений Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133; от 29.10.2007 г. N 219; от 22.05.2009 г. N 114; от 30.11.2009 г. N 266; от 21.07.2010 г. N 209) В целях совершенствования работы с документами в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области. 2. Руководителям структурных подразделений аппарата губернатора Еврейской автономной области и органов исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области обеспечить строгое выполнение требований Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области. 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управление делопроизводства аппарата губернатора области Еврейской автономной области (Т.И.Свиридова). 4. Признать утратившими силу: - постановление губернатора Еврейской автономной области от 14.09.2001 № 225 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 № 29 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 № 225»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 05.03.2004 № 53 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 № 225 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 15.03.2005 № 49 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО, утвержденную постановлением губернатора Еврейской автономной области от 14.09.2001 № 225»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 21.03.2006 № 51 «О внесении изменения и дополнений в инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области, от 14.09.2001 № 225 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 24.04.2006 № 78 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 № 225 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 05.05.2006 № 86 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 № 225 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО»; - постановление губернатора Еврейской автономной области от 31.07.2006 № 120 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 № 225 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО». 5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор области Н.М. ВОЛКОВ Утверждена постановление губернатора области от 31 мая 2007 N 12 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области (В редакции Постановлений Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133; от 29.10.2007 г. N 219; от 22.05.2009 г. N 114; от 30.11.2009 г. N 266; от 21.07.2010 г. N 209) (Действие норм инструкции, в части касающейся, воспроизведения Государственного герба Российской Федерации на бланках, используемых в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области приостановлено - Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 21.07.2010 г. N 209) Основные термины, употребляемые в делопроизводстве Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документ - документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате губернатора Еврейской автономной области (далее - аппарат губернатора области) и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - органы исполнительной власти области). Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов и контроля за их прохождением. В развитие отдельных положений Инструкции управление делопроизводства аппарата губернатора области может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. 1.2. Инструкция является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области. Инструкция разработана с учетом рекомендаций Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, и в соответствии с постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации». _________________________ * Правила и порядок работы с секретными документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области регламентируются специальным Положением. 1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими. Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции. 1.4. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и так далее), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность находящихся в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области документов возлагается на их руководителей. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области приказом руководителя назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства. На ответственных за ведение делопроизводства возлагаются следующие основные функции: - прием и учет поступающих в подразделение документов; - передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; - учет и регистрация исходящих из подразделений документов; - контроль за прохождением документов в подразделениях; - проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; - печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем; - разработка номенклатуры дел подразделения; - формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив. 1.6. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области (далее - управление делопроизводства). Передача документов, их копий работникам иных организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области. 1.7. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений. 1.8. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности губернатора области и правительства области, определяются должностными регламентами. 1.9. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения возлагается на архивное управление правительства области и государственный архив Еврейской автономной области. 1.10. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области с настоящей Инструкцией. Работники аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в ней информации. Изменения и дополнения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делопроизводства. 1.11. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата губернатора области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования. В целях обеспечения сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и так далее все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу. 2. Прием, учет, регистрация и направление поступающих документов 2.1. Корреспонденция, адресованная губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям председателя правительства, заместителям председателя правительства области принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области (далее - канцелярия). 2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой. 2.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления. При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. 2.4. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату. 2.5. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция (приложение 1). Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке. Обращения граждан передаются в приемную писем и обращений граждан, где регистрируются в установленном порядке. 2.6. Пакеты с надписью «Лично» не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату. 2.7. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории: - регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы); - регистрируемая без постановки на контроль. 2.8. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей муниципальных образований, депутатов Законодательного Собрания области, а также письма, содержащие указания или просьбу и предполагающие получение ответа. 2.9. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа. 2.10. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов (по почтовому штемпелю). Во всех остальных случаях они уничтожаются. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. 2.11. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе «Золушка-канцелярия» в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки. Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям, заместителям председателя правительства области (далее - руководители правительства области) в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение. Губернатору области передаются акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральные законы, а также другие документы, исполнение которых требует рассмотрения высшего должностного лица области. После возвращения документов от руководителей правительства области резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области. Документы передаются руководителям правительства области канцелярией и рассматриваются ими в день их получения. Указания об исполнении документа даются в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата. Сотрудники канцелярии передают исполнителям документы согласно резолюциям, вносят в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в структурные подразделения аппарата губернатора области или органы исполнительной власти области с правом самостоятельной регистрации и регистрируются ответственным работником в день их поступления. При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп «Подлежит возврату». Переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями аппарата губернатора области и органами исполнительной власти области ведется без регистрации документов в канцелярии. 2.12. Заведующий канцелярией еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области, с данными, занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документов, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции. 2.13. При работе с документами, поступившими в канцелярию и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией. 3. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов 3.1. Корреспонденция, поступившая в канцелярию, органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения. 3.2. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления. Письма, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти исполняются в сроки, указанные в этих документах. Если в документе сроки не указаны, то они указываются руководителями правительства области. В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней. Если на документе проставлена резолюция «Ознакомить», то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем правительства области по письменному ходатайству исполнителя. 3.3. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется сотрудниками канцелярии. Если документ с резолюцией руководителя правительства области адресован нескольким должностным лицам, ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. 3.4. Закрытие документа и списание «В дело» производится в канцелярии, органах исполнительной власти области, осуществляющих делопроизводство самостоятельно, на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции ставит отметку «В дело», а работник канцелярии переносит реквизиты ответа в электронную карточку. 4. Регистрация и отправка документов 4.1. Исходящие документы, подготовленные на бланках губернатора, вице-губернатора области или правительства области, подлежат регистрации в канцелярии. 4.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в канцелярию. При получении документов для отправки сотрудники канцелярии проверяют наличие подписей, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе. 4.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в канцелярии в автоматизированной системе «Золушка-канцелярия». Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 03 - 03/845, где 03 - 03 номер дела по номенклатуре дел, 845 - порядковый регистрационный номер. 4.4. Второй экземпляр зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в канцелярии. При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию. Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора области, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи. Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи сотрудником канцелярии. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям. 4.5. В муниципальные образования области корреспонденция отправляется один раз в неделю (как правило, в пятницу). 4.6. На предприятия, в учреждения и организации документы рассылаются почтой. 4.7. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. На отправку принимаются документы, подписанные руководителями правительства области. Документы на отправку фельдъегерским маршрутом принимаются канцелярией до 15.00. При отправке фельдъегерским маршрутом оформляется реестр с занесением в него всех номеров исходящих документов. 4.8. Доставка корреспонденции руководителям структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области осуществляется работниками, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства. Допускается вызов в канцелярию работников структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции. 4.9. Телеграммы за подписью руководителей правительства области посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки документов не обеспечивают своевременного их получения. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются. В канцелярию управления делопроизводства передается подлинник и копия телеграммы. 5. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи 5.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. 5.2. Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице-губернатора области. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», не разрешается. Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист-секретарь приемной вице-губернатора области. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления штампов. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась. 6. Подготовка проектов законов области, постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, приказов аппарата губернатора области и его структурных подразделений, органов исполнительной власти области 6.1. Подготовка проектов законов области Нормативные правовые акты органов исполнительной власти области издаются на основе и во исполнение законодательства Российской Федерации, законодательства Еврейской автономной области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством. Под нормативным правовым актом понимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом исполнительной власти в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяющиеся на широкий круг лиц. Под ненормативным правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и не сохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом. 6.1.1. Проекты постановлений, распоряжений губернатора области и правительства области вправе вносить губернатор области, вице-губернатор, первые заместители, заместители председателя правительства области, руководители органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата губернатора области, председатель избирательной комиссии области. 6.1.2. Проекты законов области подготавливаются в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области, направляются в юридическое управление аппарата губернатора области (далее - юридическое управление) для проведения экспертизы на соответствие федеральному законодательству, законодательству Еврейской автономной области. Срок рассмотрения законопроекта в юридическом управлении не должен превышать 7 рабочих дней. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) В случае положительного заключения проект закона области подписывается начальником юридического управления и передается разработчикам для согласования. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.1.3. После согласования в юридическое управление проект закона области поступает с визами вице-губернатора, первого заместителя, заместителя председателя правительства области, курирующего данный вопрос, руководителя подразделения, готовящего проект, руководителей подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области, чьи интересы затрагивает проект закона, начальника управления делопроизводства. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) Проекты законов области по финансово-экономическим вопросам согласовываются с финансовым управлением правительства области. 6.1.4. К проекту закона области должны быть приложены пояснительная записка и предложение о представителе губернатора в Законодательном Собрании области для представления проекта на заседании Законодательного Собрания области. В пояснительной записке к проекту закона области требуется в краткой форме изложить следующие сведения: - обоснование необходимости разработки проекта закона; - предмет, цели и основные положения проекта закона; - условия реализации проекта закона; - прогноз социально-экономических и иных последствий реализации проекта закона, его место в системе действующего законодательства; - перечень нормативных правовых актов области, подлежащих приведению в соответствие в связи с принятием данного проекта закона. В юридическое управление передается два экземпляра проекта закона области. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.1.5 Юридическое управление готовит проект распоряжения губернатора области о внесении законодательной инициативы в Законодательное Собрание области. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.1.6. Проект распоряжения губернатора области должен содержать пункт о назначении представителя губернатора области в Законодательном Собрании области по данному вопросу. 6.1.7. Проект распоряжения визируют: - начальник юридического управления, а в его отсутствие - заместитель начальника отдела; (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) - вице-губернатор области; - начальник управления делопроизводства, а в его отсутствие - заместитель начальника управления. 6.1.8. Заключение по законодательной инициативе, поступившей от депутатов Законодательного Собрания области, представительных органов местного самоуправления и иных субъектов законотворчества, - готовится по запросу председателя Законодательного Собрания области. 6.1.9. Губернатором области или вице-губернатором области определяется структурное подразделение аппарата губернатора области, орган исполнительной власти области, ответственные за подготовку заключения. 6.1.10. Заключение по вопросам, связанным с доходной или расходной частью бюджета области, готовится финансовым управлением правительства области. Данное заключение должно содержать рекомендации по принятию законодательной инициативы, состав затрат на реализацию инициативы, наличие соответствующих источников дополнительных доходов в бюджет или сокращения расходов бюджета. Срок подготовки проекта заключения не должен превышать 15 дней. 6.1.11. Проект заключения по финансово-экономическим вопросам визируется первым заместителем председателя правительства области по экономическим вопросам и вице - губернатором области. Официальным внесением заключения и иной информации в Законодательное Собрание области считается заключение и информация, определенные в соответствии с требованиями настоящего раздела. Заключение или информация, подготовленные по запросу Законодательного Собрания области органами исполнительной власти области самостоятельно, не являются официальными документами. 6.1.12. Подписанное губернатором области или вице - губернатором области заключение передается в Законодательное Собрание области. Структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области вносят свои предложения в Законодательное Собрание области в порядке, изложенном в настоящем разделе. Самостоятельное внесение проектов законов области в Законодательное Собрание области не допускается. 6.1.13. Принятые законы области, направляемые канцелярией Законодательного Собрания области на подпись губернатору области, передаются в юридическое управление, где регистрируются в специальной книге. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) Юридический отдел в семидневный срок вносит согласованное с представителем губернатора области в Законодательном Собрании области предложение губернатору области о подписании или отклонении закона. После подписания закона губернатором области юридический отдел передает закон в Законодательное Собрание области. Законодательное Собрание области после регистрации направляет копию закона в юридический отдел. 6.1.14. Юридическое управление один экземпляр закона оставляет для ведения контрольного экземпляра, второй экземпляр - для опубликования. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.1.15. В случае отклонения закона мотивированное заключение, подготовленное юридическим управлением и подписанное губернатором области, и проект закона возвращаются в Законодательное Собрание области через канцелярию. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.1.16. Принятые и подписанные губернатором области законы области публикуются в средствах массовой информации. Организация и контроль за опубликованием возлагаются на юридическое управление. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.2.17. Экземпляр вступившего в силу закона направляется губернатору области для определения поручений по его исполнению. 6.2. Подготовка постановлений правительства области 6.2.1. Подготовка проектов постановлений правительства области ведется в соответствии с Регламентом работы правительства и планом проведения заседания правительства области. Вопросы на заседание правительства области вносятся только структурными подразделениями аппарата губернатора области, органами исполнительной власти области. Другие субъекты законотворчества вносят вопросы через соответствующие подразделения аппарата губернатора области и органы исполнительной власти области. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы. 6.2.2. Проверку проектов постановлений правительства области на соответствие федеральному и областному законодательству осуществляет юридическое управление. Срок подготовки заключения не должен превышать 15 дней. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) Проверку на соответствие правилам оформления документов и лингвистическую экспертизу представляемых на рассмотрение правительства области проектов постановлений осуществляет управление делопроизводства сроком не более 3 дней. Проверку качества составления и полноты содержания проектов постановлений правительства области, представляемых на рассмотрение правительства области, согласование списка приглашенных на заседание правительства области осуществляет организационно - контрольное управление аппарата губернатора области не более 1 дня. Проекты постановлений визируются: - руководителем подразделения, подготовившего проект; - первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение; - руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются поручения; - начальником юридического управления; (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) - вице - губернатором области; - начальником управления делопроизводства; - специалистом-лингвистом управления делопроизводства; (Дополнен - Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 29.10.2007 г. N 219) - начальником организационно - контрольного управления. Замечания и возражения по проекту постановления правительства области излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. 6.2.3. К проекту постановления правительства области прилагается пояснительная записка, в которой в краткой форме излагаются следующие сведения: - обоснование необходимости разработки проекта постановления; - предмет, цели и основные положения проекта постановления; - условия реализации проекта постановления; - последствия выполнения проекта постановления; - перечень нормативных актов области, подлежащих приведению в соответствие в связи с принятием данного проекта постановления; - потребность в дополнительном финансировании или складывающаяся экономия бюджетных средств. 6.3. Подготовка постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области 6.3.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области ведется в соответствии с поручениями губернатора области только подразделениями аппарата губернатора области, органами исполнительной власти области. Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти вносят проекты постановлений и распоряжений через соответствующие структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области. 6.3.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы. 6.3.3. Подготовка проектов распоряжений губернатора области по вопросам назначения и освобождения от должности осуществляется управлением государственной службы и кадровой политики области. 6.3.4. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области на соответствие федеральному и областному законодательству осуществляет юридическое управление. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области в юридическом управлении не должен превышать 5 дней. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.3.5. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области на соответствие правилам оформления документов и лингвистическую экспертизу осуществляет управление делопроизводства сроком не более 3 дней. Порядок лингвистической экспертизы регулируется положением, утвержденным постановлением губернатора Еврейской автономной области. 6.3.6. Согласование проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области оформляется визой, включающей подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановлений и распоряжений. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. 6.3.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, распоряжений правительства области визируются: - руководителем подразделения, подготовившего проект; - первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение; - вице - губернатором области; - руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются задания или поручения; - руководителями заинтересованных подразделений; - начальником юридического управления; (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) - начальником управления делопроизводства; - специалистом-лингвистом управления делопроизводства. (Дополнен - Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 29.10.2007 г. N 219) 6.3.8. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, распоряжений правительства области, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности, визируются председателем комитета по управлению государственным имуществом области. 6.3.9. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, постановлений и распоряжений правительства области печатаются в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области, работающих в локальной сети правительства области, на бланках установленной формы (приложения 2-5) с обязательным применением автоматизированной системы СПД с присвоением им идентификационного номера и предоставлением доступа к электронным документам администратору системы, заведующему протокольной частью управления делопроизводства, юридическому управлению и имеют следующие реквизиты: (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области; Наименование органа, издавшего документ - губернатор Еврейской автономной области, правительство Еврейской автономной области; Наименование вида акта - постановление, распоряжение губернатора Еврейской автономной области, постановление, распоряжение правительства Еврейской автономной области; Постановления и распоряжения губернатора области, правительства области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание; Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через полтора межстрочных интервала. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу - и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений правительства области завершается словами: «правительство Еврейской автономной области ПОСТАНОВЛЯЕТ:» последнее слово печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Преамбула в проектах постановлений губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) губернатора области, правительства области, как правило, подразделяется на пункты и подпункты. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) губернатора области, правительства области в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов: «Губернатор области», расшифровки подписи (инициалы, фамилия) губернатора области. Слова «Губернатор области» печатаются от границы левого поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 6.3.10. Подготовленные документы представляются на подпись губернатору области руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области. 6.3.11. После подписания текст документа передается в управление делопроизводства. Управление делопроизводства обеспечивает прием проектов документов в электронном виде для сохранения в базе данных СПД и распечатки документа с присвоением ему идентификационного номера от органов исполнительной власти области, работающих вне локальной сети правительства области. Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель структурного подразделения аппарата губернатора, органа исполнительной власти области, готовившего документ. Выпускаемым документам присваиваются регистрационные порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа, например, № 143. К порядковому номеру постановления правительства области через дефис добавляются буквы «пп», например, № 45 - пп, распоряжения губернатора области - «рг», например, № 153 - рг; распоряжения правительства области - «рп», например, № 12 - рп. Все подписанные постановления и распоряжения губернатора области и правительства области тиражируются протокольной частью управления делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составленным и подписанным руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области. Ответственность за составление указателя рассылки несет руководитель соответствующего подразделения. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений губернатора и правительства области заверяются печатью протокольной части. Копии постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области в обязательном порядке направляются в юридическое управление аппарата губернатора области, главному федеральному инспектору по ЕАО, в Законодательное Собрание области. В организационно - контрольное управление аппарата губернатора области направляются копии постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, требующих постоянного контроля за их исполнением и носящих нормативный характер. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) Копии постановлений и распоряжений губернатора области, правительства области, носящих нормативный характер, направляются в Территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации, Государственно-правовое Управление Президента Российской Федерации, прокурору области, в Региональный информационный центр общероссийской сети распространения правовой информации «Консультант Плюс», систему правовой информации «Гарант». 6.3.12. Постановления и распоряжения губернатора области и правительства области, в которых предусмотрено опубликование, подлежат публикации, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения секретного характера. Постановления и распоряжения губернатора области и правительства области, подлежащие опубликованию, публикуются в газете “Биробиджанер штерн”. Контроль за публикацией осуществляется юридическим управлением. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 26.06.2007 г. N 133) 6.3.13. Организационно - контрольное управление аппарата губернатора области осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений губернатора области, поставленных на контроль, и ежемесячно докладывает губернатору об их выполнении. 6.3.14. Подлинники постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части управления делопроизводства, по истечении этого срока передаются на хранение в государственный архив области. 6.3.15. Протокольная часть управления делопроизводства направляет принятые постановления и распоряжения губернатора области, правительства области в «Единую областную систему автоматизированного формирования банка правовых актов ЕАО». 6.4. Подготовка и оформление приказов аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области Приказ - распорядительный документ структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области. В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ). В комитете, управлении, отделе должны вестись 3 вида приказов: - приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно (приложения 6, 7); - приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет (приложения 8, 9); - приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях) - срок хранения 5 лет (приложение 10). Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В первой части распорядительного документа указывается причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства области, вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного комитета, управления, отдела. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без разрядки от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемое действие. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указанием должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному врачу областного противотуберкулезного диспансера Бакалинскому А.М. до 01.06.2006 разработать и представить в управление здравоохранения правительства области областную программу борьбы с туберкулезом. В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например: 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления здравоохранения правительства области Самойленко Н.И. или 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказ подписывает руководитель органа исполнительной власти, структурного подразделения аппарата губернатора области, а в его отсутствие - заместитель руководителя или лицо, исполняющее обязанности руководителя. Если к приказу имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте должна быть ссылка на них. На приложении к приказу в правом верхнем углу первого его листа следует делать отметку с указанием его названия, даты и номера. Например: Приложение № 2 к приказу управления экономики правительства области от 15.06.2006 № 32 Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО Приказом архивного управления правительства области от 30.11.2006 № 7 Наименование утверждающего документа пишется в творительном падеже. Приказы, издаваемые совместно с другими комитетами, управлениями, отделами, имеют наименования и номера учреждений, руководители которых подписывают данный документ. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ»). Наименования, номера и подписи располагают на одном уровне. Первыми слева располагают наименование, номер и подпись руководителей комитета, управления, отдела - инициатора издания совместного приказа. Датой совместного приказа является дата подписания его последним учреждением (приложение 11). В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом. Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через дефис может присоединяться буквенный индекс «л» или «к». В приказах руководителя о приеме, увольнении, переводе на другую должность и других случаях ниже подписи руководителя от левой границы текстового поля помещается: «С приказом ознакомлен _________________». подпись работника Приказ руководителя органа исполнительной власти, аппарата губернатора области и его структурных подразделений имеет следующие реквизиты: 1. Герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной автономии (если приказ оформлен на бланке). 2. Наименование вышестоящей организации (если оно имеется). 3. Наименование органа (органов), издавшего приказ. 4. Наименование вида документа. 5. Дату и регистрационный номер документа. 6. Место составления или издания документа. 7. Заголовок к тексту. 8. Текст документа. 9. Подпись. 10. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию). Приказы органов исполнительной власти области, носящие нормативный характер, подлежат регистрации в юридическом управлении в порядке, установленном правительством области. (Дополнен - Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 29.10.2007 г. N 219) Приказы органов исполнительной власти области, носящие нормативный характер, представляются в управление делопроизводства для проведения лингвистической экспертизы в порядке, установленном для проведения лингвистической экспертизы правовых актов правительства и губернатора Еврейской автономной области. (Дополнен - Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 29.10.2007 г. N 219) 7. Общие требования к составлению и оформлению документов 7.1. Документы аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. 7.2. В аппарате губернатора области, органах исполнительной власти области применяются следующие бланки: - бланк письма правительства области с угловым расположением реквизитов; - бланк письма губернатора области с угловым расположением реквизитов; - бланк письма вице - губернатора области с угловым расположением реквизитов; - бланк письма аппарата губернатора области с продольным расположением реквизитов; - бланк постановления правительства области; - бланк распоряжения правительства области; - бланк постановления губернатора области; - бланк распоряжения губернатора области; - бланк письма структурного подразделения аппарата губернатора области; - бланк письма органа исполнительной власти области; - бланк приказа органа исполнительной власти области; - бланк приказа аппарата губернатора области; - бланк приказа структурного подразделения аппарата губернатора области. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Еврейской автономной области изготавливаются полиграфическим предприятием по заказам хозяйственного управления аппарата губернатора области в соответствии с предложениями управления делопроизводства. 7.3. Бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету управлением делопроизводства и не могут передаваться иным организациям и лицам. 7.4. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 297) и А5 (148 210). Допускается также использовать бланки на бумаге А3 (297 420) и А6 (105 148). Бланки формата А3 могут применяться для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф (например, формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции руководителя (поручения). 7.5. Бумага, применяемая для изготовления документов, должна быть белого цвета. Документы постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм: 30 - левое; 15 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм: 15 - левое; 30 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. 7.6. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере. 7.7. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков. 7.7.1. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области назначают работников ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты. 7.7.2. Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков: - получают (под расписку) гербовые бланки у оператора копировально-множительной техники управления делопроизводства; - заводят журнал по учету, использованию и хранению гербовых бланков; - проставляют отметки в журнале, когда и для каких целей использован бланк (подготовлен проект постановления, отправлено письмо, дан ответ на запрос и так далее); - хранят испорченные номерные гербовые бланки; - один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (не менее трех человек), создаваемыми в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области, и утверждается руководителем подразделения. После утверждения акта испорченные бланки уничтожаются. Один экземпляр акта о списании номерных гербовых бланков передается в управление делопроизводства не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января). 7.7.3 Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, сейфах, исключающих возможность их использования не по назначению. 7.7.4. Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков не по назначению. 7.8. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом расположении реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Состав видов и формы бланков, применяемых в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области, утверждаются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и тому подобное). При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером № 12 для оформления табличных материалов, № 14 для оформления текстовых материалов. Текст документов рекомендуется печатать на бумаге формата А4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, формата А5 - через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (1,5) Начальник финансового (1) управления (1,5) Личная подпись И.О. Фамилия (1) 12.12.2006 Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 - для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита «Адресат»; 40 - для реквизита «Гриф утверждения документа»; 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись». Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 8. Подготовка и оформление служебных и частных писем 8.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма - запросы, письма - извещения, письма - приглашения, письма - ответы и другие. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможно в двух случаях: - письмо оформляется на должностном бланке; - письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение; - вступление; - основное содержание; - заключение. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и тому подобное. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц (приложения 12-14). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и так далее. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! _________________________ Употребляется, когда неизвестны имена получателей письма. При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии: Уважаемый господин председатель! В письмах - приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Олег Николаевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас +, Сообщаем Вам +. При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо .... Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо - просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо). Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например: С уважением, Начальник управления экономики Личная подпись И.О. Фамилия Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Проекты писем должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя. 8.2. Проекты писем губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области подготавливаются исполнителем, согласовываются с первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение, передаются в управление делопроизводства для проведения лингвистической экспертизы, по окончании которой проект письма визируется специалистом-лингвистом управления делопроизводства, и переноса текста на номерной текстовый бланк. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 29.10.2007 г. N 219) 8.3. Регистрационные номера письмам губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области присваиваются в канцелярии. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года. 8.4. Подписанные губернатором области, вице-губернатором, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области письма передаются в канцелярию для их рассылки (приложение 12). 8.5. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами: 8.5.1. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер (приложения 13, 14). Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Биробиджан, 15 января 2006 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь ...». Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении; Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и так далее), то в конце текста указывается приложение и количество его страниц. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например: Господину Б. Итопу Председателю Правления фонда «Призыв совести» г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину М. Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Её) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с новой строки с абзаца. 9. Планирование работы (Раздел утратил силу - Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 30.11.2009 г. N 266) 10. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений губернатора области и правительства области 10.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора области и правительства области, рассмотренной служебной корреспонденции. 10.2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области в соответствии с их функциями. 10.3. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области по обращениям граждан, осуществляет приемная писем и обращений граждан управления делопроизводства. 10.4. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов. 10.5. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора области, вице - губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения. 10.6. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор области, вице - губернатор, а также первые заместители, заместители председателя правительства области. 11. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых руководителями правительства области 11.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых руководителями правительства области, осуществляют управления делопроизводства, организационно-контрольное и органы исполнительной власти области по чьей инициативе проводится данное мероприятие. 11.2. Ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают: - подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектование документов и материалов для участников мероприятия, извещение о дате, времени и месте его проведения; - направление в хозяйственное управление заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства области (информация направляется не позднее чем за 5 дней до даты проведения мероприятия); - при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия; - контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия. 11.3. Организационно-контрольное управление осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом осуществляет хозяйственное управление. 11.4. Управление делопроизводства осуществляет тиражирование по заявкам руководителей структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области документов и материалов для участников мероприятия. 11.5. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости), их хранение осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области, структурные подразделения аппарата губернатора области. 11.6. Ход обсуждения вопросов на заседании правительства области, иных совещаний и заседаний протоколируется. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (решений). В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам. 11.7. Общие требования к оформлению протокола заседания правительства области, а также иного совещания (приложения 15, 16). 11.7.1. Протокол заседания правительства области печатается на бланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Протокол заседания правительства области содержит следующие элементы: 1. Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области. 2. Наименование органа - ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ. 3. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ. Слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. 4. Дату, порядковый номер и место проведения заседания. Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Номера протоколов заседаний состоят из знака № и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года. Место проведения заседания выравнивается по центру. 5. Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего» и содержит указание вида деятельности (заседания правительства). Начинается заголовок с прописной буквы. 6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части после заголовка указываются инициалы и фамилия губернатора области или председательствующего на заседании. После слова «Присутствовали» (печатается от левой границы текстового поля) указывается перечень лиц, входящих в состав правительства области, руководителей органов исполнительной власти области; инициалы, фамилии должностных лиц, принимающих участие в заседании правительства области. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество. Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания правительства области, в порядке их значимости, указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами, содокладами и информацией. Каждый вопрос начинается с предлога «О», «Об». Слова «Повестка дня» пишутся от левой границы текстового поля, а пункты повестки дня с новой строки с абзаца. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца указывается фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится дефис и с прописной буквы указывают наименование вопроса в соответствии с повесткой дня. Текст доклада (выступления) пишется в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Доклад прилагается. Например: 1. СЛУШАЛИ: Воронова С.В. - Наименование вопроса согласно повестке дня. Текст доклада прилагается. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки, с абзаца в именительном падеже указываются фамилия и инициалы выступающего, его должность, затем ставится дефис и с прописной буквы излагается текст выступления. Например: ВЫСТУПИЛИ: Еремченко К.К., председатель комитета тарифов и цен правительства области - Краткая запись выступления. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишется фамилия, инициалы и должность выступающего). В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца. После слова ПОСТАНОВИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки, с абзаца приводится текст постановления, или оно прилагается к протоколу. Например: ПОСТАНОВИЛИ: Принять постановление (прилагается). Голосовали единогласно. Если постановлением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к постановлению. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Протокол заседания правительства области подписывается председательствующим на заседании правительства области. Принятые на заседании правительства области постановления прилагаются к протоколу. Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, постановления с приложениями к ним; доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных. 11.7.2. Протоколы заседания правительства области составляются организационно-контрольным управлением, после проведения лингвистической экспертизы и визирования специалистом-лингвистом управления делопроизводства подписываются председательствующим и передаются в управление делопроизводства. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 29.10.2007 г. N 219) 12. Требования к оформлению реквизитов документов В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами (приложение 17). Состав реквизитов организационно-распорядительных документов определен ГОСТом. 12.1. Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на документах в соответствии с федеральным законодательством. Герб Еврейской автономной области (реквизит 02) помещают на документах в соответствии с законодательством области. Изображение герба на документах с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле документа над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на документах с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации". 12.2. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на документах организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. (В редакции Постановления Губернатора Еврейской автономной области от 22.05.2009 г. N 114) Эмблему и товарный знак не воспроизводят на документе, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб области. 12.3. Код организации (реквизит 04) проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН обязательно проставляется на письмах, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом ОКПО и ОГРН. Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 12.4. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках) или за ним. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. 12.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные об организации включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например: пр. 60-летия СССР, 18, г. Биробиджан, 679016. 12.6. Наименование вида документа (реквизит 10) (постановление, распоряжение, приказ, протокол и так далее), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Наименование вида документа печатается прописными буквами. В письме наименование вида документа не указывается. 12.7. Дата документа (реквизит 11) - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и другие), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 февраля 2005 г. следует оформлять: 25.02.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2005 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно. В текстах нормативных правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах, затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, классный чин, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и другие) применяется словесно-цифровой способ оформления даты. Место проставления даты на документе зависит от вида документа. Если на документе отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты не отмечено, дата проставляется ниже подписи. 12.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другое. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы, а также поступающие из других организаций и от физических лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Место проставления регистрационного номера зависит от вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер. 12.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и так далее). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. 12.10. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. 12.11. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование органа и его структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например: Правительство Еврейской автономной области Финансовое управление Ведущему специалисту - эксперту И.О. Фамилия При адресовании документа руководителю органа, его наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Начальнику управления культуры правительства Еврейской автономной области И.О. Фамилия Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации сельских поселений Ленинского муниципального района Еврейской автономной области Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длиной строке. Генеральному директору акционерного общества открытого типа «Биробиджанстрой» И.О. Фамилия В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
